Цели и задачи учета материально-производственных запасов

Основными задачами учета производственных запасов являются:

• — правильное и своевременное документальное отражение операций и обеспечение достоверных данных по заготовлению, поступлению и отпуску материалов;
• — контроль за сохранностью материалов в местах хранения и на всех этапах их движения;
• — контроль за соблюдением установленных норм запасов;
• — контроль за использованием материалов в производстве на базе технически обоснованных норм их расходования;
• — своевременное выявление ненужных и излишних материалов (неликвидов)[6].

Операции по движению материальных ценностей все юридические лица независимо от формы собственности должны оформлять унифицированными первичными документами по учету материалов, разработанными Госкомстатом России. Первичные документы на получение и отпуск материалов должны быть правильно оформлены, иметь соответствующие подписи и быть заранее пронумерованы. Список лиц, имеющих право подписи на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материалов, и перечень таких материалов устанавливаются руководителем организации по представлению начальника отдела снабжения и главного бухгалтера.

Документами по учету материально-производственных запасов являются:

• — Доверенность — применяется для оформления права должностного лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей от поставщика. Доверенность составляется в одном экземпляре бухгалтерией организации и выдается под расписку получателю. Срок действия доверенностей, как правило, не может превышать 15 дней; в исключительных случаях она может выдаваться на календарный месяц.
• — Приходный ордер — используется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Приходный ордер составляется в одном экземпляре материально ответственным лицом в день поступления ценностей на склад. Он выписывается на фактически принятое количество ценностей. Бланки приходных ордеров вручаются материально ответственным лицам в заранее пронумерованном виде.
• — Акт о приемке материалов применяется для оформления приемки материальных ценностей в тех случаях, когда имеются количественные и качественные расхождения с данными сопроводительных документов поставщика, а также при приемке запасов, поступивших без документов (при неотфактурованных поставках). Акт является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику; он составляется в двух экземплярах членами приемочной комиссии с обязательным участием материально ответственного лица и представителя постав или представителя незаинтересованной организации. Утверждается акт руководителем организации или другим уполномоченным лицом. Один экземпляр акта с приложенными первичными документами передается в бухгалтерию для учета движения материальных ценностей, другой — в отдел снабжения или бухгалтерию для направления претензионного письма поставщику.
• — Лимитно-заборная карта нужна для учета отпуска со склада сырья, материалов, покупных полуфабрикатов и т. п. в производственные подразделения организации в пределах утвержденного лимита. Лимит отпуска определяется на основе существующих нормативов расчетным путем, исходя из объемов производственных заданий цехов с учетом переходящих остатков запасов на начало отчетного периода. Лимитно-заборные карты выписываются в двух экземплярах сроком на один месяц, а при небольших объемах — на квартал. Один экземпляр карты до начала месяца передается структурному подразделению — потребителю материалов, другой-складу. Отпуск материалов в производство осуществляется складом только при предъявлении представителем структурного подразделения своего экземпляра лимитно-заборной карты. Кладовщик отмечает в обоих экземплярах дату и количество отпущенных материалов, после чего выводит остаток лимита материала. В лимитно-заборной карте структурного подразделения расписывается кладовщик, а в лимитно-заборной карте склада — представитель структурного подразделения. Лимитно-заборные карты склад сдает в бухгалтерию после использования лимита.
• — Требование-накладная применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации, их отпуска филиалам, расположенным за его пределами, и при продаже запасов. Накладная составляется в двух экземплярах материально ответственными лицами склада или цеха, сдающего ценности. Первый экземпляр предназначен для списания ценностей (складом, цехом), второй — для оприходования ценностей принимающей стороной (складом, цехом). Сверхлимитный отпуск материалов со склада может производиться только с разрешения руководителя или главного инженера и оформляется требованием-накладной (ф. № М-11). Замена одних видов материалов другими, сходными по своим свойствам, также допускается только с разрешения руководителя и оформляется требованием-накладной указанной формы. Этот документ вместе с лимитно-заборной картой заменяемого материала передается на склад, и кладовщик уменьшает остаток лимита с учетом выдачи материалов-заменителей.
• — Накладная на отпуск материалов на сторону используется для учета отпуска материальных ценностей сторонним организациям на основании договоров и других документов. Накладная выписывается в двух экземплярах по предъявлении получателем доверенности на получение ценностей, заполненной в установленном порядке. Первый экземпляр передается на склад в качестве основания для отпуска материалов, второй — получателю. При отпуске материалов самовывозом или выносом накладную, подписанную получателем, кладовщик передает в бухгалтерию для выписки расчетно-платежных документов, если материалы отпускались с последующей оплатой.
• — Карточка учета материалов служит для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду, размеру. Карточки являются документом строгой отчетности и выдаются кладовщику под расписку. Материально ответственное лицо (кладовщик, заведующий складом) производит записи в карточках на основе первичных приходно-расходных документов в день совершения операции в натуральном выражении.
• — Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений применяется для учета материальных ценностей, полученных в процессе ликвидации основных средств, пригодных для использования при производстве работ в самой организации. На стоимость таких ценностей уменьшается убыток от ликвидации соответствующих объектов[8].

Для обеспечения производственной программы соответствующими материальными ресурсами на предприятиях создаются специализированные склады для хранения основных и вспомогательных материалов, топлива, запасных частей и других материалов. Кроме центральных заводских складов в различных структурных подразделениях организации могут быть кладовые, выполняющие функции промежуточных складов. Каждому складу приказом по предприятию присваивается постоянный номер, который впоследствии указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада. Склады должны быть обеспечены исправными весами, измерительными приборами и мерной тарой. На складах (кладовых) материальные ценности размещают по секциям, а внутри них — по группам, типоразмерам и сорторазмерам в штабелях, ящиках, контейнерах, на стеллажах, полках, ячейках, поддонах, что обеспечивает быструю их приемку, отпуск и контроль за соответствием фактического наличия установленным нормам запаса.

Учет материалов на складе осуществляет заведующий складом (кладовщик), являющийся материально ответственным лицом, которого принимают на работу, как правило, по согласованию с главным бухгалтером предприятия. С кладовщиком заключается типовой договор по установленной форме о полной индивидуальной материальной ответственности.

Если в штатном расписании организации отсутствует должность заведующего складом, то его обязанности могут быть возложены на любого работника организации с его согласия и с обязательным заключением договора об индивидуальной материальной ответственности. От занимаемой должности кладовщик может быть освобожден только после сплошной инвентаризации товарно-материальных ценностей и передачи их по акту, утвержденному руководителем предприятия.

На каждый номенклатурный номер материалов кладовщик заполняет материальный ярлык и прикрепляет его к месту хранения материалов. В ярлыке указывают наименование материалов, номенклатурный номер, единицу измерения, цену и лимит наличия материалов. Учет движения и остатков материалов осуществляют в карточках учета материалов. На каждый номенклатурный номер открывают отдельную карточку, поэтому учет называют сортовым учетом и осуществляют его только в натуральном выражении. Карточки открывают в бухгалтерии или вычислительной установке и записывают в ней номер склада, наименование материала, марку, сорт, профиль, размер, единицу измерения, номенклатурный номер, учетную цену и срок годности. После этого карточки передают на склад, и кладовщик заполняет колонки прихода, расхода и остатка материалов.

Первичные документы, на которых основываются все операции по движению материальных ценностей: приходных ордеров, накладных, счёт-фактур, платёжных требований, товарно-транспортным накладным и др. После каждой записи выводят остаток материалов. Благодаря этому склад располагает оперативными сведениями о состоянии запасов материалов. Если остаток материалов выше или ниже установленной нормы запасов, то заведующий складом обязан сообщить об этом в отдел снабжения. Ведение учета материалов допускается также в книге учета материалов, которая содержит те же реквизиты, что и карточки учета материалов.

В условиях функционирования автоматизированного складского хозяйства вместо карточек учета применяют систематически составляемые машинограммы-ведомости движения и остатков материалов. В них на основании первичных документов отражают те же данные, что и в карточках складского учета, однако в отличие от них машинограммы-ведомости составляют лишь по складам и материально ответственным лицам. Машинограммы используются для контроля за движением и состоянием материалов на складе и оперативного управления производством.

Первичные документы после записи их данных в карточки учета передают в бухгалтерию; сюда же передают лимитно-заборные карты по мере использования лимита, но не позднее 1-го числа следующего месяца. Сдачу документов оформляют реестром, в котором указывают наименование и номера сдаваемых документов.

В цехах, имеющих кладовые, а также в подотчетных организациях (пункты, отделения, заводы) материально ответственные лица (заведующие пунктами и отделениями, мастера заводов) составляют месячные отчеты об остатках и движении материалов в подотчете и представляют их в бухгалтерию. В отчетах содержатся сведения об остатках материалов на начало месяца, их поступлении, расходе и остатке на конец месяца. В отчетах мастеров заводов наряду с фактическим расходом материалов указывают их расход по норме. Нормативный расход материалов исчисляют в бухгалтерии, где производится, кроме того, и таксировка отчета.

При использовании материальных отчетов отпадает необходимость в составлении других документов на расход материалов и упрощается учет материалов в подотчете, поскольку в качестве регистров аналитического учета используются отчеты материально ответственных лиц.

Все первичные документы по движению материалов со складов и подразделений предприятия поступают в бухгалтерию, где они после соответствующего контроля формируются в пачки и передаются затем на вычислительную установку (ВУ). Именно на этой стадии учетного процесса работники бухгалтерии обязаны осуществлять действенный контроль за законностью, целесообразностью и правильностью документального оформления операции по движению материалов. После проверки первичные документы подвергаются таксировке (умножением количества материалов на цену). Первичные документы по движению материалов могут передаваться сразу на ВУ, минуя бухгалтерию, — в этом случае контроль первичных документов осуществляется работниками ВУ.

Существует несколько вариантов учета материалов в бухгалтерии. При первом варианте в бухгалтерии открывают на каждый вид и сорт материалов карточки аналитического учета, в которых записывают на основании первичных документов операции по поступлению и расходу материалов. Эти карточки отличаются от карточек учета материалов лишь тем, что учет материалов в них ведут не только в натуральном, но и денежном выражении. По окончании месяца по итоговым данным всех карточек составляют сортовые количественно-суммовые оборотные ведомости аналитического учета и сверяют их с оборотами и остатками на соответствующих синтетических счетах и данными карточек складского учета. При втором варианте все приходные и расходные документы группируют по номенклатурным номерам. В конце месяца подсчитанные по документам итоговые данные о поступлении и расходе каждого вида материалов записывают в оборотные ведомости, составляемые в натуральном и денежном выражениях по соответствующим синтетическим счетам и субсчетам, по каждому складу отдельно. Этот вариант значительно уменьшает трудоемкость учета, поскольку отпадает, необходимость ведения карточек аналитического учета. Однако учет и в этом случае остается громоздким, поскольку в оборотную ведомость приходится записывать сотни, а, иногда и тысячи номенклатурных номеров материалов.

Более прогрессивным является оперативно-бухгалтерский, или сальдовый, метод учета материалов, при котором бухгалтерия не дублирует складского сортового учета ни в отдельных карточках аналитического учета, ни в оборотных ведомостях, а использует в качестве регистров аналитического учета карточки учета материалов, ведущиеся на складах.

Ежедневно или в другие установленные сроки (как правило, не реже одного раза в неделю) работник бухгалтерии проверяет правильность произведенных кладовщиком записей в карточках учета материалов и подтверждает их своей подписью на самих карточках. В конце месяца заведующий складом, а в отдельных случаях работник бухгалтерии, переносит количественные данные об остатках на 1-е число месяца по каждому номенклатурному номеру материалов из карточек учета материалов в ведомость учета остатков материалов на складе (без оборотов прихода и расхода).

После проверки и визирования работником бухгалтерии ведомость остатков передают в бухгалтерию, где остатки материалов таксируют по твердым учетным ценам и выводят их итоги по отдельным учетным группам материалов и в целом по складу. При сальдовом методе учета материалов поступившие в бухгалтерию первичные документы по движению материалов после их проверки и таксировки раскладывают в контрольной картотеке отдельно по приходу и расходу с учетом складов и номенклатурных групп материалов. По данным контрольной картотеки документов составляют ежемесячную статистическую отчетность о движении и остатках важнейших видов материалов и топлива. Кроме того, по истечении месяца картотеку используют для составления групповых оборотных ведомостей в суммовом выражении по каждому складу в отдельности. Таких групп бывает несколько десятков (вместо тысяч наименований материалов). Данные этих ведомостей сверяют со стоимостными данными ведомости остатков и с итогами записей в регистрах синтетического учета.

Для учета МПЗ применяют следующие синтетические счета: 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция». К счету 10 «Материалы» могут быть открыты следующие субсчета: 10/1. Сырье и материалы, 10/2. Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали, 10/3. Топливо, 10/4. Тара и тарные материалы, 10/5. Запасные части, 10/6. Прочие материалы, 10/7. Материалы, переданные в переработку на сторону, 10/8. Строительные материалы, 10/9. Инвентарь и хозяйственные принадлежности, 10/10. Специальная оснастка и специальная одежда на складе, 10/11. Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации.

К счету 41 «Товары» могут быть открыты субсчета: 41/1. Товары на складах, 41/2. Товары в розничной торговле, 41/3. Тара под товаром и порожняя, 41/4. Покупные изделия.

Корреспонденция счетов:

Дт10, 41 Кт60, 76 — Поступление материалов, товаров Дт19 Кт60, 76 — НДС Дт60, 76 Кт51 — Расчет с поставщиками Дт68 Кт19 — Возмещение из бюджета НДС Дт20 Кт10 — Отпуск материалов в производство Дт41 Кт42 — Торговая наценка Дт62 Кт90 — Выручка Дт90 Кт68 — НДС Дт90 Кт41 — Списана себестоимость товаров Дт43 Кт20 — Оприходована готовая продукция по фактической с/с Дт40 Кт20 — Списана фактическая с/с готовой продукции с основного производства Дт43 Кт20 — Перерасход, экономия Дт90(99) Кт99(90) — Финансовый результат.

Счет 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» предназначен для обобщения информации о заготовлении и приобретении материально-производственных запасов, относящихся к средствам в обороте. В дебет счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» относится покупная стоимость материально-производственных запасов, по которым в организацию поступили расчетные документы поставщиков. При этом записи производятся в корреспонденции со счетами 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и т. п. в зависимости от того, откуда поступили те или иные ценности, и от характера расходов по заготовке и доставке материально-производственных запасов в организации. В кредит счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» в корреспонденции со счетом 10 «Материалы» относится стоимость фактически поступивших в организацию и оприходованных материально-производственных запасов.

Сумма разницы в стоимости приобретенных материально-производственных запасов, исчисленной в фактической себестоимости приобретения (заготовления), и учетных ценах списывается со счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» на счет 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей». Остаток по счету 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» на конец месяца показывает наличие материально-производственных запасов в пути.

Счет 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» предназначен для обобщения информации о разницах в стоимости приобретенных материально-производственных запасов, исчисленной в фактической себестоимости приобретения (заготовления) и учетных ценах, а также о данных, характеризующих суммовые разницы. Сумма разницы в стоимости приобретенных материально-производственных запасов, исчисленной в фактической себестоимости приобретения (заготовления) и учетных ценах, списывается в дебет или кредит счета 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» со счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей».

Накопленные на счете 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» разницы в стоимости приобретенных материально-производственных запасов, исчисленной в фактической себестоимости приобретения (заготовления), и учетных ценах списываются (сторнируются — при отрицательной разнице) в дебет счетов учета затрат на производство (расходов на продажу) или других соответствующих счетов.

Аналитический учет по счету 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» ведется по группам материально-производственных запасов с приблизительно одинаковым уровнем этих отклонений.

Дт15 Кт16 — Учтена сумма отклонений фактической себестоимости оприходованных материально-производственных запасов от учетных цен (экономия) Дт15 Кт20 —Оприходованы материально-производственные запасы, изготовленные в основном производстве.

Дт15 Кт23 — Оприходованы материально-производственные запасы, изготовленные во вспомогательном производстве.

Дт15 Кт44 — В стоимости материально-производственных запасов учтены расходы, связанные с их заготовлением и доставкой.

Дт15 Кт60 — Учтена покупная стоимость материально-производственных запасов, по которым поступили расчетные документы поставщиков.

Дт15 Кт60 — Учтены расходы по заготовке материально-производственных запасов.

Дт15 Кт68 —Суммы невозмещаемых налогов и сборов, начисленных в связи с покупкой материально-производственных запасов, включены в их первоначальную стоимость.

Дт15 Кт71 —Оприходованы материально-производственные запасы, приобретенные подотчетными лицами.

Дт15 Кт75/1 —Оприходованы материально-производственные запасы, внесенные в качестве вклада в уставный капитал.

Дт15 Кт76/2 —Сумма претензии, ранее предъявленной поставщикам материально-производственных запасов, во взыскании которой отказано, списана на увеличение стоимости имущества.

Дт15 Кт79/1 —Филиал, выделенный на отдельный баланс, получил материально-производственные запасы от головного отделения организации Дт15 Кт79/1 —Головное отделение организации получило материально-производственные запасы от филиала, выделенного на отдельный баланс Дт15 Кт80 — Оприходованы материально-производственные запасы, полученные в качестве вклада по договору о совместной деятельности.

Дт15 Кт86 — Оприходованы материально-производственные запасы, полученные для осуществления мероприятий целевого назначения Дт15 Кт91/1 — Оприходованы материально-производственные запасы, выявленные при инвентаризации.

Дт07 Кт15 — Оприходовано оборудование, требующее монтажа, по учетным ценам Дт10 Кт15 — Оприходованы материалы по учетным ценам Дт11 Кт15 — Оприходованы животные по учетным ценам Дт16 Кт15 —Учтена сумма отклонений фактической себестоимости поступивших материально-производственных запасов от учетных цен (перерасход) Дт41 Кт15 — Оприходованы товары по учетным ценам Дт76/1 Кт15 — Списаны за счет страхового возмещения затраты по приобретению застрахованных материальных ценностей Дт79/1 Кт15 — Переданы затраты по приобретению материальных ценностей филиалу, выделенному на отдельный баланс.

Дт79/1 Кт15 — Переданы затраты по приобретению материальных ценностей головному отделению организации Дт80 Кт15 — Переданы участнику простого товарищества затраты по приобретению материальных ценностей при прекращении договора о совместной деятельности Дт91/2 Кт15 — Затраты по приобретению материальных ценностей, выбывших в результате продажи или списания, учтены в составе прочих расходов Сальдовый метод учета материалов — один из наиболее эффективных, особенно в условиях ручной обработки учетных данных и малой механизации учета.

Аналитический учет материалов в бухгалтерии с применением ЭВМ можно осуществлять также посредством составления сортовых оборотных ведомостей по номенклатурным номерам на основании поступающих первичных документов. Сверка со складским учетом в этом случае осуществляется вручную. При передаче на ВУ карточек складского учета на их основе разрабатывается сортовая оборотно-счислительная ведомость, в которой сопоставляются исходящий остаток материалов (в количественном и суммовом выражении) по первичным документам, по карточкам складского учета и выявляются отклонения между этими данными.

Оба изложенных варианта аналитического учета материалов с применением ЭВМ имеют существенные недостатки, поскольку при сальдовом методе трудоемкой является разработка групповых и сальдово-счислительных ведомостей для сверки данных бухгалтерского и складского учета непосредственно с помощью машин. При составлении только сальдовой ведомости сверку с карточками складского учета производят вручную, что значительно затрудняет поиск и обнаружение ошибок. При составлении сортовых оборотных ведомостей на ЭВМ ослабляется контроль за ведением складского хозяйства.

В связи с этим целесообразно использовать комбинированный метод аналитического учета материалов, сочетающий прогрессивность сальдового метода и меньшую трудоемкость разработки регистров поиска ошибок при втором варианте. При комбинированном методе осуществляется постоянный контроль за складским учетом, и составляются сортовые оборотные (оборотно-счислительные) ведомости Данные о начальных остатках и оборотах по каждому номенклатурному номеру облегчают поиск ошибок и расхождений.