Моделирование бизнес-процессов учета успеваемости студентов в высшем учебном заведении

Моделирование бизнес-процессов учета успеваемости студентов в высшем учебном заведении

Введение

Среди многообразия поисков путей развития рынка, средств производства, новых направлений деятельности коммерческо-посреднических организаций и предприятий вызывают значительный интерес научные исследования и практические новации, объединяемые понятием логистики.

В течение последних лет бурно развиваются основанные на информатике новые логистические технологии. Информационные системы (ИС) занимают в этих технологиях центральное положение.

Информационные системы большинства вузов формировались в условиях отсутствия достаточных финансовых инвестиций для реализации комплексных решений, стихийно складывающегося рынка технических средств и программных продуктов. Эти и ряд других факторов обусловили преобладающую многоплатформенность информационной среды вуза, развитие ИС образовательных учреждений по принципу самодостаточности" аппаратной инфраструктуры, и, как следствие, уменьшение ожидаемого эффекта от внедрения современного компьютерного оборудования и технологий. Сегодня же акцент должен переноситься на формирование программных систем, а значит — на эффективное использование имеющихся аппаратных возможностей.

Характерным для структуры вуза является наличие нескольких подразделений со сходным набором обеспечивающих функций. Этому способствует традиционная для вузов линейно-функциональная структура систем управления. При этом отдельные подразделения такой структуры, наиболее активно использующие информационные технологии, стремятся обеспечить себя полным комплектом услуг, действуя как автономные образования внутри вузовской инфраструктуры.

Информационная система — это взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.

Экономическая информационная система (ЭИС) — это совокупность внутренних и внешних потоков прямой и обратной информационной связи экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработке управленческих решений.

Автоматизированной информационной системой (АИС) называется комплекс, включающий вычислительное и коммуникационное оборудование, программное обеспечение, лингвистические средства, информационные ресурсы, а также персонал, обеспечивающий поддержку динамической информационной модели предметной области для удовлетворения информационных потребностей пользователей. В автоматизированных АС часть функций управления и обработки данных выполняется компьютерами, а часть человеком.

Данный проект предусматривает частичную доработку модели учета успеваемости студентов в ВУЗе, исходя из этого, тема данного проекта является актуальной.

Целью курсового проекта является проектирование информационной системы учета успеваемости студентов в ВУЗе.

Для достижения цели необходимо решить следующие задачи:

· Изучить деятельность ВУЗа

· Построить модель деятельности «Как есть» (as-is)

· Построить модель деятельности «Как должно быть» (TO-BE)

· Сформировать техническое задание на создание автоматизированной информационной системы.

Одним из важнейших этапов проектирования ИС является моделирование бизнес-процессов деятельности на данном этапе выполняется «BPWin».

«BPWin» — инструмент моделирования, который используется для анализа, документирования и реорганизации сложных процессов, в том числе, бизнес-процессов. Модель, созданная средствами «BPWin», позволяет четко документировать различные аспекты деятельности — действия, которые необходимо предпринять, способы их осуществления, требующиеся для этого ресурсы и др. Таким образом, формируется целостная картина деятельности предприятия. «BPWin» совмещает в одном инструменте средства моделирования функций (IDEF0), потоков данных (DFD) и потоков работ (IDEF3).

1. Обследование предметной области ВУЗа «МФПА»

1.1 История возникновения предприятия ВУЗа, цели и задачи

Омский филиал негосударственного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Московская финансово-промышленная академия» образован в 1999 году.

В академии имеются хорошо оборудованные аудитории, компьютерные классы, просторные холлы, кафе «Магистр», конференц-зал, библиотека, спортзал с современными тренажерами. В академии созданы все условия для обеспечения высокого уровня образования, повышения квалификации, и просто интересной студенческой жизни.

На учебных кафедрах работают высококвалифицированные специалисты в разных областях знаний, более 50% из них имеют ученые степени и звания. Для большинства преподавателей ОМФ НОУ «МФПА» является основным местом работы. Мастер-классы ведущих московских специалистов-практиков, деловые игры, конкурсы бизнес-проектов, разнообразные тренинги позволяют развить у студентов профессиональные качества, сделать их конкурентоспособными на рынке труда.

Абитуриенты начинают входить в студенческую жизнь уже с 10−11 классов: принимают участие в деловых играх, конференциях и различных досуговых мероприятиях. Академическая жизнь для первокурсников начинается с «Кампуса» — выездного студенческого лагеря, в котором они находятся в течение одной недели в первом семестре, посвящаются в студенты, знакомятся с корпоративной культурой вуза, с возможностями, которые им предоставляются в процессе обучения. Участие в спортивных мероприятиях, вечеринках, веселых конкурсах делает студентов-первокурсников единым дружным коллективом.

При академии созданы спортивные секции по баскетболу, волейболу, атлетической гимнастике, настольному теннису. Широко открыты двери студии эстрадного танца, вокальной студии, школы ведущих. В академии работает студенческое радио «Бизнес-бит».

Студенты ОМФ НОУ «МФПА» представляют вуз в Городском студенческом совете, являются не только участниками, но и организаторами мероприятий для молодежи. Каждый год активисты выезжают на Межрегиональный учебно-игровой семинар «Перспектива» и в городской профильный лагерь-семинар «Деловые люди». По итогам участия в городском конкурсе студенческих активов студсовет академии завоевал кубок и занял почетное третье место. Соперники были достойные: классические вузы г. Омска.

Студенты академии активно участвуют в областных, окружных и городских молодежных мероприятиях: городской студенческий фестиваль «Омская волна», Открытый Всероссийский день бега «Кросс Наций», рождественский марафон, парады 1 и 9 мая, праздничное шествие в День города, городской туристский слет студенческих активов.

Студенты имеют отсрочку от службы в Вооруженных Силах России. Большое количество студентов обучается в академии с целью получить второе высшее образование. По окончании академии выпускники получают дипломы государственного образца. Наряду с основной образовательной программой академия предлагает программы среднего профессионального образования, профессиональной переподготовки и повышения квалификации.

1.2 Вид деятельности ВУЗа

Академия имеет лицензию и свидетельство о государственной аккредитации, что дает право вузу выдавать диплом государственного образца.

Учредители МФПА — Российско-Американский институт экономики, информатики, финансов и права и Американский институт менеджмента и права.

В 2004 году вуз вступил в Международную Ассоциацию Университетов.

Суть концепции высшего образования в Московской финансово-промышленной академии — соединение фундаментальных научных знаний и современных технологий. Кроме того, большой вклад в успешную работу академии вносят развитые международные отношения.

15 сентября 2006 года Московская финансово-промышленная академия присоединилась к Великой Хартии Университетов (The Magna Charta Universitatium), которая провозглашает традиционные ценности в функционировании европейских высших учебных заведений, а также способствует построению Зоны европейского высшего образования. В академии на практике реализуется идея создания единого мирового образовательного пространства: среди студентов есть граждане Канады, Германии и Чехии, Израиля, стран Балтии и СНГ.

По результатам независимого исследования, проведенного журналом «Карьера» в 2004 году, академия заняла почетную 3 строку в рейтинге негосударственных вузов России. Это итог эффективной работы в течение 10 лет.

Академия опирается на развитую материально-техническую базу, которая является признаком конкурентоспособности. Располагает 5 учебными корпусами в г. Москве.

МФПА располагает сильной преподавательской базой: кандидаты и доктора наук составляют 93,56% от общего числа штатных преподавателей и совместителей. В академии 48 кафедр, 26 из которых возглавляют доктора наук.

Рис. 1 Структура подразделений учебной части ВУЗа Свидетельством организационной мобильности вуза является большое число региональных отделений. Это филиалы в Ижевске, Омске, Краснознаменске и Красногорске; представительства в Вологде, Гатчине, Долгопрудном, Казани, Королеве, Курске, Костроме, Нальчике, Самаре, Саранске, Саратове, Пензе, Уфе и в других городах.

1.3. Документы, регламентирующие работу, а также формируемые в ВУЗе

Основные формы документов формируемые в «МФПА» представлены в приложении 1.

Сводная ведомость успеваемости студентов предназначена для контроля за успеваемостью студентов (см. прил. 1 рис. 2).

Список не допущенных студентов используется для учета студентов имеющих не допуск на экзамен или зачет (см. прил. 1 рис. 3). Индивидуальный экзаменационный лист это документ который дает право студенту на повторную пересдачу экзамена или зачета (см. прил. 1 рис. 4). Зачетно-экзаменационная ведомость заполняется преподавателем в ходе проведения экзамена или зачета (см. прил. 1 рис.5).

С помощью этих документов осуществляется контроль за успеваемостью студентов.

2. Построение модели деятельности «КАК ЕСТЬ» (AS-IS)

2.1 Структурная функциональная модель деятельности в соответствии со стандартом IDEF0 (иерархия SADT-диаграмм)

На основе анализа деятельности ВУЗа построена структурно функциональная модель деятельности, в соответствии со стандартом IDEF0 описывающая существующую организацию работы, «Как есть» (AS-IS). Построение модели ИС начинается с описания функционирования предприятия (системы) или отдельной ее части в целом в виде контекстной диаграммы. На рисунке 6 приложение 2 представлена контекстная диаграмма ИС «Деятельность ВУЗа».

После описания контекстной диаграммы проводится функциональная декомпозиция — система разбивается на подсистемы и каждая подсистема описывается отдельно (диаграммы декомпозиции). Затем каждая подсистема, при необходимости, разбивается на более мелкие и так далее до достижения нужной степени подробности. В результате такого разбиения, каждый фрагмент системы изображается на отдельной диаграмме декомпозиции (см. прил. 2 рис.7).

В качестве внешних сущностей для системы выступают Преподаватель и Деканат. Определим потоки данных между этими сущностями и системой.

Преподаватель должен иметь возможность:

· Вводить выставленные студентам оценки;

Деканат должен иметь возможность:

· Ввод, просмотр и редактирование данных о студентах факультета;

· Ввод, просмотр и редактирование данных о группах и учебном плане на текущий семестр;

· Получать данные для анализа успеваемости студентов и групп.

В результате дальнейшего разбиения функции Учета успеваемости студентов получаем диаграмму декомпозиции (см. прил. 2 рис. 8).

Процесс Учета успеваемости студентов, в свою очередь подразделяется на:

· запись, просмотр и изменение полученной оценки

· работу с группами

· работу со студентами Подсистема записи, просмотра и изменения полученной студентом оценки заносит полученные оценки в БД, и по требованию пользователя выводит данные о выставленных ранее оценках.

Подсистема работы с группами заносит в БД данные о группах и учебном плане на текущий семестр, и по требованию пользователя выводит данные для анализа успеваемости групп.

Подсистема работы со студентами заносит в БД данные о студентах факультета, и по требованию пользователя выводит данные для анализа успеваемости студентов.

2.2 Функциональная модель в виде иерархии дерева узлов

Дерево узлов — представление отношений между родительскими и дочерними узлами модели IDEF0 в форме древовидного графа. Диаграмма дерева узлов имеет вид традиционного иерархического дерева, где верхний узел (прямоугольник) соответствует работе с контекстной диаграммы, а последующие нижние узлы представляют собой дочерние уровни декомпозиции. Можно также создать диаграмму дерева узлов лишь для некоторой части модели, тогда верхним узлом диаграммы будет та работа декомпозиции, с которой вы захотите начать. В результате построения модели выполнения операции, используя методологию IDEF0, мы получили комплект диаграмм, описывающих совершение операции. В чем плюсы такого моделирования? С помощью подобной модели можно упорядочить и оптимизировать процесс документооборота в депозитарии, быстро и адекватно реагировать на изменение условий совершения операций. Такие модели позволяют на бумаге проверить и отследить предстоящую схему работы.

Рассмотрим диаграмму дерева узлов (cм. прил. 2 рис. 9), показывающую иерархию работ в модели «AS-IS» и включающую в себя

· диаграмма «Деятельность ВУЗа» — первый уровень дерева узлов (top level activity);

· диаграммы «Преподаватель», «Учет успеваемости студентов» и «Деканат»;

· диаграммы «запись, просмотр и изменение полученной оценки», «работа с группами», «работа со студентами» и «база данных студентов» «база данных предметов»;

Используя данный метод можно создавать документы, регламентирующие депозитарную деятельность. Для существующих регламентов возможно найти различные «дыры» и недочеты. Наконец, такой способ моделирования в большинстве случаев гораздо нагляднее и эффективнее простых рисунков и схем, обычно применяемых для описания операций.

3. Построение модели деятельности «как должно быть» (TO-BE)

3.1 Структурная функциональная модель деятельности в соответствии со стандартом IDEF0 (иерархия SADT-диаграмм)

Для построения модели «как должно быть» (TO-BE) вносим некоторые изменения. Диаграмма декомпозиции IDEF0 деятельность организации (cм. прил. 3 рис. 10). На этой диаграмме появляется новая связь «Данные о кафедрах факультета», предназначенная для ввода, просмотра и редактировании данных о кафедрах факультета.

Далее подробнее рассмотрим, как это повлияло на учет успеваемости студентов (cм. прил. 3 рис. 11).

На этой диаграмме присутствуют семь блоков:

1. База данных студентов содержит в себе информацию о студентах и полученных ими оценками.

2. Запись, просмотр и изменение полученной оценки позволяет записывать, просматривать и изменить данные об оценках

3. База данных кафедр содержит в себе данные о кафедрах

4. Запись, просмотр и изменение данных о кафедрах на факультете позволяет записывать, просматривать и изменить данные о кафедрах

5. База данных предметов используется для хранения информации о предметах

6. Работа с группами позволяет работать с группами и создавать расписание

7. Работа со студентами дает возможность узнавать информацию о студентах Эта модель позволяет более эффективно следить за успеваемость студентов, и получать более точную информацию.

3.2 Функциональная модель в виде иерархии дерева узлов

Рассмотрим диаграмму дерева узлов (cм. прил. 3 рис. 12), показывающую иерархию работ в модели «Как должно быть «(TO-BE) и включающую в себя:

· диаграмма «Деятельность ВУЗа» — первый уровень дерева узлов (top level activity);

· диаграммы «Преподаватель», «Учет успеваемости студентов» и «Деканат»;

· диаграммы «запись, просмотр и изменение полученной оценки», «работа с группами», «работа со студентами», «база данных студентов» «база данных предметов», «запись и просмотр данных кафедр на факультете» и «база данных кафедр».

После построения модели деятельности «как должно быть» (TO-BE) улучшается качество и эффективность контроля за успеваемостью студентов.

4. Формирование технического задания на создание автоматизированной информационной системы

Сформируем техническое задание на создание автоматизированной информационной системы для ВУЗа «МФПА»:

1. Общие сведения Полное наименование системы: «МФПА».

Шифр темы или шифр (номер) договора: 447ОК8.

Наименование предприятий (объединений) разработчика и заказчика (пользователя) системы и их реквизиты:

Заказчик: «МФПА», Адрес: ул. Измайловский вал, д. 2, стр. 1,

телефон (499) 369−69−95, (499) 369−16−42

Разработчик: «МФПА» Омский филиал, адрес: 644 042, г. Омск, проспект Карла Маркса, 18, корп.10.

Основание для создания: Договор о доработке Автоматизированной системы учета успеваемости студентов «МФПА». Утвержден 14.01.2010 г. директором «МФПА» .

Плановые сроки начала и окончания работы по созданию системы:

Начало: 14.01.2010 г.

Окончание: 17.02.2010 г.

Сведения об источниках и порядке финансирования работ:

Источник финансирования: «МФПА».

Объем финансирования: 70 000 рублей.

2. Назначение и цели создания системы

2.1. Назначение системы: Разрабатываемая АИС предназначена для обеспечения эффективной работы предприятия на основе новых технологий и оборудования, отвечающих современным требованиям, действующим нормативным документам, техническим требованиям и условиям органов государственного надзора. Управляемый процесс является бизнес-процессом, направленным на получение максимальной прибыли от деятельности предприятия, оказывающего услуги в образовательной деятельности. Объект автоматизации — «МФПА».

Автоматизации подлежат следующие системы:

· учет успеваемости студентов;

2.2. Цели создания системы: построить модель учета успеваемости студентов приводящую к более эффективному контролю за студентами

Критерии оценки достижения цели создания системы — повышение эффективности в контроле за успеваемостью студентов.

3. Характеристики объекта автоматизации: <�отсутствуют>

4. Требования к системе

4.1. Требования к системе в целом

4.1.1. Перечень подсистем, их назначение и основные характеристики, требования к числу уровней иерархии и степени централизации системы:

АИС «МФПА».

4.1.2. Требования к способам и средствам связи для информационного обмена между компонентами системы.

Источник — подсистема подготовки конструктора технологических процессов.

Приемник — Подсистема учета успеваемости студентов.

4.1.3. Требования к характеристикам взаимосвязей создаваемой системы со смежными системами, требования к совместимости, способы обмена информацией: <�отсутствуют>

4.1.4. Требования к численности и квалификации персонала системы и режиму его работы: <�отсутствуют>

4.1.5. Требования к показателям назначения: <�отсутствуют>

4.1.6. Требования к надежности: <�отсутствуют>

4.1.7. Требования к безопасности: <�отсутствуют>

4.1.8. Требования к эргономике и технической эстетике: <�отсутствуют>

4.1.9. Требования к транспортабельности для подвижных АИС: <�отсутствуют>

4.1.10. Требования к эксплуатации, техническому обслуживанию, ремонту и хранению комплектов системы: <�отсутствуют>

4.1.11. Требования к защите информации от несанкционированного доступа: <�отсутствуют>

4.1.12. Требования к сохранности информации: <�отсутствуют>

4.1.13. Требования к средствам защиты от внешних воздействий: <�отсутствуют>

4.1.14. Требования к патентной чистоте: <�отсутствуют>

4.1.15. Требования к стандартизации и унификации: <�отсутствуют>

4.2. Требования к функциям.

Подготовить конструктор технологических процессов — имеет функцию формирования исходных данных для дальнейшего конструирования технологического процесса при учете успеваемости студентов, с алгоритмом:

· создания функциональной модели существующих бизнес процессов на предприятии;

· создание функциональной модели виде иерархии дерева узлов.

Подсистема учета успеваемости студентов в ВУЗе — имеет функции оформления технологического процесса, с построением модели деятельности «как должно быть», с алгоритмом:

· построение функциональной модели деятельности в соответствии со стандартом;

· построение модели виде иерархии дерева узлов.

4.3. Требования к видам обеспечения.

4.3.1. Требования к математическому обеспечению: <�отсутствуют>

4.3.2. Требования к информационному обеспечению.

4.3.3. Требования к лингвистическому обеспечению: <�отсутствуют>

4.3.4. Требования к программному обеспечению: <�отсутствуют>

4.3.5. Требования к техническому обеспечению: <�отсутствуют>

4.3.6. Требования к метрологическому обеспечению: <�отсутствуют>

4.3.7. Требования к организационному обеспечению: <�отсутствуют>

5. Состав и содержание работ по созданию (развитию) системы.

Номер и наименование этапа:

1. Создание модели АИС — начало этапа — 14.01.2010 г., конец этапа -17.02.2010 г.

2. Порядок контроля и приемки системы: <�отсутствует>

3. Требования к составу и содержанию работ по подготовке объекта автоматизации к вводу в действие: <�отсутствуют>

4. Требования к документированию: <�отсутствуют>

5. Источники разработки Документ: ТЗ-1

Полное наименование: Техническое задание на проектирование АИС от 14.01.2010 г.

Заключение

учебный заведение успеваемость студент

В процессе выполнения курсового проекта достигнута поставленная цель по проектированию информационной системы учета успеваемости студентов в ВУЗе.

В результате достижения цели были решены следующие задачи:

· Изучена предметная область предприятия

· Построена модель деятельности «КАК ЕСТЬ» (as-is)

· Построена модель деятельности «как должно быть» (TO-BE)

· Сформировано техническое задание на создание автоматизированной информационной системы.

Под влиянием вышеперечисленных факторов, существенно улучшится эффективность учета студенческой успеваемости.

список литературы

1. Балдин К. В., Уткин В. Б. Информационные системы в экономике. М.- Издательский центр Академия, 2005 — 288 с.

2. Мишенин, А. И. Теория экономических информационных систем: Учеб. вузов / А. И. Мишенин.- 4-е изд., доп. и перераб. -М.: Финансы и статистика, 2001. — 240 с.: ил.

3. Маклаков С. В. BPwin и ERwin. CASE-средства разработки информационных систем. — М.: Диалог-МИФИ, 2001. — 304 с.

4. Маклаков С. В. Моделирование бизнес-процессов с BPwin 4.0. М.: Диалог-МИФИ, 2002. — 224 с.

5. http://www.ndc.ru/ru/press/pubs/depo/archive/21/article04.htmПрименение case-технологий в разработке порядка исполнения депозитарных операций

6. http://www.interface.ru/ca/bpwin4us.html — BPwin 4.0

7. http://www.omfpa.ru/-Московская финансово-промышленная академия (Омский филиал).

8. http://www.betec.ru/index.php?id=8&sid=01- Бизнес-процессы, описание бизнес-процессов.

9. http://idefdfd.ru/category/glava-3-strukturnyj-analiz-potokov-dannyx-dfd.html — моделирование и анализ систем. IDEF и DFD технологии

10. http://corpsite.ru/Encyclopedia/Consulting /BusinessProcess.aspx-Бизнес-процессэнциклопедия.

Приложение 1

Документы, регламентирующие работу, а также формируемые в ВУЗе

Рис. 2. Форма документа «Сводная ведомость успеваемости студентов»

Рис. 3. Форма документа «Список не допущенных студентов»

Рис. 4. Форма документа «Индивидуальный экзаменационный лист»

Рис. 5. Форма документа «Зачетно-экзаменационная ведомость»

Приложение 2

Построение модели деятельности «Как есть» (AS-IS)

Рис. 6. Контекстная диаграмма функционирования организации Рис. 7. Диаграмма декомпозиции IDEF0. Деятельность ВУЗа Рис. 8. Диаграмма декомпозиции IDEF0. «Учет успеваемости студентов»

Рис. 9. Диаграмма дерева узлов

Приложение 3

Построение модели деятельности «как должно быть» (TO-BE)

Рис. 10. Диаграмма декомпозиции IDEF0. Деятельность ВУЗа Рис. 11. Диаграмма декомпозиции IDEF0. «Учет успеваемости студентов»

Рис. 12. Диаграмма дерева узлов