Оптимизация процесса пивопроизводства с помощью внедрения автоматизированной системы управления данным

В мировом сообществе уже признано нормой, что предприятие-поставщик продукции должно приложить максимум усилий для создания доверительных отношений с потребителем. Такие отношения строятся на повышении качества и признании производимой предприятием продукции. Обеспечить качество продукции можно за счет реализации следующих процессов:

· непрерывного повышения эффективности системы менеджмента качества производителя;

· проверки продукции в испытательных лабораториях;

· единой оценки соответствия качества продукции нормативным требованиям (сертификации).

Проблема качества является важнейшим фактором повышения уровня жизни населения, экономической, социальной и экологической безопасности страны. Это общество осознало еще в XX веке. Многие предприятия в настоящее время ведут политику с целью устойчивого развития, ориентации на потребителя, на процессы и на постоянное их улучшение. Именно эти принципы заложены в международных стандартах серии ИСО 9000. Поэтому не случайно в XXI веке наличие у предприятия системы менеджмента качества (СМК) и системы экологического менеджмента (СЭМ) становится необходимым для успешного развития как самого предприятия, так и общества в целом.

Эффективная экономика — это прежде всего эффективное управление. Современное эффективное управление возможно лишь на базе управленческой культуры совершенно нового уровня, — культуры XXI века, которая должна сформировать у российских менеджеров понимание современных концепций управления, умение пользоваться ими на практике[23].

Таким образом, большое значение приобретает комплекс средств, которые позволили бы менеджеру видеть не только функциональную структуру своей компании, но и всю систему ее взаимосвязанных процессов и с этой точки зрения прогнозировать ее развитие на длительный период времени. Ошибка в прогнозе развития компании, равно как и ошибка в оценке состояния дел на текущий момент чреваты непредвиденными, часто тяжелыми для компании, последствиями.

В данной работе показано, что трудоемкий процесс описания системы процессов организации целесообразно проводить с применением программных средств (IDEF — технологии), что позволяет разработать критерии их качества на границах переходов. Кроме того, контроль параметров процессов, обработку его результатов, отчетность по процессам также можно довести до определенной степени автоматизации. Это показано на примере внедрения на предприятии системы управления данными лаборатории (LIMS — Laboratory Imformation Management System). Данная система позволяет реализовать ряд принципов СМК: процессный подход, принцип принятия решений на основе фактов, принцип ориентации на потребителя и взаимовыгодных отношений с поставщиком; принципы менеджмента качества, на которых базируется построение эффективной системы менеджмента качества.

Объектом исследований в настоящем дипломном проекте является Клинский пивокомбинат. Основным продуктом производства является пиво шестнадцати сортов.

В настоящее время в социальной сфере активно обсуждается проблема употребления пива (в том числе, как и других алкогольных напитков). Но не стоит забывать, что данный продукт является полезным и зачастую используется в качестве лечебного препарата.

С тех пор, как люди стали варить пиво, они находили в нем все новые и новые целебные свойства. Например, пиво помогает при лечении таких недугов, как зубная боль, камни в почках, болезни печени, заболевания дыхательных путей, обильное потоотделение, избавление от морщин и их разглаживание. И это далеко не полный список болезней, которые могут быть вылечены с помощью пива.

Поэтому обеспечение и повышение качества такого продукта, как пива, является очень важным. Качеству производимого товара широкого употребления всегда уделяли большое внимание, особенно, если это пищевой продукт. Здесь вступает в силу выполнение дополнительных обязательных стандартов и законов, которые защищают потребителя от покупки пищевых продуктов ненадлежащего качества. В настоящее время, наиболее распространенной является система обеспечения безопасности пищевых продуктов HACCP (Hazard analysis and critical control points).

В дипломном проекте проведен анализ текущей ситуации на предприятии, в результате чего сформулированы цели в области качества (рис. 1.1). Одной из целей является внедрение системы LIMS (Laboratory Information Management System), что является особенно важным с точки зрения увеличения скорости принятия управленческих решений, четкого контроля каждой стадии производства, отслеживаемости продукта, статистического контроля протекающих процессов и устранения конфликтов на границах переходов процессов при взаимоотношениях «внутренних» поставщиков и потребителей.

Таким образом, темой дипломного проекта является оптимизация процесса пивопроизводства с помощью внедрения автоматизированной системы управления данным В контексте данного вопроса рассмотрены, проанализированы и проранжированы проблемы, которые могут препятствовать внедрению такой системы, показаны пути их решения, приведено описание внедряемой системы, разработаны рекомендации по внедрению этой системы на других предприятиях. и лаборатории по контролю качества продукции.

Рисунок 1.1. Цели компании в области качества на текущий год Поскольку изменение процесса должно сопровождаться и соответствующими изменениями в документации, то для новой системы, внедрение которой осуществляется на предприятии, разработана нормативная документация.

1. Анализ существующих процессов на Клинском Пивокомбинате

1.1 История возникновения и полезные свойства пива

производство пиво система Пиво — напиток очень древний, и его историю благодаря раскопкам и археологическим находкам можно проследить на протяжении почти 5000 лет. Самое древнее упоминание пива встречается в шумерской (Месопотамия) клинописи, датируемой 2800 г. до н.э., где говорится о ежедневном рационе работников, состоявшем из пива и хлеба. Приготовление и продажа пива в розлив были регламентированы в законодательном акте вавилонского царя Хаммурапи (1728−1686 гг. до н.э.).

Первым законом для приготовления пива считается изданный в Германии в 1906 г. «Указ о чистоте». Сейчас же, когда необходимым является соответствие многим стандартам, в пищевой промышленности нашли широкое применение методы HACCP.

Пиво — напиток очень полезный, который обладает множеством лечебных свойств. Уже во времена древних шумеров врачи прописывали полоскание рта и употребление внутрь теплого пива для лечения зубной боли. В средние века пиво предписывалось для изгнания камней из почек и для лечения истощения как физического, так и духовного. Пивом растирали утомленные ноги после дальней дороги. В XVI веке знаменитый Парацельс лечил болезни печени папоротниковым пивом, а заболевания дыхательных путей пивом из шалфея. В качестве масок и натираний пиво использовалось в средневековой косметологии для омоложения кожи.

Пиво не утратило лечебных свойств и по сей день. Его применяют при разных видах недуга. Абсолютно точно установлено, что пиво выводит из организма соли алюминия, и ни одна другая жидкость этого сделать не может. Пиво хорошо утоляет жажду, что объясняется содержанием минеральных веществ и углекислоты, расширяющей капиллярные сосуды слизистой оболочки органов пищеварения, способствует более быстрому поступлению жидкости в кровь.

Пиво — единственный алкогольный напиток, содержащий хмелевую горечь, которая активизирует выделение желудочного сока, подавляет нежелательное воздействие алкоголя в пиве. Перешедшие из хмеля в пиво активные вещества оказывают успокаивающее, болеутоляющее и гипнотическое действия, тормозят рост и размножение бактерий.

Пивные ванны способны отрегулировать потоотделение: нахождение человека в теплой воде, в которую добавлена бутылка пива, решает эту проблему. В бане льют пиво на раскаленные камни. Это делается потому, что пивной пар очень полезен как для кожи, делая ее более шелковистой, так и для всего организма.

Различные маски и кремы на основе пива способствуют разглаживанию морщин. Например, желтковая маска — яичный желток взбивается в пиве и смесь наносится на лицо. Избавиться от морщин помогает и крутая пена свежего пива.

Пивные маски благотворно влияют на жирную кожу, повышая ее эластичность, улучшая кровообращение, уменьшая жирообразование и закрывая поры.

1.2 Краткие сведения о предприятии

В настоящем дипломном проекте будут представлены данные, полученные в результате анализа проблем предприятия ОАО САН Интербрю (Клинский производственный комплекс). Эта компания является открытым акционерным обществом, ее штаб-квартира находится в Лёвене (Бельгия).

Первоначально Клинский пивокомбинат начал работу с целью обеспечения Московской области пивом. Это произошло 26 декабря 1975 года. С тех пор компания претерпела много организационных изменений. Так, в 1999 году Клинский пивокомбинат стал частью компании SUN Inerbrew (с марта 2004 г. — ее дочерней структуры ОАО «САН Интербрю»). В 2001 году был пущен в строй новый производственный комплекс, оснащенный новейшими технологиями. Интеграция в структуру «САН Интербрю» принесла комбинату не только инвестиции, но и принципиальные изменения в системе производства и сбыта, а так же подключение к хорошо отлаженной дистрибьюторской сети «САН Интербрю». В 2004 году ОАО САН Интербрю стало лидером на рынке по производству пива, компанией номер один в мире на рынке пива.

Для более полного представления ниже представлены краткие сведения о компании:

· 190 млн. гл пива в год = 13% мирового рынка;

· три ведущие международные марки: Stella Artois и Beck’s — самые быстрорастущие международные бренды; Brahma — входит в десятку самых крупнейших брендов;

· первые и вторые места на рынках более чем 20 стран;

· 70 тыс. сотрудников во всем мире;

В настоящий момент Клинский Пивокомбинат производит следующие марки пива:

1. Клинское Золотое;

2. Клинское Люкс;

3. Клинское Светлое;

4. Клинское Редкое;

5. Клинское Самурай;

6. Клинское Аррива;

7. Клинское Ультра;

8. Сибирская корона классическое;

9. Сибирская корона праздничное;

10. Сибирская корона янтарное;

11. Старопрамен (Staropramen);

12. Толстяк Доброе;

13. Толстяк Забористое;

14. Толстяк Светлое;

15. TORO;

16. Hoegaarden.

1.3 Миссия и дерево целей компании

Каждое предприятие, несомненно, имеет цель своего существования. Двигаться «вперед» нет смысла, если цель не определена. На основе целей предприятия формулируется его миссия.

Дерево целей Клинского Пивокомбината показано на рисунке 1.2.

Миссия компании — создать долгосрочные взаимовыгодные отношения с потребителями с помощью продвижения брендов, созданных с учетом общественного мнения и опыта.

Визио компании — став самыми крупными, стать самыми лучшими.

Рисунок 1. 2. Дерево целей ОАО САН Интербрю Клинский производственный комплекс

1.4 Пути реализации принципов менеджмента качества на предприятии

На предприятии Клинский Пивокомбинат существует Система менеджмента качества (СМК). Однако, внедрение всех восьми принципов менеджмента качества (рис. 1.3) здесь не наблюдается. Тем не менее, компания уделяет большое внимание аспекту качества. Ведь только через качество продукции можно добиться не только конкурентной позиции на рынке, но и повышения прибыли.

Рисунок 1.3. Восемь принципов менеджмента качества Одним из путей повышения качества продукции Клинского пивокомбината является внедрение автоматизированной системы контроля параметров пива — системы LIMS (Laboratory Information Management System). Такая система позволяет реализовать сразу несколько принципов менеджмента качества, что, несомненно, является одним из ее достоинств:

1. Процессный подход.

Система LIMS предусматривает четкое разграничение различных процессов. В ней определены границы между процессами — «внутренними поставщиками» и процессами «внутренними потребителями». Требования внутренних потребителей являются очень важными и внутренний поставщик должен знать и выполнять их (рис. 1.4). Это играет огромную роль при производстве качественного продукта, поскольку, если нет качества внутри общего процесса, его не будет и на «выходе».

Рисунок 1.4. Плакаты, призывающие рабочих уделять внимание своим внутренним потребителям Организация в системе LIMS представлена как система процессов с целью установления «входов» и «выходов» каждого субпроцесса и определения их взаимоотношений как «внутренних поставщиков» и «внутренних потребителей» путем установления критериев качества на границах субпроцессов.

2. Принятие решений на основе фактов.

Реализация этого принципа требует сбора данных о процессах в виде измерения данных показателей качества на границах процессов. Система LIMS является инструментом по сбору, хранению и обработке таких данных (определение необходимых показателей, статистическая обработка данных, алгоритмы принятия решений на основе полученных результатов). Система LIMS позволяет принимать управленческие решения довольно быстро, т.к. информация по всем параметрам и процессам поддерживается в ней в режиме реального времени.

3. Ориентация на потребителя (этот принцип отражен в системе LIMS в отношении внутренних потребителей).

Каждый работник должен понимать потребности внутренних потребителей, стремиться выполнить их требования и превзойти ожидания, поставлять им продукцию своего процесса в установленные сроки и надлежащего качества (рис. 1.4). В системе отражены временные сроки и показатели качества на границах процессов, не выполнив требования которых невозможно передать продукт внутреннему потребителю (либо решение о передаче такого продукта, который не соответствует всем требованиям должно быть принято службой качества).

4. Взаимовыгодные отношения с поставщиками (этот принцип отражен в системе LIMS в отношении внутренних поставщиков).

Выявление возможностей внутренних поставщиков. Согласование с ними своих потребностей, обмен информацией, совместная работа над процессами. «Вместе сделаем, вместе выиграем».

1.5 Система LIMS (Laboratory Information Management System). Ее описание, назначение, особенности и преимущества

Поскольку Система менеджмента качества является гарантией стабильности качества произведенных продуктов, Клинский Пивокомнат уделяет большое внимание как самой СМК, так и ее постоянному развитию и оптимизации.

Впервые в России здесь вводится программа LIMS (Laboratory Information Management System) — Система Управления Данными Лаборатории. Эта система позволяет обеспечить полную прослеживаемость продукции, идентифицирует статус каждой партии (отпущена, заблокирована, временно заблокирована, в обработке), автоматически создает отчеты по различным параметрам и запросам, рассчитывает коэффициенты качества, строит графики по параметрам.

Система LIMS включает в себя и отражает все процессы производства пива:

· водоподготовка;

· поступление сырья и материалов;

· варка;

· добавление дрожжей;

· брожение;

· дображивание;

· фильтрация;

· кондиционирование;

· упаковка;

· готовая продукция;

· разработки нового пива;

В систему при ее разработке заложены спецификации на все сорта пива по всем контролируемым параметрам (рис. 1.3).

Рисунок 3. Контролируемые параметры производства пива Система функционирует по определенному алгоритму (рис. 1.4), позволяющему четко контролировать статус и отслеживать путь образцов и всей партии в целом в течении всего жизненного цикла продукции.

Рисунок 4. Схема реализации системы LIMS в производстве

Система LIMS позволяет производить отслеживание процессов («взгляд назад» и «взгляд вперед»).

· «Взгляд назад». Используя полученную информацию можно выйти на предыдущую партию, а оттуда еще на одну партию назад и т. д. Таким образом, шаг за шагом можно восстановить происхождение партии, образцов, которые принадлежат соответствующим партиям и соответствующим аналитическим результатам.

· «Взгляд вперед». Позволяет выяснить, в каких партиях данная определенная партия была использована, какие образцы относятся к партиям и какие аналитические результаты по индивидуальным образцам.

Кроме того, все партии снабжаются этикетками со штрих — кодами, в которых хранится вся информация по проведенным анализам и информация по отслеживанию вплоть до сырья и материалов. Этот факт позволяет мгновенно проводить тест на отслеживаемость и контролировать статус парии (заблокирована, временно заблокирована, отпущена, статус отбора проб и проведения анализов).

Преимуществами внедрения системы LIMS являются:

· отслеживаемость образцов и продукции;

· генерирование отчетов по всем параметрам и по субпроцессам производства;

· автоматическое вычисление коэффициентов качества (методика расчета коэффициентов качества была разработана на предприятии и применяется для контроля эффективности протекающих процессов);

· построение контрольных карт параметров процесса;

· построение диаграмм Парето;

· идентификация статуса партий;

· возможность настройки системы на автоматическую распечатку необходимых отчетов к установленному времени в заданные дни;

· идентификация операторов, проводивших испытания и вносивших данные, что повышает их ответственность за выполнение работы;

· четкая идентификация каждой партии (каждой партии присваивается свой индивидуальный номер).

2. Улучшение процессов производства пива

2.1 Описание процесса производства пива и выделение бизнес-процессов

Фундаментальной основой международных стандартов серии ИСО 9000:2000 являются восемь принципов СМК, реализуя которые организация может получить ряд преимуществ.

В СМК, основанную на МС ИСО 9000:2000, заложен процессный подход. Согласно МС ИСО 9000:2000 под процессным подходом понимается «совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующая входы в выходы, представляющие ценность для клиента».

Для описания деятельности организации в основном используют следующие программные средства: BPWin, ARIS (Architecture of Integrated Information Systems). Они применяются для описания любой деятельности в виде процесса и отражают все этапы жизненного цикла продукции (рис. 2.1)

Рисунок 2.1. Жизненный цикл продукции [18]

Широкое применение на практике нашла методология моделирования бизнес-процессов IDEF0, которая реализуется с помощью программного продукта BPWin. Основными преимуществами и недостатками этой методологии являются [18]:

Преимущества:

· Полнота описания бизнес-процесса (управление, информационные и материальные потоки, обратные связи)

· Комплексность при декомпозиции (мигрирование и туннелирование стрелок)

· Возможность агрегирования и детализации потоков данных и информации (разделение и слияние стрелок)

· Наличие жестких требований методологии, обеспечивающих получение моделей процессов стандартного вида

· Простота документирования процессов

· Соответствие подхода к описанию процессов в IDEF0 МС ИСО 9000:2000

Недостатки:

· Сложность восприятия (большое количество стрелок)

· Большое количество уровней декомпозиции

· Трудность увязки нескольких процессов, представленных в различных моделях одной и той же организации

2.2 Представление процессов пивоварения с помощью IDEF0 — методологии

Методология функционального моделирования IDEF0 — это технология описания системы в целом как множества взаимозависимых действий или функций. Наиболее часто IDEF0 применяется как технология исследования и проектирования систем на логическом уровне. По этой причине IDEF0, как правило, используется на ранних этапах разработки проекта.

Для выбранного предприятия процесс пивопроизводства смоделирован на языке IDEF0 (федеральный стандарт США функционального моделирования систем) — программный пакет BPWin.

Первый шаг при построение IDEF0-модели — это определение назначения модели — набора вопросов, на которые должна отвечать модель. В нашем случае назначением модели является выделение и описание основных процессов пивопроизводства.

Далее необходимо определить границы моделирования, которые отражают ширину охвата предметной области и глубину детализации.

Каждый процесс детализируется на субпроцессы, которые, в свою очередь, детализируются на свои субпроцессы и т. д. Очень важным является точно идентифицировать, насколько глубоко нужно проводить декомпозицию процесса. Степень детальности описания процесса представлена на рис. 2.2.

В нашем случае, ограничимся декомпозицией контекстной диаграммы. Этого будет достаточно, чтобы увидеть и понять, как организованы и взаимосвязаны процессы пивоварения. Таким образом, суть описываемого процесса будет раскрыта.

Следующим шагом является определение точки зрения, под которой понимается перспектива, с которой наблюдалась система при построении модели. В данном случае точкой зрения является сотрудник отдела качества.

Представленная с помощью IDEF0-методологии модель деятельности предприятия, отражает механизмы и принципы взаимосвязи различных подсистем в рамках одного бизнеса. Необходимым атрибутом постоянного улучшения и оптимизации деятельности компании является периодическая трансформация исходной модели «as is» в нормативную «to be». Это происходит «в такт» с изменениями окружающей среды в целях оптимизации деятельности системы.

Рисунок 2.2. Степень детальности описания процесса.

Процесс пивоварения «as is», смоделированный в IDEF0, представлен на рисунке 2.3 (точка зрения — сотрудник отдела качества, детализация — A0).

Рисунок 2. 3. Модель пивоварения «as is».

2.3 Анализ необходимости внедрения системы LIMS

Перед внедрением какой-либо системы или перед реализацией какого-либо проекта, целесообразным является анализ необходимости проведения работ. В связи с этим применение на практике нашел метод «5W», смысл которого заключается в поиске первопричин и сути проблемы. Итак, выясним, к чему приведет внедрение новой системы и на что повлияет в первую очередь. Результаты исследования приведены в Таблице 2.1.

Таблица 2.1. К чему приводит внедрение LIMS на предприятии

Одним из 8 принципов менеджмента качества является постоянное улучшение. Постоянное улучшение людей и окружающей среды создает предпосылки для совершенствования бизнес-процессов. Бизнес-процессы и их элементы можно постоянно улучшать разными способами. Самый распространенный из нихиспользование цикла Шухарта — Деминга. Этот методологический прием Деминг привез в Японию, где он говорил, что его идея принадлежит У. Шухарту. Японцы же восприняли его как цикл Деминга. Он получил в Японии огромное распространение и стал фундаментом принципа постоянного улучшения. Сам цикл обычно представляется графически в виде круга, разделенного на четыре квадранта. Сверху по часовой стрелке каждый квадрант символизирует одно из четырех последовательных действий (рисунок 2.5): планирование (работы, направленные на очередную попытку улучшения процесса или его части), реализация (намеченного плана), проверка или изучение (того, что получилось) и, наконец, изменение сложившейся практики, если фокус удался или переход на следующий аналогичный цикл в противном случае.

Рисунок 2.5. Интерпретация цикла Деминга Прежде всего, цикл Деминга-Шухарта направлен на борьбу с тремя главными, как считают японцы, «врагами»: потерями, несоответствиями и нерациональными действиями (muda, mura, muri — по-японски). Для успеха в этой борьбе всему бизнес-процессу или его отдельному этапу полезно задавать некий набор систематизированных вопросов. Эти вопросы, вместе с их краткими интерпретациями, сведены в следующую таблицу (Таблица 2.2). Эти вопросы часто обозначают как 5W, 1H — по первым буквам английских вопросительных слов.

Таблица 2.2. Вопросы по методу 5W, 1H

В нашем случае, анализируя процесс обработки статистических данных с помощью системы LIMS, получим следующую таблицу (Таблица 2.3):

Таблица 2.3. Анализ процесса управления данными лаборатории по методу 5W, 1H

2.4 Построение модели «to be» для предприятия Клинский пивокомбинат

Модель «to be» разрабатывается на основе модели «as is». Она необходима, чтобы удостовериться, действительно ли предлагаемые изменения повлекут повлекут улучшение функциональной системы. Преимущества, получаемые от разработки модели «as is» должны быть сопоставимы с затратами средств и времени, которые для этого необходимы.

Опираясь на модель «to be», которую мы уже построили для нашего предприятии, и на то, что необходимо улучшить систему процессов организации посредством внедрения LIMS (на основе проведенного анализа в главе 2.3), построим модель «to be». Для этого тоже используем IDEF0 — методологию (рис. 2.6).

Рисунок 2.6. Модель пивоварения «to be».

3. Внедрение системы LIMS на предприятии

3.1 Основные шаги по внедрению системы LIMS

Внедрение новой системы — это очень ответственный шаг, который требует кропотливой и тщательной подготовки. «Клинский Пивокомбинат» является первым в России предприятием, внедряющим эту систему.

Процесс внедрения системы LIMS включает в себя следующие основные шаги:

· Назначение эксперт-пользователей на площадке, которые будут ответственны за внедрение системы

· Разработка принципа кодировки для каждого подразделения

· Составление таблицы данных, в которых отражены все процессы производства и контролируемые параметры

· Подготовка раздаточного материала и справочных брошюр по работе в системе

· Проведение тренинга для эксперт — пользователей по обучению работы с LIMS

· Проведение тренинга для менеджеров высшего звена и мастеров по обучению работы с LIMS

· Проведение тренинга для операторов и лаборантов по обучению работы с LIMS

· Установка системы LIMS всем пользователям

· Выявление статуса обученности персонала работы в системе

· Обучение пользователей, которые неуверенно работают в системе

· Настройка (конфигурация) системы

· Подведение итогов полученных результатов

· Признание системы полностью внедренной и эффективно работающей

3.2 Разработка проекта внедрения системы LIMS на предприятии с помощью инструмента MS Project

Представление проекта с помощью Microsoft Project

При разработке какого-либо продукта или внедрении какого-либо процесса, требующего постоянного жесткого контроля со стороны ответственных лиц организации, в последнее время все большее применение находит использование такого программного продукта, как MS Project. Данная программа позволяет управлять различными ресурсами: человеческими, финансовыми, временными, а также позволяет определить ответственных за различные виды работ, распределение времени и трудозатрат на их выполнение. Результатом работы в MS Project является проект.

Таким образом, проекты представляют собой инструмент развития и совершенствования организации.

Проекты — комплексные действия, имеющие начало и конец; каждый проект уникален.

Проекты предназначены для достижения определенного результата в определенный момент времени и в соответствии с установленной плановой стоимостью проекта (бюджетом). Они не опираются на функциональную структуру организации. Каждый проект уникален: ни один не является точной копией предыдущих.

Проект представляет собой процесс достижения определенных результатов.

Проект можно рассматривать как целостный единый процесс, необходимый для создания нового продукта, нового завода, новой системы или достижения иных определенных заранее результатов. Часто создаваемому продукту уделяется больше внимания, чем процессу, в результате которого он создается, но и продукт, и процесс его создания, то есть проект, требуют эффективного управления.

Microsoft Project представляет собой специализированную базу данных, в которой хранятся наборы данных, относящиеся к проекту. Примерами таких данных могут служить задачи, длительности задач, ссылки, названия ресурсов, календари, назначения, затраты, критические сроки и вехи. В основе базы данных проекта лежит средство планирования, которое обрабатывает разрозненные данные, вводимые пользователем, и отображает результаты произведенных расчетов. Например, программа может рассчитать сроки начала и завершения выполнения задач, доступность ресурсов, дату завершения проекта в целом и общие затраты на его реализацию.

Управление проектами в Microsoft Project

Успешное управление проектами означает следующее:

· Границы проекта хорошо определены и очерчены так, чтобы не возникало сюрпризов ходе выполнения проекта;

· Все действия по достижению поставленных целей правильно структурированы и выстроены в последовательность, обеспечивающую их выполнение в нужное время и с должным уровнем качества;

· Стоимость требующихся в проекте ресурсов спрогнозирована и отслеживается во избежании перерасхода;

· Распределение ресурсов по решаемым задачам хорошо сбалансировано и контролируется для предупреждения как перегрузки, так и простоев[22].

Microsoft Project 2002 — инструмент, который помогает решить большинство задач управления проектом, особенно связанных с календарным планированием. Появляется возможность прогнозировать и отслеживать стоимость как всего проекта в целом, так и отдельных этапов посредством того, что в данной программе есть возможность распределения работников, оборудования, материальных ресурсов по различным этапам проекта. Получая информацию о работах, выполненных участниками проекта, появляется возможность сверять реальные затраты с запланированными, контролировать соблюдение календарного плана. На каждом из этапов проекта Microsoft Project обеспечивает взаимодействие всех участников проекта, включая руководителей, исполнителей и заказчиков.

Жизненный цикл проекта. Разработка проекта по фазе внедрения/ установки системы LIMS

Каждый проект имеет свой жизненный цикл. Жизненный цикл проекта имеет определенные начальную и конечную точки, которые могут быть привязаны к временной шкале. Проект в своем естественном развитии проходит ряд отдельных фаз, показанных в табл. 3.1. Жизненный цикл проекта включает все фазы от момента инициации до момента завершения. Переходы от одной фазы к другой редко четко определены, за исключением тех случаев, когда они формально разделяются принятием предложения или получением разрешения на продолжение работы.

Таблица 3.1. Жизненный цикл проекта по созданию информационных систем

В нашем случае рассмотрим подпроект, который составлен по 5 фазе, т. е. по внедрению и установке системы LIMS на предприятии.

Общие данные по проекту" Внедрение системы LIMS на предприятии«:

Начало: 06.09.2004

Окончание: 02.02.2005

Общая длительность: 108 дней

Результаты, полученные с помощью внедрения проекта по LIMS:

· В действительности внедрение проекта шло согласно плану и было выполнено в запланированных временных и ресурсных рамках;

· Опираясь на данные о реальном проекте, о перечне и последовательности задач, продолжительности этапов и о многом другом, есть возможность принимать жизненно важные для бизнеса решения более взвешенно;

· По завершении этого проекта его план со всей информацией, накопленной в ходе выполнения, был заархивирован для того, чтобы использовать его в качестве прототипа при внедрении аналогичной системы на других сайтах компании (это позволит сократить время и ресурсы на планирование и разработку плана внедрения LIMS, а также даст реальную оценку того, сколько, когда и каких именно ресурсов необходимо будет задействовать для решения той или иной задачи).

3.3 Разработка контрольных листов по обучению персонала

В процессе внедрения новой программы очень важным является то, на сколько персонал хорошо обучен. Именно этому вопросу уделяется много внимания и времени. Ведь от квалификации и навыков персонала зависит, будет ли реализация проекта успешной.

С целью мониторинга степени обученности персонала был разработан контрольный лист (рис. 3.4).

Рисунок 3.4. Контрольный лист для мониторинга степени обученности персонала Для идентификации степени обученности персонала, было принято закрашивать ячейки, соответствующие дню мониторинга, в следующие цвета:

Зеленый — LIMS функционирует на 100%, сотрудник обучен и уверен Синий — LIMS установлен, но сотрудник только начинает работать с программой Желтый — LIMS установлен, но сотрудник еще не обучен Оранжевый — Сотрудник уже обучен, но LIMS еще не установлен Красный — LIMS не установлен, сотрудник не обучен Такая карта дает наглядное представление о том, какая сложилась ситуация с внедрением системы, какие именно действия необходимо предпринять в первую очередь и где.

3.4 Выявление причин неэффективного внедрения LIMS. Составление диаграммы Исикавы

Для успешного внедрения системы необходимо проанализировать причины, которые могут мешать или мешают ее эффективному внедрению. Для этого целесообразно воспользоваться одним из семи простых инструментов менеджмента качества — причинно-следственной диаграммой Исикавы. Она была предложена Каору Исикавой в 1943 г. Этот инструмент помогает наглядно представить причины конкретной проблемы, идентифицировать их. Идея метода — выявить, а потом последовательно устранить или минимизировать воздействие выявленных причин, что и будет приводить к повышению качества. Значение причинно-следственной диаграммы может быть существенно повышено, если ее дополнить диаграммой Парето, матрицами распределения ответственности и матрицей планируемых действий.

3.5 Проведение Парето — анализа

Парето-анализ — это процесс ранжирования причин, альтернатив или результатов, который помогает установить, какие действия необходимо провести в первую очередь, чтобы улучшить исследуемый процесс. По словам Джурана, Парето — анализ позволяет отделить «небольшую составляющую существенных проблем» от «многочисленных тривиальных». Диаграмма Парето может быть использована на различных этапах процесса улучшения и помогает выяснить, какой шаг необходимо сделать следующим для улучшения рассматриваемого процесса.

Диаграмма Парето используется для определения приоритетных направлений по устранению причин ухудшения качества. Было выявлено, что в большинстве случаев подавляющее число дефектов и связанных с ними потерь возникает из-за относительно небольшого числа причин. Существует правило: 80−20, т. е. за 80% всех неприятностей, связанных с дефектами и браком, отвечают 20% причин.

Выяснив причины, влияющие на эффективность внедрение LIMS, большинство из них можно устранить, при этом существенно повысив эффективность внедрения системы.

Эта задача может решаться с помощью диаграмм Парето.

Различают два вида диаграмм Парето:

1. По результатам деятельности. Они служат для выявления главной проблемы и отражают нежелательные результаты деятельности (дефекты, отказы и т. д.);

2. По причинам (факторам). Они отражают причины проблем, которые возникают в ходе производства.

Построение диаграмм Парето включает следующие этапы:

1. Выбор вида диаграммы (по результатам деятельности или по причинам (факторам).

2. Классификация результатов (причин). Разумеется, что любая классификация имеет элемент условности, однако, большинство наблюдаемых единиц какой-либо совокупности не должны попадать в строку «прочие».

3. Определение метода и периода сбора данных.

4. Разработка контрольного листка для регистрации данных с перечислением видов собираемой информации. В нем необходимо предусмотреть свободное место для графической регистрации данных.

5. Ранжирование данных, полученных по каждому проверяемому признаку в порядке значимости. Группу «прочие» следует приводить в последней строке вне зависимости от того, насколько большим получилось число.

На основе данных, полученных в диаграмме Исикавы, строится и ранжируется таблица (Таблица 3.2.) причин, влияющих на эффективность внедрения LIMS.

Таблица 3.2. Список причин, влияющих на эффективность внедрения LIMS

Для выявления приоритетных действий по повышению эффективности внедрения системы LIMS была построена диаграмма Парето (рис. 3.6).

После построения диаграммы Парето целесообразным является построение еще двух столбиковых диаграмм, отражающих финансовые и временные затраты, необходимые для устранения каждой из выявленных причин.

Для построения таких диаграмм, также как и для диаграммы Парето, является необходимым построение таблиц, в которых проранжированы уровни материальных и временных затрат соответственно (Таблица 3.3, 3.4).

Таблица 3.3. Ранжирование по материальным затратам, необходимым для устранения выявленных причин, влияющих на эффективность внедрения LIMS

Таблица 3.4. Ранжирование по временным затратам, необходимым для устранения выявленных причин, влияющих на эффективность внедрения LIMS

На основе полученных таблиц можно построить диаграммы, которые помогут проанализировать сложившуюся ситуацию и принять правильное управленческое решение.

3.6 Рекомендации по повышению эффективности внедрения системы LIMS

По результатам проведенных работ можно составить матрицу распределения ответственности и матрицу планируемых действий, в которых отражается вся необходимая информация по дальнейшим действиям.

Матрица распределения ответственности показывает, кто внутри организации имеет отношение к той или иной выявленной причине, а также степень влияния, которое это лицо оказывает на причину для ее устранения или уменьшения влияния.

Матрица планируемых действий отражает действия, которые необходимо предпринять, ожидаемые результаты, устанавливает лица, которые должны принять участие в работах. По ней можно определить продолжительность работ и необходимые ресурсы.

Эти матрицы, дополняя причинно-следственную диаграмму, помогают наглядно изобразить взаимозависимость и степень участия в решении проблем различных лиц, координировать и согласовывать деятельность по улучшению, определять исполнителей, и выявлять действия, для осуществления которых не хватает соответствующих полномочий.

Матрица распределения ответственности

Матрица планируемых действий

3.7 Результаты процесса улучшения внедрения системы LIMS

Одним из преимуществ использования Парето-анализа является возможность сравнения состояния процесса до и после проведения действий по улучшению процесса. Это дает быструю визуальную оценку эффективности предпринятых действий и достигнутого прогресса.

Таким образом, после предпринятых действий по улучшению, повторно составляем диаграмму Парето, чтобы проанализировать, были ли наши действия эффективны или нет.

После проведения ряда действий по повышению эффективности внедрения системы LIMS (см. матрицу планируемых действий), были достигнуты следующие результаты:

1. Канал связи расширен, соответственно, система работает быстро (планируется дальнейшее расширение канала)

2. Количество пользователей LIMS сокращено после проведения анализа необходимости работы в LIMS

3. Все необходимые данные по процессам и параметрам, которых не было в системе, внесены в нее

4. Настройка (конфигурация) всей системы (в том числе и для разработок пива)

5. Персонал, у которого были трудности в работе с компьютером, освоили его

6. Трудностей при работе с англоязычным интерфейсом у персонала не возникает

7. Персонал в основном осознал необходимость внедрения системы LIMS

8. Система признана полностью внедренной и эффективно работающей Проблемы, которые остались нерешенными (хотя степень их влияния уменьшилась):

1. Причины исчезновения панели меню остались невыясненными, поэтому предотвратить ее повторное исчезновение пока не удается

2. Существуют отдельные работники, которые все еще неохотно работают в системе

3.8 Разработка документации по использованию системы LIMS

Каждый процесс в организации должен быть описан. Так, на Клинском пивокомбинате, разработана и поддерживается в рабочем состоянии документация системы менеджмента качества. С внедрением системы LIMS на предприятии процесс регистрации измерений параметров пива, проведение теста на отслеживание изменились. А изменения в процессе должны неизбежно найти отображение в изменении документации. Внедрение новой системы должно сопровождаться разработкой рабочей инструкции по использованию LIMS. С помощью такой инструкции персонал может без труда освоить работу и особенности данной системы. После утверждения рабочей инструкции по работе с LIMS, с ней должны быть ознакомлены все сотрудники, которые в своей работе сталкиваются с ее использованием.

Таким образом, после внедрения системы LIMS на предприятии Клинский пивокомбинат, была разработана рабочая инструкция по работе с отчетами в системе LIMS.

4. Организационно-экономический раздел

Методы сетевого планирования и прогнозирования (СПУ) используются при планировании сложных комплексных проектов, например, таких как:

o строительство и реконструкция каких-либо объектов;

o выполнение научно-исследовательских и конструкторских работ;

o подготовка производства к выпуску продукции;

o перевооружение армии;

o развертывание системы медицинских или профилактических мероприятий.

Характерной особенностью таких проектов является то, что они состоят из ряда отдельных, элементарных работ. Они обуславливают друг друга так, что выполнение некоторых работ не может быть начато раньше, чем завершены некоторые другие.

СПУ состоит из трех основных этапов:

Структурное планирование.

Календарное планирование.

Оперативное управление.

Структурное планирование начинается с разбиения проекта на четко определенные операции, для которых определяется продолжительность. Затем строится сетевой график, который представляет взаимосвязи работ проекта. Это позволяет детально анализировать все работы и вносить улучшения в структуру проекта еще до начала его реализации.

Календарное планирование предусматривает построение календарного графика, определяющего моменты начала и окончания каждой работы и другие временные характеристики сетевого графика. Это позволяет, в частности, выявлять критические операции, которым необходимо уделять особое внимание, чтобы закончить проект в директивный срок. Во время календарного планирования определяются временные характеристики всех работ с целью проведения оптимизации сетевой модели, которая улучшает эффективность использования какого-либо ресурса.