Организация документооборота на предприятии

Вариант 6

1. Перечислите, какие существуют бланки и форматы документов

2. Сделайте выписку из протокола

3. Составьте гарантийное письмо от имени Вашего предприятия со всеми необходимыми реквизитами

4. Составьте письмо-предложение на продажу 200 т каучука при условии получения подтверждения покупателя не позднее 15 числа (м-ца) 200. .г. Покупатель выясняет условия платежа и сроки поставки, а также гарантии качества товара. Укажите все недостающие реквизиты.

5. Составьте и оформите личную расписку на получение денежной суммы или товарно-материальных ценностей Список используемой литературы

1. Перечислите, какие существуют бланки и форматы документов бланк формат документ расписка Бланк документа — набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Бланк документа представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию.

Понятие бланка применимо только к письменным бумажным документам, так как правила записи информации на машинных носителях принципиально иные. На бланках оформляется большая часть документов любого предприятия.

Существуют так называемые бланки строгой отчетности, содержащие номер (иногда серию), зарегистрированные одним из установленных способов, имеющие специальный режим использования.

Согласно ГОСТ Р 6.30−2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» установлено три вида бланков:

— общий бланк (для оформления приказов, протоколов, актов и др.),

— бланк письма

— бланк конкретного вида документа.

Фирменный бланк — бланк с фирменной атрибутикой организации, который является визитной карточкой предприятия.

Большинство организационно-распорядительных документов: письма, справки, протоколы, приказы, распоряжения, положения, инструкции и т. д. — должны создаваться на бланках документов. ГОСТ Р 6.30−2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» классифицирует бланки организационно-распорядительных документов по следующим признакам: расположению реквизитов; по автору документа; виду документа В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков: угловой; продольный. В зависимости от автора документа бланки документов подразделяются на: бланк организации; бланк структурного подразделения; бланк должностного лица. В зависимости от вида документа бланки подразделяются на: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа (кроме письма).

Потребительские форматы бумаги устанавливает ГОСТ 9327–60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы»:

А3 — 297×420 мм;

А4 — 210×297 мм;

А5 — 148×210 мм;

А6 — 105×148 мм.

В России для служебных документов используются форматы (размеры листа бумаги) ряда А, принятые ИСО (Международная организация по стандартизации). Для управленческой документации, как правило, применяют формат A4, а для небольших документов — А5. Однако в работе с организационной техникой можно встретить материалы вспомогательного формата ряда В.

В соответствии с ИСО 216:1975 система форматов строится так, что каждый последующий формат получается делением предыдущего формата на две равные части параллельно наименьшей стороне листа. Буквы, А или В указывают ряд форматов, а цифра — число делений, произведенных, начиная с основного формата, обозначаемого АО и равного по площади 1 м² [формат ВО = 1.414 м2].

Основными являются форматы, представленные в табл. 1. Применение стандартных форматов в делопроизводстве обеспечивает экономию бумаги, дает возможность использовать средства механизации и автоматизации при составлении и обработке документов.

Формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены при подготовке документа. На практике также могут использоваться другие форматы бумаги (для остальных классов управленческой документации). Например, для изготовления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы с множеством граф, может использоваться бланк формата А3 (420×297 мм).

Таблица 1 — Основные форматы бумаги

2. Сделайте выписку из протокола Протокол — это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях и других формах работы коллегиальных органов. Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, тот вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, а также текст, отражавший его обсуждение и принятое по нему решение. Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же составляет заверительную надпись. Она состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего выписку, его личной подписи, фамилии, инициалов и даты. Если выписка из протокола выдается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью.

ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА ООО «СВЯЗЬ-ИНВЕСТ»

20.01.2010 г. № 8

заседания совета директоров

Председатель: В.И.Романов

Секретарь: З.П.Денисова

Присутствовали: 35 человек (список прилагается).

Повестка дня:

1. Принятие решения о приобретение пакета акций компании «Экспресс».

2. Об утверждении аудитора предприятия.

СЛУШАЛИ:

И.И.Дружинина о совершении сделки по приобретению акций компании «Экспресс».

ПОСТАНОВИЛИ:

Приобрести у компании «Экспресс» акции в кол-ве 100 (сто) шт. по цене 5 (пять) руб.

Председатель Совета директоров В.И.Романов

Секретарь З.П.Денисова

Подпись А.В.Рудин

Верно:

Секретарь Подпись З.П.Денисова

20.01.2010 г.

3. Составьте гарантийное письмо от имени Вашего предприятия со всеми необходимыми реквизитами Гарантийные письма — служебное письмо, содержащее обязательство или подтверждение. Гарантироваться могут оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы и др. В тексте гарантийного письма содержатся просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула: «Оплату (предоставление услуг и т. д.) гарантируем». Эта фраза является юридически значимым компонентом текста.

Если в письме гарантируется произвести оплату, автор сообщает свои банковские реквизиты. Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером.

Гарантийные письма также удостоверяются печатью организации.

Гарантийное письмо оформляется на бланке письма.

Обязательными реквизитами гарантийного письма являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика, адресат, подпись, оттиск печати, отметка об исполнителе.

Генеральному директору

ЗАО «АСКОНТ»

г-ну А.Е.Вербицкому

15.01.2010 № 1−3/28

На № 2−5/114 от 07.01.2010

Уважаемый Александр Евгеньевич!

Просим подтвердить возможность отправки в наш адрес двух контейнеров изделий Вашей компании.

Мы заинтересованы в их получении до конца текущего месяца.

Оплату (предоплату) гарантируем.

Наш расчетный счет р/с 40 702 810 535 080 001 536, в Канском филиале ЗАО КБ «Кедр» г. Канск

Коммерческий директор Подпись Ю. П. Емельянов Главный бухгалтер Подпись И.О.Щукина

М.П.

4. Составьте письмо-предложение на продажу 200 т каучука при условии получения подтверждения покупателя не позднее 15 (м-ца) 200. .г. Покупатель выясняет условия платежа и сроки поставки, а также гарантии качества товара. Укажите все недостающие реквизиты Письмо-предложение относится к категории информационных писем. Письмо-предложение — служебное письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением о сотрудничестве в различной форме.

В предложении обычно указываются наименование предлагаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условия поставки в зависимости от характера товара.

Ответ на предложение может содержать согласие на условия предложения, подтверждение принятия предложения. В этом случае сделка считается окончательно законченной. Принятием предложения является выдача заказа или заключение контракта.

ООО «РОЛЛО»

663 690, Красноярск,

ул. Ленина., д.44

Тел/факс 391 24−05−16

от 12.12.2010 № 221

на № 12/37 от 01.01.2010

Уважаемые господа!

Благодарим за запрос и сообщаем, что можем предложить Вам 200 тонн каучука.

Упаковка стандартная, в соответствии с ГОСТ.

Цена 3,5 $ за килограмм.

Товар будет поставляться в течение трех месяцев (начиная с даты получения Вашего заказа) одинаковыми месячными партиями.

Качество полностью будет отвечать представленным образцам.

Настоящее предложение действительно до 15.03.2010 года.

С нами можно связаться по телефаксу (269) 4−05−16.

С уважением Директор подпись О.Б.Сибиряков

5. Составьте и оформите личную расписку на получение денежной суммы или товарно-материальных ценностей Расписка — это документ, подтверждающий действия, которые уже состоялись (как правило, получение денег или материальных ценностей от предприятия или частного лица). Составляют расписку в произвольной форме на чистом листе бумаги от руки или печатным способом. В документе должны содержаться такие сведения:

— название вида документа (Расписка);

— фамилия, имя, отчество лица, которое дает расписку;

— сумма взятых денег (полученную сумму денег в расписке указывают цифрами, а в скобках расшифровывают словами) или названия товарно-материальных ценностей;

— дата оформления документа;

— подпись.

РАСПИСКА Город Магадан Двадцать пятое июня две тысячи десятого года Я, Иванов Иван Иванович (паспорт 44 400 011, выдан ОВД № 1 города Магадана 01.03.2002 года, проживающий по адресу: город Магадан, улица Егорьевская, дом 1, квартира 1) настоящей распиской удостоверяю, что двадцать пятого июня две тысячи десятого года получил непосредственно от гражданина Петрова Петра Петровича (паспорт 41 440 001, выдан ОВД № 1 города Магадана 21.03.2001 года, проживающего по адресу: город Магадан, улица Егорьевская, дом 7, квартира 2) денежную сумму в размере 280 000 (Двести восемьдесят тысяч) рублей 00 копеек.

Вышеуказанную денежную сумму в размере 280 000 (Двести восемьдесят тысяч) рублей 00 копеек я обязуюсь возвратить гражданину Петрову Петру Петровичу двадцать восьмого февраля две тысячи одиннадцатого года.

Иванов Иван Иванович подпись Список используемой литературы

1. ГОСТ Р 6.30−2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М: Изд-во стандартов, 2003.

2. Андреева, В. И. Делопроизводство: Практическое пособие / В. И. Андреева. — М: ООО «Управление персоналом», 2006. — 196 с.

3. Делопроизводство: Учебник / Т. А. Быкова, Л. М. Вялова, Л. В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т. В. Кузнецовой. — М.: МЦФЭР, 2006. — 560 с.

4. Квеско, С. Б. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие / С. Б. Квеско, В. Е. Киреенко. — Томск: изд-во ТПУ, 2005. — 112 с.

5. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30−2003 / Сост.: М. Л. Гавлин, А. С. Красавин, Л. В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М. В. Ларин, А. Н. Сокова. — М.: ВНИИДАД-М., 2003. — 90 с.

6. Серикова, Г. Н. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие / Г. Н. Серикова. — Томск: изд-во ТПУ, 2005. — 112 с.