Организация контроля исполнения документов в службах документационного обеспечения управления

КУРСОВАЯ РАБОТА

Тема:

" Организация контроля исполнения документов в службах документационного обеспечения управления"

Тема «Контроль исполнения документов» заинтересовал автора работы тем, что была рассмотрена только в теоретическом варианте, на лекциях, а ей хотелось бы изучить ее более подробно на практике, в аспекте деятельности службы документационного обеспечения управления Семеновского районного суда Нижегородской области.

Организация контроля исполнения документов — это важный этап работы с документами в службах документационного обеспечения управления, без которого не может обойтись ни одна структура, учреждение или предприятие. Обеспечение четкой работы контроля исполнения документов позволяет не только вовремя закончить работу с документами, но и повысить исполнительскую дисциплину отдельных должностных лиц или структурных подразделений в целом, которые непосредственно работают с массивом официальных документов. Контроль исполнения документов позволяет улучшить качество документирования, добиться соблюдения оперативности обработки управленческих бумаг и своевременного доклада руководству о нарушениях процесса исполнения.

Целью данной курсовой работы является исследование контроля исполнения документов в Семеновском районном суде Нижегородской области. Для этого автор работы должна решить следующие задачи:

1) изучить состояние технологии контроля исполнения документов;

2) исследовать субъекты и объекты контроля исполнения документов;

3) систематизировать данные о сроках контроля исполнения документов;

4) пронаблюдать за порядком снятия документов с контроля исполнения документов;

5) проанализировать формы ответственности за нарушение сроков контроля исполнения документов;

В данной курсовой работе автором будут рассмотрены следующие основные понятия и термины темы:

1) контроль исполнения документов;

2) субъекты контроля;

3) объекты контроля;

4) текущий контроль;

5) предупредительный контроль;

6) автоматизированный контроль;

7) итоговый контроль;

8) типовые сроки контроля исполнения документов;

9) индивидуальные сроки контроля исполнения документов.

Практическая значимость данной курсовой работы состоит в следующих аспектах:

1) учит автора курсовой работы профессиональным навыкам, что поможет в овладении будущей специальностью; способствует развитию логического мышления и совершенствованию навыков анализа и синтеза информации, развивает коммуникативные навыки при общении с людьми;

2) может послужить студентам будущих наборов по специальности 32 002 «Документационное обеспечение управления и архивоведение» в качестве методического пособия;

3) разовьет и усовершенствует работу с документами практикующих специалистов службы документационного обеспечения управления Семеновского районного суда Нижегородской области в собственной ежедневной деятельности по документационному обеспечению управления.

контроль технология документ ответственность

1. Контроль исполнения документов, выполняемых службой документационного обеспечения управления

В соответствии с определением ГОСТ Р51 141−98 контроль исполнения документов представляет собой совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Цель контроля не только содействие своевременному и качественному исполнению решений и заданий руководства предприятия или структурного подразделения. Не менее важным является получение информации об уровне исполнительской дисциплины, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений и отдельных исполнителей, проверки качества разработки документов, которые по своему содержанию, структуре, стилю изложения и оформлению полностью соответствуют установленным на этот счет требованиям.

Различают два направления контрольной деятельности:

· контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов;

· контроль за сроками исполнения документов.

Контроль по существу поставленных вопросов — это задача руководителя предприятия, организации или структурного подразделения. Такой контроль могут осуществлять и специалисты, занимающиеся указанными проблемами. Именно руководители подразделений и специалисты (исполнители) несут ответственность за правильность и своевременность решения вопросов. За содержание документа, выходящего за пределы организации, ответственность несет должностное лицо, подписавшее его. Как правило, таким лицом является руководитель организации или — в крупных учреждениях и на предприятиях — руководители структурных подразделений.

Другое направление — контроль за сроками исполнения документов — это важнейшая функция службы документационного обеспечения управления (ДОУ). Конкретные действия по контролю за сроками исполнения документов закрепляются в инструкции по делопроизводству.

Контроль исполнения документов осуществляется в несколько этапов:

· постановка документов на контроль;

· предварительная проверка и регулирование хода исполнения документов;

· снятие документов с контроля;

· направление исполненного документа в дело;

· учет, обобщение, анализ хода и результатов исполнения документов;

· информирование руководителей о результатах контроля в целях своевременного и качественного исполнения документов.

Документы контролируются на разных уровнях:

· своевременность исполнения документов;

· соответствие форм и бланков действующим нормативам и образцам;

· соответствие формы созданных документов их содержанию;

· уровень и формы удостоверения документов;

· соответствие подписей их расшифровкам;

· идентичность всех экземпляров.

Субъекты контроля исполнения документов — это должностные лица, уполномоченные проводить контроль. К ним относятся: представители вышестоящих организаций, учреждений, предприятий и их руководители; личный помощник руководителя; начальник канцелярии; заведующий архивом; инспектор по контролю исполнения; инспектор отдела кадров.

Объекты контроля исполнения документов — это технология работы с документами и сами документы, подвергающиеся контролю. К ним относятся: сроки работы с документами; правильность оформления бланков документов; правильность оформления реквизитов по ГОСТу; правильность датировки в реквизите № 16 и в визах согласования; идентичность всех экземпляров документов; соответствие подписей с их расшифровками; соответствие подписей работника его реальным должности; правильность уровня удостоверения документа, т. е. проверяется компетенция лиц уполномоченных делать подписи в документах.

Схема 1. Объекты и основные направления контроля исполнения документов

2. Выбор документов для постановки на контроль

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения и включенные в соответствующий перечень (табель форм), ежегодно утверждаемый руководителем предприятия, который создается исходя из специфики организации.

К документам, подлежащим обязательному контролю, относятся:

· документы вышестоящих органов;

· распорядительные документы;

· важные специфические документы, свойственные этой системе управления с конкретным сроком исполнения.

3. Постановка на контроль

Постановка документов на контроль исполнения, как правило, производится руководителем организации или специально уполномоченным должностным лицом службы делопроизводства, например, инспектором по контролю исполнения поручений (документов), на основании:

· положений законодательства, соответствующих нормативно-правовых актов, устанавливающих типовые сроки исполнения документов;

· указаний вышестоящего органа управления (власти), содержащихся в документе — например, если в содержании документа, поступившего на предприятие, включено требование об обеспечении контроля над его исполнением (исполнением соответствующего поручения);

· документа, изданного (утвержденного) руководителем предприятия — например, перечня (табеля форм) документов, обеспечение контроля исполнения которых является на предприятии обязательным;

· резолюции руководителя предприятия (иного должностного лица с соответствующими полномочиями), устанавливающей индивидуальный срок исполнения для конкретного документа.

Для постановки на контроль в верхней части лицевой стороны его первого листа (у правого поля, на свободном от текста месте) делается соответствующая отметка, обозначаемая штампом «К» или «контроль».

4. Основные требования к организации контроля исполнения документов

Контроль исполнения документов организуется на предприятии с вовлечением в указанную работу различных категорий должностных лиц и структурных подразделений. При этом на каждого участника контрольных мероприятий возлагаются соответствующие функции и полномочия.

Документы, за исполнением которых устанавливается контроль, подлежат учету в «Журнале контроля исполнения документов». Кроме этого, на первых листах документа в правом верхнем углу проставляется штамп «Н контроль» («К»).

Исходя из имеющихся указаний, а также количества находящихся на одновременном контроле документов, устанавливаются промежуточные сроки проверки их исполнения. В том случае, если их результаты свидетельствуют об отставании темпов работы по исполнению того или иного документа, специально назначенное должностное лицо вправе либо сделать исполнителю соответствующее напоминание, либо получить на этот счет дополнительные инструкции у руководителя. Продление сроков исполнения документа также является прерогативой указанного должностного лица.

Обязательному контролю подлежат;

· все без исключения поручения Президента РФ, в т. ч. содержащиеся в указах и распоряжениях;

· все постановления и распоряжения Правительства РФ;

· все служебные документы по линии руководства субъектов РФ;

· подготовка проектов записок и иных документов на имя Президента РФ и председателя правительства РФ;

· подготовка проектов приказов, докладов, предложений, заключений, разрабатываемы в соответствии с установленным порядком учета и отчетности (ежемесячно, ежеквартально, ежегодно (;

· исполнение всех указаний по входящим документам.

Поскольку речь идет о контроле за сроками исполнения документов, очень важным вопросом является определение этих сроков. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовые сроки имеются у ряда документов, перечень которых приведен в Государственной системе ДОУ. Этот перечень может быть использован, например, при составлении инструкции по делопроизводству конкретной организации или учреждения. В этом случае составленные перечни документов с типовыми сроками исполнения являются приложением к инструкции по делопроизводству. Однако перечень может составляться и как самостоятельный документ. Тогда он должен быть подписан руководителем службы ДОУ (или должностным лицом, выполняющим его обязанности) и утвержден руководителем предприятия.

Документы подлежат исполнению в следующие типовые сроки:

· имеющие в содержании конкретную дату исполнения — в указанный срок;

· не имеющие в содержании конкретной даты исполнения, но снабженной пометкой «срочно» — в 3-дневный срок;

· те же, но снабженные пометкой «оперативно» — в 10-дневный срок;

· прочие документы, не имеющие в содержании конкретной даты исполнения и указанных выше пометок — в срок не более одного месяца;

· подлежащие исполнению в соответствии с запросом члена (ов) Совета Федерации, депутата (ов0 Государственной Думы — в 30-дневный срок;

· подлежащие исполнению в соответствии с поручением правительства РФ — в 10-дневный срок;

· подлежащие исполнению в соответствии с письмами Министерства иностранных дел РФ и не требующими согласования с другими органами (организациями) — в 15-дневный срок;

· те же, но требующие согласования — в 30-дневаный срок;

· подлежащие исполнению в связи с обращениями, поступившими в адрес предприятия от юридических и физических лиц и требующими дополнительного изучения и (или) проверки — в 30-дневный срок;

· те же, но не требующие проверки — в 15-дневный срок.

Индивидуальные сроки исполнения могут содержаться в тексте документа (например, приказа) и в резолюции руководителя. Руководитель имеет право указать срок исполнения документа, если для него не установлен типовой срок или если конкретная управленческая ситуация требует изменения типового срока. Бывают случаи, когда невозможно сразу установить точный срок исполнения документа. Тогда устанавливается условный срок, который затем корректируется в ходе исполнения документа.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях в следующем порядке: сроки документов, поступивших от других организаций — с момента поступления, документов отправленных (исходящих) с момента их подписания или утверждения.

Исполнение контролируется с момента постановки документа на контроль.

5. Работа исполнителя с документами

Работа исполнителя с документами осуществляется по следующим этапам:

1) Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день в соответствии с резолюцией руководства организации и руководителя структурного подразделения.

2) Исполнителю должна быть предоставлена возможность пользоваться необходимыми ему законодательными и нормативно-методическими документами, автоматизированными базами данных, справочно-информационным фондом, архивными документами, а также техническими средствами.

3) Если исполнение поручено нескольким лицам, ответственный исполнитель имеет право созывать остальных исполнителей для выработки совместного решения. Ответственны исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, изложенной в подготовленном проекте документа.

4) В случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь) документ по указанию руководителя службы передается другому исполнителю с обязательным сообщением его фамилии в канцелярию или секретарю подразделения. При увольнении или переходе на другой участок работы сотрудник обязан сдать по акту документы и дела руководителю подразделения или по его указанию вновь назначенному сотруднику.

5) При решении вопроса по телефону или лично на исполненном документе исполнитель делает отметку об исполнении, например:

Спорные вопросы согласованы с представителями фирмы «Омега». Проект договора будет направлен до 10.05.2004.

Дата Подпись исполнителя

6) Результатом исполнения документа является проект документа, подготовленный исполнителем. Исполнитель несет ответственность за полноту, достоверность и своевременность сообщаемой информации.

7) На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку, определяет количество экземпляров документа и после регистрации обеспечивает изготовление необходимого количества копий.

8) Если документы имеют длительный срок исполнения и установлены даты промежуточного контроля, исполнитель сообщает в канцелярию о результатах каждого этапа работ.

9) Содержание проектов служебных документов не подлежит разглашению, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

6. Технология ведения контроля исполнения документов

Контроль за сроками исполнения документов подразделяется на текущий, предупредительный и итоговый. Каждый из видов контроля состоит из определенных процедур, которые следует рассмотреть подробнее.

В процессе текущего контроля решаются следующие задачи:

· постановка документов на контроль;

· формирование картотеки контролируемых документов;

· направление карточки контролируемого документа исполнителю;

· проверка своевременного поступления документа исполнителю;

· корректировка данных о ходе исполнения документов.

Последняя задача связана с тем, что сроки исполнения документа могут меняться, документ может передаваться из одного структурного подразделения в другое, к работе над ним могут привлекаться другие сотрудники.

Начало операций по контролю должно совпадать с моментом регистрации поступивших в организацию документов.

Если документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его сразу, при регистрации, имеет право ставить на контроль служба ДОУ. Документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок.

На документы, подлежащие контролю, формируется картотека (регистрационно-контрольные формы — РКФ или РКК — регистрационно-контрольные карточки)), в которых, наряду с другими сведениями, указываются:

· содержание поручения (резолюции);

· сведения о лице, в соответствии с поручением (резолюцией) которого исполнение документа подлежит контролю;

· сведения об исполнителе (ответственном исполнителе и соисполнителе) документа);

· срок исполнения документа.

Из РКК формируется контрольная картотека, которая имеет два раздела: «Контролируемый массив» и «Исполненные документы».

В первом разделе РКК расставляются по срокам исполнения с 1-го по 31-й день месяца. В дополнительную ячейку помещаются карточки документов, срок исполнения которых наступит в следующем месяце. В начале каждого месяца карточки документов этого месяца расставляются в соответствии с датой их исполнения.

Второй раздел картотеки «Исполненные документы» формируется по мере исполнения документов. В него помещаются РКК исполненных документов (т.е. после того, как документ исполнен и передан в дело). Этот раздел картотеки может формироваться по любому признаку, удобному для работы, с учетом специфики организации: по корреспондентам, видам документов, подразделениям-исполнителям и др.

Предупредительный контроль предполагает предупреждение исполнителей о том, что срок исполнения того или иного документа истекает через несколько дней. Обычно это делается за два-три дня до окончания срока, чтобы исполнитель имел возможность подкорректировать свои действия и в случае необходимости ускорить решение вопроса. Если же своевременное исполнение документа невозможно, об этом докладывается руководителю.

На этом этапе составляется инспектором по контролю сводка предупредительного контроля.

Табл. 1. Форма сводки предупредительного контроля

Итоговый контроль — это анализ и обобщение данных об исполнительской дисциплине. Аналитическая работа проводится службой ДОУ периодически6 один раз в неделю, месяц, квартал.

Учет и обобщение анализа должна поступать тем руководителям, которые устанавливают контроль и сроки исполнения документов. Важным фактором улучшения деятельности работников является гласное обсуждение причин невыполнения заданий и исполнения документов в установленные сроки.

Результаты итогового контроля находят отражение в сводках итогового контроля. Сводки позволяют в обобщенной форме получить данные об исполнение документов за определенный период.

Табл. 2. Форма сводки итогового контроля

В настоящее время все чаще применяются автоматизированная технология контроля исполнения документов. Автоматизация позволяет вести контроль более рационально.

При регистрации документов на персональном компьютере заполняется поле «Срок исполнения» и документ автоматически ставится на контроль. Соответствующие настройки позволяют выводить на экран списки документов, срок исполнения которых истекает сегодня или через день, два, три и т. д. Данные могут быть систематизированы не только по срокам исполнения, но и по исполнителям, структурным подразделениям, вопросам деятельности.

7. Проверка хода исполнения

В течение всего срока исполнения служба ДОУ регулярно проверяет ход исполнения документа. При небольших сроках исполнения за 3−5 дней до исполнения служба ДОУ напоминает исполнителям о приближении срока исполнения документа. Напоминание может быть сделано по телефону или в виде письменного сообщения. Для рассылки напоминаний можно использовать электронную почту.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти устанавливает порядок проверки хода исполнения документов с длительными сроками исполнения (предварительного контроля):

· задания последующих лет — не реже одного раза в год;

· задания последующих месяцев текущего года — не реже одного раза в месяц;

· задания текущего месяца — за 20 дней, за 10 дней, за 5 дней и за 2 дней до истечения срока.

Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в регистрационно-контрольной форме.

Продлить срок исполнения документа может то должностное лицо или учреждение, которое этот срок установило.

Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует службу ДОУ для внесения изменений в регистрационно-контрольную форму (новый срок, дата изменения, основание).

8. Снятие документов с контроля

После исполнения документы снимаются с контроля. На копии документа проставляется отметка об исполнении документа и направлении в дело, включающая:

· краткие сведения об исполнении или ссылку на документ-ответ (дата и номер);

· отметку «В дело»;

· номер дела, в котором будет храниться документ;

· дату;

· подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

В регистрационно-контрольную форму также вносятся сведения об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата. Если контроль велся с помощью РКК, карточка исполненного документа переставляется во второй раздел картотеки.

Если служба ДОУ установит, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствовали заданию, она вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения, даже если документ-ответ уже был подписан руководителем. В конфликтной ситуации вопрос о снятии с контроля решает руководитель, установивший срок исполнения документа, или руководитель организации.

Копия исполненного документа помещается в дело в соответствии с отметкой об исполнении. Если исполнялось поступившее в организацию письмо (от организации или физического лица), входящий документ и документ-ответ помещаются в одно дело по дате ответа и составляют единый комплекс документов.

Служба ДОУ обобщает и систематизирует данные о ходе и результатах исполнения документов, как правило, один раз в месяц и по завершении года. Данные о результатах контроля представляются руководителю организации и в каждое структурное подразделение.

9. Анализ исполнительской дисциплины

Данные о ходе и результатах контроля исполнения документов периодически анализируются. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обещаются ежемесячно. Наиболее наглядно результаты работы исполнителей выглядят, если в месячных сводках, представленные руководству, указываются:

· общее количество документов, находящихся в работе у исполнителей;

· количество (%) выполняемых с опережением установленных сроков;

· количество (%) не выполненных или выполненные позднее установленных сроков;

· задержки исполнения в рабочих долях;

· причины задержек исполнения.

На основе анализа этих данных руководство принимает меры по улучшению исполнительской дисциплины, ускорению документооборота организации и повышению общей культуры работы с документами.

10. Форма ответственности за несвоевременное исполнение документов

В соответствии с УСОРД к причинам, по которым документы задерживаться со сроками исполнения относятся:

· большой документооборот, т. е. превышение загруженности работника;

· низкая исполнительская дисциплинированность (халатное отношение сотрудника);

· большая занятость руководителя, что вызывает ослабление контроля за своими работниками;

· недостаток технических средств оформления и тиражирования.

Существует две формы ответственности:

· административная (штраф, лишение премии, устное и письменное замечание, выговор);

· дисциплинарная (временное понижение в должности, передвижка отпуска и увольнение в случае, если работник не предоставил объяснительную записку по причине нарушения сроков контроля).

11. Анализ ведения контроля исполнения документов на базе исследования — в Семеновском районном суде Нижегородской области

5 декабря 2006 года Семеновский районный суд Нижегородской области отмечал 210-летие.

Все началось с того, что в Семеновском районном суде заинтересовались историей судебной системы родного края. И начали по мере сил и возможностей собирать исторические материалы. Сам Семеновский район имеет большое историческое прошлое. Как известно из истории. Осле раскола православной церкви в наши заволжские леса бежали сторонники старой веры, селились на берегах реки Керженец, создавали скиты и по своего расположения получили название «кержаки», что означало и означает оплот старой веры. Историю семеновского края, и не только его, описал в своей книге М. Печерский «В лесах».

В 1780 году в Нижегородской губернии были образованы уездные суды — сословные судебные органы по гражданским и уголовным делам дворян, позднее и другие сословия в сельской местности и уездах.

В 1787 году в г. Семенове не было уездного суда и дворянской опеки, своего магистрата тоже не было, а когда семеновцы обратились с просьбой учредить у них совестной суд, т. к. за малочисленностью населения они могли судиться у городничих.

В 1796 году был создан Семеновский уездный суд, куда в результате ревизии был переведен судьей заседатель Верхнего земского суда Жедринский. Судья Семеновской уездной Нижней управы П. Бощанов был избран заседателем, а Д. Шнитинков — секретарем Семеновского уездного суда.

Судебная реформа 1864 года коренным образом изменила судоустройство и судопроизводство, созданные на основании «Учреждения о губерниях» 1775 года, были ликвидированы, образованы новые судебные учреждения: суды с назначаемыми судьями (окружные суды и судебные палаты) и суды с избираемыми судьями) мировые судьи и съезды мировых судей).

23 апреля 1869 года был образован Нижегородский окружной суд. Мировые суды, возглавляемые мировыми судьями, являлись низшей судебной инстанцией с упрощенным судопроизводством. Решения мирового суда могли быть обжалованы на уездном съезде мировых судей.

Почетными мировыми судьями Семеновского уезда были;

· Поручик А. Н. Белочовский:

· Губернский секретарь Н. Н. Бологовский:

· Князь А. М. Волконский;

· Коллежский с секретарь граф Шалашин.

Судьи Семеновского городового магистрата:

· 1835 год — Д. Скушовский, Ф. Миледин;

· 1863 год — К. Прудовский, Ф. Хехнев, Ф. Хренов;

· 1864 — И. Елунов, Е Милелин;

· 1854 — С. Шоронов, М. Киселев, Бочкарев.

После революции Семеновский городовой магистрат переименовали в Семеновский районный суд.

3 июля 1917 года, были избраны местные мировые судьи, и создан шесть участков местных судей, которые обслуживали как Семеновский, так и Борский район, входящий в то время в Семеновский уезд. Некоторые сведения о тех, кто осуществлял правосудие на территории Семеновского района, были обнаружены в архивах, но только с 1934 года.

Так, было установлено, что в октябре 1034 года народным судьей Семеновского района был избран В. В. Жаринов, который проработал на этой должности до 1040 года, затем был переведен на работу в министерство юстиции РСФСР. С 1945 по 1967 год правосудие в Семеновском районе осуществлял С. М. Соколов, председателем Семеновского народного суда с 1960 по 1969 год была К. Е. Шевчук. Затем с 1969 по 1989 год председателем Семеновского суда работала В. П. Задорина. В 1989 году судьей Семеновского нарсуда был избран Михаил Петрович Смирнов, который затем с 1993 по 1996 год работал председателем Семеновского райсуда. М. П. Смирнов преждевременно ушел из жизни. Также с 1963 по 1982 год судьей Семеновского суда работал Д. И. Кульков, ветеран Великой Отечественной войны, ушедший из жизни в 2006 году.

В настоящее время в отставке находятся судьи Т. А. Андронычева, которая проработала с 1981 по 2001 год, Л. И. Толькова — с 1997 по 2005 год.

С 1986 по 1994 год судьей Семеновского суда работала В. С. Мясникова, в настоящее время — судья Нижегородского областного суда.

В настоящее время Семеновский райсуд располагается в здании, ранее принадлежавшему Семеновскому райкому партии. Сюда по инициативе бывшего председателя Семеновского суда М. П. Смирнова, а также судьи В. С. Мясниковой, преодолевая сопротивление некоторых чиновников, переехал суд из ветхого деревянного здания, выполняя распоряжение Президента РФ № 32-рп от 3 сентября 1991 года «О неотложных мерах по улучшению работы судов РСФСР». Занимаемое здание не вполне отвечает требованиям, предъявляемым к помещению суда, необходимо провести капитальный ремонт здания.

В данное время производится компьютеризация суда, создан сайт Семеновского суда в Интернете, то способствует открытости и гласности, доступности судопроизводства для населения района.

До 2003 года в разбирательстве дел участвовали народные заседатели, что говорит об открытости судебных разбирательств. Сейчас любой человек может попасть на прием к любому судье на прием.

В 2003 году поступило на рассмотрение уголовных дел 190 (еще гражданских 213), то в 2005 — уже 244 (248 гражданских), а за девять месяцев 2006 года — 175 (плюс 174). Получается, на одного судью приходится около ста дел, а некоторые из них длятся месяцами.

Служба документационного обеспечения правления строит свою работу на следующих нормативных документах:

· Приказ Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29 января 1999 года № 8;

· Временная инструкция по делопроизводству в районном суде (в редакции приказа Верховного Суда Российской Федерации от 29 января 1999 года № 94);

· Инструкция по ведению судебной статистики в судах общей юрисдикции Российской Федерации, управлениях (отделах) Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации;

· Уголовно-процессуальный Кодекс российской Федерации;

· Гражданско-процессуальный Кодекс Российской Федерации;

· Административный Кодекс Российской Федерации.

В Семеновском районном суде функции документационного обеспечения управления осуществляет канцелярия, которая организует под руководством председателя суда свою работу в соответствии с Временной инструкцией по делопроизводству в районном суде и Инструкцией по ведению судебной статистики. Председатель суда

В силу специфики организации контроль исполнения документов существует в своеобразной форме. Поступающие документы (жалобы, предложения, заявления) от граждан и организаций регистрируются в журнале (форма № 23) с указанием даты их поступления. Зарегистрированные обращения в тот же день передаются председателю суда, который в соответствии с законодательством определяет исполнителя, срок рассмотрения и дает конкретные указания исполнителю. Отдельные обращения (например, поступившие от органов власти и должностных лиц, на которые после разрешения требуется дать ответ) могут быть поставлены председателем на контроль, о чем делается отметка в журнале (форма № 23). Заведующий канцелярией секретарь суда) систематически просматривает журнал регистрации и по всем обращениям, по которым истекает установленный срок разрешения, докладывает председателю суда. Если обращение не содержит вопросов, относящихся к компетенции суда, оно не позднее пяти дней после поступления в канцелярию направляется органам или должностным лицам, правомочным разрешить обращение, с сообщением об этом заявителю. Обращение считается разрешенным и снимаются с контроля в соответствии с резолюцией председателя суда. Разрешенные обращения вместе с копией ответа заявителю и другой перепиской по ним подшиваются в отдельные производства. О рассмотрении обращения делается отметка в журнале.

Субъектами контроля являются председатель суда и заведующая канцелярией, а объектами — сроки рассмотрения дел и исполнения решений по ним, и технология работы с ними.

На заведующую канцелярией возлагается контроль:

· за ведением документов первичного статистического учета (учетно-статистические карточки по уголовным и гражданским делам и др.) 4

· за сроками исполнения поступающих в суд предложений, жалоб, заявлений, за исполнением указов президента РФ о помиловании;

· контроль за исполнением судебных поручений, направленных в другие суды или поступивших из других судов.

Заведующая канцелярией ведет регистрационные учетные карточки, журналы формы № 23 и № 51, в которых указывается сведения об исполнительных документах.

В Семеновском районном суде основными документами, работа над которыми постоянно контролируется, являются уголовные, гражданские и административные дела. Контроль разделен на два этапа:

1. непосредственное рассмотрение дела на судебных заседаниях — председателем суда или его помощниками;

2. исполнение решения с уда службой судебных приставов или других уполномоченных лиц.

В организации существуют типовые сроки рассмотрения дел, которые указаны в Уголовно-процессуальном Кодексе РФ, Гражданско-процессуальном Кодексе РФ и в Административном Кодексе РФ. Уголовные дела рассматриваются, в соответствии с Уголовно-процессуальным Кодексом РФ, 30 дней; гражданские дела — 14 дней (с Гражданско-процессуальный Кодекс РФ); административные дела могут рассматриваться до 2-х месяцев (Административный Кодекс РФ).

Индивидуальные сроки рассмотрения может назначить председатель суда, например, когда требуется вынести срочное решение по делу или обращение пришло из вышестоящих органов.

После вынесения вердикта суда по тому или иному делу, выписывается исполнительный документ, который направляется соответствующему подразделению судебных приставов — исполнителю приговора Далее служба судебных приставов (или иные должностные лица) приводят приговор суда в действие, (срок исполнения приговора может быть любой). Исполнительный документ по завершении исполнительных действий возвращается суду. Зав. канцелярии ежеквартально проверяет возврат исполнительных листов. Обнаружив факты длительной задержки с возвратом исполнительных документов, зав. канцелярии готовит напоминания в адрес соответствующих подразделений судебных приставов, которым были направлены для исполнения указанные исполнительные документы. На отдельные дела (например, возмещение ущерба) заводится контрольно-исполнительное производство, регистрирующееся в специальном журнале (форма № 51) и в учетной карточке. Контрольное производство хранится в канцелярии суда до полного взыскания присужденных сумм (в нем находятся копия приговора суда, сведения о направлении для исполнения исполнительных документов, сведения о суммах производственных взысканий).

Нарушение сроков исполнения документов происходит не по вине работников канцелярии, а из-за других структур, не приславших во время дело, например, судебные приставы задержали возвращение исполнительных документов. В этом случае председатель выносит напоминание судебным приставам.

Все оконченные производством обращения (дела) хранятся в канцелярии суда, а по истечении календарного года сдаются в архив. У каждого дела свои сроки хранения (наиболее важные хранятся в государственном архиве постоянно).

Выводы

Контроль исполнения документов (дел), как технологическая функция на базе исследования имеется и является приоритетным (главным). Сам контроль исполнения документов проводится в два этапа:

1) рассмотрение дел в конкретные сроки;

2) исполнение решений суда службой судебных приставов и другими должностными лицами.

Нормативно-правовая база по контролю исполнения документов представлена на примере Временной инструкции по делопроизводству в районном суде, Гражданско-процессуальном Кодексе, Уголовно-процессуальном Кодексе, Административном Кодексе.

Постановка на контроль осуществляется в соответствии с Временной инструкцией по делопроизводству в районном суде председателем суда, который в соответствии с законодательством определяет исполнителя, срок рассмотрения и дает конкретные указания исполнителю. Специалист по контролю исполнения документов отсутствует, но его функции выполняет заведующая канцелярией суда.

Субъектами контроля являются председатель суда и заведующая канцелярией, а объектами — сроки рассмотрения дел и исполнения решений по ним, и технология работы с ними. На контроль исполнения ставятся все поступающие в суд обращения, заявления, жалобы граждан и организаций.

Контрольно-сроковая картотека в ГОСТовом виде не ведется, но имеются учетные карточки на контрольное исполнительное производство, специальные журналы.

Есть некоторые неточности в оформлении дел, но это связано со спецификой работы организации.

Изучение темы «Контроль исполнения документов» в курсовой работе помогло мне получить дополнительные знания и навыки для моей будущей профессии.

1. Басаков МИ. Справочник секретаря — референта. Практическое пособие. — Ростов н/Д.; «Феникс», 2001. — 512 с.

2. Замыцкова О. И. Делопроизводство: Учебное пособие. Ростов н/Д; «Феникс», 2001. — 416 с.

3. Кирсанова М. В., Аксенов Ю. В. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления; Учебное пособие. — 4-е изд. — М.: ИНФРА — М.; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2001. — 296 с.

4. Кузнецова Т. В. «Секретарское дело». Издание 5-е, исправленное, дополненное — М.: ЗАО «Бизнес-школа» «Интел-Синтез», 2002 — 334 с.