Организация работы рекламного агенства

Введение

ГЛАВА 1. Основные направления в рекламном бизнесе Дизайн Широкоформатная печать Оперативная полиграфия Реклама в транспорте Реклама на транспорте Офсетная печать ГЛАВА 2. Организационная структура ООО «Альтернативные системы»

Управление фирмой Творческий отдел Отдел продаж Производственная база Специалист по согласованию Особенности работы главного бухгалтера ГЛАВА 3. Финансовые показатели ООО «Альтернативные Системы»

ГЛАВА 4. Анализ ассортимента товаров и объема оказываемых услуг ГЛАВА 5. Анализ и рекомендации по совершенствованию организации коммерческой деятельности ООО «Альтернативные системы ГЛАВА 6. Выводы и предложения Список источников информации

Главной предпосылкой рационализации рекламной деятельности во всем ее масштабе является методическая и плановая подготовка рекламных сообщений и правильное их использование на всех этапах рекламного процесса.

Повышению эффективности рекламной деятельности способствует создание рекламных агентств, которые проводят ее на высо-ком профессиональном уровне, более рационально используют фи-нансовые средства и обеспечивают высокое качество рекламы. Рек-ламные агентства проводят комплексные исследования рынка и оцен-ку конъюнктуры, они оснащены вычислительной техникой, позво-ляющей быстро и точно обрабатывать получаемую информацию.

В реализации рекламного процесса принимают участие следующие субъекты:

1. Рекламодатель — юридическое или физическое лицо, являющееся источником рекламной информации для производства, размещения и последующего распространения рекламы. В роли рекламодателя может выступать любая торговая или производственная фирма, банк, инвестиционная компания, частный предприниматель, оплачивающие рекламу в соответствии со сделанным заказом.

Основные функции рекламодателя:

— определение объекта рекламы;

— определение особенностей рекламирования выбранного объекта (видов рекламы, создаваемых рекламных материалов, необходимого уровня рекламного представления);

— планирование затрат на рекламу;

— подготовка и передача исходных материалов рекламному агент-ству: формулирование целей и задач рекламы с учетом целевых групп потребителей, подготовка исходных текстов с акцентированием на главных достоинствах и особенностях рекламируемого объекта, пред-ставление, по возможности, образца товара;

— подготовка договора со второй стороной — рекламным агентст-вом — о создании рекламных материалов и размещении рекламы в средствах массовой информации, о проведении различных рекламных мероприятий;

— помощь исполнителю рекламы в ходе создания рекламных мате-риалов;

— утверждение эскизов, текстов, сценариев созданных рекламных средств и оригиналов рекламной продукции;

— оплата выполненных работ.

2. Рекламопроизводитель — юридическое или физическое лицо, осуществляющее полное или частичное приведение рекламной информации к готовой для распространения форме.

3. Рекламораспространитель — юридическое или физиче-ское лицо, осуществляющее размещение и распространение рекламной информации путем предоставления и использования имущества, в том числе технических средств радиои телевещания, а также каналов связи, эфирного времени и иными способами.

В качестве основных рекламопроизводителей и рекламораспрост-ранителей на российском рынке выступают рекламные агентства, ко-торые условно подразделяются на рекламные агентства с пол-ным циклом услуг и агентства, специализирующиеся на оказании только отдельных видов услуг.

В первую группу входят агентства, осуществляющие исследования, планирование, творческую деятельность, производство рекламных средств, а также услуги нерекламного характера: обеспечение паблик рилейшнз, разработка упаковки, организация выставок-продаж, пре-зентаций и т. п.

Специализация агентств способствует росту качества и творческого уровня выполнения ими отдельных видов рек-ламных работ. Однако такие агентства не имеют достаточной инфор-мации в области маркетинговых исследований, что может сказаться на снижении эффективности применения рекламных средств.

Реклама как одна из важнейших маркетинговых функций осуществляется большинством участников рыночной деятельности.

В современных условиях реклама представляет собой одну из от-раслей экономики, объединяющую десятки тысяч рекламных агентств и бюро. От того, насколько эффективно будет работать эта система, в немалой степени зависит эффективность функционирования экономики в целом.

Развитие рекламных агентств обусловлено следующими причинами:

Во-первых, рекламные агентства систематически сталкиваются с разнообразными маркетинговыми ситуациями, что способствует более глубокому пониманию интересов потребителей, приобретению навы-ков и повышению своей компетенции. Это позволяет создавать каче-ственные рекламные средства и обеспечивать эффективность их при-менения.

Во-вторых, рекламные агентства как независимые организации, исключают отрицательное воздействие на рекламу таких объективных факторов, как излишняя зависимость рекламы от вкусов отдельных руководителей, неверные установки относительно ожидаемой ответ-ной реакции потребителей и др.

В-третьих, рекламные агентства имеют устойчивые связи со средствами массовой информации, стабильно и своевременно закупа-ют у них время и место для размещения рекламы. Сотрудничество с рекламными агентствами позволяет рекламодателю оперативно ре-шать свои проблемы, помогает ему сэкономить средства и время.

В-четвертых, пользование услугами рекламных агентств обес-печивает системный подход к рекламе, что способствует росту ее эффективности.

Рекламные агентства как участники рекламного процесса выполняют следующие основные функции:

— осуществляют взаимоотношения со средствами массовой информации, размещая в них заказы и контролируя их выполнение;

— создают рекламную продукцию на основе полученных от рекламодателей заказов, разрабатывают планы комплексных рекламных кампаний, других рекламных мероприятий, используя потенциал как творческих, так и технических специалистов;

— ведут расчеты с рекламодателями и средствами массовой информации;

— сотрудничают с типографиями, студиями, рекламными комбина-тами, внештатными специалистами.

Для моей практики была выбрана Рязанская преуспевающая фирма «Альтернативные системы», расположенная по адресу: г. Рязань, ул. Могес, д. З0; и имеющая производственный цех на территории конденсаторного завода. И офис, и цех арендуется фирмой. Режим работы фирмы: с 9оодо 18оо часов ежедневно кроме субботы, воскресенья, с одним часом на обеденный перерыв. Производственная база работает с 9оодо 20оо часов.

ООО «Альтернативные системы»

Год основания — 2003 г.

Директор — Сухин Леонид Викторович Количество сотрудников — 92

Данная фирма представляет собой Общество с ограниченной ответственностью. Учредителями, которой является четыре человека, это прописано в учредительном документе, Уставе. На сегодняшний момент руководит фирмой директор, отчитываясь перед учредителями на собраниях. Область деятельности общества включает в себя:

1) Широкоформатная печать

2) Создание, монтаж/демонтаж наружной рекламы любой конфигурации и сложности;

3) Профессиональные маркетинговые исследования;

4) Оформление транспортной рекламы (наружной и внутренней);

5) Офсетная печать

6) Любой вид полиграфии;

7) Изготовление сувенирной продукции;

8) Оформление интерьера жилых и нежилых помещений;

9) Дизайнерские услуги;

10) Согласование любой сложности.

Рекламно производственная фирма «Альтернативные системы» основана в 2003 г. На первоначальном этапе развития локомотивом бизнеса являлась оперативная полиграфия. Гибкая система ценообразования и дружелюбный подход к клиенту позволили в течении одного года не только уверенно закрепится на рынке, но и создать доброе имя.

В первом квартале 2004 года было принято решение и успешно проведены переговоры о приобретении крупнейшей компании г. Рязани по изготовлению наружной рекламы ЗАО «АПРБ». Параллельно с выводом из глубочайшего кризиса направления наружной рекламы велись переговоры о покупке первого в городе трехметрового широкоформатного плоттера. В мае 2004 появился первый баннер 3 на 6 отпечатанный в городе Рязани. До июля 2005 все усилия и ресурсы компании были направлены на создание эффективного производства ориентированного на серьезный объем. В 2005 был запущен плоттер с печатью высокого качества.

Летом 2006 они запустили типографию с четырех красочной офсетной машиной.

Начало 2008 года — запущен новый трехметровый широкоформатный плоттер SkyWalker-1000, работающий на 16-ти новейших печатных головах Spectra, которые позволили не только повысить в два с половиной раза максимальную скорость печати, но и значительно повысить качество печати. Июль 2008 года — приобретен и успешно установлен широкоформатный плоттер Mimaki JV33−160.

Техническая база предприятия постоянно пополняется новым оборудованием и технологиями, что позволяет нашим клиентам держаться на шаг впереди конкурентов. Дружелюбная ценовая политика, сервис и профессиональные консультации — это лишь немногие аргументы за работу с нами.

ГЛАВА 1. Основные направления в рекламном бизнесе:

1) Дизайн Дизайнеры воплощают все идеи, а если таковых не окажется, не беда, можно довериться им. Большие предметные знания и практический опыт специалистов позволяют им создавать лучшие дизайн-проекты в своей области.

2) Широкоформатная печать Широкоформатная печать — это возможность изготавливать изображения практически любого размера. Это могут быть как плакаты метр на полтора, так и гигантские брандмауэры размером пять на двадцать, шестнадцать на двадцать пять или даже пять на четыреста метров! И это не предел.

Кроме того в широкоформатной печати используются материалы и чернила, предназначенные для эксплуатации на улице, т. е. изображению не страшны дождь, снег, яркое солнце, жара и холод. Специально разработанные краски гарантируют прекрасную цветопередачу и отличаются долговременной устойчивостью к воздействию влаги и ультрафиолетовых лучей на срок от 2 до 4 лет. Совершенная формула пигментированных красок обеспечивает превосходные результаты.

Фирма дорожит своей репутацией, поэтому не использует материалы низкого качества. Используемые материалы и чернила проверены временем и подходят для большинства заказов. В настоящее время фирма «Альтернативные системы» владеет самым мощным широкоформатным производством в Рязани. Благодаря парку оборудования они могут изготовить заказы в кратчайшие сроки, а опыт в сфере широкоформатной печати обеспечит их максимально качественное выполнение. В настоящее время парк оборудования цеха широкоформатной печати составляют:

· сольвентный плоттер SkyWalker-1000 (макс. ширина запечатки 3,15 м, предназначен для изготовления изображений больших размеров);

· сольвентный плоттер Infinity 3312C (макс. ширина запечатки 3,15 м, предназначен для изготовления изображений больших размеров);

· сольвентный плоттер OCE 6060 (макс. ширина запечатки 1.55 м, предназначен для интерьерной печати высокого качества, возможно применение на улице без ламинации);

· сольвентный плоттер Mimaki JV33−160 (макс. ширина запечатки 1.55 м, предназначен для интерьерной печати высокого качества, возможно применение на улице без ламинации);

· аппарат для сварки баннерной и тентовой ткани Triad, который позволяет делать идеальный и максимально прочный шов, изготавливать монтажные карманы, вваривать усиливающий шнур, проклеивать подгибы и т. д.

«Альтернативные системы» изготавливают:

изображения на щиты 3×6 и 3×12 метров (магистральные щиты);

изображения на призматроны любых размеров;

плакаты;

постеры 3×6 на бумаге;

транспаранты;

световые короба;

брандмауэры;

уличные перетяжки;

автомобильные тенты;

баннеры;

изображения для оформления стадионов, выставок, вокзалов;

оформление общественного транспорта и остановочных пунктов;

TV и театральные декорации;

плакаты для оформления витрин, мест продаж, окон, витражей и интерьеров помещений;

оформление строительных лесов;

напольную графику;

поверхности для мобильных выставочных стендов;

элементы престижной наружной рекламы и многое другое.

3) Оперативная полиграфия Оперативная полиграфия — это идеальное решение при работе с малыми тиражами. РА работает на передовом цифровом оборудовании, что позволяет качественно и недорого изготавливать любую полиграфическую продукцию в самые сжатые сроки. Кроме того, цифровые технологии это возможность изменять любую информацию на макете (адрес, телефон, номер, штрих-код и т. п.) без увеличения общей стоимости заказа.

РА изготавливает:

Визитки за час Дисконтные карты с номерами или штрих-кодом Полноцветные листовки Буклеты Карманные календари Квартальные календари Календари-домики Воблеры Шелфтокеры Дипломы и благодарственные письма Наклейки Гарантийные наклейки Нанесение изображения на компакт-диск Вымпелы Нанесение логотипа на ручки, брелки и зажигалки Объемные этикетки и наклейки на компьютеры

… и почти все, что можно сделать из бумаги.

4) Реклама в транспорте Реклама в салонах троллейбусов и автобусов является наиболее эффективным носителем для воздействия на группы населения с невысоким уровнем доходов. К этой ячейке общества относятся большинство жителей города, т. е. военные, учителя, медработники, работники социальной сферы, пенсионеры, студенты и т. д.

Каждый день общественным транспортом Рязани перевозится около 650 тысяч человек. Это, конечно, не означает, что каждый из них увидит Ваш рекламный модуль. Но, тем не менее, можно с уверенностью говорить о том, что число контактов за месяц будет достаточным для усвоения Вашей информации. Многие скажут, что люди имеющие свободные средства, перемещаются на маршрутных такси. Это не так, они стремятся к этому, но в час пик маршрутные такси не в состоянии перевезти и 30% от общей массы пассажиров.

Если бизнес ориентирован на жителей определенного района города, то часто клиенты обращаются именно за таким видом рекламы в «Альтернативные системы». При этом выбор маршрутов остается за покупателями. В свою очередь РА быстро и качественно разработает дизайн-макет рекламного блока. Изготовят нужное количество экземпляров и разместят на нужных маршрутах, проконтролируют наличие рекламы в полном объеме и, в случае отсутствия, произведут бесплатную доклейку.

Одним словом: реклама в общественном транспорте это:

Огромная аудитория Демократичные цены Реальная отдача

5) Реклама на транспорте Рекламно-производственная фирма «Альтернативные системы» предлагает новый вид наружной рекламы — реклама на городских автобусах. Реклама не останется не замеченной, ни для пешеходов, ни для автолюбителей. Преимущество данного вида рекламы заключается в том, что реклама на городских автобусах перемещается по всему городу, а, например, магистральный щит 6×3 работает только на определённый район Рязани. Разместив рекламу Вашего бизнеса на городских автобусах Вы охватываете максимальную часть аудитории города с минимальными затратами. Средняя цена аренды щитов 6×3 м по городу колеблется в районе 14 000 руб. в месяц за щит (в зависимости от выбора района), а стоимость аренды одного автобуса с Вашей рекламой — 10 000 руб. в месяц. Экономия и выгода очевидны.

6) Офсетная печать Приоритет компании «Альтернативные системы» — высокое качество продукции. Именно поэтому они предлагают новое направление компании, а именно типографию. Современная четырехкрасочная японская машина Ryobi 3304H позволяет добиваться высокого качества офсетной печати при минимальном времени исполнения заказа (срок от 2-х дней). Преимущество данного направления для клиента — оперативность выполнения заказа, большой тираж печати: визиток, календарей, листовок, буклетов, брошюры (от 500шт. и более), безупречное качество изготовленной продукции и низкие цены.

Вот несколько причин, благодаря которым фирма «Альтернативные системы» может успешно конкурировать с другими рязанскими фирмами:

Во-первых, оперативность. Для обеспечения скорейшего выполнения заказов они организовали работу типографии в три смены, 24 часа в сутки, семь дней в неделю. Их работа ведется всегда, когда есть работа. Это позволяет добиваться максимально возможных сроков выполнения заказов!

Во-вторых, они всегда пытается выполнить заказ в срок, который устанавливает не фирма, а заказчик. Допустим, есть сверхсрочный заказ, который должен быть готов уже через два дня. Клиент говорит о повышенной срочности, и, поговорив с предыдущими заказчиками, удается немного передвинуть сроки заказов и тем самым продвинуть вперед самые «горящие».

В-третьих, здесь работают одни из лучших печатников Рязани, прошедших специальное обучение. Это одна из причин, почему отпечатанная в «Альтернативных системах» полиграфическая продукция отличается превосходной четкостью и яркостью.

В-четвертых, развиты такие бесплатные услуги, как выезд к клиенту и доставка. Большинство специалистов по работе с клиентами являются выездными, то есть располагают собственными автомобилями и при необходимости выезжают к заказчику, чтобы принять заказ, отвезти готовую продукцию или просто обсудить что-либо с заказчиком напрямую. Кроме них есть несколько курьеров, которые могут доставлять готовую продукцию и документы, забирать задания на печать и так далее.

В-пятых, нет жестких требований к предоставляемому нам формату исходных изображений. Если качество предоставляемых вами оригинал-макетов по тем или иным причинам является неудовлетворительным, то бесплатно дорабатываются макеты до необходимого уровня, а также подготавливаются для дальнейшей передачи в производство.

ГЛАВА 2. Организационная структура ООО «Альтернативные системы».

Организационно-управленческая структура РА ООО «Альтернативные системы».

К функциям директора относятся:

1. контроль за движением финансовых и материальных ценностей;

2.общее управление деятельностью ООО «Альтернативные системы»;

3. контроль за состоянием оборудования и офисной техники.

4. анализ рынков спроса и предложения.

К функциям старшего менеджера относятся:

1. анализ деятельности офис менеджеров;

2. составление, заключение договоров и оформление специальных разрешений на продукт рекламы.

3. связи с общественностью.

4. контроль за работой дизайнеров;

5. контроль за работой брошюровщика;

К функциям дизайнера относится:

1. прием заказов на дизайнерскую часть работы;

2. предварительное графическое описание и обоснование будущего продукта рекламы;

3. разрешение специфических вопросов с клиентом.

К функциям офис-менеджера относятся:

1. прием/отправка факсимильных сообщений;

2. прием звонков;

3.

заключение

встреч с клиентами.

К функциям брошюровщика относится:

1. брошюрование;

2. резание и обработка неровных краев;

3. ламинирование;

К функциям руководителя отдела продаж относятся:

1. контроль за работой отдела продаж;

2. предоставление отчетов по проделанной работе;

3. составление, заключение договоров и оформление специальных разрешений на продукт рекламы.

К функциям менеджеров относятся:

1. пополнение клиентской базы РА;

2. встреча клиента и презентация товара;

3. контроль за исполнением заказов;

4. связь с клиентами.

К функциям специалиста по утверждению относятся:

1. утверждение рекламных проектов у главного художника;

2. подготовка полного комплекта документов;

3. согласование с генеральным проектом развития города;

4. согласование с департаментом по муниципальной собственности.

К функциям главного бухгалтера относятся:

1. ведение бухгалтерского и налогового учета в соответствии с национальными стандартами и нормативными актами, действующими в РФ;

2. предоставление налоговой, финансовой и статистической отчетности в сроки и органы, установленные действующим законодательством;

3. предоставление ежегодного отчета в органы правления обществом.

4. выдача заработной платы;

5. предоставление отчетов;

6. выдача денежных средств водителю;

К функциям начальника производственной базы относятся:

1. контроль за исполнением производства заказов;

2. составление отчета по закупкам;

3. контроль за качеством выполненных работ;

4. подготовка производства и наладочные работы.

К функциям работников производственной базы относятся:

1. прием сырьевых материалов;

2. производство рекламного товара;

3. монтаж рекламного товара.

К функциям оператора широкоформатной мастерской относятся:

1. прием сырьевых материалов;

2. печать рекламных плакатов;

3. передача материала начальнику производственного цеха или водителю.

К функциям оператора офсетной печати относятся:

1. прием сырьевых материалов;

2. серийная печать рекламных эскизов;

3. передача офсетной печати водителю.

К функциям специалиста по транспортной рекламе относятся:

1. прием рекламный материалов;

2. размещение в транспорте;

3. доклейка и составление фотоотчета.

К функциям водителя относятся:

1. перевоз сырьевых материалов, заказов и готовой продукции.

Управление фирмой.

Во главе всего рекламного агентства стоит директор, занимающиеся общим управлением фирмы. Он официально и реально решает вопросы деятельности фирмы. Издает приказы и распоряжения, обязательные к исполнению всеми работниками. В его обязанности входит постановка целей и задач, общий контроль за их достижением. В функции входят организация закупки сырья для производства продукта рекламы и прием заказов от VIP клиентов, которыми РА дорожит, принятие на работу сотрудников организации. Так же директор открывает счета в банках, пользуется правом распоряжения средствами и в некоторых случаях выдает доверенности.

В подчинении директора находятся главный бухгалтер; старший менеджер, офис — менеджеры, руководитель отдела продаж, менеджеры, брошюровщик, специалист по согласованию; начальник производственной базы, производственная база, оператор офсетной печати, оператор широкоформатной печати, специалист по транспортной рекламе, водитель.

В начале рабочей недели проводится сбор основных сотрудников фирмы (всех, кроме рабочих), на котором до сведения сотрудников доводится общий план работы на неделю, а также выслушиваются их предложения по конкретным вопросам, с тем, чтобы директор мог учесть их при принятии очередного решения.

Поиск квалифицированных продавцов (менеджеров): Значение персональной продажи является различным для разных отраслей экономики. Например, в работе с клиентами (рекламозаказчиками) менеджерам просто необходимо иметь навыки не только по активным продажам, но и знания по техническому исполнению разных заказов. Продавцы придают фирме индивидуальность, они помогают сформировать определенный имидж и удержать своих покупателей. Поэтому каждый менеджер должен всегда стремиться к удовлетворению запросов покупателей. Довольный клиент является верным доказательством того, что данный товар действительно хорош.

Для того чтобы привлечь постоянных клиентов, предприниматель должен подыскать себе квалифицированных продавцов. Методы приема на работу заключаются в наборе служащих из учебных заведений, и со свободного рынка труда, непосредственном размещением рекламных объявлений в местных газетах и с помощью агентств, специализирующихся на трудоустройстве менеджеров. Перед тем, как воспользоваться этими методами, предприниматель сначала должен ответить на следующие вопросы:

· В чем будут заключаться функции агентов?

· Какими будут их жалованье и дополнительные льготы?

· Есть ли у них перспектива продвижения по службе?

Производит закупку материалов необходимых для производства фирмы, а также следит за соблюдением Закона о предпринимательской деятельности ГК РФ, Закона о рекламе ГК РФ и Закон о защите прав потребителей ГК РФ.

Творческий отдел

Творческий отдел, который объединяет текстовиков, художников, специалистов-графиков (дизайнеров), редакторов и др. Они осуществляют генерирование идей рекламного обращения, находят верные средства их реализации. Роль такого отдела высока и здесь учитывается психологический фактор, а также определенные направления искусства. Данный отдел выполняет функции по созданию различных видов рекламных средств и согласование их с заказчиками. При выполнении своей работы необходимо учитывать пожелания клиента исходя из фирменного стиля и предпочтений. Обычно происходит обмен контактами и поддерживается связь с рекламозаказчиком, после проделанной работы он приглашается для утверждения при этом на эскизе макета ставится подпись (см Приложение 2). Следует отметить, что работа дизайнеров очень трудно ценима так, как часто не известно, сколько сил и времени было потрачено для осуществления высоких идей, поэтому работники творческого отдела сами общаются с клиентом об этом. Хотя не каждый клиент готов к выполнению творчества. Чаще их устраивает один вариант, сделанный наспех прямо в присутствии их, но что парадоксально, при этом подходе, заказчик, видя всю сложность этой работы в следующий раз, обычно доверяет вкусам дизайнеров и уже готов платить за несколько предложенных вариантов, оставив за собой право выбора. Теперь дизайнер становится обычным агентом по продаже своих идей и квалификации, но часто ему это дается трудно, поэтому на помощь приходят менеджеры по продажам. Принося заказ, обычно обсуждается объем работы, время, которое будет затрачено и стоимость этих усилий и только после соглашения, а часто и после предоплаты дизайнер берется за выполнение. Для осуществления своих и заказчика идей дизайнеры пользуются программами такими как: Corel Draw, Photoshop и 3D MAX. Внутри фирмы дизайнеры пользуются компьютерной программой 1С для внесения записи о заказе и его выполнении бланком, в свою очередь эта запись является отчетом о проделанной работе, что и является основанием для начисления процента. Эту информацию обрабатывает старший менеджер, а он сводит их в отчет о проделанной работе всего творческого отдела, для дальнейшего использования информации директора и главного бухгалтера. Также старший менеджер отвечает за работу офис — менеджеров, следит за точным исполнением их работы: принятием звонков и перенаправлением их в отдел продаж; подготовкой документов для клиента (счет-фактуры, договора, счета, акт выполненных работ и товарной накладной, см. Приложение 3) приветствием клиентов посещающих агентство; приглашением менеджера или дизайнера для выяснения каких-либо обстоятельств; выдачей полиграфической продукции. Старший менеджер следит за работой брошюровщика за тем, чтобы его занятость была распределена и в то же время заказы были готовы вовремя. Сам менеджер отвечает за исправную работу цветного принтера, за наличием сырья для бесперебойной работы и за составлением заказа материалов для изготовления полиграфической продукции, после чего доводит до сведения генерального директора.

Отдел продаж

Отдел исполнения заказов, в состав, которого входят руководитель и менеджеры, ответственные исполнители проектов или контакторы. Они представляют интересы заказчиков в своем агентстве и, наоборот, — агентство представлено в лице испол-нителей во взаимоотношениях с заказчиком. Руководитель отдела продаж координирует всю работу внутри агентства по выполнению заказа от начала создания до его реализации. При этом менеджеры закрепляется за конкретной категорией заказчиков.

Это позволяет учитывать специфи-ку рекламной деятельности рекламодателей, различия в масштабах и географии проводимых рекламных мероприятий, систематически поддерживать контакт с рекламодателями.

Оплата труда сотрудников отдела продаж должна ставиться в прямую зависимость от объема заказов, которые они получили и правильно выполнили, так как финансовое положение агентства будет во многом определяться предприимчивостью и налаженностью связей с потенциальными рекламодателями.

Взаимодействие рекламодателей и менеджеров может строиться по трем основным направлениям:

* рекламодатель диктует агентству, что, как и когда надо сделать;

* рекламодатель совершенно не вникает в то, что и как делает рекламное агентство по его поручению;

* рекламодатель проводит совместную работу, находя общие решения.

В первом варианте, если реклама не достигнет поставленных рекламных целей, агентство имеет право снять с себя ответственность за неудачную рекламу, учитывая, что оно выступало техничным исполнителем «чужих» идей.

Во втором варианте рекламодатель рискует средствами, выделенными им на рекламу своего товара, так как реклама может не достичь поставленной цели. Это объясняется тем, что рекламное агентство не всегда может составить и осуществить грамотную рекламную программу без участия рекламодателя и учета его знаний в области рекламируемого товара.

Третий вариант наиболее приемлем, так как он позволяет использовать совместно опыт специалистов рекламного агентства и рекламодателя при разработке и проведении программы, направленной на рекламирование конкретных товаров.

Для нормальной работы с рекламным агентством, возможности урегулирования возникающих разногласий или недоразумений, особенно при проведении сложной творческой работы, необходимо заключать договор.

Договор регулирует права и обязанности сторон в процессе разра-ботки, подготовки и распространения рекламы. Договор (Приложение 3) между рек-ламодателем и рекламным агентством должен содержать:[ Гермогенова Л. Ю. Эффективная реклама в России. Практика и рекомендации. М: «Рус Партнер ЛТД», 2004. С. 370]

* виды услуг, оказываемых рекламным агентством, включая разработку рекламной программы;

* перечень предметов рекламы и их характеристику;

* общий срок действия договора;

* общую сумму договора;

* порядок и сроки представления исходных данных, образцов предметов рекламы и их возврата;

* порядок и сроки представления на согласование рекламной программы;

* порядок и сроки согласования плана рекламных мероприятий, текстов, художественных оригиналов и сценариев;

* порядок и сроки представления отчетов о проведении рекламных мероприятий;

* условия имущественной ответственности сторон за нарушение порядка и сроков исполнения договоров;

* другие условия, которые рекламодатель и рекламное агентство считают необходимым предусмотреть в договоре;

* платежные и почтовые реквизиты участников договора. Каждый рекламодатель при исполнении договорных условий обязан соблюдать следующие правила:[ Гермогенова Л. Ю. Эффективная реклама в России. Практика и рекомендации. М: «Рус Партнер ЛТД», 2004. С. 375

]

1. К рекламному агентству в работе относиться как к партнеру.

2. Выполнять свои обязательства точно и в срок.

3. Не менять свои решения внезапно.

Работа с рекламными агентствами порождает необходимость иметь дело с их сотрудниками при размещении рекламы, а также с агентами, которые обращаются к рекламодателю после рекламных объявлений со своими встречными предложениями. Правильное использование таких предложений позволяет быстро и без дополнительных затрат разместить ту или иную рекламу. Не следует жалеть времени для работы с рекламными агентами, так как это позволит сэкономить массу времени на поиск соответствующих услуг.

В договоре между рекламным агентством и субъектом распространения рекламы следует предусматривать:

— услуги, оказываемые субъектом распространения рекламы, включая производство средств рекламы;

— общий объем газетной (журнальной) площади или времени вещания, выделяемый для передачи рекламных сообщений;

— перечень предметов и средств рекламы;

— порядок и сроки изготовления и тиражирования средств рекламы;

— порядок и сроки утверждения готовой рекламной продукции;

— порядок и сроки распространения, и календарный план передачи сообщений;

— порядок и сроки представления отчетов о распространении рекламы;

— сроки возврата рекламных средств;

— общий срок действия договора;

— общую сумму договора;

— порядок и сроки расчетов;

— условия имущественной ответственности сторон за нарушение по-рядка и сроков исполнения договора;

— другие условия, которые стороны признают необходимым предусмотреть в договоре;

— платежные и почтовые реквизиты сторон.

Договоры могут заключаться с привлечением дольщиков, которые участвуют в разработке условий, подписывают договоры и несут ответственность в пределах своей доли. Порядок заключения договоров на рекламные услуги регулируется Гражданским кодексом Российской Федерации и другими нормативными документами.

Заключение

договора не освобождает участников рекламного процесса от выполнения ими определенных правил рекламирования товаров, которые выработаны отечественной и зарубежной практикой и закреплены в Законе Российской Федерации «О рекламе» и других нормативных документах, регулирующих рекламную деятель-ность в нашей стране. О рекламе: Федеральный Закон РФ № 108-ФЗ. Принят Государственной Думой 14 июня 1995 года.]

Так как фирма уже достаточно большая и клиенты сами звонят и приходят, поэтому большое внимание менеджеры должны уделять сопровождению заказа и точному его исполнению, при этом работа должна быть высокоорганизованна для эффективного использования рабочего времени. Для этого оформляется специальный бланк — заказ (Приложение 4), с указанием стоимости, материалов, отдел исполнения и сроки. Он сопровождает заказ до его полного осуществления.

При переходе из одного отдела в другой работники, участвующие в создании рекламного проекта расписываются в этом бланке, это необходимо для контроля и выяснения обстоятельств при невыполнении или несвоевременном выполнении.

Для того чтобы удовлетворить потребности своих рекламозаказчиков, менеджеры должны разбираться во всех параметрах и технических моментах выполнения заказа и знать все сильные и слабые стороны продукции. Кроме того, они должны держать своих клиентов в курсе всех изменений предложения и цен. Помимо осуществления окончательной продажи, они должны отвечать на возможные претензии, вести ежедневный учет, составлять отчеты о продажах и помогать в разработке новых рекламных продуктов и программ по стимулированию сбыта.

Производственная база

Производственная база работает под руководством начальника, который несет материальную ответственность, а также отвечает за выполнение работы по изготовлению рекламных проектов. Под его ведомством находится широкоформатная мастерская, так как часто продукция мастерской является материалом для изготовления рекламных конструкций. Сложность работы этого отдела заключается в разнообразии видов конструкций (в основном каждый вид индивидуален), своевременности выполнения, зависимости мастеров друг от друга (что влечет за собой большую ответственность), исполнении горящих заказов.

Во избежание, каких — либо трудностей начальник ежедневно составляет план работ индивидуально для каждого мастера, контролирует их работу, помогает с выполнением, ведет расчеты по каждой конструкции, составляет заказ материалов, отчитывается перед директором о настоящем ходе дел.

Таким образом, начальник является ключевой фигурой на производстве, несет большую ответственность и должен обладать большим опытом работы, уметь общаться с подчиненными, уметь решать проблемы и быстро маневрировать между решениями.

При своей работе начальник руководствуется поступившими бланками заказами (Приложение 4), что свою очередь определяет последовательность работ. Как было сказано выше, эти бланки поступают от менеджеров, поэтому часто приходится поддерживать контакт и уточнять какие — то моменты по поводу правильности выполнения и методов работы.

Специалист по согласованию.

При выполнении своей работы специалист должен ознакомиться с правилами оформления документов на согласование, а также знать правила установки и демонтажа.

Правила размещения наружной рекламы и информации в городе Рязани приняты в целях усиления муниципального контроля над процессом формирования благоприятной архитектурной и информационной городской среды. Разработаны на основании предусмотренной Законом Российской Федерации закона «О защите прав потребителей» и на основании Федерального закона «О рекламе», Градостроительного кодекса Российской Федерации.

Назначение информации такого характера состоит в извещении неопределенного круга лиц о фактическом местонахождении юридического лица и (или) обозначении места входа. По смыслу ст. 2 Закона о рекламе под таковой понимаются сведения, распространяемые исключительно для формирования и поддержания интереса к юридическому или физическому лицу, его товарам, идеям и начинаниям.

Указание юридическим лицом своего наименования на вывеске (табличке) по месту нахождения преследует иные цели и не рассматриваться как реклама" .

Любую иную информацию на вывеске, которую изготовитель (исполнитель, продавец) размещает по собственной инициативе и которая формирует или поддерживает интерес к юридическому (физическому) лицу, разместившему вывеску, либо к его товарам, следует рассматривать как рекламу.

Проектная документация требуется на: крышные установки, щитовые установки, настенные панно, электронные экраны, уличную мебель, панели-кронштейны средства наружной рекламы, размещаемые на территории города, должны быть зарегистрированы в порядке, установленном анализируемым Положением.

Эксплуатация, внешний вид и содержание наружной рекламы должны на зданиях с площадью более 1 кв. м, горизонтальный габарит конструкции более 1,5 м. (п. 3.4.1 в ред. Решения Рязанского городского совета от 06.07.2006 N 504−111 (Приложение 5).

Средства наружной рекламы, размещаемые на улицах 1-й и 2-й категории, должны иметь в темное время суток внутренний или наружный подсвет. (п. 3.16 в ред. Решения Рязанского городского совета от 28. 09.2006 N 646−111? от 27/12/2007 N 1071−111 (Приложение 5). Все выполняемые работы при установке средств наружной рекламы должны соответствовать проектной документации. Проекты на конструктивную часть стендовых установок стационарного типа должны иметь в обязательном порядке заключение независимой технической экспертизы, имеющей лицензию на ее проведение. После установки стендовой конструкции акт выполненных работ, подписанный представителями заказчика, организацией, осуществляющей строительно-монтажные и проектировочные работы, представляется в департамент муниципальной собственности. В случае непредставления акта разрешение на распространение, наружная реклама аннулируется. Место установки средств наружной рекламы подлежит благоустройству.

Ответственность за техническое состояние стендовой установки в период эксплуатации, безопасность креплений, конструкций и изготовление рекламы в натуре и в полном соответствии с утвержденным проектом несут рекламораспространитель. (п. 6.2 в ред. Решения Рязанского городского совета от 06.07.2006 N 504−111 (Приложение 5)). На установленном средстве наружной рекламы, за исключением вывесок, рекламораспространитель обязан указать номер разрешения на распространение наружной рекламы, а на стендовых установках дополнительно — наименование юридического лица и номер телефона.

Запрещается размещение наружной рекламы, создающей помехи жизнедеятельности города, наносящей ущерб историческому наследию, облику города, несущей информацию, нарушающую действующее законодательство. При проведении работ по монтажу отдельно стоящих средств рекламы у заявителя должен быть оформлен ордер на производство работ, выдаваемый административно — технической инспекцией города после получения разрешение на распространение наружной рекламы.

Поверхность неэксплуатируемая рекламоносителем должна быть окрашена в светлые тона. При отсутствии рекламного изображения свыше 15 дней департамент муниципальной собственности имеет право временно разместить на этом месте социальную рекламу.

Замена рекламного изображения может быть осуществлена рекламораспространителем только после его согласования с департаментом муниципальной собственности и внесения соответствующих изменений в паспорт рекламного места. Паспорт рекламного места оформляется в департаменте муниципальной собственности или рекламораспространителем. Не требуется оформление паспорта для средств наружной рекламы полезной площадью до 1-го кв. м.

К распространению рекламы алкогольной и табачной продукции применяются ограничения, предусмотренные ст. 16 Федерального закона «О рекламе». При распространении наружной рекламы должны строго выполняться требования ГИБДД при УВД Рязанского края по обеспечению безопасности дорожного движения, утвержденные в установленном порядке.

В целях проведения единой художественно — архитектурной программы развития наружной рекламы на территории города и рассмотрения возникающих спорных вопросов по художественно — эстетическому оформлению рекламы создается городской Совет по развитию наружной рекламы. Положение о городском Совете по развитию наружной рекламы и персональный состав Совета утверждаются постановлением мэра города.

Социальной рекламой является информация или изображение, распространяемые с помощью средств наружной рекламы, представляющие общественные и государственные интересы и направленные на достижение благотворительных целей.

Реклама может быть признана социальной только в том случае, если на рекламном изображении отсутствуют какие, либо ссылки или упоминания в явной или косвенной форме на заказчика (фирменный знак, телефоны, названия организации, учреждения, адрес и т. д.). Эскиз наружной социальной рекламы, размещаемой на муниципальных рекламных носителях, согласовывается с Главным художником города и утверждается директором департамента муниципальной собственности.

В соответствии с требованиями статьи 18 Закона РФ «О рекламе» рекламораспространители и рекламопроизводители обязаны осуществлять распространение или услуги по производству социальной рекламы в пределах 5 процентов годовой стоимости представляемых ими услуг по распространению или производству рекламы.

Рекламораспространители, представляющие свои рекламоносители для социальной рекламы сроком не менее 3 месяцев, освобождаются от оплаты за выдачу разрешительных документов на срок распространения социальной рекламы.

Рекламораспространители, передающие денежные средства для создания социальной наружной рекламы, не оплачивают расходы за получение разрешительных документов на распространение наружной рекламы.

Бесхозные средства наружной рекламы передаются в муниципальную собственность в установленном порядке и могут быть использованы для размещения социальной рекламы.

«Нормативные требования, предъявляемые к средствам наружной рекламы, размещаемой в г. Рязани», именуемые в дальнейшем правила, устанавливают единый для города Рязани порядок к проектированию и размещению (монтаж, демонтаж), а также эксплуатации средств наружной рекламы и контроля за соблюдением этих правил.

Размещать средства наружной рекламы и информации в Рязани разрешено юридическим и физическим лицам, соблюдающим Федеральный закон «О рекламе» и на основании решения Рязанской городской думы от 28.09.1999 N 344, утвердившей «Положение о порядке распространения наружной рекламы на территории города Рязани» .

Соблюдение данных правил обязательно (п. 6.4 в ред. Решения Рязанского городского совета от 06.07.2006 N 504−111 (Приложение 5)). Для всех юридических лиц, независимо от форм собственности и ведомственной принадлежности, а также физических лиц, участвующих в деятельности по размещению и эксплуатации средств наружной рекламы и информации в Рязани. Основными требованиями к рекламному изображению, размещаемому на рекламоносителе, являются соответствие действующему законодательству, краткость, высокий художественно — эстетический уровень исполнения по композиционному, графическому и цветовому решению.

Средства наружной рекламы при их размещении на территории города, зданиях, сооружениях и иных объектах не должны нарушать единого архитектурно — художественного облика прилегающих улиц, площадей, зданий и сооружений, должны гармонично вписываться в элементы архитектуры, внешнего благоустройства территории, а также элементы озеленения и особенности ранее согласованной и установленной рекламы. Средства наружной рекламы и информации не должны снижать безопасность дорожного движения, создавать помех для прохода пешеходов, уборки улиц и тротуаров, а также обслуживания линий электрических, контактных сетей и зеленых насаждений, препятствовать поверхностному водоотводу с газонов, площадок и городских дорог.

Конструкции объектов наружной рекламы не должны создавать помех для восприятия архитектуры фасадов и не являться экраном, мешающим восприятию городской среды. Запрещается размещение стационарных средств наружной рекламы и информации, являющихся источниками шума, вибрации, мощных световых, электромагнитных и иных излучений и полей вблизи жилых объектов.

В связи с изложенными выше требованиями необходимо собрать целый пакет документов: эскиз макета, заявление о выдаче разрешения на устанавливаемою рекламною конструкцию, свидетельство о регистрации, полное описание конструкции, фото дальнего плана (с полным ознакомлением ближайших зданий и архитектурных решений), генеральный план строительства (п. 4.4 в ред. Решения Рязанского городского совета от 06.07.2006 N 504−111 (Приложение 5)).

Эти документы должны быть собраны, после чего этот пакет документов (Приложение 6), специалист по согласованию относит на утверждение к главному художнику и далее по другим инстанциям. Порой после определенных замечаний происходит доработка макетов совместно с дизайнером, присутствие самого клиента необязательно. Причем время до полного утверждения может быть от 3 недель до 1,5 месяца.

Особенности работы главного бухгалтера.

В ООО «Альтернативные системы применяется «упрощенка» в соответствии с п. 2 ст.346.11 гл. 26.2 НК РФ применение упрощенной системы налогообложения, учета и отчетности организациями, подпадающими под его действие, предусматривает замену уплаты совокупности установленных законодательством Российской Федерации федеральных, региональных и местных налогов и сборов уплатой единого налога, исчисляемого по результатам хозяйственной деятельности организаций за отчетный период. Законодательством не предусмотрено освобождение организаций, применяющих упрощенную систему налогообложения, от уплаты других установленных законодательством Российской Федерации федеральных, региональных и местных налогов и сборов.

Оплата труда сотрудников отдела по связям с заказчиками и отдела продаж должны ставиться в прямую зависимость от объема заказов, которые они получили и правильно выполнили, так как финансовое положение агентства будет во многом определяться предприимчивостью и налаженно-стью связей и работы с потенциальными рекламодателями. Таким образом, в фирме «Альтернативные системы» для дизайнеров, менеджеров, офис-менеджеров, руководителя отдела продаж, старшего менеджера, специалиста по согласованию, работников производственной базы и широкоформатного отдела применяется комбинированная система оплаты труда. Она состоит из оклада (повременная) и проценты от сделок (сдельная), такая система оплаты труда в бухгалтерии называется сдельно-премиальная. А вот для таких работников как главный бухгалтер, водитель, брошюровщик, применяется оклад, и для самого генерального директора тоже. По усмотрению директора те или иные сотрудники могут получать премию зависимости от вложенных усилий и полученного результата.

Для осуществления своей работы бухгалтер пользуется тремя основными для своей работы компьютерными программами, такими как программа 1С, Система «банк клиент» и «Налогоплательщик».

Программа 1С: Бухгалтерия является универсальной бухгалтерской программой и предназначена для ведения синтетического и аналитического бухгалтерского учета по различным разделам. Аналитический учет ведется по объектам аналитического учета (субконто) в натуральном и стоимостном выражениях. Программа предоставляет возможность ручного и автоматического ввода проводок. Все проводки заносятся в журнал операций. При просмотре проводок в журнале операций их можно ограничить произвольным временным интервалом, группировать и искать по различным параметрам проводок. Кроме журнала операций программа поддерживает несколько списков справочной информации (справочников):

1. план счетов;

2. список видов объектов аналитического учета;

3. списки объектов аналитического учета (субконто);

4. констант и т. д.

На основании введенных проводок может быть выполнен расчет итогов.

Итоги могут выводиться за квартал, год, месяц и за любой период, ограниченный двумя датами. Расчет итогов может выполняться по запросу и одновременно с вводом проводок (в последнем случае не требуется пересчет).

После расчета итогов программа формирует различные ведомости:

1. сводные проводки;

2. оборотно-сальдовую ведомость;

3. оборотно-сальдовую ведомость по объектам аналитического учета;

4. карточка счета;

5. карточка счета по одному объекту аналитического учета;

6. анализ счета (аналог главной книги);

7. анализ счета по датам;

8. анализ счета по объектам аналитического учета;

9. анализ объекта аналитического учета по всем счетам;

10. карточка объекта аналитического учета по всем счетам;

11. журнальный ордер.

В программе существует режим формирования произвольных отчетов, позволяющий на некотором бухгалтерском языке описать форму и содержание отчета, включая в него остатки и обороты по счетам по объектам аналитического учета. С помощью данного режима реализованы отчеты, предоставляемые в налоговые органы, кроме того данный режим используется для создания внутренних отчетов для анализа финансовой деятельности организации в произвольной форме. Кроме того программа имеет функции сохранения резервной копии информации и режим сохранения в архиве текстовых документов.

Система «банк — клиент»: Эта система облегчает жизнь для бухгалтера. С помощью этой программы можно в любой момент оплатить счета выставленные поставщиками и получить выписки по счетам (отследить баланс счетов), при этом нет необходимости выезда в банк. Для того чтобы установить программу необходимо иметь компьютер или ноутбук, а также для работы с банком необходимо доступное подключение к «Internet». Система работает по доступу «электронный ключ», который выдается при заключении договора с банком на обслуживание этой программы. Для обеспечения безопасности клиент ставит на платежных поручениях свою электронную печатьподпись, которая известна только ему. Для удобства, система устанавливается специалистами банка, и клиент получает полную информацию по правильной работе с ней, что в свою очередь облегчает использование программы «банк — клиент». При этом фирма получает несколько преимуществ: исчерпывается необходимость присутствия в банке для осуществления, каких — либо расчетных операций, оплаты могут происходить в режиме реального времени, независимость от места нахождения клиента (города). Достаточно 1 раз в месяц привезти платежные поручения с печатью и забрать выписки из банка с отметкой банка о проведенных операциях.