Особенности создания базы данных в MS Access

• Введение
• 1. Таблицы
• 1.1 Исследование предметной области
• 1.2 Создание таблиц
• 1.3 Выбор типов данных
• 1.4 Создание ключевого поля
• 1.5 Сохранение, изменение и удаление таблицы
• 1.6 Заполнение таблицы данными
• 1.7 Редактирование полей
• 1.8 Создание межтабличных связей
• 2 Запросы
• 3. Формы
• 4. Отчеты
• 4.1 Создание отчета
• 4.2 Изменение отчета
• 4.3 Печать отчета
• 5. Кнопочная форма
• 6. Выполнение в Excel
• Заключение
• Литература

Системы управления базами данных (СУБД) являются едва ли не самым распространенным видом программного обеспечения. СУБД имеют более чем тридцатилетнюю историю развития с сохранением преемственности и устойчивых традиций. Идеологическая ценность СУБД объясняется тем, что в основе программ такого рода лежит концепция модели данных, то есть некоторой абстракции представления данных. В большинстве случаев предполагается, что данные представлены в виде файлов, состоящих из записей. Структура всех записей в файлах одинакова, а количество записей в файле является переменным. Элементы данных, из которых состоит каждая запись, называются полями. Поскольку во всех записях имеются одни и те же поля (с разными значениями), полям удобно давать уникальные имена. Многие практически важные случаи хорошо укладываются в такое представление данных. Все СУБД поддерживают в той или иной форме четыре основных операции:

— добавить в базу данных одну или несколько записей;

— удалить из базы данных одну или несколько записей;

— найти в базе данных одну или несколько записей, удовлетворяющих заданному условию;

— обновить в базе данных значение некоторых полей.

Большинство СУБД поддерживают, кроме того, механизм связей между различными файлами, входящих в базу. Например, связь может установиться явным образом, когда значением некоторых полей является ссылка на другой файл, такие СУБД называются сетевыми, или же связь может установиться неявным образом, например, по совпадению значений полей в различных файлах. Такие СУБД называются реляционными.

MS Access является СУБД реляционного типа, в которой разумно сбалансированы все средства и возможности, типичных для современных СУБД. Реляционная база упрощает поиск, анализ, поддержку и защиту данных, поскольку они сохраняются в одном месте. Access в переводе с английского означает «доступ». MS Access — это функционально полная реляционная СУБД. Кроме того, MS Access одна из самых мощных, гибких и простых в использовании СУБД. В ней можно создавать большинство приложений, не написав ни единой строки программы, но если нужно создать нечто очень сложное, то на этот случай MS Access предоставляет мощный язык программирования — Visual Basic Application.

Цели курсовой работы — систематизация, закрепление и расширение теоретических знаний студентов, развитие и проявление ими навыков самостоятельного решения прикладных задач с использование информационных технологий, практической реализации автоматизированной обработки экономической информации.

Задачами курсовой работы являются:

· приобретение практических навыков по обследованию конкретной предметной области и разработке реляционных моделей баз данных экономического направления;

· практическое применение прикладных программ общего назначения для решения экономико-управленческих задач.

Процесс выполнения курсовой работы позволяет оценить знания студента, умение приложить теоретические знания к решению практических задач, его способность к самостоятельной работе.

1. Таблицы

Таблицы являются основными объектами базы данных, поскольку в них, собственно, и хранится информация. Создание любой базы данных начинается именно с создания таблиц. Перед разработкой таблиц опишем предметную область, чтобы понять, какую именно информацию нужно хранить в таблицах.

1.1 Исследование предметной области

Предметной областью задачи является автосалон. Автосалон оказывает клиентам различные виды услуг, которые характеризуются названием, стоимостью, длительностью работ и т. д. Вся информация о клиентах (ФИО, номер телефона, номер дисконтной карты и т. д.) и о оказанных им услугах должна храниться в базе данных.

В соответствии с заданием информация об автосалоне включает в себя:

— названия услуг;

— стоимость;

— длительность работ;

— ФИО клиентов;

— номер телефона;

— номер дисконтной карты;

— и т. п.

На основе анализа была получена следующая информация:

Таблица 1. Сведения об автосалоне

Проанализировав предметную область и данные в таблице 1, выделяем следующие сущности и атрибуты:

· Дисконтные карты: код карты, код клиента;

· Клиенты: код Клиента, ФИО, Номер телефона;

· Связь карт и скидок: код скидки, код карты;

· Связь клиентов с услугами: код связи клиентов с услугами, код клиента, код услуги, Дата оказания услуги, код Формы оплаты;

· Скидки: код скидки, Скидка %;

· Услуги: код Услуги, Название, Стоимость, Длительность работ;

· Формы оплаты: код формы оплаты, Название.

Таким образом, можно будет сделать все четыре запроса, требуемые в задании:

a) Сортировка — По убыванию в текстовом поле;

b) Выборка (с условием отбора) — С логическим И, связывающим два значения одного числового поля;

c) Действие — на обновление;

d) Итоговый — Количество;

1.2 Создание таблиц

На основе анализа предметной области произвели ER-моделирование сущностей реального мира и связей между ними.

ER-диаграмма на логическом уровне представлена на рис.1

база реляционная экономическая программа Рис. 1 ER-диаграмма на логическом уровне

ER-диаграмма на физическом уровне представлена на рис. 2

Рис. 2 ER-диаграмма на физическом уровне Для разработки таблицы сначала надо вызвать окно База данных (Database) и нажать кнопку Таблицы (Tables) В правой части окна отобразятся значки существующих и средства создания новых таблиц (рис. 3).

Рис. 3. Создание таблицы После этого следует выбрать способ создания таблицы. Для разработки в режиме конструктора необходимо дважды щелкнуть левой кнопкой мыши одноименный значок Откроется окно пустой таблицы.

В его верхней части располагаются три столбца. В первый столбец, который называется Имя поля (Field Name), вводят имена полей. Для этого устанавливают курсор в первой строке и набирают имя с клавиатуры. Поле, на котором находится курсор, помечается направленной вправо черной треугольной стрелкой, находящейся слева от его имени. Если свойство Подпись (Caption) не задано, то имя поля станет названием столбца будущей таблицы Второй столбец — Тип данных (Data Type) — предназначен для определения типа данных, которые будут содержаться в поле. Для переключения на второй столбец достаточно щелкнуть его левой кнопкой мыши или нажать клавишу <�Таb>. Типы данных выбирают из раскрывающегося списка, щелкнув кнопку с направленной вниз стрелкой. Эта кнопка показывается не сразу, а только после того, как на втором столбце будет установлен курсор ввода (рис. 4.).

Рис. 4. Окно таблицы базы данных в режиме конструктора Третий столбец служит для краткого описания каждого из полей. Это описание будет появляться при выборе поля в объекте (таблице, запросе и др.) в строке состояния, располагающейся в нижней части рабочего окна Access.

В левой нижней части окна таблицы базы данных задают свойства текущего поля (на котором находится курсор ввода). Это делается после того, как определен его тип.

В правой нижней части выдается краткая справочная информация, которая изменяется в зависимости от положения курсора в таблице.

Другой способ создать пустую таблицу в режиме конструктора — щелкнуть кнопку с направленной вниз стрелкой, которая располагается на панели инструментов Access рядом с кнопкой Новый объект (New Object). В открывшемся списке надо выбрать пункт Таблица (New Table).

Имена и типы полей таблицы «Дисконтные карты» представлены на рис. 5

Рис. 5 Имена и типы полей таблицы «Дисконтные карты»

Имена и типы полей таблицы «Клиенты» представлены на рис. 6

Рис. 6 Имена и типы полей таблицы «Клиенты»

Имена и типы полей таблицы «Связь карт и скидок» представлены на рис. 7

Рис. 7 Имена и типы полей таблицы «Связь карт и скидок»

Имена и типы полей таблицы «Связь клиентов с услугами» представлены на рис. 8

Рис. 8 Имена и типы полей таблицы «Связь клиентов с услугами»

Имена и типы полей таблицы «Скидки» представлены на рис. 9

Рис. 9 Имена и типы полей таблицы «Скидки»

Имена и типы полей таблицы «Услуги» представлены на рис. 10

Рис. 10 Имена и типы полей таблицы «Услуги»

Имена и типы полей таблицы «Формы оплаты» представлены на рис. 11

Рис. 11 Имена и типы полей таблицы «Формы оплаты»

1.3 Выбор типов данных

Access поддерживает девять типов данных, которые выбираются из раскрывающегося списка Тип данных (Data Type).

— Текстовый (text) тип используется для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов).

— Поле MEMO (Memo) служит для хранения текста большого размера (до 65 535 символов). Точнее, в поле MEMO хранится указатель на текст, находящийся в другом месте базы данных.

— Числовой (Number) тип предназначен для хранения действительных чисел.

— Тип Дата/время (Date/Time) содержит календарные даты и значения времени. Он позволяет выполнять вычисления в единицах измерения времени: годах, месяцах, днях, часах, минутах и секундах.

— Денежный (Currency) тип применяется для хранения денежных сумм.

— Счетчик (AutoNumber) — это специальный тип данных для размещения не повторяющихся натуральных чисел с автоматическим наращиванием. В частности, счетчик применяют для нумерации записей таблицы. Например, в приведенной выше таблице Процессоры поле типа «Счетчик» служит для автоматической нумерации процессоров.

— Логический (Yes/No) тип данных применяется для хранения значений «Да» или «Нет» («Истина» или «Ложь»). К примеру, его удобно использовать для хранения информации, оплачен заказ или нет.

— Поле объекта OLE (OLE Object) позволяет хранить рисунки, диаграммы, видео — и звукозаписи и другие объекты OLE из приложений Windows. Как и поле MEMO, поле объекта OLE содержит не сам объект, а указатель на него.

— Поле Гиперссылка (Hyperlink) предназначено для размещения ссылок на внешний файл или документ, например адресов Web-объектов Internet.

Адрес гиперссылки может состоять максимум из четырех частей, при этом каждая может содержать до 2048 символов.

В раскрывающемся списке Тип данных (Data Type) окна таблицы Access имеется также пункт Мастер подстановок (Lookup Wizard). Мастер подстановок не является типом данных. Это особый объект, позволяющий автоматизировать ввод данных в поле таким образом, чтобы не вводить их вручную, а выбирать из раскрывающегося списка.

1.4 Создание ключевого поля

Для организации межтабличных связей каждая таблица в базе данных должна иметь ключевое поле. В качестве такого поля выбирают поле, данные в котором повторяться не могут. Так, ключевым всегда может выступать поле типа Счетчик (AutoNumber). Оно по определению не содержит повторяющихся данных (так как хранит значения, наращивающиеся автоматически). К примеру, в приведенной выше таблице Главная ключевым является поле Код. Чтобы сделать поле ключевым, его надо сначала выделить в режиме конструктора, щелкнув небольшой прямоугольник слева от имени (область выделения). Затем на панели инструментов следует нажать кнопку Ключевое поле (Primary Key), изображенную на рис. 12.

Рис. 12. Кнопка Ключевое поле

После этого в области выделения поля появится изображение ключа, сигнализирующее, что поле стало ключевым.

Другой способ создать ключевое поле — выделить его и выбрать команду меню Правка | Ключевое поле (Edit | Primary Key).

Если ключевым поле было сделано по ошибке, для отмены этого действия достаточно установить на его имени курсор ввода и отжать на панели инструментов кнопку Ключевое поле (Primary Key).

1.5 Сохранение, изменение и удаление таблицы

После завершения разработки таблицы ее необходимо сохранить в базе данных. Для этого выбирают команду меню Файл | Сохранить как (File | Save As). Появится диалоговое окно Сохранение (Save As), показанное на рис. 13.

Рис. 13. Диалоговое окно Сохранение

В верхнее поле этого окна вводят имя нового объекта. В нижнем поле указывают тип объекта. Имеется возможность оставить тип исходного объекта, либо выбрать из раскрывающегося списка другой тип, в который будет преобразован новый объект. При этом следует учитывать, что преобразование в другой тип допустимо не для всех объектов. После нажатия кнопки ОК таблица сохраняется, и становится доступной в окне База данных (Database).

Здесь следует сказать, что такое сохранение таблицы требуется только при изменении ее макета (состава или свойств полей). При вводе данных в этом нет необходимости, т.к. каждая запись сохраняется автоматически сразу же по завершении ее ввода.

1.6 Заполнение таблицы данными

Созданную таблицу открывают двойным щелчком на ее значке. Новая таблица не имеет записей — в ней есть только названия столбцов, в качестве которых выступают имена полей либо их подписи.

Заполнение таблицы записями выполняется обычным порядком. Курсор ввода устанавливается в нужную ячейку, ввод выполняется с клавиатуры. Для переключения между ячейками используют мышь или клавишу <�Таb>.

В нижней части таблицы находится Панель кнопок перехода. Ими удобно пользоваться при перемещении по большим таблицам.

Если данные не умещаются в ячейках таблицы, допустимо изменить ширину столбцов перетаскиванием их границ (при этом курсор мыши должен принять форму двунаправленной стрелки с вертикальной чертой). Имеется возможность задать выравнивание столбцов по содержимому. Для этого надо установить указатель на границу между столбцами (в строке заголовков столбцов), и когда он изменит форму, дважды щелкнуть.

Следует отметить, что в процессе разработки базы данных ее обычно заполняют незначительным количеством данных, как правило, модельных. Только после того, как вся структура базы данных будет окончательно сформирована, начинается собственно ввод информации, причем осуществляется он обычно через формы.

1.7 Редактирование полей

MS Access позволяет модифицировать поля таблицы, даже если они содержат данные: добавлять новые или удалить ненужные поля, изменить их тип и свойства Для этого следует открыть таблицу в режиме конструктора, щелкнув одноименную кнопку в окне База данных (рис. 14).

Рис. 14. Кнопка Конструктор в окне База данных позволяет открыть базу данных в режиме конструктора

Переименование поля выполняют путем установки на нем курсора и ввода с клавиатуры необходимых изменений.

Вставка нового поля осуществляется установкой курсора на строку, перед которой требуется вставить новое поле, а затем выбором команды Вставка | Строки (Insert | Rows). Access добавит в таблицу пустую строку. Другой способ — нажать кнопку Добавить строки (Insert Row) на панели инструментов (рис. 15).

Копирование поля выполняют следующим образом. Сначала его выделяют щелкнув на области выделения слева от имени. Затем выбирают команду Правка | Копировать (Edit | Сору) или нажимают комбинацию клавиш +. Для этой же цели предусмотрена кнопка Копировать (Сору) на панели инструментов (рис. 16).

После этого курсор перемещают в строку, перед которой необходимо вставить новое поле. Потом выбирают команду Правка | Вставить (Edit | Paste) либо нажимают сочетание клавиш + или кнопку Вставить (Paste) на панели инструментов (рис. 17). Поле будет вставлено в указанное место, причем вместе с ним скопируются все определения, включая значения свойств.

Перемещение полей осуществляют методом перетаскивания. Для этого их предварительно выделяют. Если нужно переместить сразу несколько полей, то сначала выбирают первую строку, а потом при нажатой клавише щелкают мышью последнюю строку группы. Затем курсор мыши устанавливают в область выделения любой строки группы, нажимают левую кнопку, перетаскивают поля в новое место и отпускают мышь. При перемещении под указателем показывается маленький прямоугольник, а место вставки обозначается прямой жирной линией. Удаление поля происходит очень просто. Достаточно его выделить и нажать клавишу. Если таблица содержит хотя бы одну запись с данными, то Access при попытке удалить поле попросит подтвердить удаление. Для этого надо нажать кнопку Да (Yes). Если вы нажали клавишу по ошибке, щелкните кнопку Нет (No).

Изменение типов данных, хранящихся в поле, выполняют, установив курсор в столбец Тип данных (Data Type) и выбирая нужный тип из раскрывающегося списка. При этом существует ряд ограничений, связанных с информацией, находящейся в этом поле. При ряде преобразований она может быть искажена или вовсе потеряна. MS Access предупредит о возможности такого искажения. При выходе из режима конструктора Access попросит подтвердить внесенные в таблицу изменения. Если они могут привести к потере хранящихся в ней данных, на экран будет выведено соответствующее предупреждение. Чтобы сохранить изменения, нажимают кнопку Да (Yes). Для закрытия таблицы без изменений щелкают кнопку Нет (No).

1.8 Создание межтабличных связей

Связь между таблицами обеспечивает целостность данных и позволяет автоматизировать операции с базой. То есть при наличии реляционных связей, изменение данных в главной таблице автоматически отражается в подчиненных таблицах. И не возникает необходимости редактировать все подчиненные таблицы. Определение связей осуществляется в диалоговом окне Схема данных (Relationships), которое открывают щелчком на одноименной кнопке панели инструментов Access (рис. 18). Кроме того, можно воспользоваться командой Сервис | Схема данных (Tools | Relationships).

Рис. 18. Кнопка Схема данных

Окно Схема данных (Relationships) показано на рис. 19. Если пользователь впервые устанавливает связи, то оно будет пустым, а затем на экране появится диалог Добавление таблицы (Show Table). Таблицы указывают мышью при нажатой клавише, затем щелкают кнопку Добавить (Add), после чего они появляются в окне Схема данных (Relationships).

Связь между таблицами организуется на основе общего поля. Наиболее распространенными являются связи «один-ко-многим» и «один-к-одному», причем на стороне «один» обязательно выступает ключевое поле (оно выделено полужирным). Таблица, участвующая в связи своим ключевым полем, называется главной, а не ключевым — связанной.

Реляционные отношения между таблицами задают при помощи мыши. Сначала щелкают на ключевом поле одной из таблиц, а потом перетаскивают его и отпускают на связываемом с ним поле другой таблицы. После этого на экране возникает диалоговое окно настройки межтабличных связей (рис. 20).

Рис. 19. Схема реляционных отношений между таблицами

Рис. 20. Диалоговое окно Изменение связей

В нем доступны следующие опции:

— Обеспечение целостности данных (Enforce Referential Integrity) — если установлен только этот флажок, то удалить данные из ключевого поля главной таблицы нельзя;

— каскадное обновление связанных полей (Cascade Update Related Fields) — при включении этого флажка редактирование и удаление данных в ключевом поле главной таблицы возможно, но одновременно автоматически изменяются связанные с ним поля в других таблицах;

— каскадное удаление связанных записей (Cascade Delete Related Records) — при удалении строки в главной таблице Access также удалит связанные строки в других таблицах.

В нижней части диалогового окна показывается тип отношений.

Выбрав нужные настройки, нажимают кнопку Создать (Create) Созданные реляционные отношения между таблицами программа обозначает линиями, причем на стороне «одного» изображается цифра «1», а на стороне «многих» — знак «бесконечность» .

Установленную связь при необходимости несложно изменить. Для этого Достаточно дважды щелкнуть на линии, обозначающей связь, после чего снова откроется диалог Изменение связей. Для удаления неверно заданную связь выделяют щелчком мыши и нажимают клавишу .

Таким образом, главное назначение межтабличных связей — автоматизация изменений сразу в нескольких таблицах и защита данных от случайного удаления.

2 Запросы

Запросы отбирают, сортируют и фильтруют данные из базовых таблиц, преобразовывают их по определенному алгоритму и прочее. Существует несколько разновидностей запросов.

Для изучения Access наиболее эффективно разрабатывать запросы в режиме конструктора. Чтобы приступить к разработке запроса, необходимо открыть окно База данных (Database) и в его левой части щелкнуть кнопку Запросы (Queries) для перехода на одноименную вкладку. Далее нажимают кнопку Создать (New), изображенную на рис. 21.

Рис. 21. Щелкните кнопку Создать

для начала разработки нового запроса

Возникнет диалоговое окно Новый запрос (New Query), в котором следует выбрать пункт Конструктор (Design View) и нажать кнопку ОК (рис. 22).

Рис. 22. Диалоговое окно Новый запрос

Access откроет диалог Добавление таблицы (Show Table), предназначенный для указания базовых таблиц, к которым адресован запрос. Их выбор выполняют мышью при нажатой клавише. Затем нажимают кнопки Добавить (Add) и Закрыть (Close).

В верхней области окна запроса отобразятся базовые таблицы и реляционные отношения между ними. Если связи не определены, Access попытается установить их самостоятельно, связав ключевые поля одних таблиц с полями других, имеющими такие же имена и содержащие подходящие типы данных. Нижняя часть представляет собой специальный бланк, разбитый на столбцы — по одному столбцу на каждое поле будущей результирующей таблицы (рис. 23). Названия полей выводятся в верхней строке бланка.

Рис. 23. Создание запроса «Клиенты Запрос (сорт)» в режиме конструктора

Выбор полей базовых таблиц, которые должны войти в результирующую таблицу, выполняют двойным щелчком мыши на их названиях в верхней части окна запроса. При этом автоматически заполняются столбцы в бланке внизу окна. Если вы случайно выбрали не то поле, достаточно в бланке установить на его имени курсор ввода и, щелкнув мышью появившуюся маленькую кнопку с направленной вниз стрелкой, выбрать из раскрывающегося списка нужное поле.

Если требуется поместить в запрос все поля той или иной таблицы, показанной в верхней части окна запроса, необязательно выбирать их поочередно. В самом начале списка полей в каждой таблице имеется символ звездочки (*), щелчок на котором позволяет добавить в бланк запроса сразу все поля.

Другой способ включить в запрос поле таблицы — перетащить его в соответствующий столбец бланка мышью (для добавления всех полей их предварительно выделяют двойным щелчком на строке заголовка таблиц).

Для выполнения запроса нужно дважды щелкнуть на нем мышью. Результат выполнения запроса «Клиенты Запрос (сорт)» показан на рис. 24. Данные отсортированы по убыванию по полю «ФИО» .

Рис. 24 Результат выполнения запроса «Клиенты Запрос (сорт)»

Создание запроса «Услуги Запрос (and)» в режиме конструктора показано на рис. 25

Рис. 25. Создание запроса «Услуги Запрос (and)» в режиме конструктора

Результат выполнения запроса «Услуги Запрос (and)» показан на рис. 26. Данные выбраны с условием, что стоимость услуги лежит в пределах от 1000 до 5000.

Рис. 26 Результат выполнения запроса «Услуги Запрос (and)»

Создание запроса «Увеличить скидки на 10%» в режиме конструктора показано на рис. 27

Рис. 27. Создание запроса «Увеличить скидки на 10%» в режиме конструктора

При запуске запроса на обновление появятся предупреждения об изменении данных таблиц, как показано на рис. 28

Рис. 28 Предупреждение, что запрос на удаление приведет в изменению данных таблицы

Создание запроса «Общая сумма предоставленных услуг» в режиме конструктора показано на рис. 29. Итоги подводятся по полю «Стоимость» — подсчитывается сумма.

Рис. 29. Создание запроса «Общая сумма предоставленных услуг» в режиме конструктора

Результат выполнения запроса «Общая сумма предоставленных услуг» показан на рис. 30.

Рис. 30 Результат выполнения запроса «Общая сумма предоставленных услуг»

Создание запроса «Количество услуг приобретенных клиентом» в режиме конструктора показано на рис. 31. Подсчитывается количество приобретенных услуг.

Рис. 31. Создание запроса «Количество услуг приобретенных клиентом» в режиме конструктора

Результат выполнения запроса «Количество услуг приобретенных клиентом» показан на рис. 32.

Рис. 32 Результат выполнения запроса «Количество услуг приобретенных клиентом»

3. Формы

Формы обеспечивают доступ к информации, хранящейся в базовых таблицах, без непосредственного открытия последних. Это существенно упрощает ввод, редактирование, удаление и просмотр данных. Во-первых, на экран выводятся только необходимые поля и записи. Во-вторых, формы могут иметь красивое графическое оформление и удобные элементы управления, что заметно облегчает восприятие. Мы рассмотрим создание формы с помощью мастера. Для создания формы необходимо открыть окно База данных (Database) и перейти на вкладку Формы (Forms).

Рассмотрим создание формы с помощью мастера

Мастер форм запускается из диалогового окна Новая форма (New Form). Работа с ним выполняется в четыре основных этапа.

Первый диалог мастера предназначен для указания таблиц и полей, которые войдут в форму.

На втором этапе задают внешний вид формы.

Третий шаг — определение стиля оформления формы.

Наконец, на четвертом этапе осуществляется сохранение формы под каким-либо именем.

Мастер позволяет разрабатывать формы на основе как одного, так и нескольких объектов.

Главная форма имеет внешний вид, как показано на рис. 33.

Рис. 33. Внешний вид главной формы

Формы для справочников (см. рис. 34−37) создаются аналогичным образом.

Рис. 34 Внешний вид формы «Дисконтные карты»

Рис. 35 Внешний вид формы «Скидки»

Рис. 36 Внешний вид формы «Услуги»

Рис. 37 Внешний вид формы «Формы оплаты»

4. Отчеты

Функциональное назначение отчетов — вывод отформатированных данных, отобранных из базовых таблиц, на принтер. К примеру, отчеты могут быть использованы для получения красиво оформленных счетов, заказов, каталогов товаров, почтовых наклеек и других документов, используемых в бизнесе.

4.1 Создание отчета

Для создания отчета необходимо в окне База данных (Database) перейти на вкладку Отчеты (Reports). Подобно формам и страницам, отчеты могут создаваться автоматически (автоотчеты), с помощью мастера отчетов и в режиме конструктора.

Автоотчеты. Чтобы создать автоотчет, в диалоговом окне Новый отчет (New Report) выбирают его разновидность и указывают источник данных. В Access имеется две разновидности автоотчетов — «в столбец» и ленточный.

Создание отчета с помощью мастера. Мастер отчетов запускается из диалогового окна База данных (Database). На первом этапе выбирают поля базовых таблиц и запросов, на которых отчет основывается. На втором этапе добавляют уровни группировки, если они необходимы. На третьем этапе задают метод сортировки записей. На четвертом этапе посредством переключателей выбирают вид макета и способ ориентации страницы отчета.

На пятом этапе задают стиль оформления отчета. Название интересующего стиля щелкают в правой части окна, а образец отчета показывается в левой. При выборе стиля оформления необходимо учитывать возможности принтера.

Последний диалог мастера предлагает сохранить отчет под заданным именем. Кроме того, предусмотрена возможность вернуться на несколько шагов назад или изменить макет отчета, переключившись в режим конструктора.

Макет отчета «Общая сумма предоставленных услуг» представлен на рис. 38

Рис. 38 Макет отчета «Общая сумма предоставленных услуг»

Внешний вид отчета «Общая сумма предоставленных услуг» представлен на рис. 39

Рис. 39 Результат выполнения отчета «Общая сумма предоставленных услуг»

Чтобы создать диаграмму, необходимо создать отчет с помощью конструктора, в макет нового отчета вставить диаграмму путем выбора пункта меню Вставка — Диаграмма…

При добавлении диаграммы появится окно мастера создания диаграмм, в котором следует включить переключатель Запросы и указать запрос «Общая сумма предоставленных услуг». Нажать Далее.

Выбрать необходимые поля, чтобы отобразить их в диаграмме. Нажать Далее.

На следующем шаге мастера выбрать тип диаграммы «Кольцевая». Нажать Далее.

4.2 Изменение отчета

Чтобы отредактировать сохраненный ранее отчет (к примеру, добавить или удалить номера страниц, оформить колонтитулы), его открывают в режиме конструктора аналогично любому другому объекту базы данных.

4.3 Печать отчета

Двойной щелчок на значке отчета в окне База данных открывает окно предварительного просмотра, показывающее, как он будет выглядеть на бумаге. При этом курсор мыши принимает форму лупы, позволяющей уменьшать или увеличивать масштаб изображения. Можно также отобразить несколько страниц отчета, воспользовавшись соответствующими кнопками панели инструментов. Названия кнопок появляются во всплывающих подсказках при наведении на них курсора мыши.

Имеется возможность настроить параметры страницы, выбрав команду Параметры страницы (Page Setup) из меню Файл (File). На экране появится соответствующее диалоговое окно, имеющее три вкладки.

После установки всех опций отчет можно отправить на принтер. Для этого выбирают команду Файл | Печать (File | Print) или нажимают кнопку Печать (Print) на панели инструментов.

5. Кнопочная форма

Перед созданием кнопочной формы создадим макросы, выполняющие определенные действия, такие как открытие запросов, кнопочной формы.

Для кнопок, открывающих запросы: Макросы>создать (рис. 40−44)

Рис. 40 Создание макроса «Открыть Услуги Запрос (and)»

Рис. 41 Создание макроса «Открыть Увеличить скидки на 10%»

Рис. 42 Создание макроса «Клиенты Запрос (сорт)»

Рис. 43 Создание макроса «Общая сумма предоставленных услуг»

Рис. 44 Создание макроса «Количество услуг приобретенных клиентом»

Кнопочная форма-меню создается для быстрого доступа к созданным формам и отчетам.

Для создания кнопочного меню необходимо реализовать следующие действия:

Выполнить команду Сервис — Служебные программы — Диспетчер кнопочных форм;

Подтвердить создание кнопочной формы, щелкнув по кнопке Да;

Создать свою страницу кнопочной формы, щелкнув по кнопке Создать в окне Диспетчера кнопочных форм (Рис. 45);

Рис. 45 Окно «Диспетчер кнопочных форм»

Можно выбрать имя в появившемся диалоговом окне Создание (Главная кнопочная форма) и щелкнуть по кнопке ОК (Рис. 46);

Рис. 46 Окно «Создание»

5) В окне Диспетчера кнопочных форм выбрать созданную страницу Меню и щелкнуть по кнопке Изменить;

6) Далее в окне Изменение страницы кнопочной формы создаются ее элементы с помощью кнопки Создать (Рис. 47);

Рис. 47 Окно «Изменение страницы кнопочной формы»

В результате появится окно Создание (Рис. 48):

Рис. 48 Окно «Создание»

Для каждого элемента вводится текст, поясняющий его действие, это делается в строке Текст;

В строке Команда из списка выбирается действие, которое будет происходить при нажатии этого элемента-кнопки;

В строке Форма указывается имя формы или отчета, с которым будет происходить действие, указанное в строке Команда. Далее нажимается кнопка ОК. (Рис. 49)

Рис. 49 Окно «Изменение элемента кнопочной формы»

После определения всех элементов кнопочной формы окно изменения закрывается кнопкой Закрыть;

Появившуюся на вкладке Формы Кнопочную форму можно открыть и просмотреть ее возможности.

Главная кнопочная форма выглядит следующим образом (Рис. 50):

Рис. 50 Главная кнопочная форма

Страница «Запросы» кнопочной формы показана на рис. 51

Рис. 51 Кнопочная форма (страница «Запросы»)

6. Выполнение в Excel

Данные из Access экспортировали в Excel путем копирования таблиц. Таблицы разместили на отдельных листах книги (рис. 52−54).

Рис. 52 Таблица «Формы оплаты»

Рис. 53 Таблица «Скидки»

Рис. 54 Таблица «Дисконтные карты»

Выполнили необходимые расчеты: вычислили итоговую функцию по столбцам (Сумма). Макет таблицы «Услуги» с расчетными формулами показан на рис. 55

Рис. 55 Макет таблицы «Услуги» с расчетными формулами

Заключение

В ходе выполнения данной работы мы ознакомились с основными принципами построения реляционных баз данных при помощи программного пакета Microsoft Access. Изучили структуру базы данных, принципы построения основных элементов базы данных, таких как таблицы, запросы, формы и отчеты. И на основе полученных знаний создали базу данных в соответствии с поставленной задачей. А именно разработали базу данных «Автосалон». База данных включает в себя семь таблиц удовлетворяющих требованиям целостности, непротиворечивости и неизбыточности. Также в БД имеются пять запросов (Услуги Запрос (and), Увеличить скидки на 10%, Клиенты Запрос (сорт), Общая сумма предоставленных услуг и Количество услуг приобретенных клиентом). Создана удобная форма на основе таблиц для ввода, редактирования и отображения данных. А также созданы удобный отчет с диаграммой и главная кнопочная форма (меню) для навигации по БД.

СУБД Access предоставляет необходимые средства для работы с базами данных неискушенному пользователю, позволяя ему относительно легко создавать базы данных, вводить в них информацию, обрабатывать запросы и формировать отчеты.

В работе приведено подробное описание хода решения задачи, представлены результаты. Выполненная работа позволила мне углубить знания в области информатики и использования современных информационных технологий в экономике. Мною также повышен профессиональный уровень за счет практического использования программы Microsoft Access и овладения практическими навыками создания базы данных.

База данных разработана строго в соответствии с заданием, полученные результаты верны.

1. Васильева В. С. Персональный компьютер. Быстрый старт. — СПб.: БХВ — Петербург, 2008 — 480 с.: ил.

2. Горев А., Ахаян Р., Макашарипов С. «Эффективная работа с СУБД» — СПб.: Питер, 2008. — 704 стр.

3. Грабер Мартин. «Введение в SQL». Пер. с англ. — М.: Издательство «ЛОРИ», 2007. — 375 с.

4. Дж. Ульман. Основы систем баз данных. М: Финансы и статистика. 2009

5. К. Дейта.

Введение

в системы баз данных. М: Наука. 2006

6. «Как работать с Microsoft Office» Microsoft Press Официальное издание, 2008 г.

7. Пол Литвинг, Кен Гетц, Майкл Гилберт, «Access 2003. Руководство разработчика. Том 2. Корпоративные приложения». Пер. с англ., Издательская группа BHV, Киев, 2007 — 912 c.

8. Практикум по экономической информатике: Учебное пособие. Часть I / Под ред. Е. Л. Шулемова, Н. А. Тимаковой, Е. А. Мамонтовой. М.: Перспектива, 2007

9. Харитонова И. А., Михеева В. Д., «Microsoft ACCESS 2003: разработка приложений», Издетельство «БХВ-Санкт-Петербург», 2007 — 832 с.

10. Экономическая информатика и вычислительная техника: Учебник для вузов / Под ред. В. П. Косарева и А. Ю. Королева. М.: Финансы и статистика, 2007