Структура информации включает в первую очередь классификацию доходов и видов затрат по объектам калькуляции (по подразделениям, продуктам, договорам).
В ходе анализа документооборота следует выяснить: можно ли собирать информацию о видах затрат, например, в середине месяца, какие существуют препятствия, что нужно сделать, чтобы их устранить? Оказывается, что можно обязать кладовщиков сдавать данные по расходу материалов (лимитно-заборные карты) и в середине месяца, а не только в конце; что табельщики могут.
Служба IT должна договориться с бухгалтерией о вводе данных торговых точек по затратам, чтобы далее служба IT выбирала информацию из базы данных и обрабатывала ее по своим «правилам», т. е. получала сводные аналитические формы. В результате обработки данные получаются «не совсем точными» с бухгалтерской точки зрения, однако эта точность достаточна для принятия управленческих решений. Именно эти достоверные на 95% данные нужны финансовому директору сегодня, а точные на 100% бухгалтерские отчеты месяц спустя — информация, бесполезная для принятия оперативных управленческих решений.
Служба IT не делает проводок, не пересчитывает обороты и не меняет сальдо по счетам — это прерогатива бухгалтерии. Служба IT анализирует данные и группирует их по определенным признакам: переменные и постоянные, относящиеся к определенному центру затрат и не относящиеся, и т. д. Поэтому служба IT не мешает бухгалтерии, что позволяет им работать в единой команде.
В процессе анализа информационных потоков предприятия служба IT изучает процессы возникновения, движения и обработки информации, а также направленность и интенсивность документооборота на предприятии.
Цель анализа информационных потоков — выявление точек дублирования, избытка и недостатка информации, причин ее сбоев и задержек. Наиболее распространенный и, по-видимому, самый практичный метод анализа информационных потоков — составление графиков информационных потоков. Для построения графиков информационных потоков следует знать (или выработать самим) определенные правила их составления и условные обозначения отдельных элементов.
Каждый информационный поток — единичное перемещение информации — имеет следующие признаки:
• документ (на чем физически содержится информация);
• проблематику (к какой сфере деятельности предприятия относится информация: к закупкам, к сбыту продукции, к закрытию месяца и получению сводных затрат, к планированию и т. д.);
• исполнителя (человека, который эту информацию передает);
• периодичность (частота передачи: ежемесячно, ежеквартально, ежедневно).
На предприятии выделяют два уровня детализации информационных потоков:
• на уровне предприятия детализация производится до уровня торговых точек, т. е. информация передается между торговыми точками и головным предприятия;
• на уровне торговых точек предприятия детализация производится до уровня рабочего места, т. е. информация передается между работниками цеха и связанных с цехом служб.
Важно соблюдение единых правил, что дает возможность аналитической службе разговаривать на одном языке с остальными участниками процесса анализа информационных потоков (финансово-экономическими службами, отделом автоматизации и т. д.). На уровне предприятия целесообразно строить графики информационных потоков по отдельным проблемам, так как количество информационных потоков (связей) очень велико, поэтому трудно выявить единый алгоритм. На уровне отдельных подразделений допускается построение общего графика информационных потоков по всем проблемам, там где количество потоков (связей) не слишком велико, хотя возможно построение графиков по каждой проблеме.
К графику информационных потоков прилагают расшифровку информационных связей на предприятии или в подразделении (таблицу 18).Составленный график информационных потоков имеет существенный недостаток — большое количество информационных связей затрудняет его чтение и анализ, но именно анализ информационных потоков и являлся целью составления графика. Поэтому целесообразно разрабатывать графики, изображающие не статические связи между отделами, а поток документов, связанный с выполнением какой-то определенной рабочей задачи. Составление таких графиков связано с теорией реинжиниринга бизнес-процессов. (Бизнес-процесс — это последовательность работ, направленных на решение одной из задач предприятия, например, материально-технического снабжения, планирования. Реинжиниринг бизнес-процессов занимается анализом и оптимизацией бизнес-процессов для достижения целей предприятия.)
2.3 Экономическое обоснование предложенных мероприятий
В данной главе дипломной работы будут рассчитаны основные показатели экономической эффективности внедрения проектных мероприятий.
Рабочей документацией данного раздела являются:
таблица движения денежных средств;
сводная таблица показателей экономической эффективности проекта.
Таблица движения денежных средств проекта На первом этапе в соответствии с целями дипломной работы необходимо выявить факторы и источники экономического эффекта, а также совокупность затрат, которые необходимо произвести для реализации проектных мероприятий. Результат представлен в виде таблицы (таблица 18).
Таблица 18.
Движение денежных средств проекта, руб.
№ п/п Показатели Период 1 2 3 4 5 6 Приток денежных средств
1 Снижение расходов из-за рационализации распределения функций между работниками отдела снабжения и повышения требований при приеме на работу.
2 Снижение себестоимости производимой продукции за счет снижения трудоемкости выполнения отдельных функций в ходе автоматизации бизнес процессов, использования новых технических средств и рационализации документооборота.
3 Снижение затрат по расчетам с поставщиками, в связи с созданием информационной базы по поставщикам и критериев их выбора для каждой закупки
4020 4 Итого поток денежных средств 24 510 25 260 26 720 27 240 28 150 28 320
Отток денежных средств 5 Затраты на техническое обеспечение 25 000 6 Затраты на программное обеспечение 12 000 1600 1600 1600 1600 1600 7 Затраты на кадровые обеспечение и затраты на обучение персонала 18 000 7000 7000 7000 7000 7000 8 Затраты на обеспечение коммуникаций 8000 1500 1500 1500 1500 1500 9 Прочие текущие затраты 3000 1000 1000 1000 1000 1000 10 Итого отток денежных средств 66 000 11 100 11 100 11 100 11 100 11 100 11 Баланс денежных средств -41 490 14 160 15 620 16 140 17 050 17 220 12 Свободные денежные средства -41 490 -27 330 -11 710 4430 21 480 38 700 13 Норма дисконта 11% 14 Чистый дисконтированный доход -36 926 -24 324 -10 422 3943 19 117 34 443 15 Внутренняя норма доходности 17% 16 Индекс доходности 1,4 17 Срок окупаемости 3 месяца 18 Дисконтированный срок окупаемости 3,1 месяца Сводная таблица показателей экономической эффективности проекта Второй этап подразумевает расчет показателей экономической эффективности, приведенный в таблице 19.
Общепринятыми критериями при оценке экономической эффективности являются:
чистый дисконтированный доход, NPV (Net Present Value);
внутренняя норма доходности, IRR (Internal Rate of Return);
индекс доходности, PI;
дисконтированный срок окупаемости.
Итоговые результаты расчета показателей экономической эффективности представлены в сводной таблице показателей экономической эффективности проекта (таблица 19).
Таблица 19.
Сводная таблица показателей экономической эффективности проекта Показатели экономической эффективности Величина Длительность проекта 105 дней Ставка дисконтирования 11% Срок окупаемости 3 месяца Дисконтированный срок окупаемости 3,1 месяца Чистый дисконтированный доход 34 443
Индекс доходности 1,3 Внутренняя норма доходности 17%
Расчеты данной части диплома показали, что проект является экономически обоснованным, доходным и с небольшим сроком окупаемости — 3 месяца, и сроком выполнения — 105 дней.
Заключение
Основная цель данной дипломной работы является — совершенствование управления информационными потоками ООО «Двигатель».
Для осуществления поставленной цели были изучены теоретические вопросы создания и принципы построения логистических систем, а также рассмотрена теория вопроса анализа и методике исследования информационных поток в логистике.
Далее была проанализирована финансово-хозяйственная деятельность предприятия за пять лет в целом. А также была рассмотрена логистическая система компании, ее информационные потоки, с учетом теоретической постановки задач.
В ходе анализа были выявлены следующие недостатки работы одного из отделов логистики, отдела снабжения:
дублирование некоторых процедур;
недостаток специалистов, высокая загруженность работой имеющихся специалистов:
некоторые отклонения в сроках выполнения работ.
Были внесены предложения по усовершенствованию логистических информационных потоков. Данные предложения привели к реализации следующих вопросов:
— рационализации распределения функций между работниками отдела, по увеличению количества работников отдела и повышению требований при приеме на работу новых сотрудников.
— предложения по уменьшению трудоемкости отдельных процедур и по рационализации документооборота и информационных потоков, проходящих через отдел и циркулирующих внутри него.
Для осуществления поставленной цели были решены следующие задачи:
изучена организационная структура и управление снабжением;
изучены аспекты управления закупками, а также аспекты информационной системы.
В результате можно сделать вывод, что проект является экономически обоснованным, доходным и с небольшим сроком окупаемости, и сроком выполнения. Прогнозируемое увеличение затрат на проект невысокое, но продуктивное. Итоговые результаты расчета показателей экономической эффективности показали, что данный проект целесообразен к выполнению.
Список использованных источников и литературы
Барчук И. Д. Технология торговых процессов. М.: Экономика, 2000.
Рынок и логистика. / Под. Ред. М. П. Гордона. — М.: Экономика, 2005 г.
Афанасьева, Н. В. Логистические системы и российские реформы. — СПб.: Изд-во Санкт-Петербург, ун-та экономики и финансов. 2002, 315с.
Бродецкий, Г. Л. Управление запасами: учеб. пособие. — М.: Эксмо, 2007. — 400с. — (Высшее экономическое образование).
Баранов, В.В. и др. Автоматизация управления предприятием. — М.: ИНФРА-М, 2000 — 356с.
Голиков, Е. А. Пурлик В. М. Основы логистики и бизнес-логистики: Монография.— М.: Изд-во Рос. экон. акад., 2004, 351с.
Модели и методы теории логистики: Учебное пособие. 2-е изд. / Под ред. В. С. Лукинского.
— СПб.: Питер, 2007. — 448с. (Серия «Учебное пособие»).
Дыбская, В.В., Зайцев Е. И., Сергеев В. И., Стерлигова А. Н. Логистика: интеграция и оптимизация логистических бизнес-процессов в цепях поставок / Учебник под ред. проф. В. И. Сергеева. — М.: Эксмо, 2008. — 944с. (Полный курс МВА).
Иванов, Д. А. Управление цепями поставок. — СПб.: Изд-во Политех. ун-та, 2009. — 660с.
Козловский, В.А., Козловская Э. А., Савруков Н. Т. Логистический менеджмент. Учебное пособие. Изд. второе, дополненное. — Спб.: Изд. «Лань», 2002. 272с.
Корпоративная логистика. 300 ответов на вопросы профессионалов / Под общей и научной ред. Проф. В. И. Сергеева — М. ИНФРА-М, 2004, 976с.
Лайсонс, К., Джиллингем, М. Управление закупочной деятельностью и цепью поставок: Пер. с 6-го англ. изд. — М.: ИНФРА-М, 2005. 798с.
Панкратов, Ф. Г., Серегина Т. К. Коммерческая деятельность: Учебник для высш. и средн. спец. учеб. заведений. — М.: Информационно-внедренческий центр «Маркетинг», 2002, 364с.
Парамонов, М. Ю. Логистика биржевых потоков. — СПб.: Изд-во Санкт-Петербург, ун-та экономики и финансов, 1996, 124с.
Плоткин, Б. К.
Введение
в коммерцию и коммерческую логистику: Учеб. пособие. — СПб.: Изд-во Санкт-Петербург, ун-та экономики и финансов, 1996
Саак, А.Э., Пахомов Е. В., Тюшняков В. Н. «Информационные технологии управления»: Учебник для вузовСПб.: Питер, 2005. 320с.
Смирнова, Г. Н. и др. Проектирование экономических информационных систем: Учебник — М.: Финансы и статистика, 2002. — 521с.
Смирнова, Е.А. «Управление цепями поставок» Учебное пособие. 2009 г. 123с.
Стерлигова, А. Н. Управление запасами в цепях поставок: Учебник. — М.: ИНФРА-М, 2008. — 430с.
Информационные технологии управления: Учебно-практическое пособие / Под ред. Черкасова Ю. М. — М: ИНФРА-М, 2001 — 264с.
Управление закупками и поставками: Учебник для студентов вузов, обучающихся по специальностям: «Экономика и управление» (80 100), «Коммерция» (80 300), «Логистика и управление цепями поставок» (80 506) / М. Линдерс, Ф. Джонсон, А. Флинн, Г. Фирон: пер. с англ. под ред. Ю. А. Щербанина — 13-е изд. -
М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2007. — 751с. (Серия — «Зарубежный учебник»).
Составлено автором на основании данных отчетной документации за 2006;2009 гг.
Составлено автором на основании отчетной документации за 2006;2010 гг.
Составлено автором на основании отчетной документации за 2006;2010 гг.
В
Р
В
И
И
