Разработка информационной системы книгообеспеченности на базе Инновационного Евразийского университета

Важной составляющей деятельности библиотеки образовательного учреждения является анализ книгообеспеченности учебного процесса. Средства ее поддержки реализуются в автоматизированных информационно-библиотечных системах (АБИС) [1].

В данный момент в Инновационном Евразийском университете в качестве автоматизированной библиотечной информационной системы используется Ирбис 64. В этой АБИС уже имеется автоматизированное рабочее место (АРМ) Книгообеспеченность, которое помогает следить за книгообеспеченностью учебного заведения, а так же получать отчеты по книгообеспеченности [2]. Но в данной системе имеются следующие недостатки:

Нужно следить за актуальностью базой данных книгообеспеченности.

Нужно добавлять и следить за актуальностью учебных планов, справочников дисциплин, справочников кафедр.

Нужно следить за актуальностью баз данных (БД) студентов, вносить семестр, учебный год, переводить студентов на следующий курс.

Из-за данных недостатков было принято решение разработать свою информационную систему книгообеспеченности. Для разработки было выбрано программное обеспечение: Microsoft SQL Server 2000, Microsoft Access 2007.

Данное программное обеспечение было выбрано потому, что оно уже использовалось в единой корпоративной информационной системе (ЕКИС). На данной системе строится весь учебный процесс, поэтому не будет необходимости вводить учебные планы, следить за изменением кафедр [3]. Вся нужная информация уже есть в ЕКИС.

Разработку ИС книгообеспеченности решили разделить на несколько этапов:

редактирование каталога «Книжный фонд» в АБИС Ирбис 64, привязка дисциплин к книгам;

разработка программного обеспечения для выгрузки данных из АБИС Ирбис 64 в Microsoft SQL;

разработка выходных форм книгообеспеченности;

разработка АРМ Библиотека;

добавление выходных форм в АРМ Кафедра, АРМ Библиотека.

Перед началом этапа редактирования каталога были обновлены справочники дисциплин, специальностей, кафедр в АБИС Ирбис, затем работниками библиотеки было произведено редактирование БД «Книжный фонд», к книгам привязывались дисциплины и исправлялись ошибки, допущенные во время ввода.

Чтобы добавить данные о книгах, в ЕКИС было написано программное обеспечение, которое выгружало данные из АБИС Ирбис 64 в excell файл, после чего данные с этого файла загружались в microsof sql server при помощи Microsoft access [4]. Для написания данного ПО была использована библиотека irbis64_client_dll, с помощью которой происходит обращение к серверу АБИС Ирбис 64, само программное обеспечение было написано на Delphi [5]. При выгрузке создаются три файла с данными:

наименование книги;

экземпляры;

дисциплины.

В microsof sql server были созданы три аналогичные таблицы, в которые добавляются данные из этих файлов.

По времени полная выгрузка занимает примерно 3,5 часа. Чтобы автоматизировать выгрузку, данное ПО было скопировано на сервер библиотеки и было добавлено в планировщик заданий Windows [6]. Интерфейс программы для выгрузки представлен на рисунке 1.

Рисунок 1. Интерфейс программы для выгрузки данных для книгообеспеченности.

Чтобы информация о книгообеспеченности была доступна преподавателям, в АРМ Кафедра был добавлен модуль «Книгообеспеченность» который содержит следующие элементы:

карта книгообеспеченности (бакалавриат);

карта книгообеспеченности (магистратура);

карта книгообеспеченности специальности;

карта книгообеспеченности дисциплины;

заявка на приобретение литературы.

Выходные формы карты книгообеспеченности показывают данные по книгообеспеченности кафедры в разрезе специальностей авторизированного преподавателя. Карта книгообеспеченности (бакалавриат) показана на рисунке 2. Аналогично выглядит карта книгообеспеченности магистратуры.

Рисунок 2. Выходная форма «Карта книгообеспеченности (бакалавриат)».

Карта книгообеспеченности специальности показывает книгообеспеченность по дисциплинам в разрезе выбранной специальности.

Рисунок 3. Выходная форма «Карта книгообеспеченности специальности».

Карта книгообеспеченности дисциплины показывает наименование книг по выбранной дисциплине, а также количество экземпляров и местонахождение (рисунок 4).

Рисунок 4. Выходная форма «Карта книгообеспеченности дисциплины».

Чтобы автоматизировать формирование заявки на приобретение литературы, в АРМ Кафедра был добавлен модуль заявка на приобретение литературы, до внедрения этого модуля прайс-лист рассылался по электронной почте на кафедры, затем кафедра формировала заявку по выбранным книгам, указывая приведенный контингент. После внедрения данного модуля преподавателю остается только выбрать нужную книгу из списка и заполнить поля: количество, дисциплина, компонент, тип, характер и направленность издания. Приведенный контингент, количество книг в библиотеке по данной дисциплине, нормативное количество книг подсчитываются автоматически [7].

Чтобы прайс попал на определённую кафедру, был написан АРМ библиотека, в данном АРМе сотрудник библиотеки распределяет книги из прайса по специальностям, в зависимости от выбранной специальности книга попадает на ту или иную кафедру. Формирование заявки показано на рисунке 5.

Рисунок 5. Схема формирования заявки.

Кроме распеределения книг из прайс-листа по специальностям, в АРМ Библитека был добавлен модуль книгообеспеченность аналогичный модулю в АРМ Кафедра, с дополнительными выходными формами. Модуль «Книгообеспеченность» в АРМ Библиотека имеет следующие выходные формы:

карта книгообеспеченности (бакалавриат);

карта книгообеспеченности (магистратура);

карта книгообеспеченности в разрезе кафедр;

карта книгообеспеченности вуза;

устареваемость книг;

устареваемость книг по социально-гуманитарному профилю;

устареваемость книг по техническому, естественному, сельскохозяйственному профилю;

карта книгообеспеченности (бакалавриат) с учетом устареваемости;

карта книгообеспеченности (магистратура) с учетом устареваемости;

карта книгообеспеченности в разрезе кафедр с учетом устареваемости;

карта книгообеспеченности вуза с учетом устареваемости.

В период разработки было написано программное обеспечение на базе библиотеки irbis64_client_dll с помощью Delphi для актуализации БД читателей в АБИС Ирбис 64 [8]. Данное ПО позволяет:

добавлять новых читателей (студентов, сотрудников);

обновлять текущие данные читателей;

удалять лишние учетные данные читателей;

обновлять фото читателей;

работать в ручном или автоматическом режиме.

Данная программа позволила держать базу читателей в актуальном состоянии, не используя ручной труд. Интерфейс программы предоставлен на рисунке 6.

Рисунок 6. Интерфейс программы для обновления базы данных читателей.

В результате разработки информационной системы книгообеспеченности получилась система, которая интегрирована в единую информационную систему, что, в отличие от модуля книгообеспеченности в АБИС Ирбис 64, дает следующие преимущества:

нет необходимости следить за БД книгообеспеченность в АБИС Ирбис 64, так как используется ЕКИС;

ненужно редактировать базу читателей Ирбис 64;

имеется возможность изменять выходные формы;

полная интеграция с БД Студентов и БД Индивидуальный учебный план;

актуальные данные в любой момент времени.

Создание своей информационной системы книгообеспеченности позволяет сделать такую систему, которая полностью соответствует всем требования конкретного учебного заведения.

информационный книгообеспеченность интерфейс.

• 1. Сэлтон Г. Автоматическая обработка, хранение и поиск информации / Пер. с англ. В. Я. Вертьева и др. — М.: Сов. радио, 1973. — 560 с.
• 2. Солтон Дж. Динамические библиотечно-информационные системы: Пер. с англ. — М.: Мир, — 557 с.
• 3. Воройский Ф. АБИС: проблемы выбора и внедрения // Библиотека. — - № 8. — С. 61−65; № 9. — С. 30−33. — 1994. — № 2. — С. 29−33; № 3. — С. 33−38.
• 4. Библиотечные компьютерные технологии: сб. статей. — Вып. 1−2 / Сост. О. А. Лавренова. — М., 1996.
• 5. Бродовский А. И., Воройский Ф. С., Гончаров А. М. и др. Библиотека и информатизация. — Казань, — 229 с.
• 6. Гончаров М., Шрайберг Я. Разработка Интернет-серверов для науки, культуры, образования. — Москва-Вашингтон: American Councils, ILIAC, 2000. — 52 с.
• 7. Информационно-библиотечное обеспечение науки. Проблемы интеграции информационных ресурсов: материалы конф. — М., 1998. — 174 с.
• 8. Компьютерная техника и технологии в библиотеках накануне третьего тысячелетия: Сб. научн. тр. ГПНТБ России. — М.: ГПНТБ России, 2000. — 205 с.