Проектирование БД для учреждений

Согласно [3, гл.16] построение отчета с переменным количеством столбцов может быть реализовано за счет написания обработчиков практически всех событий, возникающих при выполнении операций с отчетом. Однако есть и менее трудозатратное решение, которое активно обсуждалось на форумах (например, [4]). Это решение состоит в том, чтобы реализовать только обработчик события открытия отчета, который модифицирует заранее подготовленный шаблон таким образом, что форматирует используемые ячейки в соответствии с форматом результатов запроса и скрывает неиспользуемые ячейки.

Рис.

17. Шаблон перекрестного запроса «Статистика выдач»

Рис.

18. Шаблон отчета «Статистика выдач инвентарных дел»

Текст обработчика события открытия отчета, взятый из [4] и приспособленный к решаемой задаче, представлен ниже. В шаблоне отчета, представленном на рис.

18, заголовки имеют имена, начинающиеся с Head, информационные поля имеют имена, начинающиеся с Col, поля средних оценок имеют имена, начинающиеся с Avg.

Option Compare Database

Option Explicit

Private Sub Report_Open (Cancel As Integer)

Dim i As Byte

Dim n As Byte

Dim ss As String

Dim zapros As QueryDef

Set zapros = CurrentDb. QueryDefs («Статистика выдач»)

With zapros

n = .Fields.Count — 1 'определить кол-во столбцов

For i = 0 To n 'по всем столбцам:

ss = .Fields (i).name 'определить название имя поля (название столбца)

If i > 0 Then

Controls («Head» & (i)).ControlSource = «=»" «+ Replace (ss, «_», «.») + «» «» 'назвать поле Head_

Controls («Avg» & (i)).ControlSource = «=Avg ([» + ss + «])» 'назвать поле Avg_

End If

Controls («Col» & (i)).ControlSource = ss 'в поле Col_ выводить данные из поля запроса с именем из ss

Next i

For i = n + 1 To 8 '8 — кол-во столбцов в конструкторе отчёта

Controls («Head» & (i)).Visible = False 'скрыть лишние столбцы

Controls («Col» & (i)).Visible = False

Next i

End With

End Sub

Текст сформированного отчета представлен в приложении. Поля отчета представляют собой количество дней, которое инвентарное дело с указанным номером находилось на руках у указанного сотрудника. В строке итогов указано среднее количество времени, которое инвентарные дела проводят у данного сотрудника.

5. Разработка средств автоматизации труда оператора приложения базы данных В приложении автоматизация труда оператора реализована в двух направлениях.

Первое направление касается автоматизации формирования отчетов и печати. Кнопки «Карточка», «Журнал» и «Книга» служат для того, чтобы оператор мог сформировать карточку того инвентарного дела, информацией о котором заполнена в данный момент форма, журнал статистики выдач инвентарных дел, а также сформировать книгу учета инвентарных дел по заданной номенклатурной группе.

Для реализации соответствующих действий по формированию отчетов созданы три макроса, шаблоны которых изображены на рис.

19−21.

Рис.

19. Шаблон макроса «Карточка»

Рис.

20. Шаблон макроса «Журнал»

Рис.

21. Шаблон макроса «Книга»

Имена макросов соответствуют названиям обслуживаемых кнопок.

Условие привязки в макросе «Карточка» имеет следующий вид:

[Формы]![Инвентарные дела]![inventory_id]=[Карточка инвентарного дела]![inventory_id]

Макрос «Журнал» не нуждается в условиях привязки.

Условие привязки в макросе «Книга» обусловлено выбором номенклатурной группы с помощью поля со списком, расположенного на форме рядом с кнопкой и имеет следующий вид:

[Формы]![Инвентарные дела]![Поле

СоСписком33]=[Инвентарные дела]![group_id]

Второе направление касается автоматизации выборки и поиска информации при ее просмотре на экране. Оно реализуется с помощью групп полей «По адресу» и «По инвентарному номеру» и поля со списком, которое позволяет выбрать критерий отбора записей из пяти вариантов: «Все», «По улице», «По улице и дому», «По улице, дому и корпусу» и «По инвентарному номеру».

Все эти альтернативы обслуживаются одним макросом, который называется «Запрос». Шаблон этого макроса приведен на рис.

22.

Макрос обеспечивает наложение одного из пяти фильтров, условия которых сведены в табл.

10.

Элементы управления, обеспечивающие средства автоматизации труда оператора приложения базы данных, расположены в заголовке формы, окончательный вид которой в рабочем состоянии показан на рис.

23.

Рис.

22. Шаблон макроса «Запрос»

Таблица 10. Условия фильтров макроса «Запрос»

Условие макроса Условие отбора [Формы]![Инвентарные дела]![Поле

СоСписком35]="Все" Истина [Формы]![Инвентарные дела]![Поле

СоСписком35]="По улице" [Формы]![Инвентарные дела]![Поле

СоСписком19]=[Инвентарные дела]![street_id] [Формы]![Инвентарные дела]![Поле

СоСписком35]="По улице и дому" [Формы]![Инвентарные дела]![Поле

СоСписком19]=[Инвентарные дела]![street_id] And [Формы]![Инвентарные дела]![Поле23]=[Инвентарные дела]![house] [Формы]![Инвентарные дела]![Поле

СоСписком35]="По улице, дому и корпусу" [Формы]![Инвентарные дела]![Поле

СоСписком19]=[Инвентарные дела]![street_id] And [Формы]![Инвентарные дела]![Поле23]=[Инвентарные дела]![house] And [Формы]![Инвентарные дела]![Поле25]=[Инвентарные дела]![corp] [Формы]![Инвентарные дела]![Поле

СоСписком35]="По инвентарному номеру" [Формы]![Инвентарные дела]![Поле30]=[Инвентарные дела]![inv_num]

Рис.

23. Окончательный вид формы приложения

1. Инструкции о порядке формирования инвентарного дела и ведении учетной документации архива филиала ГУП «ГУИОН» — ПИБ района. — приложение к приказу № 74 от 30.

04.09 г.

2. Бороненко С. Д. и др. Проектирование приложений баз данных на основе типовых моделей: учеб. пособие. — СПб.: ЛГУ им. А. С. Пушкина, 2010. — 114 с.

3. Иллюстрированный самоучитель по Microsoft Access. — текст:

http://www.taurion.ru/

4. «Перекрестный» запрос для отчета. — текст:

http://www.cyberforum.ru/archive/t-134 861-p-2.html

Приложение

Карточка инвентарного дела

Дата: 19.

12.2009

Инв.номер: 16−1494/09−67

Улица: 2-я Советская улица

Дом: 7

Корпус:

Томов: 2

Открыто: 03.

07.1938

Закрыто: 19.

12.2009

Присвоенные номера:

Дата Инвентарный номер Номенклатурная группа Статус

12.

01.2009 16−1494/01−7 Строения и сооружения Погашен

19.

12.2009 16−1494/09−67 Утраченные объекты Действующий

Выдачи:

№ п/п Сотрудник Выдача Возврат

1 Инспектор Семенов С. К. 18.

02.2009

Отпечатано: 26.

01.2012 14:21:28

Статистика выдачи инвентарных дел

Инвентарный номер Директор Иванов И. И. Инспектор Сидоров С.О.

16−1494/01−3 5

16−1494/01−5 34

Среднее время: 5,0 34,0

26.

01.2012

ENTITY

entity_IDs

FILE

entity_IDt

weight