Основные виды PR-мероприятий

Журналистов интересовало: сколько домовладений планируется перевести «на газ» в этом году; сколько в следующем; сколько денег затрачивает среднестатистический житель на подключение; сколько домов никогда не смогут воспользоваться таким благом, как газ? Также: 30.

10.2008 по району Чесноковки состоялся своеобразный пресс-тур в составе краевых и городских СМИ. Телевизионщикам из «Наших новостей», журналистам краевого радио и «АИФ», местных газет были показаны объекты ведущегося здесь строительства сетей газоснабжения. В ходе пресс-тура журналисты смогли получить ответы на все, интересующие их вопросы.

Основное взаимодействие происходит посредством подготовки и распространения информационных материалов о компании и ее деятельности (рассылка пресс-релизов, рекламных брошюр и проспектов, пресс-досье и т. д.). Что является существенным недостатком, так как для установления позитивного взаимодействия со СМИ необходимо личное общение представителей компании с журналистами.

Кроме того, учитывая тот факт, что в структуре ООО «Новосибирскрегионгаз» нет PR-отдела, а также то, что взаимодействием с целевыми группами занимается советник генерального директора по связям с общественностью, некоторые этапы и особенности подготовки и проведения PR-мероприятий остаются без должного внимания, что в дальнейшем снижает эффективность проводимых мероприятий.

Глава 3. Повышение эффективности PR-деятельности ООО «Новосибирскрегионгаз» в сфере подготовки и проведения PR-мероприятий

3.

1. Повышение эффективности взаимодействия ООО «Новосибирскрегионгаз» со средствами массовой информации Учитывая тот факт, что основное взаимодействие со средствами массовой информации ООО «Новосибирскрегионгаз» выстраивает по принципу «хороший пресс-релиз — хорошее освещение в СМИ», т. е. взаимодействие строится на дистанционной основе, необходимо установить более личный контакт с представителями СМИ и представителями компании.

Для решения этой проблемы возможно проведение ряда PR-мероприятий, которые будут способствовать установлению позитивных двусторонних взаимоотношений с журналистами различных видов СМИ.

Во-первых, установить традиционные «отчетные» пресс-конференции. Оптимально проведение таких пресс-конференций запланировать на конец каждого квартала. Такие мероприятия позволят донести до СМИ, а далее и до более широкой общественности, основные результаты и достижения организации, ответить на волнующие общественность вопросы, уточнить прогнозы, обозначить тенденции, рассказать о краткосрочных и среднесрочных планах организации.

Постоянное на регулярной основе общение с журналистами в рамках ежеквартальных пресс-конференций позволят сформировать пул доверенных, лояльных журналистов, а также обеспечит постоянное присутствие организации в информационном поле новосибирских медиа.

Далее, необходимо «познакомить» редакторов ведущих региональных средств массовой информации с руководством компании. Данную задачу возможно решить посредством проведения серии неформальных PR-мероприятий — пресс-ланча, клубного вечера и встречи «без галстука».

Пресс-ланч необходимо приурочить к определенному событию — например подведение промежуточных итогов программы газификации региона. С одной стороны, до представителей СМИ будет донесена интересная информация, с другой стороны — такое общение позволит сформировать положительный имидж руководителя компании, раскроет не только его профессиональные, но и личностные качества.

Клубный вечер возможно провести в рамках корпоративного мероприятия, связанного с датой, важной для «Новосибирскрегионгаза». Неформальная обстановка позволит журналистам познакомиться не только с генеральным директором, но и также с другими представителями топ-менеджмента организации. А также позволит журналистам узнать об особенностях корпоративной культуры предприятия.

Традиционно встречи «без галстука» проводятся в связи со значительными событиями. Встречу «без галстука» с генеральным директором ООО «Новосибирскрегионгаз» возможно провести в связи с его днем рождения. Данное мероприятие также позволит сформировать положительный имидж руководителя компании, однако в данном случае акцент будет сделан именно на личные качества генерального директора как эффективного руководителя.

Для закрепления эффекта необходимо также приглашать журналистов на другие корпоративные PR-мероприятия (дни рождения компании, круглые столы, спортивные состязания, конференции и презентации).

ООО «Новосибирскрегионгаз» ведет активную PR-деятельность в различных областях: media relations, внутрикорпоративные коммуникации, government relations, отношения с некоммерческими организациями и т. д. Однако в постоянно изменяющихся условиях медийного пространства и экономической ситуации необходимо вести постоянную корректировку информационной политики компании. И именно поэтому, на наш взгляд, предложенный комплекс PR-мероприятий позволит устранить недостатки взаимодействия компании со средствами массовой информации.

3.

2. Рекомендации по повышению качества подготовки и организации PR-мероприятий ООО «Новосибирскрегионгаз»

Во второй главе мы отметили, что в силу отсутствия самостоятельного PR-подразделения в структуре ООО «Новосибирскрегионгаз», необходимо учитывать следующие правила и принципы при подготовке и организации PR-мероприятий.

1. Определение целей мероприятия.

Необходимо четко представлять ради чего задумано мероприятие: каких целей мы будем добиваться и о чем мы хотим поведать миру? Существует негласное правило, правильность которого каждый может проверить на практике: Плохая постановка задачи удлиняет время ее выполнения.

2. Определение бюджета мероприятия.

Перед началом работы по организации мероприятия необходимо знать, какие средства могут быть потрачены на его реализацию. Как учесть основные расходы? Ниже приведены основные статьи затрат.

Расходы на подготовку мероприятия. При организации PR-мероприятия часто необходима аренда помещения и транспорта, при необходимости оплата специальной охрану для гостей и т. п.

Расходы на организацию питания. Многие мероприятия, как для прессы, так и корпоративные и специальные мероприятия достаточно часто сопровождаются фуршетом или банкетом.

Плата приглашенным лицам. Для участия в PR-мероприятиях нередко приглашаются гости, которые выступают с лекциями, отвечают на вопросы и т. п. Кроме того, существуют и другие затраты при проведении PR-мероприятий, которые определяются спецификой как самой организации, так и масштабом проводимого мероприятия.

3. Назначение ответственного за проведение PR-мероприятия.

Если нет того, кто полностью отвечает за проект, скорее всего, проект будет обречен на неудачу. Человек, отвечающий за организацию и проведение мероприятие, должен в первую очередь обладать организационными способностями и, конечно же, представлением о PR.

4. Определение целевой аудитории мероприятия.

Необходимо четко представлять кто будет участниками (гостями) предстоящего мероприятия. Будут ли это только представители СМИ, или только постоянные или потенциальные клиенты, или и представители СМИ, и клиенты? От этого будет зависеть многое: и формат мероприятия, и форма подачи информации и т. п.

5. Определение названия мероприятия.

Тема мероприятия должна быть актуальной для его участников и должна быть связана с деятельностью компании организатора.

6. Определение формата мероприятия.

Продолжительность мероприятия, способ и место проведения, количество докладчиков.

7. Выбор докладчиков, согласование содержания выступления, формирование списка необходимого дополнительного оборудования и вопросов, связанных с оформлением помещения, выбор ведущего. Докладчик должен быть интересен целевой аудитории, он должен быть в первую очередь хорошим оратором и «владеть материалом». Желательно обеспечить наличие дополнительного оборудования, необходимого для более эффективного изложения материала (проектор, экран, микрофон, блокнот и т. д.).

8. Формирование базы данных (БД) участников.

Необходимо определить источники формирования БД участников мероприятия. При количественном формировании БД необходимо учесть, что отклик целевой аудитории на приглашения принять участие в бесплатном семинаре при грамотном подходе составляет менее 10%.

9. Выбор даты проведения PR-мероприятия.

При выборе даты необходимо учесть следующие факторы: на приглашение участников мероприятия и согласование всех его аспектов потребуется время. Дату мероприятия лучше назначать на середину недели; не должна совпадать с событиями, которые могут быть интересны целевой аудитории. Кроме того, необходимо руководствоваться специальными правилами выбора времени проведения мероприятий, которые были описаны в первой главе представленной курсовой работы.

10. Выбор места проведения PR-мероприятия.

Место проведение должно соответствовать уровню предполагаемых участников, быть легко досягаемым для участников, пользующихся как личным, так и общественным транспортом.

11. Подготовка текста приглашения и программы PR-мероприятия.

Текст приглашения должен заинтересовать целевую аудиторию. Необходимо указать: название, предварительную программу, дату, место и время проведения, контакты для обратной связи. Желательно приложить схему проезда к месту проведения.

12. Подготовка презентации организации, рекламно-информационных материалов для раздачи участникам. Решение вопросов по оформлению помещения.

Качество и полнота информации презентационных материалов может повлиять на ее имидж. Они также помогут подробно рассказать об организации, ее услугах и т. п.

13. Приглашение участников.

Необходимо определить инструмент или совокупность инструментов для приглашения участников (электронная рассылка приглашений, почтовая или факсовая рассылка, телефонный прозвон, доставка приглашений куртером). Выбор зависит от оперативности и «пафосности» участников мероприятия.

14. Ведение регистрационной БД. Осуществление обратной связи с откликнувшейся целевой аудиторией.

15. Изготовление идентификационных карточек участников.

Главное — правильно написать фамилии и имена всех зарегистрировавшихся участников и не забыть про докладчиков и сотрудников компании.

16. Обучение персонала компании для работы на PR-мероприятии.

Необходимо объяснить сотрудникам компании, которые будут работать на мероприятии, что семинар (презентация, пресс-конференция) не только возможность поесть вкусных булочек и попить кофе, а возможность привлечь нового клиента.

17. Доставка приглашений курьером всем зарегистрировавшимся участникам PR-мероприятия. Это необязательный пункт. Все зависит от финансовых возможностей организации.

18. Контакт с зарегистрировавшимися участниками PR-мероприятия. Обязательно необходимо сделать за 1 — 2 дня до мероприятия.

20. Непосредственное проведение PR-мероприятия.

21. Оценка проведенного мероприятия.

22. Работа с участниками мероприятия Проведенное PR-мероприятие — это только начало большого объема работ PR-специалиста: работа с представителями СМИ, отслеживание вышедших публикаций, написание отчета и т. п. Если в мероприятии принимали участие потенциальные или постоянные клиенты, то впереди работа менеджеров компании.

Заключение

Связи с общественностью — психологически насыщенная система управления коммуникационными потоками. Связи с общественностью — это не только наука, но и искусство. Деятельность PR-менеджера почти всегда носит творческий, креативный характер и носит на выработку интересных, нестандартных методов работы с широкой общественностью.

Особенностями работы специалиста по связям с общественностью являются разнообразие, творчество и кратковременность. Разнообразие заключается в том, что PR-менеджер решает различные проблемы технического и кадрового порядка. Творчество состоит в том, что ни одна проблема не является точно копией предыдущей. А кратковременность обусловлена тем, что многие задачи требуют достаточно быстрого, оперативного реагирования.

Все особенности деятельности специалиста по связям с общественностью наиболее полно раскрываются при подготовке, планировании и реализации различных видов PR-мероприятий, составляющие большую часть работы специалиста. Именно PR-мероприятия позволяют решать различные цели организации: от позиционирования на рынке до выхода из кризисных ситуаций.

В данной курсовой работе были рассмотрены различные подходы к классификации основных PR-мероприятий, особое внимание было уделено классификации на PR-мероприятия для прессы, корпоративные PR-мероприятия и PR-мероприятия, направленные на широкую общественность. В первой главе были рассмотрены особенности таких основных PR-мероприятий как пресс-конференция, пресс-тур, брифинг, презентация, день рождения компании, собрание акционеров, выставки и ярмарки, презентации.

Во второй главе была дана общая характеристика и рассмотрены особенности PR-активности ООО «Новосибирскрегионгаз», выявлены достоинства и недостатки проводимой информационной политики.

В третьей главе, на основе выявленных проблем и недостатков PR-активности ООО «Новосибирскрегионгаз» были разработаны и предложены рекомендации, которые позволят повысить эффективность взаимодействия организации со средствами массовой информации.

Таким образом, цель представленной курсовой работы была достигнута в ходе исследования.

1. Алешина И. В. Паблик рилейшнз для менеджеров и маркетеров. — М., 1997.

2. Варакута С. А. Связи с общественностью. — М., 2004.

3. Василенко А. Б. Пиар крупных российских корпораций. — М., 2002.

4. Вуйма А. Ю. Черный PR. Защита и нападение в бизнесе и не только. — СПб., 2005.

5. Горкина М., Мамонтов А., Манн И. PR на 100%. — М., 2002.

6. Eвcтaфьeв В. А. Как организовать презентацию: ключевые элементы. // Советник. — 2009. — 31 июня.

7. Кочеткова А. В., Филиппов В. Н. Теория и практика связей с общественностью. — М., 2006.

8. Кошелюк М. Е. Мерфология PR-событий. // Советник. — 2008. — 20 февраля.

9. Кудряшова Н. Алгоритм проведения PR-мероприятия. // Советник. — 2008. — 23

10. Мейтленд Я. Рабочая книга PR-менеджера. — М., 2005.

11.Панкратов Ф. Г., Серегина Т. К. Коммерческая деятельность. — М., 2002.

12. Почепцов Г. Г. Паблик рилейшнз для профессионалов. — М., 2000.

13. Почепцов Г. Г. Паблик рилейшнз, или как успешно управлять общественным мнением. — М., 1998.

14. Самые успешные PR-кампании в мировой практике. — М., 2002.

15. T oлкaчeв А. Н. Формы PR-мероприятий и промо-акций. //

Советник. — 2009. — 1 сентября.

16. Федотова Л. Н. Паблик рилейшнз и общественное мнение. М., 2003.

17. Чумиков А. Н. Связи с общественностью. — М., 2000.

18. Шарков Ф. И. Основы теории коммуникации: Учебник. — М., 2002.

19. Шишкина М. А. Паблик рилейшнз в системе социального управления. — Спб., 1999.

20. Яковлев И. П. Паблик рилейшнз в организациях. — Спб., 1995.