Информационное обеспечение системы управления персоналом

ИАИС «Контроль ЗОС/ИРД/ГЗ» обеспечивает автоматизированное ведение и обработку заявок и поручений на подготовку Заключений о соответствии размещаемого объекта установленным градостроительным требованиям и регламентам использования территории (ЗОС), Градостроительных заключений (ГЗ) и пролонгацию комплектов исходно-разрешительной документации (ИРД), контроль за ходом подготовки ЗОС, ГЗ и пролонгацией ИРД, накопление информации о продленных комплектах ИРД и выпущенных ЗОС и ГЗ.

ИАИС «Контроль ЗОС/ИРД/ГЗ» содержит 20 баз данных (более 1 млн. записей, общий объем данных — 8250 МБ), среди которых:

База данных «Хранилище ЗОС/ИРД/ГЗ»;

База данных «ЗОС ЦАО/ИРД МКА»;

База данных «ЗОС/ГЗ Глав

АПУ";

База данных «ИРД архив»;

База данных «ИРД доработка»;

Служебные базы данных и классификаторы.

Основные функции ИАИС «Контроль ЗОС/ИРД/ГЗ»:

Регистрация заявок и контроль всех этапов выпуска Заключений о соответствии размещаемого объекта установленным градостроительным требованиям и регламентам использования территории (ЗОС), Градостроительных заключений (ГЗ), контроль всех этапов выпуска.

Регистрация и контроль всех этапов пролонгации комплекта ИРД.

Подготовка и автоматическая регистрация всех сопроводительных документов с распечаткой их в готовом виде.

Формирование формы и содержания официальных документов:

заключения о соответствии размещаемого объекта установленным градостроительным требованиям и регламентам использования территории, градостроительного заключения, заключения по объекту недвижимости, заключения по условиям проектирования, заключения по обследованию объекта недвижимости участка компенсационного озеленения, заключения по условиям проектирования участка компенсационного озеленения, заключения по инженерному обеспечению объекта;

Контрольные функции по отслеживанию сроков исполнения поручений о пролонгации комплектов ИРД и выпуске ЗОС/ГЗ.

Интеграция с системами, эксплуатирующимися в компании ОАО «Уралгражданпроект».

Интеграция с данными ГГК: передача информации о выполненных комплектах ИРД и ГЗ в ГГК на регистрацию; прием информации из ГГК о зарегистрированных комплектах ИРД и ГЗ.

Интеграция с Интегрированной Системой Информационного Обеспечения управления инвестиционно-строительной деятельностью в г. Екатеринбурге — предоставление информации о разработке документации в Витрину данных «Обеспеченность ЗОС/ИРД/ГЗ».

Исходя из описания составляющих информационного обеспечения управления компанией ОАО «Уралгражданпроект» на настоящий момент, можно выделить ряд недостатков организации информационного обеспечения принятия управленческих решений:

Системы ориентированы в основном на рядовых сотрудников компании, практически нет модулей, предназначенных для использования руководителями подразделений, принимающими решения, а также для кадровой службы, которая занимается реализацией работы с персоналом;

Используемые АИС не являются системами, направленными и обеспечивающими поддержку принятия управленческих решений как в компании в целом, так и в сфере управления персоналом в частности.

Исходя из этого, можно сделать вывод о том, что на настоящий момент информационное обеспечение управления компанией ОАО «Уралгражданпроект», в том числе и обеспечение принятия управленческих решений представляет собой использование сотрудниками предприятия автоматизированной информационной системы (АИС) в условиях бумажного документооборота. В целом организация информационного обеспечения принятия управленческих решений в компании ОАО «Уралгражданпроект» требует усовершенствования. Также требуется внедрение прикладного программного продукта, обеспечивающего автоматизацию системы управления персоналом.

ГЛАВА 3. ПРОЕКТ ПО ВНЕДРЕНИЮ СИСТЕМЫ «БОСС-КАДРОВИК» В КОМПАНИИ ОАО «УРАЛГРАЖДАНПРОЕКТ»

В конце 2009 года в рамках корпоративной реструктуризации руководством компании ОАО «Уралгражданпроект» было принято решение о создании единой информационной системы управления персоналом для всех подразделений. В качестве корпоративной HRM-системы было выбрано отечественное решение «БОСС-Кадровик». Партнером по внедрению стала компания BSC.

Основные цели и задачи проекта:

Консолидация данных для целей кадрового учета и расчета заработной платы в единой базе в компании ОАО «Уралгражданпроект».

Организация централизованного ведения общекорпоративных справочников в системе «БОСС-Кадровик».

Обеспечение формирования внутренней аналитической отчетности (в т.ч. порядка десяти отчетов заданного формата) и ведения документооборота по персоналу и учету труда в соответствии с организационными требованиями компании ОАО «Уралгражданпроект».

Интеграция системы «БОСС-Кадровик» с существующими в компании информационными системами компании.

Дата начала / окончания проекта: апрель — май 2010 гг.

Границы проекта: все подразделения компании ОАО «Уралгражданпроект».

На сегодняшний день компании ОАО «Уралгражданпроект» демонстрирует высокую динамику развития. Активное расширение бизнеса влечет за собой и увеличение численности персонала, от управления которым во многом зависит успех деятельности компании в целом. Именно поэтому эффективная кадровая политика, основанная на соблюдении стандартов и нормативных требований по труду, обеспечении условий для повышения квалификации сотрудников — является для компании ОАО «Уралгражданпроект» одной из приоритетных задач.

В компании проводится большая реструктуризация в рамках корпоративной программы The One, которая предполагает централизованное управление компанией на основе единой корпоративной политики и единых корпоративных стандартов, и важной составной частью бизнеса, несомненно, является система управления персоналом. Когда численность сотрудников в компании становится больше несколько сотен человек без подобного рода систем управлять и руководить просто невозможно.

В этом контексте возникла необходимость централизованного управления кадровыми процессами. В конце 2009 года руководством компании ОАО «Уралгражданпроект» было принято решение о создании единой информационной системы кадрового учета, расчета заработной платы и управления персоналом для всех подразделений. Поскольку объем работы у сотрудников очень большой, надежность информационной системы имеет принципиально важное значение. В силу этих причин было принято решение рассмотреть HRM-решения, удовлетворяющие не только текущим, но и перспективным требованиям компании ОАО «Уралгражданпроект».

Таким образом, перед компанией встала задача выбора HRM-решения, которое могло бы стать единым корпоративным стандартом в части управления кадровыми процессами. По результатам анализа HRM-систем, представленных на российском рынке, выбор был сделан в пользу российской системы управления персоналом «БОСС-Кадровик». Данное HRM-решение удовлетворяет ключевым требованиям компании ОАО «Уралгражданпроект» и оказалось наиболее оптимальным по сочетанию «функционал-технологичность-качество».

Параллельно с вопросом «что внедрять» прорабатывался и не менее важный вопрос «кто будет партнером по внедрению». При выборе HRM-решения и партнера по внедрению еще одним ключевым вопросом был вопрос о качестве последующей технической поддержки выбранной системы управления персоналом. Исполнитель проекта оценивался сразу по двум критериям — наличие серьезной экспертизы по внедрению системы «БОСС-Кадровик», а также высокий уровень сервиса и качества услуг по дальнейшему сопровождению HRM-системы. Предпочтение — по обоим пунктам — было отдано в пользу компании BSC.

В начале мая 2010 года система «БОСС-Кадровик» была запущена в промышленную эксплуатацию во всех ключевых подразделениях компании ОАО «Уралгражданпроект». При этом специалистами BSC осуществлялась оперативная поддержка работы конечных пользователей компании, включая их обучение, а также детальное консультирование в режиме онлайн по вопросам администрирования и эффективного использования функциональности системы управления персоналом БОСС-Кадровик. Начиная с июня 2010 года, компания ОАО «Уралгражданпроект» пролонгировала договор с BSC не только на расширенную техническую поддержку стандартного функционала «БОСС-Кадровик», но также в части поддержки дополнительной функциональности, плюс — услуги BSC по эксклюзивному сопровождению HRM-системы. Последнее представляет собой аутсорсинг всех основных функций технической поддержки: помимо опций, предлагаемых BSC в Базовом и Расширенном пакетах услуг технической поддержки и лицензионного сопровождения, эксклюзивная поддержка включает выезды и работу специалистов BSC на территории компании ОАО «Уралгражданпроект», перевод дополнительной функциональности на новые версии системы, установку обновлений и дополнений и т. д.

В компании ОАО «Уралгражданпроект» система «БОСС-Кадровик» используется для:

планирования организационной структуры компании, штатных расписаний;

расчета заработной платы, оперативного учета движения кадров;

ведения административного документооборота по персоналу и учету труда, аттестации и определению потребностей (обучение, повышение квалификации) работников;

рекрутинга персонала на вакантные должности;

ведения архивов без ограничения сроков давности.

Основная задача учетно-вычислительного контура — описание организационной структуры компании ОАО «Уралгражданпроект», а также ведение всей учетной работы по персоналу с помощью автоматизированного выполнения операций по приему, перемещению, увольнению сотрудников, а также по подготовке и учету приказов, формированию разнообразных списков и отчетных документов, расчету заработной платы, формированию данных для передачи в государственные органы. Здесь вводится информация о предприятиях, входящих в состав холдинга, их организационном делении и штатном расписании.

Контур управления кадровыми процессами позволяет обеспечить разработку и внедрение различных процедур управления персоналом (процедуры оценки персонала, обучения и т. п.).

Работа, проводимая в рамках контура управления кадровыми процессами, безусловно, важна для компании ОАО «Уралгражданпроект». Но по своей сути она нацелена на каждую должность в отдельности и на каждого отдельного сотрудника. Поэтому, даже после проведения всех необходимых мероприятий по управлению персоналом, возникает необходимость оценить, в какой степени поставленные задачи выполнены в целом по всей компании. Здесь необходим специальный аналитический инструмент, с одной стороны, опирающийся на учетные данные по персоналу и результаты проведения мероприятий по управлению кадровыми процессами, с другой — предоставляющий специальные механизмы анализа всего массива данных. Таким инструментом является контур анализа кадровых процессов системы «БОСС-Кадровик».

Система «БОСС-Кадровик» предоставляет всем пользователям компании ОАО «Уралгражданпроект» единое информационное пространство, однако в зависимости от решаемых задач и служебных полномочий каждый из них имеет свои права санкционированного доступа к данным и справочникам.

Таким образом, все поставленные задачи в рамках проекта внедрения в компании системы «БОСС-Кадровик» успешно решены: бизнес-процессы, связанные с реализацией кадровой политики, кадровым учетом и расчетом заработной платы, осуществляются сотрудниками компании ОАО «Уралгражданпроект» в единой системе «БОСС-Кадровик». Главным результатом проекта стало централизованное управление кадровыми процессами компании по всем подразделениям компании.

Система «БОСС-Кадровик» функционирует стабильно, нет никаких «сбоев», были устранены сложности, связанные с расчетом заработной платы, не происходит задержек по выплатам сотрудникам, связанных с проблемами в работе информационной системы. Кроме того, с технической поддержкой компании BSC, у компании ОАО «Уралгражданпроект» есть уверенность, что в случае возникновения каких-либо проблем в работе системы, все они будут оперативно устранены.

Для стоимостной оценки экономических результатов (Ру1) проекта по внедрению системы «БОСС-Кадровик» можно воспользоваться следующими показателями экономического эффекта, рассчитывающимися по формулам:

1. Снижение ошибок.

где: Д — объем документов в год (400 000 шт.); Во — уменьшение ошибок в течение года, % (2%); Со — стоимость исправления ошибок, руб. (80 руб.).

Отсюда: = 4 000 000 * (2 * 80 / 100) = 640 000 руб.

Уменьшение ошибок в год приносит компании ОАО «Уралгражданпроект» экономический эффект в размере 640 000 руб. в год.

2. Повышение производительности труда работников кадровой службы.

где: Ср — стоимость выполнения функций, руб./мес. (25 000); Св — стоимость одного часа работника, руб./ч. (52); Тв — время выполнения функции, ч (185 ч.).

Отсюда: = 25 000 — 52 * 185 = 15 380 руб./мес.

Повышение производительности труда приносит компании ОАО «Уралгражданпроект» 153 800 руб. в месяц, соответственно 184 560 руб. в год. (153 800 * 12)

Чистый дисконтированный доход (ЧДД), или интегральный экономический эффект (Эинт), определяется как сумма текущих экономических эффектов за весь период, приведенная к начальному шагу (начальному году расчетного периода) или как превышение интегральных экономических результатов над интегральными затратами:

где: Р — экономические результаты осуществления мероприятий за расчетный период, руб.; К — затраты на осуществление мероприятий за расчетный период, руб.

Теперь нужно рассчитать сумму всех показателей экономического эффекта:

Р = + = 640 000 + 184 560 = 824 560 руб. в год.

Затраты на внедрение системы «БОСС-Кадровик» составляют:

стоимость системы «БОСС-Кадровик» (по акции) — 7560 руб.;

стоимость услуг по внедрению проекта специалистов компании BSC — 117 350 руб.;

итого: 124 910 руб.

Таким образом, можно рассчитать чистый дисконтированный доход (ЧДД).

Ээ = ЧДД = Р — К Ээ = 824 560 — 124 910 = 699 650 руб. или 699,65 тыс. руб.

Проведенные расчеты показывают высокий экономический эффект (699,65 тыс. руб. в год) от внедрения системы «БОСС-Кадровик» в компании ОАО «Уралгражданпроект».

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Под термином «информационное обеспечение» понимается, во-первых, органически взаимосвязанная совокупность элементов, взаимодействие которых организовано определенным образом в единую технологию, реализующую правила и методологические принципы эффективного преобразования информации в соответствии с потребностями управления. Во-вторых, это сведения, знания, предоставляемые потребителю в ходе работ по удовлетворению его информационных потребностей, и соответствующим образом обработанная информация. В-третьих, это одна из составляющих современных автоматизированных систем, рассматриваемая наряду с техническим, программным и иными видами обеспечения. Таким образом, смысл информационного обеспечения заключается в органическом соединении научных знаний, научной методологии и методики с новейшими техническими средствами во всех проявлениях информационной работы.

Вопросы управления персоналом рассматриваются в качестве отдельного бизнес-процесса, который в информационном аспекте взаимодействует с другими бизнес-процессами. Бизнес-процесс управления персоналом складывается из решения таких комплексов задач, как: работа с персоналом на уровне отдела кадров, нормирование труда, оплата труда, планирование трудовых показателей, организация труда, техника безопасности. В максимальной степени должна быть автоматизирована группа задач по текущему управлению кадрами.

В сфере управления персоналом преимущество, несомненно, останется в руках отечественных разработчиков, поскольку адаптация западных прикладных программных продуктов к российским особенностям — дело непростое, небыстрое и недешевое.

Как показал проведенный анализ деятельности компании ОАО «Уралгражданпроект», от того, как построена работа кадровой службы в значительной степени будет предопределен общий успех организации. В этой связи возникает потребность в автоматизации повседневной работы кадровой службы.

В ходе реализации проекта по внедрению прикладного программного продукта при его выборе в компании ОАО «Уралгражданпроект» учитывались такие его характеристики, как: функциональные возможности; технические возможности; быстрота освоения; простота использования; стоимость программного продукта.

Выбор был сделан в пользу разработанной московской компанией «АйТи» системы «БОСС-Кадровик», являющейся одной из наиболее полных в функциональном отношении систем управления персоналом. Основными функциональными возможностями системы являются:

ввод и хранение полной информации о каждом сотруднике или кандидате;

просмотр или распечатка фотографий сотрудников;

реализованы функции ежедневного учета отработанного времени, автоматического учета отпусков, больничных, неявок, командировок;

предусмотрено автоматическое формирование приказов по личному составу;

обеспечена подготовка всего пакета отчетных документов для Пенсионного Фонда.

Требования, предъявляемые к кадровым системам, будут постоянно меняться, особенно к тем из них, которые предназначены для средних и крупных предприятий. От таких программных продуктов пользователи будут активнее требовать управленческих качеств, а не только учетных, как в большинстве случаев наблюдается сегодня. Это подразумевает наличие развитых аналитических инструментов, удобных средств построения разнообразных отчетов, механизмов оповещения, реагирующих на произошедшее событие и т. п.

Автоматизация управления персоналом // [Электронный ресурс] - Режим доступа:

http://www.aitsoft.ru

Александров А. Корпоративные сети и системы управления, тенденции развития ситуации в России // [Электронный ресурс] - Режим доступа:

http://offline.computerra.ru/print/offline/1997/219/841/

Бухалков М. И. Управление персоналом: Учебник. — 2-изд., испр. и доп. — М.: ИНФРА-М, 2008. — 424 с.

Винокуров М.А., Гутгарц Р. Д., Пархомов В. А., Слюсаренко И. В. Автоматизация кадрового учета. — М.: ИНФРА-М, 2006. — 222 с.

Веснин В. Р. Управление персоналом. Теория и практика. — М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2007. — 688 с.

Галенко В.П., Страхова О. А., Файбушевич С. И. Как эффективно управлять организацией? — 2-е изд. переработ. и доп. — М.: Баратор, 2007. — 176 с.

Демченко Т. Управление персоналом: современные подходы. // Человек и труд. 2008. № 8. С. 72−75

Журавлев П.В., Карташев С. Л., Маусов Н. К, Одегов Ю. Г. Технология управления персоналом. Настольная книга менеджера. — М.: Экзамен, 2005. — 426 с.

Корпоративная информационная система «Флагман» // [Электронный ресурс] - Режим доступа:

http://softsearch.ru/programs/168−774-flagman-download.shtml

Обзор пакетов прикладных программ по управлению кадрами // [Электронный ресурс] - Режим доступа:

http://www.kadrovik.ru/modules.php?op=modload&name=News&file=article&sid=846

Региональный сервисный центр «Инфин-Питер» // [Электронный ресурс] - Режим доступа:

http://www.infinspb.ru/index.php?id=220

Рудавина Е.Р., Екомасов В. В. Книга директора по персоналу. — СПб.: Питер, 2009. — 368 с. (Серия «Совет директоров»)

Создание подсистемы управления персоналом в рамках единой КИС // [Электронный ресурс] - Режим доступа:

http://www.alfa-system.ru/print.php?did=3₁₆_487₅₀₂

Тимофеев М. Программа ОАЗИС «Менеджер по персоналу» экономит деньги и облегчает жизнь кадровикам. // [Электронный ресурс] - Режим доступа:

http://www.hrm.ru/db/hrm/4983E9F17018C6D5C3256AAE0033326C/category.html

Управление персоналом организаций: Учебное пособие / Под ред. А. Я. Кибанова. — М.: Инфра-М, 2006. — 638 с.