Организация ведомственного архива на примере архива ОАО «НТМК»

Организация обязана систематически описывать документы по личному составу и документы временного хранения (свыше 10 лет), обеспечивать их сохранность и учет.

Дела, предназначенные для уничтожения, после утверждения актов о выделении их к уничтожению, хранятся в специально отведенном для них месте и сдаются работниками службы делопроизводства или ведомственного архива в конторы Главного управления «Союзглаввторресурсы» Госснаба СССР. Перед сдачей документы должны быть упакованы. Сдача документов оформляется приемо — сдаточными накладными, в которых указывается вес принятой бумажной макулатуры.

Дата сдачи документов, их вес и номер накладной указываются на акте, который подшивается в соответствующее дело после внесения изменений в учетные документы ведомственного архива или службы делопроизводства.

Порядок уничтожения дел с истекшими сроками хранения с грифом «ДСП» определяется специальными инструкциями.

Уничтожение производится двумя способами:

Документоуничтожающей машиной, типа Crocodile.

На базе вторсырья.

Основными источниками комплектования архива организации являются:

Структурные подразделения организации;

Подведомственные организации;

Физические лица.

Сдача дел из структурных подразделений в архив Общества проводится по графику, составленному архивом и утвержденному указанием Управляющего директора Общества. Эта работа проводится ежегодно. В архив дела принимаются строго по описям. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Общества, как правило, не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Они могут передаваться в архив Общества только в исключительных случаях по решению Руководителя администрации. Передача их осуществляется также по описям.

В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Общества. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется справка.

Дела в архив Общества доставляются сотрудниками структурных подразделений. Прием каждого дела производится заведующим архивом в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается пометка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество принятых в архив Общества дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника архива и лица, передавшего дела.

Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров, ярлычками на одну сторону.

В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения в течение двух месяцев после подписания приказа о ликвидации (реорганизации) все имеющиеся документы формируются в дела. Дела оформляются и передаются в архив Общества, независимо от сроков их хранения. Передача осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

2.2 Обеспечение сохранности документов и учет.

В ведомственном архиве имеются шесть архивохранилищ. Архивохранилища без окон, в комнатах окна зарешечены. Полы покрыты транспортерной лентой, отопление центральное. Вентиляция естественная. Освещение электрическое. Имеются металлические стеллажи, общей протяженностью 3820 метров, высотой 4 метра.

Пожарно-охранная сигнализация ежедневно сдается на пульт комбината. Имеются огнетушители ОУ-2 (из расчета 1 огнетушитель на 50 м2), пожарные краны. Температурно-влажностной режим в архивохранилищах соответствует норме. В хранилище регулярно проводится влажная уборка, коробки обеспыливаются, помещение проветривается (15, с. 15).

Дела хранятся в коробках и связках. Дела оформлены в соответствии с правилами работы ведомственных архивов: дела переплетены, листы пронумерованы, имеются заверительные записи.

Учет производится путем присвоения архивным документам (единицам учета, единицам хранения) учетных номеров, являющихся частью архивного шифра.

Архивный шифр — это обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации. Архивный шифр состоит из номеров: архивного фонда по списку фондов архива организации и через дробь по списку фондов государственного архива, источником комплектования которого является организация, архивной коллекции, описи, единицы хранения.

Номер архивного фонда присваивается государственным архивом после оформления первого поступления документов организации на постоянное хранение.

2.3 Научно-справочный аппарат и его использование.

Научно-справочный аппарат (НСА) — структурированная совокупность элементов описаний документов (вторичной документной информации), представленных в различных видах архивах справочниках, базах данных, предназначенных для поиска документов и документной информации.

Система НСА к документам архива организации — это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников, баз данных о составе и содержании документов, создаваемых на единой научно-методической основе для поиска документов и документной информации в целях эффективного использования.

Состав СНСА архивов организации определяется видом архива, составом и содержанием хранящихся в нем документов, характером и задачами поиска и интенсивностью использования документов.

Элементами СНСА архива организации является описи, каталоги, базы данных, выполняющие функции этих справочников, а также указатели, обзоры документов, исторические справки к архивным фондам организации.

Опись дел, документов — архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, единиц учета, закрепления их систематизации внутри фонда и их учета.

В опись входят: титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, переводные таблицы шифров (в случае переработки описи), указатели.

К описи могут составляться указатели (как общие, так и специальные). Ссылочные данные указателя к описи даются на порядковые номера единиц хранения, единиц учета.

Каталог — межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации. Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов архива.

В зависимости от схемы построения каталоги подразделяются на систематические, тематические, предметные и их разновидности (именной географический, объектный).

Указатели — архивный справочник, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по какому либо другому признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их поисковых данных. Основными видами указателей являются: предметный (его разновидности — тематический, именной, географический), хронологический. По группировке понятий в нутрии указателя различаются алфавитные, систематические и хронологические.

Обзор — архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов. Видами обзора в архиве организации является обзор фонда и тематический обзор.

Автоматизированный научно-справочный аппарат архива — комплекс электронных справочников (база данных описаний документов), предназначенных для эффективного поиска архивных документов и информации. В электронной описи содержатся реквизиты описания информации на уровне дела. Обязательными реквизитами описания являются: порядковый номер записи, (номер дела), индекс дела, заголовок дела, указание на подлинность (копийность), крайние даты документов, количество листов в деле, аннотация документов.

Вывод.

Ведомственный архив осуществляет хранение временных документов в случае, если подразделение или дочерние предприятие ликвидировано, а срок хранения его документов не истек.

Архив располагает около 200 единиц хранения за период с 1993;1999 гг. К таким документам относятся: Переписка о производственно-экономической деятельности, Бухгалтерские первичные документы, договора и т. д., в соответствии с номенклатурой дел предприятия или подразделения.

Экспертиза ценности документов и комплектование, обеспечение сохранности документов и учет организованы согласно всем существующим требованиям. Организация взаимоотношений с другими подразделениями спланирована рационально.

Заключение

.

Данная работа позволяет сделать следующие выводы:

1. Деятельность ведомственного архива организована в соответствии с архивными законодательными и нормативно-правовыми актами, а также Положением об архиве ОАО «НТМК». Основные задачи, стоящие перед архивом, — принять, сохранить и использовать документы ОАО «НТМК» — достигаются.

Особое внимание уделяется обеспечению сохранности документов — создаются оптимальные условия для хранения документов, (здание оборудовано вентиляционной системой, средствами контроля температуры и влажности, современными передвижными архивными стеллажами финского производства, дополнительным оборудованием — пылесосом, архивными тележками для транспортировки дел, установкой для брошюрования дел, установлена современная охранно-пожарная сигнализация, дела укладываются в архивные коробки).

Проводится работа по составлению и усовершенствованию системы научно-справочного аппарата (перерабатывается историческая справка, описи дел постоянного хранения и по личному составу, проводится комплекс работ по каталогизации документов).

Активно обсуждается вопрос об автоматизации архивных процессов, архив присоединен к локальной сети Общества, имеется электронная почта, выход в Интернет, планируется внедрение новых компьютерных технологий.

Документы архива ОАО «НТМК» постоянно востребуются, активно используются документы по личному составу и постоянного хранения.

Ежегодно специалисты отдела ДОУ проводят курсы, где повышают свою квалификацию секретари структурных подразделений. Работники архива окончили годичные очно — заочные курсы повышения квалификации во ВНИИДАД (г. Москва).

Проводятся мероприятия по розыску дел постоянного хранения и по личному составу. В ходе розыскных мероприятий, в структурных подразделения комбината найдено около 200 дел постоянного хранения, и 25 тысяч дел по личному составу. Была составлена дополнительная опись № 5 дел постоянного хранения, которая была утверждена ЭПК Управления архивами Свердловской области.

8. Работники архива и в дальнейшем планируют совершенствовать методы работы. Важно отметить, что архивисты ОАО «НТМК» находят понимание и помощь у руководства комбината. Приятно осознавать, что наряду с первоочередными задачами как реконструкция производственных объектов комбината, руководство Общества уделяет большое внимание сохранению документального наследия.

Документы позволяют предложить:

установить программное обеспечение более современного уровня, т. е. перевести ряд документов с бумажных носителей в электронную форму;

создать центральный, более крупный архив, в котором будет сосредоточена информация по отрасли в целом.

Список литературы

Источники:

1.1 Опубликованные:

Закон РФ от 22.

10.2004. № 125-ФЗ.

ГОСТ Р6.30−2003.

Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». — М.: Госстандарт России, 2003.

ГОСТ Р51 141−98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

М.: Госстандарт России, 1998.

Основные правила работы архивов организаций. Росархив, ВНИИДАД.

М., 2002. 152с.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

М.: Федеральная архивная служба России, 2000.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

М.: Министерство культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, 2005.

О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве: Постановление Правительства РФ от 3 марта 1993 г.№ 191.// Отечественные архивы.- 1993;№ 3.

Неопубликованные:

Стандарт предприятия СТП 102−103М-2003.

Система менеджмента качества. Управление документацией. Унифицированная система организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению и хранению документов.

2. Исследования:

Альбрехт Б. В. Архивы коммерческих организаций. — М.: МЦФЭР, 2005. -192с.

Байкова И. Ю. Настольная книга делопроизводителя /И.Ю.Байкова. — 2-е изд., доп. — М.: Эксмо, 2009. — 352с.

Банасюкевич В. Д. Устинов В.А. «Актуальные научные проблемы обеспечения сохранности архивных документов"// Отечественные архивы № 1 2000.-С.10−21.

Еремченко В.А. «Делопроизводство и ведомственное хранение документов в условиях административной реформы: основные проблемы"//Отечественные архивы № 1 1999. С.9−25.

Касьянова Г. Ю., Секретарское дело: азбука мастерства, М.: АБАК, 2006. -252с.

Козлов В. П. Архивная служба России и российская государственность: опыт 80 лет //Отечественные архивы № 6 1998. С. 9−17.

Крайская З.В., Челлини Э. В., Архивоведение: Учебник для средних специальных учебных заведений, М.: Издательство НОРМА, 196. 224с.

Кузнецова Т.В., Делопроизводство «Документационное обеспечение управления», М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2002. 384с.

Кузнецова Т.В., Делопроизводство «Организация и технологии документационного обеспечения управления»: Учебник для вузов.:ЮНИТИ-ДАНА, 2002. 359с.

Стандарт предприятия СТП 102−103М-2003.

Система менеджмента качества. Управление документацией. Унифицированная система организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению и хранению документов.

Альбрехт Б. В. Архивы коммерческих организаций. — М.: МЦФЭР, 2005. -192с.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

М.: Министерство культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, 2005.

О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве: Постановление Правительства РФ от 3 марта 1993 г.№ 191.// Отечественные архивы.- 1993;№ 3.

Байкова И. Ю. Настольная книга делопроизводителя /И.Ю.Байкова. — 2-е изд., доп. — М.: Эксмо, 2009. — 352с.

Банасюкевич В. Д. Устинов В.А. «Актуальные научные проблемы обеспечения сохранности архивных документов"// Отечественные архивы № 1 2000.-С.10−21.

О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве: Постановление Правительства РФ от 3 марта 1993 г.№ 191.// Отечественные архивы.- 1993;№ 3.

ГОСТ Р51 141−98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

М.: Госстандарт России, 1998.

Кузнецова Т.В., Делопроизводство «Документационное обеспечение управления», М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2002. 384с.

Касьянова Г. Ю., Секретарское дело: азбука мастерства, М.: АБАК, 2006. -252с.

ГОСТ Р51 141−98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

М.: Госстандарт России, 1998.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

М.: Министерство культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, 2005.

ГОСТ Р51 141−98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

М.: Госстандарт России, 1998.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

М.: Министерство культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, 2005.

Альбрехт Б. В. Архивы коммерческих организаций. — М.: МЦФЭР, 2005. -192с.

Кузнецова Т.В., Делопроизводство «Документационное обеспечение управления», М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2002. 384с.

Альбрехт Б. В. Архивы коммерческих организаций. — М.: МЦФЭР, 2005. -192с.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

М.: Министерство культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, 2005.

Банасюкевич В. Д. Устинов В.А. «Актуальные научные проблемы обеспечения сохранности архивных документов"// Отечественные архивы № 1 2000.-С.10−21.

Крайская З.В., Челлини Э. В., Архивоведение: Учебник для средних специальных учебных заведений, М.: Издательство НОРМА, 196. 224с.

Основные правила работы архивов организаций. Росархив, ВНИИДАД.

М., 2002. 152с.

Стандарт предприятия СТП 102−103М-2003.

Система менеджмента качества. Управление документацией. Унифицированная система организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению и хранению документов.

Банасюкевич В. Д. Устинов В.А. «Актуальные научные проблемы обеспечения сохранности архивных документов"// Отечественные архивы № 1 2000.-С.10−21.

Еремченко В.А. «Делопроизводство и ведомственное хранение документов в условиях административной реформы: основные проблемы"//Отечественные архивы № 1 1999. С.9−25.

Крайская З.В., Челлини Э. В., Архивоведение: Учебник для средних специальных учебных заведений, М.: Издательство НОРМА, 196. 224с.

Козлов В. П. Архивная служба России и российская государственность: опыт 80 лет //Отечественные архивы № 6 1998. С. 9−17.

Банасюкевич В. Д. Устинов В.А. «Актуальные научные проблемы обеспечения сохранности архивных документов"// Отечественные архивы № 1 2000.-С.10−21.

Кузнецова Т.В., Делопроизводство «Организация и технологии документационного обеспечения управления»: Учебник для вузов.:ЮНИТИ-ДАНА, 2002. 359с.

Байкова И. Ю. Настольная книга делопроизводителя /И.Ю.Байкова. — 2-е изд., доп. — М.: Эксмо, 2009. — 352с.

Основные правила работы архивов организаций. Росархив, ВНИИДАД.

М., 2002. 152с.