Классификация документов. 
Основы делопроизводства. 
Язык служебного документа

Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям.

По способу документирования различаются документы:

• • рукописные письменные (текстовые);
• • изобразительные (документы, фиксирующие информацию посредством изображения объекта);
• • графические (документы, выполненные графическим способом);
• • фотодокументы;
• • фонодокументы (звуковые документы, зафиксированные на магнитной ленте);
• • кинодокументы (документы, зафиксированные с помощью кинои видеотехники);
• • документы, созданные с помощью компьютерной техники.

В зависимости от источника поступления различаются документы:

• • входящие (поступившие в организацию);
• • исходящие (отправляемые из организации);
• • внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях).

В свою очередь, входящие документы включают:

• • правительственные (поступающие от Президента РФ, Правительства РФ, депутатов Федерального Собрания РФ и т. д.);
• • ведомственные (поступающие из министерств и ведомств РФ, региональных управлений министерств и ведомств);
• • обращения граждан (поступающие от граждан и трудовых коллективов).

Исходящие документы могут представлять собой ответы на входящие документы или инициативные документы (письма, циркулярные письма, телеграммы, справки).

К внутренним документам относятся организационно-распорядительные (приказы, распоряжения), переписка между управлениями, структурными подразделениями, информационно-аналитические служебные записки и т. д.

По критерию гласности документы разделяются на документы, содержащие открытую информацию, и документированную информацию, отнесенную к категории ограниченного доступа (информация, отнесенная к государственной или служебной тайне, конфиденциальная, для служебного пользования). Документы ограниченного доступа снабжаются соответствующей пометкой или грифом секретности. Использование таких документов и работа с ними осуществляются по особой технологии и требуют разрешения, оформленного специальным актом.

Документы для служебного пользования, содержащие несекретные сведения, могут использоваться работниками данного учреждения. Такие документы помечаются грифом " Для служебного пользования" .

По характеру изложения содержания документы могут быть индивидуальными, трафаретными и типовыми.

В индивидуальных документах (например, докладных, объяснительных записках, заявлениях) содержание излагается в свободной форме.

В трафаретных документах структура изложения запрограммирована, в них используются заранее подготовленные стандартные фразы и отдельные части текста. Такие документы, как правило, бывают напечатаны на бланке, содержащем постоянную информацию, а переменная вписывается от руки.

Типовые документы представляют собой образцы актов, предназначенные для использования организациями с учетом их специфики в процессе создания конкретных ведомственных и локальных нормативных актов (например, «Положение о министерстве», «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», «Типовой перечень документов, подлежащих утверждению» и др.).

По срокам хранения документы делятся на документы постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения. Сроки хранения документов определяются на основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Федеральным архивным агентством 06.10.2000.

В зависимости от уровня юридической регламентации можно выделить:

• • национальные стандарты;
• • стандарты организации.

В зависимости от языка, на котором производится запись информации, документы делятся:

• • на неформализованные (документы с традиционным литературным текстом);
• • полуформализованные (документы с трафаретным текстом, анкеты);
• • формализованные (матричные документы типа перфокарт, перфолент, магнитных лент, дискет).

По содержанию различают документы личного происхождения и официальные. Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются за пределами служебной деятельности человека.

В отличие от личного официальный документ создается юридическим или физическим лицом с обязательным оформлением и удостоверением в установленном порядке.

По форме представления документы делятся на подлинники, оригиналы, копии и дубликаты.

Подлинником считается документ в окончательной редакции, оформленный и подписанный в соответствии с требованиями стандарта.

Термин «оригинал» является синонимом термина «подлинник». Составленные в нескольких экземплярах оригиналы называются умноженными. Все эти экземпляры обладают одинаковой юридической силой (например, договор).

Копии могут воспроизводить часть текста документа (выписки) или весь документ (например, второй экземпляр машинописного текста, подшиваемый в дело отправителя, называется отпуском).

По способу получения копии документы могут быть факсимильными и свободными. Факсимильная копия (например, фотокопия или ксерокопия) воспроизводит все детали подлинника (реквизиты, их расположение, шрифты, подписи, отметки и т. д.).

Свободная копия воспроизводит подлинник в виде второго экземпляра без графического соответствия подлиннику.

Дубликат — это копия официального документа, имеющая юридическую силу и сопровождаемая отметкой " Дубликат" .

На копии документа делается пометка " Копия" . Юридическую силу имеет лишь та копия документа, которая заверена компетентным должностным лицом, сопровождается подписью с указанием должности заверившего лица, датой заверения и печатью.

В зависимости от обслуживаемой сферы деятельности официальные документы подразделяются на управленческие, научные, технические, технологические, производственные и др. Основную часть документации любой организации и объект ее делопроизводства составляет управленческая документация.