Содержащиеся в ней затраты на выполнение всех функций включают расходы на поддержание вычислительной техники в рабочем состоянии и ее амортизация; заработная плата всех сотрудников, обязательные начисления на заработную плату, канцелярские расходы, оплата коммунальных услуг, командировочные расходы, оплата услуг связи и прочие.
Таблица классификации функций отдела управления качеством строится с учетом основных принципов формулирования функций отдела: точности, абстрактности, лаконизма, количественной характеристики, полноты выявления функций (см. таблицу 4.2).
Таблица 4.2 — Формулировка и классификация функций отдела управления качеством Наименование функции Вид функции
Затраты на выполнение функции в год, руб.
Получать информацию от внешних и внутренних источников О 50 000 Проверять информация Из источников В 6 000 Уточнять информация Из источников В 6 000 Получать информация По отчетности, СМИ, нормативным актам В 10 000 Запрашивать отдел Получателя информации В 11 000 Акционировать организация Соответствие законодательству О 40 000 Составлять реестр По списку О 10 000 Подготавливать собрание По списку О 10 000 Работать документы По учредительным О 10 000 Выявлять тенденции На финансовых рынках О 55 000 Размещать Ценные бумаги На биржах, в банке, среди акционеров О 30 000 Управлять Портфель ЦБ По объемам О 20 000 Бюджетировать бюджет По группам О 60 000 Подготовка обоснование По оборотным средствам О 45 000 Оценка проект Инвестиции О 40 000 Вкладывать вложения Оборотные средства О 12 000 Разработать план Движение денежных средств О 10 000 Учитывать движение По денежным средствам О 80 000 Анализировать анализ По денежным потокам О 25 000 Выдавать информация руководству О 35 000 Оформлять результаты По документообороту О 45 000 ИТОГО 610 000 Условные обозначения:
О — основная функция, В — вспомогательная функция Функциональная диаграмма и таблица классификации функций позволяет в дальнейшем системно подойти к классификации и формированию состава конкретных функций системы управления.
В результате анализа исходных данных выявлено, что затраты на осуществление функций отдела управления качеством составляют 610 000 руб. в год. Наиболее дорогой функцией является функция «Планово-аналитическое обеспечение деятельности» — 115 000 руб. в год. Высокая стоимость выполнения этих функций связана с привлечением специалистов, получающих высокую зарплату, использование компьютерной техники, приобретение автоматизированных программ, обслуживание техники и т. п.
Проверка целесообразности высоких затрат на выполнение этой функции осуществляется в результате анализа качества их выполнения и функционально-стоимостной диаграммы, для чего необходимо определить значимость выполняемых функций. Значимость функций определяется экспертной группой, состоящей из работников аппарата управления и начальника отдела. Степень значимости функции рассчитывается в баллах, для чего используется метод расстановки приоритетом, результаты сводятся в таблицу 4.3
Таблица 4.3 — Результаты попарного сравнения функций Функция 1 2 3 4 5 6 7 1 1,0 0,5 0,5 1,0 0,5 0,5 0,5 2 0,5 1,0 0,5 0,5 1,0 0,5 1,0 3 1,5 1,0 1,0 1,0 1,5 0,5 1,5 4 1,5 0,5 0,5 1,0 0,5 0,5 1,5 5 1,5 1,0 1,0 1,5 1,5 1,0 1,5 6 1,5 0,5 0,5 1,5 0,5 1,5 1,5 7 0,5 0,5 0,5 0,5 1,0 1,0 1,0
Условные обозначения функций:
Получать информацию от внутренних и внешних источников Акционировать организацию Оценка и выявление тенденций Бюджетирование Подготовка обоснований решений Планово-аналитическое обеспечение деятельности Выдавать информацию по деятельности Значимость функций удобно рассчитывать в таблице В таблице 4.4 по шкале от 0,5 до 1,5 баллов расставляем значимость тех или иных функций отдела управления качеством. При совпадении функций по диагонали и вертикали (например, 1- 1) ставится значение 1 (значимость равноценна). При выборе между двумя функциями (например, между 2 и 3 или 4 и 5 и т. д.) определяется приоритет значимости одной из функций.
Таблица 4.4 — Расчет значимости функций Функция 1 2 3 4 5 6 7 Р (о) Рн (о) Р (1) Рн (1) Р (2) Рн (2) 1 1,0 0,5 0,5 1,0 0,5 0,5 0,5 4,5 0,100 0,550 0,096 0,548 0,096 2 0,5 1,0 0,5 0,5 1,0 0,5 1,0 5,0 0,111 0,667 0,112 0,665 0,112 3 1,5 1,0 1,0 1,0 1,5 0,5 1,5 8,0 0,178 1,600 0,176 1,598 0,176 4 1,5 0,5 0,5 1,0 0,5 0,5 1,5 6,0 0,133 0,933 0,135 0,931 0,135 5 1,5 1,0 1,0 1,5 1,5 1,0 1,5 9,0 0,200 1,982 0,197 1,980 0,197 6 1,5 0,5 0,5 1,5 0,5 1,5 1,5 7,5 0,167 1,417 0,169 1,415 0,169 7 0,5 0,5 0,5 0,5 1,0 1,0 1,0 5,0 0,111 0,791 0,115 0,789 0,115 Сумма 45,0 1,000 7,940 1,000 7,926 1,000 На заключительной стадии анализа, после выделения излишних функций, для наглядного сопоставления степени значимости функций с затратами на их осуществление, строится функционально — стоимостная диаграмма (см. рис. 3.1).
Значимость функций, ед. 0,197 0,176 0,169 0,135 0,115 0,112 0,096 5 3 6 4 7 2 1 Затраты на осуществление функций, т.руб.
в год 60 70 72 91 97 105 115 Рисунок 4.
1. — Функционально-стоимостная диаграмма основных функций отдела управления качеством На этой диаграмме по горизонтальной оси располагаются функции в соответствии с их рангом, вычисленным методом расстановки приоритетов, а по вертикальной — значимость и затраты на осуществление функций.
Построенная диаграмма позволяет визуально выделить затраты, которые не сбалансированы со значимостью соответствующих функций. В рассмотренной диаграмме затраты на функцию «Планово-аналитическое обеспечение деятельности» (6) гораздо выше, чем ее значимость, в то время как значимость функций «Подготовка обоснований инвестиционных решений» (5) и «Оценка и выявление тенденций на финансовых рынках» (3) выше, но затраты ниже. Также следует обратить внимание на высокие затраты по функциям «Получать информацию от внутренних и внешних источников» (1) и «Выдавать информацию по финансовой деятельности» (7), в то время как значимость их небольшая. Поэтому следует пересмотреть статьи расходов по отмеченным функциям.
При анализе также целесообразно учитывать уровень качества осуществления функций. Данная процедура необходима для сопоставления реального качества осуществления функций и затрат на их выполнение. Исходной информацией являются данные по предприятию и нормативная литература.
Сводная таблица показателей качества основных функций отдела управления качеством приведена в таблице 4.5
Таблица 4.5 — Сводная таблица показателей качества функций управления
Основная функция Показатель, коэффициент Получать информацию Акционировать организацию Оценка и выявление тенденций Бюджетирование Подготовка обоснование Планово;
аналитич.
обеспечен. Выдавать информацию Использование технических средств 0,51 0,25 0,25 0,74 0,89 0,92 0,71 Организация рабочих мест 0,75 0,75 0,75 0,75 0,75 0,75 0,75 Нормирование труда 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 Регламентация 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 функций Дублирование 0,50 0,15 0,50 0,50 0,50 0,64 0,25 функций Использование 0,72 0,80 0,94 0,90 1,00 1,00 0,91 рабочего времени Уровень качества 0,64 0,56 0,63 0,70 0,73 0,76 0,66 функций Для удобства оценки и анализа основных функций, значимости и затрат на осуществление функций, а также уровень качества их выполнения, целесообразно свести в таблицу (см. таблицу 4.6).
Таблица 4.6 — Сводная таблица основных функций отдела управления качеством
№№ Наименование функции Среднее Ранг Затраты на Уровень п/п значение функции функцию в качества функции год функции 1 Получать информацию от внутренних и внешних источников 4,5 6−7 72 0,64 2 Акционировать организацию 5,0 5 70 0,56 3 Оценка и выявление тенденций на финансовых рынках 8,0 2 105 0,63 4 Бюджетирование 6,0 4 60 0,70 5 Подготовка обоснований инвестиционных решений 9,0 1 97 0,73 6 Планово-аналитическое обеспечение деятельности 7,5 3 115 0,76 7 Выдавать информацию по финансовой деятельности 5,0 6−7 91 0,66
Таким образом, функционально-стоимостной анализ управленческих функций отдела управления качеством ОАО «АФ Приазовская» выявил несоответствие качества выполняемых функций их затратам. Для чего перераспределить затраты на выполнение функций в соответствии со значимостью. Также необходимо перераспределить заработную плату, снизить расходы на канцелярские расходы, объединить исполнение двух функций «Акционировать организацию» (2) и «Оценка и выявление тенденций на финансовых рынках» (3) в одной должности, сократив, таким образом, численность отдела на 1 человека.
Значимость функций, ед. 0,197 0,176 0,169 0,135 0,115 0,112 0,096 5 3 6 4 7 2 1 Уровень качества 0,56 0,63 0,64 0,66 0,70 0,73 0,76
Рисунок 4.
2. — Диаграмма соответствия уровня качества и значимости основных функций отдела управления качеством Диаграмма, приведенная на рис. 3.3 позволяет визуально выделить функции, которые не сбалансированы с уровнем качества осуществляемых функций.
В данном случае качество выполнения функции «Оценка и выявление тенденций на финансовых рынках» (3)не соответствует значимости, его можно считать заниженным.
После проведения усовершенствования функциональных обязанностей отдела будет наглядно построить функционально-стоимостную диаграмму основных функций после проведения управленческого финансово-стоимостного анализа (см. рис. 4.3).
Значимость функций, ед. 0,197 0,176 0,169 0,135 0,115 0,112 0,096 5 3 6 4 7 2 1 Затраты на осуществл. Функций, т.руб. в год 40 45 60 70 95 100 107
Рисунок 4.
3. — Функционально-стоимостная диаграмма основных функций после проведения управленческого финансово-стоимостного анализа После окончания проведения всех преобразовании в финансовом отделе необходимо составить отчет о результатах управленческого функционально-стоимостного анализа (см. таблицу 4.7).
Таблица 4.7 — Отчет о результатах управленческого ФСА отдела управления качеством
№№ Наименование функции Вид Затраты на выполнение п/п функции функции в год, руб. до ФСА после ФСА 1 Получать информацию от внутренних и внешних источников О 72 000 40 000 2 Акционировать организацию О 70 000 45 000 3 Оценка и выявление тенденций на финансовых рынках О 105 000 100 000 4 Бюджетирование О 60 000 70 000 5 Подготовка обоснований инвестиционных решений О 97 000 107 000 6 Планово-аналитическое обеспечение деятельности О 115 000 95 000 7 Выдавать информацию по финансовой деятельности О 91 000 60 000 ИТОГО 610 000 517 000
Таким образом, проведенный управленческий финансово-стоимостной анализ отдела управления качеством позволил сократить затраты на выполнение функций управления в целом на 93 000 руб. в год или на 15%.
Таким образом, такие результаты были достигнуты вследствие сокращения одной штатной единицы в отделе и объединения исполнения двух функций «Акционировать организацию» (2) и «Оценка и выявление тенденций на финансовых рынках» (3), приведение оплаты труда к качеству исполнения функций, повышения производительности труда, устранение узких мест и диспропорций в управлении.
Заключение
Качество — это совокупность характеристик объекта, относящиеся к его способности удовлетворять установленные и предполагаемые потребности.
Система качества — это совокупность организационной структуры, методик, процессов и ресурсов, необходимых для осуществления общего руководства качеством.
Основными принципами системы качества являются:
— приоритетность требований потребителя;
— экономичность системы качества
Необходимость внедрения системы качества на предприятиях диктуется изменением ценностей с точки зрения потребителей. Покупатели сейчас считают качество наиболее важным фактором при выборе продукции или услуги. Сегодня нельзя оценивать качество одними инженерно-техническими характеристиками, важно делать то, что пожелает покупатель.
Появление международных стандартов ИСО серии 9000 на системы качества явилось дальнейшим развитием теории и практики современного менеджмента качеством.
ISO (The International Organization for Standardization) — это международная организация по стандартизации. ИСО серии 9000 — это стандарты, выработанные на основе накопленного мирового опыта в области разработки, внедрения и управления системой качества на предприятии.
Отлаженная система качества — это надежное средство рационализации работ в области качества, с точки зрения снижения издержек, повышения прибыльности и снижения риска, связанного с последствиями от выпуска некачественной продукции для организации, а так же для потребителя с позиции его выгод, снижения затрат и рисков.
Список литературы
ГОСТ Р ИСО 9004−2001
Система менеджмента качества. Рекомендации по улучшению деятельности.
Воронин, В. Управление качеством продукции через концепцию потребительской стоимости // Стандарты и качество. — 2007. — № 2. — С. 82−89.
Ефимов В. В. Средства и методы управления качеством: учебное пособие / В. В. Ефимов.
— М.: КНОРУС, 2007. — 232 с.
Замедлина Е. А. Управление качеством: конспект лекций / Е. А. Замедлина.
— Ростов н/Д: Феникс, 2008. — 186 с. — (Зачет и экзамен).
Лифиц, И. М. Стандартизация, метрология и сертификация: учебник / И. М. Лифиц. — 4-е изд., перераб.
и доп. — М.: Юрайт-Издат, 2004.
— 335 с.
Машкин, В. Проблема оценки качества менеджмента // Управление качеством. — 2006. — № 4. — С.40−46.
Пономарев, С. В. Управление качеством продукции: введение в системы менеджмента качества: учебное пособие для вузов / С. В. Пономарев, С. В. Мищенко, В. Я. Белобрагин. — М.: Стандарты и качество, 2004. — 244 с.
Салимова, Т. А. История управления качеством: учебное пособие для вузов. — М.: Кно
Рус, 2005. — 250 с.
Иванов Б. В., Кане М. М. Системы, методы и инструменты менеджмента качества. Издательство: Питер, 2009 г. 560 стр.
Управление качеством продукции: учеб. пособие / Н. И. Новицкий, В. Н.
Олексюк, А. В. Кривенков, Е. Э. Пуровская; под ред. Н.
И. Новицкого. — 3-е изд., стер. — М .: Новое знание, 2004. — 368 с.
(Экономическое образование).
Управление качеством продукции. Инструменты и методы менеджмента качества: учебное пособие для вузов / С. В. Пономарев и др. — Стандарты и качество, 2005. — 243
Управление обеспечением качества и конкурентоспособностью продукции / Н. Л. Маренков, В. П. Мельников, В. П.
Смоленцев, А. Г. Схиртладзе. ;
М.: Национальный институт бизнеса; Ростов н/Д: Феникс, 2004. — (Высшее образование).
Федотов, Л. П. Интеграция и стандартизация процессно — ориентированных систем менеджмента // Управление качеством. — 2006. — № 3. — С. 59−61.
Фрайеслебен, Й. Проблемы качества и их реальная стоимость // Управление качеством. — 2007. — № 1. — С. 38−41.
Херсонский, Н. С. Практические подходы и проблемы разработки интегрированных систем менеджмента, соответствующих требованиям международных стандартов ISO 9001, ISO 14 001, ONSAS 18 001, SA 8000 и др. // Управление качеством. — 2006. — № 4 С.47−50.
