Гостиница (название): (название службы) — обзор и усовершенствование

Принимает и оформляет необходимые документы.

Осуществляет контроль за своевременной подготовкой номеров к приему граждан.

Ведет документацию по установленным формам.

Осуществляет контроль за соблюдением проживающими правил пользования гостиницами.

Следит за своевременностью оплаты за проживание и предоставляемые услуги, не допуская задолженности.

Обеспечивает контроль за паспортным режимом при оформлении граждан.

Принимает меры к разрешению конфликтов, возникающих при обслуживании проживающих.

Ведет журнал и книгу сдачи дежурства.

Сдает в бухгалтерию необходимые отчеты и документы.

Обеспечивает хранение, выдачу и получение ключей от номеров гостиницы.

Информирует проживающих в гостинице о предоставляемых дополнительных платных услугах и принимает заказы на их выполнение.

Принимает и вручает поступившую корреспонденцию проживающим.

3.Функции службы приема и размещения

Служба приема и размещения выполняет следующие основные функции:

Функция бронирования:

приём заявок и их обработка;

составление необходимой документации: графиков заезда на каждый день (неделю, месяц, квартал, год), карты движения номерного фонда.

Функция приема и размещения.

Приём гостей осуществляется на основе документов прибывшего. Так как у гостиницы имеется договор с МИД, она имеет право осуществлять визовую поддержку. Визовая поддержка — это регистрация иностранных граждан на территории России.

Стандартная требуемая при регистрации информация, имеющаяся в регистрационной карте обычно одинакова в гостиницах всех типов.

Функция обслуживания гостей в период проживания.

Обслуживание гостей в период проживания сводится к продлению срока проживания, взиманию оплаты за проживание, организации предоставления дополнительных услуг по желанию клиента.

Функция оформления выезда и полный расчет.

При оформлении выезда гостя предусматривается полный расчёт с ним за оказанные услуги. Расчёты производятся за наличный и безналичный расчёт.

Рис.

3. Технологический цикл обслуживания гостей

4. Совершенствование работы службы приема и размещения

1.

Введение

системы единого расчётного часа (12 час.) позволит администрации гостиницы упростить технические расчёты с клиентами.

Рис.

3. Технологический цикл обслуживания гостей

2. Так как гостиница небольшая, то стоит упразднить должность менеджера размещения и его функции передать администратору, который и будет выполнять функции кассира, рассчитываться с клиентами, принимать телефонные звонки и регистрировать бронирование номера по телефону, отравлять факсы. Новая организационная схема приведена на рис. 4.

Рис. 4 Новая организационная схема приема и размещения

Портье

Администратор

Служба приема и размещения

Размещение в номере

Различные виды обслуживания

Предварительная оплата

Регистрация прибытия

Окончательный расчет при выбытии при введении единого расчетного часа

Бронирование

Менеджер по работе с клиентами

Портье

Администратор

Служба приема и размещения Размещение в номере

Различные виды обслуживания

Предварительная оплата

Склад

Прачечная и химчистка

Сторожа автостоянки

Поэтажный персонал

Окончательный расчет при выбытии Служба приема и размещения

Служба приема и размещения

Служба эксплуатации

Главный администратор

Служба питания

Службы гостиницы Регистрация прибытия

Бронирование

Инженерно-техническая служба

Бухгалтерия

Директор кафе

Главный бухгалтер

Главный инженер

Директор гостиницы