Электронные таблицы (Excel)

Главное, что требуется от рабочих таблиц, — это точность содержащихся в них данных и простота их использования. Но не следует пренебрегать и эстетическим видом таблиц. Данные, выделенные полужирным шрифтом или курсивом, скорее привлекут внимание пользователя к важной информации. Округление чисел с сохранением достаточного числа десятичных разрядов облегчит в будущем занесение новых данных. И, наконец, приятный внешний вид таблиц лишь увеличит радость от хороших новостей, а в случае неудачи — несколько сгладит ее горечь.

Excel обладает целым арсеналом функций форматирования, с помощью которых можно улучшить внешний вид рабочих таблиц как при отображении их на экране, так и при печати. Форматировать таблицы в Excel чрезвычайно просто. Но все же не следует поддаваться соблазну чересчур увлекаться этим, превратив украшательство в самоцель. Рабочая таблица, на оформление которой затрачено так много сил, может оказаться слишком пестрой, что лишь усложнит чтение данных. Excel предлагает специальные средства расчетов, которые называются формулами и функциями и позволяют во многих случаях почти полностью автоматизировать составление таблицы.

Ввод формул и функций предусматривает общие правила:

в формулу, кроме числовых величин, могут входить в качестве аргументов адреса ячеек или блоков, а также различные функции или другие формулы;

если формула начинается с адреса ячейки, перед первым символом следует набрать = (знак равенства) или знак + (плюс);

в ячейке виден результат вычислений, а сама формула отражается и строке ввода;

Microsoft Excel по умолчанию вычисляет формулу находящуюся в ячейке каждый раз, когда изменяется содержимое таблицы.

Для работы с блоками Excel предоставляет большой набор команд: копирование, перемещение, вставка, удаление, форматирование и т. д.

Список — это один из способов организации данных на рабочем листе. Список создается как помеченный ряд, состоящий из строк с однотипными данными.

Чтобы превратить таблицу Excel в список, необходимо присвоить столбцам имена, которые будут использоваться как имена полей записей. Следует иметь в виду, что имена столбцов могут состоять из нескольких строк заголовков, размещенных в одной строке таблицы Excel. Список можно отсортировать по алфавиту, по значению или в хронологическом порядке в соответствии с содержанием определенного поля. Чтобы отсортировать весь список, достаточно выделить одну ячейку и выбрать в меню Данные команду Сортировка, Excel автоматически выделит весь список. Если в первой троке списка находятся имена полей, то они не будут включены в сортировку. С помощью фильтров можно выводить и просматривать только те данные, которою удовлетворяют определенным условиям. Excel позволяет быстро и удобно просматривать требуемые данные из списка с помощью простого средства автофильтра. Более сложные запросы к базе данных можно реализовать с помощью команды Расширенный фильтр.

С каждой новой версией Microsoft Office происходит расширение набора инструментов и облегчение работы с ними. Основные изменения в Excel 2007 заключаются в добавлении превосходных функций, упрощающих и расширяющих возможности пользователей по созданию, работе и обеспечению общего доступа к финансовым документам — электронным таблицам, рабочим книгам, отчетам и т. д. Дополнения и усовершенствования в Office Excel 2007 помогают пользователям создавать более качественные электронные таблицы за меньшее время, а также легче понимать, визуально представлять и распространять важную информацию среди других пользователей, быстрее и эффективнее выполнять анализ различных данных.

Заключение

Электронная таблица — основное средство, используемое для обработки и анализа цифровой информации средствами вычислительной техники. Хотя электронные таблицы в основном связаны с числовыми или финансовыми операциями, они также могут использоваться для различных задач анализа данных, предоставляя пользователю большие возможности по автоматизации обработки данных.

Excel позволяет выполнять сложные расчеты, в которых могут использоваться данные, расположенные в разных областях электронной таблицы и связанные между собой определенной зависимостью. Для выполнения таких расчетов в Excel существует возможность вводить различные формулы в ячейки таблицы. Excel выполняет вычисления и отображает результат в ячейке с формулой. Доступный диапазон формул — от простого сложения и вычитания до финансовых и статистических вычислений.

Важной особенностью использования электронной таблицы является автоматический пересчет результатов при изменении значений ячеек. Немаловажно и наглядное представление полученных данных в виде различных диаграмм, гистограмм, графиков.

Список использованной литературы Культин Н. Б. Microsoft Excel. Быстрый старт. — СПб.: БХВ-Петербург, 2002. — 208 с.: ил.

Новые возможности системы Microsoft Office 2007 / Мюррей К.: пер. с англ. — М.: Издательство «ЭКОМ», 2007. — 248 с.: ил.

Энциклопедия Microsoft Office 2003. / И. М. Фролов. — М.: Бук-пресс, 2006. — 912 с.

Культин Н. Б. M icrosoft Excel.

Быстрый старт. — СПб.: БХВ-Петербург, 2002. — c. 25.

Энциклопедия Microsoft Office 2003. / И. М. Фролов. — М.: Бук-пресс, 2006. — с. 266.

Новые возможности системы Microsoft Office 2007 / Мюррей К.: пер. с англ. — М.: Издательство «ЭКОМ», 2007. — с. 86.

Культин Н. Б. Microsoft Excel. Быстрый старт. — СПб.: БХВ-Петербург, 2002. — с. 61.