Если должностная инструкция разработана на основании (во исполнение) документов (например, организационно-распорядительных) других организаций (органов управления (власти)) либо ранее изданных документов (к примеру, типовой должностной инструкции), то об этом следует сделать соответствующее упоминание в тексте. С точки зрения лексики должностная инструкция написана удовлетворительно. Обладает небольшим количеством терминов и профессионализмов, но при том, что она будет прочитана специалистом и является внутренним документом, проблемой то не является. В деловом стиле не допускаются жаргонизмы, сленг, научные термины и т. п. Этого в документе нет. С точки зрения морфологии и синтаксиса должностная инструкция выполнена также удовлетворительно. Все разделы построены в виде коротких предложений, что облегчает восприятие при чтении.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Каждый руководитель трудового коллектива должен учитывать, что документы по оформлению осуществления должностных обязанностей играют важную роль в жизни каждого сотрудника.
Недопустимо отсутствие этой документации в организации, а также ведение кадрового делопроизводства с нарушением требований Трудового кодекса РФ. Необходимо учитывать, что сведения о численности, составе работающих, их заработной плате, условиях труда, а также о наличии свободных мест не являются сведениями конфиденциального характера. Вместе с другими документами предприятия, например, годовыми отчетами о финансово-хозяйственной деятельности, документация по личному составу подлежит передаче в государственные архивы для длительного хранения. Руководитель предприятия несет персональную ответственность за документированный фонд, образующийся на предприятии, и должен быть знаком с Основами законодательства об Архивном фонде Российской Федерации и архивах. Документы по личному составу привлекают внимание не только архивных работников, но и инспекторов труда — сотрудников Рострудинспекции, органы которые действуют при каждом региональном департаменте по труду. Работники, трудовые права которых нарушены, должны находить поддержку в органах Рострудинспекции, имеющей сегодня «достаточно рычагов, чтобы заставить каждого чтить требования законодательства о труде». Не менее важным для администрации предприятия является использование документов кадровой службы при решении споров с работниками, особенно при возникновении конфликтов, разбираемых народными судами. Так, значительное место среди трудовых споров, рассматриваемых судами, занимают споры работников с администрацией о восстановлении на работе. Трудовые конфликты всегда сопровождаются представлением в суд документов, подготовленных в кадровой службе.
Важнейшее значение при этом имеет не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующими нормативными актами, т. е. придание документу юридической силы. Именно ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их выполнение нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче в судебном споре с работником даже при хорошем знании статей Трудового кодекса РФ и правильном их применении. Таким образом, кадровая документация, всегда игравшая существенную роль в жизни каждого трудоспособного человека в нашей стране, продолжает оставаться актуальной и в условиях развития рыночных отношений, так как служит документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение по старости и инвалидности, предоставляется в суд при трудовых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение, используется в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения. В анализируемой организации должностные инструкции не соответствуют многим параметрам рекомендаций, таких как ГОСТ Р 6.30−2003 «Организационно-распорядительные документы», логике построения содержания, а также функциональность содержания. СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫI. Источники
Гражданский кодекс Российской Федерации от 24.
11.1994г.№ 51-ФЗ (Часть первая) /(ред. от 02.
10.2007) // Собрание законодательства Российской Федерации. — 1994. — N 32. — Ст. 3301
Гражданский кодекс Российской Федерации от 26 января 1996 г. N 14-ФЗ (Часть вторая) /(ред. от 02.
10.2007) // Собрание законодательства Российской Федерации. — 1996. — N 5. — Ст. 410. Налоговый кодекс РФ (Ч. 1) от 31.
07.1998 г. № 146-ФЗ (ред. от 24.
07.2007) // Собрание законодательства РФ. — 1998. — № 31. — Ст. 3824
Налоговый кодекс Российской Федерации: (Ч. 2) от 5 августа 2000 г. N 117-ФЗ (ред. от 24.
07.2007) // Собрание законодательства Российской Федерации. — 2000. — N 32. — Ст. 3340
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. N 197-ФЗ (ред. от 01.
10.2007) // Собрание законодательства Российской Федерации. — 2002. — N 1 (часть I). — Ст. 3. Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.
02.1998 № 14-ФЗ (и изм. от 22.
12.2008)Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ // СЗ РФ. — 2006. — №
29. — Ст. 3421
Федеральный закон «О коммерческой тайне» от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ (изм. от 24.
07.2007) // Собрание законодательства Российской Федерации. — 2004. — N 32. — Ст. 3283
Федеральный закон «О персональных данных» от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ // Собрание законодательства Российской Федерации. -
2006. — - N 31 (часть I). — Ст.
Федеральный закон «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» от 17 декабря 2001 года № 173-ФЗ // Собрание законодательства в Российской Федерации. -2001. № 94. -Ст. 3695
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ (с изм. от 04.
12.2006) // Собрание законодательства Российской Федерации. — 2004. — N 43. — Ст. 4169
Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ // Собрание законодательства Российской Федерации. — 2002. — N
2. — Ст. 127. Закон РФ «О занятости населения в Российской Федерации» от 19 апреля 1991 г. N 1032−1 (изм.
от 29.
12.2006) // Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации. — 1991. — N 18.
— Ст. 566. Указ Президента РФ «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» от 6 марта 1997 г. N 188 (ред.
от 22.
08.2004) // Собрание законодательства Российской Федерации. — 1997. — N 10. — Ст. 1127
Постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16 апреля 2003 года № 225 //СПС Гарант [Электронный ресурс]. www.garant.ru.Постановление Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 5 января 2004 г. N 1 // Финансовая газета.
— 2004. — N 13. ГОСТ ИСО 15 489- 1−2007 «Информация и документация. Управление документами. Часть 1: Общие принципы» //СПС Гарант [Электронный ресурс]. www.garant.ru.Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011−93 (ОКУД) (утв.
и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. N 299) (с изм. 29/2006). — М.: Издательство стандартов, 1995. -
204 с. Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016−94 (ОКПДТР). — М.: ИПК Изд-востандартов, 1995. ГОСТ Р 51 141−98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Издательство стандартов, 2006.
ГОСТ Р 50 922−96. Защита информации. Основные термины и определения. — М.: Издательство стандартов, 1996
Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016−94 (ОКПДТР), принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 года № 367 // СПС Гарант [Электронный ресурс]. www.garant.ru.Общероссийский классификатор занятий ОК 010−93, утвержден Постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 года № 298 // СПС Гарант [Электронный ресурс]. www.garant.ru.Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления. ОК 019−95, утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1995 года № 413 // СПС Гарант [Электронный ресурс].
www.garant.ru.Общероссийский классификатор информации о населении. ОК 018−95 утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1995 года № 412 // СПС Гарант [Электронный ресурс]. www.garant.ru. Общероссийский классификатор предприятий и организаций ОК 007−93 (далее — ОКПО) // СПС Гарант [Электронный ресурс]. www.garant.ru.Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения / Росархив. ВНИИДАД. ;
М., 2000. — 107 с. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержден Постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 года № 37 // СПС Гарант [Электронный ресурс]. www.garant.ru.II. Литература
Андреева В. И. Делопроизводство в кадровой службе. Практическое пособие с образцами документов. Изд.3-е, исправленное и дополненное. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2012
Андреянова В. В. Как правильно подготовить и оформить приказ. -М. Дрофа -2010
Андреева В. И. Кадровые документы: приказы, бланки, контракты, акты, протоколы, карточки, трудовые книжки и др. -М., 2010
Басаков М. И. Делопроизводство. -М., 2012
Белов А.Н., Белов А. А. Делопроизводство и документооборот. -М., 2008
Верховцев А. В. Делопроизводство в кадровой службе — М.: ИНФРА -М, 2010
Галахов В. В. Делопроизводство -М., 2010
Гэлловей Лес. Операционный менеджмент. СПб.: Питер, 2001
Делопроизводство в кадровой службе /Под ред. Верховцева А. В. -М., 2012
Захаркина О. И. Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база. -М., 2010
Иритикова В. С. Приказ по личному составу//Секретарское дело. — 2007. — № 1. — с. 20−27.Курноскиной О. Г. Современное делопроизводство компании: постановка и ведение. -М., 2009
Кузнецова Т. В. Делопроизводство. -М., 2008
Кузнецова Т. В. Кадровое делопроизводство. -М., 2008
Настольная книга кадровика /Под ред. Касьяновой Г. Ю. -М., 2009
Основы менеджмента: Учебник / Под ред. Д. Д. Вачугова. — М: Высш. шк., 2012. -
367 с. Основы менеджмента: Учеб. пособие / Зайцев О. А. и др. -
М.: Центр, 2008. — 432 с.: ил. Основы менеджмента: Учеб. пособие / А. К. Семенов и др. — М.: Дашков и К, 2010. -
176 с. Персональный менеджмент: Учебник / С. Д. Резник и др. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: ИНФРА-М, 2013. — 622 с.
Резник С. Д. Управление персоналом: Кн. 2: Учеб. пособие. — Пенза: ПГАСИ, 2008. — 336 с. Рогожин М. Ю. Кадровая служба предприятияМ., 2008
Печникова Т.В., Печникова А. В. Практика работы с документами в организации. Учебное пособие. — М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Издательство ЭКМОС, 2010
Пустозерова В. М. Ведение трудовых книжек по новому Трудовому кодексу. -М.: ЗАО «Книга сервис», 2012
Стенюков М. В. Справочник по делопроизводству -М.: «Приор». (издание 2, переработанное и дополненное). 2008
Смолкин А. М. Менеджмент: Основы организации: Учебник. — М.: ИНФРА-М, 2012. — 248 с. — (
Высшее образование). Травин В. В., Дятлов В. А. Менеджмент персонала предприятия. — М.: Дело, 2008. — 272 с. Управление современной компанией / Под ред.
Б. Мильнера и Ф. Лимса. — М.: ИНФРА-М, 2010. — 586 с.
Фатхутдинов Р. А. Производственный менеджмент: Учебник. — М.: Банки и биржи: ЮНИТИ, 2011. — 447 с. III. Периодическаяпечать
Афанасьева Л. Электронно-научный справочный аппарат архивов: новый этап в развитии //Делопроизводство, 2013, № 1, С. 23−25 Берестова В. Использование компьютерных систем в документационном обеспечении управоения//Делопроизводство, 2013, № 1, С. 23−25 Ермолаева А. Проблемы использования «облачных технологий» в информационно-документационном взаимодействии органов государственной власти и гражданского общества//Делопроизводство, 2013, № 1, С. 22−23 Звоненко Д. Увольнение за разглашение пероснальных данных//Кадровое дело, № 4, 2008
Кузнецов С. Л. «Обеспечение сохранности элект ронных документов в малом и среднем офисе» //Делопроизводство № 3, 2012
Кукарина Ю. Конференции в сфере документационного обеспечения управления и электронного документооборота в 2012 году//Делопроизводство, 2013, № 1, С. 20−21.Ларин М. В. Управление электронными документами. Зарубежная практика//Делопроизводство, 2013, № 1, С. 18−19.Санкин Л. В. Оформление перевода на работу в другую организацию //Делопроизводство и документооборот. — 2008№ 10, С.9−18.Фионова Л.
Разработка алгоритма проведения документного аудита//Делопроизводство, 2013, № 1, С. 6−10.Xрамцовская М.А. «Актуальные проблемы современного делопроизводства и документоборота//Секретарь-референт, 2008, № 5, С. 35−39 Приложение 1Утверждаю:
Директор_____________________Н.В. СаввушкинI. Общие положения1. Документовед относится к категории специалистов.
2. На должность:
документоведа назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы;
— документоведа II категории — назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа не менее 3 лет;
— документоведа I категории — лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа II категории не менее 3 лет.
3. Назначение на должность документоведа и освобождение от нее производится директором.
4. Документовед должен знать:
4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих, касающиеся документационного обеспечения управления.
4.2. Порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления.
4.3. Методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем.
4.4. Порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов.
4.5. Организацию архивного дела.
4.6. Нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления.
4.7. Основы программирования.
4.8. Методы проектирования и актуализации баз и банков данных.
4.9. Основы управления, эргономики, социальной психологии, социологии.
4.10. Документообразование.
4.12. Отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления.
4.13. Основы экономики, организации труда и управления.
4.14. Законодательство о труде.
4.15. Правила внутреннего трудового распорядка.
4.16. Правила и нормы охраны труда.
5. Документовед подчиняется директору.
6. На время отсутствия документоведа (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.II. Должностные обязанности
Документовед:
1. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).
2. Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности отдела документационного обеспечения управления.
3. Осуществляет контроль за состоянием делопроизводства.
4. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников отдела документационного обеспечения.
5. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.
6. Организует внедрение систем ведения документации.
7. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.
8. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.
9. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных.
10. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения.
11. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров отдела документационного обеспечения.
12. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.III. Права
Документовед вправе:
1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках в деятельности предприятия (структурного подразделения, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.
4. Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от руководителей подразделений и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
5. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на него (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет — то с разрешения руководителя организации).
6. Требовать от руководства предприятия, своего непосредственного руководителя оказания содействия в исполнении обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.IV. Ответственность
Документовед несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
