Современная проблема, на наш взгляд, заключается в слабой правовой и нормативной регламентации контроля, в организации работы в службе делопроизводства.
Нормативнометодические документы межотраслевого действия, установившие правила делопроизводства, разрабатывались для федеральных органов исполнительной власти. Они не являются нормативными документами для фирм, созданных в какой-либо организационноправовой форме, кроме государственного учреждения. Да и требования к организации контроля изложены там в самом общем виде. Несмотря на этот факт фирмам следует ориентироваться на эти документы для упорядочения документооборота.
Федеральный закон от 27.
07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» ст. 11 установил: В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти".
К числу требований, установленных Правительством РФ, относятся положения ряда документов, которые затрагивают вопросы контроля за сроками исполнения. В наибольшем объеме эти требования изложены в Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти и Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти.
Типовой регламент внутренней организации федерального органа исполнительной власти предусматривает обязательное создание в его структуре специализированного структурного подразделения, которое и обеспечивает контроль за исполнением документов. Оно может носить название: контрольноинспекторская группа, группа контроля, инспекция по контролю. Их названия не унифицированы.
Наличие контрольных структур или поручение контрольных функций одному из работников службы ДОУ не освобождает руководителей от непосредственного контроля за исполнением документов, заданий, поручений, а также за повседневной деятельностью подчиненных. Более того, именно от руководителя зависит эффективность контроля.
Серьезной проблемой контроля в ООО «Газпром комплектация» является тот факт, что руководитель ставит на контроль только выборочные документы, контроль применяется как «пожарная» мера. Специалисты управленческой структуры не оценивают как большой недостаток в своей работе задержку исполнения задания или нарушение установленных сроков исполнения документов. Как правило, у всех есть на то «объективные» причины.
Ниже мы рассмотрим методы решения данной проблемы.
Руководитель обязан контролировать все направления деятельности, все вопросы в пределах своих функций и полномочий, но не доводить контроль до мелочной опеки подчиненных. Руководитель контролирует, как правило, общее состояние работы, качество ее выполнения, суть решаемых управленческих задач. Однако в практике управления большинство коммерческих организаций этот важнейший принцип управления не закреплен никаким локальным актом, контроль реализуется руководителем в том объеме, который ему кажется наиболее целесообразным.
Типовые регламенты особо подчеркивают роль руководителей всех уровней в контроле за исполнением, практически устанавливая эту функцию как одну из обязательных должностных обязанностей.
Согласно действующим правилам делопроизводства, контролю подлежат все документы, требующие исполнения. Кроме того, по указанию руководства организации или структурного подразделения на контроль могут быть поставлены любые документы, отдельные пункты из них, устные или письменные распоряжения руководителя.
Регламент также устанавливает состав документов, которые подлежат обязательному контролю.
В нормативных документах межотраслевого действия практически не предусмотрена процедура информирования руководителя, давшего задание, о срыве срока исполнения. Формы информирования руководителей могут быть разными. В ООО «Газпром комплектация» два раза в неделю исполнителям и генеральному директору направляются справки о контроле: напоминание о контрольных поручениях по понедельникам; напоминание о неисполненных контрольных поручениях по пятницам.
При этом следует отметить, что периодичность представления такой информации в нормативных документах не определена.
В данных справках указываются сведения о корреспонденте (авторе), документе, номере, дате, кратком содержании, резолюции, сроке исполнения, фамилии исполнителя.
В справки о контроле ООО «Газпром комплектация» удобно было бы включить в табличную форму колонку с количеством дней, оставшихся до конца срока исполнения. Ранжирование поручений по дате окончания срока исполнения тоже очень удобно — это позволяет исполнителю быстрее ориентироваться и более эффективно управлять собственным рабочим временем.
В Типовых регламентах определен порядок информирования о срыве срока исполнения. Структурное подразделение, обеспечивающее контроль за исполнением, еженедельно представляет руководителю информацию о находящихся на контроле документах по форме, определенной руководителем федерального органа исполнительной власти. Кроме того, должностное лицо, ответственное за исполнение, в течение 2−3 дней после истечения срока обязано представить руководителю, который давал задание, объяснение о ходе исполнения поручения, перечислить исполнителей (должностных лиц), причины неисполнения в установленный срок и меры ответственности, предлагаемые или принятые в отношении виновных в неисполнении поручения работников.
Контроллер не должен выяснять правдивость предоставленной исполнителем информации о ходе выполнения поручения. Ответственность за правдивость предоставления информации должны нести исполнители.
Если ответственный исполнитель не успевает исполнить поручение к установленному сроку, то он должен за несколько дней до окончания срока подготовить докладную записку на имя руководителя с указанием причин невозможности исполнения поручения вовремя и просьбой о продлении срока исполнения, указав планируемый срок.
Снятие исполненного документа с контроля допускается после фактического исполнения предусмотренных резолюцией (иным образом) заданий, поручений, запросов и/или документированного подтверждения их исполнения по существу с обязательным сообщением результатов исполнения заинтересованным сторонам. Своевременность, полнота и качество исполнения документа проверяются в соответствии с действующим в организации порядком.
Решение о снятии поручения с контроля принимается только руководителем, давшим поручение, а контроль за исполнением поручений прекращается только на основании документированного подтверждения исполнения.
Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов должны учитываться и периодически обобщаться, то есть анализироваться. Итогом работы являются отчеты об исполнении поручений, которые предоставляют руководителям. Периодичность формирования таких отчетов, их количество и форму каждого из них организация определяет самостоятельно.
Как правило, данные отчеты содержат следующие данные: общее количество поручений, подлежащих исполнению за определенный период; количество исполненных за определенный период поручений, сгруппированных по исполнителям или структурным подразделениям; количество неисполненных за определенный период поручений или исполненных с превышением срока, при этом сведения группируются по исполнителям или структурным подразделениям; причины задержек исполнения поручений.
На основе полученной информации руководитель организации принимает решения, направленные на совершенствование работы по исполнению документов и оптимизации системы контроля за исполнением документов.
Учет и обобщение результатов контроля исполнения поручений в ООО «Газпром комплектация» полностью отсутствует.
Для ООО «Газпром комплектация» нами предложена следующая форма отчетности по исполнительской дисциплине (см. табл. 2).
Таблица 2
Сводный отчет по исполнительской дисциплине в отношении поручений, выданных руководителем организации Дата составления отчета 02.
10.2009
Отчетный период С 01.
09.2009 по 30.
09.2009
Общее количество выданных поручений 322 — из них поставлено на контроль 300 — из них снято с контроля 298
Анализируемые показатели Заместитель директора И. О. Фамилия Директор учебного центра И. О. Фамилия Заместитель директора по АХЧ И. О. Фамилия Кол-во % Кол-во % Кол-во % Поступившие на исполнения поручения 103 — 99 — 98 — Исполненные поручения 103 100% 99 100% 96 98% Неисполненные поручения 0 0.
0% 0 0.
0% 2 2.
0% Поручения, не исполненные в срок 0 0.
0% 0 0.
0% 1 1.
0% Прирост нарушений по сравнению с предыдущим отчетным периодом (с 01.
08.2009 по 31.
08.2009) — -1.
2% - 0% - 3.
2%
Также может быть использована и иная форма отчетности. В ней хорошо видны данные как по отдельным исполнителям, по подразделениям, так и по организации в целом, а также очень полезна детализация информации о поручениях, выполненных с нарушением срока и невыполненных (см. табл. 3, 4, 5).
Таблица 3
Отчет об исполнении контрольных поручений руководителя организации, имеющих срок исполнения с 01.
10.2005 по 31.
12.2013
Дата составления отчета: 19.
10.2013
Подразделение/ исполнитель Контрольные поручения Всего Исполнено На исполнении в срок с переносом срока с нарушением срока срок не поступил срок перенесен срок истек Бухгалтерия И. О. Фамилия 1 31 24 1 0 6 0 0 И. О. Фамилия 2 14 7 0 1 4 2 0 ВСЕГО: 45 31 1 1 10 2 0
Отдел кадров <�…>
Отдел сбыта <�…>
ИТОГО: 307 225 9 3 58 7 5
Таблица 4
Данные о поручениях, исполненных с нарушением срока
№
п/п Рег. №/
дата Коррес;
пондент/
кто подписал Краткое содержа;
ние Поруче;
ние Плановая дата испол. Исполни;
тель Причины неисполнения в срок 1 Вх.-326 от 05.
10.2009 ООО
«Восток» О прод;
лении договора на обслу;
живание техники Продлить договор на обслу;
живание техники 09.
10.2009 И. О. Фимилия В проект дого;
Вора были вне-сены правки, ООО «Восток» задержал подписание измененного проекта <�…>
Таблица 5
Данные о неисполненных поручениях, срок которых истек
№
п/п Рег. №/
дата Коррес;
пондент/
кто подписал Краткое содержа;
ние Поруче;
ние Плановая дата испол. Исполни;
тель Причины неисполнения в срок 1 Пр-31 от 07.
10.2009 И. О. Фамилия О проведе-нии обучения работе в корпора-тивном портале Провести обучение по работе в корпора-тивном портале для сотрудников 12.
10.2009 И. О. Фимилия 07.
10.2009 трое сотрудников, которые должны были проходить обучение, заболели. <�…>
В заключение хотелось бы отметить, что цель контроля за сроками исполнения, который ведет делопроизводственная служба, — содействие своевременному и правильному исполнению документов и поручений руководителя, оперативное обнаружение первых признаков срыва исполнения или поручения, получение информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и исполнителей, своевременное информирование об этом руководителя. То есть в создании условий для принятия своевременных мер по исполнению при угрозе его срыва.
Типовые регламенты являются основой разработки Регламентов федеральных органов исполнительной власти и их территориальных органов. Они не могут рассматриваться как нормативный документ для негосударственных структур управления. Однако детальная разработка процедуры контроля за сроками исполнения документов вполне может быть использована службами ДОУ при регламентации делопроизводства.
ВЫВОДЫ:
1. В третьей главе разработаны методические рекомендации и образцы проектов положения о службе ДОУ и положений об отделах, входящих в службу ДОУ, должностных инструкций сотрудников службы ДОУ.
На наш взгляд, внедрение положений и должностных инструкций в практику поможет разрешить большинство из возникающих в организации конфликтных ситуаций. Кроме того, их применение позволит более полно и обоснованно оценивать результаты труда всего коллектива подразделения и вклад отдельных работников, принимать решения о моральном и материальном стимулировании сотрудников.
2. В результате слабого контроля за исполнениями документов и поручений нами предложено (приложение 5):
— ставить на контроль все документы в обществе, требующие исполнения;
— обязать контролеров формировать отчеты об исполнении документов и поручений и предоставлять их руководству;
— утвердить период формирования отчетов об исполнении документов и поручений;
— утвердить перечень отчетов об исполнении документов и поручений, а также их форму.
На основе результатов анализа отчетов должны разрабатываться и приниматься меры по ускорению исполнения поручений, повышения качества исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля у управления в целом (приложение 6).
Заключение
В настоящее время ООО «Газпром комплектация», как и многие другие российские компании, перешло от вопросов, связанных исключительно с экономическим кризисом, к вопросам развития бизнеса, расширения инфраструктуры, построения системы корпоративного управления.
Совершенствование документационного обеспечения управления — это один из наиболее важных элементов в управленческом процессе. Объемы информации возрастают с каждым годом и их своевременная обработка возможна только при рациональной организации ДОУ и применении современных систем электронного документооборота.
В ходе анализа документационного обеспечения управленческой деятельности ООО «Газпром комплектация» были рассмотрены основные направления деятельности, организационная структура и аппарат управления компании, изучены законодательные и нормативные акты, регулирующие его деятельность, описана организация работы службы, отвечающей за организацию ДОУ в компании, изучены организационно-правовые и нормативно-методические документы, регулирующие его деятельность, состав документов компании, проанализирована организация работы с документами.
Анализ показал, что делопроизводство отвечает современным требованиям к службам ДОУ по всем направлениям организации работы с документами.
Вместе с тем, многие недостатки, выявленные в ходе анализа ДОУ, в определенной степени объясняется включением службы, ответственной за организацию ДОУ (группа по работе с корреспонденцией) в секретариат, это обстоятельство снижает правовой статус службы. Служба должна действовать на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации.
Нормативная база документационного обеспечения, как уже отмечалось, имеет существенные недостатки, которые выражаются в следующем:
— отсутствуют положение о секретариате и положение о группе по работе с корреспонденцией;
— отсутствуют должностные инструкции сотрудников секретариата;
— сотрудники секретариата не имеют представления о своих правах, не могут четко сформулировать свои должностные обязанности, задачи подразделения, сотрудниками которого они являются, в связи с этим не несут никакую ответственность перед ООО «Газпром комплектация» за ненадлежащее исполнение своих обязанностей.
— отсутствие в составе секретариата архива, с которым делопроизводственная служба поддерживает тесную связь в процессе работы.
— отмечается низкий уровень организации контроля исполнения документов, следствием чего являются частые случаи срыва сроков исполнения документов.
По результатам проведенного анализа были сформулированы предложения по рационализации документационного обеспечения управленческой деятельности ООО «Газпром комплектация» (нормативноправовое обеспечение службы ДОУ и совершенствование контроля за исполнением документов и поручений).
Оценивая результаты проведенного анализа, были разработаны следующие документы: 1. Положение о службе ДОУ. 2. Должностная инструкция начальника службы ДОУ.
3. Положение о канцелярии. 4. Должностная инструкция делопроизводителя. 5. Должностная инструкция документоведа.
6. Должностная инструкция инспектора по контролю. 7. Должностная инструкция экспедитора 8. Положение об архиве.
9. Должностная инструкция архивиста. 10. Должностная инструкция архивариуса.
11. Положение о секретариате 12. Должностная инструкция секретаря-референта.
Автором выполнены следующие разработки: методика разработки положений о структурных подразделениях и должностных инструкций в соответствии с предложенными рекомендациями; обоснована необходимость четкого распределения обязанностей на основе должностных инструкций; рекомендации по совершенствованию организации работы с документами в организации контроля исполнения документов, а также совершенствования функции контроля исполнения документов и поручений руководства общества.
Необходимо организовать повышение квалификации сотрудников делопроизводственного подразделения на годичных очно-заочных курсах повышения квалификации для сотрудников, не имеющих базового образования в области документационного обеспечения управления, организованных ВНИИДАД.
Специалист в области делопроизводства должен постоянно следить:
— во-первых, за выходящими законодательными, правовыми актами, касающимися вопросов документирования и ДОУ и упорядочения работы с документами и поправками, вносимыми в эти акты;
— во-вторых, стремиться внедрять в организации новейшие технологии в организацию новейшие технологии в области документации обеспечения управления.
Реализация указанных мероприятий позволит значительно улучшить организацию документационного обеспечения управленческой деятельности в ООО «Газпром комплектация», и, в конечном счете, повысит качество управления всей организации в целом.
Список использованных источников
и литературы
1. Источники Опубликованные
Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.
12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.
12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.
12.2008 N 7-ФКЗ)//Собрание законодательства Российской Федерации. 2009. № 4. Ст. 445.
Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) от 30.
11.1994 № 51-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.
10.1994) (ред. от 06.
04.2011) .
Уголовный кодекс Российской Федерации от 13.
06.1996 N 63-ФЗ (принят ГД ФС РФ 24.
05.1996) (ред. от 04.
05.2011).
Федеральный закон от 08.
02.1998 N 14-ФЗ (ред. от 28.
12.2010) «Об обществах с ограниченной ответственностью» (принят ГД ФС РФ 14.
01.1998) (с изм. и доп., вступающими в силу с 01.
01.2011).
Федеральный закон от 22.
10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 27.
07.2010) «Об архивном деле в Российской Федерации» (принят ГД ФС РФ 01.
10.2004).
Федеральный закон от 27.
07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 06.
04.2011) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (принят ГД ФС РФ 08.
07.2006).
Федеральный закон от 27.
07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 23.
12.2010) «О персональных данных» (принят ГД ФС РФ 08.
07.2006).
Федеральный закон от 29.
07.2004 N 98-ФЗ (ред. от 24.
07.2007) «О коммерческой тайне» (принят ГД ФС РФ 09.
07.2004) (с изм. и доп., вступающими в силу с 01.
01.2008).
Федеральный закон от 17.
07.1999 N 176-ФЗ (ред. от 28.
06.2009) «О почтовой связи» (принят ГД ФС РФ 24.
06.1999).
Федеральный закон от 10.
01.2002 N 1-ФЗ (ред. от 08.
11.2007) «Об электронной цифровой подписи» (принят ГД ФС РФ 13.
12.2001).
Постановление Правительства РФ от 22.
09.2009 N 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота"// Собрание законодательства РФ. 2009. N 39. Ст. 4614.
Постановление Правительства РФ от 15.
06.2009 N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти"//Собрание законодательства РФ. 2009. N 25. Ст. 3060.
Постановление Правительства РФ от 28.
01.2002 N 65 (ред. от 09.
06.2010) «О федеральной целевой программе «Электронная Россия (2002 — 2010 годы)».
Постановление Правительства РФ от 19.
01.2005 N 30 (ред. от 24.
09.2010) «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти».
Постановление Правительства РФ от 28.
07.2005 N 452 (ред. от 24.
09.2010, с изм. от 06.
04.2011) «О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти».
Неопубликованные
Устав ООО «Газпром комплектация».
Инструкция по документационному обеспечению в ООО «Газпром комплектация».
Инструкция по ведению архивного дела в ООО «Газкомплектимпэкс».
Положение об электронном документообороте в ООО «Газкомплектимпэкс».
2. Нормативно-методическая литература
ГОСТ Р 6.30−2003
Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03.
03.2003 N 65-ст). М., ИПК Издательство стандартов, 2003 (Требования к оформлению документов).
Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. ГОСТ Р ИСО 15 489−1-2007 (утв. Приказом Ростехрегулирования от 12.
03.2007 N 28-ст). М., Стандартинформ, 2007.
Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51 141−98 (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.
02.1998 N 28). М.: Изд-во стандартов, 1998.
Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена коллегией Главархива СССР от 27.
04.1988, Приказ Главархива СССР от 23.
05.1988 N 33) (вместе с «Правилами заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольных форм (РКФ)», «Примерным положением о службе документационного обеспечения управления»). М., Главархив СССР, 1991.
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда РФ от 21.
08.1998 N 37) (ред. от 14.
03.2011).
Основные Правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.
02.2002).
Приказ Минкультуры РФ от 25.
08.2010 N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 08.
09.2010 N 18 380). Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 2010. N 38.
Приказ Росархива от 19.
01.1995 N 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия».
Постановление Минтруда РФ от 26.
03.2002 N 23 «Об утверждении норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти». Бюллетень Минтруда РФ. 2002. N 4 (Постановление).
Постановление Минтруда РФ от 25.
11.1994 N 72 «Об утверждении Межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по документационному обеспечению управления».
Постановление Минтруда РФ от 10.
09.1993 N 152 «Об утверждении Норм времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления». М., Центральное бюро нормативов по труду, 1993 (Нормы).
Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций. — М.: ВНИИДАД, 1992.
ОК 011−93. Общероссийский классификатор управленческой документации (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30.
12.1993 N 299) (ред. от 23.
12.2010).
3. Литература
Альбрехт Б. В. Архивы коммерческих организаций. — М.: МЦФЭР, 2005. — 192 с.
Байкова И. Ю. Настольная книга делопроизводителя / И. Ю. Байкова. — 2-е изд., доп. — М.: Эксмо, 2009. — 352 с.
Быкова Т. А. Основные правила организации документооборота//Справочник секретаря и офис-менеджера 2010. № 3. с. 32.
Быкова Т.А., Санкина Л. В. Документационное обеспечение управления негосударственных организаций: Учеб. пособие. — М.: ИНФРА-М, 2010. — 288 с.
Вялова М. Л. Номенклатура дел организации//Справочник секретаря и офис-менеджера 2010. № 2. с. 37.
Галахов В.В., Корнеев И. К. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. — 3-е изд., перераб. и доп. М.; Проспект, 2009. — 480 с.
Додонова М. И. Служба ДОУ: история вопроса, структура, задачи, правовое обеспечение//Делопроизводство 2009, № 2.
Каменева Е. М. Организация контроля за исполнением поручений// Делопроизводство и документооборот на предприятии 2008. № 2. с. 27.
Кузнецов С. Л. Современные технологии документационного обеспечения управления. М.: Издательский дом МЭИ, 2010. — 232 с.
Кузнецова Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) 5-е изд., испр. и доп. М: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2007. — 528 с.
Кузнецова Т. В. Организация делопроизводства требует профессиональных знаний//Делопроизводство 2010. № 1. с. 6.
Ларин М.В., Рысков О. И. Управление документами на основе международного стандарта ИСО 15 489−2001: Метод. пособие / М. В. Ларин, О. И. Рысков; ВНИИДАД. М., 2005. — 110 с.
Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. Рекомендации. М., ВНИИДАД, 2007. — 264 с.
Рогожин М. Ю. Справочник по делопроизводству. СПб.: Питер, 2007, — 192 с.: ил. — (Серия «Современный офис-менеджмент»).
Румянцева С. А. Практика составления положения о службе ДОУ//Справочник секретаря и офис менеджера 2009. № 5. с. 27.
Румянцева С. А. Создание службы (отдела) документационного обеспечения управления//Справочник секретаря и офис менеджера 2009. № 1. с. 25.
Санкина Л. В. Контроль исполнения документов// Справочник секретаря и офис-менеджера 2011. № 2. с. 16.
Приложение 1
Организационная структура
Приложение 2
Структура отдела ДОУ
Приложение 3
Таблица функциональных взаимосвязей отдела
Приложение 4
Схема документооборота Рис. 1. Движение докладной записки Рис. 2. Движение Решения учредительного собрания Рис. 3. Движение ответного письма
Приложение 5
Дерево целей
Приложение 6
План внедрения мероприятий Мероприятие Исполнитель Срок ставить на контроль все документы в обществе, требующие исполнения; Ведущий специалист 19.
05.2014 обязать контролеров формировать отчеты об исполнении документов и поручений и предоставлять их руководству; - 13.
05.2014 утвердить период формирования отчетов об исполнении документов и поручений; - 13.
05.014 утвердить перечень отчетов об исполнении документов и поручений, а также их форму. — 26.
05.2014
Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.
12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.
12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.
12.2008 N 7-ФКЗ).
Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) от 30.
11.1994 № 51-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.
10.1994) (ред. от 06.
04.2011) .
. Уголовный кодекс Российской Федерации от 13.
06.1996 N 63-ФЗ (принят ГД ФС РФ 24.
05.1996) (ред. от 04.
05.2011).
Федеральный закон от 08.
02.1998 N 14-ФЗ (ред. от 28.
12.2010) «Об обществах с ограниченной ответственностью» (принят ГД ФС РФ 14.
01.1998) (с изм. и доп., вступающими в силу с 01.
01.2011).
Федеральный закон от 22.
10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 27.
07.2010) «Об архивном деле в Российской Федерации» (принят ГД ФС РФ 01.
10.2004).
Федеральный закон от 27.
07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 06.
04.2011) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (принят ГД ФС РФ 08.
07.2006).
Постановление Правительства РФ от 15.
06.2009 N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти"//Собрание законодательства РФ. 2009. N 25. Ст. 3060.
Федеральный закон от 27.
07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 23.
12.2010) «О персональных данных» (принят ГД ФС РФ 08.
07.2006).
Постановление Правительства РФ от 22.
09.2009 N 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота"// Собрание законодательства РФ. 2009. N 39. Ст. 4614.
Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена коллегией Главархива СССР от 27.
04.1988, Приказ Главархива СССР от 23.
05.1988 N 33) (вместе с «Правилами заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольных форм (РКФ)», «Примерным положением о службе документационного обеспечения управления»). М., Главархив СССР, 1991.
ГОСТ Р 6.30−2003
Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03.
03.2003 N 65-ст). М., ИПК Издательство стандартов, 2003 (Требования к оформлению документов).
Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. ГОСТ Р ИСО 15 489−1-2007 (утв. Приказом Ростехрегулирования от 12.
03.2007 N 28-ст). М., Стандартинформ, 2007.
Основные Правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.
02.2002).
Приказ Минкультуры РФ от 25.
08.2010 N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 08.
09.2010 N 18 380). Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 2010. N 38.
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда РФ от 21.
08.1998 N 37) (ред. от 14.
03.2011).
Постановление Минтруда РФ от 26.
03.2002 N 23 «Об утверждении норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти». Бюллетень Минтруда РФ. 2002. N 4 (Постановление).
Т.В. Кузнецова. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) 5-е изд., испр. и доп. М: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2007. — 528 с.
С.Л. Кузнецов. Современные технологии документационного обеспечения управления. М.: Издательский дом МЭИ, 2010. — 232 с.
Ларин М.В., Рысков О. И. Управление документами на основе международного стандарта ИСО 15 489−2001: Метод. пособие / М. В. Ларин, О. И. Рысков; ВНИИДАД. М., 2005. — 110 с.
Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. Рекомендации. М., ВНИИДАД, 2007. — 264 с.
Байкова И. Ю. Настольная книга делопроизводителя/И.Ю. Байкова. — 2-е изд., доп. — М.: Эксмо, 2009. — 352 с.
Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) от 30.
11.1994 № 51-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.
10.1994) (ред. от 06.
04.2011), ст. 87.
Федеральный закон от 08.
02.1998 N 14-ФЗ (ред. от 28.
12.2010) «Об обществах с ограниченной ответственностью» (принят ГД ФС РФ 14.
01.1998) (с изм. и доп., вступающими в силу с 01.
01.2011).
Устав ООО «Газпром комплектация», ст. 4.
4.
Устав ООО «Газпром комплектация», ст. 9.
2.
Устав ООО «Газпром комплектация», ст. 10.
1.
Инструкция по документационному обеспечению в ООО «Газпром комплектация».
Постановление Правительства РФ от 15.
06.2009 N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти"//Собрание законодательства РФ. 2009. N 25. Ст. 3060.
Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. Рекомендации. М., ВНИИДАД, 2007. — 264 с.
Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. Рекомендации. М., ВНИИДАД, 2007. — 264 с.
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда РФ от 21.
08.1998 N 37) (ред. от 14.
03.2011).
Постановление Правительства РФ от 15.
06.2009 N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти"//Собрание законодательства РФ. 2009. N 25. Ст. 3060.
Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. Рекомендации. М., ВНИИДАД, 2007. — 264 с.
ОК 011−93. Общероссийский классификатор управленческой документации (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30.
12.1993 N 299) (ред. от 23.
12.2010).
Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51 141−98 (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.
02.1998 N 28). М.: Изд-во стандартов, 1998, п. 64.
Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51 141−98 (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.
02.1998 N 28). М.: Изд-во стандартов, 1998, п. 62.
Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51 141−98 (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.
02.1998 N 28). М.: Изд-во стандартов, 1998, п. 63.
Федеральный закон от 29.
07.2004 N 98-ФЗ (ред. от 24.
07.2007) «О коммерческой тайне» (принят ГД ФС РФ 09.
07.2004) (с изм. и доп., вступающими в силу с 01.
01.2008).
Федеральный закон от 27.
07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 06.
04.2011) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (принят ГД ФС РФ 08.
07.2006).
Федеральный закон от 17.
07.1999 N 176-ФЗ (ред. от 28.
06.2009) «О почтовой связи» (принят ГД ФС РФ 24.
06.1999).
Федеральный закон от 10.
01.2002 N 1-ФЗ (ред. от 08.
11.2007) «Об электронной цифровой подписи» (принят ГД ФС РФ 13.
12.2001).
Постановление Правительства РФ от 28.
01.2002 N 65 (ред. от 09.
06.2010) «О федеральной целевой программе «Электронная Россия (2002 — 2010 годы)».
Постановление Правительства РФ от 15.
06.2009 N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти"//Собрание законодательства РФ. 2009. N 25. Ст. 3060.
Кузнецов С. Л. Современные технологии документационного обеспечения управления. М.: Издательский дом МЭИ, 2010. — 74 с.
ГОСТ Р 6.30−2003
Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03.
03.2003 N 65-ст). М., ИПК Издательство стандартов, 2003 (Требования к оформлению документов), реквизит 29.
ГОСТ Р 6.30−2003
Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03.
03.2003 N 65-ст). М., ИПК Издательство стандартов, 2003 (Требования к оформлению документов), реквизит 30.
ГОСТ Р 6.30−2003
Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03.
03.2003 N 65-ст). М., ИПК Издательство стандартов, 2003 (Требования к оформлению документов).
Т.В. Кузнецова. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) 5-е изд., испр. и доп. М: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2007; с. 205.
— ГОСТ Р 6.30−2003
Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03.
03.2003 N 65-ст). М., ИПК Издательство стандартов, 2003 (Требования к оформлению документов), реквизит 17.
— Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51 141−98 (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.
02.1998 N 28). М.: Изд-во стандартов, 1998, п. 57.
ГОСТ Р 6.30−2003
Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03.
03.2003 N 65-ст). М., ИПК Издательство стандартов, 2003 (Требования к оформлению документов), реквизит 19.
Постановление Правительства РФ от 15.
06.2009 N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти"//Собрание законодательства РФ. 2009. N 25. Ст. 3060.
Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51 141−98 (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.
02.1998 N 28). М.: Изд-во стандартов, 1998.
Постановление Правительства РФ от 15.
06.2009 N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти"//Собрание законодательства РФ. 2009. N 25. Ст. 3060.
Постановление Правительства РФ от 15.
06.2009 N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти"//Собрание законодательства РФ. 2009. N 25. Ст. 3060.
Постановление Правительства РФ от 15.
06.2009 N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти"//Собрание законодательства РФ. 2009. N 25. Ст. 3060.
ГОСТ Р 6.30−2003
Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03.
03.2003 N 65-ст). М., ИПК Издательство стандартов, 2003 (Требования к оформлению документов), реквизит 28.
Постановление Правительства РФ от 15.
06.2009 N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти"//Собрание законодательства РФ. 2009. N 25. Ст. 3060.
Быкова Т.А., Санкина Л. В. Документационное обеспечение управления негосударственных организаций: Учеб. пособие. — М.: ИНФРА-М, 2010. с. 47.
Приказ Минкультуры РФ от 25.
08.2010 N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 08.
09.2010 N 18 380). Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 2010. N 38.
Основные Правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.
02.2002).
Вялова М. Л. Номенклатура дел организации//Справочник секретаря и офис-менеджера. 2010. № 2. с. 37.
Постановление Правительства РФ от 15.
06.2009 N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти"//Собрание законодательства РФ. 2009. N 25. Ст. 3060.
Приказ Минкультуры РФ от 25.
08.2010 N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 08.
09.2010 N 18 380). Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 2010. N 38.
Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51 141−98 (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.
02.1998 N 28). М.: Изд-во стандартов, 1998, п. 72.
Инструкция по ведению архивного дела в ООО «Газкомплектимпэкс».
Основные правила работы архивов организаций. (одобрены решением коллегии Росархива от 06.
02.2002).
Приказ Росархива от 19.
01.1995 N 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия».
Приказ Минкультуры РФ от 25.
08.2010 N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 08.
09.2010 N 18 380). Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 2010. N 38.
Додонова М. И. Служба ДОУ: история вопроса, структура, задачи, правовое обеспечение//Делопроизводство. 2009, № 2.
Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. Рекомендации. М., ВНИИДАД, 2007. — 264 с.
Румянцева С. А. Практика составления положения о службе ДОУ//Справочник секретаря и офис менеджера. 2009. № 5. с. 27.
— Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. ГОСТ Р ИСО 15 489−1-2007 (утв. Приказом Ростехрегулирования от 12.
03.2007 N 28-ст). М., Стандартинформ, 2007.
— Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена коллегией Главархива СССР от 27.
04.1988, Приказ Главархива СССР от 23.
05.1988 N 33) (вместе с «Правилами заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольных форм (РКФ)», «Примерным положением о службе документационного обеспечения управления»). М., Главархив СССР, 1991.
— Постановление Правительства РФ от 15.
06.2009 N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти"//Собрание законодательства РФ. 2009. N 25. Ст. 3060.
— Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. Рекомендации. М., ВНИИДАД, 2007. 264 с.
— ГОСТ Р 6.30−2003
Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03.
03.2003 N 65-ст). М., ИПК Издательство стандартов, 2003 (Требования к оформлению документов).
— Постановление Минтруда РФ от 26.
03.2002 N 23 «Об утверждении норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти». Бюллетень Минтруда РФ. 2002. N 4 (Постановление).
— Постановление Минтруда РФ от 25.
11.1994 N 72 «Об утверждении Межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по документационному обеспечению управления»
— Постановление Минтруда РФ от 10.
09.1993 N 152 «Об утверждении Норм времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления». М., Центральное бюро нормативов по труду, 1993 (Нормы).
— Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций. — М.: ВНИИДАД, 1992.
Румянцева С. А. Создание службы (отдела) документационного обеспечения управления//Справочник секретаря и офис менеджера. 2009. № 1. с. 25.
Санкина Л. В. Контроль исполнения документов// Справочник секретаря и офис-менеджера. 2011. № 2. с. 16.
Федеральный закон от 27.
07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 06.
04.2011) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (принят ГД ФС РФ 08.
07.2006).
Постановление Правительства РФ от 19.
01.2005 N 30 (ред. от 24.
09.2010) «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти».
Постановление Правительства РФ от 28.
07.2005 N 452 (ред. от 24.
09.2010, с изм. от 06.
04.2011) «О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти»
Каменева Е. М. Организация контроля за исполнением поручений// Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2008. № 2. с. 27.
Е.М. Каменева. Организация контроля за исполнением поручений// Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2008. № 2. с. 27.
Т.В. Кузнецова. Организация делопроизводства требует профессиональных знаний//Делопроизводство. 2010. № 1. с. 6.
Входящий документопоток
Исходящий документопоток
Внутренний документопоток
Рис. 4. Объем каждого документопотока в документообороте ООО «Газпром комплектация» за 2013 год
Докладная записка
Рассмотрение руководителем, проставление резолюции
Регистрация в журнале внутренних документов
Доведение решения до исполнителя
Организация контроля
РКК
Срочный контроль
Промежуточный контроль
Редактирование
Подписание
Регистрация
Направление в дело
Сбор информации, составление проекта
Объявление о дате, месте и времени учредительного собрания
Учредительное собрание определяет: наименование предприятия, организационно-правовую форму, управляющий орган, символику, председателя, Устав.
Составление протокола, выписки из протокола
Гриф утверждения (протоколом учредительного собрания)
Регистрация в журнале регистрации внутренних документов
Тиражирование документа
Регистрация в овнутреннем журнале организации
Доведение до сведения стейкхолдеров
Направление документа в дело
Экспедиционная обработка
Предварительное рассмотрение
Предварительная регистрация
Доклад руководителю
Резолюция
Регистрация
На исполнение
Исполнение
Контроль исполнения
Работа по подготовке исходящего документа
После подготовки ответного документа
На входящем письме отметка об исполнении
Направление документа в дело вместо с копией ответного письма
Отметка в РКФ. В журнале регистрации входящих документов в графе «Примечания» — «отправлен ответ».
В РКК снимаем с контроля — Из сроковой картотеки переставляем РКК в справочную.
