Журнал учета документов призван облегчить поиски нужного документа, помочь их систематизировать и хранить.
Законодательство РФ не обязывает кадровика вести какие-то журналы учета трудовых договоров, однако, без этого сложно обойтись на практике хотя бы потому, что надо присваивать номера документам.
В стоматологии надо исходить из количества сотрудников, текучести персонала и объема документооборота.
Сделан один общий журнал учета трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним.
Причем, его содержание сделано более развернутым:
Графа № 1 — порядковый номер;
Графа № 2 — дата составления документа;
Графа № 3 — вид документа (трудовой договор, дополнительное соглашение и пр.);
Графа № 4 — какого сотрудника касается;
Графа № 5 — срок трудового договора (это актуально для срочных трудовых договоров, где важно не пропустить дату увольнения и вовремя предупредить сотрудника);
Графа № 6 — дата и подпись сотрудника в получении 2-го экземпляра;
Графа № 7 — примечания (здесь можно указывать, например, к какому трудовому договору делается дополнительное соглашение).
Созданы и другие графы: отметка о том, где хранится 1-й экземпляр; отметка о передаче документа на архивное хранение, дата увольнения и пр.
Журнал учета разделен на 2 части: в одной части регистрировать только трудовые договоры, в другой — дополнительные соглашения.
Заключение
Делопроизводство есть документирование деятельности организации (предприятия), основанное на научной организации труда с применением современной техники.
Для документационного обеспечения работы любой организации в рамках организационной структуры управления предусматривается делопроизводственная служба. В нормативных документах службу делопроизводства в настоящее время принято называть службой документационного обеспечения управления (ДОУ).
К основным этапам организации работы с документами относят организацию документооборота, хранение и использование документов в деятельности учреждения.
Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения их исполнения и передачи в архив.
Документы, поступающие на предприятие проходят: первичную обработку; предварительное рассмотрение; регистрацию; рассмотрение руководством, направление на исправление, контроль исполнения, подшивка документов в дела.
Данный вид хранения называют оперативным, при этом оперативное хранение можно подразделить на два подвида: хранение документов в процессе их исполнения; хранение исполненных документов.
Исполненные документы должны подшиваться и храниться в делах в соответствии с номенклатурой дел.
Дело — это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку, а номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Список литературы
ГОСТ Р 51 141−98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения //
http://www.consultant.ru
Басаков М. И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления организацией на основе ГОСТ 6.30−2003). — М.: ИКЦ «Мар
Т", 2004. — 336 с.
Басаков М. И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах. — Ростов н/Д: Феникс, 2000. — 320 с.
Березина Н.М., Воронцова Е. П., Лысенко Л. М. Современное делопроизводство. — СПб.: Питер, 2004. — 256 с.
Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства: документальное обеспечение управления. М-Новосибирск: НГАЭиУ, 1998. — 283 с.
Кузнецова Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. — М.: ИФНРА-М, 2003. — 210 с.
Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В. А. Кудряева. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: ИНФРА-М, 2002. — 431 с.
Березина Н.М., Воронцова Е. П., Лысенко Л. М. Современное делопроизводство. — СПб.: Питер, 2004. С. 7.
Басаков М. И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления организацией на основе ГОСТ 6.30−2003). — М.: ИКЦ «Мар
Т", 2004. С. 265.
Басаков М. И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах. — Ростов н/Д: Феникс, 2000.
