Исходные данные для совершения процесса путем разработки и ввода в действие стандарта предприятия

Себестоимость, маржа, рентабельность продуктов, активов, капитала, прибыль, оборачиваемость активов — все это показатели технологии финансового управления, являющиеся итогами выполнения тех или иных этапов бюджетирования.

Реализация алгоритмов — очень ответственная задача для разработчиков систем бюджетирования. Алгоритмы затрагивают в системе взаимосвязанные данные, поэтому кажущаяся мощь алгоритмов на практике может вылиться в непозволительно длительное время отклика системы, которая будет занята постоянным пересчетом данных. Поэтому эффективность работы алгоритмов можно проверить только на реальных объемах данных.

Существует два принципиально разных подхода при автоматизации коллективной работы с бюджетом:

Файловая система бюджетирования.

Система бюджетирования с единой базой данных.

При рассмотрении этих подходов также необходимо учитывать такой вопрос, как территориальная распределенность предприятия (наличие у него филиалов). Это важно, поскольку в Центральном офисе может быть принята одна технология, а для взаимодействия с филиалами — другая, или какой-либо компромисс между ними.

Файловая система бюджетирования. Одним из самых наглядных представителей систем бюджетирования с файловой организацией является система бюджетирования, построенная с применением Excel. Каждый специалист, участвующий в процессе бюджетирования работает со своей персональной таблицей. Затем, в целях консолидации информации выполняется сбор таблиц и расчет консолидированных данных. Такая организация работы с бюджетом — проста и понятна. Однако слабой стороной файловых систем является их низкая реакция при взаимодействии участников бюджетного процесса и высокие накладные расходы при выполнении консолидации данных. Например, изменение состава статей в процессе планирования возможно только до момента передачи файлов участникам процесса бюджетирования, а интерактивное планирование, защита и утверждение статей — совсем невозможны. Как следствие, количество итераций при планировании существенно ограничивается объективно существующими временными рамками.

Система бюджетирования с единой базой данных. Это более современный подход, чем файловая организация системы бюджетирования, поскольку он основывается на технологии «клиент-сервер». Этот подход обеспечивает одновременную работу многих пользователей с одними и теми же данными. В связи с этим возможно оперативное внесение изменений в структуру бюджетных планов и интерактивное взаимодействие участников бюджетного процесса. Процесс консолидации при этом перестает быть ответственной и уязвимой от сбоев задачей, поскольку в данном случае он обеспечивается надежными средствами СУБД. Как правило, любая система с единой базой данных предполагает наличие в организации своего администратора. Поэтому система бюджетирования с единой базой данных может оказаться избыточной для малых организаций.

Удобства в работе с системой. Это функциональность систем, направленная на обеспечение комфортного взаимодействия пользователей с системой и друг с другом.

Лимиты, защищенные статьи. Возможность руководителям центров финансовой ответственности более высокого уровня финансовой структуры устанавливать значения статей для центров финансовой ответственности нижнего уровня, в рамках которых они могут выполнять планирование.

Утверждение статей и планов. Эта функциональность позволяет фиксировать согласованные планы или значения отдельных статей с целью предотвращения их несанкционированного изменения.

Примечания к статье. Своеобразный протокол комментариев к статье, который совместно ведут участники бюджетного процесса при согласовании ее значения.

Визуализация расхождений. Фильтрация или цветовое выделение критичных расхождений между планом и фактом. Эта возможность позволяет организовать оперативный (ежедневный) контроль расхождений, поскольку существенно экономит время при анализе отклонений.

Контроль ошибок.

Версионность планов. Поддержка нескольких вариантов плана бюджета. Как правило, достаточно наличие трех видов — «оптимистичный», «пессимистичный» и «оптимальный».

Возможность одновременного планирования в произвольных временных периодах. Такая возможность позволяет устранить искусственные ограничения временных периодов бюджетирования при планировании значений статей, отражающих различные сферы деятельности предприятия.

Возможность изменять состав и структуру статей одновременно для плана и факта (исполнения) бюджета. Эта возможность наиболее эффективно решается в системах бюджетирования с единой базой данных.

Средства анализа бюджета. К ним относятся — «сверление данных», OLAP-анализ, ранжирование, кластерный анализ, тренды, анализ отклонений, долей и т. д.

Секретность и безопасность данных. Бюджетирование, являясь составной частью комплексной системы управления предприятием, предъявляет повышенные требования к секретности и безопасности данных. Помимо задач по сохранности данных, решаемых средствами СУБД или операционной системы, система бюджетирования должна обеспечивать эффективное разделение доступа к системе для пользователей.

Типы пользователей и права доступа. Поскольку система бюджетирования, как правило, рассчитана на коллективную работу пользователей, то, несомненно, все они могут обладать различными ролями в процессе бюджетирования. Типы пользователей и ассоциированные с ними различные права доступа как к функциям (алгоритмам) системы, так и к данным системы должны максимальным образом удовлетворять требованиям к безопасности данных, принятым в конкретном предприятии.

Характеристика системы бюджетирования, интересная в первую очередь программистам и администраторам систем, может оказать существенное влияние на процесс выбора, поскольку она должна удовлетворять общей концепции автоматизации предприятия. В первую очередь с позиций автоматизации рассматриваются следующие вопросы:

Архитектура. Как указывалось выше, самым важным вопросом при рассмотрении архитектуры системы, оказывающим при этом существенное влияние на саму технологию бюджетирования, является ее построение в виде файловой системы или системы с единой базой данных. Архитектура системы с единой базой данных подразумевает применение технологии «клиент-сервер». Эта архитектура может быть реализована как двухуровневая, так и многоуровневая (с выделенным сервером расчетов, сервером для организации взаимодействия с пользователями и т. д.) Для систем с единой базой данных следует различать виды применяемых баз данных:

Реляционная или многомерная база данных. Многомерная БД может применяется не только в связи с необходимостью многомерного представления бюджетной статьи, но и с целью ускорения вычислений множества алгоритмов, применяемых при бюджетировании.

Наличие Хранилища данных предъявляет особые требования к построению базы данных системы бюджетирования. Как правило, Хранилище данных применяется для решения задач финансовой консолидации данных системного и внесистемного учета, а также использования этих данных при автоматизации учета исполнения бюджета.

Программно-аппаратная платформа — сервер базы данных и сервера приложений, платформа для организации рабочих мест, требования к сетевым коммуникациям.

Средства расширения функций системы:

Наличие в системе генераторов отчетов. К ним могут относиться специализированные конструкторы отчетов, OLAP-средства, встроенные генераторы отчетов типа «одна кнопка» для конечных пользователей.

Наличие в системе языка формул и/или скриптового языка — для реализации алгоритмов расчетов.

Открытый API для программиста. Он важен для предприятий, ориентированных на существенное развитие системы собственными силами.

Средства интеграции с другими средствами автоматизации предприятия:

Возможности по интеграции с офисными приложениями — Excel, Word, электронной почтой должны быть представлены на уровне современных технологий.

Применение XML для интеграции с другими системами автоматизации предприятия является признаком современной системы бюджетирования.

Разумеется, советы по применению перечисленных критериев оценки ни в коей мере не претендует на сборник готовых рецептов при выборе системы бюджетирования. Для обоснованного выбора системы и ее поставщика необходимо глубокое изучение, как самих систем, так и условий их поставки, внедрения и сопровождения.

Графическая модель процесса Существующие технико-экономические показатели процесса Целью внедрения системы бюджетирования является повышение эффективности деятельности предприятия. Критерием эффективности является превышение доходов предприятия над его затратами при выполнении функций, возложенных на предприятие (его миссии).

Эффективность повышается за счет следующих факторов.

Во-первых, сводится в единый баланс все множество финансовых потоков, связанных с формированием доходов и затрат. Решается проблема их согласования как на уровне предприятия, так и его отдельных подразделений. Создается полная ясность о том, как каждый рубль бюджета появляется на предприятии, как он движется и используется.

Во-вторых, закрепление бюджетов за подразделениями переносит значительную часть ответственности за уровень заработной платы работников с директора предприятия на руководителей этих подразделений. Руководители среднего звена получают возможность управлять доходами и затратами своих подразделений в рамках общего бюджета предприятия.

В-третьих, реализуется принцип материальной заинтересованности всего персонала в результатах работы как своего подразделения и предприятия в целом. Фактический фонд заработной платы подразделения рассчитывается в конце бюджетного периода по остаточному принципу как неиспользованная часть установленного ему лимита затрат. Лимит растет с ростом доходов. Становится выгодным повышать доходы и снижать затраты, так как при этом будет расти зарплата.

В-четвертых, бюджетный процесс реализует на предприятии все функции управления финансами, а именно — планирование, организацию, мотивацию, учет, анализ и регулирование. Причем управление финансами ведется в режиме реального времени.

В-пятых, становится возможным ориентировать финансовую политику на решение конкретных проблем. Например, предприятие, находящееся в сложном финансовом положении, может заложить в основу бюджета необходимые средства и график погашения своей просроченной кредиторской задолженности.

В-шестых, в основу финансового планирования закладывается план производства продукции, материально-технического и кадрового обеспечения. Система бюджетирования становится основой комплексного управление всеми направлениями деятельности предприятия.

Бочаров В.В. «Коммерческое бюджетирование», С-Пб.: «Питер» — 2003 г., 122 стр.

Джай К. Шим, Джой Г. Сигел, «Основы коммерческого бюджетирования», М.: «Бизнес Микро» — 2001 г., 496 стр.

Терри Дики «Бюджетирование малого бизнеса», М.: «Бизнес Микро» — 1999 г., 240 стр.

Хруцкий В.Е. «Внутрифирменное бюджетирование», М.: «Финансы и статистика» — 2003 г, 400 стр.