Организация и технология документационного обеспечения управления

1 Основные свойства и функции документа Приведем ряд определений, позволяющих установить единство терминологии и показать направления развития отечественной общегосударственной системы документационного обеспечения управления.

Документ — материальный объект с информацией, закрепленной заданным человеком образом для ее передачи во времени и пространстве (ГОСТ 16.487−83).

Делопроизводство — деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами .

Документированная информация (документ) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать .

В общем словоупотреблении документами называют письменные акты официального и неофициального характера, составленные для удостоверения или фиксации тех или иных фактов (справки, удостоверения, дипломы, служебная документация, деловые письма, договоры, расписки и др.); все другие письменные акты (документы исторического характера, литературные произведения, своды законов и др.; альбомы, записи, заявления и письма граждан); предметы, на которых информация зафиксирована иными способами (чертежи, схемы, карты, рисунки, фонограммы, фотои кинодокументы). Примерно в этих же значениях слово «документ» описывается и в словарях русского языка.

С одним, несколькими или всеми значениями связывается понятие документа в различных областях политической, хозяйственной, научной и культурной деятельности. Так, в архивном деле документ определяется как средство закрепления различными способами на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Применительно к административному делопроизводству документами признаются только письменные акты определенного содержания и назначения (законы, акты управления, протоколы, письма, донесения и др.). Из них выделяются «служебные документы" — соответствующим образом оформленные акты, создающиеся в процессе и с целью осуществления государственным учреждением своих функций и обладающие обязательной силой для своего аппарата, подведомственных учреждений, предприятий и соприкасающихся с этим учреждением граждан. В информатике выделяется понятие научного документа, которым считается «материальный объект, содержащий закрепленную научную информацию, предназначенный для ее передачи во времени и пространстве и используемый в общественной практике. По форме различают документы: текстовые (книги, журналы, рукописи и т. д.), графические или изобразительные (чертежи, схемы, графики, планы, карты, диаграммы и т. п.), аудиовизуальные (звукозаписи, кинофильмы, диапозитивы и др.)» .