Отдел сбыта готовой продукции предприятия

На панели Создание выберем Конструктор таблиц:

Описание структуры таблицы Изделие представлено на рис. 5. Рисунок 5 — Структура таблицы Изделие

Описание структуры таблицы ЕдИзм представлено на рис. 6Рисунок 6 — Структура таблицы ЕдИзм

Описание структуры таблицы Склад представлено на рис. 7Рисунок 7 — Структура таблицы Склад

Описание структуры таблицы Цех представлено на рис. 8Рисунок 8 — Структура таблицы Цех

Описание структуры таблицы ЦН представлено на рис. 9Рисунок 9 — Структура таблицы ЦНОписание структуры таблицы СЦН представлено на рис. 10Рисунок 10 — Структура таблицы СЦНОписание структуры таблицы Договор выпуска представлено на рис. 11Рисунок 11 — Структура таблицы Договор

Описание структуры таблицы СДОГ выпуска представлено на рис. 12Рисунок 12 — Структура таблицы СДОГ4.

2. Схема данных в АccessСхема данных в Access строится на основе информационно-логической модели разработанной при проектировании базы данных. В ней определяются и запоминаются связи между таблицами. Эти связи используются при создании форм, запросов, отчетов, а также обеспечивают целостность взаимосвязанных данных при корректировке таблиц. Для создания схемы данных нажать кнопку Схема данных на панели Работа с базами данных. Затем в окне Добавление таблицы открыть на панели объектов Таблицы, выделить все таблицы, нажать кнопку Добавить. На экране появятся все выбранные таблицы со списками полей. В главной таблице выбрать поле, по которому устанавливается связь. Затем при нажатой кнопке мыши соединить это поле с соответствующим полем подчиненной таблицы. При установлении связи между таблицами Цех и Изделие связь осуществляется по полю Номер склада. После того, как намечена очередная связь между таблицами, появляется окно Изменение связей, в котором должен быть определен тип отношения один-ко-многим.Рисунок 13 — Вид окна Изменение связей

После того, как все связи установлены, схема данных должна иметь вид: Рисунок 14 — Схема данных базы данных Отдела сбыта готовой продукции предприятия4.

3. Создание пользовательских форм

Пользовательская форма позволяет отображать данные на экране в виде входного (первичного) документа. С помощью форм удобно вводить в таблицы данные входных документов, просматривать или редактировать записи таблиц. Формы создаются после того как разработаны таблицы и схема данных. Создадим форму с помощью мастера форм, затем отредактируем ее с помощью конструктора. Рассмотрим пример создания однотабличной формы Изделие. Рисунок 15 — Вид формы Изделие

Далее необходимо аналогично создать однотабличные формы ЕдИзм, Цех. На основе связанных таблиц можно создать составную форму. Например, составная форма Цеховая накладная, в которой отражены объединенные данные из таблиц ЦН и СЦН. Рисунок 16 — Вид формы ЦНДалее необходимо аналогично создать составные формы

Склад и Договор. Для редактирования созданных форм используется Конструктор форм. Для редактирования открытой формы можно использовать кнопку панели инструментов Режим, выбрав из списка Конструктор. Для формирования кнопкивыхода из формы в режиме конструктора на панели элементов щелкнуть кнопку Кнопка. Начертить кнопку в области заголовка главной формы. В появившемся окне Создание кнопок выбрать в категории работа с формой действие

Закрыть форму и нажать Далее. Оставить переключатель в положении по умолчанию. Нажать Далее, затем Готово. 4.

4. Ввод данных

С помощью созданных форм заполним таблицы следующими данными:

Рисунок 17 — Вид таблицы Изделие с заполненными данными

Рисунок 18 — Вид таблицы ЕдИзм с заполненными данными

Рисунок 19 — Вид таблицы Цех с заполненными данными

Рисунок 20 — Вид таблицы Склад с заполненными данными

Рисунок 21 — Вид таблицы ЦН с заполненными данными

Рисунок 22 — Вид таблицы СЦН с заполненными данными

Рисунок 23 — Вид таблицы Договор с заполненными данными

Рисунок 24 — Вид таблицы СДОГ с заполненными данными5. СОЗДАНИЕ АЛГОРИТМА И ЗАПРОСОВПеред решением этой задачи составим подробное описание последовательности действий (алгоритм) над исходными или уже полученными на предыдущем шаге данными для получения результатов. Алгоритм можно представить в виде словесного описания или блок-схемы. Составим алгоритм в виде блок-схемы.Для изображения блоков в блок-схеме используют стандартные графические фигуры. Например, — начало или конец блок-схемы.- процесс (операция) над данными.- документ на магнитном диске.- логическая операция, по которой принимается решение. Действия в блок-схеме выполняются последовательно сверху вниз и слева направо. Рассмотрим решение задачи по шагам. Шаг 1. Из таблиц Договор, СДОГ, Изделие и Складполучить общее количество каждого запланированного к отгрузке изделия по заданному складу в заданном квартале. Создадим запрос в режиме Конструктора. Выберем в бланк запроса поля Наименование изделия, Код единицы измерения, Наименование склада, Месяц отгрузки и Количество. В поле Месяц отгрузки для нахождения квартала введем формулу: Квартал: IIf ([СДОГ]![Месяц отгрузки] In («1″ ;» 2″ ;" 3″);" 1″ ;IIf ([СДОГ]![Месяц отгрузки] In («4″ ;" 5″ ;» 6″);" 2″ ;IIf ([СДОГ]![Месяц отгрузки] In («7″ ;" 8″ ;» 9″);" 3″ ;" 4″))) с помощью построителя выражений.

В Условие отбора в поле Наименование склада введем: [Введите наименование склада], в в поле с формулой введем: [Введите квартал]. Сгруппируем данные по всем перечисленным выше полям, с помощью кнопки Итоги на панели Конструктор. А по полю Количество посчитаем сумму, с помощью групповой операции Sum, как показано на рис. 25. Рисунок 25 — Вид запроса Количество запланированного к отгрузке изделия в Конструкторе

Результат по данному запросу показан на рис. 26. Рисунок 26 — Результаты запроса Количество запланированного к отгрузке изделия

Шаг 2. По документам Цеховая накладная получить общее количество каждого выпущенного изделия по заданному складу в заданном квартале. Этот запрос создается аналогично предыдущему только выбираются таблицы ЦН и СЦН и в поле Дата сдачи вводится выражение Квартал: Format ([Дата сдачи]; «q») для отображения квартала из даты. Это показано на рис. 27. Рисунок 27 — Вид запроса Количество выпущенного изделия в Конструкторе

Результат по данному запросу показан на рис. 28. Рисунок 28 — Результаты запроса Количество выпущенного изделия

Шаг 3. Получить отклонение как разность между первой и второй суммами в стоимостном выражении. Для определения отклонения от плана используем последние два запроса и таблицу Изделие. При этом запросы объединим связями по полям: Наименование изделия, Код единицы измерения иНаименование склада. Далее по созданным связям поочередно щелкнем два раза мышью и в появившемся окне выберем второй вариант связи. Это нужно для того чтобы в запросе отображались все поля из запроса Количество запланированного к отгрузке изделия и только те поля из запроса Количество выпущенного изделия, в которых связанные поля совпадают.

Это может быть, когда изделие было запланировано по договору, но по каким-то причинам не произведено, например, нет нужного сырья. Создадим запрос в режиме Конструктора. Выберем в бланк запроса поля Наименование изделия, Код единицы измерения, Наименование склада, Квартали Sum-Количество из запроса Количество запланированного к отгрузке изделия. А также поле Sum-Количество по ЦН из запроса Количество выпущенного изделия.

В следующее поле введем формулу: Отклонение: ([Sum-Количество]-Nz ([Sum-Количество по ЦН]))*[Цена], как показано на рис. 29. Функция Nz возвращает ноль и позволяет вести расчеты с полем указанным в скобках. Поле Цена нужно для расчета отклонения в стоимостном выражении.

Рисунок 29 — Вид запроса Отклонение в Конструкторе

Результат по данному запросу показан на рис. 30. Рисунок 30 — Результаты запроса Отклонение6. СОЗДАНИЕ ОТЧЁТОВ6.

1. Получение отчёта с помощью Мастера отчётов. Рассмотрим создание однотабличного отчета по результатам запроса Отклонение. Отчет будем создавать с помощью Мастера отчетов и редактировать в Конструкторе. Для склада № 1 отчёт примет вид: Рисунок 31 — Вид отчета Отклонение6.

2. Корректировка макета отчёта с помощью Конструктора отчётов. Чтобы войти вКонструктор отчётов следует нажать кнопку Режим на панели инструментов и выбрать Конструктор. Теперь отчет можно корректировать. В режиме Конструктор отчета удалим заголовок отчета. С помощью инструмента Надпись создадим прямоугольную область для нового заголовка отчета и введем

Отклонение плана отгрузки по складу ____ по факту сдачи изделий за _____ квартал. Откорректируем текст подписи поля отчета. Изменим расположения, цвета фона заголовка, цвета и размера шрифта. Далее создадим поле Склад, следующим образом: нажать на кнопку Поле и в окне свойств на вкладке Данные в поле Данные ввести: [Введите наименование склада]. А также поле Квартал только в поле Данные ввести: [Введите квартал]. В примечании отчета под полем

Отклонение (в руб.) нужно ввести=Sum ([Отклонение]).В результате выполненной корректировки отчет, для склада № 1 за 2 квартал, примет вид: Рисунок 32 — Вид отчета Отклонение6.

3. Вывод отчёта на печать

Для печати полученного отчета щелкнем правой кнопкой мыши по названию отчета и выберем команду Печать.

7. СОЗДАНИЕ КНОПОЧНОЙ ФОРМЫ С ПОМОЩЬЮ ДИСПЕТЧЕРА КНОПОЧНЫХ ФОРМРазработаем структуру кнопочной формы, представив ее в виде таблицы. Таблица 5 — Структура кнопочной формы

Название страницы КФЭлементы

ДействиеОтдел сбыта готовой продукции предприятия (главная страница) Выход

Выход из приложения AccessДобавление данных

Форма Договор Открытие формы Договор в режиме добавления

Форма Цеховая накладная

Открытие формы Цеховая накладная в режиме добавления

Редактирование данных

Форма Изделие

Открытие формы Изделие в режиме редактирования

Форма Единицы измерения

Открытие формы Единицы измерения в режиме редактирования

Форма Цех

Открытие формы Цех в режиме редактирования

Форма Склад

Открытие формы Склад в режиме редактирования

Форма Заказчик

Открытие формы Заказчик в режиме редактирования

Подача запросов

Запрос «Количество запланированного к отгрузке изделия» Просмотр запроса «Количество запланированного к отгрузке изделия» Запрос «Количество выпущенного изделия» Просмотр запроса «Количество выпущенного изделия» Запрос Отклонение

Просмотр запроса Отклонение

Просмотр Отчета

Отчет Отклонение

Просмотр отчета Отклонение

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

Балдин К. В. Информационные технологии в менеджменте: учеб. для студ. Учреждений высш. проф образования / К.

В. Балдин. — М.: Издательский центр «Академия», 2012. — 288 с. Дейт К.

Введение

в системы баз данных: проектирование. Реализация и управление. Пер. с англ. — СПб.: БХВ-Петербург, 2004. — 324 с. Карпова Т. С. Базы данных: модели, разработка, реализация: Учебник для вузов / Т. С. Карпова — СПб.: Питер, 2002.

— 303 с. Кошелев В. Е. Access 2007

Эффективное использование — М.: Бином-Пресс, 2009. — 590 с. Кузин А. В. Базы данных: учебное пособие / А. В. Кузин, С. В. Левонисова. — 2-е издание, стереотипное. -

Москва: Академия, 2008. — 320 с. Кузнецов С. Д. Основы баз данных. — 2-е изд. —

М.: Интернет-Университет Информационных Технологий; БИНОМ. Лаборатория знаний, 2007. — 484 с. Малыхина М. П. Базы данных: основы, проектирование, использование, 2-е изд. перераб. и доп. — СПб.: БХВ-Петербург, 2007. — 528 с. Мэтью Мак-Дональд.

Access 2007

Недостающее руководство — СПб.: БХВ-Петербург, 2007. — 784с. Проектирование баз данных. СУБД MicrosoftAccess: Учебное пособие для вузов / Н. Н. Гринченко, Е.

В. Гусев, Н. П. Макаров., А. Н. Пылькин, Н.

И. Цуканова. — М.: Горячая линия-Телеком, 2004. — 240с. Сергеев А. В.: Access 2007

Новые возможности. СПб.: Питер, 2008. — 176 с. Харитонова И., Рудикова Л. M icrosoftOfficeAccess 2007 — Изд.: «БХВ-Петербург», 2008 — 1280с. Хомоненко А. Д., Цыганков В. М., Мальцев М. Г. Базы данных: Учебник для высших учебных заведений / Под ред. Проф.

А.Д. Хомоненко. — 6-е изд., СПб.: КОРОНА принт, 2009. — 736 с.