На панели Создание выберем Конструктор таблиц:
Описание структуры таблицы Изделие представлено на рис. 4. Рисунок 4 — Структура таблицы Изделие
Описание структуры таблицы ЕдИзм представлено на рис. 5Рисунок 5 — Структура таблицы ЕдИзм
Описание структуры таблицы Цех представлено на рис. 6Рисунок 6 — Структура таблицы Цех
Описание структуры таблицы ЦН представлено на рис. 7Рисунок 7 — Структура таблицы ЦНОписание структуры таблицы СЦН представлено на рис. 8Рисунок 8 — Структура таблицы СЦНОписание структуры таблицы План выпуска представлено на рис. 9Рисунок 9 — Структура таблицы План выпуска4.
2. Схема данных в АccessСхема данных в Access строится на основе информационно-логической модели разработанной при проектировании базы данных. В ней определяются и запоминаются связи между таблицами. Эти связи используются при создании форм, запросов, отчетов, а также обеспечивают целостность взаимосвязанных данных при корректировке таблиц. Для создания схемы данных нажать кнопку Схема данных на панели Работа с базами данных. Затем в окне Добавление таблицы открыть на панели объектов Таблицы, выделить все таблицы, нажать кнопку Добавить. На экране появятся все выбранные таблицы со списками полей. В главной таблице выбрать поле, по которому устанавливается связь. Затем при нажатой кнопке мыши соединить это поле с соответствующим полем подчиненной таблицы. При установлении связи между таблицами Цех и ЦН связь осуществляется по полю Код цеха. После того, как намечена очередная связь между таблицами, появляется окно Изменение связей, в котором должен быть определен тип отношения один-ко-многим.Рисунок 10 — Вид окна Изменение связей
После того, как все связи установлены, схема данных должна иметь вид: Рисунок 11 — Схема данных базы данных Отдела сбыта готовой продукции предприятия4.
3. Создание пользовательских форм
Пользовательская форма позволяет отображать данные на экране в виде входного (первичного) документа. С помощью форм удобно вводить в таблицы данные входных документов, просматривать или редактировать записи таблиц. Формы создаются после того как разработаны таблицы и схема данных. Создадим форму с помощью мастера форм, затем отредактируем ее с помощью конструктора. Рассмотрим пример создания однотабличной формы План выпуска. Рисунок 12 — Вид формы План выпуска
Далее необходимо аналогично создать однотабличные формы Изделие, ЕдИзм, Цех. На основе связанных таблиц можно создать составную форму. Например, составная форма Цеховая накладная, в которой отражены объединенные данные из таблиц ЦН и СЦН. Рисунок 13 — Вид формы ЦНДля редактирования созданных форм используется Конструктор форм. Для редактирования открытой формы можно использовать кнопку панели инструментов Режим, выбрав из списка Конструктор. Для формирования кнопкивыхода из формы в режиме конструктора на панели элементов щелкнуть кнопку Кнопка. Начертить кнопку в области заголовка главной формы. В появившемся окне Создание кнопок выбрать в категории работа с формой действие
Закрыть форму и нажать Далее. Оставить переключатель в положении по умолчанию. Нажать Далее, затем Готово. 4.
4. Ввод данных
С помощью созданных форм заполним таблицы следующими данными:
Рисунок 14 — Вид таблицы Изделие с заполненными данными
Рисунок 15 — Вид таблицы ЕдИзм с заполненными данными
Рисунок 16 — Вид таблицы Цех с заполненными данными
Рисунок 17 — Вид таблицы ЦН с заполненными данными
Рисунок 18 — Вид таблицы СЦН с заполненными данными
Рисунок 19 — Вид таблицы План выпуска с заполненными данными5. СОЗДАНИЕ АЛГОРИТМА И ЗАПРОСОВПеред решением этой задачи составим подробное описание последовательности действий (алгоритм) над исходными или уже полученными на предыдущем шаге данными для получения результатов. Алгоритм можно представить в виде словесного описания или блок-схемы. Составим алгоритм в виде блок-схемы.Для изображения блоков в блок-схеме используют стандартные графические фигуры. Например, — начало или конец блок-схемы.- процесс (операция) над данными.- документ на магнитном диске.- логическая операция, по которой принимается решение. Действия в блок-схеме выполняются последовательно сверху вниз и слева направо. Рассмотрим решение задачи по шагам. Шаг 1. Из таблиц План выпуска, Изделие и Цехполучить общее количество каждого запланированного выпуску изделия в каждом для заданного цеха. Создадим запрос в режиме Конструктора.
Выберем в бланк запроса поля Наименование цеха, Наименование изделия, Месяц выпуска и Количество плановое. В Условие отбора в поле Наименование цеха введем: [Введите цех]. Сгруппируем данные по всем перечисленным выше полям, с помощью кнопки Итоги на панели Конструктор. А по полю Количество плановое посчитаем сумму, с помощью групповой операции Sum, как показано на рис. 20. Рисунок 20 — Вид запроса Количество-план в Конструкторе
Результат по данному запросу показан на рис. 21. Рисунок 21 — Результаты запроса Количество-план
Шаг 2. По документам Цеховая накладная получить общее количество каждого фактически выпущенного изделия в каждом месяце для заданного цеха. Этот запрос создается аналогично предыдущему только выбираются таблицы ЦН и СЦН и в поле Количество по ЦН вводится Месяц: Format ([ЦН]![Дата сдачи]; «m»)для отображения номера месяца из даты. Это показано на рис. 22. Рисунок 22 — Вид запроса Количество-факт в Конструкторе
Результат по данному запросу показан на рис. 23. Рисунок 23 — Результаты запроса Количество-факт
Шаг 3. Получить дефицит как разность между первой и второй суммами в стоимостном выражении. Для определения дефицит используем последние два запроса и таблицу Изделие. При этом запросы объединим связями по полям: Наименование изделия, Наименование цеха и Месяц. Далее по созданным связям поочередно щелкнем два раза мышью и в появившемся окне выберем второй вариант связи. Это нужно для того чтобы в запросе отображались все поля из запроса Количество каждого запланированного к выпуску изделия и только те поля из запроса Количество каждого фактически выпущенного изделия, в которых связанные поля совпадают. Это может быть, когда изделие было запланировано к выпуску, но по каким-то причинам не произведено, например, нет нужного сырья. Создадим запрос в режиме Конструктора. Выберем в бланк запроса поля Месяц, Наименование цеха, Наименование изделия и Sum-Количество плановое из запроса Количество-план.
А также поле Sum-Количество по ЦН из запроса Количество-факт. В следующее поле введем формулу: Дефицит: [Sum-Количество плановое]-Nz ([Sum-Количество по ЦН]), как показано на рис. 24. Функция Nz возвращает ноль и позволяет вести расчеты с полем указанным в скобках. Поле Цена нужно для расчета дефицита в денежном выражении.
В следующем поле введем формулу: Дефицит (руб): [Дефицит]*[Цена]. Для отображения Наименования месяца в поле Месяц введем формулу: Месяц: MonthName ([Количество-план]![Месяц]).Рисунок 24 — Вид запроса Дефицит в Конструкторе
Результат по данному запросу показан на рис. 25. Рисунок 25 — Результаты запроса Дефицит6. СОЗДАНИЕ ОТЧЁТОВ6.
1. Получение отчёта с помощью Мастера отчётов. Рассмотрим создание однотабличного отчета по результатам запроса Дефицит. Отчет будем создавать с помощью Мастера отчетов и редактировать в Конструкторе. Для цеха «Цех № 1» отчёт примет вид: Рисунок 26 — Вид отчета Дефицит6.
2. Корректировка макета отчёта с помощью Конструктора отчётов. Чтобы войти вКонструктор отчётов следует нажать кнопку Режим на панели инструментов и выбрать Конструктор. Теперь отчет можно корректировать. В режиме Конструктор отчета удалим заголовок отчета. С помощью инструмента Надпись создадим прямоугольную область для нового заголовка отчета и введем
Анализ выполнения плана выпуска изделий цехом _____.Откорректируем текст подписи поля отчета. Изменим расположения, цвета фона заголовка, цвета и размера шрифта. Далее создадим поле Цех, следующим образом: нажать на кнопку Поле и в окне свойств на вкладке Данные в поле Данные ввести: =[Введите цех]. В примечании отчета под полем
Дефицит (в руб.) нужно ввести =Sum ([Дефицит (руб)]).В результате выполненной корректировки отчет, для цеха «Цех № 1», примет вид: Рисунок 31 — Вид отчета Дефицит6.
3. Вывод отчёта на печать
Для печати полученного отчета щелкнем правой кнопкой мыши по названию отчета и выберем команду Печать.
7. СОЗДАНИЕ КНОПОЧНОЙ ФОРМЫ С ПОМОЩЬЮ ДИСПЕТЧЕРА КНОПОЧНЫХ ФОРМРазработаем структуру кнопочной формы, представив ее в виде таблицы. Таблица 5. Структура кнопочной формы
Название страницы КФЭлементы
ДействиеОтдел сбыта готовой продукции предприятия (главная страница) Выход
Выход из приложения AccessДобавление данных
Форма Цеховая накладная
Открытие формы Цеховая накладная в режиме добавления
Редактирование данных
Форма Изделие
Открытие формы Изделие в режиме редактирования
Форма Единицы измерения
Открытие формы Единицы измерения в режиме редактирования
Форма Цех
Открытие формы Цех в режиме редактирования
Форма Заказчик
Открытие формы Заказчик в режиме редактирования
Подача запросов и отчетов
Запрос «Количество-план» Просмотр запроса «Количество-план» Запрос «Количество-факт"Просмотр запроса «Количество-факт"Запрос «Дефицит"Просмотр запроса «Дефицит"Отчет «Дефицит"Просмотр отчета «Дефицит"СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫБалдин К. В. Информационные технологии в менеджменте: учеб. для студ. Учреждений высш. проф образования / К. В.
Балдин. — М.: Издательский центр «Академия», 2012. — 288 с. Дейт К.
Введение
в системы баз данных: проектирование. Реализация и управление. Пер. с англ. — СПб.: БХВ-Петербург, 2004. — 324 с. Гарсиа-Молина Г., Ульман Дж., Уидом Дж.
Системы баз данных. Полный курс.Пер. с англ.: — М.: Изд.
дом «Вильямс», 2004. — 1088 с. Кошелев В. Е. Access 2007
Эффективное использование — М.: Бином-Пресс, 2009. — 590 с. Кузин А. В. Базы данных: учебное пособие / А. В. Кузин, С. В. Левонисова. -
5-е издание, исправ., — Москва: Академия, 2012. — 320 с. Кузнецов С. Д. Основы баз данных. — 2-е изд. —
М.: Интернет-Университет Информационных Технологий; БИНОМ. Лаборатория знаний, 2007. — 484 с. Малыхина М. П. Базы данных: основы, проектирование, использование, 2-е изд. перераб. и доп. — СПб.: БХВ-Петербург, 2007. -
528 с. Мэтью Мак-Дональд. Access 2007
Недостающее руководство — СПб.: БХВ-Петербург, 2007. — 784с. Проектирование баз данных. СУБД MicrosoftAccess: Учебное пособие для вузов / Н. Н. Гринченко, Е.
В. Гусев, Н. П. Макаров., А. Н. Пылькин, Н.
И. Цуканова. — М.: Горячая линия-Телеком, 2004. — 240с. Сергеев
А.П. Microsoft Office 2010
Самоучитель. — М.: «Вильямс», 2010. — с.
624.Харитонова И., Рудикова Л. M icrosoftOfficeAccess 2007 — Изд.: «БХВ-Петербург», 2008 — 1280с. Хомоненко А. Д., Цыганков В. М., Мальцев М. Г. Базы данных: Учебник для высших учебных заведений / Под ред. Проф. А. Д. Хомоненко. — 6-е изд., СПб.: КОРОНА принт, 2009. — 736 с.
