Техническое и программное обеспечение информационными технологиями управления организациями СКС: оценка эффективности

Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы управленческого звена на любых предприятиях, нужно отметить, что эффективная работа его всецело зависит от уровня оснащения организации электронным оборудованием, таким, как персональные компьютеры, средства связи, копировальные устройства и т. д.

В этом ряду особое место занимают компьютеры и другое электронное оборудование, обусловленное их использованием в качестве инструмента для делопроизводства и рационализации управленческого труда. Повсеместное применение персональных компьютеров как информационных устройств позволяет сократить время, требуемое ни подготовку конкретных маркетинговых задач и производственных проектов, уменьшить непроизводственные затраты при их реализации, исключить возможность появления ошибок в подготовке бухгалтерской, технологической и других видов документации, что дает фирме прямой экономический эффект.

Для наиболее эффективного управления работой фирмы необходимо иметь достаточную информацию о положении дел на предприятии и возможность оперативного реагирования на изменение ситуации. Для этого руководитель фирмы и другие ответственные лица должны постоянно иметь оперативную и достоверную информацию. Возникает необходимость организовать управление деятельностью фирмы таким образом, чтобы обеспечить быструю и надежную связь между различными служащими в целях четкого и слаженного взаимодействия.

Требования, предъявляемые в настоящее время к системам управления, могут быть удовлетворены только на базе современных средств автоматизации управления и организации информационной технологии.

Благодаря высокопроизводительным и экономичным микропроцессорам информационно-вычислительные ресурсы приближаются к рабочим местам менеджеров, бухгалтеров, плановиков, администраторов и других категорий работников фирмы.

Развитие систем телекоммуникаций и, в частности, технологий локальных вычислительных сетей позволило объединить все технические средства обработки цифровой и текстовой информации в единую внутрифирменную информационную систему (см. приложение). Наиболее эффективной системой информации считается система, основанная на одновременном использовании вычислительной техники и средств автоматизированной обработки данных, объединенных в единую информационную технологию.

Информационная технология управления фирмой предполагает объединение в единый комплекс всех технических средств обработки информации с использованием современной методологии и различных процедур по обработке информации на базе организации локальной вычислительной сети.

Организация локальной вычислительной сети и выбор комплекса технических средств (КТС) для создания информационной технологии управления фирмой основывается на требованиях надежности, разветвленности (удаленности), быстродействия, защиты информации, гибкости структуры, размеров информационной базы данных, особенностей применяемого программного обеспечения при определенной минимизации капитальных затрат на приобретение КТС и их эксплуатацию.

Преимущества, получаемые при сетевом объединении персональных компьютеров во внутрифирменную локальную вычислительную сеть, следующие:

Разделение ресурсов позволяет экономно использовать ресурсы сети (например, управлять периферийными устройствами со всех подсоединенных рабочих станций).

Разделение данных предоставляет возможность доступа и управления базами данных и электронными документами с периферийных рабочих мест, нуждающихся в информации.

Разделение ресурсов процессора позволяет использование вычислительных мощностей для обработки данных другими системами, входящими в сеть. Предоставляемая возможность заключается в том, что к имеющимся ресурсам доступ производится только через специальный процессор, доступный каждой рабочей станции.

Разделение программных средств предоставляет возможность одновременного использования централизованных программных средств.

Доступ в Интернет позволяет производить интерактивный обмен информацией с глобальными компьютерными сетями и пользоваться услугами электронной почты.

Наличие в структурных подразделениях фирмы ЛВС создает для пользователей принципиально новые возможности интегрированного характера. Организуются автоматизированный документооборот, создаются различные массивы управленческой, коммерческой и другой информации общего назначения и персонально используются вычислительные ресурсы сети, а не только отдельного компьютера. Появляются возможности использования различных средств или инструментов решения определенных задач, средств компьютерной графики, подготовки сценариев, отчетов, ведомостей, докладов, публикаций и других документов.

Наиболее рациональной архитектурой локальной вычислительной сети фирмы является платформа «клиент-сервер». Такая архитектура организуется путем объединения рабочих станций и ЛВС структурных подразделений предприятия. Объединение производится с применением коммуникационного оборудования и программного обеспечения, позволяющего удаленному пользователю эффективно и безопасно совершать необходимые действия по информационному обмену и модификации удаленных баз данных. При работе пользователей с базами данных фирмы рабочие станции локальной вычислительной сети содержат клиентскую часть задачи, функционирование которой обеспечивает интерфейс пользователя, формирование и отправление запросов к базе данных. Такая архитектура позволяет создавать эргономичные, гибко настраиваемые автоматизированные рабочие места с использованием централизованных баз данных и относительно недорогих компьютеров. Выбор архитектуры «клиент-сервер» определяет свои требования к аппаратной части системы.

Организация автоматизированного банка данных фирмы и объемы информационных потоков в условиях внедрения информационной технологии управления фирмой и создания документов требуют применения производительных серверов и специализированных баз данных.

Работа в ЛВС по созданию и коллективному использованию документа позволяет сократить число документов на бумажных носителях. Подобная архитектура позволяет организовать безбумажную технологию в режиме электронного офиса.

В общем виде информационная технология управления фирмой (организации), построенная на базе архитектуры «клиент-сервер», должна содержать в своем составе автоматизированные рабочие места администраторов офисных систем и службы информационной безопасности, администрации органов управления фирмой и специалистов, выполняющих конкретные функции.

Организация функционирования информационной технологии управления фирмой строится на едином принципе коллективной работы — электронными документами — юридически полноценными эквивалентами бумажного документа, принятого в традиционном документообороте. Такой подход усложняет работу распределенных систем, но обеспечивает юридическую целостность информации в системе и надежность при коллективной обработке.

Рабочие места должны достоверно воспроизводить все нормативные условия создания и обработки документов — от регистрации и организации маршрута обработки до фиксирования принятия оптимального управленческого решения. Обычно такие системы функционируют на основе жестко организованных процедур на конкретных АРМ, связанных в маршрутные потоки передачи информации с одного автоматизированного рабочего места на другое посредством транспорта файлов — документов.

В современных условиях появления и становления организаций возникает вопрос о создании в фирме корпоративной вычислительной сети. В общем случае корпоративная сеть фирмы состоит из нескольких подсетей различных структурных подразделений, которые объединены каналами связи. Эти каналы могут быть частью глобальных и городских сетей. Отделения фирмы могут быть крупными, средними и малыми. Крупное отделение может стать центром обработки и хранения информации. Выделяется центральный офис, из которого производится управление всеми подразделениями фирмы. Малые отделения могут считаться как удаленные от офиса. Стратегическое назначение удаленного отделения — разместить службы сбыта культурной продукции и технической поддержки ближе к потребителям. Связь с клиентами, которая в значительной степени влияет и на доходы культурных организаций, будет более продуктивной, если все сотрудники получат возможность по уровням доступа выходить на корпоративные данные в любой момент времени.

При построении корпоративной вычислительной сети, прежде всего, определяется предполагаемая функциональная структура фирмы: количественный состав и статус офисов и отделений. Обосновывается необходимость в развертывании своих частных сетей связи или производится выбор провайдера коммуникационных услуг, который способен поддерживать требования, предъявляемые фирмой к каналам связи. Разработка функциональной структуры производится с учетом финансовых возможностей фирмы, перспективных планов ее развития, предполагаемого числа активных пользователей сети, количества и качества внедряемых приложений, необходимости предоставления качества обслуживания. В основе разработки лежит функциональная структура самого предприятия.

Уникальность новых программных продуктов и технологии усложняет процессы проектирования и развертывания корпоративных сетей. Возрастающая тенденция к централизации информационных ресурсов, новые классы прикладного программного обеспечения и принципы их применения, изменение количественных и качественных характеристик информационных потоков, увеличение числа одновременно работающих пользователей и более мощные вычислительные платформы — все эти факторы необходимо учитывать при разработке корпоративной сети.

Выбор программного обеспечения информационной технологии организации определяется требованиями, предъявляемыми к современной технологии, перечнем решаемых задач и конфигурацией комплекса технических средств, используемых на предприятии. Такими требованиями являются: надежность, эффективность использования ресурсов вычислительной техники, структурность, модульность, эффективность по затратам, дружественность по отношению к пользователям и т. д.

Поскольку все подразделения фирмы тесно взаимодействуют друг с другом на основе локальной вычислительной сети, поэтому и системное сетевое программное обеспечение должно обеспечивать единое централизованное управление каталогами всех серверов. Для организации в фирме системы электронной почты, подключения ЛВС к Интернет, создания системы электронного документооборота необходимо наличие серверов приложений, работающих под управлением сетевой операционной системы нового поколения.

Для организации взаимодействия рабочих станций в сети недостаточно просто физически соединить их проводами. Необходимо установить логическую связь или соединение между станциями. Это обеспечивает надежную передачу данных, а также гарантирует, что информация будет доставлена адресату и не будет потеряна при приеме или передаче. Такие задачи решают протоколы логического уровня, чаще их называют протоколами обмена данными (например, 1РХ / 8РХ, ТСР). Протоколы обмена данными определяют правила, по которым выполняется передача данных в сети. Они устанавливают порядок обработки ошибок, возникающих при передаче, порядок окончания сеанса связи и т. д. Большинство сетевых операционных систем могут поддерживать различные протоколы, как по отдельности, так и одновременно.

Для автоматизации финансово-хозяйственной деятельности, требующей комплексного подхода, используются прикладные программы, которые обеспечивают создание информационной структуры, поддерживающей все бизнес — процессы.

В настоящее время рынок программных продуктов предлагает большое количество разнообразных прикладных программ для автоматизации оперативного учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий, например: «БЕСТ», «РС—БАЛАНС», «ПАРУС», «АСПЕКТ», «1С» и др.

За счет полной настраиваемости эти программные продукты успешно используются на малых предприятиях, в торговле, в бюджетных организациях, в совместных фирмах и т. д. Имеются возможности ведения учета для одной организации на нескольких компьютерах и на одном компьютере для нескольких организаций.

Для крупных фирм в качестве программного обеспечения комплексной информационной технологии управления организацией используются программные комплексы, реализованные в архитектуре «клиент-сервер» (например, пользовательские программные комплексы «ГАЛАКТИКА», КЗ и др.).

Основными принципами, реализованными в таких программных комплексах, являются:

¦ Интеллектуальность — решение задачи управления предприятием в отличие от традиционного подхода, предусматривающего регистрацию и накопление информации.

¦ Интегрированность — «сквозное» прохождение документов через различные службы фирмы.

¦ Модульность — возможность поэтапного внедрения системы, гибкое маневрирование.

¦ Доступность — наличие полного комплекта документации, подсказок, удобство ввода данных.

¦ Открытость — возможность взаимодействия с другими программами, работающими в фирме.

¦ Адаптивность — наличие мощного механизма настроек, обеспечивающего различные схемы эксплуатации программного комплекса.

Комплексная автоматизация на базе таких систем обеспечивает: защиту от простых и сложных схем «утечки» финансов и товаров путем протоколирования всех операций; специальные схемы планирования и минимизации налогообложения; оперативный контроль за исполнением персоналом любого уровня своих функциональных обязанностей и как следствие более эффективное использование персонала; возможность быстро принимать решения об изменениях ассортимента или ценовой политики, дозакупках или прекращении закупок; средства оперативного реагирования на изменения законодательства без привлечения разработчиков; возможность стандартизации технологии управления, построение консолидированной отчетности; ведение электронных архивов без дополнительных затрат; высвобождение дополнительных внутренних ресурсов без обращения к внешним источникам.

Руководство фирмы благодаря таким программным комплексам получает возможность: разрабатывать вариантные сценарии стратегии развития; организовывать планирование и оперативное управление себестоимостью продукции, работ и услуг; вести непрерывный финансовый мониторинг, повышая вероятность получения стабильной прибыли; контролировать ход выполнения договорных отношений с внешними партнерами.

Решение всего комплекса задач, на который ориентирован автоматизированный программный комплекс, обеспечивается четырьмя контурами.

• 1. Контур административного управления.
• 2. Контур оперативного управления.
• 3. Контур управления производством.
• 4. Контур бухгалтерского учета.

Модульный принцип построения программного комплекса допускает как изолированное использование отдельных программных модулей, так и произвольные комбинации, в зависимости от производственно-экономической необходимости. При четко налаженной организационной схеме функциональной эксплуатации программного комплекса каждый исполнитель выполняет определенные для него инструкцией действия, получая информацию в объеме, необходимом и достаточном для осуществления своих должностных обязанностей.

Администрация фирмы, используя для управления производственными процессами программный комплекс, получает возможность: оперативного получения достоверной информации о текущей деятельности фирмы; оперативного управления финансами; контроля за ходом выполнения договорных отношений.

В деятельности фирм, представляющих собой комплексы повседневно связанных и взаимодействующих структурных подразделений, передача информации является первостепенным и непременным условием их функционирования. Особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности информации. Для многих фирм внутрифирменная система информации решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Это касается, прежде всего, процессов обеспечения фирм кооперированной продукцией, поступающей со специализированных предприятий по внутрифирменным каналам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности.

Существенное значение имеет информация о возникновении в ходе производства отклонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных решений.

Важную роль в принятии управленческих решений играет научно-техническая информация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях, технических новинках своей фирмы, а также фирм-конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий фонд и потенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.

Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия соответствующих управленческих решений.