Эти связи будут использованы при создании отчетов, запросов, форм, а также будут обеспечивать целостность при изменении или добавлении данных в таблицы. Для создания схемы данных нужно щелкнуть на кнопку Схема данных на панели Работа с базами данных. Затем в окне Добавление таблицы выделить все таблицы, щелкнуть кнопку Добавить. На экране отобразятся все выбранные таблицы со списками полей. В главной таблице выделить поле, по которому устанавливается связь. Затем соединить это поле с соответствующим полем подчиненной таблицыпри нажатой кнопке мыши. При установлении связи между таблицами Изделие и План выпуска связь создается по полю Код изделия. После того, как протянута очередная связь между таблицами, появляется окно Изменение связей, в котором должен быть назначен тип отношения один-ко-многим.Рисунок 11 — Вид окна Изменение связей
После того, создания всех связей, схема данных должна иметь вид: Рисунок 12 — Схема данных базы данных Отдела сбыта готовой продукции предприятия4.
3. Создание пользовательских форм
Данные на экране отображаются при помощи пользовательской формы в виде входного (первичного) документа. Вводить в таблицы данные входных документов, редактировать или просматривать записи таблиц удобно с помощью форм. После разработки схем и таблицы данных создаются формы. С помощью мастера форм создадим форму и отредактируем ее с помощью конструктора. Рассмотрим пример создания однотабличной формы План выпуска. Рисунок 13 — Вид формы План выпуска
Далее необходимо аналогично создать однотабличные формы Изделия, ЕдИзм, Цех. Создать составную форму можно на основе связанных таблиц. Например, составная форма Цеховая накладная, в которой отражены объединенные данные из таблиц ЦН и СЦН. Рисунок 14 — Вид формы ЦНДалее необходимо аналогично создать составную форму
Склад.Для редактирования только что созданных форм будем использовать Конструктор форм. Кнопку панели инструментов Режим, из списка Конструкторможно использовать, для редактирования открытой формы. Если конструктор формы не открыт, надо щелкнуть по форме План выпуска правой кнопкой мыши и выбрать из развернувшегося списка Конструктор. Для формирования кнопкивыхода из формы в режиме конструктора на панели элементов выбрать инструмент Кнопка. Начертить кнопку в области заголовка главной формывидоизменившимся крестообразным курсором. В появившемся окне Создание кнопок выбрать в категории работа с формой действие
Закрыть форму и нажать Далее. Оставить переключатель в положении по умолчанию. Нажать Далее, затем Готово.
4.4. Ввод данных
С помощью созданных форм заполним таблицы следующими данными:
Рисунок 15 — Вид таблицы Изделие с заполненными данными
Рисунок 16 — Вид таблицы ЕдИзм с заполненными данными
Рисунок 17 — Вид таблицы Цех с заполненными данными
Рисунок 18 — Вид таблицы Склад с заполненными данными
Рисунок 19 — Вид таблицы ЦН с заполненными данными
Рисунок 20 — Вид таблицы СЦН с заполненными данными
Рисунок 21 — Вид таблицы План выпуска с заполненными данными5. СОЗДАНИЕ АЛГОРИТМА И ЗАПРОСОВДо начала решения задачи необходимо составить детальное описание последовательности действий (алгоритм) над исходными или уже полученными на предыдущем шаге данными для получения результатов. Алгоритм можно отобразить в виде блок-схемы или словесного описания. Составим алгоритм в виде блок-схемы.Для изображения блоков в блок-схеме используют стандартные графические фигуры. Например, — начало или конец блок-схемы.- процесс (операция) над данными.- документ на магнитном диске.- логическая операция, по которой принимается решение. Действия в блок-схеме выполняются последовательно сверху вниз и слева направо. Рассмотрим решение задачи по шагам. Шаг 1. Из таблиц План выпуска, Изделие и Складполучить общее количество каждого запланированного выпуску изделия в заданном квартале.
Создадим запрос в режиме Конструктора. Выберем в бланк запроса поля Наименование склада, Наименование изделия, Месяц выпуска и Количество плановое. В поле Месяц выпуска введем выражение для определения квартала: Квартал: IIf ([План выпуска]![Месяц выпуска] In («1″ ;» 2″ ;" 3″);" 1″ ;IIf ([План выпуска]![Месяц выпуска] In («4″ ;" 5″ ;» 6″);" 2″ ;IIf ([План выпуска]![Месяц выпуска] In («7″ ;" 8″ ;» 9″);" 3″ ;" 4″))).В Условие отбора в этом поле введем: [Введите квартал]. Сгруппируем данные по всем перечисленным выше полям, с помощью кнопки Итоги на панели Конструктор. А по полю Количество плановое посчитаем сумму, с помощью групповой операции Sum, как показано на рис. 22. Рисунок 22 — Вид запроса Количество-планв Конструкторе
Результат по данному запросу показан на рис. 23. Рисунок 23 — Результаты запроса Количество-план
Шаг 2. По документам Цеховая накладная получить общее количество каждого фактически выпущенного изделия в заданном квартале. Этот запрос создается аналогично предыдущему, только выбираются таблицы ЦН и СЦНвместо таблицы План выпуска и в поле Дата сдачи вводится Квартал: Format ([ЦН]![Дата сдачи]; «q») для отображения номера квартала из даты. Это показано на рис. 24. Рисунок 24 — Вид запроса Количество-факт в Конструкторе
Результат по данному запросу показан на рис. 25. Рисунок 25 — Результаты запроса Количество-факт
Шаг 3. Подсчитать отклонение как разность между первой и второй суммами в денежном выражении. Для определения отклонений от плана используем последние два запроса, таблицу Изделие и ЕдИзм. При этом запросы объединим связями по полям: Наименование изделия, Наименование склада и Квартал. Далее по созданным связям поочередно щелкнем два раза мышью и в появившемся окне выберем второй вариант связи. Это нужно для того чтобы в запросе отображались все поля из запроса Количество-план и только те поля из запроса Количество-факт, в которых связанные поля совпадают. Это может быть, когда изделие было запланировано к выпуску, но по каким-то причинам не произведено, например, нет нужного сырья. Создадим запрос в режиме Конструктора. Выберем в бланк запроса поля Квартал, Наименование склада, Наименование изделия и Sum-Количество плановое из запроса Количество-план.
А также поле Sum-Количество по ЦН из запроса Количество-факт. В следующее поле введем формулу: Отклонение: Nz ([Sum-Количество по ЦН])-[Sum-Количество плановое], как показано на рис. 26. Функция Nz возвращает ноль и позволяет вести расчеты с полем указанным в скобках. Поле Цена нужно для расчета отклонения в денежном выражении. В следующем поле введем формулу: Отклонение (руб): [Отклонение]*[Цена]. Рисунок 26 — Вид запроса Отклонение в Конструкторе
Результат по данному запросу показан на рис. 27. Рисунок 27 — Результаты запроса Отклонение6. СОЗДАНИЕ ОТЧЁТОВ6.
1. Получение отчёта с помощью Мастера отчётов. Рассмотрим создание однотабличного отчета по результатам запроса Отклонение. Отчет будем создавать с помощью Мастера отчетов и редактировать в Конструкторе. Для 1 кварталаотчёт примет вид: Рисунок 28 — Вид отчета Отклонение6.
2. Корректировка макета отчёта с помощью Конструктора отчётов. Чтобы войти вКонструктор отчётов следует нажать кнопку Режим на панели инструментов и выбрать Конструктор. Теперь отчет можно корректировать. В режиме Конструктор отчета удалим заголовок отчета. С помощью инструмента Надпись создадим прямоугольную область для нового заголовка отчета и введем Анализ выполнения плана сдачи изделий на склады за 1 квартал. Откорректируем текст подписи поля отчета. Изменим расположения, цвета фона заголовка, цвета и размера шрифта. Далее создадим поле Квартал, следующим образом: нажать на кнопку Поле и в окне свойств на вкладке Данные в поле Данные ввести: =[Введите квартал]. В примечании отчета под полем
Отклонение (в руб.) нужно ввести =Sum ([Отклонение (руб)]).В результате выполненной корректировки отчет, для 1 квартала, примет вид: Рисунок 29 — Вид отчета Отклонение6.
3. Вывод отчёта на печать
Для печати полученного отчета щелкнем правой кнопкой мыши по названию отчета и выберем команду Печать.
7. СОЗДАНИЕ КНОПОЧНОЙ ФОРМЫ С ПОМОЩЬЮ ДИСПЕТЧЕРА КНОПОЧНЫХ ФОРМРазработаем структуру кнопочной формы, представив ее в виде таблицы. Таблица 10 — Структура кнопочной формы
Название страницы КФЭлементы
ДействиеОтдел сбыта готовой продукции предприятия (главная страница) Выход
Выход из приложения AccessДобавление данных
Форма Цеховая накладная
Открытие формы Цеховая накладная в режиме добавления
Форма План выпуска
Открытие формы План выпуска в режиме добавления
Редактирование данных
Форма Изделие
Открытие формы Изделие в режиме редактирования
Форма Единицы измерения
Открытие формы Единицы измерения в режиме редактирования
Форма Цех
Открытие формы Цех в режиме редактирования
Форма Склад
Открытие формы Склад в режиме редактирования
Просмотр запросов и отчета
Запрос «Количество-план» Просмотр запроса «Количество-план» Запрос «Количество-факт» Просмотр запроса «Количество-факт «Запрос «Отклонение» Просмотр запроса «Отклонение» Отчет «Отклонение» Просмотр отчета «Отклонение» СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫАкперов И. Г. Информационные технологии в менеджменте: учебник / И. Г. Акперов, А. В. Сметанин, И. А. Коноплева. — М.: Инфра-М, 2012.
— 400 с. Гарсиа-Молина Г., Ульман Дж., Уидом Дж. Системы баз данных. Полный курс.Пер. с англ.: —
М.: Изд. дом «Вильямс», 2004. —
1088 с. Дейт К.
Введение
в системы баз данных: проектирование. Реализация и управление. Пер. с англ. — СПб.: БХВ-Петербург, 2004. — 324 с. Кошелев В. Е. Access 2007
Эффективное использование — М.: Бином-Пресс, 2009. — 590 с. Кузин А. В. Базы данных: учебное пособие / А. В. Кузин, С. В. Левонисова. — 2-е издание, стереотипное. — Москва: Академия, 2008.
— 320 с. Кузнецов С. Д. Основы баз данных. —
2-е изд. — М.: Интернет-Университет Информационных Технологий; БИНОМ. Лаборатория знаний, 2007. —
484 с. Малыхина М. П. Базы данных: основы, проектирование, использование, 2-е изд. перераб. и доп. — СПб.: БХВ-Петербург, 2007. — 528 с. Мэтью Мак-Дональд. Access 2007
Недостающее руководство — СПб.: БХВ-Петербург, 2007. — 784с. Проектирование баз данных. СУБД MicrosoftAccess: Учебное пособие для вузов / Н. Н. Гринченко, Е.
В. Гусев, Н. П. Макаров., А. Н.
Пылькин, Н. И. Цуканова. — М.: Горячая линия-Телеком, 2004. — 240с. Сеннов А.
A ccess 2010. — СПб.: «Питер», 2010. — с.
288.Сергеев
А.П. Microsoft Office 2010
Самоучитель. — М.: «Вильямс», 2010. — с.
624.Хомоненко А. Д., Цыганков В. М., Мальцев М. Г. Базы данных: Учебник для высших учебных заведений / Под ред. Проф. А. Д. Хомоненко. — 6-е изд., СПб.: КОРОНА принт, 2009. — 736 с.
