Для создания схемы данных нужно щелкнуть на кнопку Схема данных на панели Работа с базами данных. Затем в окне Добавление таблицы выделить все таблицы, щелкнуть кнопку Добавить. На экране отобразятся все выбранные таблицы со списками полей. В главной таблице выделить поле, по которому устанавливается связь. Затем соединить это поле при нажатой кнопке мыши с соответствующим полем подчиненной таблицы. При установлении связи между таблицами Договор и СДОГ связь создается по полю Номер договора. Как толькопротянута очередная связь между таблицами, появляется окно Изменение связей. В нем должен быть назначен тип отношения один-ко-многим.Рисунок 13 — Вид окна Изменение связей
После создания всех связей, схема данных должна иметь вид: Рисунок 14 — Схема данных базы данных Отдела сбыта готовой продукции предприятия4.
3. Создание пользовательских форм
Данные на экране отображаются при помощи пользовательской формы в виде входного (первичного) документа. Вводить в таблицы данные входных документов, редактировать или просматривать записи таблиц удобно с помощью форм. После разработки схем и таблицы данных создаются формы. Создадим форму с помощью мастера форм ис помощью конструктора отредактируем ее. Рассмотрим пример создания однотабличной формы Изделие. Рисунок 15 — Вид формы Изделие
Далее необходимо аналогично создать однотабличные формы ЕдИзм, Цех. Сложную составную форму создают на базе связанных между собой таблиц. Например, в составной форме
Договор, отражены объединенные данные из таблиц Договор и СДОГ. Рисунок 16 — Вид формы Договор
Далее необходимо аналогично создать составные формы
Склад и ЦН. Для редактирования только что созданных форм будем использовать Конструктор форм. Для редактирования открытой формы можно использовать кнопку Конструкторпанели инструментов Режим. Для формирования кнопкивыхода из формы в режиме конструктора на панели элементов выбрать инструмент Кнопка. Начертить кнопку в области заголовка главной формывидоизменившимся крестообразным курсором. В появившемся окне Создание кнопок выбрать в категории работа с формой действие
Закрыть форму и нажать Далее. Оставить переключатель в положении по умолчанию. Нажать Далее, затем Готово.
4.4. Ввод данных
С помощью созданных форм заполним таблицы следующими данными:
Рисунок 17 — Вид таблицы Изделие с заполненными данными
Рисунок 18 — Вид таблицы ЕдИзм с заполненными данными
Рисунок 19 — Вид таблицы Цех с заполненными данными
Рисунок 20 — Вид таблицы Склад с заполненными данными
Рисунок 21 — Вид таблицы Договор с заполненными данными
Рисунок 22 — Вид таблицы СДОГ с заполненными данными
Рисунок 23 — Вид таблицы ЦН с заполненными данными
Рисунок 24 — Вид таблицы СЦН с заполненными данными5. СОЗДАНИЕ АЛГОРИТМА И ЗАПРОСОВДо начала решения задачи необходимо составить последовательность действий (алгоритм) над исходными или уже полученными на предыдущем этапе данными для получения результатов. Алгоритм можно отобразить в виде блок-схемы или словесного описания. Составим алгоритм в виде блок-схемы.Для изображения блоков в блок-схеме используют стандартные графические фигуры. Например, — начало или конец блок-схемы.- процесс (операция) над данными.- документ на магнитном диске.- логическая операция, по которой принимается решение. Действия в блок-схеме выполняются последовательно сверху вниз и слева направо. Рассмотрим решение задачи по шагам. Шаг 1.
Из таблиц Договор, СДОГ, Изделие и Складполучить общее количество каждого запланированного к отгрузке изделия по заданному складу в заданном месяце. Создадим запрос в режиме Конструктора. Выберем в бланк запроса поля Наименование изделия, Код единицы измерения, Наименование склада, Месяц отгрузки и Количество. В Условие отбора в поле Наименование склада введем: [Введите склад], в поле Месяц отгрузки введем: [Введите месяц]. Сгруппируем данные по всем перечисленным выше полям, с помощью кнопки Итоги на панели Конструктор. А по полю Количество посчитаем сумму, с помощью групповой операции Sum, как показано на рис. 25. Рисунок 25 — Вид запроса Отгрузка по договорам в Конструкторе
Результат по данному запросу показан на рис. 26. Рисунок 26 — Результаты запроса Отгрузка по договорам
Шаг 2. По документам Цеховая накладная получить общее количество каждого выпущенного изделия по заданному складу в заданном месяце. Этот запрос создается аналогично предыдущему, только выбираются таблицы ЦН и СЦН и в поле Дата сдачи вводится выражение Квартал: Format ([Дата сдачи]; «m») для отображения месяца из даты. Это показано на рис. 27. Рисунок 27 — Вид запроса
Фактически сдано в Конструкторе
Результат по данному запросу показан на рис. 28. Рисунок 28 — Результаты запроса
Фактически сдано
Шаг 3. Получить отклонение как разность между первой и второй суммами в стоимостном выражении. Для определения отклонения от плана используем последние два запроса и таблицу Изделие. При этом запросы объединим связями по полям: Наименование изделия, Код единицы измерения иНаименование склада. Далее по созданным связям поочередно щелкнем два раза мышью и в появившемся окне выберем второй вариант связи. Это нужно для того чтобы в запросе отображались все поля из запроса Отгрузка по договорам и только те поля из запроса
Фактически сдано, в которых связанные поля совпадают. Это может быть, когда изделие было запланировано по договору, но по каким-то причинам не произведено, например, нет нужного сырья. Создадим запрос в режиме Конструктора. Выберем в бланк запроса поля Наименование изделия, Код единицы измерения, Наименование склада, Месяц отгрузкии Sum-Количество из запроса Отгрузка по договорам. А также поле Sum-Количество по ЦН из запроса
Фактически сдано. В следующее поле введем формулу: Отклонение: ([Sum-Количество]-Nz ([Sum-Количество по ЦН]))*[Цена], как показано на рис. 29. Функция Nz возвращает ноль и позволяет вести расчеты с полем указанным в скобках. Поле Цена нужно для расчета отклонения в стоимостном выражении. Рисунок 29 — Вид запроса Отклонение в Конструкторе
Результат по данному запросу показан на рис. 30. Рисунок 30 — Результаты запроса Отклонение6. СОЗДАНИЕ ОТЧЁТОВ6.
1. Получение отчёта с помощью Мастера отчётов. Рассмотрим создание отчета, состоящего из одной таблицы, по результатам запроса Отклонение. Отчет будем создавать с помощью Мастера отчетов, и редактировать в Конструкторе. Поскладу№ 2 за 4 месяц отчёт примет вид: Рисунок 31 — Вид отчета Отклонение6.
2. Корректировка макета отчёта с помощью Конструктора отчётов. Чтобы войти вКонструктор отчётов требуется нажать кнопку Режим на панели инструментов и выбрать Конструктор. Теперь отчет можно корректировать. В режиме Конструктор отчета удалим заголовок отчета. С помощью инструмента Надпись создадим прямоугольную область для нового заголовка отчета и введем
Отклонение плана отгрузки по складу ____ по факту сдачи изделий за _____ месяц. Откорректируем текст подписи поля отчета. Изменимцвет фона заголовка, расположение, цвет и размер шрифта. Далее создадим поле Склад, следующим образом: нажать на кнопку Поле и в окне свойств на вкладке Данные в поле Данные ввести: [Введите склад]. А также поле Месяц только в поле Данные ввести: [Введите месяц]. В примечании отчета под полем
Отклонение (в руб.) нужно ввести=Sum ([Отклонение]).В результате выполненной корректировки отчет, поскладу№ 2 за 4месяц, примет вид: Рисунок 32 — Вид отчета Отклонение6.
3. Вывод отчёта на печать
Для печати полученного отчета щелкнем правой кнопкой мыши по названию отчета и выберем команду Печать.
7. СОЗДАНИЕ КНОПОЧНОЙ ФОРМЫ С ПОМОЩЬЮ ДИСПЕТЧЕРА КНОПОЧНЫХ ФОРМРазработаем структуру кнопочной формы, представив ее в виде таблицы. Таблица 10 — Структура кнопочной формы
Название страницы КФЭлементы
ДействиеОтдел сбыта готовой продукции предприятия (главная страница) Выход
Выход из приложения AccessДобавление данных
Форма Договор Открытие формы Договор в режиме добавления
Форма Цеховая накладная
Открытие формы Цеховая накладная в режиме добавления
Редактирование данных
Форма Изделие
Открытие формы Изделие в режиме редактирования
Форма Единицы измерения
Открытие формы Единицы измерения в режиме редактирования
Форма Цех
Открытие формы Цех в режиме редактирования
Форма Склад
Открытие формы Склад в режиме редактирования
Подача запросов и просмотр отчета
Запрос «Отгрузка по договорам» Просмотр запроса «Отгрузка по договорам» Запрос «Фактически сдано» Просмотр запроса «Фактически сдано» Запрос Отклонение
Просмотр запроса Отклонение
Отчет Отклонение
Просмотр отчета Отклонение
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
Балдин К. В. Информационные технологии в менеджменте: учеб. для студ. Учреждений высш. проф образования /
К. В. Балдин. — М.: Издательский центр «Академия», 2012. — 288 с. Дейт К.
Введение
в системы баз данных: проектирование.
Реализация и управление. Пер. с англ. — СПб.: БХВ-Петербург, 2004. — 324 с. Гарсиа-Молина Г., Ульман Дж., Уидом Дж. Системы баз данных. Полный курс.Пер.
с англ.: — М.: Изд. дом «Вильямс», 2004. — 1088 с. Кошелев В. Е. Access 2007
Эффективное использование — М.: Бином-Пресс, 2009. — 590 с. Кузин А. В. Базы данных: учебное пособие / А. В. Кузин, С. В. Левонисова. — 2-е издание, стереотипное. — Москва: Академия, 2008. -
320 с. Кузнецов С. Д. Основы баз данных. — 2-е изд. —
М.: Интернет-Университет Информационных Технологий; БИНОМ. Лаборатория знаний, 2007. — 484 с. Малыхина М. П. Базы данных: основы, проектирование, использование, 2-е изд. перераб. и доп. — СПб.: БХВ-Петербург, 2007. — 528 с. Мэтью Мак-Дональд.
Access 2007
Недостающее руководство — СПб.: БХВ-Петербург, 2007. — 784с. Проектирование баз данных. СУБД MicrosoftAccess: Учебное пособие для вузов / Н. Н. Гринченко, Е. В.
Гусев, Н. П. Макаров., А. Н. Пылькин, Н. И. Цуканова. — М.: Горячая линия-Телеком, 2004.
— 240с. Сеннов А. A ccess 2010. — СПб.: «Питер», 2010. — с.
288.Сергеев
А.П. Microsoft Office 2010
Самоучитель. — М.: «Вильямс», 2010. — с. 624. Хомоненко А. Д., Цыганков В. М., Мальцев М. Г. Базы данных: Учебник для высших учебных заведений / Под ред. Проф. А. Д. Хомоненко.
— 6-е изд., СПб.: КОРОНА принт, 2009. — 736 с.
