Информация в наше время играет особо важную роль в жизни и дея-тельности людей. Успешно решая проблемы технического характера, современный бизнес в конкурентной среде все более ценит информацию, от своевременности, количества и качества которой зависит оперативность и качество принимаемых решений, выживание компании, благополучие людей. Современное общество, кроме того, что оно «потребительское» и «постиндустриальное», характеризуется еще и как «информационное», тем самым подчеркивается исключительная роль информации в дальнейшем развитии человечества. Темпы научно-технического прогресса в сфере компьютеров, телекоммуникационных систем и информационных технологий беспрецедентно высоки. В ценности информации не сомневается ни один человек, многочисленные примеры доказывают решающую роль информации в падении и взлете известных корпораций. Не случайно бизнес направляет огромные средства на обеспечение информационной безопасности, а несанкционированное проникновение в информационные базы рассматривается как катастрофа.
Важнейшим носителем информации, особенно в деловой сфере, яв-ляются многочисленные формы и виды документов.
Документационное обеспечение управления (делопроизводство) — это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют, прежде всего, документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.
В условиях жесткой конкуренции очень важно сохранять сведения, содержащие гриф ограничения доступа.
В данной работе рассмотрены особенности работы с документами, содержащими гриф ограничения доступа.
Работа состоит из трех глав. В первой главе раскрыты технологии учета конфиденциальных документов. Вторая глава содержит порядок работы персонала с конфиденциальной документацией. Защите конфиденциальной информации посвящена третья глава.
При написании работы использована учебная литература по делопроизводству.
Глава 1. Технология учета поступивших конфиденциальных документов
1.1. Назначение и виды учета документов, содержащих гриф ограничения доступа
Документы могут нести информацию открытую и информацию с ог-раниченным доступом, помеченную грифами «Конфиденциально», «Сек-ретно», «Коммерческая тайна» и т. п. (см. рис. 1).
Рис. 1. Схема классификации документов по грифу ограничения доступа
Наиболее существенным отличием технологии обработки и хранения конфиденциальных документов от технологии обработки и хранения документов открытых, которое составляет основу процесса защиты конфиденциальных документов от любого вида угроз по организационным и техническим каналам, мы считаем многоступенчатый учет всех процедур и операций, выполняемых с документом.
Учет (чаще используется термин «регистрация») открытых документов в первую очередь преследует цель включения документа в справочно-информационную систему для целей справочной и поисковой работы по документам и контроля исполнения поручений и заданий, содержащихся в документе.
Учет конфиденциальных документов, прежде всего, преследует цель сохранности документов и фиксирования их местонахождения. В связи с этим к конфиденциальным документам, скорее всего, применим более широкий термин «учет документов».
Итак, основная цель учета конфиденциальных документов — обеспечение их физической сохранности, комплектности и целостности, контроль за доступом к ним персонала, проверка реального наличия документов и аналитическая работа по осведомленности персонала о содержании документов.
Справочная работа и контроль исполнения документов, хотя и относятся к стадиям обработки документов, часто не являются основными технологическими процессами. В отличие от открытых документов конфиденциальные документы (на любом носителе) учитываются сразу при поступлении или перед изготовлением первого варианта беловика, т. е. до рассмотрения, распределения или согласования, подписания.
При ведении учета конфиденциальных документов возможно возникновение следующих опасных ситуаций:
Заключение
Таким образом, документы несут информацию открытую и информацию с ограниченным доступом, помеченную грифами «Конфиденциально», «Секретно», «Коммерческая тайна» и т. п.
Обеспечение сохранности конфиденциальной информации предприятия требует соблюдения следующих условий: определение сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия; обеспечение порядка их защиты. Если эти условия не будут выполнены, то у предприятия не будет законных оснований для привлечения к ответственности работников за разглашение или передачу конфиденциальных сведений.
Конфиденциальную информацию можно условно разделить на два крупных блока: научно-техническая (технологическая) информация; деловая информация.
Состав и объем конфиденциальных сведений предприятия, сроки конфиденциальности, порядок защиты и доступа, а также правила ее использования определяются руководителем. Руководитель может привлечь для проведения этой работы специалистов-аналитиков.
Основная цель защиты конфиденциальной информации состоит в том, чтобы предотвратить ее утечку, овладение ею конкурентами.
Для ограничения доступа к документам, содержащим гриф ограничения доступа, руководитель устанавливает круг лиц, имеющих доступ к этой информации, правила работы с этими документами. Сотрудники предприятия должны под расписку ознакомиться с приказом и приложениями к нему. Порядок обеспечения сохранности конфиденциальной информации может быть закреплен в трудовом контракте (договоре) с работником.
Приказом руководителя предприятия назначается должностное лицо (лица), ответственное за учет, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения. Все документы, содержащие гриф ограничения доступа, полежат учету и специальному обозначению. Движение таких документов должно своевременно отражаться в «Журнале учета выдачи конфиденциальных документов».
По окончании года специально созданная комиссия проверяет наличие всех документов с грифом ограничения доступа, отбирает документы для архивного хранения или уничтожения.
