Когда придет время сдавать дела в архив, вам останется только заполнить листы-заверители и передать документы на переплет. С этого момента в дело нельзя будет вносить изменения — изымать листы или добавлять листы. Формирование личных дел уволенных сотрудников.
Законодательно не установлена обязанность организаций вести личные дела сотрудников (за исключением государственных и муниципальных служащих). Часто возникает вопрос так надо или нет их вести? Ответить на этот вопрос можно так: если организация заинтересована в ведении личных дел и это закреплено локальными нормативными актами организации, то делать это необходимо правильно:
Личное дело необходимо вести за весь период работы сотрудника. Крайними датами дела будет даты приема и увольнения сотрудника (п. 3.
5.3. Правил, 2002).Личные дела ведутся ответственным сотрудником и хранятся в сейфах или несгораемых шкафах, что обеспечит защиту от хищения или физической потери. По общему правилу, документы хранятся в структурных подразделениях до передачи на архивное хранение 3 года после закрытия дела. Личное дело относится к документам с длительным сроком хранения — 50 лет (для документов после 2003 года) или 75 лет (для документов до 2003 года), исключения составляют личные дела руководителей предприятий и организаций, сотрудники, имеющие ученые степени и звания и др. их дела будут храниться постоянно (ст. 656 Типового перечня 2010 года), поэтому при передаче на архивное хранение дела, его нужно оформить полностью. Что это значит? Это значит, что дело должно быть оформлено должным образом, согласно п. 3.
6.3. Правил, 2002: Дело необходимо прошить или сделать переплет. Необходимо убрать из дела все металлические скрепки и скобы, прошить на 4 прокола в твердую обложку. Подлинные личные документы (удостоверения личности, трудовые книжки, военные билеты, дипломы) вкладывают в конверт, который подшивается в дело и нумеруется как лист, затем каждое вложение нумеруется очередным номером. Документы внутри дела формируют по хронологическому признаку — первым документом будет самый ранний, например, согласие на обработку персональных данных, а последним документом будет приказ об увольнении. Титульный лист и внутренняя опись документов подшиваются первыми. Все листы дела нумеруют карандашом в правом верхнем углу. В конце дела должен быть подшит чистый лист и составлен лист-заверитель дела. Лист-заверитель дела не входит в общее количество листов дела. Что не нужно хранить в личном деле? Карточки Т2. Карточка Т2 это обязательный кадровый документ, который вести обязана каждая организация.
Несмотря на то, что срок хранения карточки Т2 и личного дела один, хранить их нужно раздельно. Копии паспортов и других документов, содержащих персональные данные. Есть примеры решений судов, когда хранение этих документов судом было расценено как избыточное и противоречащее п. 7 ст. 5 Федерального закона от 27.
07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 29.
07.2017) «О персональных данных». Однако есть разъяснение (носит рекомендательный характер) Роструда о том, что хранить копии можно только с письменного согласия субъекта обработки персональных данных. В таком случае рекомендуется в Политике обработки персональных данных указать срок хранения персональных данных и порядок хранения. Копии трудовых книжек уволенных. Известно, что организации хранят копии для предоставления их в Фонд социального страхования для подтверждения стажа работников. Дважды Верховный суд РФ признал, что хранение копий трудовых книжек работодателям не установлено в законе. Формирование лицевых счетов.
Если организация ведет лицевые счета (Форма Т-54 и Т-54а утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.
01.2004 № 1), то они группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий, имен и отчеств (п. 4.20 Правил, 2015). Хранятся в организации на протяжении установленных сроков. Не все организации ведут лицевые счета, тогда согласно ст. 412 Перечня, 2010 любые документы, содержащие сведения о доходах сотрудника должны храниться 50 (75) лет. Норма о хранении документов по личному составу 50 лет была установлена летом 2017 года, в Закон об Архивном деле были внесены изменения. Форма N Т-54 применяется для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы работника на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплаты. Форма N Т-54а применяется при автоматизированной обработке учетных данных средствами вычислительной техники с использованием специальных программ и содержит условно-постоянные реквизиты, необходимые для расчета заработной платы. Экземпляр распечатки расчетного листка, содержащий данные о составных частях заработной платы, размерах и основаниях произведенных удержаний, об общей денежной сумме, подлежащей выплате, вкладывается (вклеивается) ежемесячно в лицевой счет работника на бумажном носителе. На оборотной стороне формы или вкладном листе дается расшифровка кодов (по системе кодирования, принятой в организации) различных видов выплат и удержаний. Обратите внимание на п.
4.22 Правил, 2015, лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы), то каждый документ нумеруется отдельно. С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. (п. 4, п.
5 ст. 9 Федерального закона от 06.
12.2011 № 402-ФЗ). Главное, чтобы учетный документ, разработанный организацией, содержал все обязательные реквизиты, установленные частью 2 статьи 9 Федерального закона N 402-ФЗ.Документирование уничтожения документов с персональными данными.
Организация обязана хранить документы в силу закона: организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов. С точки зрения архивного дела — не важно какие документы храните в организации — главное обеспечить их сохранность в течение установленных сроков хранения и провести уничтожение по правилам. Истечение срока хранения документов не означает, что они непременно отправятся на утилизацию. Истечение срока хранения — это повод провести экспертизу ценности документов. Причем это правило универсально для всех форм организаций и их структурных подразделений. Согласно рекомендации Роскомнадзор, уничтожение персональных данных субъекта осуществляется комиссией либо иным должностным лицом, созданной (уполномоченным) на основании приказа Оператора. Наиболее распространенными способами документальной фиксации уничтожения персональных данных субъекта является оформление соответствующего акта о прекращении обработки персональных данных. Для уничтожения любых документов в организации имеются общие правила. Дело в том, что дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив не передаются. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке (п. 4.
2. правил, 2015). Однако, Правила, 2015 и Правила, 2002, не содержат в себе этот самый «установленный порядок», кроме того, что отбор документов на уничтожение провидится под эгидой Экспертной комиссии. Работы по уничтожению документов отдела кадров, где хранятся документы с персональными данными, могут быть включены в план работы отдела на месяц или на квартал, если уничтожение документов не проводится организацией централизовано. Если уничтожение происходит централизовано — работы по уничтожению включают в план работы архива на год. До проведения экспертизы ценности документов уничтожение запрещается (п. 4.
5. правил, 2015). Экспертиза ценности документов проводится параллельно с отбором документов на уничтожение, составлением описей дел постоянного и длительного хранения (свыше 10 лет). Краткий смысл экспертизы ценности документов в том, чтобы выявить документы, подлежащие хранению на основании Перечня, 2010 и значимости документов, и провести отбор тех документов, которые можно уничтожить, как утративших свою практическую ценность. На основании проведенной экспертизы, экспертная комиссия проводит заседание по результатам работы, о чем составляется протокол, и только после этого руководитель организации утверждает акт. Кто может входить в состав экспертной комиссии? Руководитель отдела кадров, специалисты отдела и специалист, ответственный за архив в компании. Экспертная комиссия — это коллегиальный орган, который принимает решения совместно на основании профессионального опыта. Не нужно брать всю ответственность на себя при принятии решений, по которым вы не имеете достаточной компетенции. Самое главное при уничтожении документов, содержащих персональные данные, провести эту процедуру так, чтобы действия были документально зафиксированы и документы были действительно уничтожены, исключая возможность их обнаружения там, где их не должно быть. Как правило, это полное физическое уничтожение материального носителя. Способы уничтожения Утилизация на специализированных производствах, занимающихся переработкой макулатуры.
Уничтожить могут прессованием, смешивают с другими сортами макулатуры, после чего документы становятся не пригодны к прочтению. Уничтожение при высоких температурах — тепловая обработка. Ранее использовался метод сжигания на тепловых станциях. Этот способ не пригоден с точки зрения экологии.
Тем более, что бумага — это вторичное сырье, которое стоит денег. Вам даже могут заплатить за вашу бумагу и вывезти бесплатно. Уничтожение через офисный шредер. Этот способ подходит только для уничтожения документов в офисе, при небольших объемах. Для отдела кадров такой способ подходит больше всего. В случае уничтожения, документов содержащих персональные данные лучше всего составить отдельный акт.
Для того, чтобы не создавать отдельную комиссию, в Положение о постоянно действующей экспертной комиссии нужно внести пункт о том, что ЭК уполномочена рассматривать на заседании вопросы, связанные с уничтожением документов с персональными данными и документировать этот процесс. Уполномоченное приказом руководителя по основной деятельности, лицо или лица, имеющие доступ к персональным данным, подготавливают проект акта об уничтожении документов с персональными данными. За основу акта можно взять шаблон Приложения N 21 к пп. 3.15, 4.11, 4.13 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, либо разработать свой шаблон и утвердить его в локальных нормативных актах.(Приложение N 21к пп. 3.15, 4.11, 4.13 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов.
Архивного фонда Российской Федерации и другихархивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях) ООО «Проектный институт""Отдел кадров"УТВЕРЖДАЮДиректор"ООО Проектный институт"__Сидоров__________Сидоров П.И."15» «января» 2018 г. АКТ15.
01.2018 № 1-ПДг. Москвао выделении к уничтожению документов, содержащих персональные данные сотрудников Во исполнение требований Федерального закона от 27.
07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных», статьи 5, пункта 7, Экспертной комиссией ООО «Проектный институт», после достижения целей обработки персональных данных, к уничтожению подготовлены документы: N п/пЗаголовок дела (групповой заголовок документов) Номер дела.
Количество ед. хр. Сроки хранения и номера статей по перечню.
Примечание1 234 561.
Копии паспортов сотрудников 34п. 7, ст. 5 N 152-ФЗ2Копии ИНН, СНИЛС, свидетельств34п. 7, ст. 5 N 152-ФЗ3Копии дипломов 34п. 7, ст. 5 N 152-ФЗИтого 3 (три) дела. Ведущий специалист отдела кадров.
ПономареваТ.И. Пономарева.
СОГЛАСОВАНОПротокол ЭК отдела кадров ООО «Проектный институт"от 15.
01.2018 № 1Документы в количестве 102 (сто две) единицы хранения (цифрами, прописью): — на бумажном носителе весом 5 кг. сданы на уничтожение;
электронном носителе сданы на уничтожение — нет.
Следующим способом через шредер
Должность сотрудника, сдавшего документы на уничтожение, в присутствии которого произвели уничтожение:
Ведущий специалист отдела кадров Пономарева.
Т.И. Пономарева.
Дата 15.
01.2018.
Пример протокола Экспертной комиссии Общество с ограниченной ответственностью «Проектный институт"(ООО «Проектный институт»)ПРОТОКОЛ15 января 2018№ 1-ПДМосква.
Экспертной комиссии ООО «Проектный институт"Сергеева Ирина Петровна.
Руководитель отдела кадров.
Председатель Экспертной комиссии Пономарева Татьяна Ивановна.
Ведущий специалист отдела кадров.
Секретарь Экспертной комиссии ПРИСУТСТВОВАЛИ:
Иванова И.А. — юрист.
Боталова Е.Н. — архивист.
ПОВЕСТКА ДНЯ: Рассмотрение проекта акта о выделении к уничтожению документов содержащих персональные данные сотрудников. СЛУШАЛИ:
Т.И. Пономареву.
О проекте сводного акта о выделении к уничтожению документов содержащих персональные данные сотрудников. В период с 11 по 15 января 2018 года была проведена работа по отбору документов отдела кадров, подлежащих уничтожению в связи достижением целей обработки персональных данных. РЕШИЛИ: Одобрить проект акта о выделении к уничтожению документов содержащих персональные данные сотрудников. Председатель Экспертной комиссии Сергеева.
И.П. Сергеева Секретарь Экспертной комиссии Пономарева.
Т.И. Пономарева.
Заключение
Для обеспечения конфиденциальности одной и той же информации приходится устанавливать различные режимы, которые могут привести к возникновению конфликтов интересов субъектов тайн. Поэтому, для исключения конфликтов при осуществлении информационного обмена целесообразно закрепить в нормативных актах понятие «режим конфиденциальности информации», который позволил бы установить единые правила и требования к обеспечению безопасности информации как в органах государственной власти, так и хозяйствующих субъектов. Реальный механизм, который может обеспечить защиту документированной конфиденциальной информации, — это создание в организации системы конфиденциального делопроизводства либо, как минимум, применение в открытом делопроизводстве средств и методов, используемых при работе с закрытыми документами. Однако для реализации этого необходимо соблюдение целого ряда принципов. В первую очередь необходимо отметить, что в отличие от открытого делопроизводства, цель которого состоит в создании справочно-информационной системы, цель учета конфиденциальных документов состоит в сохранности документов и фиксировании их местонахождения. При этом следует иметь в виду, что к утечке конфиденциальной информации приводит несанкционированное получение защищаемых сведений как лицами, непосредственно не работающими в организации, так и сотрудниками, не уполномоченными знакомиться с этой информацией. В качестве источников угроз конфиденциальной документированной информации могут выступать люди, технические средства обработки и передачи информации, стихийные бедствия и т. д. Способами дестабилизирующего воздействия на защищаемую информацию являются нарушение технологии ее обработки и хранения, физическое воздействие на носитель информации.
Список использованных источников
.
Федеральный закон от 22.
10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» .Федеральный закон от 27.
07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 29.
07.2017) «О персональных данных» .Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях».Основные правила работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях (одобрены коллегией Главархива СССР 30.
09.1988, приказ Главархива СССР от 12.
10.1988 № 71).Информация Роскомнадзор от 25.
09.2015 «Ответы на вопросы в сфере защиты прав субъектов персональных данных».Доклад с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за 2 квартал 2017 г. Правила работы ведомственных архивов (Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.
02.2002).Постановление Госкомстата РФ от 05.
01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"Алексенцев А. И. Конфиденциальное делопроизводство. М.: ЗАО «Интел-Синтез», 2011.
Баймакова И. А. Обеспечение защиты персональных данных /И. А. Баймакова, А.
И. Новиков, А. И. Рогачев, А.
Х. Хадыров. М.: 1С-Паблишинг, 2011.
Бурдов, С. Н. Система конфиденциального делопроизводства как форма защиты конфиденциальной информации: нормативные и организационные аспекты / С. Н. Бурдов // Управленческое консультирование. — 2014. — № 3Гришенцев А.Ю., Коробейников А. Г. Постановка задачи оптимизации распределённых вычислительных систем // Программные системы и вычислительные методы. 2013. №.
4. С. 370−375.Жильников А. Ю. Региональная инновационная система // В сборнике: Теоретические и прикладные вопросы науки и образования сборник научных трудов по материалам Международной научно-практической онференции: в 16 частях. 2015.
С. 62−65.Жильников А. Ю., Михайлова О. С. Электронный документооборот [Текст] // Территория науки. — 2017. — №.
2.Усманова, И. В. Проблемы выбора систем электронного документооборота для коммерческих организаций [Текст] / И. В. Усманова // Известия Пензенского государственного педагогического университета имени В. Г. Белинского физико-математические и технические науки. — № 18 (22). — 2010.
Сичкарева, М. М. Страховой фонд и фонд пользования документов организации [Текст] / М. М. Сичкарева // Секретарь-референт. — 2017. — № 4Сичкарева, М. М. Как принять запрос в архив коммерческой организации и выдать ответ [Текст] / М. М. Сичкарева // Секретарь-референт.
— 2017. — № 11Сичкарева, М. М. Сжечь после прочтения.
Какие документы можно уничтожить в январе [Текст] / М. М. Сичкарева // Кадровое дело. — 2018. — № 1.Степанов Е.
А. Информационная безопасность и защита информации / Е. А. Степанов, И. К. Корнеев. М.: Инфра-М, 2009.
Терещенко Л. К. Специальные правовые режимы информации // Журнал зарубежного законодательства и сравнительного правоведения. 2011. № 2 (27).Защита электронных документов [Электронный ресурс]. — Загл.
с экрана. — Режим доступа:
https://www.sekretariat.ru/news/121 237-zashchita-elektronnyh-dokumentov (дата обращения 11.
05.2018).Выдача сведений из архива организации [Электронный ресурс]. — Загл.
с экрана. — Режим доступа:
https://www.glavbukh.ru/art/92 844-svedeniy-o-zarabotnoy-plate-iz-arhiva (дата обращения 27.
03.2018).
