Учет, анализ и контроль организации питания учащихся на примере Торезского профессионального лицея

АННОТАЦИЯ Тема дипломной работы «Учет, анализ и контроль организации питания учащихся на примере Торезского профессионального лицея» содержит 99 страниц, 23 таблицы, 17 формул, 28 рисунков, 30 ссылок на нормативные и литературные источники.

Актуальность темы

: организация питания учащихся является одним из основных направлений деятельности профессионально-технических учебных заведений, что невозможно без продуктов питания.

Цель дипломной работы: получение теоретических и практических навыков по организации бухгалтерского и складского учета и проведении анализа продуктов питания, а также изучение основных процедур внутреннего и внешнего контроля операций по продуктам питания.

В работе рассматриваются основные вопросы, связанные с законодательным регулированием операций по продуктам питания, их отражением в аналитическом и синтетическом учете, проведением анализа организации, поступления и движения продуктов питания, осуществление инвентаризации и контрольно-ревизионной проверки данного объекта учета, а также направления совершенствования учета продуктов питания.

Объект исследования: Торезский профессиональный лицей

ВВЕДЕНИЕ

Бухгалтерский учет в бюджетных организациях имеет свои специфические особенности, обусловленные законодательством, инструкцией по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете, нормативными документами по учету и отчетности в бюджетных организациях, отраслевой их спецификой. К этим особенностям нужно отнести:

— организацию учета в разрезе статей бюджетной классификации;

— контроль исполнения сметы расходов;

— выделение в учете кассовых и фактических расходов;

— отраслевые особенности учета в учреждениях образования.

Специфические особенности учета продуктов питания в бюджетных организациях вызывают необходимость дополнить общие задачи бухгалтерского учета более конкретными, как, например, точное исполнение утвержденной сметы по коду 1133 «Продукты питания», соблюдение финансово — бюджетной дисциплины по оприходованию, учету и списанию продуктов питания. Все вышеизложенное подтверждает актуальность темы настоящей работы, предопределило ее цель и задачи.

Целью дипломной работы является изучение учета, анализа и контроля продуктов питания в бюджетных организациях (на примере Торезского профессионального лицея).

Для достижения поставленной цели были определены следующие задачи:

— изучить по нормативным материалам и данным литературы основы ведения бухгалтерского учета в бюджетных организациях на современном этапе;

— проанализировать отдельные аспекты учета продуктов питания;

— выполнить анализ и контроль выполнения сметы расходов по коду 1133 «Продукты питания».

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ УЧЕТА И АНАЛИЗА ДВИЖЕНИЯ ПРОДУКТОВ ПИТАНИЯ В БЮДЖЕТНЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ

1.1 Мониторинг сферы профессионально-технического образования в Украине

В Украине подготовку квалифицированных работников по 35 направлениям и видам хозяйственной деятельности для всех отраслей экономики осуществляют 993 профессионально-технических учебных заведения, из них 873 находятся в подчинении Министерства образования и науки, молодежи и спорта Украины.

В 2011 году продолжается реформирование системы учебных заведений, приведение ее в соответствие со структурой экономики регионов страны.

Рисунок 1 — Сеть профессионально-технических учебных заведений по отраслевым направлениям

Так, в соответствии с Перечнем запланировано в течении 2-х лет в 15 регионах Украины реорганизовать 20 профессионально-технических учебных заведений путем присоединения к более крупным заведениям, изменить тип или название 73 учебных заведений.

Рисунок 2 — Динамика изменения сети профессионально-технических учебных заведений Украины

Рисунок 3 — Динамика изменения системы профессионально-технического образования по отраслевым направлениям

В 2010 году прекратили свое существование 5 профессионально-технических учебных заведения путем присоединения к более мощным заведениям, изменено тип или название в 32 заведениях профессионально-технического образования и создано одно государственное заведение в Тернопольской области.

Контингент учащихся и слушателей 873 профессионально-технических учебных заведений в 2010 году увеличился по сравнению с 2009 годом на 6 тыс. человек и составляет 405 тыс. учащихся.

Динамику контингента учащихся в 2008;2010 годах по отраслям рассмотрим на рисунке 4.

Рисунок 4- Динамика контингента учащихся в 2008;2010 г. по отраслям

По государственному заказу в 2010 году во все профессионально-технические учебные заведения Украины принято на обучение 194,50 тыс. учащихся, что почти на 23 тысячи больше чем в прошлом 2009 году.

В 2010 году по сравнению с 2009 годом увеличился прием по отраслям:

— промышленность — на 19,7%;

— строительство — на 6,5%;

— транспорт и связь — на 12,2%;

— сфере услуг — на 27,4%

— сельское хозяйство — на 10,3%.

Это увеличение говорит о том, что квалифицированные работники на сегодняшний день очень нужны на рынке труда. Результаты опроса работодателей показывают, что 95% из них считают, что выпускники профессионально-технических учебных заведений, в основном, подготовлены к работе на производстве и в сфере услуг.

Выпуск квалифицированных работников в профессионально-технических учебных заведениях в 2010 году составил 218,5 тыс. человек, из которых более 84% трудоустроены по профессии в соответствии с договорами и заказами на подготовку квалифицированных работников. Большая половина выпускников вместе с рабочей профессией получили полное общее среднее образование.

Динамику трудоустройства квалифицированных работников по отраслям в 2010 году рассмотрим на рисунке 5.

Рисунок 5 — Динамика трудоустройства квалифицированных работников за 2010 год по отраслям

Особое значение сегодня приобретают такие качества работников как профессионализм, компетентность, творческая активность, умение обучаться. Но в условиях акционирования предприятий, конкуренции, изменений отношений между работниками, работодателями и государством, ухудшения демографического состояния, миграционных процессов все чаще возникает проблема дефицита квалифицированных работников по разным видам экономической деятельности, как в качественных, так и в количественных показателях. Вступление Украины в Международную организацию торговли также требует усиления и гибкости системы профессионально-технического образования.

Социально-экономические изменения требуют внедрения модели государственно-общественного управления подготовкой квалифицированных работников с целью повышения роли и ответственности социальных партнеров, субъектов хозяйствования и местных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления за реализацию кадровой политики в регионах.

Также требует большого усовершенствования механизм взаимодействия местных органов власти и руководства профессионально-техническими учебными заведениями. Для этого создается система регионального обеспечения эффективной деятельности профессиональной подготовки производственного потенциала в процессе децентрализации управления.

Разработана и внедрена система индикаторов мониторинга эффективной работы профессионально-технических учебных заведений, внедрение которой обеспечивает объективную оценку работы учебных заведений профессионально-технического образования и создает информационное обоснование для планирования и оптимизации системы профессионально-технического образования на региональном и общенациональном уровне.

Профессионально-техническое образование должно обеспечивать обновление производственного потенциала государства. Именно поэтому одним из главных является показатель повышения продуктивности труда, выпуска высококачественной продукции, интеграции Украины в мировой экономический союз. Мировой опыт показывает что самой стойкой является экономика тех стран, в которых постоянно растет процент высокообразованных и высококвалифицированных работников. Формирование экономики, основанной на знаниях и умениях, требует развития системы профессионально-технического образования и соответственной финансовой поддержки.

Финансирование профессионально-технических учебных заведений в 2009;2010 годах представим в таблице 1.

Таблица 1 — Финансирование профессионально-технических учебных заведений в 2009;2010 годах

Важное значение для развития профессионально-технического образования имеет привлечение альтернативных финансовых и материальных ресурсов.

Для этого используются соответствующие методы поднятия уровня самофинансирования профессионально-технических учебных заведений путем их интеграции с экономикой и улучшения качества и увеличения номенклатуры образовательных услуг для предприятий, учреждений и организаций, физических лиц (краткосрочных курсов по подготовке, переподготовке, повышении квалификации по профилю обучения); аренды актовых, спортивных залов и других помещений, не задействованных в учебно-производственном процессе; изготовление материалов в соответствии с программами производственного обучения и практики; поступления взносов из благотворительных фондов, других поступлений, не запрещенных действующим законодательством.

Рассмотрим некоторые статистические данные по профессионально-техническим учебным заведениям Украины.

Статистические данные по количеству учебных заведений, приему и выпуску учащихся представим в таблице 2.

Таблица 2 — Статистические данные учета учащихся по Украине в целом

На основе таблицы статистических данных составим аналитическую таблицу 3, рассчитаем относительные и абсолютные отклонения, сделаем вывод.

После проведенных расчетов становится видно, что количество учебных заведений в 2009 году по сравнению с 2008 годом уменьшилось и составляет 95,78%, а в 2010 году по сравнению с 2009 годом увеличилось и составило 100,10%.

Таблица 3 — Анализ статистических данных учета учащихся

Уменьшение количества учебных заведений связано, скорее всего, со слиянием профессионально-технических училищ в 2009 году. Общее количество учащихся в 2009 году по сравнению с 2008 годом уменьшилось и составляет 95,65%, а в 2010 году по сравнению с 2009 годом увеличилось и составило 102,17%. Уменьшение и увеличение учащихся напрямую зависит от количества учебных заведений и экономического положения семей в Украине.

Рисунок 6 — Сравнительная диаграмма динамики количества учебных заведений и количества учащихся за период 2008;2010 г.

Количество учебных заведений в 2009 году по сравнению с 2008 годом уменьшилось на 43 единицы, а в 2010 году по сравнению с 2009 годом увеличилось на 1 единицу. Общее количество учащихся в 2009 году по сравнению с 2008 годом уменьшилось на 19,3 тыс. учащихся, а в 2010 году по сравнению с 2009 годом увеличилось на 9,2 тыс. учащихся. Уменьшение и увеличение как количества учебных заведений, так и общего количества учащихся по показателям Украины в целом, незначительны. Отклонение в 2009 году по сравнению с 2008 годом составляет — 4,22%, а в 2010 году по сравнению с 2009 годом + 0,10% .

Рисунок 7- Динамика принятых учащихся и выпущенных квалифицированных работников (в тыс. грн) Количество принятых учащихся в 2009 году по сравнению с 2008 годом уменьшилось на 38,2 тыс. учащихся, что составило 86,74%, а в 2010 году по сравнению с 2009 годом количество принятых учащихся увеличилось на 33 тыс. учащихся, что составило 113,21%. Количество выпущенных квалифицированных работников в 2009 году по сравнению с 2008 годом уменьшилось на 30,2 тыс. и составило 88,80%, а в 2010 году по сравнению с 2009 годом увеличилось на 62,1 тыс. и составило 125,94%.

Рассмотрим динамику среднемесячной заработной платы педагогических работников в таблице 4.

Таблица 4 — Динамика среднемесячной заработной платы педагогических работников системы профессионально-технического образования

Рисунок 8 — График изменения среднемесячной заработной платы педагогических работников системы профессионально-технического образования и всего по системе образования По данным таблицы абсолютное отклонение по педагогическим работникам системы профессионально-технического образования увеличилось в 2009 году по сравнению с 2008 годом и составило 163 грн., а в 2010 году по сравнению с 2009 годом — 278 грн. Абсолютное отклонение по всей системе образования в 2009 году по сравнению с 2008 годом увеличилось на 100 грн., а в 2010 году по сравнению с 2009 годом — 333 грн. Увеличения заработной платы происходят за счет увеличения минимальной заработной платы и соответственно увеличения окладов по тарифной сетке.

Заработная плата по всем типам работников увеличилась.

Так, в 2009 году по сравнению с 2008 годом, заработная плата педагогических работников системы профессионально-технического образования увеличилась на 111,26%, в 2010 году по сравнению с 2009 годом увеличилась на 117,26%.

Заработная плата по системе образования вцелом также увеличилась и относительные отклонения составили в 2009 году по сравнению с 2008 годом 105,54%, а в 2010 году по сравнению с 2009 годом — 117,47.

Анализ проведения процедур закупок товаров, работ и услуг за государственные средства рассмотрим в таблице 5.

Таблица 5 — Анализ проведения процедур закупок товаров, работ и услуг за государственные средства в целом по Украине

Относительное отклонение: общей годовой суммы, запланированной заказчиком для закупки товаров, работ и услуг в 2009 году по сравнению с 2008 годом уменьшилось и составило 67,82%, а в 2010 году по сравнению с 2009 годом увеличилось и составило 220,29%; общей суммы средств, которую заявили в отчетном периоде для закупки товаров, работ и услуг в 2009 году по сравнению с 2008 годом уменьшилось и составило 71,20%, а в 2010 году по сравнению с 2009 годом увеличилось и составило 220,74%; общей суммы средств по заключенным договорам в отчетном периоде для закупки товаров, работ и услуг по процедурам покупок в 2009 году по сравнению с 2008 годом уменьшилось и составило 62,92%, а в 2010 году по сравнению с 2009 годом увеличилось и составило 163,51%; общей суммы средств (фактических расходов) в отчетном периоде для закупки товаров, работ и услуг по процедурам покупок в 2009 году по сравнению с 2008 годом уменьшилось и составило 56,52%, а в 2010 году по сравнению с 2009 годом увеличилось и составило 148,57%; общей суммы средств (фактических расходов) в отчетном периоде по договорам, заключенным в предыдущем периоде, для закупки товаров, работ и услуг по процедурам покупок в 2009 году по сравнению с 2008 годом уменьшилось и составило 89,46%, а в 2010 году по сравнению с 2009 годом увеличилось и составило 103,54%.

Рисунок 9 — Сравнительная диаграмма общей годовой суммы, запланированной заказчиком для закупки товаров, работ и услуг, общей суммы средств, которую заявили в отчетном периоде для закупки товаров, работ и услуг и общей суммы средств по заключенным договорам в отчетном периоде для закупки товаров, работ и услуг по процедурам закупок Абсолютное отклонение общей годовой суммы, запланированной заказчиком для закупки товаров, работ и услуг в 2009 году по сравнению с 2008 годом уменьшилось на 72 233,00 млн. грн, а в 2010 году по сравнению с 2009 годом увеличилось на 183 078,40 млн. грн.; общей суммы средств, которую заявили в отчетном периоде для закупки товаров, работ и услуг в 2009 году по сравнению с 2008 годом уменьшилось на 51 313,80 млн. грн., а в 2010 году по сравнению с 2009 годом увеличилось на 153 169,80 млн. грн.; общей суммы средств по заключенным договорам в отчетном периоде для закупки товаров, работ и услуг по процедурам покупок в 2009 году по сравнению с 2008 годом уменьшилось на 62 029,30 млн. грн., а в 2010 году по сравнению с 2009 годом увеличилось на 66 853,90 млн. грн.

Рисунок 10 — Сравнительная диаграмма фактических расходов в отчетном периоде для закупки товаров, работ и услуг по процедурам закупок и фактических расходов по договорам, заключенным в предыдущем периоде, для закупки товаров, работ и услуг по процедурам закупок в 2008 — 2010 г.

Абсолютное отклонение общей суммы средств (фактических расходов) в отчетном периоде для закупки товаров, работ и услуг по процедурам покупок в 2009 году по сравнению с 2008 годом уменьшилось на 40 069,30 млн. грн., а в 2010 году по сравнению с 2009 годом увеличилось на 25 302,70 млн. грн.; общей суммы средств (фактических расходов) в отчетном периоде по договорам, заключенным в предыдущем периоде, для закупки товаров, работ и услуг по процедурам покупок в 2009 году по сравнению с 2008 годом уменьшилось на 2820,80 млн. грн., а в 2010 году по сравнению с 2009 годом увеличилось на 848,50 млн. грн.

1.2 Теоретические основы учета продуктов питания в бюджетных учреждениях

Бюджетные учреждения в процессе своей деятельности используют материальные ценности краткосрочного (на протяжении одного года) потребления. Отмеченная часть оборотных активов имеет материальную форму и называется запасами. Учет запасов является одним из основных направлений учета бюджетных учреждений и также требует организации.

Организация бухгалтерского учета запасов охватывает:

— организацию поступления запасов;

— организацию учета наличия запасов;

— организацию учета использования и выбытия.

Относительно каждого из видов движения запасов организация имеет такие задания:

— ускорение документооборота благодаря обработке соответствующих рациональных графиков и выбора оптимальных носителей информации;

— правильное выполнение надлежащих действий в соответствии с нормативной базой;

— хранение товарно-материальных ценностей, которые принадлежат к запасам благодаря разработке оптимальной номенклатуры;

— рациональное использование материальных запасов согласно разработанным нормативам.

К нормативным актам, которые регулируют вопрос учета запасов и его организации, принадлежат:

— Инструкция по учету запасов бюджетных учреждений, утвержденная Приказом Государственного казначейства Украины от 08.12.2000 № 125;

— Инструкция о составлении типовых форм учета и списания запасов бюджетных учреждений, утвержденная Приказом Государственного казначейства от 18.12.2000 № 130;

— Порядок бухгалтерского учета и отчетности в бюджетных учреждениях гуманитарной помощи, утвержденный Приказом от 12.01.00 № 12/4233 Министерства финансов Украины и Государственного казначейства Украины;

— Инструкция о порядке отражения в учете бюджетных учреждений операций по централизованному снабжению материальными ценностями;

— Положение о порядке создания и главной функции тендерных комитетов относительно организации и осуществления процедур закупки товаров, работ и услуг за государственные средства, утвержденное Приказом Министерства экономики Украины от 16.01.01 № 20/5211;

— Порядок определения размера убытка от разворовывания, недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей, утвержденный Постановлением Кабинета Министров Украины от 22.01.96 № 116;

— Типовая Инструкция о порядке списания материальных ценностей по балансу бюджетных учреждений, утвержденная Приказом Государственного казначейства Украины и Министерства экономики Украины от 5.09.2001 № 787/5978;

— Инструкция по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов, расчетов и других статей баланса, утвержденная Приказом Министерства финансов Украины и Главным управлением Государственного казначейства Украины от 16.01.98 № 728/3168;

— Инструкция о формах мемориальных ордеров бюджетных учреждений и порядке их составления, утвержденная Приказом Государственного казначейства от 27.07.00 № 68;

Организация учета приобретения и поступления запасов осуществляется в таких направлениях:

— определение соответствующей нормативной базы;

— организация работы по принятию и проверке запасов;

— организация выбора носителей информации;

— организация учетных номенклатур;

— организация движения носителей учетной информации.

К запасам в бюджетных учреждениях относятся также и продукты питания.

Закупка продуктов питания, как и других товарно-материальных ценностей, должна осуществляться бюджетными организациями через проведение тендерных торгов или через прямые договора поставки. Согласно статьи 2 Закона Украины «Об осуществлении государственных закупок» все продукты питания делятся на группы в соответствии с «Государственным классификатором продукции и услуг ДК 016−97» по пятому знаку. Каждая группа продуктов питания оценивается отдельно, и, если общая стоимость продуктов питания в группе не превышает 100 000 грн., то закупка может производится без применения тендерных процедур. Доставка продуктов питания определяется условиями договора и может осуществляться как экспедиторами поставщика, так и представителями учреждения.

Продукты питания поступают в бюджетные учреждения путем приобретения, в порядке плановых платежей.

Приобретение продуктов питания регулируется Законом Украины «О закупке товаров, работ и услуг за государственные средства» и другими производными от него документами.

Заказанные у поставщика продукты питания могут быть получены учреждением: на складе поставщика; на складе самого учреждения.

Если продукты питания получаются на складе поставщика, бюджетное учреждение для выполнения функций по принятию отмеченных продуктов питания назначает экспедитора, который их принимает, проверяет и доставляет на основании доверенности. Принятие продуктов питания экспедитором предусматривает получение груза для доставки. При этом экспедитор должен проверить продукты питания на предмет:

— целости — в случае, если продукты питания поступают в виде определенных комплектов;

— фактического соответствия данным первичных документов — по количеству, массе, размерам;

— качественного соответствия — продукты питания должны отвечать тем качественным характеристикам, которые были обусловлены договором.

В случае выявления расхождений экспедитор должен сообщить о них поставщику и требовать замены тех продуктов питания, которые не отвечают отмеченным условиям. Если замена невозможна, составляется дополнительный акт. Экспедитор несет полную материальную ответственность за доставку продуктов питания в учреждение.

Если поставщик берет на себя функции по доставке продуктов питания, организация осуществляет тщательную проверку продуктов во время их поступления. Принятие продуктов питания должно осуществляться по транспортным или сопроводительным документам (счетам-фактурам, товарно-транспортным накладным и тому подобное) перевозчика или отправителя. Отсутствие первичных документов или неполнота их заполнения не является основанием для прекращения принятия продуктов питания. Тогда составляется акт о фактическом наличии продуктов питания с указанием документов, которых недостает.

В процессе принятия продуктов питания материально ответственным лицом — работником склада — осуществляется проверка целости, количества и качества продуктов питания.

Проверка целости полученных продуктов питания заключается в установлении неповрежденности тары или упаковки. После сплошного просмотра продуктов питания, которые поступили, материально ответственное лицо проверяет их количество. Проверяя количество мест (ящиков, мешков, вязанок, коробок, упаковок и тому подобное), материально ответственное лицо простым подсчетом определяет общее количество каждого из наименований.

Проверка массы полученных продуктов питания требует соответствующих измерительных приборов (весов разной категории, с помощью которых осуществляется сравнение фактических данных и данных первичных документов). Проверка качества продуктов питания осуществляется по внешним признакам. Если возникают сомнения относительно доброкачественности продуктов, нужно осуществить более тщательную проверку — с помощью внешней экспертизы. Экспертизу проводит лаборатория санитарно-эпидемиологической станции.

Если во время принятия продуктов питания обнаружена недостача или несоответствие относительно количества, материально ответственное лицо должно прекратить принятие, обеспечить хранение продуктов питания, не смешивая их с однородными товарами, и сразу вызывать представителя поставщика для составления акта принятия материалов. Представитель поставщика должен прибыть в учреждение не позже чем на следующий день, а в случае принятия продуктов питания, которые имеют ограниченный срок хранения, — на протяжении четырех часов. Если представитель не появился, акт составляется в присутствии незаинтересованной организации.

Когда обнаружены расхождения между фактически полученными продуктами питания и данными сопроводительных документов, приемная комиссия в присутствии заведующего складом и представителя поставщика составляет акт. Продукты питания, которые принадлежат к продукции сельскохозяйственного производства, принимаются и приходуются на складе на основании приходного ордера и актов принятия.

Продукты питания, полученные учреждением как гуманитарная помощь, принимает комиссия, созданная приказом руководителя учреждения, в состав которой непременно входит работник бухгалтерии и представитель организации высшего уровня. Комиссия на основании обзора и экспертного оценивания составляет акт, в котором отмечается наименование, количество, стоимость полученных продуктов питания по рыночным свободным ценам на их аналогичные виды.

Во время принятия продуктов питания, по которым существуют количественные и качественные расхождения с данными документов поставщика, составляется акт о принятии продуктов питания, который, кроме общих реквизитов, содержит такие:

— наименование продуктов питания;

— единица измерения;

— номенклатурный номер;

— количество;

— цена;

— сумма;

— номер субсчета, который кредитуется.

Последние реквизиты заполняются в бухгалтерии. Акт составляется в двух экземплярах. Факт принятия и оприходования продуктов питания подтверждается подписью материально ответственного лица, которое приняло их на ответственное хранение. Потом оприходование продуктов питания на складе материально ответственное лицо передает оба экземпляра акта с сопроводительными документами поставщика в бухгалтерию, где один экземпляр используется для учета принятых продуктов питания, а второй — для предоставления претензий поставщику.

Еще одним документом для оформления поступления продуктов является приходный ордер. Этот первичный документ содержит такую информацию: номер сопроводительного документа поставщика; дата составления; склад; поставщик; наименование, сорт, размер, вид продуктов питания; номенклатурный номер; единица измерения; количество; цена и сумма;

Приходный ордер в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо в день поступления ценностей на склад.

В бюджетных учреждениях в соответствии с видами продуктов питания стоит отводить места для хранения продуктов питания — кладовые.

Организация работы мест хранения продуктов питания начинается с обеспечения надлежащих условий хранения, которые должны отвечать категории и виду продуктов питания.

Кладовые должны иметь постоянный номер (шифр), который указывается во всех первичных документах относительно движения продуктов питания в пределах кладовой. Кладовые должны быть изолированы от других помещений с целью предотвращения несанкционированного проникновения туда других лиц. Для обеспечения хранения продуктов питания помещения кладовых должны быть оснащены охранной и пожарной сигнализацией, огнеупорными дверями с надежным замком, железными решетками и тому подобное. Для хранения мяса и мясных изделий отводится отдельное помещение, которое должно быть оборудовано холодильным оборудованием и вентиляционной системой. Места хранения должны также быть оборудованы необходимыми приборами для взвешивания, мерной тарой, инструментами и оборудованием для раскрытия тары, при этом для измерительных устройств и тары следует обеспечить периодическое переосвидетельствование и наложение пломбы.

В кладовой должен обеспечиваться соответствующий температурный режим и соответствующая влажность воздуха с помощью необходимого оборудования (вентиляционных систем и систем климатического контроля) проверка которых должна осуществляться не реже как раз в сутки. Для наблюдения за этими параметрам складские помещения необходимо обеспечить термометрами и гигрометрами, которые крепятся на внутренних стенах хранилища подальше от нагревательных приборов на высоте (1,5−1,7 м) от пола и на расстоянии не менее как 3 м от дверей. В каждом отделе нужно завести карту учета температуры и относительной влажности. Для поддержания чистоты воздуха, в соответствии с действующей нормативно-технической документацией, помещение следует оборудовать механической приточно-вытяжной вентиляцией.

В случае, когда невозможно оборудовать помещение для хранения приточно-вытяжной вентиляцией, рекомендуется сделать форточки. В кладовых, расположенных в климатической зоне с большими отклонениями от допустимых норм температуры и относительной влажности воздуха, помещения для хранения должны быть оборудованы кондиционерами.

Кладовые оборудуются приборами центрального отопления. Не допускается отопления помещений газовыми приборами с открытым пламенем или электронагревательными приборами с открытой электроспиралью.

Помещения для хранения должны быть обеспечены необходимым количеством стеллажей, шкафов, поддонов, подтоварников. Стеллажи устанавливаются так, если бы они располагались на расстоянии 0,6−0,7 м от внешних стен, не менее чем 0,5 м от потолка и не менее чем 0,25 м от пола. Стеллажи относительно окон должны быть расположены так, чтобы проходы были освещены, а расстояние между стеллажами представляло не менее как 0,75 м для обеспечения свободного доступа к товару.

Помещение склада должно быть чистым, пол помещений периодически (но не реже как один раз в день) должен убирается влажным способом с применением разрешенных моющих средств.

Учет продуктов питания в учреждении осуществляется по двум составляющим: по месту хранения; в бухгалтерии.

Учет, который осуществляется по месту хранения, называется складским учетом. Организация складского учета предусматривает:

— определение нормативной базы;

— организацию материальной ответственности;

— организацию упорядочения и эксплуатации помещения для хранения;

— организацию предметного учета и хранения продуктов питания;

— выбор носителей информации;

— организацию движения носителей информации.

К нормативным актам, которые регулируют порядок организации хранения продуктов питания, принадлежат:

— Инструкция по учету продуктов питания бюджетных учреждений, утвержденная Приказом Государственного казначейства Украины от 08.12.2000 № 125;

— Инструкция по учету продуктов питания в профессионально-технических учебных заведениях, утвержденная Приказом Министерства здравоохранения от 05.05.83 № 530;

Кладовщики являются материально ответственными лицами, а следовательно, их назначают на должность по согласованию с главным бухгалтером с одновременным подписанием трудового соглашения и договора о полной материальной ответственности. Порядок организации материальной ответственности рассмотрим позже.

Книга складского учета продуктов питания применяется только для продуктов питания. Книга ведется материально ответственными лицами по таким характеристикам каждого наименования продуктов питания: состав; стеллаж: полочка; единица измерения; цена; сорт; размер; номенклатурный номер.

В книге фиксируется также информация о движении продуктов питания по номеру документа, датой записи, порядковым номером записи, источником поступления и направлением выбытия, поступления, расходования, остатком. На последней, 95-й странице книги делаются отметки работника бухгалтерии о проверке книги, которая осуществляется не реже чем один раз в квартал.

В книге складского учета отражается также и выбытие со склада продуктов питания. Записи по выбытию осуществляются согласно расходной накладной по каждому наименованию продуктов питания с учетом цены.

Один раз в 10 дней кладовщик сверяет остатки по наименованиям продуктов питания и цене с бухгалтером-калькулятором для правильности и полноты учета.

В конце месяца кладовщик составляет отчет о выбытии продуктов питания. Отчет содержит:

— наименование продуктов питания;

— единицы измерения;

— стоимость за 1 единицу;

— количество продуктов питания, которое подлежит списанию;

— стоимость продуктов питания подлежащих списанию;

— общую сумму по всем продуктам питания, подлежащим списанию в отчетном месяце.

Отчет по выбытию продуктов питания подлежит заверению вначале бухгалтером-калькулятором, а после и главным бухгалтером.

Организация движения продуктов питания предусматривает традиционную разработку учетных номенклатур по направлению «Учет продуктов питания», подвид движения — поступления, к перечню которых принадлежат:

— приобретены продукты питания;

— оприходованы остатки продуктов питания, которые были обнаружены во время инвентаризации.

Учет продуктов питания должен обеспечить:

— полный учет поступления продуктов питания и своевременное отражение данных относительно их движения в системе бухгалтерского учета;

— контроль за рациональным и целевым использованием средств, которые выделены по коду экономической классификации расходов 1133 «Продукты питания» сметы учреждения;

— контроль за сохранением продуктов питания, соблюдением установленных правил оформления их принятия и отпуска, проведения инвентаризации.

Книга регистрации счетов, которые поступили в лицей используется для фиксирования документов к оплате, полученных от поставщика. Бухгалтер делает, после проверки счетов поставщиков, запись в отмеченном реестре учета по номеру и дате счета, сумме по счету. После заполнения всех реквизитов книги счет передается бухгалтеру-кассиру с целью оплаты.

К учетной информации, которая используется при ведении аналитического учета в бухгалтерии относятся:

— книга количественно-суммарного учета;

— карточка количественно-суммарного учета;

— книга учета договоров;

— оборотная ведомость.

Книга количественно-суммарного учета используется в случае количественно-суммового варианта учета продуктов питания. Она предназначена для аналитического учета продуктов питания, как в количественном, так и в суммарном измерениях. В книге для каждого наименования продуктов питания открываются отдельные аналитические счета.

Книга открывается на календарный год на основе остатков на начало года. В книге в течение года фиксируется информация о:

— содержании операции;

— цене продуктов питания;

— оборотам по дебету и кредиту (по поводу количества и суммы;

— остатков на конец года.

Записи в книге осуществляются на основании первичных документов. Книга количественно-суммарного учета имеет автоматизированный вариант.

Карточка количественно-суммарного учета должна выполнять функции, аналогичные предыдущему реестру и используется чаще всего в централизованных бухгалтериях.

Оборотная ведомость используется для сверки данных складского и бухгалтерского учета. Оборотная ведомость открывается на год и составляется помесячно в соответствии с данными бухгалтерского учета по каждой группе аналитических счетов, объединенных соответствующим синтетическим счетом, в количественном и стоимостном выражении. По каждому субсчету выводятся общие итоги, которые должны соответствовать показателям синтетического учета. В ведомости фиксируется информация:

— номенклатурный номер;

— наименование продуктов питания;

— единица измерения;

— остаток на 1 число месяца;

— оборот за месяц (количество, сумма).

Остальные составляющие учета продуктов питания на предприятии разрабатываются и детализируются по общей методике.

На основании оборотной ведомости бухгалтер составляет мемориальный ордер № 12, в котором отражаются материально-ответственное лицо, стоимость израсходованных продуктов питания на сирот и на общее количество учащихся в гривнах и общая сумма.

Организация бухгалтерского аналитического учета продуктов питания предусматривает разработку таких направлений:

— определение нормативной базы;

— организация принятия документов от материально ответственных лиц;

— организация контроля за сохранением продуктов питания на складе и контроля за документальным оформлением операций по складу;

— организация носителей учетной информации.

— нормативная база по продуктам питания.

Сопроводительные и транспортные документы поставщиков после проверки данных в бухгалтерии передаются вместе с продуктами питания материально ответственным лицам. На протяжении месяца материально ответственное лицо формирует первичные документы по поступлению продуктов питания и составляет реестр приема-сдачи документов в двух экземплярах, в котором фиксирует движение продуктов питания согласно информации о номенклатурном номере, количестве документов, номерах первичных документов. Отмеченные носители информации в установленные сроки передаются в бухгалтерию для проверки. Бухгалтерия в лице бухгалтера принимает первичные документы, выполняя при этом:

— проверку правильности оформления приходных ордеров;

— проверку продуктов питания в приходных ордерах, актах на принятие продуктов питания в транспортной и сопроводительной документации;

— сверку информации, зарегистрированной в бухгалтерии, с переданными данными из склада;

— сверку экземпляров накладных (требований), меню-требований на выдачу продуктов питания, которые поступают из склада и с места получения продуктов питания в учреждение.

Для организации четкой, непрерывной работы бухгалтерии по принятию первичных документов, которые касаются поступления и отпуска продуктов питания, при разработке графиков документооборота следует четко определить дни и сроки выполнения работ по принятию документов со склада и распределить равномерно объемы информации по получению. Кроме того, сроки должны согласоваться с соответствующими информационными материалами в инструкциях к первичным документам.

Представители бухгалтерии систематически (не реже 1 раза в месяц) проверяют непосредственно на складе в присутствии материально ответственного лица правильность, своевременность и полноту первичных данных в карточках, о чем делают там отметку. Кроме этого, проверяющие должны избирательно проверить фактическое наличие продуктов питания, в частности наиболее ценных или дефицитных.

Синтетический учет наличия и движения продуктов питания ведется на субсчете 232 «Продукты питания». Основные проводки по учету продуктов питания представим в таблице 6.

Таблица 6 — Основные проводки по бухгалтерскому учету продуктов питания

1.3 Методика анализа продуктов питания

Анализ продуктов питания в бюджетных организациях определяется необходимостью постоянного контроля за наличием, движением и выбытием (использованием). Основные задачи анализа:

— анализ контингента учебного заведения;

— анализ показателей финансового результата общего и специального фондов;

— структурный анализ фактических материальных расходов;

— анализ фактических материальных расходов;

— сравнительный анализ плановой потребности и фактического использования продуктов питания;

— анализ динамики фактических расходов по группам продуктов питания;

— анализ структуры фактических расходов продуктов питания по группам;

— анализ обеспеченности учащихся продуктами питания;

— анализ фактических расходов на продукты питания по группам учащихся;

— анализ распределения фактических расходов на продукты питания в течение года;

— факторный анализ расходов на продукты питания.

Для анализа использования бюджетных средств, выделяемых на питание учащихся необходимо изучить взаимосвязь основных показателей, характеризующих использование продуктов питания и расходов по ним.

Основным информативным источником для анализа продуктов питания является бухгалтерская отчетность: форма № 1 — баланс, форма № 2 «О поступлении и использовании средств общего фонда», форма 4−1 «Отчет о получении и использовании средств, полученных как оплата за услуги, которые предоставляются бюджетным организациям», форма 4−2 «Отчет о поступлении и использовании средств, полученных по другим источникам собственных поступлений бюджетных организаций», форма № 6 «Отчет о движении материалов и продуктов питания, форма № 7 «Отчет о задолженности по бюджетным средствам», также косвенно в форме № 9 «Отчет о результатах финансовой деятельности».

На основании бухгалтерской отчетности можно рассчитать следующие параметры, характеризующие финансирование, динамику и структуру расходов, обеспеченность, распределение денежных средств по коду 1133 «Продукты питания»:

— абсолютное отклонение: разница, получаемая путем вычитания одной величины из другой. В практике исчисления абсолютных отклонений используют подход, при котором уменьшение фактического показателя по сравнению с плановым обозначают знаком «минус» .

(1)

где: Факт — фактический показатель;

План — плановый показатель.

(2)

где Фактi — фактический показатель за i период;

Фактi-1- фактический показатель за i-1 период.

— относительное отклонение: отклонение, рассчитываемое по отношению к другим величинам и выраженное в процентах. Чаще всего относительное отклонение исчисляется по отношению к какому-либо общему показателю или параметру. Применение относительных отклонений повышает уровень информативности проводимого анализа и позволяет более отчетливо оценить изменения.

(3)

где: где: Факт — фактический показатель;

План — плановый показатель.

(4)

где Фактi — фактический показатель за i период;

Фактi-1- фактический показатель за i-1 период.

— структура: доля рассматриваемого показателя, рассчитываемая по отношению к общей сумме и выраженная в процентах. Показатель структуры исчисляется по отношению к какому-либо общему показателю или параметру. Применение структуры повышает уровень информативности проводимого анализа и позволяет более точно оценить структуру показателя на фоне общего показателя

(5)

Контингент учащихся является обязательным условием любого учебного заведения. Для правильного расчета сметы расходов по питанию учащихся берется показатель контингента учащихся. Поэтому для анализа продуктов питания необходимо рассмотреть контингент по приему и выпуску учащихся, рассчитать абсолютные и относительные отклонения. Для наглядного изображения составить диаграмму или график.

Продукты питания кардинально отличаются от других материальных ценностей наличием норматива расходов денежных средств на одного учащегося. Нормативные показатели рассчитываются Министерством статистики Украины исходя из норм продуктов питания на одного учащегося в сутки и формы обеспечения питания каждого учащего в учебном заведении. Поэтому для анализа продуктов питания в учебном заведении очень важно провести анализ нормативных показателей и фактического расхода денежных средств на питание учащихся за год. При этом из данных бухгалтерской отчетности составляется сводная таблица, и рассчитываются отклонения от норматива, абсолютное и относительное отклонения.

Все продукты питания в бюджетных организациях объединяются в группы для более правильного и качественного анализа. По группам продуктов питания можно провести следующие виды анализа:

— анализ динамики фактических расходов;

— анализ структуры фактических расходов;

— анализ обеспеченности учащихся группами продуктов питания.

Все расходы по продуктам питания в учебных заведениях делятся на основное питание учащихся и питание детей-сирот и учащихся, находящихся под опекой. Отличие этих групп состоит в том, что размер денежных средств на питание детей-сирот и учащихся, находящихся под опекой определяется все тем же нормативным показателем, но не может быть уменьшен или увеличен, а нормативный показатель основного питания учащихся напрямую зависит от объемов финансирования и может быть уменьшен.

Ассигнования из бюджета на оплату продуктов питания выделяются согласно годовой смете ежемесячно. До принятия годовой сметы учебные заведения работают по временным сметам или по прямым договорам. Анализ распределения фактических расходов на продукты питания в течение года дает возможность рассмотреть фактические расходы не за год, а за каждый месяц и соответственно расчеты абсолютного и относительного отклонения рассчитываются также за каждый месяц.

Особое внимание при анализе продуктов питания следует уделить факторному анализу методом цепных подстановок расходов на продукты питания. Для этого необходимо сделать выборку данных из бухгалтерской отчетности и составить сводную таблицу, которая должна включать:

— расходы на питание;

— среднегодовое количество учащихся;

— среднегодовое количество дней питания;

— среднедневные расходы продуктов питания на 1 учащегося.

Расчет коэффициентов методом цепных подстановок представим в таблице.

Таблица 7 — Факторный анализ расходов на продукты питания методом цепных подстановок

где: а0, b0, с0 — плановые показатели;

а1, b1, с1 — фактические показатели.

Формула факторного анализа расходов на продукты питания:

(6)

где: Рп — расходы на питание;

К — среднегодовое количество учащихся;

Д — среднегодовое количество дней питания;

Н — среднедневные расходы продуктов питания на 1 учащегося.

2. УЧЕТ, АНАЛИЗ И КОНТРОЛЬ ПРОДУКТОВ ПИТАНИЯ В ТОРЕЗСКОМ ПРОФЕССИОНАЛЬНОМ ЛИЦЕЕ

2.1. Экономическая характеристика и анализ основных показателей деятельности профессионального лицея

Торезский профессиональный лицей является правоприемником профессионально-технического училища № 32 м. Тореза (приказ Министерства образования и науки Украины от 30.08.2002 г. № 492).

В своей деятельности лицей придерживается законности, государственной дисциплины и руководствуется Конституцией Украины, Законами Украины:"Об образовании" утвержденным 23 марта 1996 г. № 100/96-ВР, «Об общем среднем образовании» утвержденным 13 мая 1999 г. № 651-XIV, «Про профессионально-техническое образование», утвержденным 10 февраля 1998 г. № 103/98-ВР, «Положением о профессионально-техническом учебном заведении», «Положением о ступенчатом профессионально-техническом образовании», утвержденным 3 июня 1999 г. № 956, «Порядком предоставления рабочих мест для прохождения учащимися, слушателями профессионально-технических учебных заведений производственного обучения и производственной практики», утвержденным 7 июня 1999 г. № 992, другими положениями согласно статьи II Закона Украины «Об профессионально-техническом образовании», «Положением про профессиональный лицей», приказами Министерства образования и науки Украины № 428/48 от 04.09.2000 г. И № 459 от 14.06.2001 г. «О внедрении 12-бальной шкалы оценивания учебных достижений».

Лицей является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс и регистрационные счета в отделении Госказначейства г. Тореза, штамп, печать с изображением Государственного герба Украины и своим названием, а также бланки со своим наименованием. Лицей имеет право от своего имени заключать договора, составлять соглашения про приобретение имущества и нести обязательства.

Отношения лицея с учащимися, слушателями и их родителями (законными представителями) регулируется согласно действующего законодательства и этим Уставом.

Права юридического лица в лицее в части ведения уставной финансово-хозяйственной деятельности, которая направлена на подготовку образовательного процесса возникают с момента его государственной регистрации.

Лицей начинает свою деятельность, которая связана с подготовкой квалифицированных работников и предоставлением других образовательных услуг по лицензии на право предоставления образования соответствующего образовательно-квалификационного уровня.

Права на выдачу выпускникам документов об образовании государственного образца, на использование печати с изображением государственного герба Украины возникает в лицее с момента его регистрации.

Лицей проходит аттестацию согласно действующего законодательства Украины.

Лицей самостоятельно исполняет образовательную деятельность, кадровое обеспечение, научно-методическую, финансовую, хозяйственную и другие виды деятельности согласно законодательства Украины и этого Устава.

Главной задачей лицея является обеспечение права граждан Украины, иностранцев и лиц без гражданства, которые находятся (проживают) на Украине на законных основаниях, на получение профессионального и общеобразовательного образования, переподготовку и повышение квалификации.