Понятия, используемые при хранении и учете архивных документов

Архивный документ — это ценный материальный носитель информации, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества или собственника.

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в т. ч. документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных нормативными правовыми актами Российской Федерации.

В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования, а также подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организации создается архив.

При хранении и учете архивных документов используются следующие термины:

• • государственный архив — федеральное государственное учреждение, создаваемое Российской Федерацией, или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое субъектом Российской Федерации, которые осуществляют комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;
• • муниципальный архив — структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое муниципальным районом, городским округом и осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;
• • профиль архива — установленный для архива состав документов, подлежащих хранению;
• • архивный фонд — совокупность архивных документов, исторически и (или) логически связанных между собой;
• • Архивный фонд Российской Федерации — исторически сложившаяся и постоянно пополняемая совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, подлежащих постоянному хранению;
• • объединенный архивный фонд — архивный фонд, сформированный из документов двух или более фондообразователей, имеющих между собой исторические и (или) логические обусловленные связи;
• • архивный фонд личного происхождения — архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности физического лица, семьи, рода;
• • архивная коллекция — совокупность документов, объединенных по одному или нескольким общим для них сущностным признакам;

• • фондирование документов — определение принадлежности документов конкретному фондообразователю и хронологических границ архивного фонда;
• • фондообразователъ — юридическое или физическое лицо, в процессе деятельности которого образуется документальный фонд;
• • обеспечение сохранности документов — комплекс мероприятий по созданию и соблюдению нормативных условий, режимов и надлежащей организации хранения архивных документов;
• • обеспечение физико-химической сохранности документов — разработка, создание и практическое применение научно-технических средств и методов хранения, реставрации, консервации, биохимической защиты и воспроизведения архивных документов;
• • архивохранилище — специально оборудованное помещение для хранения архивных документов;
• • режим хранения архивных документов — совокупность противопожарных и охранных мер, температурно-влажностных, санитарно-гигиенических и световых условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением;
• • реставрация архивного документа — восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивного документа, подвергшегося повреждению или разрушению;
• • консервация архивного документа — система мероприятий по предохранению документа от разрушающего воздействия внешней среды;
• • старение документа — изменение первоначальных физико-химических свойств документа под воздействием внешних и внутренних факторов;
• • страховая копия архивного документа — копия особо ценного или уникального архивного документа, изготовленная в целях сохранения содержащейся в нем информации на случай утраты или повреждения подлинника;
• • страховой фонд архивных документов — совокупность страховых копий особо ценных и уникальных архивных документов;
• • фонд пользования (архива) — совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо подлинников с целью предотвращения их износа;

• • депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации — хранение документов Архивного фонда Российской Федерации государственными органами и организациями в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти;
• • учет архивных документов — определение количества и состава архивных документов в единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах для контроля за их наличием и состоянием;
• • централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации — система учета документов Архивного фонда Российской Федерации на уровне субъекта Российской Федерации и государства в целом, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения;
• • единица учета архивных документов — единица измерения количества документов в архиве для отражения этого количества в учетных документах и архивных справочниках;
• • единица хранения архивных документов — учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение;
• • учетные документы (архива) — комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета;
• • список фондов — учетный документ, содержащий перечень официальных наименований хранящихся в архиве, а также выбывших архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров;
• • лист фонда — учетный документ, содержащий в рамках архивного фонда сведения о количестве и составе описей дел, документов и их нумерации, количестве и составе архивных документов, состоянии их описания, динамике изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксирующий изменения в названии архивного фонда;
• • архивный шифр — обозначение, наносимое на единицу хранения архивных документов в целях ее идентификации и учета, состоящее из сокращенного названия архива (официальной аббревиатуры), номера архивного фонда, номера описи дел, документов, номера единицы хранения, номера единицы учета;
• • проверка наличия и состояния архивных документов — установление соответствия фактического наличия количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление архивных документов, требующих консервации, реставрации, дезинфекции;
• • топографический указатель — документ, содержащий сведения о точном местонахождении архивных фондов в архивохранилище.