Разработка базы данных веломастерской «Super Bike Inc» с использованием СУБД Access

Российский государственный социальный университет

Факультет Информационных технологий

Кафедра Моделирования информационных систем и сетей

Курсовой проект

Разработка базы данных веломастерской «Super Bike Inc» с использованием СУБД Access"

Выполнила: студентка 4 курса Группы ИВТ Пучкина А.М.

Научный руководитель:

к.в.н. доцент Захарченко Ю.Ф.

Москва 2012

Введение

В условиях увеличения информации, собираемой страховыми компаниями, и необходимости быстрой ее обработки повышается роль и значение баз данных. Эффективность работы компании во многом зависит от грамотного проектирования БД. В этой связи вопросы, связанные с изучением СУБД и разработкой баз данных, приобретают огромное значение.

В настоящее время, несмотря на повышение компьютеризации общества, в сфере образования до сих пор нет средств, позволяющих в достаточной мере автоматизировать процесс ведения документации и отчетности.

Базы данных составляют в настоящее время основу компьютерного обеспечения информационных процессов, входящих практически во все сферы человеческой деятельности.

Действительно, процессы обработки информации имеют общую природу и опираются на описание фрагментов реальности, выраженное в виде совокупности взаимосвязанных данных. Базы данных являются эффективным средством представления структур данных и манипулирования ими. Концепция баз данных предполагает использование интегрированных средств хранения информации, позволяющих обеспечить централизованное управление данными и обслуживание ими многих пользователей.

Актуальность данных вопросов определили выбор темы курсовой работы.

Целью работы является разработка базы данных веломастерской. В качестве инструмента для разработки была выбрана система управления базами данных СУБД Access, которая является одним из лидеров в области СУБД и предоставляет все средства для надежного, безопасного и простого ведения баз данных.

Задачи курсового проекта: проанализировать объект исследования, выявить проблему в деятельности компании и разработка базы данных для компании.

Структурно курсовой проект состоит из введения, трех глав и заключения.

Первая глава содержит анализ объекта исследования. Описание функций, задач, выявление проблем в деятельности компании и пути их решения. Обоснование выбора использования СУБД Access.

Вторая глава содержит саму разработку базы данных для предприятия. В ней будет рассмотрена создание таблиц, запросов, форм, отчетов и простых макросов.

Третья глава содержит описание об упрощении использования созданной базы данных для использования пользователем.

Глава I. Анализ объекта исследования

1.1 Характеристика предметной области

Веломастерская Super Bike (ООО «Super Bike») занимается ремонтом велосипедов всех видов и категорий, от простейших детских до элитных велосипедов для соревнований, а также продажей запчастей к велосипедам для экстремальных видов катания. Несмотря на то, что сеть данных мастерских в данный момент не создана, то есть существует лишь одна мастерская, в будущем планируется увеличение количества точек, создание централизованного склада и Интернет-магазина для заказа запчастей по сети.

Уже налажены связи с крупнейшими поставщиками оборудования для ремонта и запчастей для велосипедов.

1.2 Организация предметной области

Основная задача, которую ставит перед собой веломастерская «Super Bike» — обслужить каждого клиента так, чтобы он ушел максимально довольным, вернулся к нам снова и рассказал о нас друзьям.

В планах компании увеличение штата сотрудников, расширение клиентской базы.

Данная база данных позволяет управлять главными элементами любой организации, а именно: клиентской базой и базой данных о сотрудниках для первичного аудита.

1.3 Общие сведения о задачах

Веломастерская «SuperBike» существует на рынке данных услуг с 2006 года. Начинала она как маленькая мастерская в гипермаркете «Декатлон», выросла в самостоятельное образование.

На данный момент штат веломастерской насчитывает 35 сотрудников, работающих в 5 отделах. Такая структура позволяет разделять данные для аудита и упрощает работу отдела кадров.

1.4 Выявление проблем в деятельности компании

Так как в планах компании увеличение штата сотрудников и расширение клиентской базы, появилась необходимость в структуризации информации о сотрудниках, клиентах и товарах. Кроме того, целесообразно автоматизировать процесс первичного аудита и работу с заказами.

1.5 Обоснование выбора Microsoft Access

Microsoft Access — это функционально полная реляционная СУБД. В ней предусмотрены все необходимые средства для определения и обработки данных, а так же для управления ими при работе с большими объемами информации. Так же данная СУБД легка в использовании.

Система управления базами данных предоставляет возможность контролировать задание структуры и описание своих данных, работу с ними и организацию коллективного пользования этой информации. СУБД также существенно увеличивает возможности и облегчает каталогизацию и ведение больших объемов хранящейся в многочисленных таблицах информации.

СУБД включает в себя три основных типа функций: определение данных, обработка данных и управления данными.

СУБД Access предназначена для разработки баз данных реляционного типа для локального их использования на персональных компьютерах и для работы с этими базами.

При проектировании базы данных, в первую очередь, необходимо определить, что именно нужно хранить.

Данная СУБД была выбрана по следующим причинам:

— простота средств реализации,

— легкость освоения инструментарием разработчика (VBA),

— наглядность визуализации информации.

Также «Microsoft Access» предоставляет большое количество внутренних средств по оптимизации работы проектируемого приложения. К ним относятся:

— загрузка модулей по требованию;

— оптимизация дерева вызовов;

— использование файлов MDE;

— автоматическая поддержка компилированного состояния;

— использование библиотек Windows API;

— индивидуальная настройка системы;

— эффективное использование индексов;

— встроенный оптимизатор запросов.

Вывод Существует много способов разработки БД. Но у каждого из них есть свои достоинства и недостатки. Наиболее актуальной программой для разработки БД сегодня является Microsoft Access 2007. Она наиболее подходит для реализации требуемых функций. А также способ реализации наиболее прост. Эта программа является в свою очередь наиболее распространенной среди разработчиков небольших БД, которые в будущем будут взаимодействовать с другими программами.

Глава II. Разработка базы данных

2.1 Создание таблиц

Работа в Access начинается с определения реляционных таблиц и их полей, которые будет содержать данные.

Для данной БД создадим 5 таблиц: Клиенты, Сотрудники, Товары, Заказы и Отделы.

Для создания таблицы выберем на панели управлении функцию «создать таблицу» .

Создание первой таблицы Клиенты в режиме конструктор:

Рис. 1 Создание таблицы Клиенты в режиме конструктор.

С тем чтобы «Microsoft Access» мог связать данные из разных таблиц каждая таблица должна содержать поле или набор полей, которые будут задавать индивидуальное значение каждой записи в таблице. Такое поле или набор полей называют основным ключом. Для поля Код клиента поставим ключ.

Тип данных вводится в зависимости от значения поля.

Аналогичным способ созданы остальные 4 таблицы:

Рис. 2 Создание таблицы Заказы в режиме конструктор.

Рис. 3 Создание таблицы Отделы в режиме конструктор.

Рис. 4 Создание таблицы Сотрудники в режиме конструктор.

Рис. 5 Создание таблицы Товары в режиме конструктор.

После создания таблиц мы их заполняем.

При проектировании таблиц лучше разработать структуру на бумаге и только затем начинать работу с СУБД Access. При проектировке таблиц, рекомендуется руководствоваться следующими основными принципами:

— Не должно быть повторений и между таблицами.

Когда определенная информация храниться только в одной таблице, то и изменять ее придется только в одном месте. Это делает работу более эффективной, а также исключает возможность несовпадения информации в разных таблицах. Например, в одной таблице должны содержаться адреса и фамилии клиентов.

— Каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему. Сведения на каждую тему обрабатываются намного легче, если содержаться они в независимых друг от друга таблицах. Например, адреса и заказы клиентов хранятся в разных таблицах, с тем, чтобы при удалении заказа информация о клиенте осталась в базе данных.

Каждая таблица содержит информацию на отдельную тему, а каждое поле в таблице содержит отдельные сведения по теме таблицы. При разработке полей для каждой таблицы необходимо помнить:

— каждое поле должно быть связано с темой таблицы.

— не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются результатом выражения.

— в таблице должна присутствовать вся необходимая информация.

2.2 Реляционная связь между таблицами

Между двумя или более таблицами базы данных могут существовать отношения подчиненности, которые определяют, что для каждой записи главной таблицы возможно наличие одной или нескольких записей в подчиненной таблице.

Для базы данных отдела страхования имущества, реляционная связь имеет вид:

Рис. 6 Реляционная связь между таблицами.

2.3 Создание запросов

Запросы являются основным средством извлечения информации из базы данных. С помощью запроса можно выбрать определенную информацию и рассортировать ее по значениям полей. Запросы часто используются в качестве основы при создании форм и отчетов. Другие запросы могут создавать новые таблицы, присоединять данные к существующим таблицам, удалять записи и осуществлять поиск дублирующихся записей. Мы будем использовать запросы для вывода информации о соответствующем абоненте.

Запросы создаются на основе имеющихся таблиц. Запросы позволяют выводить интересующую нам информацию.

Можно создавать множество запросов разными способами и с разными значениями, для данной работы было создано 15 запросов.

Рассмотрим 4 из них.

а) Выведем запрос для вывода кассиров и директора.

Для этого выберем на панели управления функцию «конструктор запросов», будет представлен выбор из созданных таблиц. Выберем таблицу «Клиенты»

Рис. 7 Создание запроса в режиме конструктора.

Из данной таблицы выберем поля Фамилия, Имя, Отчество и Должность.

Рис. 8 Выбор поля в конструкторе.

Чтобы в результате выполнения запроса увидеть только кассиров и директора, введем в режиме SQL следующее:

SELECT Сотрудники. Фамилия, Сотрудники. Имя, Сотрудники. Отчество, Сотрудники. Должность

FROM Сотрудники

WHERE (((Сотрудники.Должность)="Директор" Or (Сотрудники.Должность)="Кассир"));

В конструкторе будет иметь вид:

Рис. 9 Вид заданного поля в конструкторе.

После запуска запроса видим результат:

Рис. 10 Готовый запрос.

б) Рассмотрим запрос на вывод средней суммы заказа.

В SQL пишем выражение:

SELECT Count (Заказы. Код заказа]) AS [Код заказа], Заказы. ДатаЗаказа, Avg ([Количество]*[Цена]) AS Стоимость

FROM Товары INNER JOIN Заказы ON Товары. Код товара] = Заказы. Код товара]

GROUP BY Заказы. ДатаЗаказа

ORDER BY Заказы. ДатаЗаказа;

При запуске запроса получаем:

Рис. 11 Результат запроса.

в) Рассмотрим запрос на вывод заказов до указываемой пользователем даты. Для этого пишем в SQL выражение:

SELECT [007 Все заказы]. Код заказа], [007 Все заказы]. СуммаТовар, [007 Все заказы]. СуммаУслуги AS Выражение1, [007 Все заказы]. ФИОклиента, [007 Все заказы]. ДатаЗаказа

FROM [007 Все заказы]

WHERE ((([007 Все заказы]. ДатаЗаказа)<[Заказы, сделанные до]));

В этом запросе мы делаем выборку не из таблицы, а из уже созданного ранее запроса, в результате которого мы получили все заказы. В конечном итоге запрос имеет вид:

Рис. 12 Результат запроса.

г) Запрос со склеиванием двух таблиц. В результате этого запроса мы хотим показать только тех сотрудников, за которыми закреплены клиенты и их имена.

SQL код запроса:

SELECT Клиенты. Фамилия, Клиенты. Имя, Сотрудники. Фамилия, Сотрудники. Имя, Сотрудники. Отчество, Отделы. Название отдела]

FROM Отделы INNER JOIN (Сотрудники INNER JOIN Клиенты ON Сотрудники. Код сотрудника]=Клиенты. Код сотрудника]) ON Отделы. Код отдела]=Сотрудники. Код отдела];

Получаем запрос:

Рис. 13 Результат запроса.

2.4 Создание форм Формы создаются на основе созданных таблиц или запросов. Формы позволяют удаление данных и добавление новых, также форму можно снабдить многими функциями, такими как кнопки, поле, надпись. Кнопки позволяют, как закрывать формы, так и создавать связь между другими формами, печатать и переходить по записям.

Для данной работы было создано 8 форм.

Приведем, к примеру, 2 из них.

а) Создадим форму к таблице Сотрудники. На панели управления в вкладке Создание нажмем Мастер форм. Выбираем нужные поля.

Рис. 14 Создание форм.

Получаем форму:

Рис. 15 Форма.

Форму можно редактировать в конструкторе:

Рис. 19 Конструктор форм.

Форма снабжена кнопкой выхода, для удобства пользователя.

б) Создадим форму, которая позволяет добавлять данные в таблицы.

Так выглядит форма для уже созданных заказов

Так выглядит форма, готовая для добавления заказа.

Кроме того, на форме расположены кнопки удаления и сохранения заказа.

2.5 Создание отчетов

Отчеты создаются на основе готовых таблиц, запросов, форм. Так же отчеты можно редактировать. Отчеты удобны для отображения данных на листе и для удобного использования для печати.

В данной базе данных было создано 5 отчетов.

Рассмотрим на примере один из них.

Создадим отчет по данным клиентам. Для этого используем Мастер отчетов:

Рис. 29 Создание отчетов.

Отчет, так же как и формы можно редактировать в конструкторе:

Рис. 30 Конструктор отчета.

В итоге получаем отчет, готовый для использования:

Рис. 30 Готовый отчет.

2.6 Создание главной кнопочной формы

Для создания главной кнопочной формы используется диспетчер кнопочных форм.

веломастерская база данные макрос

Рисунок 11. Создание главной кнопочной формы.

При изменении, добавляем дополнительные формы.

Рисунок 12. Добавление форм.

В итоге получаем:

Рисунок 13. Готовая главная форма.

Кнопки позволяют переходить на интересующую нам информацию.

При изменении параметров Access можно сделать так, что при запуске базы данных будет открываться главная кнопочная форма.

Заключение

База данных — это совокупность структурированных и взаимосвязанных данных и методов, обеспечивающих добавление выборку и отображение данных. Microsoft Access позволяет управлять всеми сведениями из одного файла базы данных.

В рамках этого файла используются следующие объекты:

· таблицы для сохранения данных;

· запросы для поиска и извлечения только требуемых данных;

· формы для просмотра, добавления и изменения данных в таблицах;

· отчеты для анализа и печати данных в определенном формате;

Удачная разработка базы данных обеспечивает простоту ее поддержания.

Разработанная в данном курсовом проекте база данных для веломастерской «Superbike», позволяет автоматизировать всю клиентскую базу и базу сотрудников, что позволяет разгрузить отчетный документооборот, и сократить ошибки в первичном аудите. При появлении новых производственных задач разработчик может в кратчайшие сроки реализовать их в базе данных, путем добавления строк, столбцов и целых таблиц.

Описанная в этом курсовом проекте база данных должна быть полезна при работе в данной области.

В ходе проделанной работы, были созданы:

· 5 таблицы.

· 15 запросов

· 9 форм

· 4 отчета

Microsoft Access, обладая всеми чертами классической СУБД, предоставляет и дополнительные возможности. Access — это не только мощная, гибкая и простая в использовании СУБД, но и система для разработки работающих с базами данных приложений. С помощью Access можно создать приложение, работающее в среде Windows и полностью соответствующее потребностям по управлению данными. Используя запросы, есть возможность выбирать и обрабатывать хранящуюся в таблицах информацию. Можно создавать формы для ввода, просмотра и обновления данных, а также использовать Access для создания как простых, так и сложных отчетов. Формы и отчеты «наследуют» свойства базовой таблицы или запроса, так что в большинстве случаев необходимо указать форматы, условия на значения и некоторые другие характеристики данных только один раз. К числу наиболее мощных средств Access относятся средства разработки объектов — Мастера, которые можно использовать для создания таблиц, запросов различных типов форм и отчетов, просто выбрав с помощью мыши нужные опции.

С помощью Access также легко импортировать данные из текстовых файлов, документов текстовых процессоров и электронных таблиц (и экспортировать данные в них).

Microsoft Access имеет множество областей применения: на малом предприятии; корпорации и даже в сфере домашнего применения.

1. Основы проектирования реляционных баз данных. Электронное учебное пособие