Анализ современных программных средств, используемых в процессе создания и управления документами в ООО «СЛМ-Монтаж»

ДипломнаяПомощь в написанииУзнать стоимостьмоей работы

Анализ современных программных средств, используемых в процессе создания и управления документами в ООО «СЛМ-Монтаж» (реферат, курсовая, диплом, контрольная)

МИНОБРНАУКИ РОССИИ Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

" РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ"

ИСТОРИКО-АРХИВНЫЙ ИНСТИТУТ ФАКУЛЬТЕТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И ДОУ Кафедра документоведения Анализ современных программных средств, используемых в процессе создания и управления документами в ООО «СЛМ-Монтаж»

Тихонова Оксана Сергеевна Москва 2012

Введение
1. Организация автоматизированных документационных процессов в ооо «слм-монтаж» и их регламентация

1.1 Основные нормативные и правовые акты, регламентирующие применение современных программных средств в документационном обеспечении управления в РФ

1.2 Государственные стандарты, регламентирующие применение современных программных средств в документационном обеспечении управления в РФ

1.3 Структура и характеристика деятельности ООО «СЛМ-Монтаж»
1.4 Организация документационного обеспечения управления и автоматизация документационных процессов в ООО «СЛМ-Монтаж»

2. Анализ программных средств, используемых в процессе создания и управления документами в ООО «СЛМ-Монтаж»

2.1 Анализ программных средств для реализации внедрения системы электронного документооборота в ООО «СЛМ-Монтаж»

2.2 Рекомендации по совершенствованию процессов создания и управления документами в ООО «СЛМ-Монтаж»

Заключение
Список источников и литературы
программный документационный управление электронный

На сегодняшний день в России происходит настоящая революция в делопроизводстве. Ускоряется внедрение информационных технологий, электронные документы начинают постепенно вытеснять документы на традиционных носителях. Существенно изменяется нормативно-правовая база делопроизводства. В государственном секторе реализуется программа создания «электронного правительства», которая также приводит к усилению роли электронных документов.

Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации, утвержденная Президентом Российской Федерации 07.02.2008, предусматривает, в том числе, повышение эффективности государственного управления. Среди наиболее важных задач, которые предстоит решить, названы следующие:

· обеспечение эффективного межведомственного и межрегионального информационного обмена;

· интеграция государственных информационных систем и ресурсов;

· увеличение объемов и качества государственных услуг, предоставляемых организациям и гражданам в электронном виде;

· совершенствование нормативно-правового обеспечения стандартизации и администрирования государственных услуг;

Исходя из контрольных значений показателей развития информационного общества в Российской Федерации на период до 2015 г., доля электронного документооборота между органами государственной власти в общем объеме документооборота должна будет составить 70%. Сделать это без кардинального изменения отношения к делопроизводству невозможно. Основные принципы современного управления документами отражены в стандарте ISO 15 489:2001 «Информация и документация. Управление документами». Данный стандарт переведен на русский язык и принят в качестве национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15 489−1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» .

Современный подход к управлению документами предусматривает единообразное управление различными видами документов, т. е. не только организационно-распорядительной документацией, но и, например, бухгалтерскими и налоговыми документами или документами по качеству. Принципы управления документами в равной степени применимы к документам на различных носителях, независимо от способа доставки документов. Это особенно важно, т.к. в России наблюдается переход от традиционного бумажного документооборота идет не к электронному, а к смешанному документообороту. ГОСТ Р ИСО 15 489−1-2007 определяет понятие «документ» — как зафиксированную на материальном носителе идентифицируемую информацию, созданную, полученную и сохраняемую организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности. Многие вопросы, относящиеся к управлению как электронными, так и неэлектронными документами, в настоящее время рассматриваются как неотъемлемые элементы информационной безопасности организации. Системы электронного документооборота (СЭД), согласно современным представлениям, должны обеспечивать управление не только электронными, но и неэлектронными документами и поддерживать ведение смешанных дел.

Любая автоматизация объединяет организацию работ по управлению с техническими средствами, информационной базой и математическим обеспечением. Информационная база системы характеризуется различными потоками нормативно-справочной, оперативно-производственной, отчётной и аналитической информации; основана на унификации документов, применении единых форм, пригодных к обработке средствами вычислительной техники, и применении машинных носителей информации в качестве первичной документации. Общее математическое обеспечение системы представляет собой комплекс программ, организующих работу технических средств, которые функционируют в системе, а также математические и логические методы и программы для решения конкретных задач.

Системы электронного управления документами (ЭУД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы ЭУД включают текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видеоданные, и документы Web. Общими возможностями систем ЭУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность.

Распределенное, расширяемое управление документами приводит к резкому повышению продуктивности работы сотрудников, усилению общей конкурентоспособности организации, обеспечивая оптимизацию любого количества междисциплинарных процессов, вместо автоматизации отдельных вертикальных. Корпоративное управление документами является существенным шагом на пути к воплощению в жизнь инициатив по управлению корпоративными знаниями.

Акционерное общество — одна из наиболее распространённых в настоящее время форм ведения предпринимательской деятельности. Данная форма предпринимательской деятельности регулируется следующим образом:

Основными законодательными актами, которые в настоящее время регулируют создание и деятельность акционерных обществ, включая их документационное обеспечение, являются Гражданский Кодекс РФ и Федеральный закон «Об акционерных обществах» .

В обществе с ограниченной ответственностью (далее ООО) «СЛМ-Монтаж» как и во многих других организациях, работа с документами является важным технологическим процессом. При этом спектр обрабатываемого количества документов довольно высок. С развитием бизнес-процессов в фирме, а она работает уже более десяти лет, документопоток с каждым годом возрастает.

Из года в год в ООО «СЛМ-Монтаж» всё больше ощущается потребность в усовершенствовании процесса делопроизводства т.к. документооборот в фирме особенно за последние годы увеличился в разы. Выросло количество входящей и исходящей документации, в связи с появлением большого количества заказчиков увеличилась номенклатура внутренних документов и т. д. С таким большим объёмом документации очень трудно справляться старыми методами. В связи, с чем более актуальным на современном этапе будет внедрение современных программных средств автоматизации делопроизводства, что позволит усовершенствовать документационные процессы в организации.

Актуальность темы

дипломной работы обусловлена необходимостью проведения анализа современных программных средств используемых в процессе создания и управления документами в ООО «СЛМ-Монтаж» для использования результатов исследования при совершенствовании документационного обеспечения управления фирмы.

Объект исследования: Общество с ограниченной ответственностью (ООО) «СЛМ-Монтаж» .

Предмет исследования: нормативно-правовые акты федерального и локального уровня, регламентирующие процессы создания и управления документами, документированная информация о внедрении и эксплуатации программных средств в ООО «СЛМ-Монтаж» .

Цель исследования: провести анализ программных средств, применяемых в процессе создания и управления документами в ООО «СЛМ-Монтаж», сделать рекомендательные выводы и предложения по дальнейшему совершенствованию.

Для достижения поставленных целей были решены следующие задачи:

1. Изучены федеральные нормативно-правовые источники, регламентирующие применение программных средств в процессах создания и управления документами, специальная, научная, техническая, справочная и методическая литература, локальные документы ООО «СЛМ-Монтаж» .

2. Выявлены участки применения программных средств для автоматизации документационных процессов в ООО «СЛМ-Монтаж» .

3. Проанализирован порядок внедрения программных средств на автоматизированных участках, выявлены достоинства и недостатки их эксплуатации.

4. Сделаны обобщающие выводы по результатам анализа и разработаны рекомендации по совершенствованию процессов создания и управления документами ООО «СЛМ-Монтаж» .

При подготовке дипломной работы был проанализирован ряд законодательных и нормативных актов, регламентирующих применение современных программных средств в процессе создания и управления документами, а также изучена специальная литература.

Применение современных программных средств в процессе создания и управления документами регулируется нормативными актами разного уровня. Основополагающим документом для любой организации на территории Российской Федерации является Конституция РФ. Она определяет юридическую силу иных правовых актов, в том числе и локальных нормативных правовых актов организации. В статье 15 Конституции РФ устанавливается: «Конституция Российской Федерации имеет высшую юридическую силу, прямое действие и применяется на всей территории Российской Федерации. Законы и иные правовые акты, принимаемые в Российской Федерации, не должны противоречить Конституции Российской Федерации. Таким образом, определяется важная для документирования в процессе нормотворчества иерархия законодательства РФ. Важными конституционными гарантиями, относящимися к работе с документами, являются положения о работе с конфиденциальными сведениями, касающимися персонала органов государственной власти и местного самоуправления, — требования соблюдения неприкосновенности частной жизни, личной и семейной тайны, защита чести и доброго имени (п. 1 ст.23). Статья 24 Конституции РФ содержит запрет на сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия. Статья 33 предоставляет гражданам право обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в государственные органы и органы местного самоуправления. Большое значение для подготовки нормативных правовых актов в процессе деятельности органов государственного и местного самоуправления имеет разграничение полномочий Российской Федерации и её субъектов (ст. 71,72,73 Конституции РФ). Вопросы организации исполнительной власти и определения компетенции ее высших органов рассматриваются в Конституции РФ в гл. 4 «Президент Российской Федерации» и гл. 6 «Правительство Российской Федерации» .

Виды правовых актов, регламентирующих применение современных программных средств в России, разнообразны. К ним относятся федеральные законы, указы Президента РФ, правовые акты палат Федерального собрания, постановления правительства, государственные стандарты, нормативные акты субъекта Российской Федерации, на территории которого действует организация, локальные нормативные акты и др.

Базовым законом для регулирования применения современных программных средств в России является закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Положениями Федерального закона от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (в ред. ФЗ от 27.07.2010 № 227-ФЗ, от 06.04.2011 № 65-ФЗ). Закон регулирует отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, при применении информационных технологий, а также при обеспечении защиты информации, за исключением отношений, возникающих при охране результатов интеллектуальной деятельности и приравненных к ним средств индивидуализации.

Значимым при работе с различными документами, в том числе и в электронном виде, с применением различных программных средств, является закон «О персональных данных» от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ (в ред. от 25.07.2011). Данный закон создает правовую основу обращения с персональными данными физических лиц в целях реализации конституционных прав человека, в том числе права на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну. Персональными данными признаются любые сведения о физическом лице, в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация. Важнейшей гарантией прав субъекта персональных данных является обязанность операторов и третьих лиц, получивших доступ к персональным данным, обеспечивать их конфиденциальность (кроме случаев их обезличивания и общедоступных персональных данных), а также право субъекта персональных данных на защиту своих прав и законных интересов, в том числе на возмещение убытков и (или) компенсацию морального вреда в судебном порядке. Контроль и надзор за обработкой персональных данных возложен на федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по контролю и надзору в сфере информационных технологий и связи, который наделяется соответствующими правами и обязанностями.

Немаловажными при применении современных программных средств в документационном обеспечении управления (ДОУ), являются два Федеральных закона о цифровой подписи это: Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (в ред. от 10.07.2012 № 108-ФЗ), действующий до 01.07. 2013 г. На его основании определяются правовые условия использования электронной цифровой подписи в процессах обмена электронными документами, при соблюдении которых электронная цифровая подпись признается юридически равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Также он определяет условия использования ЭЦП и статус удостоверяющих центров, выдающих сертификаты ключей подписей. И новый закон, вступивший в силу 06 апреля 2011 г. № 63-ФЗ. «Об электронной подписи» (далее — ЭП), который расширяет сферу использования и допустимые виды ЭП. Напомним, что вышеупомянутый закон, разрешает применять только сертифицированные средства ЭП, а область ее использования ограничивается гражданско-правовыми отношениями. В новом же законе выделяются 2 вида ЭП: простая и усиленная. Последняя может быть квалифицированной либо неквалифицированной. Простая ЭП подтверждает, что данное электронное сообщение отправлено конкретным лицом. Усиленная неквалифицированная ЭП позволяет не только однозначно идентифицировать отправителя, но и подтвердить, что с момента подписания документа его никто не изменял.

При формировании архива организации наиболее применимы Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 27 июля 2010 г.), регулирующий отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства. Также данный закон применяется при организации хранения, комплектования, учёта и использования архивов электронных документов. И Федеральным закон от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» (в ред. от 11 июля 2011 г.), которым определяется политика государства в области формирования обязательного экземпляра документов как ресурсной базы комплектования полного национального библиотечно-информационного фонда документов Российской Федерации и развития системы государственной библиографии. Предусматривается обеспечение сохранности обязательного экземпляра документов, его общественное использование. Сюда же входят документы, в которых информация представлена в электронно-цифровой форме и которые прошли редакционно-издательскую обработку, имеют выходные сведения, тиражируются и распространяются на машиночитаемых носителях.

Вышеупомянутые федеральные акты, являются основой для применения современных программных средств в ДОУ, но помимо их существуют нормативно-методическая документация, которая носит рекомендательный характер, но при этом очень важна, при работе с документами с применением современных программных средств. Она также изучалась и анализировалась в процессе подготовки дипломной работы. К таким документам относятся стандарты.

Стандарты в сфере делопроизводства регулируются Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании», который устанавливает принцип добровольного применения стандартов, определяя, что национальный стандарт применяется на добровольной основе равным образом и в равной мере независимо от страны и (или) места происхождения продукции, осуществления процессов производства. Применение национального стандарта подтверждается знаком соответствия. В соответствии с названными положениями Федерального закона стандарты в сфере делопроизводства носят рекомендательный характер. Далее следуют некоторые из них:

ГОСТ 7.82−2001. «Библиографическая запись. Библиографическое описание электронных ресурсов. Общие требования и правила составления». Настоящий стандарт устанавливает общие требования и правила составления библиографического описания электронного ресурса: набор областей и элементов библиографического описания, последовательность их расположения, наполнение и способ представления элементов, применение условных разделительных знаков.

Также при написании дипломной работы использовались и локальные акты Общества с ограниченной ответственностью «СЛМ-Монтаж» — это Устав ООО «СЛМ-Монтаж.

Более подробная характеристика всех использованных нормативных актов и методических документов в процессе подготовки дипломной работы отражена в первой главе дипломной работы.

Помимо нормативной и методической документации при написании дипломной работы использовалась специальная литература по данной тематике следующих авторов: Ю. Балякина, Я. Я. Боргено, Т. А. Быкова, Л. В. Санкина, М. В. Кирсанова, С. П. Кобук, Ю. М. Аксёнов, Н. Н. Куняева, Д. Н. Уралов, А. Г. Фабричнов, Е. В. Михеева, Б. В. Черников.

При анализе применения современных программных средств в процессе создания и управления документами привлекались материалы Интернет-ресурсов (http://www.evfrat.ru; http://www.companymedia.ru; http://www.lotusnotes.ru/lotus/domino; http://landocs.ru; http://optimaworkflow.ru; http://www.1c.ru; http://www.boss-referent.ru; http://www.escom-bpm.com; http://www.eos.ru;), которые содержат информацию о различных программных средствах, применяемых при организации работы с электронными документами в различных подразделениях и службе документационного обеспечения управления (ДОУ).

При работе с правовыми и нормативными актами мы обращались к электронным ресурсам справочно-правовой системы «Консультант Плюс» (http://base.consultant.ru), к информационно-правовому порталу системы «Гарант» (http://base.garant.ru).

Структура дипломной работы включает в себя: введение, две основные главы, заключение, список использованных источников и литературы.

Во введении включена историография исследования проблемы, обосновывается актуальность темы, определяется объект, предмет, цель и задачи исследования.

В первой главе «Организация автоматизированных документационных процессов в ООО „СЛМ-Монтаж“ и их регламентация» рассматриваются основные нормативно-правовые и методические документы регламентирующие применение современных программных средств в процессе создания и управления документами; даётся характеристика деятельности и структура ООО «СЛМ-Монтаж»; организация делопроизводства и автоматизация документационных процессов в ООО «СЛМ-Монтаж» .

Во второй главе «Анализ программных средств, используемых в процессе создания и управления документами в ООО «СЛМ-Монтаж» проводится анализ программных средств для реализации внедрения системы электронного документооборота в ООО «СЛМ-Монтаж»; даются рекомендации по совершенствованию процессов создания и управления документами в ООО «СЛМ-Монтаж» .

В заключении подводятся итоги, делаются выводы, формулируются предложения по совершенствованию процессов создания и управления документами.

Практическая значимость дипломной работы состоит в применении результатов исследования, выводов и рекомендаций при совершенствовании системы документационного обеспечения управления в ООО «СЛМ-Монтаж». Кроме того, материалы исследования могут применяться в учебном процессе.

1. Организация автоматизированных документационных процессов в ооо «слм-монтаж» и их регламентация

1.1 Основные нормативные и правовые акты, регламентирующие применение современных программных средств в документационном обеспечении управления в РФ

Мы живём в период больших перемен, связанных со стремительным развитием информационного общества и реализацией в нашей стране концепции формирования электронного правительства. Эти перемены неизбежно отражаются на организации документирования и работы с документами. Новые технологии требуют новых правил и принципов работы с документами. Всё чаще вместо терминов «делопроизводство» или «документационное обеспечение управления» (ДОУ) мы используем более общие понятия — информационно-документационное обеспечение управления и управление документами. И хотя традиционное делопроизводство, основанное на работе с бумажными документами, ещё долго будет играть заметную роль в обеспечении работы управленческого аппарата, переход к компьютеризированным технологиям, электронному делопроизводству и документообороту неизбежен, и он происходит на наших глазах. Автоматизированные технологии требуют большей чёткости, регламентированности, формализации управленческих процедур, т. е. необходимости разработки законов, административных регламентов, инструкций и стандартов.

Большинство организаций сегодня уже внедрили или внедряют системы электронного делопроизводства (СЭД). Применение современных программных средств, при внедрении СЭД также требует нормативно-правового и методического регулирования.

Нормативно-правовое и методическое регулирование применения современных программных средств и электронного документооборота в ДОУ в нашей стране, пока в большей степени регулируется, полагаясь именно на «бумажный» документооборот. Однако особенно в последние годы в России было разработано немало, нормативно-правовых и методических актов регулирующих применение современных программных средств и электронный документооборот в ДОУ. Документационное обеспечение управления и применение СЭД в организациях, регулируется нормативными актами разного уровня. Основополагающим документом для любой организации на территории Российской Федерации является Конституция РФ. Она определяет юридическую силу иных правовых актов, в том числе и локальных нормативных правовых актов организации.

Одним из базовых для электронного документооборота в России является закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Положениями Федерального закона от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (в ред. ФЗ от 27.07.2010 № 227-ФЗ, от 06.04.2011 № 65-ФЗ), регулируются отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, при применении информационных технологий, а также при обеспечении защиты информации, за исключением отношений, возникающих при охране результатов интеллектуальной деятельности и приравненных к ним средств индивидуализации. Федеральный закон приводит понятный аппарат и механизмы регулирования в соответствие с практикой применения информационных технологий, определяет правовой статус различных категорий информации, закрепляет положения о регулировании создания и эксплуатации информационных систем, общие требования к использованию информационно-телекоммуникационных сетей, устанавливает принципы регулирования общественных отношений, связанных с использованием информации. В законе закрепляется принцип свободы поиска, получения, передачи, производства и распространения информации любым законным способом. При этом ограничения доступа к информации могут устанавливаться только федеральными законами. Кроме того закон содержит положения, направленные на защиту от недобросовестного использования или злоупотребления возможностями средств распространения информации, при которых пользователям навязывается ненужная информация. В частности, информация должна включать в себя достоверные сведения о ее обладателе или об ином лице — распространителе в форме и в объеме, которые достаточны для идентификации такого лица. При использовании для распространения информации средств, позволяющих определять получателей информации, в том числе почтовых отправлений и электронных сообщений, лицо, распространяющее информацию, обязано обеспечить получателю возможность отказа от такой информации.

Установлены основные правила и способы защиты прав на информацию, защиты самой информации путем принятия основных правовых, организационных и технических (программно-технических) мер по ее защите. Права обладателя информации, содержащейся в базах данных информационной системы, подлежат охране независимо от авторских и иных прав на такие базы данных.

Информация в зависимости от категории доступа к ней подразделяется на общедоступную информацию, а также на информацию, доступ к которой ограничен федеральными законами (информация ограниченного доступа). Устанавливается перечень информации, доступ к которой не может быть ограничен (например, о деятельности органов власти и об использовании бюджетных средств), информации, представляемой на безвозмездной основе.

Закреплен прямой запрет на требование от гражданина (физического лица) предоставления информации о его частной жизни, в том числе информации, составляющей личную или семейную тайну, и на получение такой информации помимо воли гражданина (физического лица). Исключение могут составлять только случаи, прямо предусмотренные федеральными законами.

Этим же законом установлено, что порядок доступа к персональным данным граждан (физических лиц) устанавливается федеральным законом «О персональных данных» от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ (в ред. от 25.07.2011).

Закон «О персональных данных» создает правовую основу обращения с персональными данными физических лиц в целях реализации обеспечения защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе права на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну. Персональными данными признаются любые сведения о физическом лице, в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация. Определены принципы и условия обработки персональных данных. Устанавливая общий запрет на обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных, закон предусматривает случаи, когда такое согласие не требуется. Отдельно регулируются отношения по обработке специальных категорий персональных данных (сведения о расовой, национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных или философских убеждениях, состоянии здоровья, интимной жизни). Обработка указанных категорий сведений не допускается без предварительного согласия субъекта персональных данных, за исключением случаев, когда персональные данные являются общедоступными, обработка данных необходима для обеспечения жизни и здоровья лица; обработка производится в связи с осуществлением правосудия, а также иных обстоятельств. Важнейшей гарантией прав субъекта персональных данных является обязанность операторов и третьих лиц, получивших доступ к персональным данным, обеспечивать их конфиденциальность (кроме случаев их обезличивания и общедоступных персональных данных), а также право субъекта персональных данных на защиту своих прав и законных интересов, в том числе на возмещение убытков и (или) компенсацию морального вреда в судебном порядке. Контроль и надзор за обработкой персональных данных возложен на федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по контролю и надзору в сфере информационных технологий и связи, который наделяется соответствующими правами и обязанностями. В частности, уполномоченный орган вправе осуществлять проверку информационной системы обработки персональных данных, предъявлять требования по блокированию, удалению недостоверных или полученных незаконным путем персональных данных, устанавливать постоянный или временный запрет на обработку персональных данных, проводить расследования в порядке административного производства о нарушениях закона. Устанавливаются принципы трансграничной передачи данных, при которой должна обеспечиваться адекватная защита прав субъектов персональных данных.

На данный момент действует два федеральных закона об электронной подписи. Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (в ред. от 10.07.2012 № 108-ФЗ), действующий до 01.07. 2013 г. На его основании определяются правовые условия использования электронной цифровой подписи в процессах обмена электронными документами, при соблюдении которых электронная цифровая подпись признается юридически равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Под электронной цифровой подписью (далее — ЭЦП) понимается реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе. Кроме того устанавливаются условия использования ЭЦП, определяется статус удостоверяющих центров, выдающих сертификаты ключей подписей, а также некоторые особенности использования ЭЦП.

И новый закон, вступивший в силу 06 апреля 2011 г. № 63-ФЗ. «Об электронной подписи» (далее — ЭП), расширяет сферу использования и допустимые виды ЭП. Напомним, что вышеупомянутый закон, разрешает применять только сертифицированные средства ЭП, а область ее использования ограничивалась гражданско-правовыми отношениями. В новом же законе выделяются 2 вида ЭП: простая и усиленная. Последняя может быть квалифицированной либо неквалифицированной. Простая ЭП подтверждает, что данное электронное сообщение отправлено конкретным лицом. Усиленная неквалифицированная ЭП позволяет не только однозначно идентифицировать отправителя, но и подтвердить, что с момента подписания документа его никто не изменял. Сообщение с простой или неквалифицированной ЭП может быть приравнено к бумажному документу, подписанному собственноручно, если стороны заранее об этом договорились, а также в специально предусмотренных законом случаях. Усиленная квалифицированная ЭП дополнительно подтверждается сертификатом, выданным аккредитованным удостоверяющим центром. Сообщение с такой ЭП во всех случаях приравнивается к бумажному документу с собственноручной подписью. Уполномоченный в сфере ЭП орган определяет Правительство РФ. Он проводит аккредитацию удостоверяющих центров. Закреплены требования к удостоверяющему центру. Так, стоимость его чистых активов должна составлять не менее 1 млн руб. Еще одно условие — наличие в штате квалифицированных сотрудников. Максимальный срок аккредитации — 5 лет. Предусмотрены механизмы признания иностранных ЭП.

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 27 июля 2010 г.), регулирующий отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства. Также данный закон применяется при организации хранения, комплектования, учёта и использования архивов электронных документов. В законе существенно расширен понятийный аппарат, предусмотрено разграничение полномочий Российской Федерации, ее субъектов, муниципальных образований в области архивного дела, определены источники комплектования государственных и муниципальных архивов, отражены особенности гражданского оборота документов Архивного фонда РФ, находящихся в частной собственности, определены обязанности органов государственной власти, органов местного самоуправления, юридических лиц по комплектованию государственных и муниципальных архивов и другие положения. К исключительному ведению Российской Федерации, в частности, отнесены разработка и проведение государственной политики в области архивного дела, установление единых правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и контроль за их соблюдением.

Федеральным законом от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» (в ред. от 11 июля 2011 г.), которым определяется политика государства в области формирования обязательного экземпляра документов как ресурсной базы комплектования полного национального библиотечно-информационного фонда документов Российской Федерации и развития системы государственной библиографии. Предусматривается обеспечение сохранности обязательного экземпляра документов, его общественное использование. Устанавливаются виды обязательного экземпляра документов, категории их производителей и получателей, сроки и порядок доставки обязательного экземпляра документов, ответственность за их нарушение. Сюда же входят документы, в которых информация представлена в электронно-цифровой форме и которые прошли редакционно-издательскую обработку, имеют выходные сведения, тиражируются и распространяются на машиночитаемых носителях. Положения закона не распространяются на документы, содержащие личную или семейную тайну; документы, содержащие государственную, служебную или коммерческую тайну; документы, созданные в единичном исполнении; архивные документы (за исключением документов, передаваемых на хранение в архивные учреждения), электронные документы, распространяемые исключительно в сетевом режиме; управленческую и техническую документацию, бланочную продукцию, альбомы форм учетной и отчетной документации.

Большое значение для реализации конституционного права граждан на получение документированной информации имеет постановление Правительства РФ от 24 ноября 2009 г. № 953 «Об обеспечении доступа к информации о деятельности Правительства Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти». Этим постановлением утвержден новый перечень информации о деятельности Правительства РФ, подлежащей обязательному размещению в сети Интернет. Так, в указанный перечень дополнительно включены ежегодный отчет о результатах деятельности Правительства РФ и сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера Председателя Правительства РФ, его заместителей, федеральных министров, их супругов и несовершеннолетних детей. В то же время больше не размещаются данные о государственной службе в Аппарате Правительства РФ (квалификационные требования, вакантные должности и т. п.). Определены сроки размещения информации. Закреплены требования к технологическим, программным и лингвистическим средствам обеспечения официального сайта Правительства РФ. Так, для просмотра сайта не должна предусматриваться установка на компьютере пользователей специальных технологических и программных средств. Размещаемая информация должна ежедневно копироваться на резервный носитель. Также ее необходимо защищать от несанкционированного уничтожения, изменения или блокирования. Информация хранится в течение 5 лет со дня ее первичного размещения. Установлен перечень размещаемой в Интернете информации о работе федеральных министерств, деятельностью которых руководит Правительство РФ, и подведомственных им служб и агентств.

В дополнение к нему Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» Законом регулируются правоотношения, связанные с реализацией гражданином закрепленного за ним конституционного права на обращение в государственные органы и органы местного самоуправления, а также устанавливается порядок рассмотрения обращений граждан государственными органами, органами местного самоуправления и должностными лицами. Законом определяются требования, которые предъявляются к оформлению письменных обращений граждан, а также к обращениям, направляемым по информационным системам. Установлен исчерпывающий перечень обращений, которые не подлежат рассмотрению. Письменные обращения подлежат обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления и рассматриваются в течение 30 дней. Регламентируется порядок действий органов власти и должностных лиц при поступлении обращений по вопросам, не относящимся к их компетенции. Устанавливаются общие правила ведения личного приема граждан.

Кроме того не так давно принят Федеральный закон от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (с изменениями от 6 апреля, 27 июня, 1, 11, 18 июля, 3 декабря 2011 г.), в котором определено оказание госуслуг, в том числе и в электронном виде. Федеральный закон определяет принципы и процедуру предоставления государственных (муниципальных) услуг, условия и порядок их оплаты, права заявителей и обязанности органов власти. В частности, граждане имеют право на полные, актуальные и достоверные сведения о госуслугах, а также на их предоставление дистанционно в электронном виде. Органы, в свою очередь, должны оказывать их своевременно и согласно стандарту. Законом предусмотрено открытие многофункциональных центров по предоставлению госуслуг. Они будут работать по принципу «одного окна» и взаимодействовать с другими органами от имени заявителя без его участия. Планируется создать единый портал госуслуг. Он обеспечит электронный порядок их оказания. Через него заявитель сможет подать запрос и иные необходимые документы, узнать о ходе предоставления госуслуги и получить ее результат, оплатить госпошлину. Для повышения доступности госуслуг с 1 января 2012 г. планируется ввести универсальные электронные карты. С их помощью граждане будут обращаться за получением госуслуг, совершать юридически значимые действия в электронной форме. В будущем карта может заменить паспорт, медицинский полис, страховое пенсионное свидетельство и банковскую карточку.

Основным законом для ведения бухгалтерской документации, в том числе и в электронном виде является, Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Закон распространяется на все организации, находящиеся на территории РФ, а также на филиалы и представительства иностранных организаций, если иное не предусмотрено международными договорами РФ. Бухгалтерский учет определяется как упорядоченная система сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций. Его объектами выступают имущество организаций, их обязательства и хозяйственные операции, осуществляемые организациями в процессе их деятельности. Закреплены основные задачи бухгалтерского учета. Определяются права и обязанности руководителя организации и ее главного бухгалтера в этой области. Отдельная глава закона посвящена требованиям к ведению бухгалтерского учета, бухгалтерской документации и регистрации. Закреплен состав бухгалтерской отчетности. Отчетным годом для всех организаций является календарный год — с 1 января по 31 декабря включительно. Первым отчетным годом для вновь созданных организаций считается период с даты их государственной регистрации по 31 декабря соответствующего года, а для организаций, созданных после 1 октября, — по 31 декабря следующего года. Закрепляется обязанность организаций хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Содержатся положения об ответственности за нарушение законодательства РФ о бухгалтерском учете.

Приказ Федеральной налоговой службы от 30 января 2012 г. № ММВ-7−6/36@ «Об утверждении форматов представления документов, используемых при выставлении, получении счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной подписи». Данный закон утверждает требования к XML файлам передачи в электронном виде в налоговые органы информационного сообщения об участнике электронного документооборота счетами-фактурами.

Процессы стандартизации в сфере делопроизводства регулируются Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании». Закон регулирует, отношения между юридическими и физическими лицами, государственными органами, возникающие, изменяющиеся или прекращающиеся по поводу установления обязательных технических норм и правил, подтверждения соответствия продукции, процессов (методов) ее производства обязательным требованиям, стандартизации, аккредитации органов по сертификации и испытательных лабораторий (центров), привлечения к ответственности в случаях несоответствия требованиям технических регламентов и финансирования работ в области технического регулирования. Действие Закона не распространяется на государственные образовательные стандарты, положения (стандарты) о бухгалтерском учете и правила (стандарты) аудиторской деятельности, стандарты эмиссии ценных бумаг и проспектов эмиссии ценных бумаг. Требования к продукции разделяются на обязательные, которые устанавливаются техническими регламентами, и добровольные, которые содержатся в стандартах. Обязательные технические требования могут устанавливаться только федеральными законами, указами Президента РФ и решениями Правительства РФ. Устанавливается ответственность и процедуры, применяемые в случаях несоответствия требованиям технических регламентов. Устанавливаются также заключительные и переходные положения на семилетний период со дня введения в действие закона.

Далее рассматриваются государственные стандарты регламентирующие применение современных программных средств в документационном обеспечении управления.

1.2 Государственные стандарты, регламентирующие применение современных программных средств в документационном обеспечении управления в РФ

Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании», устанавливается принцип добровольного применения стандартов, которым определяется, что национальный стандарт применяется на добровольной основе равным образом и в равной мере независимо от страны и (или) места происхождения продукции, осуществления процессов производства. Применение национального стандарта подтверждается знаком соответствия.

В соответствии с названными положениями Федерального закона стандарты в сфере делопроизводства носят рекомендательный характер.

К нормативным документам по стандартизации, действующим на территории нашей страны, относятся:

· Государственные стандарты Российской Федерации (ГОСТы); применяемые в установленном порядке международные стандарты; правила, нормы и рекомендации по стандартизации; общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

· Стандарты отраслей, научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений.

Все государственные стандарты, действующие на территории нашей страны, объединены в единую Государственную систему стандартизации — иерархически организованную систему классификации и кодирования самих государственных стандартов.

Самостоятельный комплекс составляют стандарты на унифицированные системы документации:

ГОСТ 6.10.3 — 83 «Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате» (утв. Постановлением государственного комитета СССР по стандартизации от 30 сентября 1983 г. № 4727); Настоящий стандарт распространяется на запись информации унифицированных документов общесоюзного назначения для обмена между АСУ различных сфер и уровней и ВЦ коллективного пользования. Стандарт устанавливает оформление информации унифицированного документа в виде одной (или более) информационной записи, логическую структуру и способ размещения информационной записи.

ГОСТ 6.10.4−84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения» (утв. постановлением Госстандарта СССР от 9 октября 1984 г. № 3549); Настоящий стандарт устанавливает требования к составу и содержанию реквизитов, придающих юридическую силу документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники, а также порядок внесения изменений в эти документы. Настоящий стандарт обязателен для всех предприятий, организаций и учреждений (далее — организаций), осуществляющих информационный обмен документами на машинном носителе и машинограммами.

ГОСТ 6.10.5−87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца» (утв. постановлением Госстандарта СССР от 30 марта 1987 г. № 1056); Настоящий стандарт устанавливает основные требования к построению формуляров-образцов, к разработке унифицированных на их основе форм документов с учетом возможности их машинной обработки и изготовлению бланков документов. Стандарт распространяется на документы, применяемые на всех уровнях управления народным хозяйством при реализации всех функций управления. Стандарт не распространяется на системы документации по капитальному строительству, конструкторскую, технологическую, а также внешнеторговую документацию, используемую при оформлении внешнеторговых операций и организационно-распорядительную документацию.

ГОСТ Р 6.30−2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст); Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее — документы), включенные в ОК 011−93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД).Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

Также существуют стандарты регламентирующие работу с электронными документами, а также применение современных программных средств при работе с документами:

ГОСТ 19.101−77 Единая система программной документации. «Виды программ и программных документов». Настоящий стандарт устанавливает виды программ и программных документов для вычислительных машин, комплексов и систем независимо от их назначения и области применения.

ГОСТ 19.201−78 Единая система программной документации. «Техническое задание. Требования к содержанию и оформлению». Настоящий стандарт устанавливает порядок построения и оформления технического задания на разработку программы или программного изделия для вычислительных машин, комплексов и систем независимо от их назначения и области применения.

ГОСТ 24.601−86 Единая система стандартов автоматизированных систем управления. «Автоматизированные системы. Стадии создания». Настоящий стандарт распространяется на автоматизированные системы (АС), используемые в различных видах деятельности (исследование, проектирование, управление), включая их сочетания (исследование — проектирование — управление, проектирование — управление), создаваемые в организациях, объединениях и на предприятиях (далее — организациях). Стандарт устанавливает стадии и этапы создания и развития АС и основные результаты выполнения работ на каждой стадии. Стандарт не распространяется на порядок разработки комплектующих изделий, используемых в АС. Порядок разработки поставляемых комплексов средств автоматизации, технических средств, программных средств и др. определяется стандартами системы разработки и поставки продукции и техники на производство, действующей в ведомстве заказчика АС.

Руководящий документ по стандартизации РД 50−680−88 «Методические указания. Автоматизированные системы. Основные положения» (утв. постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 28 декабря 1988 г. № 4622). Методические указания распространяются на автоматизированные организационно-технические системы (АС) и устанавливают назначение, состав, основные принципы создания и функционирования АС. АС представляет собой организационно-техническую систему, обеспечивающую выработку решений на основе автоматизации информационных процессов в различных сферах деятельности (управление, проектирование, производство и т. д.) или их сочетаниях.

Руководящий документ по стандартизации РД 50−34.698−90 «Методические указания «Информационная технология. Комплекс стандартов и руководящих документов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Требования к содержанию документов» (утв. и введены в действие постановлением Государственного комитета СССР по управлению качеством продукции и стандартами от 27.12.1990 № 3380). Настоящие методические указания распространяются на автоматизированные системы (АС), используемые в различных сферах деятельности (управление, исследование, проектирование и т. п.), включая их сочетание, и устанавливают требования к содержанию документов, разрабатываемых при создании АС.

ГОСТ 34.602−89 «Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы» (утв. постановлением Госстандарта СССР от 24 марта 1989 г. № 661). Настоящий стандарт распространяется на автоматизированные системы (АС) для автоматизации различных видов деятельности (управление, проектирование, исследование и т. п.), включая их сочетания, и устанавливает состав, содержание, правила оформления документа «Техническое задание на создание (развитие или модернизацию) системы» (далее — ТЗ на АС).

ГОСТ 34.201−89 «Виды, комплектность и обозначение документов при создании автоматизированных систем». Настоящий стандарт распространяется на автоматизированные системы (АС), используемые в различных сферах деятельности (управление, исследование, проектирование и т. п.), включая их сочетание, и устанавливает виды, наименование, комплектность и обозначение документов, разрабатываемых на стадиях создания АС.

ГОСТ 34.003−90 «Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Термины и определения» (утв. постановлением Госстандарта СССР от 27 декабря 1990 г. № 3399). Настоящий стандарт устанавливает термины и определения основных понятий в области автоматизированных систем (АС) и распространяется на АС, используемые в различных сферах деятельности (управление, исследование, проектирование и т. п., включая их сочетание), содержанием которых является переработка информации. Настоящий стандарт не распространяется на системы, предназначенные для обработки (изготовления, сборки, транспортирования) любых изделий, материалов или энергии. Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по автоматизированным системам, входящих в сферу работ по стандартизации и использующих результаты этих работ, и рекомендуются для применения в научно-технической, справочной и учебной литературе.

Государственный стандарт Союза ССР ГОСТ 34.601−90 «Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы стадии создания» (утв. постановлением Госстандарта СССР от 29 декабря 1990 г. № 3469). Настоящий стандарт распространяется на автоматизированные системы (АС), используемые в различных видах деятельности (исследование, проектирование, управление и т. п.), включая их сочетания, создаваемые в организациях, объединениях и на предприятиях (далее — организациях). Стандарт устанавливает стадии и этапы создания АС.

ГОСТ Р 34.10−2001 «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи» (принят постановлением Госстандарта РФ от 12 сентября 2001 г. № 380-ст). Настоящий стандарт определяет схему электронной цифровой подписи (ЭЦП), процессы формирования и проверки цифровой подписи под заданным сообщением (документом), передаваемым по незащищенным телекоммуникационным каналам общего пользования в системах обработки информации различного назначения. Внедрение цифровой подписи на базе настоящего стандарта повышает, по сравнению с действующей схемой цифровой подписи, уровень защищенности передаваемых сообщений от подделок и искажений. Стандарт рекомендуется использовать в новых системах обработки информации различного назначения, а также при модернизации действующих систем.

ГОСТ Р 52 294−2004 «Информационная технология управления организацией. Электронный регламент административной и служебной деятельности. Основные положения» (утв. Постановлением Госстандарта России от 29 декабря 2004 г. № 138-ст); Стандарт распространяется на автоматизированные системы обработки информации и управления учреждений, предприятий и организаций независимо от форм собственности и подчинения и определяет основные положения по созданию, внедрению, эксплуатации и сопровождению электронного регламента их административной и служебной деятельности.

ГОСТ Р 51 275−2006. «Защита информации. Объект информатизации. Факторы, воздействующие на информацию. Общие положения». Настоящий стандарт устанавливает классификацию и перечень факторов, воздействующих на безопасность защищаемой информации, в целях обоснования угроз безопасности информации и требований по защите информации на объекте информатизации.

ГОСТ Р 7.0.2−2006. «Консервация документов на компакт-дисках. Общие требования». Настоящий стандарт устанавливает общие требования к консервации документов на компакт-дисках любого типа и формы, в том числе к режиму хранения и контролю состояния, а также к технологическим процессам стабилизации, очистки и изготовления копий. Стандарт предназначен для библиотек всех типов и органов научно-технической информации.

ГОСТ Р ИСО 15 489−1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» (утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12 марта 2007 г. № 28-ст). Настоящий стандарт, распространяется на управление документами (всех форматов и на всех носителях), создаваемыми или получаемыми государственной, коммерческой или общественной организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена обязанность создавать и сохранять документы; содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций; содержит руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и управления окружающей средой в соответствии с международными стандартами ИСО 9001 и ИСО 14 001; содержит методические рекомендации по проектированию и внедрению систем управления документами. Настоящий стандарт не распространяется на управление архивными документами, хранящимися в архивных учреждениях.

ГОСТ Р ИСО/МЭК ТО 13 335−3-2006. «Информационная технология. Методы и средства обеспечения безопасности. Часть 5. Руководство по менеджменту безопасности сети». Настоящий стандарт представляет собой руководство по управлению безопасностью сетями для персонала, ответственного за эту деятельность, и содержит основные положения по выявлению и анализу факторов, имеющих отношение к компонентам безопасности связи. Эти факторы следует учитывать при установлении требований по безопасности сети. Аспекты детального проектирования и технической реализации контролируемых зон не входят в область применения настоящего стандарта.

ГОСТ Р ИСО 23 081−1-2008 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Процессы управления документами. Метаданные для документов» (утв.приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 13 ноября 2008 г. № 310-ст); Настоящий стандарт описывает принципы поддержки и управления метаданными об управлении документами. Эти принципы применяются к документам и их метаданным и всем процессам, которые их затрагивают, в любой системе, в которой они хранятся и в любой организации, ответственной за управление ими.

Стандарт распространяется на электронные ресурсы, описание которых составляется библиотеками, органами научно-технической информации, центрами государственной библиографии, другими библиографирующими учреждениями.

ГОСТ Р 53 898−2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению» (утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 26 октября 2010 г. № 327-ст); Настоящий стандарт устанавливает формат, состав и содержание электронного сообщения, обеспечивающего информационное взаимодействие систем управления документами. Электронное сообщение должно состоять из XML-документа установленной в настоящем стандарте структуры и с заданным составом элементов и их атрибутов и, возможно, набора дополнительных файлов, являющихся неотъемлемой частью сообщения. Как электронное сообщение в целом, так и составные его части, могут быть независимо подписаны электронными цифровыми подписями и другими аналогами собственноручной подписи и (или) зашифрованы. Порядок применения электронной цифровой подписи и (или) шифрования не относится к области применения настоящего стандарта, а рассматривается как «внешний» по отношению к нему и регламентируется отдельными документами.

ГОСТ Р 54 593−2011. «Информационные технологии. Свободное программное обеспечение. Общие положения». Утверждён, приказом Росстандарта от 06.12.2011 № 718-ст «Об утверждении национального стандарта». Настоящий стандарт распространяется на свободное программное обеспечение (далее ПО). Настоящий стандарт устанавливает общие положения в области создания, распространения и использования свободного программного обеспечения, в том числе для государственных и муниципальных служб. В стандарте описываются основные принципы использования свободного ПО в корпорациях и государственных учреждениях. Документ включает в себя описание позитивных сторон внедрения свободного программного обеспечения, обозначаются основные термины, которые относятся к свободному, и проприетарному ПО, открытым стандартам, протоколам и спецификациям. Помимо этого в документе упоминается об инфраструктуре разработки и использования свободного ПО. Согласно содержанию документа, основными положительными сторонами внедрения свободного ПО считаются его безопасность, надежность, стимулирование развития отечественной отрасли разработки программ для электронно-вычислительных машин (далее ЭВМ), уменьшение числа нарушений, связанных с правовой защитой программ для ЭВМ, а также предоставление услуг для государственных и муниципальных нужд.

Кроме того существует ряд документов временного характера регулирующих применение современных программных средств, рассмотрим некоторые из них:

Руководящий документ «Временное положение по организации разработки, изготовления и эксплуатации программных и технических средств защиты информации от несанкционированного доступа в автоматизированных системах и средствах вычислительной техники» (утв. решением Государственной технической комиссии при Президенте РФ от 30 марта 1992 г.).

Утвержденное Временное положение устанавливает единый на территории России порядок исследований и разработок в 3-х областях. Первая — защита информации, обрабатываемой автоматизированными системами различного уровня и назначения, от НСД. Вторая — создание средств вычислительной техники общего и спецназначения, защищенных от утечки, искажения или уничтожения информации за счет НСД. Третья — создание программных и техсредств защиты информации от НСД в составе систем защиты секретной информации в создаваемых автоматизированных системах.

Руководящий документ «Автоматизированные системы. Защита от несанкционированного доступа к информации. Классификация автоматизированных систем и требования по защите информации» (утв. решением Государственной технической комиссии при Президенте РФ от 30 марта 1992 г.). В нём определены требования по защите информации в АС различных классов. Класс выбирается заказчиком и разработчиком с привлечением специалистов. Определяющие признаки группировки — наличие информации различного уровня конфиденциальности, полномочия субъектов на доступ к ней, режим обработки данных.

Установлено 9 классов защищенности. Каждый характеризуется минимальной совокупностью требований по защите. Классы делятся на 3 группы, отличающиеся особенностями обработки информации. Например, третья — включает АС, в которых работает 1 пользователь, допущенный ко всей информации, размещенной на носителях 1 уровня конфиденциальности. АС для обработки или хранения государственной секретной информации необходимо классифицировать не ниже 3А, 2А, 1А, 1Б, 1 В и использовать сертифицированные СВТ.

Несмотря на множество пробелов в законодательстве, существующих на сегодняшний день, развитие электронного документооборота в России идёт очень активно, во всех сферах деятельности и в том числе в органах власти, прежде всего. Именно применение современных программных средств в процессе создания и управления документами, позволяет в разы увеличить скорость создания, обработки, контроля исполнения, доставки документов и обеспечивает возможность отслеживания этапов выполнения всех процессов, что делает всю деятельность в организации абсолютно прозрачной для руководства и контролируемой.

Это является актуальным и для различных частных компаний, в том числе Общества с ограниченной ответственностью «СЛМ-Монтаж» .

1.3 Структура и характеристика деятельности ООО «СЛМ-Монтаж»

Общество с ограниченной ответственностью (ООО) «СЛМ-Монтаж» создано в соответствии с Гражданским Кодексом Российской Федерации (ГК РФ) и Федеральным законом «Об акционерных обществах» .

ООО «СЛМ-Монтаж» расположено на территории Красноярского края в г. Красноярске. Общество является юридическим лицом и действует на основании Устава и действующего законодательства Российской Федерации.

Полное фирменное наименование Общества на русском языке: Общество с ограниченной ответственностью «СЛМ-Монтаж», сокращенное фирменное наименование на русском языке: ООО «СЛМ-Монтаж» .

Целью деятельности Общества является расширение рынка товаров и услуг, а также извлечение прибыли. Предметом деятельности являются:

· деятельность в области строительства зданий и сооружений, в том числе монтажные, ремонтные и другие виды строительных работ.

· строительство, ремонт и техническое облуживание судов, плавучих форм и конструкций, а также другие, не запрещённые виды деятельности.

Кадровый потенциал ООО «СЛМ-Монтаж» составляет 150 человек сотрудников. Правовую основу деятельности ООО «СЛМ-Монтаж» составляют Конституция Российской Федерации, федеральные конституционные законы, федеральные законы, акты Президента Российской Федерации, Правительства Российской федерации, Гражданский кодекс Российской Федерации, Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» и Устав ООО «СЛМ-Монтаж» .

Высшим органом управления Общества является Общее собрание участников. Оно проводится один раз в год. Помимо годового собрания могут проводиться внеочередные собрания участников.

К компетенции Общего собрания участников относятся:

· Определение основных направлений деятельности Общества, а также принятие решения об участии в ассоциациях и других объединениях коммерческих организаций.

· Изменение Устава Общества, в том числе изменение размера уставного капитала Общества, утверждение новой редакции Устава.

· Избрание Ревизионной комиссии (Ревизора) Общества и досрочное прекращение их полномочий.

· Избрание Директора и досрочное прекращение его полномочий, установление размеров выплачиваемых ему вознаграждений и компенсаций, а также принятие решения о передаче полномочий Директора коммерческой организации или индивидуальному предпринимателю (управляющему), утверждение управляющего и условий договора с ним.

· Утверждение годовых отчетов и годовых бухгалтерских балансов.

· Принятие решения о распределении чистой прибыли Общества между участниками Общества.

· Утверждение (принятие) документов, регулирующих внутреннюю деятельность Общества (внутренних документов Общества).

· Принятие решения о размещении Обществом облигаций и иных эмиссионных ценных бумаг.

· Назначение аудиторской проверки, утверждение аудитора и определение размера оплаты его услуг.

· Принятие решения о реорганизации или ликвидации Общества.

· Назначение ликвидационной комиссии и утверждение ликвидационных балансов.

· Создание филиалов и открытие представительств.

· Предоставление участникам дополнительных прав или возложение на участников дополнительных обязанностей.

· Возложение дополнительных обязанностей на определенного участника.

· Прекращение или ограничение дополнительных прав, предоставленных участнику, а также прекращение дополнительных обязанностей, возложенных на участника.

· Утверждение денежной оценки неденежных вкладов в уставный капитал, вносимых участниками Общества или принимаемыми в Общество третьими лицами.

· Залог участником своей доли другому участнику Общества или третьему лицу.

· Решение о внесении участниками вкладов в имущество Общества.

· Решение о совершении Обществом сделки, в совершении которой имеется заинтересованность, решение о совершении крупной сделки.

· Распределение доли, принадлежащей Обществу, между участниками Общества или продажа доли, принадлежащей Обществу, некоторым участникам Общества или третьим лицам.

· Выплата действительной стоимости доли при обращении взыскания на долю в уставном капитале одного из участников Общества.

· Определение условий оплаты труда Директора и его заместителей, а также руководителей филиалов и представительств.

· Решение о совершении Обществом сделок, связанных с распоряжением принадлежащей Обществу интеллектуальной собственностью (изобретениями, полезными моделями, промышленными образцами), патентами, товарными знаками, знаками обслуживания.

· Решение о совершении Обществом сделок, связанных с приобретением и (или) отчуждением долей (частей долей) в уставных капиталах хозяйственных обществ.

Все вышеперечисленные функции относятся к исключительной компетенции Общего собрания участников Общества. Решение вопросов, отнесенных к исключительной компетенции Общего собрания участников, не может быть передано исполнительному органу.

Единоличным исполнительным органом ООО «СЛМ-Монтаж» является Директор. Срок полномочий Директора составляет 5 (пять) лет. Директор может переизбираться неограниченное число раз.

Директор обязан в своей деятельности соблюдать требования действующего законодательства, руководствоваться требованиями Устава, решениями органов управления Общества, принятыми в рамках их компетенции, а также заключенными Обществом договорами и соглашениями, в том числе, заключенным с Обществом трудовым договором. Директор обязан действовать в интересах Общества добросовестно и разумно. По требованию участников (участника) он обязан возместить убытки, не обусловленные обычным коммерческим риском, причиненные им Обществу, если иное не вытекает из закона или договора.

Директор руководит текущей деятельностью Общества и решает все вопросы, которые не отнесены Уставом и законом к компетенции Общего собрания участников Общества.

Функции директора Общества:

· без доверенности действует от имени Общества, в том числе представляет его интересы и совершает сделки;

· выдает доверенности на право представительства от имени Общества, в том числе доверенности с правом передоверия;

· издает приказы о назначении на должности работников Общества, об их переводе и увольнении,

· применяет меры поощрения и налагает дисциплинарные взыскания;

· рассматривает текущие и перспективные планы работ;

· обеспечивает выполнение планов деятельности Общества;

· утверждает правила, процедуры и другие внутренние документы Общества, за исключением документов, утверждение которых отнесено настоящим Уставом к компетенции Общего собрания участников Общества;

· определяет организационную структуру Общества;

· обеспечивает выполнение решений Общего собрания участников;

· подготавливает материалы, проекты и предложения по вопросам, выносимым на рассмотрение Общего собрания участников;

· распоряжается имуществом Общества в пределах, установленных Общим собранием участников, Уставом и действующим законодательством;

· утверждает штатные расписания Общества, филиалов и представительств Общества;

· открывает расчетный, валютный и другие счета Общества в банковских учреждениях, заключает договоры и совершает иные сделки, выдает доверенности от имени Общества;

· утверждает договорные тарифы на услуги и продукцию Общества;

· организует бухгалтерский учет и отчетность;

· представляет на утверждение Общего собрания участников годовой отчет и баланс Общества;

· принимает решения по другим вопросам, связанным с текущей деятельностью Общества.

В качестве единоличного исполнительного органа Общества может выступать только физическое лицо, за исключением передачи полномочий по договору управляющему. Директором может быть избран участник Общества либо любое другое лицо, обладающее, по мнению большинства участников Общества, необходимыми знаниями и опытом.

Контракт с Директором от имени Общества подписывается лицом, председательствовавшим на собрании Общего собрания участников Общества, на котором был избран Директор, или одним из участников Общего собрания участников Общества, уполномоченным решением Общего собрания участников Общества.

Заместители Директора назначаются Директором в соответствии со штатным расписанием и возглавляют направления работы в соответствии с распределением обязанностей, утверждаемым Директором. Заместители Директора действуют в пределах своей компетенции по доверенности от имени Общества.(рис 1).

Рисунок 1 — Схема «Организационная структура» ООО «СЛМ-Монтаж» .

При отсутствии Директора, а также в иных случаях, когда Директор не может исполнять своих обязанностей, его функции исполняет назначенный им заместитель.

1.4 Организация документационного обеспечения управления и автоматизация документационных процессов в ООО «СЛМ-Монтаж»

Ведение документационного обеспечения управления в ООО «СЛМ-Монтаж» определяется Уставом ООО «СЛМ-Монтаж» пункты 14.6−14.10.

Согласно Устава ООО «СЛМ-Монтаж», организацию документационного обеспечения управления в Обществе осуществляет Директор.

По месту нахождения исполнительного органа Общества, Общество хранит следующие документы:

· учредительные документы Общества, а также изменения и дополнения;

· протокол (протоколы) Общего собрания учредителей Общества, содержащий решение о создании Общества и об утверждении денежной оценки неденежных вкладов в уставный капитал, а также иные решения, связанные с созданием Общества;

· документ, подтверждающий государственную регистрацию Общества;

· документы, подтверждающие права Общества на имущество, находящееся на его балансе;

· внутренние документы;

· положения о филиалах и представительствах;

· документы, связанные с эмиссией облигаций и иных эмиссионных ценных бумаг;

· протоколы Общих собраний участников и Ревизионной комиссии (Ревизора), аудитора, государственных и муниципальных органов финансового контроля;

· заключения аудитора, государственных и муниципальных органов финансового контроля;

· иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами РФ, Уставом Общества, внутренними документами, решениями Общего собрания участников и исполнительного органа Общества.

Общество ведет список участников общества с указанием сведений о каждом участнике общества, размере его доли в уставном капитале общества и ее оплате, а также о размере долей, принадлежащих обществу, датах их перехода к обществу или приобретения обществом.

Общество обязано обеспечивать ведение и хранение списка участников общества в соответствии с требованиями настоящего Федерального закона с момента государственной регистрации общества.

Перечисленные документы должны быть доступны для ознакомления участникам Общества, а также другим заинтересованным лицам в любой рабочий день. Ознакомление с документами, относящимися к коммерческой тайне, регулируется Положением, утверждаемым Общим собранием участников.

Общество обязано в случае публичного размещения облигаций и иных эмиссионных ценных бумаг ежегодно публиковать годовые отчеты и бухгалтерские балансы.

Финансовый год Общества совпадает с календарным годом. Директор и Главный бухгалтер Общества несут личную ответственность за соблюдение порядка ведения, достоверность учета и отчетности.

Документационная служба в ООО «СЛМ-Монтаж» не выделена в отдельное подразделение и создание документов в Обществе не регламентировано не в Уставе Общества, не инструкцией по делопроизводству. Архива в организации нет, все документы хранятся в подразделениях. Форма организации работы с документами в ООО «СЛМ-Монтаж» — смешанная. Она предусматривает, что работа с документами в службах, отделах и циклах ведётся самостоятельно, т. е. каждое подразделение ведёт работу с теми документами, которые поступают на исполнение или создаются по инициативе самого подразделения. Обычно это создание (печать) текста документа, хранение дел их предархивная обработка. А в данном случае и архив документов формируется в каждом подразделении самостоятельно.

Согласно определению ГОСТ Р 51 141−98 документооборот — это Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Документооборот в ООО «СЛММонтаж состоит из трёх документационных потоков: входящих, исходящих и внутренних документов.

Доставка документов в другие организации, работающие с ООО «СЛМ-Монтаж» осуществляется курьером, средствами почтовой связи, по факсу и электронной почтой.

Регистрацию входящей и исходящей документации осуществляет секретарь Директора Общества. В ООО «СЛМ-Монтаж» используется журнальная форма регистрации документов. Для каждой категории документов предусмотрены разные виды журналов.

· журнал учёта входящих документов;

· журнал учёта исходящих документов;

Секретарь директора выполняет следующие функции:

Технические функции:

· приём, отправка и первичная (экспедиционная) обработка документов;

· регистрация входящих и исходящих внутренних документов;

· изготовление документов (набор текста) на компьютере;

· копирование, сканирование и оперативное размножение документов;

· подготовка документов к отправке, передача курьеру, отправка средствами почтовой связи или электронной почтой;

Организационные функции:

· предварительное рассмотрение входящей документации, включая электронную почту, отбор и подготовка документов к докладу руководству;

· своевременное доведение корреспонденции до руководства и структурных подразделений, контроль за её прохождением;

· организация доставки документов исполнителям;

· обеспечение сотрудников офиса необходимой канцелярией и оснащение рабочих мест необходимой мебелью и оргтехникой;

Контрольные функции:

· контроль за оформлением документов, представляемых на подпись Директору;

Документы в организации создаются в соответствии с рекомендациями

Рабочие места работников отделов в ООО «СЛММонтаж» оснащены персональными компьютерами, принтерами, сканерами, служебными телефонами. На всех компьютерах в организации установлена операционная система Microsoft Windows Seven.

Все компьютеры организации объединены в единую локальную сеть во главе с одним компьютером (сервер). На этом сервере расположен локальный «\Branco-serverобмен» на нем находится хранилище всех создаваемых в электронном виде документов, у каждого подразделения и работника существует своя папка, в которой он хранит свои документы. Также существуют общие папки, такие как «Письма», «Общая» и др., в которых хранятся документы общего характера. В «\Branco-serverобмен» каждый работник может заходить самостоятельно со своего компьютера, все документы находятся в свободном доступе. Данная система разработана и внедрена программистами ООО «СЛМ-Монтаж» .

Для приёма и отправки электронной почты на компьютере секретаря Директора установлена почтовая программа «Bat». Секретарь просматривает электронные сообщения и распределяет письма по папкам работников в «\Branco-serverобмен» и отправляет ответы либо самостоятельно (если это в её компетенции), либо передаёт письмо в подразделение, которому оно адресовано, подразделение формирует ответ и секретарь отсылает прикрепленный файл.

В бухгалтерии ООО «СЛМ-Монтаж» и на производстве, на компьютерах установлено программное обеспечение «1С: Предприятие 8.2». «Бухгалтерия предприятия» .

Программный продукт «1С: Бухгалтерия 8» включает технологическую платформу «1С: Предприятие 8» и конфигурацию (прикладное решение) «Бухгалтерия предприятия» .

Конфигурация «Бухгалтерия предприятия» предназначена для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, включая подготовку обязательной (регламентированной) отчетности в организации. Бухгалтерский и налоговый учет ведется в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

" 1С: Бухгалтерия 8″ поддерживает решение всех задач бухгалтерской службы предприятия, если бухгалтерская служба полностью отвечает за учет на предприятии, включая, например, выписку первичных документов, учет продаж и т. д. Данное прикладное решение можно использовать только для ведения бухгалтерского и налогового учета.

В состав конфигурации включен план счетов бухгалтерского учета, соответствующий Приказу Минфина РФ «Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению» от 31 октября 2000 г. № 94н (в редакции Приказа Минфина РФ от 07.05.2003 № 38н). Состав счетов, организация аналитического, валютного, количественного учета на счетах соответствуют требованиям законодательства по ведению бухгалтерского учета и отражению данных в отчетности. При необходимости пользователи могут самостоятельно создавать дополнительные субсчета и разрезы аналитического учета. Программа позволяет производить следующие операции:

· поддержка разных систем налогообложения;

· учет материально-производственных запасов;

· складской учет;

· учет торговых операций;

· автоматизировано отражение возвратов товаров от покупателя и поставщику;

· учет комиссионной торговли;

· учёт агентских договоров;

· учёт операций с тарой;

· учёт банковских и кассовых операций;

· учёт расчетов с контрагентами;

· учёт основных средств и нематериальных активов;

· учёт основного и вспомогательного производства;

· учёт полуфабрикатов;

· учёт косвенных расходов;

· учёт НДС;

· учёт заработной платы, кадровый и персонифицированный учет;

· налоговый учет по налогу на прибыль;

· упрощенная система налогообложения;

· книга учета доходов и расходов формируется автоматически;

· учёт деятельности, облагаемой единым налогом на вмененный доход;

· учет доходов и расходов индивидуальных предпринимателей — плательщиков НДФЛ;

· завершающие операции месяца;

· стандартные бухгалтерские отчеты;

· регламентированная отчетность;

Преимущества программы:

Все документы и справочники программы отображаются в виде списков. Форму каждого списка можно настроить в соответствии со своими предпочтениями: изменить последовательность колонок, убрать или показать нужные колонки. В списках документов и справочников данные можно отфильтровать по значению одного или нескольких полей, а также отсортировать в заданном порядке. Любой список может быть распечатан или сохранен в различных форматах для последующего анализа и печати. Для удобного представления информации легко выбрать только нужные колонки. Для быстрого ввода данных в документ достаточно начать вводить в поле первые буквы, не открывая справочника. Программа поможет выбрать значение из имеющихся вариантов. Кроме того, можно выбирать контрагентов по ИНН, а банки — по БИК. Налоговый учет ведется одновременно с бухгалтерским учетом. Это упрощает освоение налогового учета и позволяет сопоставить данные бухгалтерского и налогового учета для выполнения требований ПБУ 18/02 «Расчеты по налогу на прибыль». Поддерживается автоматическое определение сумм начислений и вычетов по приобретенным товарам, реализуемым с применением ставки НДС 0% и без НДС, при строительстве хозяйственным способом, при исполнении обязанностей налогового агента и др. С данными одной информационной базы можно работать в любом удобном месте: в офисе, в удаленном подразделении, дома. Работа с базой может вестись в разных местах одновременно. Данные, введенные в разных местах, объединяются в одну общую базу.

Недостатки программы:

Требует тщательной настройки перед началом работы и в процессе работы.

Плохая масштабируемость на больших объёмах работает плохо, подходит в основном для малого и среднего бизнеса.

Программа была куплена у фирмы разработчика, на начальном этапе настраивалась и внедрялась фирмой поставщиком, затем самостоятельно программистами фирмы.

В отделе кадров установлена система «1С: Зарплата и Кадры 7.7». Программа «1С Зарплата и Кадры 7.7» предназначена для расчета заработной платы и кадрового учета. «1С Зарплата и Кадры» позволяет автоматизировать расчет заработной платы и организовать учет сотрудников, регистрировать служебные перемещения, получать статистические справки по кадровому составу.

Универсальность конфигурации «1С Зарплата и Кадры» позволяет реализовать любой подход к решению этих задач и получать любые отчетные документы. Программа позволяет производить следующие операции:

· оформлять приказы о приеме на работу;

· оформлять приказы о продвижении по службе;

· вводить и рассчитывать больничные листы;

· осуществлять расчет отпусков разного типа и оформлять отпускные записки;

· вводить разовые или долгосрочные доплаты и надбавки;

· оформлять приказы о выплате премии как подразделениям, так и отдельным сотрудникам;

· проводить перерасчеты «задним числом» ;

· рассчитывать разнообразные доплаты от доплаты к окладу до надбавки «за выслугу лет» ;

· вести штатное расписание предприятия;

· получать стандартные отчеты и формы для представления в налоговые и прочие органы;

· проводить межрасчетные выплаты заработной платы;

· проводить частичную выплату заработной платы;

· депонировать суммы, не выданные по платежным ведомостям;

· учитывать долги по заработной плате прошлых периодов;

· оформлять увольнение с расчетом компенсации отпуска, выходного пособия; и многое другое.

Преимущества программы:

" 1C Зарплата и Кадры 7.7″ предусмотрена возможность поэтапного использования всех включенных в конфигурацию функциональных возможностей. Например, можно начать работу с программой, не используя всех возможностей конфигурации, а в дальнейшем перейти к использованию всех возможностей.

Программный продукт «1С Зарплата и Кадры» может быть адаптирована к любым особенностям расчета заработной платы и учета кадров конкретного предприятия.

Программа «1С Зарплата и Кадры 7.7» позволяет регистрировать прием, увольнение и перемещения сотрудников, автоматически создавать стандартные формы кадровых приказов и получать отчеты по кадровым данным сотрудников.

" 1С Зарплата и Кадры" позволяет вести штатное расписание предприятия, включая список подразделений и должностной состав каждого подразделения. Для небольшого предприятия, на котором не сложилась практика ведения штатного расписания, вполне достаточно просто вести список сотрудников, не сопоставляя заданные для сотрудников подразделение, должность и оклад со штатным расписанием. Более того, в конфигурации «1С Зарплата и Кадры 7.7» можно не задавать сотруднику подразделение или должность.

" 1С Зарплата и Кадры 7.7″ позволяет рассчитывать заработную плату не только в хозрасчетных организациях, но в бюджетных. В программе предусмотрены присущие бюджетным организациям специфические начисления, такие как надбавка за выслугу лет, надбавки за работу с секретными материалами и т. д.

Пользователь может самостоятельно описывать новые виды начислений и удержаний, изменять встроенные расчетные базы начислений и удержаний и т. п. В целом программа очень удобна в использовании и легко настраивается как пользователем, так и программистами.

Недостатки программы:

При работе с программой пользователям и программистам часто приходится настраивать расчетные базы.

Ещё один недостаток заключается в следующем: Программные продукты системы «1С:Предприятие 7.7» разрабатывались фирмой «1С» в период с 1999 по 2003 год. Они отвечали требованиям своего времени и завоевали широкую популярность в России и других странах СНГ. Однако с 2004 г. развитие прикладных решений фирмы «1С» осуществляется на новой перспективной платформе следующего поколения «1С:Предприятие 8». В настоящее время около 90% новых покупателей программ «1С:Предприятие» выбирают решения на платформе «1C:Предприятие 8». Обновление и развитие самой технологической платформы «1С:Предприятие 7.7» после 2003 года фирмой «1С» не производится. Программа была куплена у фирмы разработчика, настраивалась и внедрялась самостоятельно программистами фирмы.

В сметном отделе установлена автоматизированная программа ГРАНД-Смета v.5.5. Возможности программного комплекса:

· составление локальных смет всеми существующими методами расчета (базисно-индексный, ресурсный и т. д.);

· учет выполненных работ: формирование актов приемки выполненных работ по форме КС-2, накопительных ведомостей по форме КС-6, списание материалов по форме М-29;

· формирование ведомостей потребности в ресурсах на стройку, объект, локальную смету;

· составление объектных смет и сводных сметных расчетов с автоматическим переносом и группировкой данных из локальных смет;

· экспертиза сметной документации: проверка сметных норм и расценок на соответствие нормативной базе, проверка нормативов накладных расходов и сметной прибыли, индексов пересчета в текущий уровень цен, базисных и текущих цен на ресурсы;

· автоматический пересчет смет из одной региональной базы в другую, из ТЕР в ФЕР, из ГЭСН в ТЕР и т. п;

· удобный контекстный поиск расценок в сметно-нормативной базе по обоснованию, наименованию, составу работ и наименованию ресурсов;

· удобная настройка дополнительных начислений, автоматическая привязка к единичным расценкам нормативов НР и СП, индексов пересчета в текущий уровень цен, автоматическая загрузка базисных и текущих цен на ресурсы;

· использование шаблонов при составлении смет. Возможность установки зависимости между объемами работ в смете;

· возможность составления смет в многопользовательском режиме в локальной сети с разграничением прав доступа для пользователей;

· возможность отмены выполненных действий и возврата отмененных действий;

· наличие стандартных отчетных форм согласно действующих методических указаний и нормативных актов. Генератор отчетов для создания собственных выходных форм документов. Экспорт документов в Microsoft Office и OpenOffice.org;

· возможность приема-передачи смет в закрытом формате ПК «ГРАНД-Смета» или открытом формате XML, а также в формате АРПС 1.10 для обмена данными с другими сметными программами;

Основные преимущества:

· программа отличается простотой и наглядностью;

· нормативная база программы полностью содержит всю информацию из СНиП;

· нормативная база приводится в соответствие с условиями конкретного региона;

Недостатки программы:

· неудобный интерфейс по сравнению с «ГРАНД-Смета» v.3.0.3.436;

В целом новая удобная программа, отвечающая всем требованиям сметного отдела. Приобретена у фирмы разработчика, установлена программистом фирмы самостоятельно.

Производственнотехнический отдел работает с проектной документацией и ведёт свою документацию Microsoft Windows Seven и в локальной сети «\Branco-serverобмен». В основном работники отдела создают документы в Microsoft Exel. Также работают в программе ГРАНД-Смета v.5.5.

Юридического отдела в ООО «СЛМ-Монтаж» нет, юридические услуги оказывает сторонняя организация.

Вывод по главе: В настоящее время в ООО «СЛМ-Монтаж» автоматизация процесса делопроизводства находится на начальной стадии развития. Автоматизированной программы ДОУ в фирме нет, равно как и не существует отдельно выделенного подразделения документационного обеспечения управления (ДОУ) и архива. В остальных отделах проведена автоматизация, но задачи автоматизации в каждом отделе были направлены на каждое отдельно взятое подразделение. Хранение документов в организации организовано очень слабо, нет никаких инструкций по хранению документов. Много документов безвозвратно теряется.

Основная проблема заключается в том, что нет единой централизованной системы для работы с документами. Необходимо выделить в отдельное подразделение службу ДОУ и автоматизировать документооборот фирмы, объединив и связав между собой все отдельно автоматизированные отделы. Тем самым организовать коллективную работу с документами и обеспечить организацию отчётности и контроля за исполнение и прохождением документов в организации. Организовать хранение документов.

К основным недостаткам можно отнести следующее:

· отсутствие службы ДОУ в организации;

· отсутствие единой разработанной и утверждённой автоматизированной системы для работы с документами ;

· отсутствие инструкций по делопроизводству и должностных инструкций работников;

· отсутствие утверждённых правил хранения документов и архива организации;

· отсутствие инструкций по хранению документов в электронном виде;

· отсутствие контроля за прохождением документов в организации, их созданием, исполнением.

2. Анализ программных средств, используемых в процессе создания и управления документами в ООО «СЛМ-Монтаж»

2.1 Анализ программных средств для реализации внедрения системы электронного документооборота в ООО «СЛМ-Монтаж»

Использование корпоративных систем автоматизации документооборота является конкретным шагом к внедрению и распространению применения элементов электронного документооборота, поэтому к выбору такой системы нужно подходить очень серьезно, исследуя весь рынок программных продуктов.

В настоящее время на отечественном рынке представлено несколько десятков программных продуктов, предназначенных для автоматизации документационного обеспечения управления. На сегодняшний момент можно выделить следующие решения от ведущих компаний-разработчиков:

· российские системы, в основе которых лежит Lotus Domino/Notes: «CompanyMedia» — ИнтерТраст, «OfficeMedia» — Интертраст, «Босс-Референт» — АйТи, «Золушка НТЦ» — ИРМ, «Эксадо Интерпроком» — ЛАН;

· полностью российские разработки: «1С:Архив» — 1С", «LanDocs» — Ланит, «Optima-Workflow» — Optima, «Дело» — ЭОС, «ЕВФРАТДокументооборот» — Cognitive Technologies, «Documentum» — Документум Сервисиз.

Прежде всего, автоматизированная технология в ООО «СЛМ-Монтаж» нужна организации для учета и контроля работы с документами, а также организации их архивного хранения. Вопросы учета и хранения самым детальным образом проработаны в отечественной науке и практике документоведения и архивного дела. Поэтому естественным и самым эффективным решением является использование готовой системы автоматизации делопроизводства и архивного дела в соответствии с отечественными нормативами и сложившейся практикой.

Актуальным требованием к системе автоматизации делопроизводства ООО «СЛМ — Монтаж» является наличие средств взаимодействия с другими системами Электронные коммуникации снимают границы между организациями, а обмен электронными документами значительно снижает финансовые затраты на изготовление, перемещение и на возможное последующее повторное преобразование документа и его реквизитов в электронную форму. В этой связи крайне важно иметь возможность организовать электронный документооборот между территориально удаленными офисами организации, а также различных организаций друг с другом.

Из вышесказанного можно сформулировать наиболее важные требования, выдвигаемые для автоматизированной системы. Прежде всего, такая система должна:

1) выполнять все задачи документационного обеспечения в полном объеме: подготовку документов, их регистрацию, контроль за исполнением, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов;

2) быть построена на единых методологических принципах, программно-технических и технологических решениях и в рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований;

3) обеспечить полноценное использование (интегрирование) накопленного информационного ресурса и реализовать принцип однократного ввода информации и ее многократного использования как подокументно, так и фактически;

4) помогать администраторам выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа;

5) быть способна к расширению по определенным компонентам, а именно по количеству технических устройств и технологий, количеству документов (объему информации), количеству пользователей;

6) уметь адаптироваться в разумных пределах к меняющимся требованиям пользователей.

Для выбора автоматизированной системы в ООО «СЛМ-Монтаж» проведём краткий обзор некоторых наиболее известных автоматизированных систем и платформ, на базе которых они разработаны, т.к. функционал систем во многом зависит от платформы, для которой разработана та или иная система.

Платформа Lotus Notes /Domino разработана фирмой IBM — это платформа, предоставляющая эффективные и гибкие инструменты коллективной работы с информацией, созданию прикладных систем.

Она включает восемь важных технологий:

· почтовую систему;

· базы данных, ориентированные на хранение большого объема документов;

· средства разработки приложений;

· систему репликации;

· средства защиты информации;

· средства календарного планирования;

· Internet/Intranet, web-технологии;

· средства интеграции с приложениями сторонних разработчиков.

Первая версия Lotus Notes /Domino появилась в конце 1989 года. С тех пор миллионы пользователей во всем мире рассматривают ее как базовую корпоративную технологию для взаимодействия и совместного использования информационных ресурсов.

Lotus Notes /Domino выгодно отличают следующие характеристики:

· наличие удобного пользовательского интерфейса;

· возможность быстрой разработки в данной среде приложений;

· наличие развитой системы защиты, позволяющей ограничивать права доступа к информации;

· многоплатформенность (Lotus Notes /Domino поддерживает различные операционные системы, интегрируется с реляционными базами данных и ERP-системами);

· высокая гибкость благодаря возможности развертывания на разных аппаратных платформах и в разных операционных средах;

· масштабируемость (возможность поддержки компании любого размера: от рабочей группы из двух пользователей до общекорпоративного проекта с десятками тысяч пользователей), наращиваемость функциональности, модульность;

· наличие web-интерфейса, что позволяет просматривать в браузере все документы, находящиеся в базах Lotus.

Важная отличительная особенность Lotus в том, что она является удобной средой для организации разнородной информации, документооборота на предприятии: текстовых документов, звуковых документов, графических изображений. Эти характеристики позволяют рассматривать технологию Lotus Notes / Domino как один из наиболее эффективных инструментов для организации на его базе систем автоматизации документооборота и бизнес-процессов.

Именно на основе данной платформы специалистами ЗАО «Компания «ИнтерТраст» была разработана система электронного документооборота CompanyMedia, модуль защиты информации (Locker), система построения отчетов по любым базам данных Lotus «Центр отчетов» .

Использование Lotus Notes/Domino в качестве инструмента для создания системы электронного документооборота CompanyMedia дает большие преимущества пользователям.

Важным фактором использования платформы Lotus Notes /Domino является надежный, долгосрочный план ее развития. Корпорация IBM выпускает новые версии каждые 12−18 месяцев и гарантирует простоту перехода на них. Линейка продуктов Lotus Notes /Domino постоянно совершенствуется, приобретая новые возможности, позволяющие эффективно работать и справляться с растущими объемами информации на предприятии, автоматизировать документооборот.

" CompanyMedia" -Делопроизводство. Производитель: InterTrust. Данная система предназначена для автоматизации документооборота c отслеживанием движения документов в реальном масштабе времени.

Функции системы:

· прием, обработка и распределение поступающей (входящей) корреспонденции;

· подготовка, подписание, регистрация и рассылка исходящей корреспонденции;

· подготовка, подписание, регистрация и отправка внутренних и организационно-распорядительных документов, а также контроль их исполнения;

· организация переписки между организациями и отдельными подразделениями;

поддержка многолетнего режима работы.

Основные характеристики системы:

· неограниченное количество рабочих мест и неограниченное количество организаций;

· сквозное делопроизводство;

· 100% гарантия доставки информации;

· механизм замещения, то есть возможность предоставления постоянного или временного доступа к документам, относящимся к определенным сотрудникам, для других сотрудников организации («замещающих»).

" OfficeMedia" — Делопроизводство. Производитель: InterTrust. Система предназначена для автоматизации работы секретарей или отдела делопроизводства и предоставляет руководителям всех уровней возможность давать поручения по полученным документам и контролировать их исполнение.

Комплект «OfficeMedia» — Делопроизводство" состоит из следующих баз данных:

· «Регистрация документов» — для организации систематического учета документов, контроля исполнительской дисциплины сотрудников, подготовки отчетов и т. п.

· «Библиотека рабочих документов» — для подготовки документов, их классификации, хранения, контекстного поиска информации и печати документов;

· «Согласование» — для автоматизации рассылки документов на согласование и контроля над процессом;

· «Ознакомление» — для автоматизации рассылки документов на ознакомление.

" Обращения граждан" — для ведения делопроизводства на основании обращений физических лиц;

· «Организационно-распорядительные документы» — для формирования проектов приказов, распоряжений, служебных записок, их согласования, подписи и контроля исполнения.

" ДЕЛО". Производитель: «Электронные Офисные Системы» ." ДЕЛО" — это комплексное промышленное решение, позволяющее автоматизировать делопроизводство и внедрить электронный документооборот как в отдельно взятых организациях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах. Использование системы «ДЕЛО» позволяет автоматизировать административные регламенты и организовать эффективный контроль за движением и исполнением как бумажных, так и электронных документов организации.

Функции системы:

· регистрация и ввод документов;

· работа над проектами документов;

· исполнение документов;

· контроль исполнения;

· поиск документов;

· опись дел и архивное хранение.

Дополнительные компоненты системы — «Архивное дело», «ДЕЛО-web», «ЭЦП и шифрование», «Мастер паролей» и «Поточное сканирование» .

" 1С-Архив" .Производитель: ООО «1С». «1С:Архив» является системой управления документами масштаба предприятия и служит для повышения эффективности коллективной работы сотрудников с архивами электронных документов и контроля исполнительской дисциплины.

Функции системы:

· организация централизованного хранилища всех документов организации, структурирование их по папкам-рубрикаторам и обеспечение коллективного доступа сотрудников как по локальной сети, так и по Интернету;

· выдача поручений; выбор исполнителей или группы исполнителей; установка контрольных сроков и автоматическая рассылка оповещений сотрудникам о поступлении новых поручений;

· хранение всех версий документов с возможностью вернуться в любой момент времени к нужной версии или сравнить любые две версии документов;

· поиск как по реквизитам учетно-регистрационной карточки, так и по содержанию (полнотекстовый поиск) с учетом морфологии русского языка;

· управление правами пользователей и установление различных прав доступа к папка-рубрикаторам и содержащимся в них документам для различных пользователей.

Технология WebPortal предназначена для динамической публикации архивов документов в сети Интернет и обеспечения доступа к документам с помощью обычных web-браузеров для клиентов, удаленных офисов или сотрудников, работающих по модему.

" LanDocs" .Производитель: ГК «Ланит» Система LanDocs предназначена для комплексной автоматизации процессов делопроизводства и ведения архива электронных документов.

В систему входят:

· LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО — базовая система автоматизации процессов делопроизводства и ведения архива электронных документов;

· LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ — серверное программное обеспечение для централизованного управления хранением документов (файлов документов) в электронном архиве; взаимодействует с системой LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО;

· LanImage: СКАНИРОВАНИЕ И ВИЗУАЛИЗАЦИЯ ИЗОБРАЖЕНИЙ — система сканирования бумажных документов и визуализации их электронных образов;

· LanDocs: ИНТЕРНЕТ-ДОСТУП. Специализированный web-сервер;

· LanDocs: ПОЧТОВЫЙ СЕРВЕР и LanDocs: ПОЧТОВЫЙ КЛИЕНТ;

· LanDocs: ПОДСИСТЕМА БЕЗОПАСНОСТИ — защита информации посредством электронной цифровой подписи и шифрования;

· LanDocs: МАРШРУТИЗАЦИЯ — моделирование процессов движения документа посредством построения графических карт; дополняет LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО.

" OPTiMA-WorkFlow". Производитель: OPTiMA. Программная платформа для создания систем управления документами (электронного документооборота) в государственных и коммерческих организациях любого масштаба. Данная система, предназначенная для управления процессами создания, обработки, тиражирования и хранения документов, а также для автоматизации основных процедур современного делопроизводства и организации документооборота, включает:

· графический редактор для описания сценариев движения документов и технологических операций на этапах работы с ними;

· возможности контроля соблюдения требований технологии работы с документами и контроля исполнения поручений;

· механизм контроля версий;

· средства для создания отчетов;

· возможность работы в распределенных корпоративных сетях;

· возможность индивидуальной настройки интерфейса рабочего места пользователя.

" БОСС-Референт" .Производитель: «АйТи» «БОСС-Референт» — программный комплекс, разработанный на платформе Lotus Notes/Domino и позволяющий построить полноценную систему для управления деловыми процессами обработки документов и для контроля за их выполнением, является шагом на пути построения системы управления знаниями организации или предприятия. Система использует различные базы данных по документам, событиям, отчетам и пр.

Компоненты системы:

· корпоративная система электронного документооборота;

встроенная электронная почта;

· средства выхода на внешние системы электронной почты, на глобальные компьютерные сети.

Функции системы:

· подготовка, распространение и хранение внутренней нормативно-распорядительной информации;

· создание и контроль поручений;

· планирование и оптимизация работы в отношении контактов с внешними организациями;

· контроль договоров;

· работа с корпоративными, экономическими и политическими новостями;

· совместное обсуждение различных вопросов в рабочей группе, для чего используется режим конференции.

" ЕВФРАТДокументооборот" .Производитель: Cognitive Technologies. «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяет организовать управление информационными потоками и документами организации и содержит весь необходимый инструментарий для успешной автоматизации документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности. Система рассчитана на работу, как в рамках небольшого отдела, так и в рамках всей организации со сложной схемой информационных потоков.

" ЕВФРАТ-Документооборот" отличается гибкостью и простотой настройки. В стандартный комплект поставки входит весь необходимый инструментарий (дизайнер форм, дизайнер маршрутов, менеджер журналов и отчетов), который позволяет заказчику своими силами и в кратчайшие сроки адаптировать систему к особенностям своей компании. Главным преимуществом системы является то, что при высокой функциональности она является по-настоящему коробочным решением и имеет низкую общую стоимость владения.

Функции системы:

· регистрация, хранение и поиск документов;

· создание и изменение регистрационных карточек без привлечения разработчика с помощью дизайнера форм;

· работа с документами в бумажной и электронной форме;

· контроль исполнения поручений;

· создание типовых маршрутов документов с помощью дизайнера маршрутов;

· создание различных журналов и отчетов по исполнительской дисциплине, документам, сотрудникам и т. д.;

· надежный учет и хранение документации;

· разграничение прав и защита от несанкционированного доступа;

· списание документов в архив;

· возможность удаленной работы с системой на обычном рабочем месте пользователя или через тонкий клиент (MS Internet Explorer);

· удаленное администрирование системы;

· безопасность работы через Интернет с помощью специального модуля для идентификации пользователя.

Рассмотрев наиболее известные автоматизированные системы электронного документооборота и платформы, на базе которых они разработаны, а также исходя из предъявляемых требований к системе автоматизации электронного документооборота в ООО «СЛМ-Монтаж», рекомендуется: для реализации внедрения системы автоматизации, документационного обеспечения управления в ООО «СЛМ-Монтаж» использовать платформу Lotus Notes /Domino разработанную фирмой IBM.

2.2 Рекомендации по совершенствованию процессов создания и управления документами в ООО «СЛМ-Монтаж»

Рассмотрев структуру и характеристику деятельности ООО «СЛМ-Монтаж», а также организацию документационного обеспечения управления и автоматизацию документационных процессов в фирме, пришли к выводу, что в ООО «СЛМ-Монтаж» прежде всего, необходимо:

· создать службу документационного обеспечения управления;

· разработать инструкцию по делопроизводству для специалистов службы ДОУ;

· разработать инструкции по организации работы с документами и их создания для работников других подразделений;

· организовать архивное хранение документов в электронном виде, выделить помещение под архив документов (бумажных);

· разработать инструкции по хранению документов в бумажном и в электронном виде;

· организовать контроль прохождения, исполнения, согласования и создания документов организации, в том числе и в электронном виде, внедрив автоматизированную систему электронного документооборота.

На сегодняшний день автоматизация документационного обеспечения управления в ООО «СЛМ-Монтаж» необходима по ряду причин:

· документы теряются;

· накапливается множество документов, назначение и источник которых неясны;

· документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки;

· тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;

· создается несколько копий одного и того же документа — на бумагу и копирование документов тратиться немало средств;

· на подготовку и согласование документов тратится много времени;

· Сложности с контролем исполнительской дисциплины, связанной с работой с документами.

Проект автоматизации документационных процессов в ООО «СЛМ-Монтаж» может занимать от нескольких месяцев до нескольких лет и зависит как от количества автоматизируемых документационных процессов, текущего состояния и уровня автоматизации документационного обеспечения управления в организации, так и от организационных, финансовых и ресурсных возможностей организации.

Проект внедрения должен опираться на следующую методику внедрения:

· Создать рабочую группу проекта, определить руководителя проекта внедрения;

· Определить цели, задачи, сроки и бюджет проекта;

· Провести обследование существующих документационных процессов;

· Разработать техническое задание на внедрение;

· Провести выбор автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АС ДОУ) ;

· Заключить договор на поставку и внедрение АС ДОУ ;

· Разработать и утвердить регламенты по работе с документами с учётом применения АС ДОУ ;

· Провести первоначально наполнение справочников системы;

· Провести предварительные испытания АС ДОУ ;

· Обучить персонал работе с системой документооборота;

· Издать приказ о проведении опытной эксплуатации АС ДОУ, и утвердить им программу опытной эксплуатации;

· По результатам опытной эксплуатации АС ДОУ провести доработку программного обеспечения и регламентов работы с документами;

· Издать приказ о вводе в эксплуатацию АС ДОУ. Обязательно обозначить в приказе зоны ответственности и ответственных лиц за ведение документооборота в подразделениях;

Для успешной реализации проекта внедрения автоматизированной системы документационного обеспечения управления, нужно сначала провести «пилотный» проект. Только после завершения «пилотного» проекта приступать к полномасштабному переходу на автоматизированную систему документационного обеспечения управления .

Особое внимание при автоматизации документационных процессов нужно уделить тем процессам, в которых юридически требуется наличие документа на бумажном носителе. Основной ошибкой является дублирование бумажного документооборота и электронного. Это значительно усложняет работу сотрудников и вызывает негативное отношение к автоматизированным системам документационного обеспечения управления. Тем более, что за выполнение двойной работы им не доплачивают. Необходимо так выстроить процессы автоматизированного документооборота, чтобы избежать дублирующих функций.

Многие проблемы связаны с устаревшими стандартами работы с документами, не предусматривающие возможность применения электронного документооборота. Конечно, такие процессы можно автоматизировать, но результат от такой автоматизации будет малозначимым. В ходе внедрения нужно разрабатывать новые регламенты силами служб качества или привлечением внешних консультантов. Вводить эти регламенты в действие официальными документами, придающими легитимность электронному документообороту в организации.

Наиболее часто встречаемая ошибка внедрения автоматизированной системы документационного обеспечения управления связана со слабой проработкой требований к АС ДОУ на этапе проектирования. В результате пользователям предлагается работать в ненастроенной системе, что приводит к расхождению между настроенными в АС ДОУ документационными процессами и существующим документооборотом в организации.

Вывод по главе:

Основной метод управления и бизнес-взаимодействия, используемый в настоящее время компаниями, — документационный. Главное преимущество документационного управления — это возможность сделать бизнес управляемым, поскольку позволяет избежать неконтролируемого движения и потери управленческой информации и решений, ибо они задокументированны. Но когда все действия работников и руководителей документируются, может возникнуть обратный эффект: чрезмерное увеличение объёма документации, которое при достижении некой «критической массы» приводит к торможению деловых процессов в организации. Процедуры, связанные с обработкой и доставкой документов, требуют всё большего времени и ресурсов. Затрудняется поиск необходимой информации для принятия решения и его исполнения. Неизбежными становятся потери и повторное создание документов.

Внедрение автоматизированной системы документационного обеспечения управления, позволит эффективно организовать комплексную работу с документами в ООО «СЛМ-Монтаж» и их потоки, документы из разрозненных файлов объединит в поток. Систематизирует и группирует. В итоге в них станет легче ориентироваться и, опираясь на предоставляемую ими информацию, грамотно и оперативно принимать управленческие решения. Кроме того внедрение АС ДОУ ускорит доставку управленческой информации и позволит усилить контроль за исполнением документов и поручений по ним.

Внедрение системы АС ДОУ в ООО «СЛМ-Монтаж» позволит решить следующие проблемы:

· систематизирует регламентацию работы с документами;

· позволит организовать подготовку документов по шаблонам;

· поможет организовать ведение номенклатуры дел организации;

· автоматизирует учёт документов, в том числе:

— позволит классифицировать документы по различным критериям;

— регистрировать документы по заданным шаблонам и алгоритмам;

— учитывать сроки хранения.

· позволит поместить документы в дела и разбить дела на тома;

· автоматизирует поиск документов;

· автоматизирует электронную рассылку документов;

· автоматизирует процесс коллективной работы с документом, в том числе:

— разработку проекта документа;

— согласование документа;

— экспертиза документа;

— исполнение документа;

· обеспечит защиту от несанкционированного доступа и искажения или удаления информации.

Заключение

Проведя анализ, изучив проблемы внедрения современных программных средств, используемых в процессе создания и управления документами в ООО «СЛМ-Монтаж», можно сделать следующие выводы.

Несмотря на то, что в современном законодательстве в отношении регламентации современных программных средств, существует ещё немало пробелов, их развитие в России идёт очень активно, во всех сферах деятельности. Применение современных программных средств или иначе; автоматизация процесса создания и управления документами, позволяет в разы увеличить скорость создания, обработки, контроля исполнения, доставки документов и обеспечивает возможность отслеживания этапов выполнения всех процессов, что делает всю деятельность в организации абсолютно прозрачной для руководства и контролируемой.

Процесс автоматизации системы документационного обеспечения управления в ООО «СЛМ-Монтаж» находится на начальной стадии развития. Автоматизированной программы ДОУ в фирме нет, равно как и не существует отдельно выделенного подразделения документационного обеспечения управления (ДОУ) и архива. В остальных отделах проведена автоматизация, но задачи автоматизации в каждом отделе были направлены на каждое отдельно взятое подразделение. Хранение документов в организации организованно очень слабо, нет никаких инструкций по хранению документов. Много документов безвозвратно теряется.

Основной проблемой является, отсутствие единой централизованной системы для работы с документами. Необходимо создать подразделение службы ДОУ и автоматизировать документационные процессы фирмы, объединив и связав между собой все отдельно автоматизированные отделы. Тем самым организовать коллективную работу с документами и обеспечить организацию отчётности и контроля за исполнением и прохождением документов в организации. Организовать хранение документов.

Основными недостатками являются следующие: отсутствие службы ДОУ в организации; отсутствие единой разработанной и утверждённой автоматизированной системы документооборота; отсутствие инструкций по делопроизводству и должностных инструкций работников; отсутствие утверждённых правил хранения документов и архива организации; отсутствие инструкций по хранению документов в электронном виде; отсутствие контроля за прохождением документов в организации, их созданием, исполнением;

Автоматизированная система ДОУ в ООО «СЛМ-Монтаж» нужна организации для учета и контроля работы с документами, а также организации их архивного хранения. Вопросы учета и хранения самым детальным образом проработаны в отечественной науке и практике документоведения и архивного дела. Поэтому естественным и самым эффективным решением является использование готовой системы автоматизации ДОУ и архивного дела в соответствии с отечественными нормативами и сложившейся практикой.

Использование корпоративных систем автоматизации ДОУ является конкретным шагом к внедрению и распространению применения элементов электронного документооборота, поэтому к выбору такой системы нужно подходить очень серьезно, исследуя весь рынок программных продуктов. В настоящее время на отечественном рынке представлено несколько десятков программных продуктов, предназначенных для автоматизации документационного обеспечения управления. Но выбор системы электронного документооборота должен основываться, прежде всего, на требованиях, предъявляемых к системе у каждой конкретной фирмы индивидуально.

Исходя из ситуации сложившейся в ООО «СЛМ-Монтаж» сформулируем наиболее важные требования, выдвигаемые для автоматизированной системы ДОУ в фирме, такая система должна:

· выполнять все задачи документационного обеспечения в полном объеме: подготовку документов, их регистрацию, контроль за исполнением, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов;

· быть построенной на единых методологических принципах, программно-технических и технологических решениях и рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований;

· обеспечивать полноценное использование (интегрирование) накопленного информационного ресурса и реализовать принцип однократного ввода информации и ее многократного использования как подокументно, так и фактически;

· помогать администраторам, выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа;

· быть способной к расширению по определенным компонентам, а именно по количеству технических устройств и технологий, количеству документов (объему информации), количеству пользователей;

· уметь адаптироваться в разумных пределах к меняющимся требованиям пользователей.

Рассмотрев наиболее известные автоматизированные системы электронного документооборота и платформы, на базе которых они разработаны, а также исходя из предъявляемых требований к системе автоматизации электронного документооборота в ООО «СЛМ-Монтаж», рекомендовано: для реализации внедрения системы электронного документооборота в ООО «СЛМ-Монтаж» использовать платформу Lotus Notes /Domino разработанную фирмой IBM.

Проект внедрения АС ДОУ Lotus Notes /Domino в ООО «СЛМ-Монтаж» должен опираться на следующую методику внедрения:

· создание рабочей группы проекта, определение руководителя проекта внедрения;

· определение целей, задачей, сроков и бюджета проекта;

· проведение обследования существующих документационных процессов;

· разработка техническое задание на внедрение;

· выбор системы электронного документооборота;

· заключение договора на поставку и внедрение АС ДОУ;

· разработка и утверждение регламентов по работе с документами с учётом применения АС ДОУ;

· первоначальное наполнение справочников системы;

· проведение предварительных испытаний АС ДОУ;

· обучение персонала работе с системой документооборота;

· издать приказ о проведении опытной эксплуатации АС ДОУ, и утвердить им программу опытной эксплуатации;

· по результатам опытной эксплуатации АС ДОУ провести доработку программного обеспечения и регламентов работы с документами;

· издать приказ о вводе в эксплуатацию АС ДОУ. Обязательно обозначить в приказе зоны ответственности и ответственных лиц за ведение документооборота в подразделениях;

Для успешного внедрения проекта автоматизированного документооборота нужно сначала провести «пилотный» проект. После завершения «пилотного» проекта приступать к полномасштабному переходу на электронный документооборот. При автоматизации документационных процессов необходимо особое внимание уделить тем процессам, в которых юридически требуется наличие документа на бумажном носителе. Основной ошибкой является дублирование бумажного документооборота и электронного. Это значительно усложняет работу сотрудников и вызывает негативное отношение к автоматизированному документообороту. Тем более что за выполнение двойной работы им не доплачивают. Необходимо так выстроить процессы автоматизированного документооборота, чтобы избежать дублирующих функций.

Неподготовленность пользователей к работе в АС ДОУ приводит к сложностям при внедрении. Сотрудники зачастую игнорируют работы в АС ДОУ с помощью всевозможных уловок и манипуляций. Нужно не только научить сотрудников пользоваться электронным документооборотом, но и донести до них все преимущества этой технологии. Наиболее часто встречаемая ошибка внедрения автоматизированной системы ДОУ связана со слабой проработкой требований к АС ДОУ на этапе проектирования. В результате пользователям предлагается работать в ненастроенной системе, что приводит к расхождению между настроенными в АС ДОУ документационными процессами и существующим документооборотом в организации.

Внедрение данной автоматизированной системы ДОУ в ООО «СЛМ-Монтаж» позволит эффективно организовать комплексную работу с документами и их потоки, документы из разрозненных файлов объединит в поток. Систематизирует и сгруппирует. В итоге в них станет легче ориентироваться и, опираясь на предоставляемую ими информацию, грамотно и оперативно принимать управленческие решения. Кроме того внедрение АС ДОУ ускорит доставку управленческой информации и позволит усилить контроль за исполнением документов и поручениями по ним.

Внедрение автоматизированной системы ДОУ Lotus Notes /Domino в ООО «СЛМ-Монтаж» позволит решить следующие проблемы:

· систематизирует регламентацию работы с документами;

· позволит организовать подготовку документов по шаблонам;

· поможет организовать ведение номенклатуры дел организации;

· автоматизирует учёт документов;

· позволит поместить документы в дела и разбить дела на тома;

· автоматизирует поиск документов; автоматизирует электронную рассылку документов;

· автоматизирует процесс коллективной работы с документом;

· обеспечит защиту от несанкционированного доступа и искажения или удаления информации.

Список источников и литературы

Источники

1. Конституция Российской Федерации: принята всенародным голосованием 12.12.1993 г. — М.: офиц. текст // Российская газета. — 2009. — 21янв. — 10 с.

2. Российская Федерация. Законы. Гражданский Кодекс Российской Федерации (часть первая) (принят Гос. Думой 30 нояб. 1994 г: по состоянию на 06 дек.2011г) //Официальный сайт компании «Консультант Плюс» [ Электронный ресурс] - Электрон. дан.- М.: 1997;2012. URL: http://base.consultant.ru (25.05.2012).

3. Российская Федерация. Законы. Трудовой кодекс Российской Федерации (принят Гос. Думой 30 дек.2001 г. № 197-ФЗ (ред. от 23.04.2012 с изм. и доп.)) // Информационно-правовой портал Система Гарант [Электронный ресурс] - Электрон. дан. — М., 1990;2012. URL: http://base.garant.ru/184 059/ (04.03.2012).

4. Закон Российской Федерации от 21.07.1993 № 5485−1 «О государственной тайне» (ред.от 18.07.2009)// Официальный сайт компании «Консультант Плюс» [Электронный ресурс] - Электрон. дан. — М.: 1997;2012. URL: http://base.consultant.ru (04.03.2012).

5. Федеральный Закон «Об электронной цифровой подписи» № 1-ФЗ от 10.01.2002 г. (в ред. от 10.07.2012 года № 108-ФЗ) действует до 01.07.2013 г. // Информационно-правовой портал Система Гарант [Электронный ресурс] - Электрон. дан. — М., 1990;2012. URL: http://base.garant.ru/12 184 522/ (14.07.2012).

6. Федеральный Закон «Об электронной подписи» № 63-ФЗ от 06.04.2011 г.// Информационно-правовой портал Система Гарант [Электронный ресурс] - Электрон. дан. — М., 1990;2012. URL: http://base.garant.ru/12 184 522/ (04.03.2012).

7. Федеральный Закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.06.2006 № 149-ФЗ (в ред. от 27.07.2010 и от 06. 04.2011)// Официальный сайт компании «Консультант Плюс» [ Электронный ресурс] - Электрон. дан. — М.: 1997;2012. URL: http://base.consultant.ru (04.03.2012).

8. Федеральный Закон «О персональных данных» № 152-ФЗ от 27.07.2006 (в ред от 25.07.2011) // Официальный сайт компании «Консультант Плюс» [ Электронный ресурс] - Электрон. дан. — М.: 1997;2012. URL: http://base.consultant.ru (06.03.2012).

9. Федеральный закон № 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями на 27 июля 2010 г.) (редакция, действующая с 01 января 2011 г.)// Центр Компетенции по вопросам документационного обеспечения управления ЦКДОУ [ Электронный ресурс] - Электрон. дан. — М.: URL: http://www.edou.ru (09.03.2012).

10. Федеральный закон № 77-ФЗ от 29 декабря 1994 г. «Об обязательном экземпляре документов» (в ред. от 11 июля 2011 г.) // Информационно-правовой портал Система Гарант [Электронный ресурс] - Электрон. дан. — М., 1990;2012. URL: http://base.garant.ru/103 526/(09.03.2012).

11. Федеральный закон № 59-ФЗ от 2 мая 2006 г. «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» // Информационно-правовой портал Система Гарант [Электронный ресурс] - Электрон. дан. — М., 1990;2012. URL: http://base.garant.ru/12 146 661/#4 (10.03.2012).

12. Федеральный закон от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» // Информационно-правовой портал Система Гарант [Электронный ресурс] - Электрон. дан. — М., 1990;2012. URL: http://base.garant.ru/12 177 515/ (10.03.2012).

13. Федеральный закон «О бухгалтерском учёте» № 129-ФЗ от 21.11.1996 (в ред. от 06.12.2011) закон утрачивает силу с 01.01.2013 г.// Информационно-правовой портал Система Гарант [Электронный ресурс] - Электрон. дан. — М., 1990;2012. URL: http://base.garant.ru/10 136 812/ (11.03.2012).

14. Федеральный закон «Об акционерных обществах» (в ред. от 7.12. 2011) изменения вступают в силу с 1.06.2012 // Информационно-правовой портал Система Гарант [Электронный ресурс] - Электрон. дан. — М., 1990;2012. URL: http://base.garant.ru/10 105 712/ (11.03.2012).

15. Федеральный закон от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании» .(в ред. от 06.12.2011 г.) // Информационно-правовой портал Система Гарант [Электронный ресурс] - Электрон. дан. — М., 1990;2012. URL: URL: http://base.garant.ru/12 129 354/ (11.03.2012).

16. Постановление Правительства РФ от 24.11.2009 № 953 «Об обеспечении доступа к информации о деятельности правительства РФ и федеральных органов исполнительной власти // Информационно-правовой портал Система Гарант [Электронный ресурс] - Электрон. дан. — М., 1990;2012. URL: http://base.garant.ru/196 682/ (09.03.2012).

17. Приказ Федеральной налоговой службы от 30.11. 2012 г. № ММВ-7−6/36@ «Об утверждении форматов представления документов, используемых, при выставлении получении счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной подписи» // Официальный сайт компании «Консультант Плюс» [ Электронный ресурс] - Электрон. дан. — М.: 1997;2012. URL: URL: http://base.consultant.ru (11.03.2012).

18. Государственный стандарт РФ ГОСТ 6.10.3 — 83 «Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате» // Официальный сайт компании «Консультант Плюс» [ Электронный ресурс] - Электрон. дан. — М.: 1997;2012. URL: http://base.consultant.ru (11.03.2012).

19. Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии Национальные стандарты [Электронный ресурс] - Электрон. дан. М., 2007. URL: http://protect.gost.ru (12.03.2012).

20. Государственный стандарт РФ ГОСТ 6.10.4−84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения» // Косалдинговая группа ТЕРМИКА [Электронный ресурс] - Электрон. дан. М., 2012. URL: http://www.termika.ru (12.03.2012).

21. Государственный стандарт РФ ГОСТ 6.10.5−87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца» (утв. постановлением Госстандарта СССР от 30 марта 1987 г. № 1056 // Официальный сайт компании «Консультант Плюс» [ Электронный ресурс] - Электрон. дан. — М.: 1997;2012. URL: http://base.consultant.ru (12.03.2012).

22. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30−2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст) // Информационно-правовой портал Система Гарант [Электронный ресурс] - Электрон. дан. — М., 1990;2012. URL: http://base.garant.ru/185 891/ (12.03.2012).

23. Государственный стандарт РФ ГОСТ 19.101−77″ Виды программ и программных документов" // Электронная библиотека стандартов оформление проектной документации IT-GOST.RU [Электронный ресурс] - Электрон. дан. М., 2009;2012. URL: http://it-gost.ru (12.03.2012).

24. Государственный стандарт РФ ГОСТ 19.201−78 «Техническое задание. Требования к содержанию и оформлению» // База ГОСТов РФ GOST Expert [Электронный ресурс] - Электрон. дан. 2008;2011. URL: http://gostexpert.ru (12.03.2012).

25. Государственный стандарт РФ ГОСТ 24.601−86 «Автоматизированные системы. Стадии создания» // Корпоративные хранилища данных. Интеграция систем проектная документация. Project Experience [Электронный ресурс] - Электрон. дан. 2010;2012. URL: http://www.prj-exp.ru (13.03.2012).

26. Межгосударственный стандарт ГОСТ 34.602−89 «Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы» (утв. постановлением Госстандарта СССР от 24 марта 1989 г. № 661) // Информационно-правовой портал Система Гарант [Электронный ресурс] - Электрон. дан. — М., 1990;2012. URL: http://base.garant.ru/193 690/ (13.03.2012).

27. Межгосударственный стандарт ГОСТ 34.201−89 «Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Виды, комплектность и обозначение документов при создании автоматизированных систем» (утв. постановлением Госстандарта СССР от 24 марта 1989 г. № 664) // Информационно-правовой портал Система Гарант [Электронный ресурс] - Электрон. дан. — М., 1990;2012. URL: http://base.garant.ru/193 688/(13.03.2012).

28. Межгосударственный стандарт ГОСТ 34.003−90 «Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Термины и определения» (утв. Постановлением Госстандарта СССР от 27 декабря 1990 г. № 3399)// Информационно-правовой портал Система Гарант [Электронный ресурс] - Электрон. дан. — М., 1990;2012. URL:

http://base.garant.ru/187 632/ (13.03.2012).

29. Государственный стандарт Союза ССР ГОСТ 34.601−90 «Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы стадии создания» (утв. постановлением Госстандарта СССР от 29 декабря 1990 г. № 3469)// Информационно-правовой портал Система Гарант [Электронный ресурс] - Электрон. дан. — М., 1990;2012. URL: http://base.garant.ru/187 735/ (13.03.2012).

30. ГОСТ 7.82−2001. «Библиографическая запись. Библиографическое описание электронных ресурсов. Общие требования и правила составления» // «Электронные офисные системы» ЭОС [Электронный ресурс] - Электрон.дан. М., 1994;2012. URL: http://www.eos.ru (13.03.2012).

31. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 34.10−2001 «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи» (принят постановлением Госстандарта РФ от 12 сентября 2001 г. № 380-ст) // Информационно-правовой портал Система Гарант [Электронный ресурс] - Электрон. дан. — М., 1990;2012. URL:

http://base.garant.ru/199 460/ (дата обращения 13.03.2012).

32. ГОСТ Р 52 294−2004 «Информационная технология управления организацией. Электронный регламент административной и служебной деятельности. Основные положения» (утв. Постановлением Госстандарта России от 29 декабря 2004 г. № 138-ст) // Официальный сайт компании «Консультант Плюс» [ Электронный ресурс] - Электрон. дан. — М.: 1997;2012. URL: http://base.consultant.ru (14.03.2012).

33. Национальный стандарт РФ ГОСТ Р ИСО/МЭК ТО 13 335−5-2006 «Информационная технология. Методы и средства обеспечения безопасности. Часть 5 «Руководство по менеджменту безопасности сети» (утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 19 декабря 2006 г. № 317-ст) // Информационно-правовой портал Система Гарант [Электронный ресурс] - Электрон. дан. — М., 1990;2012. URL: http://base.garant.ru/193 976/ (14.03.2012).

34. Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 51 275−2006 «Защита информации. Объект информатизации. Факторы, воздействующие на информацию. Общие положения» (утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 27 декабря 2006 г. № 374-ст) // Информационно-правовой портал Система Гарант [Электронный ресурс] - Электрон. дан. — М., 1990;2012. URL: http://base.garant.ru/5 921 891/ (14.03.2012).

35. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. ГОСТ Р 7.0.2−2006. «Консервация документов на компакт-дисках. Общие требования» // База ГОСТов РФ GOST Expert [Электронный ресурс] - Электрон. дан. 2008;2011. URL: http://gostexpert.ru (14.03.2012).

36. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. ГОСТ Р ИСО 15 489−1-2007» (утв. Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст) // Официальный сайт компании «Консультант Плюс» [ Электронный ресурс] - Электрон. дан. — М.: 1997;2012. URL: http://base.consultant.ru (14.03.2012).

37. ГОСТ Р ИСО/МЭК ТО 13 335−3-2006. «Информационная технология. Методы и средства обеспечения безопасности. Часть 5. Руководство по менеджменту безопасности сети» // База ГОСТов РФ GOST Expert [Электронный ресурс] - Электрон. дан. 2008;2011. URL: http://gostexpert.ru (14.03.2012).

38. ГОСТ Р ИСО 23 081−1-2008 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Процессы управления документами. Метаданные для документов» (утв.приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 13 ноября 2008 г. № 310-ст) // База ГОСТов РФ GOST Expert [Электронный ресурс] - Электрон. дан. 2008;2011. URL: http://gostexpert.ru (14.03.2012).

39. Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 53 898−2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению» (утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 26 октября 2010 г. № 327-ст) // Информационно-правовой портал Система Гарант [Электронный ресурс] - Электрон. дан. — М., 1990;2012. URL: http://base.garant.ru/55 170 858/(15.03.2012).

40. Руководящий документ по стандартизации РД 50−680−88 «Методические указания. Автоматизированные системы. Основные положения» (утв. и введены в действие постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 28 декабря 1988 г. № 4622) // Информационно-правовой портал Система Гарант [Электронный ресурс] - Электрон. дан. — М., 1990;2012. URL: http://base.garant.ru/193 676/ (13.03.2012).

41. Руководящий документ по стандартизации РД 50−34.698−90 «Методические указания «Информационная технология. Комплекс стандартов и руководящих документов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Требования к содержанию документов» (утв. и введены в действие постановлением Государственного комитета СССР по управлению качеством продукции и стандартами от 27.12.1990 № 3380) // Информационно-правовой портал Система Гарант [Электронный ресурс] - Электрон. дан. — М., 1990;2012. URL: base.garant.ru/193 677/ (13.03.2012).

42. Руководящий документ «Временное положение по организации разработки, изготовления и эксплуатации программных и технических средств защиты информации от несанкционированного доступа в автоматизированных системах и средствах вычислительной техники» (утв. решением Государственной технической комиссии при Президенте РФ от 30 марта 1992 г.) // «Электронные офисные системы» ЭОС[Электронный ресурс]- Электрон. дан. М., 1994;2012. URL: http://www.eos.ru (15.03.2012).

43. Руководящий документ «Автоматизированные системы. Защита от несанкционированного доступа к информации. Классификация автоматизированных систем и требования по защите информации» (утв. решением Государственной технической комиссии при Президенте РФ от 30 марта 1992 г.) // «Электронные офисные системы» ЭОС[Электронный ресурс]- Электрон. дан. М., 1994;2012. URL: http://www.eos.ru (15.03.2012).

44. Приказ Росстандарта от 06.12.2011 N 718-ст «Об утверждении национального стандарта» // Официальный сайт компании «Консультант Плюс»

[ Электронный ресурс] - Электрон. дан. — М.: 1997;2012. URL: http://base.consultant.ru (14.03.2012).

45. Устав ООО «СЛМ-Монтаж» // Архив ООО «СЛМ-Монтаж» / Красноярск.2009.С.12.

46. Техническое задание на внедрение «Branco-serverобмен» // Архив ООО «СЛМ-Монтаж» / Красноярск.2007.С.5.

47. Порядок работы с «1С: Бухгалтерия 8» // Архив ООО «СЛМ-Монтаж» / Красноярск. 2010.С.4.

48. Порядок работы с программой ГРАНДСмета v.5.5. // Архив ООО «СЛМ-Монтаж» / Красноярск. 2011.С.4.

49. Порядок работы с программой «1С Зарплата и Кадры 7.7». // Архив ООО «СЛМ-Монтаж» / Красноярск. 2010.С.3.

50. Балякин, Ю. Но поддержать формат обязан [Текст]: Lotus Symphony — очередная альтернатива MS Office / Юрий Балякин. — (На работе и дома) // Бухгалтер и компьютер. — 2007. — № 12. — С. 36−40.

51. Боргено. Я. Я. Офисные технологии: учебное пособие для учащихся старших классов среднего образования / Я. Я. Боргено, М. В. Кирсанова; М-во образования и науки Рос. Федерации, Ин-т развития проф. образования. — М: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2006. — 255.

52. Быкова Т. А., Санкина Л. В. Документационное обеспечение управления негосударственных организаций: Учеб. пособие. М., ИНФРА-М, 2011. С. 288.

53. Делопроизводство в органах власти и местного самоуправления. Новые обязательные правила: практ. пособие/ М. В. Кирсанова, С. П. Кобук, Ю. М. Аксёнов. М., Омега-Л, 2007. С. 239.

54. Документирование: учебник / Н. Н. Куняев, Д. Н. Уралов, А. Г. Фабричнов; под ред. проф Н. Н. Куняева. 2-е изд., стер. М.Логос. 2011. с. 352 + компакт-диск.

55. Журнал «Современные технологии делопроизводства и документооборота» /изд. ЗАО «МЦФЭР». М., 2010. С. 4.

56. Информационные технологии: Инновации в государственном управлении: Сб.науч.тр./ РАН; ИГП. Сектор информ. Права; ИНИОН. Центр социал.науч.- информ.исслед. Отдел правоведения; Отв.ред. — Е. А. Алфёрова, И. Л. Бачило. — М., 2010. — 238с. — (Сер." Правоведение").

57. Михеева. Е. В. Практикум по информационным технологиям в профессиональной деятельности: [учебное пособие для студентов учреждений среднего профессионального образования] / Е. В. Михеева. — 3-е издание, стереотипное. — М: Academia, 2005. — 254.

58. Черников. Б. В. Офисные информационные технологии: практикум: [учебное пособие по специальности «Менеджмент организации» ] / Б. В. Черников. — М: Финансы и статистика, 2007. — 397.

Интернет источники

59. Cognitive Technologies СЭД «ЕВФРАТ-Документооборот» [Электронный ресурс] - Электрон. дан. М., 2012 — Режим доступа: http://www.evfrat.ru

60. InterTrust" CompanyMedia" -Делопроизводство [Электронный ресурс] - Электрон. дан. М., 1994 — 2012. Режим доступа: http://www.companymedia.ru

61. VokSoftware Lotus Notes /Domino [Электронный ресурс] - Электрон. дан. М., 2012 — Режим доступа: http://www.lotusnotes.ru/lotus/domino

62. Автоматизация делопроизводства и документооборота НТЦ ИРМ [Электронный ресурс] Системы электронного управления документами: обзор, классификация и оценка возврата от внедрения — Электрон. дан. М., 2002;2012 — Режим доступа: http://www.mdi.ru/library/analit/sysel.html

63. База ГОСТов РФ GOST Expert[Электронный ресурс] - Электрон. дан. 2008;2011 — Режим доступа: http://gostexpert.ru

64. ГК «Ланит» «LanDocs» [Электронный ресурс] - Электрон. дан. М., 2001;2012. Режим доступа: http://landocs.ru

65. ГК Optima Программная платформа «OPTiMA-WorkFlow» [Электронный ресурс] - Электрон. дан. М., 1995;2012 -Режим доступа: http://optima-workflow.ru

66. Информационно-правовой портал Система Гарант ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС-УНИВЕРСИТЕТ» [Электронный ресурс] - Электрон. дан. М., 1990;2012 — Режим доступа: http://base.garant.ru

67. Консалтинговая группа «ТЕРМИКА» [Электронный ресурс]. -Делопроизводство и электронный документооборот. — Электрон.дан. М., 1994;2012 — Режим доступа: http://www.termika.ru

68. Корпоративные хранилища данных. Интеграция систем проектная документация. Project Experience [Электронный ресурс] - Электрон. дан. 2010;2012 — Режим доступа: http://www.prj-exp.ru

69. ООО «1С» Что такое «1С-Архив»? [Электронный ресурс] - Электрон. дан. М., 2012 — Режим доступа: http://www.1c.ru

70. ООО «БОСС-Референт» ГК «АйТи» Что такое «БОСС-Референт» [Электронный ресурс] - Электрон. дан. М., 2002;2012 — Режим доступа: http://www.boss-referent.ru

71. ООО «Максфил» Электронный документооборот технологии и внедрение [Электронный ресурс] - Электрон. дан. М., 2007;2012 — Режим доступа: http://www.escom-bpm.com

72. Официальный сайт компании «Консультант Плюс» [Электронный ресурс] - Электрон.дан. М., 1997;2012 — Режим доступа: http://base.consultant.ru

73. Центр Компетенции по вопросам документационного обеспечения управления ЦКДОУ [Электронный ресурс] - Электрон. дан. М., — Режим доступа: http://www.edou.ru/

74. Электроннная библиотека РГГУ [Электронный ресурс]. — М., 1996;2010 -Режим доступа: http://liber.rsuh.ru

75. Электронные офисные системы" ЭОС" Дело" [Электронный ресурс] - Электрон. дан. М., 1994;2012 — Режим доступа: http://www.eos.ru

76. Электронная библиотека стандартов оформление проектной документации IT-GOST.RU[Электронный ресурс] - Электрон. дан. М., 2009;2012 — Режим доступа: http://it-gost.ru

Показать весь текст

Заполнить форму текущей работой