Автоматизация электронного документооборота на предприятии ООО «ФТН Монитор»

ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА Тема дипломного проекта (работы):

Автоматизация электронного документооборота на предприятии ООО «ФТН Монитор»

Кафедра Информационные системы и технологии

• Введение
• Глава 1. Аналитическая часть
• 1.1 Описание предметной области
• 1.1.1 Общие понятия электронного документооборота
• 1.1.2 Общая информация об автоматизируемом объекте
• 1.1.3 Исследование состава информации
• 1.2 Обзор существующих программных продуктов
• 1.2.1 EMC Documentum
• 1.2.2 CompanyMedia
• 1.2.3 ЕВФРАТ-Документооборот
• 1.2.4 Система «ДЕЛО»
• 1.2.5 1С: Архив
• 1.2.6 DIRECTUM
• 1.3 Обзор средств реализации
• 1.3.1 Microsoft Access
• 1.3.2 Delphi
• 1.3.3 Paradox
• 1.3.4 Microsoft FoxPro
• 1.3.5 Redmine
• 1.3.6 Выбор средства реализации
• Глава 2. Проектная часть
• 2.1 Описание программного продукта и его установка
• 2.1.1 Выбор аппаратного обеспечения
• 2.1.2 Установка Ubuntu Linux
• 2.1.3 Настройка MySQL
• 2.1.4 Установка Redmine
• 2.1.5 DMSF
• 2.2 Разработка плагина «повторяющихся задач»
• Глава 3. Экономическое заключение
• 3.1 Понятие экономической эффективности
• 3.2 Расходы по созданию и внедрению
• Заключение
• Список литературы

На сегодняшний день автоматизация электронного документооборота в большинстве компаний играет значимую роль. Чем больше поток документов в бумажном виде, тем больше загруженность рабочего персонала, канцелярии и других отделов. При этом растет загрузка сотрудников соответствующих подразделений, что сказывается на качестве и оперативности, что коренным образом влияет на обработку бизнес-процессы. С помощью автоматизации документооборота мы снижаем нагрузку, давая тем самым осмысленную направленность потоку документов в компании.

Ключевым фактором при автоматизации является снижение потерь разного вида документов и ухода их в руки третьих лиц, что естественно снижает риски компании и, безусловно, экономит бюджет.

Внедрив функцию электронного документооборота, мы получаем гарантированные плюсы:

· Снижение нагрузки с работников, тем самым повышая производительность коллектива.

· Упрощение работы с документами.

· В электронный документ можно внести изменения в любой момент времени.

· Скорость доступа к документам.

· Разграничение доступа сотрудников, что повысит безопасность и снизит риски.

Объектом дипломного проектирования является компания ООО «ФТН Монитор» .

Предметом дипломного проектирования является внедрение СЭД на базе Redmine в компании ФТН Монитор.

Целью проектирования является создание системы электронного документооборота для компании ООО «ФТН Монитор» .

Глава 1. Аналитическая часть

1.1 Описание предметной области

1.1.1 Общие понятия электронного документооборота

Системы электронного документооборота (СЭД) произвели подлинную революцию в работе с документами, помогая справиться со все возрастающими потоками информации. СЭД существуют уже два десятка лет, сегодня их количество перевалило за сотню. В России в этом секторе работает несколько десятков компаний, продвигающих западные продукты и собственные разработки. В последнее время, как утверждают игроки отечественного рынка СЭД, их бизнес быстро растет.

СЭД — это специальное ПО, предназначенное для коллективной работы с документами в сетевой среде. Благодаря СЭД документы можно объединять в логические блоки, обеспечивая их архивное хранение и поиск. Базовой единицей является электронный документ. Но это не просто один файл, а совокупность файлов разного типа (составных частей документа), снабженная регистрационной карточкой. Такая карточка — неотъемлемый атрибут СЭД. Она содержит набор реквизитов, таких как название организации, вид документа, отметки о согласованиях и утверждениях, даты, адреса сторон и т. д., и позволяет регистрировать, идентифицировать и находить документ, контролировать исполнительскую дисциплину, отслеживать историю документа и архивировать его. Главная задача СЭД — управление полным жизненным циклом документа, начиная с его создания и заканчивая списанием в архив.

Как правило, СЭД состоит из двух основных блоков: статического (электронный архив) и динамического (документооборот). Первый блок обеспечивает первичную обработку документов (регистрация входящей и исходящей информации, поиск, составление отчетов), а второй — организацию информационных потоков, по которым проходят документы, контроль исполнения, групповую работу над документом и т. п.

Однако помимо базовых функций в современных продуктах в той или иной степени предусмотрено множество других полезных возможностей: потоковый ввод бумажных документов, ведение карточек документов (которые настраиваются в соответствии с требованиями организации), поддержка истории работы с документом (для учета обращений и подготовки отчетов), поиск по атрибутам документа и по его содержанию, разграничение прав доступа, маршрутизация документов по рабочим местам пользователей, интеграция с почтовыми системами, формирование отчетов, а также управление знаниями и деловыми взаимодействиями людей и защита документов с помощью шифрования и электронной подписи.

СЭД — проектные системы. И хотя существуют коробочные версии, содержащие базовый набор функций, для каждого предприятия, как правило, создается свое решение, учитывающее специфику его работы с документами. Главная особенность этих систем заключается в том, что в отличие от программ, ориентированных на автоматизацию конкретных подразделений (бухгалтерия, складской учет, кадры и т. д.), они решают задачи менее очевидные и более комплексные. С этим связана основная проблема этой области — руководители многих предприятий имеют слабое представление о преимуществах и специфике систем документооборота.

Внедрение СЭД затрагивает все уровни управления предприятием и призвано изменить сами способы управления. Руководители часто недооценивают сложность данной задачи. Более того, многие из них вообще не видят смысла вкладывать средства в автоматизацию документооборота. За исключением государственных организаций, в которых работа с документами является одним из основных видов деятельности, многие предприятия не верят, что внедрение СЭД может принести прибыль и обеспечить быструю отдачу.

электронный документооборот программный продукт Известно, что повышать эффективность работы можно двумя путями: снижая затраты или улучшая результаты. СЭД позволяют добиться обеих целей. Очевидная экономия достигается прежде всего за счет сокращения количества бумаги, расходных материалов для принтеров, уменьшения площадей, отводимых для хранения документов, снижения издержек на их передачу, уменьшение простоев при обработке документов и времени их поиска. Это — прямой эффект, его можно легко подсчитать. Есть и косвенные выгоды — улучшение качества работы организации. Ведь автоматизация позволяет повысить надежность процессов обработки документов (например, снижается вероятность их утери) и продуктивность труда сотрудников (в частности, благодаря контролю за исполнением документов, ускорению процессов согласований и принятия решений). Однако эти выгоды сложно оценить количественно, поскольку многое зависит от общей системы управления, принятой в организации.

Более того, автоматизация документооборота позволяет предприятию внедрить новые методы управления, которые раньше были недоступны, например систему управления качеством. Подобные улучшения значительно повышают уровень управляемости компании и позволяют ей быстрее реагировать на внешние изменения, что дает заметные конкурентные преимущества.

Основные термины Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Электронный документ — документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Документооборот — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или передачи в архив.

Делопроизводство — комплекс мероприятий по документационному обеспечению управления (ДОУ) организации, систематизации архивного хранения документов, обеспечению движения, поиска, хранения и использования документов.

Архив — организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение документов с целью использования ретроспективной информации.

Электронный архив — предназначен для систематизации архивного хранения электронных документов в рамках ДОУ.

Примечание: определения взяты из федеральных законов и ГОСТов.

1.1.2 Общая информация об автоматизируемом объекте

FTN Monitor — информационное агентство, представляющее индустрию финансовой информации в регионе Центральной и Восточной Европы, а также странах Азии. Наша миссия — внедрение и развитие единой системы раскрытия информации для обеспечения транспарентности функционирования развивающихся рынков.

Терминал FTN Monitor предоставляет целый спектр данных для профессиональных участников рынка — аналитиков, трейдеров, инвесторов. Как агрегатор информации, мы обеспечиваем доступ к торговым площадкам, файлам официальной корпоративной отчетности, новостным потокам, аналитическим обзорам и рейтинговым отчетам. Мы также предлагаем собственные исследования рынков и ежедневные резюме в разрезе каждого региона как эксклюзивный бонус нашим пользователям.

В числе наших рабочих задач построение и постоянное обновление собственного программного продукта для обеспечения бесперебойного доступа и удобной навигации по базе данных нашего информационно-аналитического терминала в соответствии с требованиями и рекомендациями клиентов, а также предоставление качественного сервиса поддержки пользователей. Учитывая присутствие на нескольких рынках в разных часовых поясах, специалисты компании смогут ответить на Ваши вопросы 24 часа в сутки 7 дней в неделю на понятном для Вас языке.

Политика компании предусматривает агрессивное региональное развитие. Мы планируем открытие представительств FTN Monitor в каждой стране информационного покрытия, а также офисов продаж во всех основных мировых финансовых центрах. На сегодняшний день офисы компании успешно работают в Лондоне, Москве, Гонконге и Киеве. Офис в Лондоне является основным центром продвижения и продажи нашего сервиса, московское представительство отвечает за развитие структуры продукта, офис в Киеве занимается разработкой IT-решений, а специалисты FTN Monitor в Гонконге обеспечивают поставку данных с Азиатских рынков и продажи в регионе.

1.1.3 Исследование состава информации

Структура и потоки информации можно проследить на схеме (Рис. 1.):

Рис. 1. Структура и потоки информации.

Виды документов принимающие участие в документообороте компании:

1. Входящие и исходящие документы:

входящая почта

электронная почта

платежи

информационные документы

сканирование (МФУ)

факсы

2. Внутрифирменные документы:

бизнес задачи

отчеты

счета

бухгалтерские документы

заявления

генерация отчетов

протоколирование

поручения

согласование документов

планы и графики

1.2 Обзор существующих программных продуктов

Существует множество программных продуктов, как и зарубежных, так и нашего Российского производства, но существуют еще гибриды, когда например российский производитель использует зарубежные технологии.

Системы электронного документооборота

1.2.1 EMC Documentum

Documentum — мировой лидер рынка ECM (Enterprise Content Management) систем. Это — полнофункциональная платформа, предназначенная для управления неструктурированной информацией предприятия (различные типы документов, цифровые медиаданные, содержание Интернет-сайтов). Платформа Documentum позволяет не только управлять документами предприятия на всех этапах жизненного цикла, но и решать задачи комплексной автоматизации различных бизнес-процессов, обеспечивая процесс-ориентированную связь различных информационных систем между собой.

В мире решения на базе Documentum используют более 1400 компаний, в том числе: Bayer AG, BEA Systems, Bechtel, BOC Gases, BP, Cisco, Delta Airlines, Dow Chemical, FDA, Ford Motor Company, Hewlett-Packard, Hyundai, IRS, Johnson & Johnson, McDonalds, Merck & Co., Nokia, PepsiCo, Pfizer, Prudential Insurance, Siebel, Sony Pictures Entertainment, Thomson Learning, United Airlines и Yahoo.

" Documentum 5 - комплексная платформа. Обладает широким функционалом - от управления содержанием веб-страниц до управления цифровыми медиаданными. Documentum имеет четко определенную концепцию и однозначно обозначил свою приверженность рынку управления неструктурированной информацией предприятия (ECM).

Назначение системы:

§ Управление документами и бизнес-процессами их обработки;

§ Управление содержанием веб-сайтов и корпоративных порталов;

§ Управление цифровыми медиаданными;

§ Bзаимодействие со средствами сканирования / распознавания;

§ Управление проектами и коллективной работой;

Функциональные характеристики системы:

§ Управление процессом создание документов. Использование средств сканирования и распознавания или специализированных приложений (MS Office, CAD/CAM-системы, ERP).

§ Реализация совместной работы с документами. Механизм check-in/check-out. Распределение прав доступа.

§ Управления версиями документов.

§ Рассылка документов, регламентированное и динамическое определение маршрутов прохождения документов.

§ Утверждение документов. Реализация многоуровневой процедуры согласования.

§ Архивное хранение документов.

§ Регистрация входящих и исходящих документов.

§ Контроль исполнения документов и распоряжений.

§ Формирование регламентированных и аналитических отчетов.

§ Поиск по атрибутам.

§ Ретроконверсия документов

§ Управление проектно-конструкторской документацией.

Архитектура EMC Documentum:

Система реализована в классической трехуровневой архитектуре (сервер баз данных, сервер приложений, клиент), позволяющей оптимальным образом распределить нагрузку на вычислительные ресурсы, а также обеспечить максимальный уровень защищенности хранения и передачи данных.

В основе системы находится реляционная база данных, обеспечивающая механизмы транзакционной обработки структурированных запросов, базовые возможности по хранению и индексированию данных. В качестве севера баз данных могут выступать любые промышленные системы, в том числе Oracle Database или Microsoft SQL Server.

Бизнес-логика системы находится на сервере приложения Documentum Content Server, который обеспечивает реализацию функциональной модели обработки документов, отвечает за распределение нагрузки на вычислительные ресурсы, а также за безопасность обращений клиентов к хранилищу данных.

Работа пользователя c EMC Documentum:

Пользовательский интерфейс реализован в виде дополнения к программе Windows Explorer и построен таким образом, чтобы работа с хранилищем для пользователя практически не отличалась от работы с локальной файловой системой. В рамках пользовательского интерфейса реализованы папки с документами, диалоги свойств документов, функции поиска, выписки/сохранения, участия в процессах обработки документов, просмотра статистики и т. п. Также система обладает полнофункциональным web-клиентом, позволяющим работать с системой посредством web-браузера.

1.2.2 CompanyMedia

CompanyMedia представляет собой комплекс систем, автоматизирующих делопроизводство, документооборот и бизнес-процессы.

Не все задачи работы с документами могут быть решены в рамках системы автоматизации общего делопроизводства. Наличие отдельных систем, автоматизирующих разные бизнес-процессы (управление персоналом, работа с клиентами и др.), а также работу с разными видами документов (договорами, обращениями граждан, заявками и пр.) позволяет организовать бизнес-процессы в полном соответствии со стандартом и решать соответствующие задачи на высоком профессиональном уровне.

При этом можно внедрить в компании как одну, так и несколько систем CompanyMedia в любой комбинации в зависимости от того, какие процессы необходимо автоматизировать.

CompanyMedia включает системы:

автоматизирующие ведение делопроизводства и управление документооборотом («CompanyMedia-Делопроизводство», «CompanyMedia-Документы», «CompanyMedia-Информационно-справочная система», «CompanyMedia-Факс», «CompanyMedia-Договоры», «CompanyMedia-Обращения граждан», «CompanyMedia-Workflow»);

— обеспечивающие информационную поддержку рабочих процессов, присущих любой организации («CompanyMedia-Клиенты и контакты», «CompanyMedia-Планирование», «CompanyMedia-Заседания»);

— автоматизирующие работу кадровой службы («CompanyMedia-Управление персоналом»);

— автоматизирующие взаимодействие пользователей с отделом технической поддержки (система «CompanyMedia-HelpDesk»);

— обеспечивающие возможность обучения работе в системе CompanyMedia («CompanyMedia-Корпоративный тренинг»).

CompanyMedia обеспечивает пользователям такие основные возможности, как:

— подготовка и согласование документов;

— регистрация всех видов документов компании, в том числе входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов, организационно-распорядительных документов и пр.;

— создание и ведение папок документов;

— создание по всем видам документов поручений, резолюций и возможность регистрации ответов на них;

— контроль исполнения документов и резолюций;

— сканирование большого числа документов, создание и ведение электронных архивов документов;

— подготовка, регистрация договоров, согласование, визирование, хранение их актуального реестра;

— информационная поддержка работы с клиентами;

— планирование работ, контроль исполнения планов;

— ведение проектов;

— учет рабочего времени сотрудников;

— подготовка совещаний и заседаний, контроль исполнения решений;

— автоматизация кадрового делопроизводства;

— автоматизация взаимодействия пользователей и службы технической поддержки.

Возможность осуществлять в системе электронного документооборота CompanyMedia весь цикл работы с документами (от их создания/получения до архивирования) приводит к сокращению времени на их прохождение по структурным подразделениям, поиск документов, необходимых руководству для принятия управленческих решений, что повышает их качество и надежность за счет полноты и своевременности предоставляемой информации. Также с внедрением CompanyMedia сокращаются непроизводственные затраты (поиск, повторное согласование документов, дублирование информации и т. д.) и затраты на приобретение расходных материалов (бумаги, копировально-множительного оборудования), содержание бумажного архива.

CompanyMedia характеризуется рядом выгодных преимуществ:

готовность к работе, то есть отсутствие необходимости разрабатывать или моделировать систему на основе конструктора обеспечивает возможность начать использовать ее сразу, сократив риски на внедрение системы и сэкономив на этом время и материальные средства;

модульность CompanyMedia, то есть наличие в ее составе нескольких самостоятельных и одновременно взаимосвязанных систем, автоматизирующих разные процессы, позволяет выбрать нужные, и автоматизировать именно те процессы, которые нуждаются в этом;

многофункциональность, то есть возможность автоматизировать не только делопроизводство, но и многие другие процессы (а в состав CompanyMedia входит более 10 систем, рассчитанных на разные задачи) позволяет расширять границы автоматизации;

возможность настроить или доработать систему так, чтобы она автоматизировала процессы, которые могут быть присущи именно конкретной организации, что позволяет учитывать специфику бизнеса компании, а также в дальнейшем адаптировать ее под меняющиеся требования самостоятельно, экономя время и деньги;

масштабируемость (возможность в дальнейшем, после внедрения системы, подключить к ней другие системы CompanyMedia, автоматизировать новые рабочие места) дает возможность в нужные сроки автоматизировать необходимые бизнес-процессы, подключить к работе в системе нужных сотрудников;

корпоративность, то есть способность системы работать в компаниях со сложной (несколько отделов, департаментов и т. п.), в том числе территориально-распределенной структурой (несколько филиалов, дочерних компаний, расположенных в разных городах в разных часовых поясах), позволяет подключить к работе в ней сотрудников основной, дочерних и зависимых компаний. За счет подключения к работе в системе всех сотрудников компании (как в головном офисе, так и в филиалах и дочерних компаниях), работающих с документами, строгого контроля соблюдения ими должностных обязанностей, регламентов и процедур, принятых в компании повышается прозрачность ее документооборота и деловых процессов, ускоряются информационные потоки, что повышает управляемость компании;

реализованная в системе возможность ставить исполнение документов и поручений по ним на контроль, то есть, прописывать, в какие сроки документ и поручения по нему должны быть выполнены, кто должен принимать участие в их выполнении, а также возможность отследить, у кого документ находится, на какой он стадии исполнения (согласовывается, просматривается и т. д.) приводит к упрощению получения информации о текущем состоянии документа, повышению исполнительской дисциплины;

возможность разграничить право доступа к информации на основании должностных обязанностей сотрудника обеспечивает защищенность документооборота от несанкционированного доступа, тем самым ликвидируется возможность утечки информации;

наличие механизмов создания юридически значимого электронного документооборота позволяет перейти на полностью безбумажный документооборот;

наличие нескольких типов рабочих мест (для менеджеров и руководителей, работающих в основном с содержанием документа, предметных специалистов, работающих, как правило, с реквизитами документов), отражающих специфику работы с информацией в зависимости от должностных обязанностей сотрудников, т. е. отражение в системе именно тех функциональных возможностей, которые необходимы сотрудникам для выполнения профессиональных обязанностей, делает работу в CompanyMedia комфортной для специалистов различных категорий;

совместимость системы с различными операционными системами (Sun Solaris, Linux, Windows) дает возможность работать с установленной в компании операционной системой, и не покупать новую, экономя тем самым средства на ее приобретение, а также не быть привязанным к конкретному поставщику оборудования;

интегрируемость CompanyMedia с другими, уже используемыми на предприятии системами (1C, SAP R3, Галактика), позволяет взаимодействовать ними, использовать хранящуюся в них информацию;

возможность работы через Web-браузер обеспечивает мгновенный доступ к документам, хранящимся в CompanyMedia, даже если у сотрудника она локально не установлена (например, если он в командировке, в отпуске), что позволяет ему всегда оперативно отрабатывать поступающие документы и поручения по ним;

возможность поддержки в системе единого стандарта работы с электронными документами обеспечивает унификацию, формализацию и строгую регламентированность технологий делопроизводства, документооборота и бизнес-процессов;

надежность, высокая «отказоустойчивость» системы позволяет ей работать практически 24 часа в сутки, 365 дней в году.

CompanyMedia — одна из старейших систем автоматизации документооборота на российском рынке. Она объединяет в себе опыт многих компаний, которые внедрили и используют ее у себя. Выбирая CompanyMedia, вы выбираете не только продукт, но и команду высококлассных специалистов, которые обладают богатейшим опытом и любят свое дело.

Эксплуатация CompanyMedia позволяет исключить риски:

— несвоевременной доставки информации;

— невыполнения или несвоевременного выполнения сотрудниками выданных руководством поручений;

— потери информации при ее передаче и хранении;

— длительного согласования проектов документов, и, соответственно, недопустимо медленного реагирования на изменения внешней бизнес-среды;

— несвоевременного выполнения деловых обязательств.

Система CompanyMedia может функционировать в крупных компаниях и корпорациях, которые имеют разветвленную систему филиалов в городах, расположенных в разных часовых поясах. Это позволяет создать единое информационное пространство между головным офисом и филиалами компании.

В CompanyMedia могут быть использованы технологии, обеспечивающие защищенный, юридически значимый электронный документооборот. В частности, система Locker. Она выполняет операции шифрования и вычисления электронно-цифровой подписи в среде Lotus Notes на основе сертифицированных средств криптозащиты (СКЗИ).

С системой также прекрасно работает eToken — электронный ключ-брелок, который позволяет отказаться от использования жесткого диска и дискет для хранения пароля доступа в систему, обеспечивает высокую защищенность информации и дает возможность легко работать с системой с разных рабочих мест.

CompanyMedia создавалась в строгом соответствии с государственными стандартами в области делопроизводства и отвечает требованиям действующей государственной нормативной базы, что подтверждено сертификатами качества Госстандарта РФ, сертификатом соответствия ИСО 9001−2001. При ее разработке проводились консультации со специалистами Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

1.2.3 ЕВФРАТ-Документооборот

" ЕВФРАТ-Документооборот" - система электронного документооборота, позволяющая построить полноценную систему управления бизнес-процессами и документами организации. Система содержит весь необходимый инструментарий для успешной организации электронного документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности. Система рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, например, канцелярии или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков.

" ЕВФРАТ-Документооборот" разработан в полном соответствии с рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition) и удовлетворяет требованиям стандарта ISO 9000. Гибкость системы ЕВФРАТ-Документооборот позволяет автоматизировать документооборот организации как в соответствии с требованиями ГОСТа по делопроизводству, так и с требованиями регламента, положений и инструкций по работе с документами, разработанными и применяемыми организацией.

Работа в локальном офисе:

Функционал системы позволяет решить все типовые задачи делопроизводства:

— автоматизировать регистрацию документов и заданий;

— обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;

— осуществлять мгновенный поиск информации;

— контролировать выполнение работ, инициируемых документами и заданиями;

— проводить мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных журналов и отчетов;

— организовать долговременное хранение документов организации;

— обеспечить разграничение прав доступа сотрудников к информации.

Работа в территориально-распределённой организации:

Поддержка работы в организациях с территориально-распределенной структурой управления позволяет организовать сквозную работу над документами и заданиями между главным офисом и территориально удаленными филиалами. Информация между офисами передается в кодированном виде.

Настройку и работу системы обеспечивают следующие модули:

АРМ «Пользователь» — универсальное рабочее место доступа к системе;

— АРМ «Администратор» — средство настройки и администрирования системы;

— «Графический дизайнер маршрутов» — инструмент для проектирования типовых процессов обработки документов в организации;

— «Дизайнер форм» — средство настройки регистрационно-контрольных карточек;

— «Менеджер журналов и отчетов» — инструмент для настройки шаблонов отчетов по деятельности организации;

— средства настройки ЭЦП и протоколирования действий пользователей;

— «Почтовый клиент» — средство работы с сообщениями электронной почты.

Дополнительные модули системы:

" HTTP-сервер" :

В системе ЕВФРАТ-Документооборот используется протокол обмена данными TCP/IP, что позволяет вести работу в системе с удаленного компьютера посредством Internet/Intranet-сетей. Модуль «HTTP-сервер» дает возможность пользователям получать доступ к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира.

APM «Архивариус» :

Дополнительный модуль «Архивариус» предоставляет средства автоматизации процессов списания и долговременного хранения документов, вышедших из оперативного обращения. Модуль поддерживает принятую в организации номенклатуру дел, а также поддерживает связь с оперативными документами.

APM «Руководитель» :

Дополнительный модуль «Руководитель» предоставляет удобный и полноценный доступ к корпоративной системе документооборота с помощью Интернет для руководителей, работа которых по тем или иным причинам связана с достаточно частыми поездками и оторванностью от основного офиса.

Архитектура системы:

Система «ЕВФРАТ-Документооборот» имеет клиент — серверную архитектуру. Благодаря «HTTP-серверу» и модулю АРМ «Руководитель» доступ к системе может осуществляться через Интернет. Наличие подсистемы обмена документами позволяет организовать территориально-распределённую работу. В качестве базы данных используется СУБД собственной разработки — НИКА, которая поставляется вместе с продуктом. Особенности архитектуры системы и применяемые механизмы позволяют добиться эффективной работы и оптимальной производительности системы электронного документооборота.

Преимущества системы:

Система «ЕВФРАТ-Документооборот» позволит Вам повысить эффективность деятельности организации, отдела, департамента, улучшить исполнительскую дисциплину, сэкономить время на всех этапах деятельности сотрудников, создать единое информационное и управленческое пространство на предприятии.

Для установки и эксплуатации системы «ЕВФРАТ-Документооборот» не требуется наличия дополнительного программного обеспечения. В отличие от аналогичных программ, предлагаемых на рынке, система функционирует на собственной встроенной СУБД «Ника», которая входит в комплект поставки.

— Соответствие нормативным требованиям российского делопроизводства, а также требованиям стандарта ISO 9000. Система разработана в полном соответствии с рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition).

— Система ЕВФРАТ-Документооборот обладает интуитивно понятным интерфейсом, проста и удобна в настройке и использовании.

— Наличие в системе встроенного инструментария (Дизайнер форм, Дизайнер маршрутов, Менеджер журналов и отчётов) для адаптации системы под требования организации.

— В системе реализована необходимая функциональность для полноценной работы с документами и деловыми процессами с поддержкой технологии workflow.

— Наличие встроенных средств сканирования и распознавания объектов с поддержкой поточного сканирования. Уникальная технологическая разработка, созданная специалистами компании Cognitive Technologies — технология Drag&Recog (распознавание «на лету»), а также встроенный модуль просмотра и печати.

— Расширенные возможности поиска с применением морфологического анализа текста.

— Возможности построения отчётов и журналов с помощью встроенного генератора отчётов.

— Поддержка территориально-распределённой работы благодаря наличию в системе подсистемы обмена документами.

— Возможности работы с документами и поручениями при помощи веб-браузера из любой точки мира.

— Применение сертифицированных средств криптографического шифрования и использование электронной цифровой подписи.

— Разграничение прав доступа и использование механизма ролей.

— Простое администрирование системы возможностями АРМ «Администратор» .

— Открытый API для создания интеграционного программного обеспечения на платформе системы «ЕВФРАТ-Документооборот» .

1.2.4 Система «ДЕЛО»

Система «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) — комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации.

Система делопроизводства эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.

Первая версия системы «ДЕЛО» выпущена в 1996 году.

" ДЕЛО" - первая отечественная система автоматизации документооборота, получившая государственный сертификат наивысшего качества ЦСЦР Госстандарта РФ.

В настоящее время «ДЕЛО» используют 2000 компаний, учреждений и организаций в России и странах СНГ, а общее число установленных рабочих мест составляет более 150 000. Двенадцать субъектов Федерации реализуют программы автоматизации органов власти всех уровней на базе системы «ДЕЛО» .

Поддержка любой технологии работы с документами:

Система «ДЕЛО» обеспечивает как автоматизацию классического документооборота компании, так и полноценное управление электронными документами. Это позволяет создать решение для комплексной автоматизации любого уровня, а также плавно и без риска осуществлять переход к современным технологиям ведения делопроизводства.

В зависимости от потребностей заказчика на основе системы компьютерного делопроизводства можно реализовать:

Автоматизацию традиционного (бумажного) делопроизводства;

— Полностью электронный документооборот (внедрение безбумажных технологий);

— Смешанный бумажно-электронный документооборот.

Программа документооборота «ДЕЛО» представляет собой гибко настраиваемый продукт, который обладает широкими возможностями для адаптации под особенности любой организации.

Кроме того, одной из важнейших особенностей является поддержка принятых правил и методов работы с документами, сложившихся в отечественной практике. Например, стандартная бизнес-логика системы без дополнительных доработок предусматривает возможности работы с различными видами поручений, механизмы последовательного и параллельного согласования, разграничение прав доступа к документу, делегирование и передачу полномочий и др.

Благодаря этому обеспечивается:

Настройка системы в точном соответствии со структурой организации и существующими методами управления делопроизводством и порядком документооборота, а также поддержка их дальнейших изменений. В частности, система поддерживает централизованную, распределенную и децентрализованную схему организации документооборота;

— Соблюдение требований регламентов и внутренних стандартов в области ведения документооборота и информационной безопасности.

Масштабируемость;

Автоматизированный документооборот «ДЕЛО» обладает практически неограниченной масштабируемостью — возможностью «увеличения охвата» и включения новых пользователей. В ней могут одновременно работать от единиц до нескольких тысяч пользователей.

Система позволяет решать задачи автоматизации документооборота любого уровня сложности;

Работа в Интернет / Интранет сетях;

Для предоставления доступа к документам в системе реализован web-интерфейс, обеспечивающий простой и эффективный доступ к внутреннему документообороту с любого локального или удаленного компьютера через сеть Internet (Intranet).

Поддержка распределенного электронного документооборота;

Электронное делопроизводство позволяет осуществлять автоматизированный обмен юридически значимыми электронными документами между организациями или территориально удаленными подразделениями. При этом соблюдаются все законодательные и делопроизводственные нормы, а конфиденциальность и подлинность документов обеспечиваются сертифицированными средствами криптозащиты информации.

Работа с большими объемами документов.

Система хранения данных позволяет работать множеству пользователей с большими массивами документов. Реальные, практически подтвержденные возможности — свыше 4 000 000 документов, свыше 500 одновременно работающих пользователей. При этом существует однопользовательская версия системы, работающая с условно-бесплатной СУБД.

Соответствие законодательным и нормативно-методическим требованиям в области управления документами

Система документооборота предприятия «ДЕЛО» обеспечивает управление документацией на основе требований как российской, так и международной нормативной базы ДОУ и информационной безопасности. Требования к организации как традиционного, так и электронного документооборота содержатся в:

Законодательстве РФ;

ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации», «Об электронной цифровой подписи», «О государственной тайне», «О коммерческой тайне», «О персональных данных», «Об архивном деле в РФ» и др.

Национальных стандартах РФ (часть из которых полностью соответствует международным стандартам ISO);

Например:

ГОСТ Р ИСО 15 489−1-2007. Управление документами — Общие требования;

— ГОСТ Р 6.30−2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации — Требования к оформлению документов;

— ГОСТ Р 52 294−2004. Управление организацией. Электронный регламент административной и служебной деятельности. Основные положения;

— ГОСТ Р ИСО/МЭК 17 799−2005. Информационные технологии — Практическое руководство по управлению информационной безопасностью;

— Серия стандартов ГОСТ Р ИСО/МЭК 15 408. Информационная технология. Методы и средства обеспечения безопасности. Критерии оценки безопасности информационных технологий (части 1−3);

— ГОСТ Р 34.10−2001. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи.

Иных нормативно-методических документах.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ);

— Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти;

Открытость и интеграция с отраслевыми стандартами программного обеспечения:

В системе документооборота предприятия «ДЕЛО» реализована поддержка платформ и технологий лидеров в области создания информационных технологий на мировом и отечественном рынке:

Microsoft и Oracle — поставщики наиболее популярных платформ для корпоративных приложений;

Интеграция с пакетом Microsoft Office позволяет регистрировать документы непосредственно из редакторов или почтовой программы.

ABBYY — ведущий разработчик программного обеспечения для сканирования и распознавания документов и форм;

КриптоПро, СигналКом, Aladdin — разработчики надёжных средств криптографической защиты информации и информационной безопасности.

Наличие открытого API-интерфейса делает возможной интеграцию системы документооборота предприятия «Дело» с любыми используемыми в организации информационными системами и бизнес-приложениями.

Например:

— «1С: Предприятие» ;

— продукты компании «ЭОС» ;

— другие используемые в организации системы и бизнес-приложения.

Кроме того, использование API позволяет расширить свойства системы современного делопроизводства компании для решения различных задач.

Например:

— для вывода данных системы в наиболее удобной форме отчетов;

— для формирования запросов требуемого вида на поиск и отбор данных;

— для доступа к данным системы через Internet (Intranet);

— для экспорта данных системы в другие базы данных заказчика и т. п.

Простота внедрения и использования:

Система «ДЕЛО» представляет собой законченный тиражируемый «коробочный продукт», который решает задачи автоматизации делопроизводства и электронного документооборота большинства организаций. Удобство и простота внедрения электронного документооборота и дальнейшей работы пользователей обеспечиваются благодаря уникальным эксплуатационным качествам системы, а также профессионализму сотрудников компании «ЭОС» :

Легкость и быстрота установки и настройки программы делопроизводства (в том числе силами заказчика), короткие сроки ввода в промышленную эксплуатацию;

— Простой и интуитивно понятный интерфейс системы учёта делопроизводства, предоставляющий максимум удобных инструментов для облегчения работы пользователей;

— Многократно проверенная на практике технология внедрения системы электронного документооборота фирмы и обучения работе с ней пользователей и администраторов;

— Квалифицированные и опытные специалисты по внедрению и консультанты;

— Служба технической поддержки клиентов;

— Наличие собственного Учебного центра компании «ЭОС» .

На основе стандартной «коробочной версии» может быть также реализована заказная система автоматизации электронного документооборота, полностью учитывающая конкретные особенности деятельности организации независимо от масштаба, вида деятельности и формы собственности.

1.2.5 1С: Архив

1С: Архив — универсальная система управления документами, основным назначением которой является централизованное хранение документов и их версий, обеспечение доступа сотрудников к документам для просмотра или редактирования, и быстрый поиск информации.

Использование 1С: Архива позволяет упорядочить хранение документов и организовать работу с ними, сократив при этом накладные расходы, связанные с доступом к документам.

1С: Архив может хранить документы любых типов — офисные документы, тексты, изображения, аудио и видео файлы, документы систем проектирования, архивы, приложения и т. д. Как показывает опыт, 1С: Архив чаще всего используют для управления внутренней, организационно-распорядительной документацией и договорами.

В системе 1С: Архив документы хранятся в папках-рубрикаторах, структуру которых можно организовать, например, в соответствии с иерархией отделов предприятия, назначая каждому разделу ответственного администратора. Основным преимуществом 1С: Архива является наличие достаточных возможностей при доступной цене. В сочетании с широкими возможностями масштабирования это позволяет эффективно использовать 1С: Архив как на малых, так и на крупных предприятиях.

Хранение документов:

С помощью 1С: Архива можно сформировать централизованное хранилище документов и обеспечить управляемый доступ сотрудников к документам как по локальной сети, так и через Интернет. Документы хранятся в гибко настраиваемой структуре папок-рубрикаторов.

Создание документов:

Документы в 1С: Архиве можно создавать на основе заранее сформированных шаблонов, или путем переноса каталогов и файлов с локального или сетевого диска в нужные папки 1С: Архива. Поддерживается ввод документов со сканера, в том числе и потоковый, с возможностью автоматического распознавания (OCR версия). Служба распознавания работает на сервере 1С: Архива в фоновом режиме и реализована на основе Abbyy FineReader Engine.

Учет документов:

На каждый документ в 1С: Архиве ведется учетно-регистрационная карточка, набор реквизитов которой соответствует ГОСТ Р 6.30−2003 и требованиям ГСДОУ. Состав и расположение реквизитов карточки являются жестко настроенными и не могут быть изменены.

Взаимодействие пользователей:

В 1С: Архиве пользователи могут обмениваться сообщениями, присоединяя к ним ссылки на документы системы. Предусмотрена отправка документов по электронной почте. С целью упорядочивания работ с документами предусмотрена возможность выдачи поручений и контроля их исполнения.

Работа с документами:

Для просмотра и редактирования документов 1С: Архив использует соответствующие приложения. Ряд распространенных форматов документов, например, тексты, изображения, RTF-документы, HTML-документы и документы Microsoft Office, можно просматривать непосредственно в 1С: Архиве, не переключаясь в другое приложение.

Регистрация корреспонденции:

В системе 1С: Архив можно вести учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. При этом осуществляется автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров.

Коллективный доступ:

1С: Архив обеспечивает коллективный доступ сотрудников к документам как для просмотра, так и для редактирования. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки документов.

Версионирование:

При редактировании документов их предыдущие версии автоматически сохраняются в 1С: Архиве. К любой версии можно вернуться, чтобы узнать кто был ее автором или посмотреть внесенные изменения. Количество хранимых версий документов не ограничено.

Доступ через Web:

Входящие в комплект поставки компоненты позволяют организовать доступ к документов с помощью обычных веб браузеров. Это позволяет, например, подключить к системе клиентов или сотрудников, работающих вне офиса.

Поиск:

1С: Архив позволяет искать документы не только по реквизитам учетной карточки, но и по тексту, с учетом морфологии русского языка, т. е. находить любые формы слов, указанных в поисковом выражении. Для морфологического анализа используется «Морфологический модуль и словарь ОРФО, Copyright © 2000 Информатик». Полнотекстовое индексирование выполняется сервером 1С: Архива в фоновом режиме и поддерживается для документов Microsoft Office, текстовых документов различных типов и кодировок и распознанных изображений. Дополнительной возможностью системы поиска является формирование подборок информации на заданную тему (дайджест).

Права доступа:

Каждому объекту 1С: Архива (документу или папке) можно назначить набор прав доступа. Поддерживаются группы пользователей и наследование прав, так, например, документы наследуют права родительской папки. Права ранжируются по девяти критериям — просмотр, открытие, редактирование, управление версиями, перемещение, право подписи, право изменения прав, создание и удаление. Все действия пользователей, связанные с изменениями объектов 1С: Архива или доступом к ним, протоколируются и могут просматриваться администратором системы.

Основные отличия 1С: Архива от файл-сервера:

§ однозначное решение конфликтных ситуаций при коллективном редактировании любых документов;

§ автоматическое сохранение всех версий документов с возможностью сравнения и возврата к любой из них;

§ поиск документов: как полнотекстовый, так и по полям учетно-регистрационной карточки;

§ эффективное хранение большого количества документов и версий, формирование распределенных многотомных хранилищ документов;

§ надежное хранение документов за счет исключения прямого доступа пользователей к ним.

§ эффективное управление правами доступа и аудит всех действий пользователей;

Интеграция с внешними приложениями:

В состав 1С: Архива входят механизмы интеграции системы с внешними приложениями, позволяющие, например:

§ добавить к уже существующим системам функциональность 1С: Архива;

§ разрабатывать автоматизированные системы пакетной обработки документов в том числе и потоковой обработки;

§ создавать узкоспециализированные приложения для работы с документами в 1С: Архиве;

§ разрабатывать интернет решения для доступа к документальным базам данных.

Вызов функций 1С: Архива можно осуществлять из 1С: Предприятия версий 7.7 и 8.0 (с помощью соответствующий компоненты), из программ написанных на C++, Visual Basic или Delphi, а также из любых других программ с помощью командной строки.

1.2.6 DIRECTUM

DIRECTUM — система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.

Система DIRECTUM является полноценной ECM-системой (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе технологии Workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.

Состав системы DIRECTUM:

§ Управление электронными документами. Создание и хранение различных неструктурированных документов (тексты Microsoft Word, таблицы Microsoft Excel, рисунки Microsoft Visio, CorelDraw, видео и пр.); поддержка версий документов и ЭЦП; структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами; полнотекстовый и атрибутивный поиск документов.

§ Управление деловыми процессами. Поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях их жизненного цикла (docflow); выдача электронных заданий и контроль их исполнения; взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов; поддержка свободных и жёстких маршрутов (workflow).

§ Управление договорами. Организация процесса согласования и регистрации договоров и сопутствующих документов, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т. д.).

§ Управление совещаниями. Организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания.

§ Канцелярия. Регистрация бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ; ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации; рассылка и контроль местонахождения бумажных документов; организация обмена электронными документами с ЭЦП с другими организациями.

§ Управление взаимодействием с клиентами. Ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий.

Компоненты:

Возможности системы DIRECTUM существенно расширяются благодаря следующим компонентам

· Предметно-ориентированый инструмент разработки IS-Builder. Модификация и разработка новых карточек электронных документов, справочников, отчетов, блоков типовых маршрутов; вcтроенный язык программирования ISBL; интеграция с другими системами.

· Службы файловых хранилищ (DIRECTUM Storage Services). Управление хранением большого объема данных в единой системе; архивное хранение документов; работа с медиа-данными; настройка политик хранения, обеспечивающих автоматическое перемещение данных по хранилищам.

· Сервер веб-доступа. Работа с электроными документами, задачами, заданиям через веб-браузер.

· Расширения для SharePoint. Набор готовых веб-частей и интеграционных механизмов, обеспечивающих доступ к данным DIRECTUM из портала на базе Microsoft SharePoint.

· Сервер репликации. Создание территориально-распределенных систем, обменивающихся данными в режиме off-line; иерархическая система вторичных серверов; настраиваемый состав реплицируемых данных.

· DIRECTUM OverDoc. Просмотр, редактирование и подписание документов ЭЦП вне системы DIRECTUM для обмена между разными организациями; распространяется бесплатно.

· Технология быстрой идентификации документа DIRECTUM RapID. Основанные на использовании штрих-кода маркировка и поиск документа, обеспечивающие быстрый доступ к электроному документу по его бумажной копии.

· Службы ввода документов (DIRECTUM Capture Services). Массовый ввод документов в DIRECTUM с различных источников (сканеры, МФУ, файловая система, факсы, электронная почта и т. д.).

· Службы преобразования документов (DIRECTUM Transformation Services). Преобразование документов в другие форматы, извлечение из документов полезной информации.

· Набор средств интеграции (DIRECTUM Integration Toolset). Легкая интеграция с ERP-системами: двухсторонняя синхронизация справочников, включение объектов системы в workflow, генерация документов и доступ к ним из ERP-системы.

Процесс внедрения системы DIRECTUM:

Выбор и приобретение системы электронного документооборота — это только первый шаг на пути построения электронного документооборота в организации. Прежде чем система заработает и реально начнет приносить эффект, предстоит процесс внедрения.

Качественное комплексное внедрение — одна из главных задач, которую компания DIRECTUM ставит перед собой и своими партнерами. На основе богатого опыта компании по внедрению систем электронного документооборота разработана и постоянно развивается собственная технология внедрения, включающая в себя:

§ библиотеку типовых проектных решений;

§ моделирование бизнес-процессов с использованием самой современной нотации BPMN;

§ четкую организацию управления проектом в соответствии с уставом проекта;

§ проведение обучения пользователей по готовым курсам с последующей сертификацией специалистов;

§ расчет эффективности по итогам внедрения и т. д.

Технология предусматривает несколько вариантов организации внедрения от самостоятельного выполнения работ заказчиком на основании методических рекомендаций до внедрения «под ключ» специалистами компании DIRECTUM или ее партнеров.

Благодаря данной технологии внедрения процесс перехода организации на электронный документооборот становится более легким и последовательным. В результате заказчик получает полноценно внедренную систему электронного документооборота, когда:

— работа с документами и их согласование внутри организации ведется только в электронном виде с применением ЭЦП;

— высшее руководство работает с документами из системы;

— контроль исполнительской дисциплины осуществляется на основе данных системы;

— в системе работают все структурные подразделения, включая рядовых сотрудников;

— создано единое хранилище электронных документов и корпоративных знаний, с которым работают все сотрудники в соответствии со своими полномочиями.

Эффект от внедрения DIRECTUM:

Внедрение документооборота — это не просто «дань моде». Это — осознание тех преимуществ, которые дает внедрение документооборота:

· Прозрачность бизнес-процессов Система DIRECTUM обеспечивает возможность отслеживания этапов выполнения бизнес-процессов, что делает всю деятельность в организации абсолютно прозрачной и контролируемой. Кроме того, механизм workflow включает в себя все необходимые средства для настройки процессов любой сложности. Система становится мощным инструментом бизнес-аналитика и позволяет повысить эффективность описания и поддержки деловых процессов.

· Исключение несанкционированного доступа Утечка конфиденциальной информации может повлечь за собой миллионные убытки организации. В отличие от традиционного «бумажного» документооборота, система DIRECTUM обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей. Тексты документов могут быть дополнительно зашифрованы с помощью паролей, либо цифровых сертификатов. Все действия, производимые пользователем над документом (чтение, изменение, подписание), протоколируются.

· Повышение исполнительской дисциплины По статистике 20% полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. Предоставляя полный контроль всех этапов работ для руководства, система DIRECTUM напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников. Используя возможности системы, руководитель может быть уверен в том, что поставленные перед сотрудниками задачи не будут забыты или не выполнены.

· Выполнение требований стандартов ISO-9000 Постановка менеджмента качества в настоящее время стала одной из приоритетных задач, решаемых российскими компаниями. Разработанная в соответствии с требованиями ISO 9001 Система менеджмента качества (СМК) становится концептуальной основой для совершенствования системы управления организации.

· Одно из требований к СМК — это прозрачно поставленный документооборот и информационное взаимодействие.

· Преимущества использования DIRECTUM при постановке СМК:

o обеспечение строгого выполнения разделов стандарта ISO 9001: 2000 по управлению документами и записями;

o поддержка выполнения регламентов сотрудниками в рамках описанных бизнес-процессов;

o предоставление средств для контроля со стороны руководства за функционированием СМК.

· Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников Использование системы DIRECTUM сокращает временные затраты практически на все рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т. д.). Благодаря этому у сотрудников высвобождается время для выполнения других, более интеллектуальных работ, дающих большую отдачу для предприятия.

· Кроме того, происходит ускорение документооборота и, как следствие, всех процессов.

· Легкость внедрения инноваций и обучения Благодаря системе оповещения, построенной на базе системы DIRECTUM:

o быстро доводятся новые правила работы до всех сотрудников;

o легко меняются маршруты прохождения и шаблоны документов, после чего сотрудники автоматически начинают работать по-новому.

· С началом эксплуатации системы DIRECTUM происходит формирование корпоративной базы знаний организации, что, в свою очередь, позволяет сократить сроки, отводимые для обучения новых сотрудников.

· Развитие корпоративной культуры Процесс внедрения электронного документооборота налаживает и поддерживает корпоративную культуру. Оптимизация взаимодействия сотрудников и развитие горизонтальных связей приводят к сплочению команды. В то же время возрастает ответственность каждого сотрудника за качественное выполнение выданного ему задания.

· Рост конкурентных преимуществ Внедрение системы электронного документооборота DIRECTUM напрямую отражается на конкурентных преимуществах компании перед другими игроками рынка. Повышается скорость и качество обслуживания клиентов за счет ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов. Функционирование даже крупного предприятия становится более мобильным и меньше зависит от конкретных «незаменимых» сотрудников.

Преимущества:

В основе преимуществ системы DIRECTUM лежит понимание потребностей клиентов. Продуманная идеология системы удачно сочетает в себе широкую функциональность и простые принципы работы.

Ориентация на повышение эффективности работы в целом.

Развитое управление контентом с полноценной поддержкой жизненного цикла, вводом документов из различных источников, преобразованием и хранением документов в различных форматах.

Наличие средства, упрощающего идентификацию и поиск бумажных документов.

Наличие бизнес-ориентированного механизма workflow и редактора схем типовых маршрутов, позволяющего моделировать сложные бизнес-маршруты.

Возможность создания и управления в единой системе хранилищами документов практически неограниченного объема для разного вида контента на протяжении всего жизненного цикла документов.

Расширенная функциональность системы благодаря наличию модулей Управление совещаниями, Управление договорами и Управление взаимодействием с клиентами.

Расширенная реализация механизма электронной цифровой подписи (ЭЦП) для перехода на электронный документооборот, в том числе с использованием сертифицированных в РФ средств криптозащиты.

Универсальный механизм интеграции, упрощающий работу SAP, 1С и других ERP-систем в DIRECTUM.

Наличие отработанной технологии внедрения электронного документооборота в различных организациях и библиотеки готовых решений.

Возможность организации территориально-распределенной работы в режиме off-line с поддержкой иерархической структуры серверов.

Наличие двух способов работы пользователей с системой: через desktop-клиент и через веб-клиент (с помощью веб-браузера)

Возможность организации обмена электронными документами с ЭЦП между разными организациями, даже если они используют разные системы документооборота или не используют их вообще.

Высокая масштабируемость системы, обеспечивающая работу тысяч пользователей и хранение миллионов различных документов.

Наличие развитого инструментария (IS-Builder), позволяющего быстро адаптировать систему, интегрировать ее с другими системами, а также собственными силами модифицировать с учетом развития организации.

Соответствие российский стандартам и нормам делопроизводства и управления (ГСДОУ).

Клиенты

Среди клиентов DIRECTUM: ОАО «Саратовский нефтеперерабатывающий завод», ОАО «Каустик», ООО «Газпром Трансгаз Чайковcкий», ОАО «Гипрогазцентр», ОАО «Варьеганнефтегаз», ЗАО «Сургутнефтегазбанк», ОАО «АКИБАНК», ГП «Краснокамская бумажная фабрика «ГОЗНАК», ЗАО АКБ «НОВИКОМБАНК», ОАО «Галоген» .

1.3 Обзор средств реализации

В связи с относительной простотой автоматизируемой области и наличием больших массивов обрабатываемых однотипных данных наиболее эффективным решением представляется создание автоматизированной системы документооборота в рамках СУБД

На сегодняшний день известно более двух десятков форматов данных настольных СУБД. Однако, наиболее популярными, исходя из числа проданных копий, следует признать Delphi, Paradox, FoxPro и MS Access.

1.3.1 Microsoft Access

Система управления базами данных Microsoft Access является одним из самых популярных приложений в семействе настольных СУБД. Все версии Access имеют в своем арсенале средства, значительно упрощающие ввод и обработку данных, поиск данных и предоставление информации в виде таблиц, графиков и отчетов. Начиная с версии Access 2000, появились также Web-страницы доступа к данным, которые пользователь может просматривать с помощью программы Internet Explorer. Помимо этого, Access позволяет использовать электронные таблицы и таблицы из других настольных и серверных баз данных для хранения информации, необходимой приложению. Присоединив внешние таблицы, пользователь Access будет работать с базами данных в этих таблицах так, как если бы это были таблицы Access. При этом и другие пользователи могут продолжать работать с этими данными в той среде, в которой они были созданы. Базы данных — это совокупность сведений (о реальных объектах, процессах, событиях или явлениях), относящихся к определенной теме или задаче, организованная таким образом, чтобы обеспечить удобное представление этой совокупности как в цепом, так и любой ее части. Реляционная база данных представляет собой множество взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определенного типа. Каждая строка таблицы включает данные об одном объекте (например, клиенте, автомобиле, документе), а столбцы таблицы содержат различные характеристики этих объектов — атрибуты (например, наименования и адреса клиентов, марки и цены автомобилей). Строки таблицы называются записями; все записи имеют одинаковую структуру — они состоят из полей, в которых хранятся атрибуты объекта. Каждое поле записи содержит одну характеристику объекта и имеет строго определенный шип данных (например, текстовая строка, число, дата). Все записи имеют одни и те же поля, только в них содержатся разные значения атрибутов.

Любая СУБД позволяет выполнять четыре простейшие операции с данными: добавлять в таблицу одну или несколько записей; удалять из таблицы одну или несколько записей; обновлять значения некоторых полей в одной или нескольких записях; находить одну или несколько записей, удовлетворяющих заданному условию. Microsoft Access является настольной СУБД реляционного типа, которая имеет все необходимые средства для выполнения перечисленных выше функций.

1.3.2 Delphi

Корпорация Borland Software является одним из мировых лидеров в области создания не зависящих от платформы решений для оптимизации разработки программного обеспечения. Процесс разработки в Delphi предельно упрощен, первую очередь это относится к созданию интерфейса. Мощность и гибкость Delphi при работе с базами данных основана на низкоуровневом ядре — процессоре баз данных Borland Database Engine (BDE). Его интерфейс с прикладными программами называется Integrated Database Application Programming Interface (IDAPI). В принципе, сейчас не различают эти два названия (BDE и IDAPI) и считают их синонимами. BDE позволяет осуществлять доступ к данным как с использованием традиционного record-ориентированного (навигационного) подхода, так и с использованием set-ориентированного подхода, используемого в SQL-серверах баз данных. Кроме BDE, Delphi позволяет осуществлять доступ к базам данных, используя технологию (и, соответственно, драйверы) Open DataBase Connectivity (ODBC) фирмы Microsoft. Но, как показывает практика, производительность систем с использованием BDE гораздо выше, чем оных при использовании ODBC. ODBC драйвера работают через специальный «ODBC socket», который позволяет встраивать их в BDE. Все инструментальные средства баз данных Borland — Paradox, dBase, Database Desktop — используют BDE. Все особенности, имеющиеся в Paradox или dBase, «наследуются» BDE, и поэтому этими же особенностями обладает и Delphi.

1.3.3 Paradox

Paradox был разработан компанией Ansa Software, и первая его версия увидела свет в 1985 году. Этот продукт был впоследствии приобретен компанией Borland. С июля 1996 года он принадлежит компании Corel и является составной частью Corel Office Professional.

В конце 80-х — начале 90-х годов Paradox, принадлежавший тогда компании Borland International, был весьма популярной СУБД, в том числе и в нашей стране, где он одно время занимал устойчивые позиции на рынке средств разработки настольных приложений с базами данных.

Принцип хранения данных в Paradox сходен с принципами хранения данных в dBase — каждая таблица хранится в своем файле (расширение *. db), MEMO — и BLOB-поля хранятся в отдельном файле (расширение *. md), как и индексы (расширение*. px). Однако, в отличие от dBase, формат данных Paradox не является открытым, поэтому для доступа к данным этого формата требуются специальные библиотеки. Например, в приложениях, написанных на C или Pascal, использовалась некогда популярная библиотека Paradox Engine, ставшая основой Borland Database Engine. Эта библиотека используется ныне в приложениях, созданных с помощью средств разработки Borland (Delphi, C++Builder), в некоторых генераторах отчетов (например, Crystal Reports) и в самом Paradox. Существуют и ODBC-драйверы к базам данных, созданным различными версиями этой СУБД. Однако отсутствие «открытости» формата данных имеет и свои достоинства. Так как в этой ситуации доступ к данным осуществляется только с помощью «знающих» этот формат библиотек, простое редактирование подобных данных по сравнению с данными открытых форматов типа dBase существенно затруднено. В этом случае возможны такие недоступные при использовании «открытых» форматов данных сервисы, как защита таблиц и отдельных полей паролем, хранение некоторых правил ссылочной целостности в самих таблицах — все эти сервисы предоставляются Paradox, начиная с первых версий этой СУБД.

По сравнению с аналогичными версиями dBase ранние версии Paradox обычно предоставляли разработчикам баз данных существенно более расширенные возможности, такие как использование деловой графики в DOS-приложениях, обновление данных в приложениях при многопользовательской работе, визуальные средства построения запросов, на основе интерфейса QBE — Query by Example (запрос по образцу), средства статистического анализа данных, а также средства визуального построения интерфейсов пользовательских приложений с автоматической генерацией кода на языке программирования PAL (Paradox Application Language).

Windows-версии СУБД Paradox, помимо перечисленных выше сервисов, позволяли также манипулировать данными других форматов, в частности dBase и данными, хранящимися в серверных СУБД. Такую возможность пользователи Paradox получили благодаря использованию библиотеки Borland Database Engine и драйверов SQL Links. Это позволило использовать Paradox в качестве универсального средства управления различными базами данных (существенно облегченная версия Paradox 7 под названием Database Desktop по-прежнему входит в состав Borland Delphi и Borland C++Builder именно с этой целью). Что же касается базового формата данных, используемого в этом продукте, то он обладает теми же недостатками, что и все форматы данных настольных СУБД, и поэтому при возможности его стараются заменить на серверную СУБД, даже сохранив сам Paradox как средство разработки приложений и манипуляции данными.

Однако популярность этого продукта как средства разработки в последнее время несколько снизилась, хотя в мире эксплуатируется еще немало информационных систем, созданных с его помощью.

1.3.4 Microsoft FoxPro

FoxPro ведет свое происхождение от настольной СУБД FoxBase фирмы Fox Software. Разрабатывая FoxBase в конце 80-х годов, эта компания преследовала цель создать СУБД, функционально совместимую с dBase с точки зрения организации файлов и языка программирования, но существенно превышающую ее по производительности. Одним из способов повышения производительности являлась более эффективная организация индексных файлов, нежели в dBase, по формату индексных файлов эти две СУБД несовместимы между собой. По сравнению с аналогичными версиями dBase, FoxBase и более поздняя версия этого продукта, получившая название FoxPro, предоставляли своим пользователям несколько более широкие возможности, такие как использование деловой графики, генерация кода приложений, автоматическая генерация документации к приложениям и т. д.

Впоследствии этот продукт был приобретен компанией Microsoft. Его последние версии (начиная с версии 3.0, выпущенной в 1995 году) получили название Visual FoxPro. С каждой новой версией этот продукт оказывался все более и более интегрирован с другими продуктами Microsoft, в частности с Microsoft SQL Server, в состав Visual FoxPro в течение нескольких последних лет входят средства переноса данных FoxPro в SQL Server и средства доступа к данным этого сервера из Visual FoxPro и созданных с его помощью приложений. Хотя формат данных FoxPro также модифицировался с каждой новой версией, приобретая такие возможности, как хранение правил ссылочной целостности и некоторых бизнес правил в самой базе данных, миграции приложений Visual FoxPro на серверные платформы уделялось значительно большее внимание. Последняя версия этого продукта — Visual FoxPro 6.0, доступна и отдельно, и как составная часть Microsoft Visual Studio 6.0. Отличительной особенностью этой настольной СУБД от двух рассмотренных выше является интеграция этого продукта с технологиями Microsoft, в частности поддержка COM (Component Object Model — компонентная объектная модель, являющаяся основой функционирования 32-разрядных версий Windows и организации распределенных вычислений в этой операционной системе), интеграция с Microsoft SQL Server, возможности создания распределенных приложений, основанных на концепции Windows DNA (Distributed interNet Applications). Visual Fox Pro 6.0 предоставляет следующие возможности: средства публикации данных в Internet и создания Web-клиентов, средства создания ASP-компонентов и Web-приложений, средства создания COM-объектов и объектов для Microsoft Transaction Server, позволяющих создавать масштабируемые многозвенные приложения для обработки данных, средства доступа к данным серверных СУБД, базирующиеся на использовании OLE DB (набор COM-интерфейсов, позволяющий осуществить унифицированный доступ к данным из разнообразных источников, в том числе из нереляционных баз данных и иных источников, например Microsoft Exchange), средства доступа к данным Microsoft SQL Server и Oracle, включая возможность создания и редактирования таблиц, триггеров, хранимых процедур, средства отладки хранимых процедур Microsoft SQL Server, средство визуального моделирования компонентов и объектов, являющиеся составными частями приложения — Visual Modeller, средство для управления компонентами приложений, позволяющее осуществлять их повторное использование.

Итак, тенденции развития этого продукта очевидны: из настольной СУБД Visual FoxPro постепенно превращается в средство разработки приложений в архитектуре «клиент/сервер» и распределенных приложений в архитектуре Windows DNA. Впрочем, эти тенденции в определенной степени характерны для всех наиболее популярных настольных СУБД. Paradox также позволяет осуществлять доступ к наиболее популярным серверным СУБД.

1.3.5 Redmine

Redmine — открытое серверное веб-приложение для управления проектами и отслеживания ошибок. Redmine написан на Ruby и представляет собой приложение на основе широко известного веб-фреймворка Ruby on Rails. Распространяется согласно GNU General Public License.

Функциональные возможности

Данный продукт предоставляет следующие возможности:

ведение нескольких проектов;

гибкая система доступа, основанная на ролях;

система отслеживания ошибок;

диаграммы Ганта и календарь;

ведение новостей проекта, документов и управление файлами;

оповещение об изменениях с помощью RSS-потоков и электронной почты;

вики для каждого проекта;

форумы для каждого проекта;

учёт временных затрат;

настраиваемые произвольные поля для инцидентов, временных затрат, проектов и пользователей;

лёгкая интеграция с системами управления версиями (SVN, CVS, Git, Mercurial, Bazaar и Darcs);

создание записей об ошибках на основе полученных писем;

поддержка множественной аутентификации LDAP;

возможность самостоятельной регистрации новых пользователей;

многоязыковой интерфейс (в том числе русский);

поддержка СУБД MySQL, PostgreSQL, SQLite, Oracle.

Некоторые недостатки Redmine

· Управление файлами и документами в Redmine сводится к их добавлению, удалению и редактированию. Правами доступа ни к файлам, ни к отдельным документам управлять нельзя.

· Отсутствуют оповещения об изменении документов.

· В Redmine нельзя управлять правами доступа на уровне отдельных полей задачи. Например, на данный момент от клиентов нельзя скрыть оценки времени работы над проектом или информацию о потраченном времени.

· В Redmine можно управлять правами доступа на уровне проектов, но нельзя назначить права на какую-то версию проекта или отдельную задачу. Это значит, что если пользователю нужен доступ всего к одной задаче, то придется давать доступ ко всему проекту.

· Если пользователь Redmine получил доступ к проекту, то сейчас нельзя ограничить его активность какими-то отдельными типами задач (трекерами). Например, нельзя разрешить просматривать или создавать задачи только какого-то определенного типа.

· В Redmine все дополнительные поля доступны всем пользователям, все участники проекта смогут их видеть и изменять. Это ограничение может привести к сложностям при наличии неоднородной команды, когда доступ к проекту имеют и менеджеры, и разработчики, и клиенты.

· В Redmine нет прав на отдельные типы переходов в workflow. Например, сейчас нельзя указать, что когда кто-то заканчивает исправлять ошибку, он должен выбрать ответственным тестировщика и должен указать номер билда. Также нельзя скрыть внутреннюю переписку между программистами от клиента.

· В Redmine в список задач не выводится общая трудоемкость задач, а в отчетах по трудоемкости нельзя делать отборы, в том числе и по исполнителю.

· В Redmine не реализовано делегирование задач — нельзя передать задачу другому исполнителю, отметив, что задачу должен исполнять он, но оставив себе наблюдение за задачей.

1.3.6 Выбор средства реализации

Изначально в нашей компании была необходима баг-трекинговая система, после долгого сотрудничества с нашими разработчиками средствами ПО «JIRA», было принято решение организовать свою команду разработчиков. При этом было решено использовать Redmine — это серверное веб-приложение для управления проектами и отслеживания ошибок, которое идеально подходило для работы компании. Плюсом приложения является ее доступность, т.к. Redmine — ПО с открытым исходным кодом.

Впоследствии работы появилась необходимость внедрения СЭД, так как загруженность работы с документами в бумажном виде становилась неприемлемой, и было решено свести ее к минимуму, переведя все в электронный вид. Тем самым мы решили интегрировать в веб-приложение дополнительные модули позволяющие реализовать систему автоматизированного документооборота, которая будет описана во 2 главе.

Глава 2. Проектная часть

2.1 Описание программного продукта и его установка

Изначально Redmine создавался как баг-трекинговая система для описания ошибок и ведения проектов разного рода разработок.

Пользователи системы.

Пользователи являются одним из центральных понятий предметной области. Модель пользователя является основой для идентификации и аутентификации работающего с системой персонала и клиентов, а также для авторизации их в разных ролях, проектах и т. п.

Роли

Роли пользователей определяются гибкой моделью определения прав доступа пользователей. Роли включают в себя набор привилегий, позволяющих разграничивать доступ к различным функциям системы.

Пользователям назначается роль в каждом проекте, в котором он участвует, например «менеджер в проекте по разработке сайта А», «разработчик в проекте по поддержанию интранета компании» или «клиент в проекте по рефакторингу информационной системы компании Б». Пользователь может иметь несколько ролей. Назначение роли для отдельной задачи (issue) в данный момент невозможно.

Проекты

Проект является одним из основных понятий в предметной области систем управления проектами. Благодаря этой сущности возможно организовать совместную работу и планирование нескольких проектов (рис. 2 «Проекты») одновременно с разграничением доступа различным пользователям (см. выше). Проекты допускают иерархическую вложенность.

Рис. 2 «Проекты» .

Трекеры

Трекеры являются основной классификацией, по которой сортируются задачи в проекте. Само по себе понятие «трекер» восходит к системам учёта ошибок (англ. Bug tracking tool), представлявшим каждая в отдельности один проект.

По сути, в «Redmine» трекеры (рис. 3 «Трекеры») представляют собой аналог подклассов класса «Задача» и являются основой для полиморфизма разного рода задач, позволяя определять для каждого их типа различные поля. Примерами трекеров являются «Улучшение», «Ошибка», «Документирование», «Поддержка» .

Рис. 3 «Трекеры» .

Задачи

Задачи являются центральным понятием всей системы, описывающим некую задачу, которую необходимо выполнить. У каждой задачи в обязательном порядке есть описание и автор, в обязательном порядке задача привязана к трекеру (рис. 4 «Задачи»).

Рис. 4 «Задачи»

Каждая задача имеет статус. Статусы представляют собой отдельную сущность с возможностью определения прав на назначение статуса для различных ролей (например, статус «отклонен» может присвоить только менеджер) или определение актуальности задачи (например, «открыт», «назначен» — актуальные, а «закрыт», «отклонен» — нет).

Для каждого проекта отдельно определяются набор этапов разработки и набор категорий задач. Среди других полей интересны также «оцененное время», служащее основой для построения управленческих диаграмм, а также поле выбора наблюдателей за задачей (см. «Получение уведомлений»).

К задачам имеется возможность прикреплять файлы (имеется отдельная сущность «Приложение»).

Значения других перечислимых свойств (например, приоритетность) хранятся в отдельной общей таблице.

Отслеживание изменения статуса задач

За отслеживание изменений параметров задач пользователями в системе отвечают две сущности: «Запись журнала изменений» и «Измененный параметр». Запись журнала (рис. 5 «Действия») отображает одно действие пользователя по редактированию параметров задачи и/или добавление комментария к ней. То есть служит одновременно инструментом ведения истории задачи и инструментом ведения диалога.

Рис. 5 «Действия» .

Сущность «Измененный параметр» привязана к отдельной записи журнала и предназначена для хранения старого и нового значения измененного пользователем параметра.

Связи между задачами

Задачи могут быть взаимосвязаны: например, одна задача является подзадачей для другой или предшествовать ей. Эта информация может быть полезна в ходе планирования разработки программы, за её хранение в Redmine отвечает отдельная сущность.

Диаграмма Ганта

Так же значительным плюсом Redmine является встроенная в систему «диаграмма Ганта» (рис. 6 «диаграмма Ганта»), с помощью которой очень удобно следить за текущим исполнением задач и в которой наглядно показаны все взаимосвязи между задачами. В ней так же есть возможность выгрузки самой диаграммы в файл типа PDF или рисунка PNG, функции масштабирования и фильтрации.

Рис. 5 «диаграмма Ганта»

Учет затраченного на проект времени

Система поддерживает учет затраченного времени благодаря сущности «Затраченное время», связанной с пользователями и задачей. Сущность позволяет хранить затраченное время, вид деятельности пользователя (разработка, проектирование, поддержка) и краткий комментарий к работе. Эти данные могут быть использованы, например, для анализа вклада каждого участника в проект или для оценки фактической трудоемкости и стоимости разработки.

Привязка репозиториев

Redmine предоставляет возможность интеграции с различными системами контроля версий (репозиториями). Интеграция заключается в отслеживании изменений во внешнем репозитории, их фиксации в базе данных, анализе изменений с целью их привязки к определенным задачам. В инфологической структуре системы за интеграцию с внешними репозиториями отвечают три сущности: «Репозиторий», «Редакция» и «Изменение». «Репозиторий» представляет собой связанную с проектом сущность, хранящую тип подключенного репозитория, его местонахождение и идентификационные данные его пользователя.

" Редакция" является отображением редакции репозитория, и, кроме информационных полей, может быть привязана к конкретной задаче (для этого требуется указать в описании изменений «refs #NUM», где NUM — номер задачи), и к пользователю-автору редакции. Сущность «Изменение» предназначена для хранения списка измененных (добавленных, удаленных, перемещенных, модифицированных) файлов в каждой редакции.

Получение уведомлений

Уведомления пользователей (рис. 7 «уведомления по почте») об изменениях, происходящих на сайте, осуществляется с помощью сущности «Наблюдатели», связывающей пользователей с объектами различных классов (проекты, задачи, форумы и др.). В базе данных хранятся также ключи доступа к подписке RSS, позволяющие получать уведомления посредством этой технологии, также уведомления рассылаются с помощью электронной почты.

Рис. 7 «уведомления по почте» .

Дополнительные плагины

Но с появлением множества дополнительных модулей, созданными разработчиками Redmine, появилась возможность использовать это веб-приложение в обычных компаниях в качестве СЭД. Особенно благодаря модулю DMSF, который является ключевым плагином в работе нашей компании, подробнее о нем написано в разделе 2.1.4.

CRM Plugin — создан специально для хранения разнообразных контактов, это могут быть штатные сотрудники, партнеры по бизнесу, все они будут находиться в одном разделе (рис. 8 «Контакты»).

Рис. 8 «Контакты» .

Для создания рабочей среды Redmine, устанавливалась операционная система Ubuntu Linux.

2.1.1 Выбор аппаратного обеспечения

Важной частью работы проектируемой информационной системы является аппаратная составляющая. Для базы данных нужен сервер, хранилище для резервных копий, источники бесперебойного питания.

Начнем с сервера. Главный критерий в выборе сервера это производительность, объем оперативной памяти, возможность реализации RAID массивов. Мой выбор остановился на сервере, конфигурация которого показана в таблице 1. Данные этой таблицы удовлетворяют главным критериям отбора сервера.

Таблица 1 — Конфигурация сервера HP

Оптимальным устройством для хранения резервных копий является сетевое хранилище таблица 2. Оно прекрасно подходит по соотношение цена/качество, т. к являясь недорогим оборудованием, оно выполняет полноценную роль файлохранилища.

Таблица 2 — Конфигурация сетевого хранилища

2.1.2 Установка Ubuntu Linux

Процесс установки проходил на виртуальной машине, по средствам ПО VMware.

Далее следует набор действий, которые необходимо выполнять в тех или иных меню и окнах:

1. В окне Language выберите язык «Русский» .

2. Выберите Установить Ubuntu Server.

3. Выберите страну и область (регион) — Российская Федерация.

4. Определить раскладку клавиатуры? — Нет.

5. Для кого предназначена клавиатура? — Россия.

6. Раскладка клавиатуры — Россия.

7. Способ переключения между национальной и латинской раскладкой — Control+Shift.

8. Основной сетевой интерфейс (может не появится, если в системе только одна сетевая карта) — укажите нужную сетевую карту, которая будет подключаться к локальной сети. Произойдет автоматическая настройка сети. Если этого не произошло, нажмите клавишу Escape и настройте сеть вручную.

9. IP-адрес — свободный локальный IP-адрес в вашей локальной сети (например, 192.168.1.150).

10. Маска подсети — 255.255.255.0.

11. Шлюз — введите IP-адрес шлюза локальной сети для выхода в интернет.

12. Адреса DNS-серверов — обычно совпадает со шлюзом, просто нажмите Enter, если это так; в противном случае введите нужный IP-адрес DNS-сервера.

13. Имя компьютера — любое название латинскими буквами. Рекомендуется оставить ubuntu.

14. Имя домена — оставьте пустым.

15. Окно Настройка времени, вопрос Is this time zone correct? — ответьте «нет» и выберите свою временную зону из списка (например, Europe/Moscow).

16. Метод разметки (разметка дисков) — Авто — использовать весь диск и настроить LVM.

17. Выберите диск для разметки — выберите (обычно он один).

18. Удалить имеющиеся данные с логического тома — Да.

19. Записать изменения на диск и настроить LVM — Да.

20. Размер группы томов, используемый для установки — просто нажмите Enter.

21. Записать изменения на диск — Да.

Ждите, пока проходит форматирование разделов и установка компонентов системы. После этого будет запрошен ввод полного имени пользователя. Придумайте имя из латинских маленьких букв, например taxiadmin.

1. Имя вашей учётной записи — нажмите Enter.

2. Введите пароль для нового пользователя — придумайте и сохраните в надежном месте сложный пароль, состоящий из латинских букв различного регистра (большие/малые), цифр и специальных символов. Вы можете воспользоваться сервисом для генерации сложных непредсказуемых паролей.

Элементарные пароли типа 12 345 или пароль, аналогичный имени пользователя, легко взламываются. Это будет на вашей совести.

3. Зашифровать домашний каталог — Нет.

4. Информация о HTTP-прокси — ничего не вводите, нажмите Enter (если прокси нет — оставьте поле пустым).

5. Каким образом Вы хотите управлять обновлением системы? — Без автоматического обновления.

6. Выберите устанавливаемое программное обеспечение — выберите только OpenSSH server.

7. Установить системный загрузчик GRUB в главную загрузочную запись? — Да (обязательно).

8. Установка завершена — извлеките диск и нажмите Продолжить.

2.1.3 Настройка MySQL

Создается пустая база данных и пользователь redmine с соответсвующими правами доступа.

create database redmine character set utf8;

create user 'redmine'@'localhost' identified by 'my_password';

grant all privileges on redmine. * to 'redmine'@'localhost';

2.1.4 Установка Redmine

Installation procedure

1. Get the Redmine source code by either downloading a packaged release or checking out the code repository. See Download.

2. Since 1.4.0, Redmine uses Bundler to manage gems dependencies. You need to install Bundler first:

gem install bundler

Then you can install all the gems required by Redmine using the following command:

bundle install — -without development test

If ImageMagick is not installed on your system, you should skip the installation of the rmagick gem using: `bundle install — -without development test rmagick`.

Sidenote concerning the installation of rmagick on Windows:

At the time of writing, there is little chance that the rmagick gem installation (if not yet installed), go through fine when running the bundle install command; you’ll find some help here.

You can also skip the installation of the database adapters you’re not using. For example, if you’re using MySQL, you can skip the installation of the postgresql and sqlite gems using `bundle install — -without development test postgresql sqlite`.

If you need to load any gems that are not required by Redmine core (eg. mongrel, fcgi), create a file named Gemfile. local at the root of your redmine directory. It will be loaded automatically when running `bundle install`. Example:

# Gemfile. local

gem «mongrel»

4. Copy config/database. yml. example to config/database. yml and edit this file in order to configure your database settings for «production» environment.

Example for a MySQL database using ruby1.8 or jruby:

production:

adapter: mysql

database: redmine

host: localhost

username: redmine

password: my_password

Example for a MySQL database using ruby1.9 (adapter must be set to mysql2):

production:

adapter: mysql2

database: redmine

host: localhost

username: redmine

password: my_password

If your server is not running on the standard port (3306), use this configuration instead:

production:

adapter: mysql

database: redmine

host: localhost

port: 3307

username: redmine

password: my_password

Example for a PostgreSQL database (default port):

production:

adapter: postgresql

database:

host:

username:

password:

encoding: utf8

schema_search_path: (default — public)

5. Generate a session store secret.

· with Redmine 1.4 x:

rake generate_session_store

· with Redmine 2. x:

rake generate_secret_token

6. Create the database structure, by running the following command under the application root directory:

RAILS_ENV=production rake db: migrate

It will create tables and an administrator account.

If you get this error:

Rake aborted!

no such file to load — net/https

you need to install libopenssl-ruby1.8, in Ubuntu, just like this: apt-get install libopenssl-ruby1.8

7. Insert default configuration data in database, by running the following command:

RAILS_ENV=production rake redmine: load_default_data

This step is optional but highly recommended, as you can define your own configuration from scratch. It will load default roles, trackers, statuses, workflows and enumerations.

8. Setting up permissions

NB: Windows users have to skip this section.

The user who runs Redmine must have write permission on the following subdirectories: files, log, tmp (create the last one if not present).

Assuming you run Redmine with a redmine user:

mkdir tmp public/plugin_assets

sudo chown — R redmine: redmine files log tmp public/plugin_assets

sudo chmod — R 755 files log tmp public/plugin_assets

9. Test the installation by running WEBrick web server:

· with Redmine 1.4 x:

ruby script/server webrick — e production

· with Redmine 2. x:

ruby script/rails server webrick — e production

Once WEBrick has started, point your browser to http://localhost: 3000/. You should now see the application welcome page.

Note: Webrick is not suitable for normal use, please only use webrick for testing that the installation up to this point is functional. It is not recommended to use webrick for anything other than development. Use one of the many other guides in this wiki to setup redmine to use either passenger (aka mod_rails) or mongrel to serve up your redmine.

10. Use default administrator account to log in:

· login: admin

· password: admin

You can go to Admin & Settings to modify application settings.

Configuration

Since of 1.2.0, Redmine settings are defined in a file named config/configuration. yml.

If you need to override default application settings, simply copy config/configuration. yml. example to config/configuration. yml then edit the new file; the file is well commented by itself, so you should have a look at it.

This settings may be defined per Rails environment (production/development/test).

Important: don’t forget to restart the application after any change.

Email / SMTP server settings

Email configuration is described in a dedicated page.

SCM settings

This configuration section allows you to:

· override default commands names if the SCM binaries present in the PATH variable doesn’t use the standard name (Windows. bat/. cmd names won’t work)

· specify the full path to the binary

Examples (with Subversion):

Command name override:

scm_subversion_command: «svn_replacement. exe»

Absolute path:

scm_subversion_command: «C: Program FilesSubversionbinsvn. exe»

Attachment storage settings

You can set a path where Redmine attachments will be stored which is different from the default 'files' directory of your Redmine instance using theattachments_storage_path setting.

Examples:

attachments_storage_path: /var/redmine/files

attachments_storage_path: D: /redmine/files

Logging configuration

Redmine defaults to a log level of: info, writing to the log subdirectory. Depending on site usage, this can be a lot of data so to avoid the contents of the logfile growing without bound, consider rotating them, either through a system utility like logrotate or via theconfig/additional_environment. rb file.

To use the latter, copy config/additional_environment. rb. example to config/additional_environment. rb and add the following lines. Note that the new logger defaults to a high log level and hence has to be explicitly set to info.

1#Logger. new (PATH, NUM_FILES_TO_ROTATE, FILE_SIZE)

2config. logger = Logger. new (config. log_path, 2, 1 000 000)

3config. logger. level = Logger: INFO

Backups

Redmine backups should include:

· data (stored in your redmine database)

· attachments (stored in the files directory of your Redmine install)

Here is a simple shell script that can be used for daily backups (assuming you’re using a mysql database):

# Database

/usr/bin/mysqldump — u — p | gzip > /path/to/backup/db/redmine_`date +%y_%m_%d`. gz

# Attachments

rsync — a /path/to/redmine/files /path/to/backup/files

Notes on Windows installation

Get and install rubyinstaller from http://rubyforge.org. Form start menu select Start Command Prompt with Ruby

In the prompt follow the instruction given before

The commands:

RAILS_ENV=production rake db: migrate

RAILS_ENV=production rake redmine: load_default_data

has to be changed in

set RAILS_ENV=production

rake db: migrate

rake redmine: load_default_data

You may need to install install the mysql gem, with the command

gem install mysql

And in some case is required to copy the libmysql. dll file in your ruby/bin directory.

Not all libmysql. dll are ok this seem to works http://instantrails.rubyforge.org/svn/trunk/InstantRails-win/InstantRails/mysql/bin/libmySQL. dll

2.1.5 DMSF

DMSF медленно, но уверенно развивающийся плагин системы управления документами. Он призван заменить текущий модуль управления документами в Redmine.

Начальное развитие плагина было закреплено за Kontron AG R&D department. В начале мая 2011 года, плагин был выпущен в свет, с открытым кодом и дальнейшей поддержкой сообщества разработчиков.

Особенности:

· Структура каталогов

· История просмотра/изменения документов

· Уведомления по электронной почте (рис. 9. «уведомления о добавлении/изменении») о добавлении новых каталогов/документов

Рис. 9 «уведомления о добавлении/изменении» .

· Блокировка документов

· Возможность разных вариантов загрузки документов, как например drag&drop (

· Мульти-загрузка из архива. ZIP

· Прямая отправка документов по электронной почте

· Простой процесс утверждения документов

· Разграничение доступа

· Обеспечение Redmine лентами новостей

· Wiki макросы для обеспечения целостности ссылок

· Дополнительный полнотекстовой поиск внутри загруженных документов http://www.redmine.org/plugins/dmsf

В процессе установки используется библиотеки Xapian и индексы

Xapian Omega indexing tool.

Xapian

Xapian является Open Source Search Engine Library, выпущенной под лицензией GPL. Продукт написан на языке C + +, с дополнениями, что позволяет использовать с Perl, Python, PHP, Java, Tcl, C #, Ruby, и Lua.

Xapian это хорошо адаптируемый инструментарий, который позволяет разработчикам легко добавлять расширенную индексацию и поисковые возможности для их собственных приложений. Он поддерживает Probabilistic Information Retrieval model, а также поддерживает широкий набор логических операторов запроса (boolean).

После установки поисковой системы для вашего сайта, вы должны взглянуть на Omega: приложение, которое мы поставляем построена на Xapian. Универсальность Xapian по средствам модуля Omega, позволяет вам расширить поиск по сайту для удовлетворения ваших потребностей, по мере их роста.

Процесс установки:

Prerequisities

· Redmine 1.1 x

· Ruby Zip library — rubyzip gem

Fulltext search (optional)

If you want to use fulltext search abilities:

· Xapian search engine

· Xapian Omega indexing tool

· Xapian ruby bindings — xapian or xapian-full gem

To index some files with Omega you may have to install some other packages like xpdf, antiword,.

From Omega documentation:

· PDF (. pdf) if pdftotext is available (comes with xpdf)

· PostScript (. ps,. eps,. ai) if ps2pdf (from ghostscript) and pdftotext (comes with xpdf) are available

· OpenOffice/StarOffice documents (. sxc,. stc,. sxd,. std,. sxi,. sti,. sxm,. sxw,. sxg,. stw) if unzip is available

· OpenDocument format documents (. odt,. ods,. odp,. odg,. odc,. odf,. odb,. odi,. odm,. ott,. ots,. otp,. otg,. otc,. otf,. oti,. oth) if unzip is available

· MS Word documents (. doc,. dot) if antiword is available

· MS Excel documents (. xls,. xlb,. xlt) if xls2csv is available (comes with catdoc)

· MS Powerpoint documents (. ppt,. pps) if catppt is available (comes with catdoc)

· MS Office 2007 documents (. docx,. dotx,. xlsx,. xlst,. pptx,. potx,. ppsx) if unzip is available

· Wordperfect documents (. wpd) if wpd2text is available (comes with libwpd)

· MS Works documents (. wps,. wpt) if wps2text is available (comes with libwps)

· AbiWord documents (. abw)

· Compressed AbiWord documents (. zabw) if gzip is available

· Rich Text Format documents (. rtf) if unrtf is available

· Perl POD documentation (. pl,. pm,. pod) if pod2text is available

· TeX DVI files (. dvi) if catdvi is available

· DjVu files (. djv,. djvu) if djvutxt is available

· XPS files (. xps) if unzip is available

On Debian Squeeze use:

apt-get install libxapian-ruby1.8 xapian-omega libxapian-dev xpdf antiword unzip catdoc libwpd8c2a libwps-0.1−1 gzip unrtf catdvi djview djview3

On Ubuntu use:

sudo apt-get install libxapian-ruby1.8 xapian-omega libxapian-dev xpdf antiword unzip catdoc libwpd-0.9−9 libwps-0.2−2 gzip unrtf catdvi djview djview3

Setup/Upgrade

· In case of upgrade BACKUP YOUR DATABASE first

· Put redmine_dmsf plugin directory into vendor/plugins

· Initialize/Update database:

rake db: migrate: plugins RAILS_ENV="production"

· The access rights must be set for web server, example:

chown — R www-data: www-data /opt/redmine/vendor/plugins/redmine_dmsf

· Restart web server

· You should configure plugin via Redmine interface: Administration — > Plugins — > DMSF — > Configure

· Assign DMSF permissions to appropriate roles

Fulltext search (optional)

If you want to use fulltext search features, you must setup file content indexing.

It is necessary to index DMSF files with omega before searching attemts to recieve some output:

omindex — s english — l 1 — U / - -db {path to index database from configuration} {path to storage from configuration}

This command must be run on regular basis (e. g. from cron)

Example of cron job (once per hour at 8th minute):

8 * * * * root /usr/bin/omindex — s english — l 1 — U / - -db /opt/redmine/files/dmsf_index /opt/redmine/files/dmsf

Use omindex — h for help.

Usage

DMSF act as project module so you must check DMSF in project settings.

Search options will now contain «Dmsf files» check, that allows you to search DMSF content.

There is possibility to link DMSF files from Wiki entries:

· {{dmsf (17) }} link to file with id 17

· {{dmsf (17,File) }} link to file with id 17 with link text «File»

· {{dmsf (17,File, 10) }} link to file with id 17 with link text «File» and link pointing to revision 10

DMSF file/revision id can be found in link for file/revision download.

There is possibility to link DMSF folders from Wiki entries:

· {{dmsff (5) }} link to folder with id 5

· {{dmsff (5,Folder) }} link to folder with id 5 with link text «Folder»

DMSF folder id can be found in link for folder opening.

You can also publish Wiki help description. In file /public/help/wiki_syntax_detailed.html include after document link description:

• DMSF:
  • {{dmsf (17) }} (link to file with id 17)
  • {{dmsf (17,File) }} (link to file with id 17 with link text «File»)
  • {{dmsf (17,File, 10) }} (link to file with id 17 with link text «File» and link pointing to revision 10)
  • {{dmsff (5) }} (link to folder with id 5)
  • {{dmsff (5,Folder) }} (link to folder with id 5 with link text «Folder»)
  DMSF file/revision id can be found in link for file/revision download.

  DMSF folder id can be found in link for folder opening.

2.2 Разработка плагина «повторяющихся задач»

Главное преимущество Redmine в возможности его доработки.

Для работы в нашей компании требовались повторяющиеся задачи, который автоматически назначались сотрудникам через определенные промежутки времени.

Например необходимо получать акты и счета фактуры для бухгалтерии каждый месяц, таким образом сотрудник получая напоминание остается в курсе своих задач.

Изначально функционал Redmine не поддерживает такой возможности.

Решено реализовать самостоятельно с помощью rake задач и cron’а.

Реализация простая: создается новый трекер «Repeat», который нужно ставить повторяющимся задачам, и в тексте описания задачи нужно писать фразу вида: «Do it every day», «Do it every week», «Do it every month», «Do it each 3 days».

При запуске скрипта, происходит поиск задач, которые требуется повторить. Создается новая задача с трекером «Repeat» и с новыми сроками выполнения, но само описание задачи полностью копируется. Старой задаче присваивается трекер «Task», чтобы избежать лишнего повторения в дальнейшем.

desc 'Repeats issues whith repeat tracker'

namespace: repeater do

task: repeat do

repeat_tracker_id = Tracker. find (: all: conditions => «name = 'Repeat'» ). first. id

repeated_tracker_id = Tracker. find (: all: conditions => «name = 'Task'» ). first. id

sheduled_issues = Issue. find (: all: conditions => «tracker_id = #{repeat_tracker_id}» )

sheduled_issues. each do |si|

repeat_interval = si. description. scan (/Dosits (every|each) s (|d{1,3}) s? (day|week|month|year) s? /). flatten

n = 1

if repeat_interval [1]. to_i. to_s == repeat_interval [1]

n = repeat_interval. to_i

repeat_interval [2] += «s» if n > 1

end

interval_time = n. send (repeat_interval [2])

issue_next_run = si. start_date + interval_time

if Time. now () >= issue_next_run

copied_issue = Issue. new (si. attributes)

copied_issue. start_date = issue_next_run

copied_issue. due_date += interval_time if copied_issue. due_date

copied_issue. save!

sub_issues = Issue. find (: all: conditions => «parent_id = #{si. id}» )

sub_issues. each do |s|

ns = Issue. new (s. attributes)

ns. parent_issue_id = copied_issue. id

ns. start_date += interval_time if ns. start_date

ns. due_date += interval_time if ns. due_date

ns. save!

end

si. tracker_id = repeated_tracker_id

si. save!

puts «#{si. subject} repeated!»

end

end

end

end

Для работы скрипта, требуется запускать его каждый день по расписанию. Это реализовано с помощью cron’a:

0 7 * * * source ~/. bashrc && source ~/. rvm/environments/ruby-1.9.2 — / p290@redmine2 &> cron. log && cd /home/http/redmine && export / RAILS_ENV="production" && rake repeater: repeat

Данная строчка запускает скрипт каждый день в 7 утра.

Глава 3. Экономическое заключение

3.1 Понятие экономической эффективности

Эффективность — выполнение требуемых функций при минимальных затратах ресурсов, либо наиболее продуктивная работа при фиксированных ресурсах. Причем под ресурсами подразумеваются объем оперативной памяти, время работы центрального процессора, объем внешней памяти, фонд рабочего времени пользователей. Часто характеристика эффективности вступает в противоречие с другими характеристиками качественного программного изделия. Например, программное изделие будет более эффективным по времени работы, если будет состоять из меньшего количества модулей, чем это требует характеристика структурированности, так как на вызов модулей затрачивается относительно много машинного времени. Поэтому необходимость повышения эффективности программного изделия за счет снижения других характеристик желательно оговаривать в техническом проекте на разработку программного изделия.

Эффективность — одно из наиболее общих экономических понятий, не имеющих пока, по видимому, единого общепризнанного определения. Это одна из возможных характеристик качества системы, а именно ее характеристика с точки зрения соотношения затрат и результатов функционирования системы.

В дальнейшем под экономической эффективностью будет пониматься мера соотношения затрат и результатов функционирования программного изделия.

К основным показателям экономической эффективности относятся: экономический эффект, коэффициент экономической эффективности капитальных вложений, срок окупаемости капитальных вложений.

Экономический эффект — результат внедрения какого-либо мероприятия. Так, для организаций, использующих программные изделия, основными источниками экономии являются:

· улучшение показателей их основной деятельности, происходящее в результате использования программного изделия;

· сокращение сроков освоения новых программных изделий за счет их лучших эргономических характеристик;

· сокращение расхода машинного времени и других ресурсов на отладку и сдачу задач в эксплуатацию;

· повышение технического уровня, качества и объемов вычислительных работ;

· увеличение объемов и сокращение сроков переработки информации;

· повышение коэффициента использования вычислительных ресурсов, средств подготовки и передачи информации;

· снижение трудоемкости работ программистов при программировании прикладных задач с использованием новых программных изделий в организации — потребителе программного изделия;

· снижение затрат на эксплуатационные материалы.

3.2 Расходы по созданию и внедрению

В затратную часть создания Web-представительства относят такие расходы как: расходы по электроэнергии, расходы на программное обеспечение, расходы по размещению в сети интернет (хостинг), заработная плата программисту и прочие всевозможные расходы на канцелярские товары и расходные материалы для компьютера.

Такие расходы как аренда помещения, амортизации компьютеров и оргтехники и прочие расходы.

На таблице 1 показаны расчёты электроэнергии для девятичасового рабочего дня.

Таблица 1. Расчёт электроэнергии

Для предприятий 1 кВт / ч= 2,65

В месяц 2,65*526,5= 1395,2 рублей.

Заработная плата программиста составляет 12 000 рублей.

На таблице 2 показан расчет ежемесячных затрат на содержание Web-представительства.

Таблица 2 Расчёт ежемесячных затрат

R_Пост = 15 597,2 — постоянные ежемесячные расходы.

Так как помещение и оборудование уже имеется в наличии у ООО" Центра политических технологий «Канон» рассчитаем годовую сумму амортизационных отчислений.

Годовая сумма амортизационных отчислений рассчитывается по формуле:

где

Ф — первоначальная стоимость основных фондов по видам, руб.;

N_A — норма амортизации по видам основных фондов, в %.

На таблице 3 показан расчет годовой суммы амортизационных отчислений

Таблица 3. Расчёт годовых амортизационных отчислений

Таким образом, годовая сумма амортизационных отчислений составляет 10 564 рублей.

Исходя из того, что трудоёмкость создания информационной системы составляет 8 дней, рассчитываем амортизацию оборудования за этот период по формуле:

Рассчитаем сумму амортизационных отчислений для перечисленной группы оборудования с учетом числа календарных дней на разработку программного обеспечения (Web-представительства) по формуле:

А = 10 564*8/365=231,5 руб.

Заработная плата программиста составляет 12 000 руб. Соответственно, затраты на заработную плату включаемые в себестоимость программы с учетом работы над программой в течение 8 дней составят:

где ЗП_пр — заработная плата в месяц программиста, руб.;

Т_факт — число календарных дней на разработку Web-представительства;

Д — число дней в периоде (месяц).

ЗП_пр = 12 000*8/22 = 4364 руб.

На таблице 4 показан расчет ежемесячных материальных затрат.

Таблица 4 расчет ежемесячных материальных затрат

З_м= 3597,2 рублей в месяц Следовательно, затраты на период разработки программного продукта рассчитаем по формуле:

З_пр = ,

где З_м — ежемесячные затраты, руб.;

Т_факт — число календарных дней на разработку Web-представительства;

Д — число дней в периоде (месяц).

З_пр =3597,2*8/22=1308 руб.

Рассчитаем себестоимость программного продукта по формуле:

С_ст — себестоимость разработки программы С_ст = З_пр + ЗП_пр + А С_ст = 1308+4364+232 = 5904 рублей.

Данная себестоимость является приблизительной, так как в ней не учтены некоторые детали, которые существенно не повлияют на итог.

С_ст? 6000 рублей.

Исходя из нормального уровня рентабельности 20% мы можем определить цену разработанной нами программы:

где С_ст — себестоимость разработки программы;

R — планируемый уровень рентабельности.

Ц = 6000 + 6000*20/100 = 6004 рубля.

Так как помещение и оборудование уже имеется в наличии у ООО" Центра политических технологий «Канон» затраты на внедрение программного продукта составят 6004 рубля.

Заключение

Автоматизация документооборота, на сегодняшний день, стала не просто средством оптимизации внутренних процессов организации, а насущной необходимостью в условиях необходимости улучшать качество работы. Именно автоматизация документооборота дает новые возможности любой организации по ускорению работы.

В предлагаемой работе были рассмотрены особенности работы ООО «ФТН Монитор». Проблема предметной области проявляется в больших объемах информации на бумажных носителях и сложности обработки этой информации, отсутствие системы по управлению документами. Для устранения этих проблем было принято решение о создании системы электронного документооборота.

В рамках данной работы подробно описаны стадии проектирование и разработки.

Внедрив функцию электронного документооборота, мы получили:

· Снижение нагрузки с работников, тем самым повышая производительность коллектива.

· Упрощение работы с документами.

· В электронный документ можно внести изменения в любой момент времени.

· Мгновенная отправка документа по электронной почте

· Скорость доступа к документам.

· Разграничение доступа сотрудников, что повысит безопасность и снизит риски.

· Все контакты находятся в одном разделе.

· Поиск по ключевым словам внутри многих документов, что повысило простоту поиска нужной информации.

1. ‘O"cЌ" (Go Maeda) «ь-еRedmine Linux/Windows‘О‰ћ. — ЏG?aѓVѓXѓeѓЂ. — 226 с. — ISBN 978−4-7980−2137−9

2. Gunther Popp Konfigurationsmanagement mit Subversion, Maven und Redmine: Grundlagen fьr Softwarearchitekten und Entwickler. — 3. — Dpunkt. Verlag GmbH, 2009. — P.362. — ISBN 9 783 898 645 218

3. Официальный сайт Redmine (англ.) http://www.redmine.org/

4. Создание плагинов для Redmine — http://habrahabr.ru/post/142 584/

5. Мануал по установке Redmine http://www.redmine.org/projects/redmine/wiki/RedmineInstall

6. Плагин DMSF — http://www.redmine.org/plugins/dmsf

7. Плагин CRM Plugin — http://www.redmine.org/plugins/contacts

8. Поисковая библеотека Xapian — http://xapian.org/