Сущность документооборота. Виды документов.
Сущность документооборота заключается в обеспечении оперативного исполнения всех этапов работы с документами — от их создания до согласования и отправки в архив. Обычно организация документооборота в организации производится на основе определенных правил, которые обязаны выполнять все сотрудники. От продуманности маршрутов движения документов, заложенных в схему документооборота на предприятии, зависит время, затрачиваемое на работу с каждым документов, которое должно быть минимальным. Для этого количество звеньев, по которым проходит каждый документ в рамках системы организации документооборота на предприятии, должно стремиться к необходимому минимуму.
В системе документооборота предприятия можно выделить несколько потоков движения данных в разных направлениях. Документооборот на предприятии предлагает оперативное прохождение документов по всем видам потоков — горизонтальным, вертикальным (нисходящим и восходящим). Организация документооборота на предприятии призвана связать подразделения одного уровня, подчиненные подразделения с руководством всех уровней, а также отдельные территориально удаленные друг от друга филиалы компании. При организации документооборота в организации важно взаимодействие всех видов потоков, в том числе и внутренних, по которым происходит обмен документами между равнозначными подразделениями.
В управлении широко используются электронные средства создания и обработки документов, поэтому документооборот рассматривается как составная часть информационного обеспечения управления и включает в себя движение информационных потоков организации — их получение, обработку, переработку, использование. Какая бы технология обработки документов ни использовалась, организация документооборота должна основываться на определенных принципах, или правилах, обеспечивающих оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени.
