Учет расчетов с подотчетными лицами

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

1.1. Нормативно-правовое регулирование расчетов с подотчетными лицами

Расчеты с подотчетными лицами являются одной из сторон в деятельности каждого предприятия.

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам из кассы на строго определенные цели:

• хозяйственно-операционные расходы;

• хозяйственные нужды;

• на расходы, связанные со служебными командировками;

• представительские нужды.

Под хозяйственно-операционными расходами понимаются расходы работников на покупку товаров, включая оплату ГСМ, на оплату работ и услуг.

Под служебной командировкой понимается поездка по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

К представительским расходам относятся расходы на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа независимо от места проведения указанных мероприятий. В состав представительских расходов относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков не состоящих в штате организации. К представительский расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха профилактики или лечения заболеваний.

Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки на которые они могут быть выданы, установлены правилами ведения кассовых операций.

Выдача наличных денежных средств под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданной сумме.

Средства (командировочные расходы), выданные в иностранной валюте, учитываются одновременно и в инвалюте, и в рублях. Пересчет осуществляется по курсу Центрального банка России на день совершения операции. При учете задолженности подотчетного лица, выданные суммы валюты учитываются по курсу на день выдачи, отчет подотчетного лица и возврат неиспользованных сумм — по курсу на день отчета. Курсовые разницы, образующиеся при этом, могут быть положительными (курс валюты возрос) и отрицательными (курс валюты понизился).

Загранкомандировки (в отличие от командировок по территории РФ) имеют ряд особенностей. Во-первых, работникам, направленным в командировку за рубеж, помимо расходов на проезд, проживание и суточные, возмещаются дополнительные затраты, к которым относятся (п. 23 Положения):

— расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других документов;

— обязательные консульские и аэродромные сборы;

— сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

— расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

— иные обязательные платежи и сборы.

Во-вторых, суточные выплачиваются не в рублях, а в валюте той страны, куда направляется сотрудник, и в размерах, предусмотренных коллективным договором.

В-третьих, командировочное удостоверение при загранкомандировке не выписывается (за исключением случаев командирования в государства — участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы (п. 15 Положения)).

В-четвертых, за однодневные загранкомандировки (в отличие от командировок по России) выплачиваются суточные в размере 50% от нормы, установленной коллективным договором для выплаты суточных при командировке в соответствующую страну (п. 20 Положения).

Как и раньше, направлять в служебную командировку можно только тех работников, с которыми заключен трудовой договор (п. 2 Положения).

Нельзя направить в загранкомандировку:

— работника сторонней организации или исполнителя, с которым заключен гражданско-правовой договор. Если же возникает потребность отправить его в служебную поездку, необходимую для надлежащего исполнения обязательств по договору, то условие об этом должно быть прописано в договоре. В нем же следует предусмотреть и порядок возмещения расходов на проезд и проживание. Условие о служебных поездках можно внести в договор, оформив дополнительное соглашение (ст. 450 ГК РФ);

— сотрудников, с которыми заключен ученический договор, если командировка не связана с ученичеством (ч. 3 ст. 203 ТК РФ);

— беременных женщин (ч. 1 ст. 259 ТК РФ);