Темой курсовой работы является внедрение автоматизированных технологий в архивы. Этот вопрос очень актуален, так как компьютерные технологии с каждым днем все больше входят в жизнь современного человека. Практически невозможно уже представить себе сферу человеческой деятельности, в которой компьютеру пока не нашлось применения. А при работе с документами его значение трудно переоценить. В архиве же он становится незаменимым помощником, так как ускоряет поиск требуемых документов и запрашиваемой информации, упрощает доступ к ним, систематизирует все вносимые данные, оказывает неоценимую помощь при составлении справочного и информационно-поискового материала по фондам архива.
В нашей стране компьютеризация началась сравнительно недавно, и большинство современных технологий только-только стали доступны широкому кругу потребителей. Автоматизация архивов сейчас находится на стадии разработки и этот вопрос еще долг будет актуален.
Выделяют несколько главных принципов информатизации архивного дела в Российской Федерации:
1. Преемственность по отношению к традиционно сложившейся системе государственного учета и научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда Российской Федерации, контроля за обеспечением сохранности и учета использования документов.
2. Преемственность в развитии автоматизированных архивных технологий (каждая последующая версия технологии определенного типа позволяет использовать информационные ресурсы, накопленные в рамках предыдущей версии).
3. Системность в реализации технологических и информационных решений как одного архивного учреждения, так и группы архивных учреждений. Автоматизированные архивные технологии представляют собой программно-технический комплекс, обеспечивающий рациональное функционирование баз данных.
4. Внутриотраслевая унификация методов описания, представления, передачи и обработки данных в электронной форме в рамках основных направлений деятельности архивных учреждений.
5. Сопряженность с информационными системами учреждений — источников комплектования и учреждений, являющихся постоянными потребителями архивной информации с внеотраслевыми системами передачи данных.
Автоматизированный научно-справочный аппарат архива — это комплекс электронных справочников (баз данных описей документов) предназначенный для поиска архивных документов. Прежде всего, в его основе лежат следующие элементы: электронная картотека, номенклатура дел, классификаторы. Он также может базироваться на информационно-поисковой системе, которая создается в текущем делопроизводстве организации.
Главным элементом автоматизации архива организации является база данных. Базы данных предназначены для автоматизации функций архива по созданию научно-справочного аппарата, Являются универсальным автоматизированным средством для подготовки внутрифондовых и межфондовых справочников.
Задачи, которые стоят перед базой данных:
учет и внесение изменений по описи;
учет и внесение изменений по фонду;
ввод учетных данных по всей технологической цепочке;
оперативный поиск;
автоматическая подборка данных.
Основные функции баз данных:
учет и внесение изменений во все документы;
учет движения документов;
оперативный поиск;
вывод на печать необходимых данных.
Основной целью исследования является обзор путей и возможностей внедрения автоматизированных архивных технологи в архивы организаций. Рассматриваются различные примеры автоматизированных систем, их применение и развитие. В задачи исследования также входит ознакомление с историей развития автоматизации архивного дела, с программным обеспечением, создающимся в России и за рубежом, с общими требованиями, предъявляемыми к автоматизированным архивам. В связи со сравнительной новизной темы, основной акцент в выборе источников информации ставится на периодические издания и нормативно-методические справочники по данной теме.
