Программные продукты логистики в малых предприятиях

В условиях развития рыночной экономики и упорной конкурентной борьбы особую роль играет умение предприятия привлечь и удержать своего потребителя. В свою очередь, победа в «борьбе за клиента» возможна только в том случае, если компания способна не просто оперативно и правильно реагировать на любые изменения состояния рынка, но и планировать упреждающие воздействия.

Одним из первых шагов на пути к повышению эффективности работы компании и расширению сферы ее влияния на рынке является системный подход к ее материальным и информационным потокам. Для того, чтобы уверенно смотреть в будущее, предприятию требуется взять на вооружение базовую технологию современного менеджмента логистику. Если рассматривать понятие «логистика» на уровне отдельного предприятия, то оно подразумевает координацию действий по закупке, транспортировке, хранению и реализации товара. При этом все основные процессы, происходящие в компании, рассматриваются как потоки товарных, финансовых, трудовых ресурсов и серии типовых хозяйственных операций и процедур, увязанные в единый комплекс.

Основная задача логистики заключается в согласовании и оптимизации финансовых и товарных потоков, а также в их увязке с конъюнктурой рынка и общим состоянием торговой компании.

Как известно, специфика «среднестатистического» предприятия, например, в торговле эт достаточно обширная номенклатура товаров, большое количество контрагентов, разнообразие условий расчетов по обязательствам и внушительные объемы сопроводительных документов. Регистрация, обобщение и анализ информации в данных условиях превращаются в крайне трудоемкую процедуру. У ряда предприятий существуют удаленные склады и филиалы; в этом случае возникает проблема с жестким контролем работы подчиненных структур со стороны «центра». Поэтому многие торговые фирмы или уже используют, или думают о приобретении и внедрении информационных систем. Однако, выбирая программный продукт для малого предприятия, важно понять, что логистические подходы к ведению бизнеса присущи далеко не каждой системе, присутствующей на рынке.

Одни предприятия отождествляют автоматизацию управления с использованием бухгалтерской программы. Между тем, видение бизнеса сквозь призму бухгалтерского учета может стать причиной того, что денежные средства компании окажутся вложенными в бесперспективные или убыточные проекты, т.к. отображение коммерческой деятельности в бухгалтерской «системе координат» слабо способствует решению задач прогнозирования, анализа и управления торговой компанией.

Другие компании ставят знак равенства между управлением и автоматизацией выписки складских документов и «замыкаются» на решении исключительно учетных задач. Однако учет это далеко не все, что требуется для эффективного ведения бизнеса. Кроме него необходимо планирование и анализ бизнес-процессов.

Оптимальное программное решение, адресованное службам логистики, должно быть реализовано в единой информационной среде. Система должна обеспечивать анализ всей торгово-закупочной деятельности компании и оказывать помощь в оптимизации структуры ассортимента, решении проблемы ликвидности, снижении логистических издержек и ценообразовании. От нее требуется охват полного цикла товародвижения, т. е. стадий заказов, закупки, транспортировки, складирования и реализации товаров. Также программный продукт должен справляться с такими задачами, как ведение краткосрочных и долгосрочных контрактов с поставщиками и покупателями.

Система обязана помочь с ведением плана операций и спецификаций договоров; отслеживать выполнение условий на уровне объемов поставок, платежей и сроков. В результате сотрудники службы логистики получат такие возможности, как контроль графиков поставок и отгрузок, подготовка и учет заказов на товары, резервирование товаров по заказам клиентов и отслеживание оплаты по договорам.

Что касается мониторинга товарных запасов, то программное обеспечение (ПО) должно помочь в выявлении дефицитных, сверхнормативных и неликвидных позиций, проводить расчет себестоимости запасов. Принципиальным моментом является наличие развитых средств аналитического учета ассортимента возможность ведения многоуровневых классификаторов товарных запасов, учет по различным аналитическим признакам размерам, цветам, серийным номерам и т. д.

Если предприятие практикует централизованную доставку товаров потребителям автотранспортом, то со стороны программы потребуется помощь в планировании работы экспедиции и в контроле работы водителей и автотранспортных средств.

Отдельного разговора заслуживает розничная торговля, осуществляемая малыми предприятиями. Это многочисленные мелкие продажи за наличный расчет, при которых оплата и отпуск товара происходят с незначительным разрывом во времени. Для рационального ведения бизнеса здесь важен оперативный количественно-суммовый учет на протяжении всего цикла движения товара от его оприходования и предпродажной подготовки до реализации в розницу. Решение данной задачи достигается за счет применения технологий штрихового кодирования и интеллектуальных кассовых аппаратов. Поэтому еще одним из важнейших критериев выбора информационной системы для автоматизации управления логистики розничной фирмой должна быть интеграция с соответствующим торговым оборудованием.

Как известно, логистика это множество частных задач, подчиненных одной главной цели росту благосостояния фирмы. И путь к достижению этой цели станет короче, если на службу логистике будет поставлено современное ПО.

1. ПО логистики на предприятиях розничной торговли

За последнее время существенно вырос интерес торговых предприятий к многофункциональным, комплексным программам автоматизации, которые обеспечивают [1]:

максимальную надежность функционирования при непрерывной круглосуточной работе;

высокую производительность, эффективную обработку больших и интенсивно растущих массивов данных;

возможность оптимального и оперативного пополнения товарных запасов;

деятельность корпораций, включающих в себя множество юридических лиц или состоящих из большого количества подразделений самого разного формата (офисов, супермаркетов, универмагов, магазинов, оптово-розничных торговых центров, складов, торговых баз и пр.), в том числе и территориально удаленных;

контроль руководством предприятий процессов ценообразования, движения денежных средств и взаиморасчетов;

возможность заказа и приобретения товаров через интернет.

Бюджет покупки и внедрения автоматизированной системы состоит из следующих основных статей:

стоимость ПО;

затраты на внедрение системы;

затраты на поддержку ее работы;

затраты на оборудование.

На рынке ПО можно найти десятки решений для магазинов. Каждая программа должна обладает свойством надежности. Надежность ПО можно определить по способности выстоять в экстренных случаях. Программы-гиганты, охватывающие все аспекты деятельности предприятия, могут оказаться очень уязвимыми по сравнению с их меньшими братьями, выполняющими функции лоскутной автоматизации. Были случаи, когда операционная система могла просто зависнуть, а запущенная на ней несложная программа, обслуживающая кассы, продолжала нормально работать до окончания рабочего дня.

Как правило, даже сверхкрупные программные решения с возможностью масштабирования выдают массу отчетов в различных срезах и форматах. Как произвести полноценный анализ данных? Опыт показывает, что для полноты картины любому менеджеру достаточно одноготрех отчетов, но они должны быть очень качественными. Большой объем аналитики оперативно оценить почти невозможно, да и необходимости в этом нет. В общем, достаточно простое ПО позволит руководителю заниматься анализом, а не сбором информации из различных источников.