Автоматизация системы документооборота отдела кадров ГОУ ВПО «Омский танковый инженерный институт имени Маршала Советского Союза П. К. Кошевого»

Факультет «Информационные системы и технологии»

дипломнЫЙ ПРОЕКТ

На тему: Автоматизация системы документооборота отдела кадров ГОУ ВПО «Омский танковый инженерный институт имени Маршала Советского Союза П. К. Кошевого»

Введение

ГЛАВА 1. АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОМСКОГО ТАНКОВОГО ИНЖЕНЕРНОГО ИНСТИТУТА И УРОВНЯ ЕГО АВТОМАТИЗАЦИИ

1.1 Характеристика Омского танкового инженерного института и его деятельности

1.1.1 Организационная структура управления Омского танкового инженерного института

1.1.2 Программная и техническая архитектура информационной системы в отделе кадров Омского танкового инженерного института и используемых функциональных возможностей

1.2 Характеристика комплекса задач, и обоснование необходимости автоматизации

1.2.1 Обоснование необходимости использования вычислительной техники для решения задач отдела кадров

1.2.2 Определение места проектирования задачи в комплексе задач и ее описание

1.3 Анализ существующих разработок для автоматизации

1.3.1 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи

1.3.2 Выбор и обоснование способа приобретения информационной системы для автоматизации комплекса задач

1.4 Обоснование проектных решений по техническому обеспечению ГЛАВА 2. РАЗРАБОТКА ПРОЕКТА АВТОМАТИЗАЦИи системы документооборота ОТДЕЛА КАДРОВ

2.1 Этапы жизненного цикла проекта автоматизации

2.1.1 Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание

2.2 Информационная модель и её описание

2.2.1 Используемые классификаторы и системы кодирования

2.2.2 Характеристика нормативно-справочной информации, входной и оперативной информации ГЛАВА 3. Обоснование экономической эффективности проекта АВТОМАТИЗАЦИи системы документооборота ОТДЕЛА КАДРОВ

3.1 Выбор и обоснование методики расчета экономической эффективности

3.2 Расчет показателей экономической эффективности проекта ЗАКЛЮЧЕНИЕ Список литературы приложения

Актуальность выбранной тематики работы обусловлена тем фактом, что в настоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четкое организационное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия.

Целью данного дипломного проекта является разработка автоматизации системы документооборота отдела кадров ГОУ ВПО «Омский танковый инженерный институт имени Маршала Советского Союза П. К. Кошевого». С появлением автоматизированной системы можно гораздо ускорить процесс получения нужных данных, так как с выдачей информации сталкивается множество сотрудников и зачастую приходится дублировать одни и те же данные, изменяя в них лишь, фамилию. Создание автоматизированной системы позволит сохранять множество данных, легко изменять и вводить новые данные, а так же выводить в нужном количестве на экран компьютера.

Объектом исследования является кадровая служба Омского танкового инженерного института (Омского ТИИ).

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

· провести анализ предприятия и структурного подразделения (отдела кадров);

· подобрать и обосновать выбранное программное средство;

· разработать программное средство для отдела кадров Омского танкового инженерного института;

· провести обоснование экономической эффективности проекта.

Основным структурным подразделением по управлению кадрами в организации является отдел кадров, на который возложены функции по приему и увольнению кадров, а также по организации обучения, повышение квалификации и переподготовки кадров. Необходимо не просто заполнить штатное расписание, а подобрать его так, чтобы принятый человек работал наиболее эффективно. Конечно, немаловажным фактором является компетентность кадровой службы. Именно от нее зависит, насколько объективно будет оценен тот или иной претендент, что в последствии может сказаться на деятельности организации и, в конечном итоге, на их же заработной плате.

Персонал любой организации представлен его кадрами. Состав и структура кадров постоянно меняется в соответствии и с изменением техники, технологии, организации производства и управления. Состав кадров характеризуется следующими показателями: образовательный уровень, специальность, профессия, квалификация, стаж работы, возраст, соотношение отдельных категорий работников. Характерно и то, что кадры наиболее подвижная часть производительных сил.

Прогресс, достигнутый за последние несколько лет во всех аспектах вычислительной техники, включая теорию, технологию и приложения, привели к значительному расширению области применения компьютеров и росту числа их пользователей. Существенной частью современного общества являются разнообразные системы доступа и хранения информации, которые являются неотъемлемой составляющей современного научно-технического прогресса. Существует много веских причин перевода существующей информации на компьютерную основу, т.к. более быстрая обработка данных и централизация их хранения с использованием клиент/серверных технологий позволяют сберечь значительные средства, а главное и время для получения необходимой информации, а также упрощает доступ и ведение.

В любой организации, как большой, так и маленькой, возникает проблема такой организации управления данными, которая обеспечила бы наиболее эффективную работу. Некоторые организации используют для этого шкафы с папками, но большинство предпочитают компьютеризированные СУБД, позволяющие эффективно хранить, извлекать информацию и управлять большими объемами данных.

Важнейшим достоинством применения БД в информационных системах является обеспечение независимости данных от прикладных программ. Это дает возможность пользователям не заниматься проблемами представления данных на физическом уровне: размещения данных в памяти, методов доступа к ним и т. д.

В первой главе проведен обзор предприятия, проанализирована структура подразделения (отдела кадров). Рассмотрены основные функции отдела кадров. Приведена характеристика и обоснование автоматизации. Для разработки был подобран программный продукт.

Во второй главе описываются модели жизненного цикла отражающие различные состояния системы. Определены наиболее вероятные риски (неблагоприятные ситуации) при разработке программного средства.

В третьей главе произведен расчет эффективности внедрения программного средства, экономической важности проекта, его окупаемости при небольших затратах на короткий срок.

ГЛАВА 1. АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОМСКОГО ТАНКОВОГО ИНЖЕНЕРНОГО ИНСТИТУТА И УРОВНЯ ЕГО АВТОМАТИЗАЦИИ

1.1 Характеристика Омского танкового инженерного института и его деятельности

ГОУ ВПО «Омский танковый инженерный институт» имени Маршала Советского Союза П. К. Кошевого расположен в 14-ом военном городке города Омска. Берет свое начало от пехотного училища, сформированного 5 декабря 1939 года в городе Осиповичи (Республика Беларусь).

В декабре 1940 года пехотное училище было реорганизовано в военно-тракторное училище и передислоцировалось в город Бобруйск. Первый выпуск в училище командиров взводов для подразделений Красной Армии состоялся 10 июня 1941 года. Под Бобруйском в период с 26 июня по 7 июля 1941 года личный состав училища принимал участие в боевых действиях в составе четвертой армии Западного фронта. К августу 1941 года училище было передислоцировано в город Камышин и переименовано в Камышинское танковое училище по подготовке командиров танков и взводов.

В июле 1943 года по приказу Народного комиссара обороны училище передислоцируется в город Омск. После войны училище продолжает готовить офицеров — танкистов.

В мае 1946 года оно преобразуется в танкотехническое училище. За большие заслуги в подготовке офицерских кадров для Вооруженных Сил и в связи с 50-летием СА и ВМФ Указом Президиума Верховного Совета от 28 февраля 1968 г. награждено орденом Красной Звезды.

В 1976 году училищу присвоено имя видного военноначальника дважды Героя Советского Союза Маршала Советского Союза Петра Кирилловича Кошевого.

Постановлением Правительства Российской Федерации 29 августа 1998 года училище реорганизовано в Омский танковый инженерный институт (Омский ТТИ).

С 1996 года Омский ТИИ готовит инженеров с высшим военно-специальным образованием по 5-летней программе обучения.

В институте осуществляется подготовка по специальностям высшего профессионального образования:

· 150 300 Многоцелевые гусеничные и колесные машины;

· 1705 Техническое обслуживание и ремонт автомобильного транспорта;

· по двум направлениям дополнительного образования — профессиональная подготовка водителей транспортных средств категории «В, С»;

· повышение квалификации руководящих работников и специалистов по профилю вуза;

· подготовка к поступлению в вуз.

В основу подготовки офицеров положен главный критерий качества — высокий военный профессионализм и методическое мастерство. Форма обучения по всем направлениям очная.

По окончании института выпускаются инженеры с высшим военно-специальным образованием, которые могут не только служить в Вооруженных Силах Российской Федерации, но и работать в гражданской среде.

За последние три года значительно возросло количество желающих из числа молодых преподавателей к повышению своей научно-педагогической квалификации.

В институте ведется плановая работа по совершенствованию методического мастерства преподавательского состава. На базе методического кабинета работает двухгодичная школа молодого преподавателя.

Уровень профессиональной подготовки профессорско-преподавательского состава института обеспечивает качественное решение задач по подготовке высококвалифицированных кадров для Вооруженных Сил Российской Федерации.

На сегодняшний день нет ни одной воинской части в Вооруженных Силах, где бы ни служили и трудились выпускники единственного танкового инженерного института. Многие из них занимали и занимают высокое положение в войсках.

1.1.1 Организационная структура управления Омского танкового инженерного института

В Омском ТИИ для обеспечения жизнедеятельности существует множество различных подразделений, представленных на рисунке 1.

Далее рассмотрим организационную структуру Омского ТИИ:

· Отдел материального обеспечения (в который входят: продовольственный отдел — осуществляет закупки продовольствия, хранение, обеспечивает питанием офицерский состав, курсантов обучающихся в институте, столовая для курсантов; вещевой отдел — обеспечивает одеждой военнослужащих и курсантов; занимается ремонтом и пошивом военной формы, ателье; квартирно-эксплуатационный отдел).

· Финансовый отдел — ведет учет расхода денежных средств института, занимается начислением заработной платы работникам и денежным довольствием курсантам (который делится на расчетную, материальную и экономическую группы, а также касса для выдачи денег).

· Учебный отдел — контролирует весь учебный процесс (составляет учебные программы, расписание занятий, ведет контроль успеваемости курсантов) включает в себя: семнадцать кафедр (такие как: гуманитарных и социально-экономических дисциплин, тактики и тактико-специальной подготовки, управления войсками, боевых гусеничных машин, кафедра двигателей, электрооборудования и автоматики, эксплуатации и вождения, ремонта бронетанковой техники, технологий и производства (бронетанковой техники), вооружения танков и стрельбы, математики, физики, химии, иностранных языков, боевых колесных машин и военных автомобилей (подготовка ВДВ), русского языка).

· Научно-исследовательский и редакционно-издательский отдел — занимается изданием учебного пособия, плакатов.

· Лаборатория вычислительной техники — обеспечивает институт техническими и программными средствами, разрабатывает программы для отделов и служб.

· Технический отдел (в него входят бронетанковая служба, ракетно-артиллерийская служба, автомобильная служба).

· Кадровый отдел — обеспечивает квалифицированный подбор персонала, учитывает сотрудников по отделам, ведет учет увольняемых и принятых на работу сотрудников, ведет учет по отпускам, больничным листам, по стажу работы.

Рассмотрим подробнее функции отдела кадров на нескольких основных позициях.

1. Прием на работу новых сотрудников. Включает в себя:

· Сбор документов по сотруднику: паспорт (просмотр), трудовая книжка, копии дипломов, справки с прежнего места работы и т. д.

· Подготовка приказа о приеме на работу, направление его руководству на подпись.

· Заполнение личной карточки сотрудника, помещение ее в картотеку.

· Запись сотрудника в алфавитку.

· Если у сотрудника нет страхового свидетельства, подготовка анкеты застрахованного лица.

· ·

·

·

·

·

·

·

·

·

·

·

·

·

·

·

·

·

Рис. 1. Организационная структура Омского ТИИ

· Если у сотрудника нет идентификационного номера налогоплательщика (ИНН), подготовка заявления в Налоговую инспекцию на присвоение ИНН.

· Если требуется, то вносятся изменения в штатное расписание.

· Копия приказа направляется в бухгалтерию (для расчета зарплаты).

· Подшивка приказа о приеме.

· Запись в журнале регистрации приказов.

2. Увольнение сотрудника. Включает в себя:

· Подготовка приказа об увольнении.

· Запись в личной карточке. Помещение личной карточки в архив.

· Корректировка записи о сотруднике в алфавитке.

· Запись в трудовой книжке и выдача ее сотруднику.

· Если требуется, то надо внести изменения в штатное расписание.

· Если требуется, то расчет числа дней компенсации за неиспользованный отпуск.

· Подшивка приказа об увольнении.

· Копия приказа направляется в бухгалтерию.

· Запись в журнале регистрации приказов.

3. Кадровое перемещение. Включает в себя:

· Подготовка приказа о кадровом перемещении.

· Запись в личной карточке.

· Корректировка записи о сотруднике в алфавитке.

· Если требуется, то надо внести изменения в штатное расписание.

· Подшивка приказа о перемещении.

· Копия приказа направляется в бухгалтерию.

· Запись в журнале регистрации приказов.

4. Оформление отпуска. Включает в себя:

· Подготовка приказа по отпуску.

· Запись в личной карточке.

· Расчет продолжительности отпуска.

· Если надо, то расчет продолжительности дополнительного отпуска.

· Подшивка приказа.

· Копия приказа направляется в бухгалтерию.

· Запись в журнале регистрации приказов.

5. Оформление больничных листов. Включает в себя:

· Расчет процента оплаты больничного листа.

· Запись в журнале регистрации больничных листов.

· Больничный лист направляется в бухгалтерию.

6. Ведение штатного расписания. Включает в себя:

· При приеме: занять ставки по определенной должности.

· При увольнении: освободить ставки.

· При перемещении: освободить ставки по старой должности, занять ставки по новой должности.

· На основании приказов руководства вносятся изменения в структуру штатного расписания: добавить, удалить должность и установить количество ставок.

7.Информационно-справочное обслуживание. Включает в себя:

· Выдача справок сотрудникам (устно и письменно).

· Письменные справки сотрудникам регистрируются в журнале регистрации справок.

· Отчеты руководству на их «непредсказуемые» запросы.

8. Отчетность. Включает в себя:

· В Пенсионный фонд: подготовка анкет на присвоение страхового номера.

· Ежегодная подготовка индивидуальных сведений о стаже и заработке.

· В Пенсионный фонд (совместно с бухгалтерией).

· Ежегодная подготовка справок о доходах и налоговых карточек в Налоговую инспекцию (совместно с бухгалтерией).

9. Нормативно-справочная информация включает в себя:

· На основании приказов руководства меняются внутренние справочники для предприятия: Категории, Разряды/Тарифы, Объекты.

· Также могут измениться внешние для предприятия справочники и классификаторы, например, ОКПДТР, КЛАДР. Отдел кадров обязан учесть эти изменения в своей работе.

· Изменения КЗоТ также необходимо учесть в работе.

Работники отдела кадров занимаются учетом сотрудников предприятия. Руководящему персоналу обычно нужна сводная информация, и они обращаются к отделу кадров с просьбой предоставить им такую информацию.

Сотрудникам бухгалтерии (расчетная группа) от отдела кадров передаются копии документов для ведения собственной базы данных для расчета зарплаты. (Это конечно плохо, когда есть две базы данных по одним и тем же сотрудникам. В перспективе планируется одна единая база данных для кадрового учета и расчета зарплаты)

1.1.2 Программная и техническая архитектура информационной системы в отделе кадров Омского танкового инженерного института и используемых функциональных возможностей

В Омском танковом инженерном институте имеется большое количество компьютеров самой разной конфигурации, и используются различные программы такие как:

CorelDraw Graphics Suite X3 — программа предназначена для создания векторной графики.

C++BUILDER 6 PROFESHIONAL — средство разработки приложений.

AUTOCAD 2000 — двух и трехмерная система автоматизированного проектирования и черчения.

КОМПАС — система автоматизированного проектирования, предназначена для плоского черчения и трёхмерного проектирования, с возможностями оформления проектной и конструкторской документации На момент исследования в отделе кадров имеется 2 компьютера:

· процессор Intel Pentium II400MГц, жесткий диск Seagate 120GB, оперативная память 128 Мбайт, операционная система Microsoft WindowsXP, устройство чтения компакт дисков, SVGA-дисплей.

Также имеется два принтера HP LaserJet P1005 A4, 600dpi, 14ppm, 2Mb и Canon i-SENSYS MF4018, тип аппарата: лазерный многофункциональный аппарат, функции аппарата: печать, сканирование, копирование, максимальное разрешение для ч/б печати 1200×600 dpi.

Список программного обеспечения:

MICROSOFT WINDOWS XP — программа, управляющая основными действиями компьютера, его периферийными устройствами и обеспечивающая запуск всех остальных программ, а также взаимодействие с оператором.

MICROSOFT OFFIS 2007 — пакет программ, содержащий полный набор средств для работы и имеющий удобный интерфейс, помогает пользователям создавать профессионально оформленные документы.

Данный объем программного и технического обеспечения позволяет внедрить программное средство на базе «1С: Бухгалтерия» версия 8.1.

1.2 Характеристика комплекса задач, и обоснование необходимости автоматизации

На любом предприятии ведется делопроизводство, которое занимается учетом документов и Омский ТИИ не исключение.

Делопроизводство есть документирование деятельности организации (предприятия), основанное на научной организации труда с применением современной техники.

Делопроизводство охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.

В настоящее время термин «Делопроизводство» чаще звучит как документационное обеспечение управления (ДОУ).

Такое определение более точно отражает весь комплекс работ с документами в организации.

Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат. В организациях с небольшим документооборотом те же функции выполняет секретарь руководителя или другое специально назначенное должностное лицо. В Омском ТИИ делопроизводством занимается отдельное структурное подразделение — отдел кадров.

Для того чтобы разобраться в многообразии документов, разработаны определенные правила их составления, оформления, формы и методы работы с документами.

Для всех организаций, учреждений, предприятий Российской Федерации независимо от формы собственности или функций установлены единые требования по составлению и оформлению документов и работе с ними. Эти требования изложены в основных положениях Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и ГОСТах, приказов МО РФ, инструкциях по делопроизводству, номенклатурах дел и других нормативно-методических документах по ведению делопроизводства. А для Омского танкового инженерного института также требования по составлению и оформлению документов являются приказы Министра обороны Российской Федерации в частности Приказ МО РФ № 170.

Работа управленческого аппарата, как любая работа сегодня, строится на основах научной организации труда. Для повышения оперативности и сокращения трудоемкости делопроизводственного процесса внедряется механизация и автоматизация работы с документами.

Средства механизации подразделяются на:

· технические средства составления и изготовления документов (пишущие автоматы);

· технические средства для копирования и оперативного размножения документов (электрографическое копировальное оборудование — ксерокса);

· технические средства экспедиционной обработки документов (листоподборочные устройства, конвертозаклеивающие машины, нумераторы, адресовальные, бумагорезательное оборудование и др.);

· средства хранения документов (различного рода шкафы, стеллажи, картотеки).

При решении задач документационного обеспечения управления используется электронная техника по двум направлениям: документирование и организация работы с документами. Использование ПЭВМ позволяет отредактировать напечатанный текст, не прибегая к перепечатке документа, набранный текст распечатать на принтере и сохранить на электронном носителе для дальнейшего использования.

От рациональной организации делопроизводства зависит оперативность управления, надежность, экономичность управленческого труда, культура работы аппарата, возможность использования документной информации в будущем.

В зависимости от функции управления создаются различные виды и разновидности документов.

Вид документа следует отличать от его разновидности.

Вид документа — это обозначение наименования документа. Например, протокол — вид документа.

Разновидность — протокол собрания, протокол заседания, протокол допроса и др.

Или: акт — вид документа, его разновидность — акт приема-передачи дел, акт инвентаризации, акт ревизии и др.

Управленческая деятельность фиксируется в основном организационно-распорядительными документами (ОРД), которые условно подразделяются на 3 группы:

· организационные документы;

· распорядительные документы;

· справочно-информационные документы.

Деятельность любой организации регулируется правовыми документами.

Учредителями разрабатываются организационные документы, на основе ГОСТов, правовых актов, а также приказов Министра обороны. Организационные документы регламентируют задачи и функции организации, структуру, организацию работы, права, обязанности, ответственность руководства, структурных подразделений и сотрудников. В состав организационных документов входят: устав и другие учредительные документы, инструкция, штатное расписание, правила внутреннего распорядка и другие.

В целях решения основных задач Омского ТИИ издаются приказы, указания, постановления, решения, распоряжения. Это вторая группа — распорядительные документы.

Третья группа — справочно-информационные документы — включает в себя служебные письма, справки, обзоры, докладные записки и др.

Все перечисленные выше документы относятся к управленческим или организационно — распорядительными документами. Исключением являются финансово — бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и оформления.

Основным направлением совершенствования документов является их унификация и стандартизация.

В целях сокращения количества документов, применяемых в управленческой деятельности, в целях типизации их форм, снижения трудовых и материальных затрат на их подготовку и оформление, в целях достижения единообразия информационных баз проводятся работы по унификации документов, созданию унифицированных систем документации (УСД). С помощью унификации устанавливаются единые правила составления документов.

В основе создания унифицированных систем документации лежит единообразие состава и формы управленческих документов:

· унифицированная система организационно — распорядительной документации;

· унифицированная система отчетно-статистической документации;

· унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

· унифицированная система документации по труду;

· унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

Формой юридического закрепления унификации документов является стандартизация служебных документов.

Стандартизация в области документоведения означает установление общегосударственных форм и требований к документам, обязательных к использованию всеми организациями, учреждениями и предприятиями, независимо от формы собственности и организационно-правовой формы. Эти требования изложены в ГОСТе Р 6.30 — 2003. Применение стандартов повышает культуру современной управленческой деятельности, обеспечивает более эффективное применение средств механизации и автоматизации в управленческом труде.

Унификация и стандартизация служебных документов создает возможность составления типовых (трафаретных) текстов для документов, содержащих идентичную и повторяющуюся информацию. В этих случаях повторяющаяся часть текстов выносится в трафарет, а для информации, имеющей индивидуальный характер, оставляются свободные строки, которые заполняются при составлении документа (контракт, акт, справки личного характера). Унификации могут быть подвергнуты отдельные фразы.

1.2.1 Обоснование необходимости использования вычислительной техники для решения задач отдела кадров

Внедрение новых технологий жизненно важно для растущих и развивающихся предприятий. Использование вычислительной техники для решения задач необходимо на любом хоть на малом предприятии, хоть на крупном каким является Омский ТИИ. Необходимо делать ставку на новые технологии. Внедрение данной системы позволит:

· резко повысить производительность труда (в десятки и сотни раз)

· повысить качество и достоверность документооборота

· привести документацию подразделения в порядок и в соответствии с приказами

· наметить переход от учета к анализу Некоторые задачи (особенно отчетность) вместо нескольких недель можно будет решать в несколько минут. Снизится количество ошибок пользователей в связи с тем, что функции контроля возлагаются на программу. Повысится обоснованность принимаемых руководством решений на основе отчетов, так как повысится достоверность и полнота документов.

Сложность определения эффекта заключается в следующем. Любая предметная область выпускает какой-то результат, ради которого она существует, причем результат работы предметной области часто материален. Внедрение компьютеров влияет не на материальный результат предметной области, а на ее информационную подсистему, необходимую для функционирования предметной области. Улучшение информационной подсистемы косвенно, опосредованно, влияет на материальный результат предметной области.

Внедрение автоматизированной системы делопроизводства дает эффект двух типов. Первый — это количественный эффект, который можно посчитать в цифрах. Это прибыль предприятия, производительность труда сотрудников, количество ошибок в работе и т. д. Второй — это качественный эффект, который косвенно влияет на количественные показатели и может быть частично выражен через них. Это порядок, удобство, наглядность, достоверность информации, новые возможности.

Влияние автоматизации на эффективность работы сотрудников.

Посмотрим на ситуацию с точки зрения руководства: в отделе кадров нашего предприятия работает пять сотрудника, средняя зарплата в отделе кадров — 8000 руб.

Фонд заработной платы отдела кадров в год равен пять человек, умножим на 8000 рублей и на двенадцать месяцев, получаем 480 000 рублей.

Рассмотрим подробнее, на что тратятся эти деньги, т. е. какая работа сотрудников оплачивается этими деньгами. Здесь нужно отделить эффективную работу от неэффективной.

В целях выявления неэффективной работы сотрудников и затраты рабочего времени на исправление ошибок, поиск нужной документации был проведен эксперимент. Пример: на поиск документа, личной карточки одного из сотрудников в алфавитном порядке, уходит примерно 30 минут. Исправления, дополнения в личной карточке занимает еще около 20 минут. Таким образом, на один документ было затрачено около 50 минут рабочего времени. В процентном соотношении эффективная и неэффективная работа до автоматизации показана в таблице 1.

Таблица 1 Работа сотрудников до автоматизации

Расходы предприятия на заработную плату сотрудникам при исправлении ошибок и поиску документов равно 480 000 рублей умножить на 40 процентов получаем 192 000 рублей в год.

С компьютером формирование отчетности в идеале производится нажатием одной кнопки. При этом в течение года должна выполняться на достойном уровне вся необходимая основная (эффективная) работа. При технологии баз данных поиск данных в компьютере производится очень быстро. Средства контроля, заложенные в программу, уменьшают количество ошибок пользователей. Соотношении эффективная и неэффективная работа после автоматизации показана в таблице 2.

Таблица 2 Работа сотрудников после автоматизации

Расходы предприятия на заработную плату сотрудникам при исправлении ошибок и поиск документов равно: 480 000 рублей, умноженное на 20 процентов и получаем 96 000 рублей в год.

Экономия равна: 192 000 рублей минус 96 000 рублей получаем 96 000 рублей в год.

Таким образом, компьютер перераспределяет доли работ, резко увеличивая долю эффективной работы. При этом сильно снижаются непроизводительные затраты рабочего времени. Зарплата персонала начинает расходоваться по назначению — это плата за действительно эффективную работу. На расчетном счете денег не увеличивается, но ваши деньги начинают работать на вас, а не пропадают впустую, как было раньше. Повышается мотивация персонала за счет избавления его от рутины, работа становится более интересной.

Вывод: активное применение автоматизированной системы для своевременного получения нужной и достоверной информации для управления трудовыми ресурсами может принести дополнительную прибыль.

1.2.2 Определение места проектирования задачи в комплексе задач и ее описание

Прежде чем пытаться улучшить деятельность предприятия, выбрать, а потом внедрить информационную систему, необходимо проанализировать, как работает предприятие в настоящее время. Зачастую для этого на предприятии ведутся работы по исследованию и анализу функционирования бизнес-процессов. Определяются ключевые сотрудники, проводиться анкетирование с целью определения выполняемых функций, сбор информации по движению документов, прописываются сложившиеся бизнес — правила.

Руководитель может решить проводить исследование формализуемых процессов, как силами собственных экспертов, так и воспользоваться услугами и опытом внешних консультантов.

Но, несмотря на результат его решения, основными целями, которые ставятся при проведении подобных проектов, являются:

· предоставление деятельности предприятия и принятых в нем технологий в виде иерархии диаграмм. Обеспечивающих наглядность и полноту их отображения;

· формирование на основании анализа предложений по реорганизации организационно — управленческой структуры;

· упорядочение информационных потоков (в том числе документооборота) внутри предприятия;

· выработка рекомендаций по построению рациональных технологий работы подразделений предприятия и его взаимодействию с внешним миром;

Анализ требований и проектирование спецификаций корпоративных информационных систем.

Все перечисленные цели достигаются с помощью программного продукта компании Computer Associates — BPwin. Эти цели являются фундаментом дальнейшего развития процесса обследования предприятия, который лежит в основе проекта реструктуризации и перехода предприятия на новый, более качественный уровень.

BPwin автоматизирует задачи, связанные с построением моделей развития, обеспечивая семантическую строгость, необходимую для гарантирования правильности и непротиворечивости результатов. Это достигается применением в BPwin следующих методологий: IDEF0, DFD, IDEF3.

Применение данных методологий в ходе построения моделей бизнес-процессов в виде иерархии диаграмм, обеспечивает наглядность и полноту их отображения, позволяет анализировать деятельность предприятия в трех информационных разрезах IDEF0.

Первый информационный разрез — функциональность системы. В рамках методологии IDEF0 (Integration Definition for Funktion Modeling) бизнес-процесс представляется в виде набора элементов — работ, которые взаимодействуют между собой, обмениваясь информационными и материальными потоками с помощью людских и производственных ресурсов, потребляемых каждой работой. С помощью функционального моделирования можно провести системный анализ бизнеса, сосредоточившись на регулярно решаемых задачах или функциях, на показателях их правильного выполнения, необходимых для этого ресурсах, результатах и исходных материалах. Первая диаграмма в иерархии диаграмм IDEF0 всегда изображает функционирование системы в целом. Такие диаграммы называются контекстными. За внешней простотой скрывается вся суть бизнес-процесса. Вся входящая и исходящая информация, источники и результаты, механизмы агрегированы настолько, что позволяют осмыслить их в целом.

В контекст входит описание цели моделирования, области моделирования, т. е. описания того, что будет рассматриваться как компонент системы, а что как внешнее воздействие и точки зрения — позиции, с которой будет строиться модель. Обычно в качестве точки зрения выбирается точка зрения лица или объекта, ответственного за работу моделируемой системы в целом. После того как контекст описан, проводится построение следующих диаграмм в иерархии. Каждая последующая диаграмма является более подробным описанием, или как ее еще называют — декомпозицией, одной из работ на вышестоящей диаграмме. BPwin автоматически синхронизирует изменения объектов диаграмм на всех уровнях детализации, тем самым освобождая пользователя от ручного ведения словаря объектов модели. Так если мы исправим на верхнем уровне название объекта, то получим изменение на всех уровнях, где данный объект встречается. Также невозможным является случайное дублирование наименований работ. При появлении такой ситуации BPwin генерирует предупреждающее сообщение.

Кроме основных видов диаграмм модель нотации IDEF0 в BPwin может включать следующие элементы:

Диаграмма дерева узлов. Диаграмма дерева узлов имеет вид традиционного иерархического дерева, где верхний прямоугольник соответствует работе с контекстной диаграммы, а последующие нижние узлы представляют собой дочерние уровни декомпозиции. Диаграмм деревьев узлов в модели может быть сколько угодно много, поскольку дерево может быть построено на произвольную глубину и не обязательно с корня.

Диаграммы только для показа (FEO). Чаще всего FEO диаграммы строятся, чтобы показать модель с других точек зрения, вырезать важный кусок из сложной диаграммы, рассмотреть вариации модели или проблемной области, проанализировать их, не внося изменений в основную модель.

Второй информационный разрез — потоки информации (документооборота) в системе. Диаграммы DFD (Data Flow Diagramming) могут дополнить то, что уже отражено в модели IDEF0. поскольку они описывают потоки данных. Позволяя проследить, каким образом происходит обмен информацией как внутри системы между бизнес-функциями, так и системы в целом внешней информационной средой. Для усиления функциональности в данной нотации диаграмм предусмотрены специфические элементы, предназначенные для описания информационных и документопотоков, такие как внешние сущности и хранилища данных. Для усиления функциональности в данной нотации диаграмм предусмотрены специфические элементы, предназначенные для описания информационных и документопотоков, такие как внешние сущности и хранилища данных. Без объекта «внешняя сущность» аналитику бывает иногда сложно определить, откуда пришли в компанию данные документы. Или какие документы еще приходят от, такой внешней сущности как, например, «клиент». Объект «хранилище данных» является уникальным обозначением длительного хранения, очередности обработки, резерва документов. Это предоставление потоков совместно с хранилищами данных и внешними сущностями делает модели DFD более похожими на физические характеристики системы — движение объектов, поставка и распространение объектов.

Третий информационный разрезпоследовательность выполняемых работ. В отличие от диаграмм IDEF0, DFD, элементы которых позволяют точно описать функциональность системы и организацию документооборота, описать с их помощью логику построения системы не удастся. Для описания логики взаимодействия информационных потоков, последовательности выполнения работ и сценариев взаимодействия модель дополняют диаграммами еще одной методологииIDEF3, так же называемой диаграммами workflow diagramming. В IDEF3 включены элементы логики. Что позволяет аналитику моделировать и анализировать альтернативные сценарии развития бизнес-процесса. Методология моделирования IDEF3 позволяет графически описать и задокументировать процессы, фокусируя внимание на течении этих процессов и на отношениях процессов и важных объектов, являющихся частями этих процессов.

В результате обследования предприятия строится функциональная модель существующей организации работы AS-IS (Как есть). На основе модели AS-IS достигается консенсус между различными единицами бизнеса по тому, «кто что сделал» и что каждая единица бизнеса добавляет в процесс, модель AS-IS позволяет выяснить «что мы делаем сегодня» перед тем, как перепрыгнуть на то, «что мы будем делать завтра». Внедрение информационной системы неизбежно приведет к перестройке существующих бизнес — процессов предприятия. Анализ функциональной модели позволяет понять, где находятся наиболее слабые места. В чем будут состоять преимущества новых бизнес — процессов и насколько глубоким изменениям подвергнется существующая структура организации бизнеса. Детализация бизнес — процессов позволяет выявить недостатки организации даже там, где функциональность на первый взгляд кажется очевидной. Признаком неэффективной деятельности могут быть бесполезные, неуправляемые и дублирующие работы, неэффективный документооборот (нужный документ не оказывается в нужном месте в нужное время), отсутствие обратных связей по управлению (на проведение работы не оказывает влияния ее результат) и входу (объекты или информация используются нерационально) и т. д.

Сравнение результата с существующей структурой позволяет, во-первых, оценить адекватность модели, а во-вторых — предложить решения, направленные на совершенствование этой структуры.

Найденные в модели AS-IS недостатки можно исправить при создании модели TO-BE (Как будет) модели новой организации бизнес-процессов. Модель TO-BE нужна для оценки последствий внедрения информационной системы и анализа альтернативных, лучших путей выполнения работы и документирования того, как предприятие будет функционировать в будущем.

Деятельность по формированию кадров, их перемещению по подразделениям, повышению в должности осуществляется отделом кадров на основании приказов.

Входными документами для работы отдела кадров являются:

· ведение штатного расписания;

· запросы от сотрудников;

· заявление о приеме на работу;

· справки от сотрудников;

· заявление на перемещение;

· документы от сотрудников;

· документы от организаций;

Выходными документами отдела кадров являются:

· отчетность;

· приказ о приеме на работу;

· приказ о перемещении;

· ответы на запросы;

· выдача справок.

Общая схема- «AS-IS» «Работа отдела кадров» показана в приложении 1.

Декомпозиция общей схемы «AS-IS» «Работа отдела кадров» показана в приложении 2.

Сотрудники отдела кадров Омского ТИИ, при приеме на работу соискателя руководствуются нормативными документами. Рассматривают документацию, полученную от соискателя работы, проверяют соответствие с указанными требованиями на занимаемую должность. Требования к занимаемой должности устанавливаются в соответствии с нормами КЗоТа, и требованиям вышестоящего командования.

Начальник отдела кадров проверяет составленные документы с целью:

правильности оформления документа;

соответствие образования, опыта работы и личных данных сотрудника.

Рассмотрев, и при необходимости внеся изменения, начальник отдела кадров подписывает документы о приеме на работу. После чего назначается испытательный срок работы сотрудника.

Отдел кадров при рассмотрении кандидатур на свободную вакансию, производит отбор по нескольким критериям:

а) возрастные данные;

б) образование;

в) опыт работы;

г) характеристика с прежнего места работы.

Пункты «б», «в» и «г» считаются более значимыми для приема на работу сотрудников. Характеристику с прежнего места работы может запросить начальник отдела кадров, не только у соискателя работы, но и отправить запрос на прежнее место работы.

При получении характеристики с прежнего места работы сотрудника сведения заносятся в личную карточку сотрудника. Таким образом, формируют алфавитную картотеку сотрудников.

Картотека ведется ручным способом. Поиск нужной информации о сотрудниках начинается с просмотра картотеки.

автоматизация информационный риск функциональный

1.3 Анализ существующих разработок для автоматизации

Рассмотрим в данном разделе дипломного проекта, какие документы отдел кадров направляет в бухгалтерию и иные подразделения:

· приказы о приеме на работу;

· приказы о кадровом перемещении;

· приказы об увольнении.

Эти документы регистрируются в журнале регистрации приказов и журнале регистрации больничных листов.

На основании этих документов бухгалтерия ведет свою собственную базу данных сотрудников для расчета зарплаты. В перспективе при разработке информационной системы с единой базой данных для отдела кадров и бухгалтерии большинство документов не нужно будет направлять в бухгалтерию, что позволит сократить бумажный документооборот, количество ошибок и повысит производительность работы.

Руководство вправе потребовать от отдела кадров отчет произвольной структуры в управленческих целях. Дата запроса заранее не определена, структура отчета может быть совершенно произвольной, хотя существуют некоторые «любимые» отчеты руководства.

Можно выделить следующие основные типы отчетов руководству:

· индивидуальные сведения по сотруднику;

· списки сотрудников;

· события (приемы, увольнения, перемещения, больничные и т. д.);

· штатное расписание.

На основании этих документов руководство принимает управленческие решения, поэтому от отдела кадров требуется достоверная, полная, релевантная информация. При нынешней системе учета это не всегда соблюдается. Часть информации искажается, не все сведения о сотрудниках заполняются в личных карточках. При достаточно сложном запросе сотрудники не в состоянии перебрать все личные карточки сотрудников для выборки нужной информации и начинают искать косвенные пути решения проблемы: обзванивать объекты, опрашивать сотрудников (отрывая их от работы), вспоминать, придумывать. Естественно, что от этого страдает руководство и все предприятие в целом.

1.3.1 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи

Одним из важнейших этапов проекта внедрения, является полное и достоверное обследование предприятия во всех аспектах его деятельности. На основе заключения, полученного в результате обследования, строится вся дальнейшая схема построения информационной системы.

Несомненно, можно автоматизировать все, по принципу «как есть», однако, этого не следует делать по ряду причин. Дело в том, что в результате обследования обычно фиксируется большое количество мест возникновения необоснованных дополнительных затрат, а также противоречий в организационной структуре, устранение которых позволило бы уменьшить производственные и логистические издержки, а также существенно сократить время исполнения различных этапов основных бизнес-процессов. На следующем этапе необходимо разработать концепцию подсистемы, в которой должны быть сформулированы основные требования к программе, определены взаимодействия с существующими подсистемами.

Далее, создание конфигурации на платформе «1С: Предприятие» версия 8.1, а именно создание справочников, документов, отчетных форм для демонстрации.

Оценив затраты на внедрение и ожидаемую экономическую эффективность, можно переходить к решению о выборе стратегии и составить ориентировочный план внедрения программы.

1.3.2 Выбор и обоснование способа приобретения информационной системы для автоматизации комплекса задач

Из рассматриваемых на рынке информационных систем, о чем уже выше говорилось, существует много программ, которые отвечают всем современным требованиям системы управления и комплексно решают ее задачи. Но многие из них достаточно дорогостоящие. Прежде всего, дорогостоящими является не только приобретение программного продукта, а главным образом, само внедрение. Так как в Омском танковом инженерном институте имеется программа «1С: Предприятие» версия 8.1, то целесообразно будет отдать предпочтение программному продукту «1С: Предприятие» версия 8.1.

Программное обеспечение должно быть достаточным, и обладать следующими свойствами — надежностью, модульностью построения, удобством эксплуатации.

Основные преимущества «1С: Предприятие» версия 8.1 рассмотрены ниже.

1. Области применения.

Гибкость платформы позволяет применять «1С: Предприятие» версия 8.1 в самых разнообразных областях:

· автоматизация производственных и торговых предприятий, бюджетных и финансовых организаций, предприятий сферы обслуживания и т. д.

· поддержка оперативного управления предприятием;

· автоматизация организационной и хозяйственной деятельности;

· ведение бухгалтерского учета с несколькими планами счетов и произвольными измерениями учета, регламентированная отчетность;

· широкие возможности для управленческого учета и построения аналитической отчетности, поддержка многовалютного учета;

· решение задач планирования, бюджетирования и финансового анализа;

· расчет зарплаты и управление персоналом;

· другие области применения.

2. Экономическая и аналитическая отчетность.

Мощные средства формирования отчетов и печатных форм обеспечивают широкие возможности оформления и интерактивной работы:

· получение любых аналитических данных с произвольной настройкой пользователем без изменения прикладного решения;

· группировки и расшифровки в отчетах, детализация и агрегирование информации;

· сводные таблицы для анализа многомерных данных, динамическое изменение структуры отчета;

· различные типы диаграмм для графического представления экономической информации.

3. Эргономический пользовательский интерфейс.

Современный дизайн интерфейса обеспечивает легкость освоения для начинающих и высокую скорость работы для опытных пользователей:

· значительное ускорение массового ввода информации благодаря функции «ввод по строке» и эффективному использованию клавиатуры;

· облегчение работы неподготовленных пользователей, быстрое освоение системы;

· удобные средства работы с большими динамическими списками, управление видимостью и порядком колонок, настройка отбора и сортировки;

· разнообразные сервисные возможности;

· универсальные инструменты для создания отчетов любой сложности.

4. Масштабируемость.

Технологическая платформа обеспечивает различные варианты работы прикладного решения: от персонального однопользовательского, до работы в масштабах больших рабочих групп и предприятий. Ключевым моментом масштабируемости является то, что повышение производительности достигается средствами платформы, и прикладные решения не требуют доработки при увеличении количества одновременно работающих пользователей.

5. Интеграция с другими системами.

Система «1С: Предприятие» версия 8.1 является открытой системой. Предоставляется возможность для интеграции практически с любыми внешними программами и оборудованием на основе общепризнанных.

6. Администрирование.

Администратору прикладного решения предоставляются широкие возможности для управления работой пользователей и контроля действий, которые они выполняют. Также система предоставляет развитые механизмы обновления прикладного решения с использованием различных протоколов обмена данными, в том числе и через Интернет.

7. Быстрая разработка и модификация.

Технологическая платформа «1С: Предприятие» версия 8.1 содержит средство разработки, с помощью которого создаются новые или изменяются существующие прикладные решения. Это средство разработки называется «конфигуратор». Так как он включен в стандартную поставку «1С:Предприятия» версия 8.1, то пользователь может самостоятельно разработать или модифицировать прикладное решение (адаптировать его под себя), возможно, с привлечением сторонних специалистов.

1.4 Обоснование проектных решений по техническому обеспечению

Каждое программное средство имеет свои технические требования: объем памяти, оперативная память и т. д., в нашем случае для внедрения «1С: Бухгалтерия» версия 8.1 компьютер должен иметь:

· операционную систему Microsoft WindowsXP;

· процессор Intel Pentium II400MГц и выше;

· оперативная память 128 Мбайт и выше;

· жесткий диск Seagate 120GB;

· устройство чтения компакт-дисков;

· USB-порт;

· SVGA-дисплей.

Так как в отделе кадров компьютеры соответствуют заданному техническим данным, то в полнее возможно внедрить программное средство «1С: Конфигурация ОК ОТИИ»

В первой главе проведен обзор предприятия, проанализирована структура подразделения (отдела кадров). Рассмотрены основные функции отдела кадров. Приведена характеристика и обоснование автоматизации. Для разработки был подобран программный продукт.

ГЛАВА 2. РАЗРАБОТКА ПРОЕКТА АВТОМАТИЗАЦИИ документооборота отдела кадров

2.1 Этапы жизненного цикла проекта автоматизации

Методология проектирования информационных систем описывает процесс создания и сопровождения систем в виде жизненного цикла (ЖЦ) информационной системы, представляя его как некоторую последовательность стадий и выполняемых на них процессов. Для каждого этапа определяются состав и последовательность выполняемых работ, получаемые результаты, методы и средства, необходимые для выполнения работ, роли и ответственность участников и т. д. Такое формальное описание жизненного цикла информационной системы позволяет спланировать и организовать процесс коллективной разработки и обеспечить управление этим процессом.