Автоматизация управленческого учета в строительстве. 
Основные программные продукты

Московский Государственный Строительный Университет Институт экономики, управления и информационных систем в строительстве и недвижимости Кафедра экономики и управления в строительстве Реферат по дисциплине «Управленческий учет»

на тему: «Автоматизация управленческого учета в строительстве. Основные программные продукты»

Выполнил: студент ЭУМС 4 курса

7 группы Белов И.Н.

Проверил (а):

доц. Карпенко А.А.

Москва 2013

Глава 1. Текущее состояние рынка систем автоматизации управленческого учета для строительной отрасли

Теоретические аспекты автоматизации

Глава 2. Способы автоматизации управленческого учёта

Ведение полноценного управленческого учёта на предприятии. Автоматизация системы управленческого учёта на базе ERP-систем.

Использование управленческой информации из различных информационных систем

Автоматизация системы управленческого учёта с помощью аналитических систем класса BPM и BI на базе OLAP-технологий

Комплексное решение. Построение корпоративного хранилища данных.

Глава 3. Основные программные продукты и примеры внедрений

Заключение

Управленческий учёт — это система информационной поддержки менеджмента, основанная на определении, измерении, накоплении, анализе, переработке и передаче информации о внешней и внутренней среде хозяйственной деятельности компании.

Главной целью управленческого учета является предоставление менеджерам компании всей необходимой информации для выполнения ими основных функций управления — планирования, организации, стимулирования и контроля.

В отличие от бухгалтерского учета, регулируемого законодательством, управленческий учет строится исключительно в соответствии с информационными потребностями менеджмента конкретной компании.

На проектах менеджеры часто спрашивают, хорошая или плохая у них система управленческого учёта. Ответить на этот вопрос могут только сами менеджеры. Если система управленческого учёта позволяет оперативно получать необходимую информацию для принятия решений, значит, она реализована успешно. В связи с этим постановка управленческого учета должна осуществляться индивидуально для каждой компании с учетом особенностей и специфики ее деятельности. Грамотно построенная система управленческого учета позволяет оперативно получать необходимую менеджерам информацию в наиболее удобных форматах, что способствует своевременному принятию верных управленческих решений. Ведение управленческого учёта подразумевает выполнение существенного объема разнообразных операций. Без автоматизированной системы затраты на обработку такого количества информации неимоверно велики, а сроки обработки данных не удовлетворяют менеджеров. Практически невозможно получить необходимую информацию нужного качества в нужном объеме, а главное в требуемые сроки. Таким образом, актуальность данной темы обусловлена потребностями предприятия в качественной информации необходимой для целей управления.

Цель данной работы — изучить теоретические и практические аспекты автоматизации управленческого учета. Из поставленной цели вытекают следующие задачи: 1) ознакомится с проблемами, возникающими при автоматизации управленческого учета и рассмотреть пути их преодоления; 2) изучить способы автоматизации управленческого учета; 3) ознакомится с видами программного обеспечения.

Глава 1. Текущее состояние рынка систем автоматизации управленческого учета для строительной отрасли

В последнее время строительная отрасль начинает представлять все больший интерес для системных интеграторов. Тенденции в отрасли говорят о ее большом потенциале.

Темпы роста строительной отрасли являются одними из самых высоких в экономике России, сюда идет значительный приток инвестиций, появляются новые игроки, в том числе западные, идет укрупнение бизнеса за счет слияний и поглощений. Однако уровень автоматизации строительных компаний по-прежнему остаётся очень низким.

Рынок систем автоматизации управления и учета для строительных компаний находится в стадии формирования и характеризуется:

· ограниченностью предложения;

· отсутствием структуры и сегментации;

· небольшим количеством поставщиков решений и их слабостью;

· отсутствием стандартов решений для строительных предприятий.

Со стороны спроса рынок находится на этапе формирования, когда еще нет четко сформированных потребностей. Компаний, которые могут более или менее четко сформулировать свои потребности в области автоматизации, очень немного. Согласно результатам исследования, проведенного Keymetrix в сотрудничестве с информационным порталом для строителей http://www.gvozdik.ru/ и аналитическим журналом «СНИП», имеют комплексные системы автоматизации управления и учета менее четверти строительных компаний Москвы. Доля компаний, в которых системы автоматизации управления и учета будут внедряться в текущем году, составляет 8%.

По мнению респондентов, лидерами в использовании информационных систем в строительной отрасли являются девелоперские компании. Они первыми начинают внедрять такие системы. Девелоперские компании четко осознают потребность в планировании и учете. Основная причина этого заключается в том, что, привлекая инвестиции, они должны точно рассчитать прибыльность инвестиционного проекта. Для этого девелоперу нужно точно планировать расходы и запланировать продажи недвижимости с учетом прогноза рынка. Эту задачу позволяют эффективно решать только ERP системы. Кроме того, данный сегмент рынка является наиболее конкурентным: здесь присутствует ряд крупных игроков, которые серьезно конкурируют друг с другом.

Причины низкого уровня автоматизации строительных компаний

1)Ограниченность предложения. Предложение систем автоматизации управленческого учета для строительных компаний находится в «зачаточном состоянии». Это выражается, прежде всего, в практически полном отсутствии решений, разработанных специально для строителей. Среди имеющихся систем нет тех, которые бы обладали статусом отраслевого стандарта и пользовались высоким спросом.

2)Сложность задачи по автоматизации строительного бизнеса. Строительную отрасль отличает множество разнообразных бизнес-процессов, множество территориально разнесенных объектов. Каждая строительная компания по-своему уникальна, использует свои подходы в строительстве и имеет различные бизнес процессы: «Все вроде бы работают по тем же самым СНИПам, по тем же сметам, но на деле получается совсем по-другому: вырыли ли они яму экскаватором или наняли много рабочих — это уже у всех по-разному».

3)Строительную деятельность сложно спланировать, сложно отследить выполнение плана. Отслеживать исполнение задач в строительном проекте — чрезвычайно трудоёмко, поскольку уровень компьютеризации труда конкретных исполнителей низок. Многие затраты строительной компании сложно спланировать заранее: «Начинаешь планировать, а план сильно расходится с фактом: стали рыть котлован, а там плывун».

4)Высокая средняя рентабельность строительного бизнеса. Уровень рентабельности для строительных компаний, выполняющих подрядные работы составляет 10−15%. Компании решают существующие проблемы учета путем вложения дополнительных средств в человеческий ресурс (привлекают дополнительных контролеров). Проблема повышения эффективности производства и снижения производственных издержек пока не является критичной для строительной отрасли.

5)Менталитет руководителей, работающих в строительной отрасли. Структурно строительная отрасль Москвы была сформирована в СССР и многие строительные предприятия унаследовали методы работы и управления. Руководители консервативны и не готовы менять привычные принципы управления: «Строительный бизнес достаточно консервативен, поэтому только сейчас руководители строительных предприятий, да и то, далеко не все, подходят к пониманию, что это нужно и для чего это нужно».

6)Низкий уровень конкуренции и большая роль административного фактора. Еще один момент, который сдерживает развитие автоматизированных систем управления для строительного бизнеса — это слабая конкуренция в отрасли, особенно среди подрядных строительных организаций. Компании напрямую друг с другом не конкурируют. Основным фактором успеха является административный фактор.

Теоретические аспекты автоматизации

Для внедрения автоматизированной системы внутреннего контроля и создания единого информационного пространства, строительной организации необходимо автоматизированную систему условно подразделить на следующие блоки (элементы системы):

«бухгалтерский учет»;

«финансово-хозяйственный анализ»;

«внутренняя (управленческая) отчетность»;

«бюджетирование»;

«контроль выполнения бюджетных показателей»;

«управление финансовыми ресурсами».

Блок «бухгалтерский учет» позволяет автоматизировать систему бухгалтерского учета, в том числе следующие участки:

первичный учет хозяйствующего субъекта;

формирование учетных регистров;

подготовка сведений, необходимых для системного анализа;

формирование показателей, характеризующих доходы и расходы организации по различным сегментам, подразделениям, центрам ответственности и др.;

составление и предоставление заинтересованным сторонам бухгалтерской и налоговой отчетности.

Блок «финансово-хозяйственный анализ» служит для подготовки, обоснования и принятия качественных решений на разных уровнях управления строительной организации. Для повышения эффективности управленческого учета необходимо широко применять различные методы анализа финансово-хозяйственной деятельности. Результатом этого должно явиться решение таких задач, как:

осуществление финансового анализа;

обеспечение аналитическими данными заинтересованных субъектов (менеджеров, акционеров, инвесторов, контрагентов, инвестиционных институтов и др.);

аналитическая обработка показателей, полученных по результатам бухгалтерской и статистической отчетности;

анализ других данных, полученных из различных источников;

выполнение аналитической работы, необходимой для выработки стратегических управленческих решений по развитию и расширению финансово-хозяйственной, производственной деятельности;

выявление путем анализа основных тенденций развития отдельного хозяйствующего субъекта;

формирование показателей, необходимых для выработки тактических решений, на основе анализа данных, характеризующих различные стороны функционирования хозяйствующего субъекта.

В настоящий момент на рынке представлено несколько пакетов программ, ориентированных на подготовку аналитической информации. Существенным отличительным критерием, характеризующим различия отдельных типов аналитических программ, является используемая ими информационная база.

Условно существующие программы автоматизации аналитической работы хозяйствующего субъекта можно разделить на 2 вида:

* программные продукты, основанные на использовании лишь тех показателей, которые содержатся в бухгалтерской отчетности, установленной законодательством;

* программы автоматизации аналитической работы, являющиеся базовыми блоками автоматизированных управленческих систем.

Первый вид программ основан на использовании в основном данных бухгалтерской отчетности хозяйствующего субъекта. Следовательно, для получения аналитических показателей в базу данных должны быть введены показатели бухгалтерской отчетности организации. При этом ввод данных в аналитическую программу может быть осуществлен двумя способами:

вручную;

путем импортирования отчетных показателей из блока автоматизации бухгалтерского учета.

Существенным недостатком подобного подхода является ограничение исходных данных показателями бухгалтерской отчетности.

Второй вид аналитических программ является составной частью автоматизированных систем, решающих различные управленческие задачи. При этом информационной базой анализа подобной системы являются данные, формируемые при применении других блоков автоматизированной системы управления хозяйствующим субъектом. Следовательно, ввод данных в аналитическую систему осуществляется в автоматическом режиме из тех блоков, где они были сформированы.

Специалисты подчеркивают такой недостаток второго вида аналитических программ, как жесткая привязанность к информационной базе других элементов используемой автоматизированной системы управления. Главное предназначение блока «финансово-хозяйственный анализ», входящего в состав системы внутреннего контроля, состоит в построении системы аналитических отчетов, включающих показатели, необходимые для проведения экономического анализа любой степени сложности и детализации. В качестве базовых данных анализа может быть использована любая исходная фактическая или прогнозная информация. При этом важно иметь возможность задавать правила изменения системы показателей в зависимости от потребностей конкретных пользователей. Следовательно, в качестве базовой информации можно использовать бухгалтерскую отчетность, составленную в соответствии с Российскими учетными стандартами или же в соответствии с МСФО. Кроме того, блок должен располагать различными возможностями индексации показателей бухгалтерской отчетности для их сопоставления с предыдущими периодами.

Как показало изучение, потребность в аналитической работе возникает не только по строительной организации в целом, но и по ее отдельным сегментам (видам деятельности, центрам ответственности, центрам затрат, филиалам, подразделениям и др.). Необходимое условие для осуществления этой работы при подготовке блока к использованию — задать структуру строительной организации, иерархию ее структурных подразделений, центры ответственности, центры затрат и др.

Кроме того, для составления консолидированной финансовой отчетности для крупных строительных организаций является актуальным соотнесение итогов аналитической работы с конкретным подразделением (филиалом, представительством, дочерней компанией и др.).

Для наличия возможности использования одних и тех же исходных данных при применении различных методик анализа необходимо, чтобы алгоритм исчисления выходных показателей аналитической работы был настраиваемым. Иными словами, аналитический блок системы внутреннего контроля должен быть максимально гибким. Таким образом, работники аналитической службы обязаны предоставлять выходную информацию в требуемой менеджментом и другими пользователями форме, структуре и совокупности.

Следовательно, менеджмент строительной организации вместе со специалистами аналитической службы должен определить состав входящей информации, этапы загрузки показателей из различных источников, алгоритмы расчета аналитических показателей, а также порядок их интерпретации и представления в форме отчетности.

Сущность блока «внутренняя (управленческая) отчетность» состоит в оформлении результатов финансово-аналитической работы в виде различных отчетов. Состав отчетов и перечень включаемых в них показателей утверждает администрация хозяйствующего субъекта. Суть Настройки шаблонов различных отчетов сводится к тому, что необходимо указать, какой аналитический показатель включается в конкретную ячейку формы отчетности. При желании пользователя можно ввести формулу расчета значения ячейки или ссылку на данные, определяющие словесную интерпретацию величины конкретного показателя. Следовательно, форма внутренней отчетности может содержать не только числовые показатели, но и их трактовки и интерпретации, предусмотренные настроенным алгоритмом. Для создания внешнего вида форм отчетов широко могут быть использованы возможности прикладных пакетов программ в операционной системе Windows.

Формы отчетности по отдельным структурным подразделениям, центрам ответственности, центрам затрат за разные периоды, по которым имеется требуемая для выполнения расчета искомых показателей информация, должны храниться в виде шаблонов.

Таким образом, блок внутренней (управленческой) отчетности должен обладать необходимой гибкостью при настройке, позволять менеджерам всех уровней моделировать различные ситуации и комбинации для подготовки, обоснования и принятия управленческих решений и осуществления внутреннего контроля.

.В условиях недостатка оборотных средств у многих российских строительных организаций одним из важнейших элементов эффективного управления является рациональное планирование и оперативный контроль движения финансовых ресурсов, т. е. бюджетирование.

При ручной обработке данных возможности составления и оптимизации бюджетов в значительной степени ограничены. При отсутствии автоматизации системы бюджетирования хозяйствующие субъекты используют лишь самые общие показатели, в результате чего организация не в состоянии сформировать информацию, необходимую для принятия качественных управленческих решений. Следовательно, для решения подобной проблемы целесообразно использовать современные программные продукты, научно обоснованную методику и информационные технологии.

Основным предназначением блока «бюджетирование» автоматизированной системы внутреннего контроля является автоматизация процедуры построения согласованной системы бюджетов строительной организации и ее отдельных структурных подразделений, а также контроля их исполнения. При этом бюджеты необходимо формировать, но любым совокупностям статей, а их представление может детализироваться дополнительной совокупностью аналитических признаков, продиктованных управленческой необходимостью.

Блок «бюджетирование» позволит формировать и анализировать различные варианты бюджетов, соответствующих разным сценариям конъюнктуры рынка, условий хозяйствования, присутствия положительных или отрицательных факторов и т. д.

При использовании блока «бюджетирование» в совокупности с другими элементами системы внутреннего контроля плановые показатели бюджетов должны формироваться в автоматическом режиме, например на основе календарных планов договоров. В этом случае существенную часть фактических показателей, характеризующих исполнение статей бюджета, также можно получать в автоматическом режиме на основе оперативных и бухгалтерских данных системы.

Следует отметить, что первым шагом к внедрению системы бюджетирования должно явиться определение состава и со подчиненности структурных подразделений строительной организации, для которых формируются отдельные бюджеты. Кроме того, необходимо установить иерархию подразделений, поскольку система на основе бюджетов подразделений составляет общий бюджет строительной организации.

Следующим шагом должно явиться определение периодичности планирования, выбранной в зависимости от целесообразности.

На следующем этапе необходимо ввести в базу данных системы характеристику различных статей бюджета и формализованные сведения о порядке их формирования (алгоритм). Кроме того, необходимо задать аналитические признаки, тем или иным способом характеризующие порядок формирования доходов или направления расходов по конкретным статьям.

Существенным элементом настройки блока бюджетирования является описание способов представления бюджетов разных уровней в экранных формах и при печати. Систему необходимо настроить так, что разным пользователям информация будет представлена в различных формах, с учетом их пожеланий.

Важнейшее место при осуществлении автоматизации процесса бюджетирования занимает разработка бюджетных показателей. Они могут определяться различными способами. Например на основе статистических показателей прошлых периодов, с учетом имевших место объективных причин. На практике нередко применяется подход, при котором показатели бюджета рассчитываются по данным прошлого периода с поправкой на динамику внешних факторов (индекс инфляции, индексы цен на услуги и товары, индексы, учитывающие сезонные колебания спроса, и т. д.), влияющих на данную статью или группу статей. Кроме того, бюджеты могут быть сформированы с учетом прогнозируемых факторов, т. е. в динамике значений того или иного фактора. Следовательно, может быть целесообразным формирование нескольких вариантов бюджета.

Между тем, бюджетные показатели также могут быть разработаны по данным календарных планов платежей и сдачи выполненных строительных работ в соответствии с заключенными договорами строительного подряда.

При составлении бюджета «сверху вниз», когда подразделениям определяются контрольные цифры, за лимиты которых они не могут выйти, процедура согласования не нужна. Однако, как показывает практика, нередко бюджеты составляются «снизу вверх», когда подразделения, исходя из своих потребностей, формируют расходные статьи, которые потом необходимо свести в целом по строительной организации. В этом случае часто оказывается, что финансовых и иных видов ресурсов под планируемые потребности недостаточно, следовательно, необходимо согласовывать бюджеты разных уровней. В связи с изложенным блок «бюджетирование» должен содержать возможности взаимоувязки различных бюджетных моделей, таких как: балансировка частных показателей с общими до автоматических распределений спущенных сверху лимитов по детализированным статьям бюджетов подразделений в соответствии с заданными пропорциями или иными критериями.

Блок «контроль исполнения бюджетов» должен позволить оперативно контролировать исполнение бюджетных показателей за счет возможности доступа к учетным данным в реальном масштабе времени. При этом основным источником формирования фактических данных по исполнению статей бюджета являются данные бухгалтерского блока «бухгалтерский учет». В том случае, если уровень детализации бухгалтерской информации не удовлетворяет финансовую службу, можно использовать данные оперативного учета, выполняя разноску фактической информации, но статьям бюджета на основе соответствующей первичной учетной документации. Следует отметить, что по результатам анализа исполнения бюджета можно провести его корректировку с учетом фактических данных на последующие отчетные периоды. При этом все бюджеты до и после корректировок могут быть сохранены в базе данных для последующих сопоставлений и анализа.

Как бы ни был тщательно составлен бюджет, как бы рационально ни планировалось его исполнение в целом за период, без оперативного контроля и прогнозирования состояния наличных финансовых ресурсов может возникнуть временный дефицит платежных средств, который приведет к негативным последствиям для хозяйственной деятельности строительной организации.

Поэтому блок «управление финансовыми ресурсами» предназначен для составления детального прогноза состояния финансовых ресурсов строительной организации. С его помощью необходимо комплектовать информацию о заявках подразделений па. оплату счетов контрагентов и осуществление периодических платежей, проверять соответствие этих заявок бюджету или лимитному плану подразделения, выполнять прогноз поступления денежных средств от заказчиков, формировать на этой основе платежный календарь и отслеживать фактическое исполнение финансовых обязательств.

Основным информационным обеспечением автоматизированного блока «управление финансовыми ресурсами» являются сведения о предстоящих платежах и поступлениях из структурных подразделений строительной организации. Подобная информация собирается на основе данных блока «бухгалтерский учет», где формируются счета на оплату покупателям И заказчикам и регистрируются счета поставщиков. На основе данных бухгалтерского контура системы осуществляется оценка затрат на уплату налогов, выплату заработной платы, хозяйственные нужды, предстоящие командировки И т. д. По отдельным видам платежей, например за аренду, за определенный период времени формируются периодические заявки на платежи. Их необходимо в автоматическом режиме проверять с помощью блока «бюджетирование» на соответствие бюджету подразделения или установленным ему лимитам. По исполняемым финансовым обязательствам принимается решение о сроках и способах оплаты, а также источниках, из которых она производится.

Предстоящие финансовые операции по видам и источникам платежных средств необходимо занести в базу данных — и блок «управление финансовыми ресурсами» на их основе составит платежный календарь, который позволит проследить, когда возникает дефицит, или, наоборот, избыток свободных платежных средств, и заранее принять решение об изменении сроков, способов или источников оплаты. Кроме того, платежный календарь можно использовать для автоматического формирования платежных документов. Они могут создаваться как по отдельным финансовым операциям, так и сразу по группе операций, объединенных каким-либо признаком.

Предлагаемая методика в первую очередь адресована крупным строительным организациям с территориально распределенной структурой. Применение современных сетевых компьютерных технологий в области учета и внутреннего контроля позволит оперативно и четко планировать, учитывать и анализировать финансовые ресурсы, оценивать эффективность их использования. Следовательно, это создаст необходимую информационную основу для подготовки, обоснования и принятия своевременных управленческих решений.

Все автоматизированные системы управления предприятием (АСУП) можно разделить на две большие группы:

· Заказные/уникальные системы

· Адаптируемые системы

Глава 2. Способы автоматизации управленческого учёта

программный автоматизация управленческий информационный

Ведение полноценного управленческого учёта на предприятии. Автоматизация системы управленческого учёта на базе ERP-систем.

ERP-системы — интегрированная система на базе ИТ для управления внутренними и внешними ресурсами предприятия (значимые физические активы, финансовые, материально-технические и человеческие ресурсы). Цель системы — содействие потокам информации между всеми хозяйственными подразделениями (бизнес-функциями) внутри предприятия и информационная поддержка связей с другими предприятиями. Построена, кака правило, на централизованной базе данных, формирует стандартное информационное пространство.

Большинство современных ERP-систем построены по модульному принципу, что дает заказчику возможность выбора и внедрения лишь тех модулей, которые ему действительно необходимы. Модули разных ERP-систем могут отличаться как по названиям, так и по содержанию. Тем не менее, есть некоторый набор функций, который может считаться типовым для программных продуктов класса ERP. Такими типовыми функциями являются:

* ведение конструкторских и технологических спецификаций. Такие спецификации определяют состав конечного изделия, а также материальные ресурсы и операции, необходимые для его изготовления (включая маршрутизацию);

* управление спросом и формирование планов продаж и производства. Эти функции предназначены для прогноза спроса и планирования выпуска продукции;

* планирование потребностей в материалах. Позволяют определить объемы различных видов материальных ресурсов (сырья, материалов, комплектующих), необходимых для выполнения производственного плана, а также сроки поставок, размеры партий и т. д.;

* управление запасами и закупочной деятельностью. Позволяют организовать ведение договоров, реализовать схему централизованных закупок, обеспечить учет и оптимизацию складских запасов и т. д.;

* планирование производственных мощностей. Эта функция позволяет контролировать наличие доступных мощностей и планировать их загрузку. Включает укрупненное планирование мощностей (для оценки реалистичности производственных планов) и более детальное планирование, вплоть до отдельных рабочих центров;

* финансовые функции. В эту группу входят функции финансового учета, управленческого учета, а также оперативного управления финансами;

* функции управления проектами. Обеспечивают планирование задач проекта и ресурсов, необходимых для их реализации.

Автоматизация управленческого учёта на платформе ERP-систем предполагает создание системы учёта всех операций по всей группе компаний. При этом в управленческом учёте используется общий план счетов группы компаний (один для всех компаний) с максимальной детализацией субсчетов и аналитик, которые могут быть использованы в других учётах. Все первичные документы и сводные проводки учитываются в рамках управленческого учёта. Для возможности ведения других учётов используется трансформация данных из управленческого учёта.

Рис. 1 Трансформация данных из управленческого учёта

Использование данных различных модулей ERP-системы в разрезе общих справочников и аналитик позволяет оперативно формировать необходимые управленческие отчеты.

Преимущества

· Обеспечение данными о деятельности любого сотрудника компании в реальном времени в любом разрезе (то есть развернутого управленческого учета)

· Значительное повышение эффективности работы компании, ее прозрачности, а также рост финансовой и производственной дисциплины работников

· Составление бухгалтерской и управленческой отчетности на основе одной и той же первичной информации

· Встроенные функции контроля за учётными операциями

Недостатки:

· Описание бизнес-процессов и внедрение единой учетной системы занимают несколько лет

· Аналитика, которую обеспечивает ERP-система, зачастую оказывается ненужной — объем экономии в этом случае будет меньше, чем расходы на внедрение

· Необходимость реорганизации большинства бизнес-процессов

· Высокая стоимость внедрения

Основные программные продукты:

а) западные:

— ERP Oracle

— SAP,

— ROSS

— Scala;

б) отечественные:

— АйТи-БОСС

— Галактика

— Парус

Использование управленческой информации из различных информационных систем. Автоматизация системы управленческого учёта с помощью аналитических систем класса BPM и BI на базе OLAP-технологий

Рост числа проектов по автоматизации управленческого учёта с применением систем класса BI и BPM обусловлен тем, что в большинстве компаний информация находится в различных системах, не доступных для централизованного просмотра и анализа.

Задачи, которые решают аналитические системы:

* добыча, структуризация содержащихся в различных информационных системах данных и их преобразование в полезную информацию и знания;

* построение единого информационного пространства, проведение анализа и извлечение полезной информации;

* мониторинг деятельности;

* построение корпоративной отчетности;

* исследование данных, прогнозирование и выработка решений;

* повышение эффективности инвестиций в ERP-системы.

Главная особенность аналитических систем — ориентация на конечного пользователя. Без привлечения программистов пользователь может самостоятельно провести анализ, составить необходимый отчёт или сделать прогноз.

Рис. 2 Пример взаимодействия аналитической системы с другими ИС

Преимущества и недостатки решения

Преимущества

· Относительно быстрое внедрение (2−6 мес.)

· Огромные возможности по моделированию, планированию, анализу и конфигурации отчетности

· Возможности по автоматизации всех контуров планирования

· Дополнительные возможности для консолидации данных по нескольким компаниям

· Относительно невысокая стоимость внедрения

Недостатки

Аналитические системы работают только в связке с транзакционными (в т.ч. учетными) системами

Основные программные продукты:

а) Инталев

б) Контур Корпорация. Бюджет

в) Deductor

г) С.М.А.Р.Т

д) 1С:

— 1С: Управление небольшой фирмой 8

— Менеджер строительства (

г) АЛТИУС — Управление строительством

Комплексное решение. Построение корпоративного хранилища данных.

Корпоративное хранилище данных — программное обеспечение для архивации данных и фильтрации первичных данных.

Автоматизации управленческого учета с использованием КХД обычно предполагает использование следующих информационных систем:

* Системы нормативно-справочной информации — ведение классификаторов и справочников, в т. ч. управленческого плана счетов,

* Системы ввода первичных документов — модули бухгалтерских, учетных или ERP-систем, прочие покупные или самописные системы,

* Учетные системы — ведение бухгалтерского, производственного, складского и пр. видов учета,

* Хранилища данных,

* Аналитические системы класса BPM и BI.

Система нормативно-справочной информации необходима для того, чтобы обеспечить одинаковые справочные данные во всех используемых системах. В ней содержатся всевозможные справочники аналитического учета, информация о планах счетов, методические рекомендации и т. д. Все остальные системы при этом должны быть совместимы с системой НСИ.

BPM-система необходима для планирования деятельности компании: Формирование (ввод данных, согласование и утверждение) бюджетов, прогнозирование результатов.

Ввод первичных документов имеет смысл поручать сотрудникам на местах. Это осуществляется с помощью четных подсистем (например, подсистемы учета материалов или системы для учета работы с клиентами) или же специальной программы, интегрированной с бухгалтерской. Затем введенные данные попадают в бухгалтерию.

Бухгалтер просматривает полученные записи, сверяет их с бумажными оригиналами, при необходимости вносит правку и импортирует их в учетную систему, где документы трансформируются в набор проводок.

При необходимости предусматривается возможность учета совершившихся, но еще документально не подтвержденных событий.

После того как первичная информация была введена в учетную систему, она импортируется в корпоративное хранилище данных в требуемом виде с набором необходимой аналитики.

Аналитическая система в соответствии с заложенным в нее инструментарием по запросу формирует отчеты на основе информации, хранящейся в КХД. В результате менеджеры получают отчеты в требуемом формате и с необходимой периодичностью.

Преимущества

· Огромные возможности по моделированию, планированию, анализу и конфигурации отчетности

· Возможности по автоматизации всех контуров планирования

· Обеспечение данными о деятельности любого сотрудника компании в реальном времени в любом разрезе (то есть развернутого управленческого учета)

· Значительное повышение эффективности работы компании, ее прозрачности, а также рост финансовой и производственной дисциплины работников

· Составление бухгалтерской и управленческой отчетности на основе одной и той же первичной информации

· Встроенные функции контроля за учётными операциями

Недостатки

· Необходимость в реорганизации большинства бизнес-процессов

· Высокая стоимость внедрения

· Длительные сроки внедрения

Требования к учетным системам

Для эффективной работы описанной системы программы должны удовлетворять определенным требованиям.

1.Наличие уникальных идентификаторов проводок. Не во всех бухгалтерских системах каждой проводке присваивается уникальный номер. Если это условие не соблюдается, некоторые проводки могут быть ошибочно дважды экспортированы из учетной системы. КХД должно отличать отредактированную проводку от вновь введенной, что легче всего сделать по номеру. Кроме того, для контроля необходимо хранить в системе дату изменения проводки и идентификатор пользователя, внесшего исправление.

2.Невозможность правки закрытых периодов, в том числе сальдо. Практика показывает, что если у человека есть возможность сделать что-либо противоправное, то рано или поздно он это сделает. Поэтому лучше, если ограничения будет накладывать сама учетная система (например, на ручную правку сальдо). Исправления же в закрытых периодах делаются только при помощи сторнирующих проводок.

3.Возможность воспринимать новые версии нормативно-справочной информации. Система должна автоматически или под управлением администратора воспринимать новые версии справочной информации, которые ей присылает ОС НСИ.

4.Возможность экспорта информации. Учетная система должна экспортировать данные из объединенной системы нормативно-справочной информации и корпоративного хранилища данных в соответствии с установленным регламентом.

Глава 3. Основные программные продукты и примеры внедрений

· «Mirax Soft». Входят в холдинг Mirax Group. Разработали решение Business Control на своей собственной платформе.

· «Алтиус-софт». Также разработали решение для строительного комплекса на своей собственной платформе: «АЛТИУС — Управление строительством».

· «Корпорация Галактика». Российская компания, предлагающая комплексные системы автоматизации, на собственной платформе. Имеет решение для строительной отрасли Галактика ERP, модуль «Управление строительством».

· «Импульс ИВЦ». Франчайзи 1С. Предлагает ряд решений для строительных организаций, в том числе «1С: Подрядчик строительства» и 1С: Заказчик строительства".

· «Инталев». Франчайзи 1С, который специализируется на системах бюджетирования, управления финансами и документооборота.

· «Омега — Плюс 91». Предлагает систему для строительной отрасли на платформе Microsoft Dynamics AX (Axapta).

· «Яуза Soft Systems». Предлагает комплексные решения для строительных фирм, на платформе 1С Предприятие, в том числе: Менеджер строительства 2.0, Управление строительным предприятием 8.0

Рассмотрим такую программу как «Менеджер строительства"-удобный инструмент ведения управленческого учёта для небольших и средних строительных компаний

· разработан на платформе 1С: Предприятие 8 для автоматизации строительных фирм.

· адресован управленцам и собственникам, которым необходимо своевременно получать достоверную информацию о текущей деятельности компании.

· особое внимание уделено обеспечению простоты и удобства использования, в том числе неспециалистам в области IT и управленческого учёта.

Основные принципы работы системы

· Принцип двойной записи. Любая хозяйственная операция в Менеджере Строительства 2.0 автоматически отражается одновременным движением на сумму операции по дебету одного счета и кредиту другого счета управленческого плана счетов. Благодаря этому удаётся выявлять хищения, потери и ошибки при вводе данных, что недостижимо при ведении учёта без двойной записи;

· Консолидированный учёт. В Менеджере Строительства 2.0 вся необходимая информация для управления бизнесом предоставляется в целом по фирме независимо от количества юридических лиц и подразделений;

· Отчётность Менеджера строительства 2.0 позволяет получать всю необходимую информацию в разрезе объектов / работ / статей затрат во всех подсистемах;

· Конфиденциальность финансовой информации. В конфигурации реализовано разграничение доступа пользователей к счетам управленческого плана счетов, статьям затрат и ко всякой связанной с ними информации;

· Ведение управленческого учёта отдельно от бухгалтерского. Данные управленческого учёта хранятся отдельно от данных бухгалтерии.

Преимущества

· Быстрый доступ к требуемой информации за любой период

o С помощью отчётов Менеджера строительства 2.0 можно быстро, в наглядной и понятной форме получить всю необходимую информацию о деятельности фирмы.

· Комфортная работа каждый день

o Менеджер строительства 2.0 имеет продуманный пользовательский интерфейс, с удобными, интуитивно понятными меню;

o Благодаря удобству форм ввода данных, на стандартные операции в системе затрачивается минимальное время;

· Экономия времени за счет автоматизированного формирования документов

o Менеджер строительства 2.0 позволяет существенно экономить время пользователей за счет автоматизированного формирования документов. Так, например, на основании введённой в систему сметы можно автоматически сформировать календарный план.

· Одновременное формирование двух версий документов, справочников и отчётов: для производства и для заказчика

o Чтобы, например, поставить более жесткие сроки сдачи объекта производству и иметь запас по времени до сдачи объекта заказчику, Менеджер строительства 2.0 может автоматически формировать две версии документов, справочников и отчётов: для заказчика и для производства. В «версии для производства» будут указаны внутренние сроки сдачи и стоимость, а в версии «для заказчика» сметная стоимость и заявленные сроки заказчику сдачи объекта. В двух версиях формируются: «Календарный график работ», «План потребности в материалах», «Акт выполненных работ», «Смета» и др.

· Простой и быстрый переход к автоматизированному учёту

o Чтобы перейти к учёту в Менеджере строительства 2.0 потребуется минимальное время. Обычно на начальное освоение системы требуется не более недели;

o Начав использовать Менеджер строительства 2.0 для решения отдельных задач, впоследствии можно перейти к полному учёту хозяйственных операций в системе, при этом положительный эффект от внедрения достигается уже на начальном этапе.

· Максимальная гибкость и настраиваемость

o Система успешно адаптируется под особенности ведения учёта в конкретной строительной компании. Для этого предусмотрены настройки плана счетов, параметров аналитического учёта, ведения учёта, отчетности, прав доступа пользователей многих др. параметров. Система внедрена и работает во многих строительных компаниях, каждая из которых имеет уникальные особенности учёта.

· Работа с распределенными информационными базами

o Менеджер строительства 2.0 позволяет организовать обмен данными между территориально-распределёнными подразделениями компании, даже в том случае если они не соединены локальной сетью. В конфигурации реализован механизм распределенных информационных баз (РИБ), который решает эту задачу, минимизируя объём передаваемых данных.

В конфигурации решаются следующие задачи:

· Управление денежными средствами

o Ведение касс и расчётных счетов предприятия;

o Отражение факта списания / поступления денежных средств на расчётные счета и в кассы предприятия;

o Ведение взаиморасчётов с контрагентами по договорам и в разрезе объектов строительства;

o Ведение взаиморасчётов с подотчетными лицами;

o Анализ движения денежных средств по банковским счетам и кассам. Информацию можно получать в разрезе валют, банковских счетов и касс.

· Управление снабжением

o Сбор и обработка заявок на снабжение от исполнителей работ;

o Отслеживание статуса заявки с момента её внесения и до исполнения;

o Формирование заказов поставщикам, внутренних заказов;

o Формирование заданий водителям (путевых листов);

o Подбор оптимальных поставщиков;

o Анализ исполнения заявок;

o Анализ состояния склада;

o Учёт движения материалов на нескольких складах, склад адресного хранения, хранение по МОЛ;

o Отражение хозяйственных операций по учёту движения ТМЦ:

§ Поступление ТМЦ от поставщика на склад и на объект;

§ Перемещение ТМЦ между складами и объектами;

§ Оприходование ТМЦ по результатам инвентаризации;

§ Списание ТМЦ;

§ Передача ТМЦ в производство.

o Партионный учёт движения ТМЦ. Партия характеризуется наименованием материала, единицей измерения и ценой.

o Ведение взаиморасчётов с поставщиками в разрезе счетов на оплату;

o Автоматический подбор цены материала по остаткам, имеющимся на складе или объекте при перемещении материалов со склада или с объекта.

· Управление оборудованием, инструментами и материалами в эксплуатации

o Отражение поступления основных средств и их зачисление на баланс предприятия;

o Ведение списка основных средств с объединением их в произвольные группы и подгруппы;

o Учёт движения ОС и инструментов по объектам, работам и материально-ответственным лицам;

o Перемещение основных средств;

o Передача и списание основных средств;

o Анализ состояния и местонахождения основных средств;

o Автоматический расчёт амортизации, учёт движения и износа инструментов;

o Учёт материалов в эксплуатации:

§ Передача материалов в эксплуатацию;

§ Возврат материалов из эксплуатации;

§ Списание материалов из эксплуатации;

§ Изменение параметров амортизации материалов в эксплуатации;

§ Анализ состояния материалов в эксплуатации.

· Управление персоналом и учёт заработной платы

o Ведение списка ИТР и рабочих, хранение информации о сотрудниках с возможностью объединения сотрудников в произвольные группы и подгруппы;

o Внесение кадровых изменений, приём, увольнение, изменение статуса сотрудников;

o Анализ структуры занятости рабочих на объектах;

o Начисление и выплата ЗП работникам, составление ведомостей начисления и выплаты ЗП. Модуль позволяет автоматически формировать ряд документов:

§ Начисление окладных составляющих ЗП с помощью механизма плановых начислений;

§ Заполнение данных о выплате по данным начисления ЗП.

o Выдача денежных средств по ссудному договору, удержание сумм из зарплаты работника в счет погашения займа.

· Сметное планирование и ценообразование

o Одновременное создание двух смет: сметы для заказчика и затратной сметы для производства;

o Мгновенный контроль рентабельности как в целом по объекту строительства, так и по отдельным этапам и работам;

o Ведение единичных внутрифирменных расценок на производство работ. Каждый элемент справочника «Сметные расценки» содержит как сметные данные (данные о затратах для заказчика), так и затратные данные (данные о затратах для производства)

o Автоматизация определения цены ресурса на основании ссылок на источники цен и надбавочных коэффициентов;

o Учёт дополнительных непроизводственных расходов и представительских расходов, как суммой, так и процентом от сметной стоимости заказчику;

o Отражение субподрядных работ как выполняемых собственными силами;

o Задание различных «надбавок» и скидок на итоговую сумму сметы заказчику при помощи коэффициентов пересчета;

o Вывод сметных данных как на весь объём в целом, так и на единицу объёма позиции;

o Автоматическое создание календарного плана на основе сметы.

· Планирование продаж и производственных затрат

o Ввод плановых данных для целей сопоставления плана и контроля его фактического выполнения;

§ Внесение планов расходов на производство работ;

§ Внесение плановых данных по продажам.

o План может быть создан на основании сметы, календарного плана или независимо от них.

· Календарное планирование

o Автоматический расчёт дат начала и окончания работ на основе календарного плана;

o Расчёт стоимости работ в разрезе статей затрат по данным о стоимости используемых ресурсов;

o Автоматический пересчет объёма / продолжительности работ для производства в объём для заказчика, при помощи коэффициента пересчета;

o Групповой расчёт продолжительности работ по данным о трудоемкости и количестве доступных рабочих;

o Отражение субподрядных работ в календарном плане заказчику как выполняемых собственными силами;

o Загрузка календарного плана из сметы. При загрузке разделы сметы превращаются в группы работ, а позиции сметы в работы;

o Вывод отчётности по календарному планированию (отчёты «Работы» и «Ресурсы») в виде таблиц или в виде диаграмм Ганта в трёх версиях:

§ Для производства и заказчика одновременно — для целей сравнения календарных планов;

§ Только данные для производства;

§ Только данные для заказчика.

Примеры внедрений

ЗАО СК «Битэкс» работает на рынке строительных услуг Московского региона с 1999 года. Основные направления деятельности компании — реконструкция и капитальный ремонт зданий различной категории сложности, реконструкция инженерных систем, строительство производственных цехов, складских и спортивных комплексов, административных и общественных зданий, монтаж быстровозводимых зданий различного назначения. Компания располагает собственной материально-технической базой, проектным подразделением, имеет парк спецтехники, что позволяет ей не только выполнять отдельные строительно-монтажные работы, но и выступать в роли генподрядчика.

Ситуация: Вопрос использования или неиспользования программных средств перед руководителями «Битэкс» не стоял в принципе. Компания была автоматизирована с самого начала её деятельности. До 2005 года использовался комплекс программ управления и учёта, выполненный на заказ. Были автоматизированы основные бизнес-процессы компании, среди которых:

· Учёт затрат;

· Планирование;

· Управление снабжением;

· Работа со сметами;

· Склад;

· Маркетинг.

Каждый модуль был автоматизирован с помощью самостоятельного программного продукта. Обмен данными между модулями не осуществлялся. С 2005 года разработчик заказной системы прекратил поддержку клиента и развитие программ, а компания «Битэкс» встала перед необходимостью внедрения новой информационной системы.

Выбор решения: Руководство «Битэкс» очень серьезно отнеслось к выбору, как нового решения, так и партнёра для его внедрения. Исходя из имеющегося опыта использования систем автоматизации, наиболее важными критериями выбора для компании стали:

· Тиражируемость решения;

· Известный бренд и стабильность поставщика-производителя платформы;

· Функциональные возможности;

· Практика использования продукта для решения аналогичных задач.

Решение: Проект автоматизации оперативного управленческого учёта в компании «Битэкс» можно разделить на 3 этапа.

I этап

Первый этап стартовал в 2005 году с внедрения системы Менеджер строительства 1.0. На базе стандартной функциональности системы было автоматизировано большинство бизнес-процессов компании, в том числе:

· Учёт затрат;

· Планирование продаж и производственных затрат;

· Учёт основных средств;

· Управление денежными средствами;

· Управление персоналом.

Стандартный функционал Менеджера строительства был дополнен и модифицирован согласно особенностям ведения учёта и пожеланиям клиента. Были добавлены следующие функциональные возможности:

· Обмен с 1С: Бухгалтерией;

· Формы корпоративной отчётности;

· Блок нормирования производственных затрат;

· Механизм планирования накладных расходов.

На первом этапе было решено сохранить часть программных средств, использовавшихся в компании до внедрения Менеджера строительства 1.0. По желанию заказчика в систему не был включён функционал по работе со сметами, управлению снабжением, а также маркетинговой деятельности.

II этап

В 2007 году начался второй этап автоматизации компании «Битэкс». На платформе 1С: Предприятие 8.0 были разработаны модули для сметного ценообразования и управления снабжением.

III этап

В начале 2010 г. руководством «Битэкс» была поставлена задача перевести весь функционал, включая дополнения и модификации на новую платформу. Новое решение было разработано на базе системы Менеджер строительства 2.0. Важным требованием было осуществить переход на новую систему в кратчайшие сроки.

На первом этапе внедрения система была запущена в тестовом режиме. Был произведён тестовый перенос данных из старой программы в новую. В процессе обучения персонала каждый сотрудник произвёл тестовый ввод данных в систему согласно своим функциональным обязанностям.

Затем был осуществлён переход на систему Менеджер строительства 2.0, а учёт в старой системе полностью прекратился. Благодаря этому снизилась нагрузка на рядовых сотрудников, которым не пришлось вести параллельный учёт в двух системах.

Результаты: В настоящий момент с помощью системы Менеджер строительства 2.0. автоматизированы все основные бизнес-процессы компании «Битэкс». Налажена связь с базой с удалённого склада. Для этого в системе используется терминальный доступ.

ОлимпСтройСервис

Компания «ОлимпСтройСервис», была образована в 2000 году и осуществляет полный комплекс услуг по проектированию и строительству коттеджей, перепланировке, комплексному ремонту и отделке жилых и офисных помещений, включая все виды сантехнических и электромонтажных работ.