Автоматизация экономических задач средствами информационных компьютерных технологий

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА Автоматизация экономических задач средствами информационных компьютерных технологий

Целью данной курсового проекта является демонстрация автоматизации экономических задач средствами информационных компьютерных технологий.

Курсовой проект будет построен с помощью таких программ, как MS Word, MS Access и MS Excel.

Реализованные в Word 2007 возможности позволяют выполнять самые разнообразные операции по формированию и редактированию текстовых документов. С помощью текстового редактора Word можно решать иные задачи, в зависимости от потребностей конкретного пользователя.

Microsoft Access — это настольная система управления реляционными базами данных (СУБД), предназначенная для работы на автономном персональном компьютере (ПК) или локальной вычислительной сети под управлением семейства операционных систем Microsoft Windows (Windows 2000, Windows XP и Windows Server 2003).

СУБД Microsoft Access обладает мощными, удобными и гибкими средствами визуального проектирования объектов с помощью Мастеров, что позволяет пользователю при минимальной предварительной подготовке довольно быстро создать полноценную информационную систему на уровне таблиц, запросов, форм и отчетов.

К основным возможностям СУБД Microsoft Access можно отнести следующие:

Проектирование базовых объектов — двумерные таблицы с полями разных типов данных.

Создание связей между таблицами, с поддержкой целостности данных, каскадного обновления полей и каскадного удаления записей.

Ввод, хранение, просмотр, сортировка, изменение и выборка данных из таблиц с использованием различных средств контроля информации, индексирования таблиц и аппарата алгебры логики.

Создание, модификация и использование производных объектов (запросов, форм и отчетов).

MS Excel — программный продукт с богатыми возможностями, который можно использовать на многих уровнях. Скорее всего, вам не понадобятся все возможности этой программы, но неплохо хотя бы иметь представление о том, что они позволяют делать. Это нужно, скажем, для того, чтобы вы не завивались поиском другого программного продукта, не знай о том, что Excel способна выполнить поставленную перед вами задачу.

Дале в работе будут рассмотрены некоторые возможности программ MS Excel и MS Access.

1. Статистический анализ и прогнозирование в MS Excel

статистический автоматизация access excel

1. 1. Сгенерируйте в MS Excel столбец из 500 случайных величин, подчиняющихся закону Равномерное распределение. Параметры между 44 и 88.

2. Построить гистограмму для ваших данных, используя в качестве интервала карманов диапазон целых чисел от 40 до 80 с шагом 4.

3. Построить Скользящее среднее для 4 интервалов.

4. Построить Экспоненциальное сглаживание с фактором затухания 0,2.

5. При помощи линии тренда спрогнозировать данные на 2 периода вперед, определить историю на 2 периода назад, дать представление о степени достоверности отображаемых на гистограмме данных.

К средствам статистического анализа в среде электронных таблиц относится Пакет анализа. Его возможности:

· - Использование статистических функций

· - Выолнение статистического анализа

· - Использование равномерного распределения:

Рассмотрим задачу, для которой нам необходимо задать диапазон чисел от 44 до 88 с шагом 4. Для начала необходимо настроить пакет анализа (Кнопка Office-Параметры Excel — Надстройки — Пакет анализа) После подключения Пакета анализа вводим необходимые значения (рис 1.1)

Рис. 1.1

В качестве примера моделирования последовательности реальных данных рассмотрим задачу измерения среднесуточной температуры больного в течение двух недель. Пусть значения измерений среднесуточной температуры находятся в пределах от 37 до 39,8 градусов по Цельсию. Предположим, что значения в заданном интервале распределены равномерно. Для того, чтобы создать последовательность, моделирующую реальные данные, воспользуемся функцией из Пакета анализа Генерация случайных чисел. Для этого сначала следует задать на рабочем листе MS Excel диапазон, который будет содержать данную последовательность. Затем выбрать команду Анализ данных на вкладке Данные. В появившемся окне диалога в списке Инструменты анализа выбрать элемент Генерация случайных чисел:

Рис. 1.2

Рис. 1.3

Таким образом, у нас получается 500 значений в диапазоне от 44 до 88 (по условию), которые равномерно сгенерированы (Рис. 1.4):

Рис. 1.4

Гистограмма.

Это средство используется для вычисления выборочных и интегральных частот попадания данных в указанные интервалы значений. При этом рассчитываются частота попаданий для заданного диапазона ячеек. Измеряемые величины условно делятся на две группы:

· - По своей природе измеряемая величина является случайной. При этом результат отдельного наблюдения такой величины заранее неизвестен.

· - Измеряемая величина является по своей природе постоянной. На измерение величин такого типа оказывают влияние многочисленные неконтролируемые внешние факторы, приводящие к тому, что результаты отдельных измерений неодинаковы. Поэтому в процессе измерения постоянная величина проявляется как случайная.

Для построения гистограммы воспользуемся предыдущим примером. В списке Инструменты анализа выбрать пункт Гистограмма. В поле Входной интервал указать диапазон $С$ 2:$С$ 15. В поле Интервал карманов ввести диапазон $A$ 2:$A$ 9. Если не ввести Интервал карманов, MS Excel по умолчанию создаст равномерно распределенный диапазон. В качестве Выходного интервала ввести ссылку на левую верхнюю ячейку диапазона, в который будут помещены результаты. Установить переключатель Вывод графика (рис):

Рис. 1.5

Рис. 1.6

Рис. 1.7

Сглаживание данных. При анализе данных часто из-за некоторых внешних факторов и случайных колебаний исследуемые величины не имеют четко выраженной закономерности. Для того, чтобы лучше понять и увидеть на гистограмме закономерностей изменения величин, используют сглаживание колебаний. Пакет анализа предоставляет для этого два метода: Скользящее среднее и экспоненциальное сглаживание. При использовании этих методов формулы в ячейки результатов помещаются сразу, поэтому при изменении входных данных будут автоматически пересчитываться сглаживающие величины.

При использовании метода Скользящее среднее для каждого интервала вычисляется среднее арифметическое значение на основе значений из нескольких предыдущих интервалов (количество используемых для этого интервалов задается в параметрах сглаживания). При использовании метода Экспоненциальное сглаживание следующее значение вычисляется как среднее от значения точки данных на текущем интервале и экспоненциального сглаженного, полученного на предыдущей итерации. При этом все предшествующие текущему интервалы автоматически включаются в вычисления на каждой итерации; можно задать весовой коэффициент для текущего интервала, который будет являться фактором затухания. Чем выше этот коэффициент, тем выше степень затухания.

Рассмотрим применение этих методов на предыдущем примере. Для того, чтобы воспользоваться методом Скользящее среднее в окне диалога Анализ данных следует выбрать средство Скользящее среднее

Рис. 1.8

Рис. 1.9

Табл. 1.1

Чтобы построить Экспоненциальное сглаживание, в диалоговом окне команды Анализ данных выбрать элемент Экспоненциальное сглаживание. Ниже представлены заполненные поля ввода окна диалога Экспоненциальное сглаживание Рис. 1.10

Прогнозирование данных при помощи линии тренда

Линии тренда являются статистическим инструментом, при помощи которого можно анализировать тренды и делать прогнозы, а также давать представление о степени достоверности отображаемых на диаграмме данных. Линию тренда можно добавить к любому ряду данных, использующему ненормированные плоские диаграммы. Линия тренда связывается с рядом данных, к которому была добавлена, и автоматически пересчитывается и обновляется при изменении значений любых точек ряда данных. При создании линии тренда на основе данных диаграммы применяется один их пяти типов аппроксимирующих линий: линейная, логарифмическая, полиноминальная, степенная и экспоненциальная. При построении линии тренда предоставляется возможность выбирать значения пересечения линии тренда с осью Y, добавлять к диаграмме уравнение аппроксимации и величину достоверности аппроксимации (R-квадрат). Чем ближе значение величины достоверности аппроксимации к 1, тем достовернее прогноз данных.

Для того, чтобы добавить линию тренда, следует выделить нужный ряд данных, в контекстном меню выбрать команду Добавить линию тренда

Рис. 1.11

Рис. 1.12

В появившемся окне диалога на вкладке Параметры линии тренда указать тип аппроксимирующей линии; установить параметры линии тренда: автоматическое (для линии тренда используется название ряда данных), другое (позволяет ввести новое название линии тренда в текстовое поле), прогноз вперед на и назад на (соответственно прогнозируются данные вперед на указанное число периодов или определяется история данных назад на указанное число периодов); пересечение кривой с осью Y в точке (по умолчанию вычисляется на основе данных); показывать уравнение на диаграмме (Выводится уравнение аппроксимации на диаграмму в виде несвязанного текстового поля); поместить на диаграмму величину достоверности аппроксимации (осуществляется вывод на диаграмму величины R² в виде несвязанного текстового поля).

Рис. 1.13

Рис. 1.14

2. Финансовые расчеты и оптимизационные задачи в MS Excel"

Для осуществления экономических расчетов в MS Excel используются следующие средства:

— финансовые функции MS Excel;

— подбор параметра;

— поиск решения;

— диспетчер сценариев;

— таблица подстановки.

При изучении тем раздела «Финансовые расчеты и оптимизационные задачи в MS Excel» рекомендуется выполнить следующие задания

Финансовые функции MS Excel предназначены для вычисления базовых величин, необходимых при проведении сложных финансовых расчетов. Работа с финансовыми функциями MS Excel предполагает использование следующей методики:

— Первым шагом является подготовка на рабочем листе значений основных аргументов;

— Следующий шаг — переход к ячейке, в которую вводится формула, использующая встроенную финансовую функцию;

— Затем следует вызвать Мастера функций выбрав на вкладке Формулы команду Вставить функцию — категория Финансовые. В списке функций выбрать необходимую финансовую функцию, причем, в поле ввода диалогового окна можно вводить как ссылки на адреса ячеек, содержащих собственно значения аргументов, так и сами значения аргументов.

— Если аргумент является результатом расчета другой вложенной функции, следует повторно вызвать Мастер функций для данного аргумента. После ввода всех аргументов произвести расчет по формуле нажатием кнопки ОК.

Существует возможность непосредственного ввода формулы без использования Мастера функций.

При задании аргументов финансовых функций следует помнить следующее. Все аргументы, означающие расходы денежных средств (например, ежегодные платежи) представляются отрицательными числами, а аргументы, означающие поступления (например, дивиденды) — положительными числами. Все даты как аргументы функции имеют числовой формат. Для логических аргументов используются константы ИСТИНА или ЛОЖЬ, либо функции категории Логические. Каждый аргумент должен находиться на своем месте. Если аргументы пропускаются (не являются обязательными), следует поставить соответствующее число разделительных знаков.

Рассчитать будущую стоимость облигации номиналом 200 000 руб., выпущенной на 8 лет, если в первые четыре года проценты начисляются по ставке 18%, а в остальные четыре года по ставке по ставке 21%.

Рис. 2.1

Рис. 2.2

Средство Подбор параметра позволяет найти аргумент, при котором получается задаваемое решение. Excel находит ответ с помощью последовательных итераций. Достаточно указать целевую ячейку, ее желаемое значение и изменяемую ячейку-параметр, влияющую на содержимое целевой ячейки. При этом ячейка-параметр должна содержать значение, но не формулу, и влиять на результат, который следует получить. Целевая же ячейка должна содержать формулу, включающую ссылку на ячейку параметр (прямо или опосредованно).

Вас просят дать в долг P руб. и обещают вернуть P_{1 руб. через год, P2 руб. через два года и т. д., наконец, Pn руб. через n лет (табл. 2.3). При какой годовой процентной ставке сделка имеет смысл?}

Рис. 2.3

Рис. 2.4

Средство анализа Поиск решения применяется для подбора оптимального решения при заданных ограничениях. Формулировка задач, решаемых при помощи этого средства обычно представляет собой систему уравнений с несколькими неизвестными и набор ограничений на решения. Обычно при помощи надстройки Поиск решения решаются следующие задачи:

— Ассортимент продукции (максимизация выпуска товаров при ограничениях на сырье для производства этих товаров).

— Составление штатного расписания для достижения наилучших результатов при наименьших расходах.

— Планирование перевозок (минимизация затрат на транспортировку товаров при условии удовлетворения потребностей потребителей).

— Составление смеси (получение заданного качества смеси при наименьших расходах)

Все эти задачи обладают следующими свойствами:

1. Наличие единственной цели.

2. Наличие ограничений, выражающихся, как правило, в виде неравенств.

3. Наличие набора входных значений-переменных, непосредственно или косвенно влияющих на ограничения и на оптимизируемые величины.

Правильная формулировка ограничений является самой ответственной частью при создании модели для поиска решения, например:

1. Если в модели в наличии несколько периодов времени, величина материального ресурса на начало следующего периода должна равняться величине этого ресурса на конец предыдущего периода.

2. В модели поставок величина запаса на начало периода плюс количество полученного должна равняться величине запаса на конец периода плюс количество отправленного.

3. Некоторые величины в модели по своему физическому смыслу не могут быть отрицательными либо дробными.

Ограничения имеют тот же синтаксис, что и логические формулы. Но, если в найденном решении логические формулы будут выполнены точно, то ограничения — с некоторой возможной погрешностью. Величина этой погрешности задается параметром Относительная погрешность и по умолчанию равна 0,1.

Определить оптимальный план перевозки грузов с четырех пунктов производства в пять пунктов распределения, если известно, что объемы производства составляют соответственно 50, 10, 30 и 10 единиц продукции; потребность в продукции в пунктах распределения — 20 ед., 32 ед., 20 ед., 30 ед. и 10 ед. соответственно; стоимость перевозки единицы груза со i-го пункта производства в j-ый пункт распределения составляет: 5, 8, 7, 3, 5; 9, 5, 2, 10, 9; 10, 11, 3, 5, 3; 5, 2, 8, 9, 10.

Рис. 2.5

Рис. 2.6

Рис. 2.7

Рис. 2.8

При решении многих экономических задач мы сталкиваемся с тем, что результат расчета зависит от нескольких параметров, которыми можно управлять. Достаточно часто бывает удобно проанализировать ситуацию при решении типовых задач для нескольких возможных параметров.

Диспетчер сценарием MS Excel позволяет автоматически выполнить анализ «что-если» для различных моделей. Можно создать несколько входных наборов данных (изменяемых ячеек) для любого количества переменных и присвоить имя каждому набору. По имени выбранного набора данных MS Excel сформирует результаты анализа на Рабочем листе. Кроме этого, диспетчер сценариев позволяет создать итоговый отчет по сценариям, в котором отображаются результаты подстановки различных комбинаций входных параметров.

Диспетчер сценариев вызывается с помощью команды Анализ «что-если» на вкладке Данные

Вас просят дать в долг Р руб. и обещают возвращать по А руб. в течение n лет (табл. 2.4). При какой процентной ставке эта сделка имеет смысл?

При решении многих экономических задач мы сталкиваемся с тем, что результат расчета зависит от нескольких параметров, которыми можно управлять. Достаточно часто бывает удобно проанализировать ситуацию при решении типовых задач для нескольких возможных параметров.

Диспетчер сценарием MS Excel позволяет автоматически выполнить анализ «что-если» для различных моделей. Можно создать несколько входных наборов данных (изменяемых ячеек) для любого количества переменных и присвоить имя каждому набору. По имени выбранного набора данных MS Excel сформирует результаты анализа на Рабочем листе. Кроме этого, диспетчер сценариев позволяет создать итоговый отчет по сценариям, в котором отображаются результаты подстановки различных комбинаций входных параметров.

Рис. 2.9

Рис. 2.10

Рис. 2.11

При данных значениях сделка смысла не имеет, т.к. даже при 100% годовой ставке получаются отрицательные значения, что говорит о ее абсолютной невыгодности.

3. Структуризация и первичная обработка в MS Excel

При изучении тем раздела «Структуризация и первичная обработка в MS Excel» рекомендуется выполнить следующие задания:

При изучении тем раздела «Структуризация и первичная обработка в MS Excel» рекомендуется выполнить следующие задания:

Создать список с использованием Формы в соответствии с анализируемой предметной областью по варианту (табл. 3.1).

Отсортировать исходный список по 3 ключам сортировки (по выбору).

Применить к списку Автофильтр. Отобразить только «Первые 10…» записей.

Применить к списку Расширенный фильтр. Диапазон условий задать самостоятельно в соответствии с предметной областью (не менее 3 условий).

Вычислить промежуточные итоги, итоговые поля и операцию задать самостоятельно (предварительно выполнить сортировку по выбранному полю).

Проанализировать данные списка с использованием сводной таблицы.

Сделать выводы об особенностях структуризации и первичной обработке в Excel.

Задания необходимо выполнить на основе исходных данных по варианту. Исходные данные для данного раздела приведены

Создание списка в режиме «Форма»

Создать список с использованием Формы в соответствии с анализируемой предметной областью по варианту Для демонстрации возможностей работы со списками в электронной таблице MS Excel необходимо проанализировать предметную область, затем выделить примерный перечень информации, который будет содержать исходный список. Подготовить пример в соответствии вариантом и разместить его на листе рабочей книги.

Рис. 3.1

Экранная форма данных создается с помощью команды Форма на вкладке Данные. Перед вызовом команды устанавливаете курсор в любой ячейке списка, либо выделяете весь список. Форма представляет собой аналог карточки для одной записи (рис. 3.1). В ней перечислены все поля и представлена информация для одной записи. Отображён номер текущей записи и общее их количество. С помощью кнопок «Назад» и «Далее» можно перебирать карточки (просматривать все элементы списка). Кнопка «Добавить» добавляет пустой бланк в базу данных. Кнопка «Удалить» удаляет текущую запись из базы данных. Отменить удаление, сделанное в режиме формы нельзя. Редактирование самих данных производится непосредственно в полях ввода. «Вернуть» — отказ от сделанных изменений. Кнопка «Критерий» — предназначена для задания критериев поиска записей с указанным содержимым полей. При этом по кнопкам «назад» и «далее» будет отображаться информация согласно выбранному критерию.

Рис. 3.2 Пример экранной формы и исходного списка в MS Excel

Сортировка списка предназначена для более наглядного представления данных и осуществляется при помощи команды Сортировка на вкладке Данные. При сортировке данных списка можно задавать до 3-х ключей сортировки.

При помощи кнопки «Параметры» можно задать особый порядок сортировки (по дням недели, например). Кроме того, кнопка позволяет учитывать регистр символов (большие буквы идут раньше маленьких), также задавать режим сортировки по строкам или столбцам.

Следует быть внимательными при сортировке списков, содержащих формулы. Если строка с формулой перемещается, относительные ссылки в формуле автоматически изменяются, что может привести к неверным результатам.

Необходимо следить за тем, чтобы часть строк — столбцов не была скрыта перед сортировкой. Это может привести к неупорядочиванию части записи, ибо скрытые строки — столбцы в сортировке не участвуют, за исключении скрытых путём структуризации.

Рис. 3.3 Диалоговое окно сортировки Рис. 3.4 Сортировка

Использование автофильтра и расширенного фильтра

Фильтрация списков позволяет отобрать записи по определённому критерию. Для фильтрации данных можно использовать 2 вида фильтров: Автофильтр и Расширенный фильтр.

Автофильтр применяется по команде из меню Данные — Фильтр — Автофильтр. После выбора команды, ячейки имён полей превращаются в поля со списком, из которых можно выбрать желаемый критерий отбора. Для отмены Автофильтра следует повторно выбрать эту команду.

Рис. 3.5 Применение автофильтра Рис. 3.6 Наложения условия по списку Рис. 3.7 Автофильтр Рис. 3.5 Расширенный фильтр Рис. 3.6 Результат расширенного автофильтра

Вычисление промежуточных итогов

Назначение промежуточных итогов состоит в обобщении данных. Для подведения промежуточных итогов необходимо:

1. Выделить произвольную ячейку списка, затем выбрать команду меню Данные — Итоги.

2. Указать, как будет идти группировка данных, выбрав значение в списке «При каждом изменении в». Предварительно столбец, по которому будет идти группировка, должен быть отсортирован.

3. Из списка «Операция». Выберите функцию, которая будет использоваться при обработке данных.

4. Выберите данные, которые должны участвовать в расчётах, установив в списке «Добавить итоги по» флажки для требуемых столбцов данных.

5. Установленный флажок «Заменить текущие итоги» позволяет заменять старые итоги на новые, что даёт возможность проводить вычисления над одним столбцом с помощью разных функций.

Флажок «Итоги под данными» управляет размещением итогов (над или под данными). «Убрать всё» — убирает промежуточные итоги.

Вместе с итогами MS Excel создаёт структуру, при использовании которой можно управлять отображением результатов.

Проведение сводного анализа

Сводная таблица создаётся при помощи Мастера сводных таблиц (Данные — Сводная таблица) пошагово:

1. Указывается местонахождение исходных данных и тип создаваемого отчета (сводная таблица или сводная диаграмма).

2. Указывается диапазон, содержащий исходные данные.

3. При помощи кнопки «Макет» конструируется конфигурацию сводной таблицы.

4. Управление базами данных в СУБД MS Access

При изучении тем раздела «Управление базами данных» пекомендуется выполнить следующие задания:

Средствами реляционной СУБД MS Access разработать БД для заданной предметной области (разд. 3.1), включая постановку задачи, разработку информационно-логической модели БД, создание таблиц и формирование схемы БД.

Спроектировать запросы:

· Запрос на выборку, содержащие условие или условия отбора (с использованием операторов сравнения, логических операторов, оператора Between, In, Like) — не менее 5 запросов;

· Запросы с параметрами (с одним и несколькими параметрами — не менее 3 запросов);

· Запросы, содержащие вычисляемые поля;

· Запросы с групповыми операциями (используя статистические функции Sum, Max, Min, Avg, Count) — не менее 5 запросов;

· Запрос без подчиненных — 1 запрос;

· Перекрестный запрос (с использованием Мастера и Конструктора) — не менее 2 запросов;

· Запросы на изменение (создание новых таблиц, обновление, добавление, удаление данных) — не менее 3 запросов

Разработка индивидуальной БД

Средствами реляционной СУБД MS Access разработать БД для заданной предметной области, включая пользовательский интерфейс для ввода исходных данных, их анализа и отображения.

Исходные данные:

1) Предметная область: медицинский центр «Крепышок»

2) Входная информация: услуги, номер телефона, стоимость услуги, дополнительная информация об услуге.

3)) Количественные ограничения: БД содержит информацию об 11 услугах данного медицинского центра.

Использование данной таблицы позволит систематизировать данные по медицинскому центру и эффективно обрабатывать информацию по различным профилям, формировать отчеты, выявлять слабые звенья среди услуг.

На первом этапе проектирования БД определяют: цель создания БД, ее функции и примерный перечень информации.

Целью создания БД является автоматизация учета информации по использованию услуг.

Функции проектируемой БД:

· Хранение информации о предоставляемых услугах

· Хранение информации о стоимости услуг

· Хранение информации о контактных телефонах

· Анализ информации На втором этапе проектирования выделяют информационные объекты предметной области.

Функциональный анализ информации проектируемой БД позволяет выделить следующие информационные объекты: Клиенты, Услуги Для установления связей каждому объекту назначается ключ (ключевое поле).

Создание таблиц БД с помощью MS Access

Новая БД создается с помощью команды Создать вкладка Файл. При этом сразу указывается имя БД и ее расположение.

В окне БД на вкладке Создание выполняется разработка макетов таблиц.

Сначала создаются макеты главных таблиц, затем формируется подчиненная таблица Услуги.

Заполнение таблиц исходными данными в соответствии с поставленной задачей и количественными ограничениями выполняется после формирования схемы БД.

Формирование схемы БД

Схема БД формируется после окончания работы над макетами таблиц с помощью команды Создать отчет о структуре каждой созданной таблицы и о структуре схемы данных используя команду Средство документирования БД — Архивариус.

5. Автоматизация подготовки экономических документов в MS Word

Создание типовых документов с использованием слияния в MS Word и вычислений над полями слияния

Постановка задачи и ее математическая формулировка

Создать типовой документ с использованием слияния в MS Word с вычислениями над полями слияния.

Описание входной и выходной информации

В MS Excel создается список, содержащий информацию о купле-продажах, который необходимо сохранить под именем Фамилия.xls.

__ Символы в документе обозначают места вставки соответствующих данных (полей слияния) из файла «Фамилия.xls».

— Поле «НДС» рассчитывается как 20% от поля «Цена».

— Поле «Сумма договора» рассчитывается как произведение полей «Цена с НДС» и «Количество».

— Поле «В том числе НДС» рассчитывается как произведение полей «Количество» и «НДС».

— Поле «Итого цена с НДС» рассчитывается как сумма полей «Цена» и «НДС».

После создания документов, необходимых для слияния, следует отобразить Панель инструментов «Слияние» при помощи команды «Вид — Панель инструментов — Слияние» в соответствии рисунком 5.3. Далее на появившейся Панели инструментов выбрать тип основного документа «Письма» в соответствии с рисунком 5.4. Далее при помощи кнопки «Вставить поля слияния» необходимо связать места пропусков в договоре с полями таблицы.

Результаты расчетов, графики и диаграммы

Использование электронных форм и шаблонов в текстовом процессоре MS Word

Постановка задачи и ее математическая формулировка Создать электронную форму и шаблон в текстовом процессоре MS Word.

Описание входной и выходной информации План создания формы:

Разместить в шаблоне базовую структуру формы (постоянный текст).

Вставить поля подходящего типа. Для каждого поля задать размер, значение по умолчанию, справочную информацию.

Защитить шаблон.

Сохранить шаблон.

С помощью MS Word создается электронная форма для составления договора купли-продажи. Этот документ сохранен в файле под именем Электронный бланк Договора 2. Это будет являться постоянным неизменным текстом, базовой структурой формы.

В MS Word существуют поля трех типов: Текстовое поле, Поле переключатель, Поле со списком. Все поля добавляются с использованием Панели инструментов, расположенной на вкладке «Разработчик» группе «Элементы управления».

Текстовое поле Текстовое поле обычно предусматривают в той форме, где пользователь часто вводит какую-либо (символьную, цифровую) информацию. Для добавления поля:

1. Вывести на экран панель инструментов Формы.

2. Установить курсор в позицию, где должно располагаться текстовое поле.

3. Нажать кнопку «Текстовое поле» на панели инструментов Формы. На экране в позиции курсора появится серый прямоугольник.

4. Нажать кнопку «Параметры поля формы» и задать нужные параметры поля.

Для создания вычисляемого поля необходимо задать условия вычислений:

ѕ Поле «НДС» вычисляется в размере 20% от цены договора;

ѕ Поле «цена с НДС» рассчитывать как сумму «цены» и «НДС»;

ѕ Поле «Сумму договора» — произведение количества товара на цену с НДС;

ѕ Поле «в том числе НДС» рассчитывается как 20% от суммы договора;

ѕ Поле «Штраф покупателя» рассчитывается в размере 50% от суммы договора;

ѕ Поле «Штраф продавца» — 100% от суммы договора.

Поле переключатель Если форма составляется в виде вопросника, предлагающего ответы типа «Да» или «Нет», то удобно использовать поля-переключатели. Создание поля:

1. Установить курсор в место положения поля.

2. Нажать кнопку «Флажок» (панель инструментов Формы).

3. Нажать кнопку «Параметры поля формы» и задать нужные параметры поля Поле со списком Поле список дает возможность выбрать нужный вариант из списка, а не вводить его вручную. Первый вариант в списке является вариантом, предлагаемым по умолчанию. Создание поля:

1. Установить курсор в место положения поля.

2. Нажать кнопку «Поле со списком» (панель инструментов Формы).

3. Нажать кнопку «Параметры поля формы» и задать элементы списка.

Защита формы:

ѕ активизирует поля, чтобы они начали реагировать на внешние действия;

ѕ предотвращает вмешательство пользователя в структуру формы;

Для установления защиты:

1. Нажать кнопку «Защита на Панели инструментов Формы;

2. Выбрать режим «Запретить любые изменения, кроме ввода данных в поля форм»;

3. В поле «Пароль» можно указать пароль (при снятии защиты система потребует указать пароль);

После установления защиты пользователь может только заполнять поля формы, но не может изменить постоянный тест формы.

Для снятия защиты:

1. Выполнить команды меню Сервис — Снять защиту;

2. Указать пароль, если защита была выполнена с паролем;

На основе созданной электронной формы создается шаблон документа с тем же именем Электронный бланк Договора 2.

Результаты расчетов, графики и диаграммы

На основе созданного шаблона создан документ Договор 25, заполненный в соответствии с таблицей 5.2, 25 номером договора. Данные заполненной формы под именем «Данные договора 25».

Работа с главным и вложенными документами в MS Word

Постановка задачи и ее математическая формулировка

Создать главный документ на основе существующего документа.

Создать главный документ из существующих независимых документов.

Создать главный документ с вложенными документами.

Использовать фреймы и гиперссылки для организации навигации в большом документе.

Описание входной и выходной информации

Создание главного документа на основе существующего документа.

Создать главный документ на основе документа «Финансовый рынок». Главный документ должен содержать в качестве вложенных документов следующие разделы:

ФИНАНСОВЫЕ РЫНКИ (РЫНКИ ДЕНЕГ);

ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ФИНАНСОВОЙ СИСТЕМЫ;

ВАЛЮТНЫЙ РЫНОК;

РЫНОК ГОСУДАРСТВЕННЫХ ЦЕННЫХ БУМАГ;

РЫНОК ВЕКСЕЛЕЙ;

РЫНОК КОРПОРАТИВНЫХ ЦЕННЫХ БУМАГ;

БИБЛИОГРАФИЯ.

Указания:

а) Создание структуры документа:

1. Откройте документ «Финансовый рынок» и сохраните его в своей папке под именем «Главный1».

Примечания:

— работа должна производиться в режиме структуры (команда Вид / Структура);

— работа со структурой документа производится с помощью панели инструментов Структура.

2. Создайте показанную ниже структуру документа. Для этого выделите нужный заголовок и назначьте уровень в соответствии с приведенной схемой, используя список «Уровень» на панели инструментов «Структура» в соответствии с рисунком 5.19.

б) Работа со структурой

ѕ для просмотра только заголовков — раскрыть список «Показать уровень» и выбрать нужный.

ѕ для просмотра текста отдельных разделов используются кнопки «Развернуть» и «Свернуть», предварительно необходимо выделить нужный раздел.

ѕ чтобы понизить или повысить уровень, используются кнопки «Повысить уровень», «Понизить уровень», предварительно необходимо выделить нужный раздел. В соответствии с рисунком 5.23 внесены следующие изменения:

1. Заголовки отображены на структуре документа;

2. Отображен текст заголовка «Рынок векселей»;

3. Изменен уровень заголовка:

ѕ «Валютный рынок» со второго на третий;

ѕ «Рынок наличной иностранной валюты» с третьего на четвертый;

в) Создание вложенных документов

1. Для создания вложенных документов необходимо выделить в главном документе все заголовки, которые должны быть преобразованы во вложенный документ и нажать кнопку «Создать вложенный документ». Сохранить главный документ в папке. Проверить то, что каждый вложенный документ сохранился отдельно с соответствующими структуре именами файлов.

2. Чтобы увидеть месторасположение и имена автоматически созданных вложенных документов, необходимо нажать кнопку «Свернуть вложенные документы». MS Word отобразит гиперссылки на вложенные документы. Для возврата в режим просмотра главного документа, необходимо нажать кнопку «Развернуть вложенные документы».

3. Создать в папке папку «Копия» и сохранить вложенный документ Библиография в папке Копия под именем Литература. Проверить связь между главным документом и вложенным документом Литература.

Для того чтобы создать главный документ из существующих независимых документов:

Создать в своей папке главный документ из существующих независимых документов:

1. ПОНЯТИЕ ИНФОРМАЦИИ

2. КОМПЬЮТЕРНЫЕ ПРЕСТУПЛЕНИЯ, ПРИЗНАКИ УЯЗВИМОСТИ

3. ПРИЗНАКИ КОМПЬЮТЕРНЫХ ПРЕСТУПЛЕНИЙ

4. МЕРЫ ФИЗИЧЕСКОЙ БЕЗОПАСНОСТИ

5. ИНФОРМАЦИОННАЯ БЕЗОПАСНОСТЬ INTERNET

Указания:

ѕ Создать в папке новую папку.

ѕ Создать в Word новый документ с именем «Главный2».

ѕ Перейти в режим просмотра структуры.

ѕ Вставить в главный документ файл с именем 1. «ПОНЯТИЕ ИНФОРМАЦИИ». Для этого поместить курсор в то место главного документа, где должен находиться вложенный документ, и нажать кнопку «Вставить вложенный документ» на панели инструментов «Структура». В появившемся диалоговом окне «Вставка вложенного документа» указать имя вставляемого файла и нажать кнопку «Открыть». Аналогично вставить в главный документ остальные файлы в качестве вложенных документов.

Работа с главным и вложенными документами:

1. В главном документе заблокирован вложенный документ «Валютный рынок» (кнопка блокировка документа).

2. Перемещен вложенный документ «Рынок корпоративных ценных бумаг» в начало документа.

3. Объединены вложенные документы «Валютный рынок» и «Рынок корпоративных ценных бумаг» в один.

Удален вложенный документ «Литература» из структуры главного документа.

4. Добавлены два новых вложенных документа «Рынок банковских кредитов» и «Рынок банковских депозитов».

5.3.4. Используя фреймы, на основе независимых документов, например «Банковская система Беларуси» и «Сущность и функции банковской системы».

Указания:

1. Создать в папке новую папку «Фреймы», скопировав документы «Банковская система Беларуси» и «Сущность и функции банковской системы» в папку «Фреймы».

2. Создать в MS Word новый документ с именем «Фреймы».

ѕ Для создания фреймов используется команда «Формат — Рамки». Заголовки «Банковская система Беларуси» и «Сущность и функции банковской системы», которые находятся в левой рамке, будут являться гиперссылками, с помощью которых открываются документы в других рамках.

3. Для создания гиперссылки следует:

ѕ выделить текст;

ѕ в диалоговом окне «Добавление гиперссылки» нажать кнопку «Выбор рамки» и выбрать рамку, в которой будет отображаться текст документа, нажать ОК, раскрыть список «Папка» и выделить файл «Сущность и функции банковской системы». Аналогично создается гиперссылка «Банковская система Беларуси».

Результаты расчетов, графики и диаграммы

Результат работы в данном разделе — документы MS Word с гиперссылками, фреймами и вложенными документами, сохраненные в единую папку под соответствующими именами.

6. Финансовое моделирование в MS Visio

При изучении раздела «Финансовое моделирование» рекомендуется выполнить следующее задание:

1) Разработать функциональную модель предметной области и описать ее средствами методологии IDEF0.

Ход выполнения:

1. Вменю Файл последовательно выбираем команды Создать, Бизнес или Блок-схема, а затем — команду Функциональная блок-схема.

Чтобы подписать схему и функциональные полосы, щелкните поле с текстом, а затем введите нужный текст.

2. Из набора элементов перетаскиваем фигуры блок-схемы в соответствующие расположения на полосы.

3. Соединяем фигуры. Для этого используем инструмент Соединительная линия.

3. Форматируем созданную модель, используя команду Формат.

Заключение

В данном курсовом проекте, на тему автоматизация экономических задач средствами информационных компьютерных технологий были рассмотрены различные функции приложений MS Office.

Показаны примеры решения различных экономических задач с помощь MS Excel. Приведены примеры анализа и систематизации всевозможных баз данных, созданных на основе MS Excel и MS Access.

Приведены примеры запросов, различной направленности, созданных различным путем. С помощью атрибута MS Office были созданы примеры договоров и документов слияния. Так же была освещена теоретическая сторона вопроса табличных форм, их назначения и отличия от таблиц.