Автоматизированная информационная система контроля и учета товарных и денежных средств на примере ООО «Волжанка»

• Введение
• 1. Общая часть
• 1.1 Характеристика объекта автоматизации
• 1.2 Обзор и анализ известных разработок
• 1.2.1 Автоматизированная система «1С-Рарус: Магазин 2.0»
• 1.2.2. Прикладное решение «1С:Розница»
• 1.2.3 Автоматизированная система «ПАРУС-Магазин»
• 1.2.4 Программный продукт «Атлант-предприниматель 3.5»
• 1.2.5 Действующая система учета товара в розничной торговле
• 1.3 Описание системы-прототипа по видам обеспечения
• 1.3.1 Информационное обеспечение
• 1.3.2 Организационное обеспечение
• 1.3.3 Алгоритмическое обеспечение
• 1.4 Теоретические основы построения автоматизированной информационной системы
• 1.4.1 Теоретические основы построения базы данных
• 1.4.2 Теоретические основы построения автоматизированной информационной системы учета и контроля
• 2. Специальная часть
• 2.1 Характеристика проблемы
• 2.2 Постановка задачи построения базы данных
• 2.3 Решение задачи создание базы данных
• 2.3.1 Перечень объектов базы данных
• 2.3.2 Схема базы данных
• 2.4 Постановка задачи построения автоматизированной информационной системы
• 2.5 Решение задачи создания автоматизированной информационной системы
• 3. Управление качеством
• 3.1 Применение метода проблемных ситуаций (метод Парето)
• 3.2 Анализ причинно-следственных связей (метод Ишикава)
• 3.3 Метод устранения корневых причин (метод контрмер)
• 4. Экономическая часть
• 4.1 Планирование выполнения работ
• 4.2 Расчет затрат на проектирование
• 4.3 Расчет затрат на эксплуатацию
• 4.4 Расчет экономической эффективности проекта
• 5. Безопасность и экологичность
• 5.1 Безопасность
• 5.1.1 Анализ условий труда
• 5.1.2 Мероприятия по улучшению условий труда
• 5.1.3 Пожаро и взрывобезопасность
• 5.2 Экологичность
• 5.3 Мероприятия по ликвидации чрезвычайных ситуаций
• 5.4 Вывод по безопасности и экологичности
• Заключение
• Список используемых источников
• Основные сокращения
• АИС — автоматизированная информационная система;
• АРМ — автоматизированное рабочее место;

БД — база данных;

ПК — портативный компьютер;

ПО — программное обеспечение;

СУБД — система управления базами данных;

Введение

За последние двадцать лет значительно возрос объём и оборот информации во всех сферах жизнедеятельности человека: экономической, финансовой, духовной. И процесс накопления, обработки и использования знаний постоянно ускоряется. Учёные утверждают, что каждые десять лет количество информации увеличивается вдвое. В связи с этим возникает необходимость использования автоматизированных информационных систем, позволяющих эффективно хранить, обрабатывать и распределять накопленные данные.

Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы предприятия, нельзя не отметить, что эффективная работа его всецело зависит от уровня оснащения компании информационными средствами на базе компьютерных систем автоматизированного складского учета.

Компьютерный учет имеет свои особенности и радикально отличается от обычного. Компьютер не только облегчает учет, сокращая время, требующееся на оформление документов и обобщение накопленных данных для анализа хода торговой деятельности, необходимого для управления ею. Отчеты о положении в торговле, получаемые с помощью компьютера, можно получить и без него, но на расчеты уйдет столько времени, что они уже, ни на что не будут нужны. Таким образом, при применении компьютера «количество переходит в качество»: увеличение скорости расчетов делает возможным качественное улучшение самой схемы построения торговли.

Основное преимущество автоматизации — это сокращение избыточности хранимых данных, а следовательно, экономия объема используемой памяти, уменьшение затрат на многократные операции обновления избыточных копий и устранение возможности возникновения противоречий из-за хранения в разных местах сведений об одном и том же объекте, увеличение степени достоверности информации и увеличение скорости обработки информации; излишнее количество внутренних промежуточных документов, заявок и т. д., повторное внесение одной и той же информации в различные промежуточные документы. Также значительно сокращает время автоматический поиск информации, который производится из специальных экранных форм, в которых указываются параметры поиска объекта.

Информационная система позволит избавить сотрудника от рутинной повседневной работы. Раньше документы велись вручную, в них указывались повторяющиеся реквизиты, а также большой перечень номенклатуры — это занимало много времени. Автоматизация позволит значительно сократить время.

Сотруднику нужно будет только выбрать из списка соответствующие данные и указать номенклатуру из справочника, выбрать дату и отправить на печать документ. В печатной форме автоматически окажутся все необходимые реквизиты в соответствии с установленной формой печати документов.

Чтобы сделать отчет, необходимо собрать нужные данные путем поиска их в соответствующих документах, если это отчет за год, то необходимо будет просмотреть все документы за этот год, на что уйдет огромное количество времени. При выведении итогов по отчету необходима огромная точность в расчетах, что не всегда получается даже у специалиста своего дела. Эти и многие другие задачи сможет решить проектируемая информационная система.

При поиске нужного объекта (суммы, документа, количества), если не будет известен документ, в котором его искать, нужно будет перелистать всю кипу документов и просмотреть каждую позицию. Автоматизация позволит сделать выборку по этой позиции и значительно сократит объем подходящих документов или сведет к одному единственному искомому документу. Внедрение автоматизированной системы позволит автоматически делать все эти действия при добавлении новой позиции номенклатуры.

За счет сокращения времени на выполнение долгих рутинных работ, можно повысить трудоемкость сотрудника, который может теперь выполнять не только свою работу, но и взять на себя ряд других обязанностей. Создание собственной автоматизированной системы позволит учесть все особенности предприятия.

1. Общая часть

1.1 Характеристика объекта автоматизации

Объектом исследования является магазин розничной торговли Общество с ограниченной ответственностью «Волжанка». Предприятие реализует товары, главным образом, непосредственно населению по розничным ценам, за наличный расчет через контрольно — кассовую машину.

Основными задачами ООО «Волжанка» являются:

Приобретение товаров розничного ассортимента и его продажа;

Удовлетворение общественных потребностей в товарах;

Розничная реализация товаров народного потребления;

Основным видом деятельности предприятия является розничная торговля: продуктами питания, алкогольной продукции и хозяйственными товарами.

Управление предприятия осуществляется директором. Директор самостоятельно определяет структуру управления предприятия и формирует штаты.

Торговлю товарами магазин осуществляется в торговом зале визуально разделенный на 3 блока: алкогольная продукция, хозяйственные товары, и продукты питания. Торговая площадь составляет 115 кв.м., из них площадь торгового зала — 60 кв.м., магазин относиться к типу мелких магазинов. Торговый зал оснащен весовым оборудованием и кассовым аппаратом. По форме торгового обслуживания предприятие осуществляет продажу через прилавок. Ассортимент магазин сочетает в себе несколько различных видов товаров: продуктовые, алкогольная продукция, хозяйственные товары, бытовая химия.

В ООО «Волжанка» работает 6 человек, из них 4 продавца. Предприятие работает с 8 до 20 часов, продолжительность рабочего дня составляет 12 часов. Продавцы работают посменно, в каждой смене по 2 продавца, длительность смены 1 неделя.

Товары в магазин поступают главным образом от поставщиков. Учет товаров и денежных средств в ООО «Волжанка» ведется директором и старшими продавцами. Это связанно с тем, что торговое предприятие небольшое, товарооборот маленький и контроль учета внутри магазина может выполнять и самим директором. А бухгалтерский учет и налоговая отчетность ведет бухгалтером магазина.

Основные функции розничной торговли обусловлены необходимостью создания для потенциальных покупателей наиболее благоприятных условий для удовлетворения их нужд и потребностей в отдельных товарах. Предлагаемые в розничной торговле товары должны иметь требуемые качественные показатели и быть представленными в необходимом ассортименте, в определенном месте и в приемлемое для покупателя время. К основным торговым функциям предприятий розничной торговли следует отнести:

· изучение покупательского спроса на товары;

· формирование ассортимента товаров;

· составление заявок на завоз товаров;

· продажа товаров (предложение их покупателям, помощь в выборе и др.);

· обслуживание продаж с использованием кассового аппарата;

· организация поставок товаров в магазин от поставщиков;

· осуществление кассовых расчетов с контрагентами;

· рекламирование товаров и услуг.

Основными технологическими функциями являются:

· приемка поступивших товаров по количеству и качеству;

· хранение товаров;

· выполнение операций, связанных с производственной доработкой товаров (фасовка, упаковка, маркировка и др.);

· внутри магазинное перемещение, размещение и выкладка товаров на торговом оборудовании в торговом зале;

1.2 Обзор и анализ известных разработок

1.2.1 Автоматизированная система «1С-Рарус: Магазин 2.0»

Типовое решение «1С-Рарус: Магазин, редакция 2» служит для автоматизации оперативного управленческого учета организаций, занимающихся розничной торговлей, [2].

Решение «1C-Рарус: Магазин» используется для автоматизации небольших самостоятельных магазинов, рабочих мест продавцов в выделенных отделах и рабочих мест кассиров в супермаркетах. Для создания автоматизированного рабочего места кассира (Front-Office) программа используется совместно с фискальными регистраторами.

Функциональные возможности конфигурации позволяют автоматизировать регистрацию накладных от поставщиков и оприходование товара на склады (в отделы), назначение розничных цен товарам и переоценку товарных остатков, а также работу кассира.

При большой номенклатуре товаров операции по их приему от поставщика, по внесению данных о полученных товарах в информационную базу и оприходованию их на склад, как правило, отделены друг от друга. В условиях большого товарного потока накладную поставщика передают в два подразделения.

В одном подразделении товаровед проводит сверку количества товаров по накладной и по факту поступления, проверяет внешний вид и качество товаров и в результате принимает их. В другом подразделении оператор базы данных регистрирует в системе документ «Регистрация прихода», в который вводит данные из полученной накладной. При этом наименования товаров вводится в базу так, как они указаны в накладной поставщика, фиксируется закупочные цены.

Далее производится оприходование поступившего товара. На этом этапе товаровед сверяет наименования товаров в документе «Регистрация прихода» с наименованиями товаров в справочнике «Номенклатура» конфигурации, а также устанавливает на товары розничные цены. Поступление товара на склад оформляется в конфигурации с помощью документа «Приходная накладная». Для формирования розничных цен в конфигурации предусмотрен специальный режим «Переоценка товара». В результате всех этих действий товар, поступивший от поставщика, приходуется на склад по розничным ценам.

Для простых случаев (небольшой товарный поток) в конфигурации предусмотрено оприходование поступившего товара непосредственно на склад, минуя предварительную регистрацию, с помощью документа «Приходная накладная» .

" 1C-Рарус: Магазин" позволяет автоматизировать ряд действий кассира: открытие смены на фискальном регистраторе, внесение наличных денежных средств, для выдачи сдачи в начале смены, инкассация, т. е. изъятие денежных средств, для их передачи в центральную кассу или в банк в конце смены. В конфигурации автоматизировано оформление розничных операций по продаже товара (документ «Чек») за наличный и безналичный расчет (с использованием кредитной карты), по возврату товара от покупателя. Предусмотрена система начислений различных видов скидок.

Для удобства и быстроты оформления розничных операций имеется упрощенный интерфейс кассира «Фронт-Кассира», который представлен на рисунке 1.

При закрытии кассовой смены автоматически формируются «Отчет по товарам», «Отчет по скидкам» и «Отчет по покупателям». В «Отчете по товарам» (основной отчет для учета реализации) содержится информация о товарах и услугах, реализованных через кассу в течение смены, о суммах оплаты за наличный расчет и по безналичному расчету, а также о возврате товара от покупателя. В конфигурации предусмотрено оформление операций розничной продажи с предоставлением различных видов скидок. Скидка предоставляется при покупке товара определенного вида. Она может зависеть от количества приобретенного товара, от времени суток, в которое была совершена покупка, и от суммы покупки. Скидка может быть также предусмотрена для обладателей дисконтных карт. Скидки могут суммироваться, в то же время величина суммарной скидки может быть ограничена.

Рисунок 1 — Интерфейс кассира программы «1C-Рарус: Магазин»

Программа содержит гибкую систему настройки прав пользователя. При работе с программой для выполнения различных действий могут применяться штриховые или магнитные карты. Помимо дисконтной карты, предназначенной для покупателей, предусмотрено также использование служебных карт. С помощью служебных карт выполняются специальные действия, например, смена текущего пользователя в процессе работы программы с автоматическим изменением прав доступа, перезапуск оборудования и т. д. Карты могут быть изготовлены на заказ или напечатаны на специальном принтере. В программе также имеются документы для регистрации операций по возврату товара поставщику, по перемещению товара между складами, для инвентаризации и списания. Предусмотрена печать ценников и этикеток с использованием, как специализированных принтеров этикеток, так и обычных офисных принтеров.

С помощью отчетов конфигурации имеется возможность получить разнообразную информацию о деятельности магазина. В отчете «Остатки товаров», например, представлены данные о количестве и стоимости остатков товаров на складах в розничных ценах. Инвентаризация складов, перемещение и списание товаров делается с использованием сканеров штрих-кодов и терминалов сбора данных.

В программе имеется возможность обмена данными с типовыми конфигурациями «1С:Торговля и склад» ред. 9.2, «1С:Управление торговлей» ред. 10, «1С:Бухгалтерия» ред. 4.5 и «1С:Бухгалтерия. Упрощенная система налогообложения 7.7».

Недостатки:

1. Высокая стоимость программного продукта;

2. Огромные затраты на закупку оборудования (принтеров этикеток и ценников, сканеров штрих-кодов и считывателей магнитных карт, дисплеи покупателей, электронных весов, терминалы сбора данных);

3. Дополнительные затраты на приобретение лицензий для подключения торгового оборудования к системе;

4. Большие затраты на переоборудование и закупку специальных стеллажей, прилавков и витрин;

5. Дополнительные затраты на обучение работы персонала с системой;

6. Сложность эксплуатации, заключается в том, что для работы с программой необходимы высоко квалифицированные кадры;

7. Большие затраты на получение дополнительных лицензий для расширения ассортимента магазина;

8. Высокая стоимость технической поддержки (если в магазине нет своего системного администратора, который своевременно может исправить и отладить программу и оборудование, то из-за каждого сбоя придется обращаться к фирме-разработчику, что приводит к потери времени, а соответственно выручки);

9. Для работы конфигурации «1С-Рарус: Магазин, ред. 2» требуется наличие на компьютерах установленной системы «1С:Предприятие. Оперативный учёт 7.7», это приводит к дополнительным финансовым затратам;

10. Большие затраты на систему видеоконтроля за кассовыми операциями, торговым залом и складом, чтобы избежать воровства и потерь товара среди персонала и покупателей;

1.2.2 Прикладное решение «1С:Розница»

Прикладное решение «1С:Розница 8» предназначено для автоматизации торговой деятельности магазинов и других розничных торговых точек, в том числе объединенных в торговую сеть,.

Прикладное решение «1С:Розница 8» позволяет автоматизировать учет товарных запасов в торговых залах и на складах магазина, а также учет денежных средств в кассах магазина. Предусмотрена возможность указать контрольно-кассовой машине торговые залы, которые он обслуживает.

В прикладном решении 1С автоматизирована регистрация поступления товаров на склад магазина (или в торговый зал). Товар может поступать из центрального офиса или другого магазина, а также непосредственно от поставщика.

Важной характеристикой склада (торгового зала) является список номенклатурных групп товаров. Эти списки используются для автоматического распределения товаров между складами при регистрации поступления. В карточке склада (торгового зала) указывается следующие сведения: организация, которой принадлежит склад (торговый зал), система налогообложения (общая, УСН или ЕНВД), кассы, обслуживающие торговый зал, причем можно распределить номенклатурные группы товаров между кассами.

Для регистрации поступления товаров используется две схемы приема товаров:

1. Однофазная схема приема товаров. Товар сразу поступает на склад, указанный в документе поступления или перемещения. Проверку поступивших товаров и установку новых цен на товары осуществляет менеджер.

2. Двухфазная (ордерная) схема приема товаров. Менеджер оформляет документы поступления товаров, распределяя их по складам (торговым залам). А проверку поступивших товаров и регистрацию фактического приема товаров на склады осуществляют кладовщики.

Имеется возможность изменить склад, следующими способами: вручную — путем выбора склада из списка складов, или распределить автоматически — в соответствии с заранее указанными правилами распределения номенклатурных групп между складами и торговыми залами.

Если магазин входит в состав торговой сети, то он может продавать товары по ценам, назначенным централизованно, или по собственным розничным ценам, которые назначаются непосредственно в магазине. Розничные цены для конкретного магазина задаются документом «Установка цен магазина». Розничные цены магазина рассчитываются автоматически по ценам документа «Установка цен номенклатуры» .

При проведении маркетинговых акций в магазине назначаются скидки: одинаковые скидки по всем позициям номенклатуры, а также индивидуальные скидки по позициям. Автоматические скидки назначаются при розничной и оптовой продаже. При продаже в розницу скидка назначается определенным магазинам, а при продаже оптом — определенным покупателям. Помимо автоматически назначаемых скидок, при регистрации продажи предусмотрена возможность установки скидки вручную.

Прикладное решение поддерживает различные порядки проведения инвентаризации, обеспечивает автоматическое формирование инвентаризационной описи товаров и других документов В программе «1С: Розница 8» имеется возможность продажи весового товара с использованием этикеток. Предусмотрена выгрузка сведений о товарах в электронные весы с возможностью печати этикеток со штрихкодом.

При оформлении продаж используется различное торговое оборудование: контрольно-кассовые машины, сканеры штрихкодов, электронные весы и т. д.

При использовании контрольно-кассовой машины в режиме фискального регистратора прикладное решение предоставляет специальный интерфейс — «Рабочее место кассира». При использовании варианта интерфейса «Продовольственная розница» данные вводятся только с клавиатуры без использования мыши.

В правой части экрана отображаются кнопки для удобного нажатия с программируемой клавиатуры продавца, монитора touch-screen, клавиатуры компьютера или мышки. Каждой кнопке, которая выполняет определенные действия, назначены горячие клавиши на клавиатуре. Интерфейс «Продовольственная розница «предоставлен на рисунке 2.

В верхней части экрана располагается информационное окно денежных средств. В нем отображается информация о текущей продаже: сумма скидки, общая сумма с учетом скидки, сумма к оплате с учетом скидки.

В основном окне отображается информация о продаваемых товарах. В нем указываются: номенклатура, количество товара, цена, тип скидки и процент скидки, сумма со скидкой.

Для регистрации продажи нужно отсканировать товар или добавить вручную при помощи подбора (кнопка «Подбор»). После чего в основном окне отобразится соответствующая номенклатура. Далее нужно установить скидку, если она есть, и нажать на кнопку «Оплата», открывается окно оплаты товара.

Рисунок 2 — Интерфейс «Продовольственная розница»

В окне оплаты указывается сумма, полученная от покупателя. Программа автоматически рассчитает сдачу. Кассир регистрирует оплату от покупателя с помощью специальной формы «Оплата чека». Один чек может быть оплачен тремя способами одновременно: наличными, платежной картой и банковским кредитом.

При оформлении операции «Закрытие кассовой смены» на основе введенных чеков контрольно-кассовой машины по продаже и возврату товаров в программе формируется документ «Отчет о розничных продажах» .

В программе предусмотрена возможность оформления денежных расчетов, не связанных напрямую с торговой деятельностью: получение кредитов, выдача денежных средств ответственным сотрудникам, перемещение денежных средств между кассами и т. д.

Прикладное решение предоставляет удобные средства контроля над текущим состоянием торговой деятельности — оборотами, достаточностью ассортимента. Пользователь самостоятельно задает уровень детализации, параметры группировки и критерии отбора данных в отчетах.

Недостатки:

1. Не предусмотрены операции взаиморасчеты с контрагентами, безналичные денежные расчеты, управление персоналом;

2. Не предусмотрено взаимодействие с программой и «1С:Бухгалтерия 8» ;

3. Высокая стоимость программного продукта «1С:Розница 8» ;

4. Дополнительные затраты на приобретение лицензий для подключения торгового оборудования к системе, лицензии на рабочие места;

5. Огромные затраты на закупку оборудования (принтеров этикеток и ценников, сканеров штрихкодов и считывателей магнитных карт, дисплеи покупателей, электронных весов, терминалы сбора данных);

6. Сложность в освоении, неудобный и запутанный интерфейс, таким образом, для работы с программой необходимы высоко квалифицированные кадры;

7. Высокая функциональность системы, заключается в том, что для автоматизации небольшого магазина многие функции программы не будут использованы;

8. Программа «1С:Розница 8» рассчитана на работу в связке с управляющей системой, в качестве которой используется программа «1С:Предприятие 8. Управление торговлей», это приводит к дополнительным финансовым затратам;

1.2.3 Автоматизированная система «ПАРУС-Магазин»

Система «Парус-Магазин» предназначена для автоматизации деятельности предприятий розничной торговли, [4]

Система «Парус-Магазин» может функционировать на различных торговых предприятиях, как в небольших магазинах с одним или двумя рабочими местами, так и в крупных торговых домах, имеющих сеть магазинов и складов, территориально удаленных друг от друга.

Система позволяет автоматизировать учет наличия, поступления, расхода и перемещения товаров на складах и в торговых точках, учет средств от реализации товаров, оформление отчетных и сопроводительных документов. Система интегрирована с различным торгово-складским оборудованием.

Система обеспечивает автоматизацию основных процессов, связанных с деятельностью различных подразделений торговой фирмы, не требует наличия мощной компьютерной техники и дорогого программного обеспечения, т.к. работает даже на минимальной, по современным понятиям, программной и аппаратной платформе. Имеется удобный пользовательский интерфейс со встроенной системой помощи, что позволяет быстро освоить программу и приступить к работе. Отличительными особенностями системы является: достаточно высокое быстродействие, возможность ведения большой номенклатуры товаров, обеспечение полной сохранности информации за счет использования механизма транзакций, наличие средств автоматического восстановления данных при сбоях.

Основные принципы построения системы:

1. Комплексность Система «Парус-Магазин» построена, как набор модулей — автоматизированных рабочих мест (АРМ), работающих с единой базой данных. Система включает следующие модули:

" АРМ менеджера магазина", позволяет вести учета товаров и денежных средств в подразделениях магазина, выписку товарных документов, подготовку всесторонней отчетности.

" АРМ старшего кассира", используется для организации работы кассиров торговых залов (выдача аванса кассирам, прием средств от кассиров, снятие касс и т. д.), учета поступления и расхода денежных средств и слипов кредитных карт в главной кассе магазина, получение кассовых отчетов.

" АРМ Касса", является специализированной программой, обеспечивающий регистрацию и учет платежей через кассовые аппараты в торговых залах магазинов.

" АРМ оператора", используется для обмена информацией между базой данных системы и торговым оборудованием (электронными весами, пассивными кассами).

" АРМ администратора системы", является общесистемным модулем, обеспечивающий разграничение прав доступа пользователей к системе, содержащий в себе набор сервисных функций (создание резервных копий БД, тестирование и корректировка БД, подключение внешних устройств — касс, электронных весов, термопринтеров) и настроек.

" АРМ продавца", используется для оформления товарного чека продавцом-консультантом по выбранным в торговом зале покупателем товарам, с дальнейшим пробитием чека на кассе на основании номера выписанного товарного чека.

Взаимосвязанные модули системы «Парус-Магазин» охватывают все основные процессы деятельности подразделений розничных торговых предприятий. Сотрудники фирмы, каждый на своем автоматизированном рабочем месте, работают с одной системой и одной базой данных, вследствие чего результаты любой операции сразу после ее завершения становятся доступны для остальных пользователей.

2. Интеграция с бухгалтерскими системами и консолидация данных Для отражения результатов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете предусмотрено взаимодействие системы «Парус-Магазин» с системами автоматизации бухгалтерского учета «Паруса». Обеспечена возможность передачи данных товарных операций и торговых остатков в бухгалтерские системы. Кроме того предусмотрена и обратная связь — импорт словарей и приходных документов из бухгалтерской системы.

В программе предусмотрена консолидация данных по нескольким торговым точкам. Осуществляется использование Системы «Парус-Магазин» совместно с «Системой управления ПАРУС 8» (для разветвленной торговой структуры типа «Торговый дом» с достаточно большим количеством магазинов и сложным бухгалтерским учетом в Центральном Офисе) и «ПАРУС — Предприятием» 7 (для средних и небольших розничных сетей или отдельных небольших магазинов).

3. Возможность глубокого анализа учетных данных Важным достоинством системы «Парус-Магазин» является возможность получения из базы данных всей необходимой информации оперативно, в полном объеме и в форме удобной для анализа. Информация абсолютно достоверна и соответствует состоянию дел на текущий момент.

Система предоставляет обширный набор стандартных отчетов, формируемых по фактам проведенных товарных операций: справки о наличии, поступлении, продаже товаров, доходе от продажи, выручке касс и т. п. Набор отчетов позволяет оценить и проанализировать товарооборот фирмы. Имеется возможность экспортировать отчеты в текстовые файлы, а затем загружать их в электронные таблицы (Microsoft Excel), и формировать отчеты в HTML — формате.

Недостатки:

1. Система поддерживает узкий список торгового оборудования с большими ограничениями;

2. При формировании отчета, требующего большого количества времени на построение, происходит блокировка базы данных и приостановка работы модуля «Касса» до момента окончания построения отчета;

3. Огромные затраты на закупку оборудования (принтеров этикеток и ценников, сканеров штрих-кодов и считывателей магнитных карт, дисплеи покупателей, электронных весов, терминалы сбора данных);

1.2.4 Программный продукт «Атлант-предприниматель 3.5»

«Атлант-предприниматель 3.5» — программа для учета в розничной торговле. Подходит для продуктовых магазинов, магазинов бытовой химии, сети торговых точек, ларьков и там, где невозможно вводить ежедневные продажи (из-за большого количества продаж), текст из источника.

Программа позволяет вести практически полный учет в розничной торговле, учитывает состояние склада в определенные периоды и сама считает количество проданного товара и остаток в кассе. У программы очень понятный и интуитивный интерфейс, что облегчает работу для простых пользователей.

Программа позволяет отслеживать, какой товар лучше всего продается, какой остаток товара на торговой точке при пересмене.

Программа позволяет вести складской учет накладных, счетов, счетов-фактур, актов списания и т. п. В программе осуществляются операции по приходу товара, распределению по торговым точкам, перемещениям со склада на склад, списание со складов и прочих объектов учета. Окно программы «Приход товара» представлено на рисунке 3.

Рисунок 3 — Интерфейс программы «Атлант-предприниматель 3.5»

Программный продукт позволяет вводить разные розничные цены для каждой торговой точки, в зависимости от его расположения и наличия конкуренции.

В программе поддерживается формирование и печать ценников для выбранного торгового места, для группы товаров. Причем из полного перечня товаров продукт отбирает, только те товары, которые выставлены на продажу — то есть остатки, которых имеются в торговых залах магазина. Ценники печатаются по тем розничным ценам, которые установлены в магазине на дату, указанную в обработке.

Важная часть программы — расчеты с поставщиками. В программе реализуется, расчеты с поставщиками и рассчитывается долг перед поставщиком, имеется возможность учитывать срок оплаты товара Программа позволяет обрабатывать все формы взаиморасчетов с поставщиками — оплату за наличный расчет, выгрузку с последующей оплатой, возвраты товара, изменение цен поставщика, списание задолженности. Имеется возможность вести учет оплаты, как по каждому документу, так и в целом по поставщику. В первом случае используется автоматическое разнесение оплаты по документам на выгрузки (закрытие одной оплатой нескольких выгрузок). Существует сводный отчет «Взаиморасчеты» показывает расчеты контрагентов по договорам, срокам, суммам и просроченным дням.

В программе предусмотрена возможность списания или возврата товара поставщику, а так же перемещение товара с одного торгового места в другое, с указанием примечания, по какой причине товар списывается, возвращается или перемещается. После отработки модуля формируется сводный отчет по списанным товарам.

В системе имеется переоценка товаров, создается и хранится документ по переоценке отдельных товарных позиций, товарных групп или всего товарного справочника.

Еще одна из важных частей программы — движение по кассе. В программе отображены все операции (движения) производимые по кассе. Содержится информация о том, какая сумма поступила в кассу или была взята с кассы, сколько составил расход и приход, примечание к производимым движениям по кассе. Имеется возможность просматривать информацию движения денежных средств по выбранному торговому месту, а также возможность вывода на печать документа.

Залогом сохранности имущества предприятия является регулярное проведение инвентаризаций. Программный продукт «Атлант-предприниматель 3.5» обеспечивает эффективную поддержку инвентаризаций товаров на складах, в процессе которых фактическое количество товаров заносится в программу и сверяется с суммовым остатком по данным информационной базы, определенных с учетом всех поступлений и выбытий.

Для ускорения работы по проведению инвентаризации в программе предусмотрено заполнение пользователя документа «Состояние склада» данными о фактическом наличии товаров на складе. Все остатки товара на торговом месте вносятся в информационную базу путем выбора из справочника необходимого товара и заполнения полей количество и цена. После завершения работы формируется инвентаризационная опись, с возможностью распечатки.

В программе предусмотрено возможность закрытия отчетного периода после каждой пересмены продавцов. При оформлении операции «Закрытие отчетного периода» на основе проведенной инвентаризации и результатам оприходованных товаров формируется документ «Отчет о розничных продажах», в котором имеется полный перечень проданных товаров, количество и стоимость за отчетных период.

В торговой системе имеется набор интерактивных и обычных отчетов для контроля и анализа торговой деятельности:

· отчет о движении денежных средств за смену;

· журнал кассира-операциониста за все дни работы на контрольно-кассовой машине;

· товарный отчет, отображающий входящие остатки, поступления, продажи, возвраты, переоценки товаров в количественном и суммовом выражении за выбранный промежуток времени или за период работы выбранной торговой смены для любой торговой точки;

· отчетные ведомости показывающий остатки на начало периода, приход, расход и остатки на конец периода в количественно-суммовом выражении;

· отчет по товарным остаткам.

В программ имеются справочники: поставщиков, товаров, торговых мест, единиц измерения, группы товаров, изготовителей продукции, страны изготовителя.

Осуществляет импорт данных созданных в программе «Microsoft Excel» в программу.

С помощью специальной настройки предусмотрена возможность создания своих бланков или документов.

В программе имеется возможность фильтрации данных при больших списках, для быстрого поиска нужной записи.

Предусмотрены механизмы разграничения прав доступа пользователей к окнам, с которыми они будут работать. Каждый пользователь, запуская программу под своим паролем, осуществляет работу только в доступных ему окнах.

Предусмотрена «Синхронизация структуры баз данных». Данная утилита позволяет сохранить структуру базы и восстановить ее на другом компьютере.

Недостатки:

1. Неудобный интерфейс программы, отсутствует возможность добавить данные, в справочник не закрыв окно ввода;

2. Отсутствует автоматический расчет наценки на поступивший товар;

3. Отсутствует возможность отследить товар, у которого заканчивается срок годности;

4. Отсутствует учет товара по местам хранения (полки, секции, ячейки);

5. Необходимость закрытие отчетных периодов для всех торговых точек в один день;

6. Отсутствует возможность построения заявки на заказ товара.

1.2.5 Действующая система учета товара в розничной торговле

Все товарные операции делятся на два вида: поступление товаров в организацию розничной торговли и их продажа.

Продавцами вручную составляется заявка на необходимый товар. Эта информация передается поставщику на бумаге во время получения очередной партии товара.

В организации розничной торговли товары поступают главным образом от поставщиков с товаросопроводительными документами (накладной, товарно-транспортной накладной или счетом-фактурой), рисунок 4.

В накладной указывается номер и дата выписки, наименование поставщика и покупателя, наименование и краткое описание товара, его количество (в единицах), цена и общая сумма (с учетом налога на добавленную стоимость) отпущенного товара.

Счет-фактура является основным первичным документом, служащим основанием для расчетов с поставщиками.

Приемка товаров по количеству в организациях розничной торговли предусматривает проверку соответствия фактического наличия товара данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных или расчетных документах.

Рисунок 4 — Пример счет-фактуры В случае несоответствия фактического наличия товаров или отклонении по качеству, по данным, указанным в сопроводительных документах, составляется акт, осуществляется переоценка денежных средств к оплате.

Оплата товара, поступившего в магазин от поставщиков, осуществляется старшим продавцом. На практике, в условиях ручного учета, данные об оплате и долге магазина фиксируются в специальной тетради «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» .

Директор организации контролирует полноту и своевременное оприходование товаров, правильность их оплаты. Сущность контроля заключается в сопоставлении двух показателей: сумма, уплаченная поставщику за товары и тару; стоимость по покупным ценам товаров и тары, полученных от поставщиков и оприходованных материально-ответственными лицами.

По окончании отчетного периода на основании незакрытых позиций в тетради составляют список оприходованных, но неоплаченных товаров. В списке указывают наименование поставщика и сумму к оплате, этот список передается другой смене для последующего расчета.

В магазине учет товаров ведет материально-ответственное лицо — старший продавец. Этот учет в магазине организован сортовым способом. При сортовом способе хранения вновь приобретенный товар определенного наименования присоединяют к ранее поступившему товару того же наименования.

В небольших магазинах отчетность, параллельно со старшим продавцом, ведется директором магазина для контроля над продавцами, а бухгалтер лишь выполняет бухгалтерскую и налоговую функцию. Это связанно с тем, что торговое предприятие небольшое, товарооборот маленький и контроль учета внутри магазина может выполнять и самим директором.

Полученные счета — фактуры регистрируются в установленном порядке в тетрадях у продавца и директора магазина.

Особенностью учета товарных операций в организациях розничной торговли является то, что учет товаров отражается по цене приобретения плюс торговая надбавка. Поэтому старшему продавцу, как и директору магазина, приходиться, вручную при помощи калькулятора, высчитывать новые цены на товар с учетом надбавок.

Реализация товаров в предприятиях розничной торговли осуществляется за наличный расчет при использовании продажных цен в качестве учетных. Сумма выручки от продажи товаров за наличный расчет определяется по показаниям контрольно-кассовой машины — по итогу за день. В конце рабочего дня сумма торговой выручки оформляется в кассовой книги: дата, сумма денежных средств и 2 подписи материально-ответственного лица и директора магазина. Выручка передается директору магазина из рук в руки и отправляется в сейф предприятия.

На выручку директор магазина осуществляет оплату всех расходов предприятия: расчеты с поставщиками, оплата счетов и т. д. Все данные о расходе фиксируются в кассовой книги.

Одним из признаков учета товаров в организациях розничной торговли является составление старшими продавцами отчетности о наличии и движении товаров на предприятии. Материально-ответственное лицо на основе фактического получения товаров и их реализации составляет товарный отчет. В большинстве магазинов товарный отчет ведется материально-ответственным лицом в тетради, а расчеты производятся на калькуляторе.

В товарном отчете каждый приходный документ (источник поступления товаров, номер и дата документа, сумма поступивших товаров) записывается в тетрадь и по окончании отчетного периода подсчитывается общая сумма оприходованных товаров.

Товарный отчет составляется старшим продавцом в одном экземпляре. Этот экземпляр отчета вместе с документами, на основании которых он был составлен, проверяет директор магазина с точки зрения законности совершенных операций, правильности цен и итогового подсчета. Товарный отчет сверяется с отчетными записями директора магазина вместе со старшим продавцом, суммовые итоги должны быть равны между собой, и после чего этого товарный отчет подписывает директор и указывает дату. В магазинах товарный отчет составляется каждую смену старшими продавцами.

Все первичные документы по приходу товаров должны быть пронумерованы и подшиты в журнал поступления товаров, который должен содержать название приходного документа, его дату и номер, краткую характеристику документа, дату регистрации документа, сведения о поступивших товарах. Документами расположенные в порядке последовательности записей отдаются в бухгалтерию.

В процессе деятельности предприятий розничной торговли происходит ежедневное движение товаров. Для проверки наличия и состояния товарно-материальных ценностей на складах торгового предприятия проводится инвентаризация товаров и тары. При этом выявляется соответствии фактического наличия товаров и тары на момент инвентаризации. Инвентаризацию проводят по окончания рабочей смены продавцов, т. е. при смене материально ответственного лица.

Снятие фактических остатков товаров и тары на складе, их сличение с данными товарного учета проводится всеми продавцами магазина в присутствии директора. Продавцы проверяют фактическое наличие товаров и тары по каждому месту хранения ценностей в отдельности. Инвентаризация товаров проводится в порядке расположения ценностей путем их обязательного пересчета и перевешивания.

Инвентаризационную опись товаров и тары составляют обычно в одном экземпляре и вручную. Результат инвентаризации содержит только суммовой учет и в этот же день должен быть представлен директору магазина, для проверки. После директором предприятия сопоставляют расчетные данные по остаткам с фактическим денежно-суммовым результатом, эти результаты должны совпадать.

В предприятиях розничной торговли может произойти бой или порча товаров. Такие потери товаров оформляют актом-списания и передаются директору магазина, где он проверяет правильность его составления, и утверждает его. Эти данные директор фиксирует в своей тетради по ведению учета в магазине. Такие потери товаров взыскивают с виновных лиц или за счет организации, так же как и недостачи при инвентаризации.

Предприятие розничной торговли может осуществлять переоценку товаров. Переоценка (изменение цен) товаров может быть как в сторону снижения цен (уценка), так в сторону их повышения (до-оценка). Основными причинами переоценки товаров в магазине являются: уценка плохо продаваемого товара, а также товаров, частично, потерявших свое первоначальное качество.

Все операции связанные с результатами переоценки товаров в розничной торговле, а также данных об отклонениях их стоимости в текущих рыночных ценах от стоимости, записываются директор магазина и старшим продавцом в своих отчетных тетрадях.

Данные обо всех денежных средствах обобщаются директором и на начало каждой смены составляют оборотную ведомость в денежном выражении, остаток на начало смены, приход и расход, а также остаток на конец смены.

Все данные передаются бухгалтеру магазина для составления налоговой и бухгалтерской отчетности.

Недостатки:

1. Отсутствует полноценный и детальный учет движения товаров и финансовых средств;

2. Отсутствует подробный учет продаж, что мешает более гибко реагировать на изменение спроса и быстрой закупки данного товара;

3. Отсутствует анализ продаваемости различных видов товаров, что приводит к большим объемам лишнего движения товаров, заказу у поставщика избыточного количества товаров;

4. Отсутствует возможность выявить востребованость каждого товара;

5. Отсутствуют данных о заканчивающемся товаре;

6. Отсутствуют точных данные о структуре и объеме продаж за нужный период;

7. Большие временные затраты на проведение инвентаризации;

8. Отсутствует количественный и стоимостный учет товаров при инвентаризации;

9. Отсутствует учет остатков по каждому товару после инвентаризации;

1.3 Описание системы-прототипа по видам обеспечения В качестве системы-прототипа выбрана действующая система учета товара в розничной торговле, функционирующая на предприятии ООО «Волжанка», описанная в пункте 1.2.5.

1.3.1 Информационное обеспечение

Структуру информационных потоков существующей системы можно отобразить на рисунке 5.

Рисунок 5 — Структура информационных потоков Входные данные — заявки на привоз товара, товаросопроводительные документы на товар (накладная, товарно-транспортной накладная, или счета-фактуры), данные о расчете с поставщиками, остаток на начало смены.

Выходные данные — кассовые чеки, сумма выручки от продажи, расходный кассовый ордер, долги с поставщиками, остаток на конец смены.

Источники информации — продавцы в магазине, приемники — директор магазина и бухгалтер.

1.3.2 Организационное обеспечение

Структурная схема подразделений организации представлена на рисунке 6.

Рисунок 6 — Структурная схема подразделений

Директор предприятия розничной торговли является собственником предприятия и руководит им. Цель работы директора — обеспечение максимальной прибыли предприятия.

Основные обязанности директора:

1. Обеспечивает насыщение предприятия товарами в соответствии с утвержденным ассортиментным перечнем и потребительским спросом;

2. Контролирует правильность составления заказов старшим продавцом, предупреждая дефицит товара, самостоятельно составляет заказы;

3. Ведет переговоры, связанные с поставками, заказами и реализацией товаров;

4. Контролирует правильное выполнение всеми сотрудниками магазина своих должностных обязанностей;

5. Оформление и своевременное продление необходимых для жизнедеятельности магазина разрешений и документов в административных органах;

6. Ведет и обеспечивает ведение другими работниками магазина всей установленной документации: журналов, книг, бланков и др.;

7. Составляет или контролирует составление еженедельного отчета основных показателей работы;

8. Осуществляет операции по приему, учету, выдаче и хранению денежных средств, и обеспечивает их сохранность;

9. Осуществлять ежедневный контроль готовности предприятия к работе с покупателями, наличие товаров, правильность оформления ценников, выкладку товаров, состояние оформления витрин, санитарного состояния торговых залов;

10. Производит уценку товаров, не пользующихся спросом у покупателей;

11. Проверяет правильность ведения и оформления документов, связанных с поставками и реализацией товаров;

12. Принимает участие в проведении инвентаризаций на предприятии;

13. Производит сверку данных магазина по оплатам, инвентаризациям, приходу, расходу;

14. Контролирует соблюдение правил торговли работниками предприятия, принимать соответствующие меры по их устранению;

15. Обеспечивает наличие и содержание в исправном состоянии средств измерения;

16. Организовывает, планирует и координирует деятельность предприятия розничной торговли;

17. Создает надлежащие условия торгового обслуживания покупателей;

18. Осуществляет контроль за рациональным использованием материальных, финансовых и трудовых ресурсов;

19. Принимает решения о назначении, перемещении и освобождении от занимаемых должностей работников торгового предприятия, применяет меры поощрения отличившихся работников, налагает взыскания на нарушителей производственной и трудовой дисциплины;

20. Руководит работниками предприятия розничной торговли;

21. Контролирует бесперебойную работу имеющегося торгового оборудования, организует устранения неполадок;

Продавец является сотрудником магазина, подчиняется непосредственно директору магазина, подотчетен и подконтролен ему. Цель работы продавца — обеспечение максимальных продаж путем качественного учета, поддержания и предложения всего заявленного ассортимента и контроля качества продукции.

Основные обязанности продавца:

1. Производит заказ товара у поставщика по заявки, основываясь на данных о продажах товара, норм запаса товара и остатков товара в магазине;

2. Организовывает разгрузку и осуществляет прием по количеству, качеству и срокам годности товара от поставщиков;

3. Подготавливает товар к продаже: проверяет наименование, количество, сортность, цену, состояние упаковки и правильности маркировки товаров;

4. Размещает и делает выкладку товаров по группам, видам и сортам с учетом товарного соседства, частоты спроса и удобства работы;

5. Оформляет прилавочные витрины и следит за их состояние, выполняет все работы по расположению товаров в магазине;

6. Заполняет и развешивает ценники на товар в торговом зале;

7. Осуществляет расчётно-кассовые операции с покупателями в соответствии с правилами торговли;

8. Консультирует покупателя о наличии товара, цене и поступлении, о свойствах отдельных видов товаров, предоставляет полную и объективную информацию при продаже;

9. Осуществляет сохранность товаров, торгового оборудования и прочих материальных ценностей;

10. Участвует в проведении инвентаризации товаров.

Наиболее опытные продавцы назначаются директором магазина старшими продавцами. В этом случае в их обязанности дополнительно входит:

1. Контролирует выполнение контрагентами договорных обязательств, в том числе поступление товаров в согласованном ассортименте по срокам, качеству, количеству;

2. Проверяет наличие всей необходимой сопроводительной документации на товар (качественные удостоверения, сертификаты и т. д.);

3. Сохраняет первичные документы и оформляет их в соответствии с установленным порядком;

4. Отражает операции по учету расчетов с поставщиками;

5. Обеспечивает организацию учета товаров учет товаров и представляет отчетность директору предприятия;

6. Осуществляет формирование продажных цен в соответствии с конъюнктурой рынка;

7. Осуществляет операции по приему, учету и хранению денежных средств;

8. Проводит ежедневный контроль товарных остатков на складе предприятия;

9. Организует проведение инвентаризаций в конце каждой пересмены в магазине;

10. Проводит перепись и учет остатков при инвентаризации;

11. Оформляет приходные и расходные документы, ведет на их основании кассовую книгу;

12. Выполняет работу по организации и учету кассовых операций;

13. Составляет кассовую отчетность в установленном порядке;

14. Ведет прием наличных денег по приходным кассовым ордерам;

15. Передает в соответствии с установленным порядком денежные средства директору;

16. Заполняет книгу кассира-операциониста;

17. Обеспечивает сохранность денежных средств, находящихся в кассе;

18. Производит подсчет чеков контрольно-кассовых машин и сверку денежной наличности с показаниями счетчиков ККМ;

19. Ежедневно представляет директору сведения о поступлении товаров.

1.3.3 Алгоритмическое обеспечение

Алгоритм работы предприятия можно представить следующим образом, рисунок 7.

Рисунок 7 — Организация торгово-технологического процесса в магазине

1.4 Теоретические основы построения автоматизированной информационной системы

1.4.1 Теоретические основы построения базы данных