Автоматизированная система планирования потребности в материалах

Министерство просвещения ПМР

ГОУ «Тираспольский Техникум Информатики и Права»

Дипломная работа

Тема: Автоматизированная система планирования потребности в материалах

Исполнитель: Леонтюк Дарья Олеговна, гр. 412.

Руководитель: Гончарук Лариса Ивановна

г. Тирасполь 2010

Реферат

Темой дипломного проекта является «Автоматизированная система учета потребности в материалах». Передо мной была поставлена задача разработать автоматизированную информационную систему «Учет потребности в материалах», которая позволит автоматизировать учет материалов и материальных запасов на предприятии.

Данная программа предоставляет возможность формировать выходные данные, такие как: формы, отчеты, и величины, а так же корректировать информацию (изменять, добавлять, удалять). Программа разработана в программе MS Access.

В технической части описана разработанная автоматизированная информационная система «Учет потребности в материалах», а именно: блок-схема алгоритма решения задачи, инструкция разработчика, инструкция пользователя и контрольный пример.

В экономической части исследованы вопросы особенностей учета материальных запасов, его документальное оформление, а так же способы учета материальных запасов, как на складе, так и в бухгалтерии.

В третьей части, разработаны вопросы по охране труда, в которой раскрываются общие требования безопасности при работе за компьютером.

Введение

Глава 1. Автоматизированная система учета потребности в материалах

1.1 Аналитический обзор по теме

1.1.1 Описание инфологической модели

1.1.2 Обзор программных средств для решения поставленной задачи

1.2 Блок-схема алгоритма решения задачи

1.3 Описание блок-схемы

1.4 Инструкция разработчика

1.5 Инструкция пользователя Глава 2. Учет материальных запасов

2.1 Материальные запасы их классификация, оценка

2.2 Документация по учету движения материальных запасов

2.3 Учет материальных запасов на складах

2.4 Синтетический и аналитический учет материальных запасов

2.5 Инвентаризация материальных запасов

2.6 Учет материальных запасов на предприятии ЗАО «Тиротекс»

Глава 3. Охрана труда. Техника безопасности при работе за компьютером

3.1 Анализ условий труда на рабочем месте

3.2 Требование безопасности эргономики и технической эстетики к рабочему месту оператора ЭВМ

3.3 Общие санитарно-гигиенические требования к воздуху рабочей зоны

3.4 Требование к электробезопасности

3.5 Требования к выполнению правил пожарной безопасности

3.6 Разработка защитных мероприятий на рабочем месте оператора Заключение Список литературы Приложение

Актуальность выбранной темы заключается в том, что управление материальными ресурсами — одна из важных областей планирования.

Успешное функционирование промышленного предприятия напрямую зависит от того, насколько хорошо и ритмично оно снабжается сырьем или комплектующими, насколько рационально используются складские площади, и, наконец, насколько тесно объемы выпуска связаны с заказами клиентов или потребностью рынка.

Изменение оптимального соотношения любой из этих составляющих приводит к тем или иным проблемам: перебои с поставками сырья ведут к простоям оборудования и снижению выпуска продукции; поступление большего, чем необходимо, количества материалов может повлечь необоснованные потери в виде избыточных запасов на складах.

Учет материальных запасов настоящее время составляет значительную часть стоимости имущества предприятия, а затраты материальных ресурсов в некоторых отраслях доходят до 90% и более в себестоимости продукции. Производственные запасы (сырье, материалы, топливо и другие), являясь предметами труда, обеспечивают вместе со средствами труда и рабочей силой производственный процесс предприятия, в котором они используются однократно. Производственные запасы целиком потребляются в каждом производственном цикле и полностью переносят свою стоимость на стоимость производимой продукции.

Учет материальных запасов организуется в соответствии со стандартом бухгалтерского учета № 7. Данные бухгалтерского учета должны содержать информацию для изыскания резервов снижения себестоимости продукции в части рационального использования материалов, снижения норм расхода, обеспечения надлежащего хранения материалов, их сохранности.

В процессе производства материалы используются различно. Одни из них полностью потребляются в производственном процессе (сырье и материалы), другие — изменяют только свою форму (смазочные материалы, краски), третьи — входят в изделия без каких-либо внешних изменений (запасные части), четвертые — только способствуют изготовлению изделий, не входят в их массу или химический состав (МБП).

Для правильной организации учета товарно-материальных запасов важное значение имеют их классификация, оценка, методы и выбор единицы учета, которые будут рассмотрены в моей работе.

Важным моментом в комплексе мероприятий направленных на совершенствование условий труда являются мероприятия по охране труда. Этим вопросам с каждым годом уделяется все большее внимание, т.к. забота о здоровье человека стала не только делом государственной важности, но и элементом конкуренции работодателей в вопросе привлечения кадров. Для успешного воплощения в жизнь всех мероприятий по охране труда необходимы знания в области физиологии труда, которые позволяют правильно организовать процесс трудовой деятельности человека.

Цель данной работы — как можно глубже изучить методы учета материалов, разработать АИС «Учет потребности в материалах» которая позволила бы автоматизировать контроль за материалами, увеличить эффективность и безошибочность учета остатков, расходов и приходов материалов, облегчить работу менеджерам по закупке и снабженцам.

Объектом исследования служило предприятие ЗАО «Тиротекс».

Предметом исследования стала разработка и планирование производственной программы на предприятии.

В процессе работы использовались методы:

— изучение литературы по учету потребности в материалах, а так же по работе с MS Access;

— изучение материалов инженерно-технического отдела предприятия и бухгалтерии

Глава 1. Техническая часть. Автоматизированная система учета потребности в материалах

1.1 Аналитический обзор по теме

1.1.1 Описание инфологической модели

Автоматизированная информационная система «Учет потребности в материалах» предназначена для учета хранения материалов на складе, их запасов и остатков, а так же расчета необходимости в закупке.

Автоматизации учета потребности в материалах решает следующие задачи:

— Формирование базы данных, состоящей из таблиц: движение, хранение, места хранения, планы производства, название плана производства, спецификации, элемент, список тип элемента, цены.

— Формирование для печати отчетов: потребности в материалах, номенклатурный каталог, список материалов, текущие остатки.

Данная программа предназначена для автоматизации работы менеджера по закупкам и снабженца.

При этом базы данных должны отвечать следующим требованиям:

— наглядность представления информации;

— простота ввода информации;

— возможность корректировки записей в таблицах (добавление новых записей, и их изменение, удаление).

Входная информация:

1.Реквизиты таблицы движение:

— счетчик;

— код Элемента;

— поставщик;

— получатель;

— количество;

— дата;

— время;

— пользователь;

— цена Приобретения.

2.Реквизиты таблицы места хранения:

— код Места Хранения;

— место Хранения;

— вид Деятельности;

— пользователь;

— город;

— адрес Офиса;

— адрес Юр;

— адрес Почт;

— адрес Склада;

— телефон Офис;

— телефон Склад;

— директор;

— контактное Лицо;

— примечание;

— электропочта;

— электроадрес.

3.Реквизиты таблицы название плана производства:

— код Плана Производства;

— название Плана Производства.

4.Реквизиты таблицы планы производства:

— код Плана;

— код Изделия;

— период1;

— период2;

— период4;

— период5;

— период6;

— период7;

— период8;

— период9;

— период10;

— период11;

— период12.

5.Реквизиты таблицы спецификации:

— счетчик;

— код Изделия;

— код Составляющего;

— количество;

— дата;

— время;

— пользователь.

6. Реквизиты таблицы список тип элемента:

— код Тип Элемента;

— тип Элемента;

— пользователь;

— сортировка.

7. Реквизиты таблицы хранение:

— счетчик;

— код Элемента;

— место Хранения;

— количество;

— дата;

— время;

— пользователь;

— цена Текущая.

8. Реквизиты таблицы цены:

— код Цены;

— код Элемента;

— код Поставщика;

— дата;

— цена.

9. Реквизиты таблицы элемент:

— код Элемента;

— обозначение Элемента;

— наименование Элемента;

— единица Измерения;

— тип Элемента;

— дни Поставки;

— среднедневной Расход;

— пользователь.

Выходной информации печати являются расчетные величины, формы и отчеты.

Формы: Движение, Места хранения, Спецификация, Хранение, Цены, Элемент, Кнопочная форма.

Отчеты: Номенклатурный каталог, Потребности в закупке, Список материалов, Движение, Текущие остатки, Цены материалов.

1.1.2 Обзор программных средств для решения поставленной задачи

Для решения поставленной задачи мной могла быть использована одна из трех программ: СУБД Microsoft Access, FoxPro 9.0, 1С: Предпритие.

Visual FoxPro представляет собой систему управления базами данных (СУБД), которая функционирует в среде Windows. Это полноценное 32-разрядное приложение. Кроме того, Visual FoxPro является объектно-ориентированным языком программирования.

Visual FoxPro, являясь системой управления реляционными базами данных, содержит в себе все необходимые средства для работы с реляционными СУБД. В Visual FoxPro добавлено понятие базы данных, содержащей таблицы, связи между ними, триггеры и хранимые процедуры, что позволяет обеспечивать целостность реляционной базы данных на уровне СУБД.

Кроме того, это позволяет разрабатывать клиент-серверные приложения, строящиеся на законах бизнес-логики.

Visual FoxPro содержит в себе или использует средства Windows, позволяющие взаимодействовать с другими приложениями Windows, а также получать доступ к SQLсерверам баз данных, таким как: Oracle, MS SQL Server и др., посредством ODBC.

Имеющаяся среда разработки позволяет даже неопытному пользователю в краткие сроки разработать базу данных и средства по ее сопровождению.

1С: Предприятие является системой программ для автоматизации различных областей экономической деятельности. В конкретный программный продукт, входящий в систему программ 1С: Предприятие, включаются те функции и возможности, которые отвечают назначению этого продукта.

Все составляющие системы программ 1С: Предприятие можно разделить на Технологическую платформу и Конфигурации. Технологическая платформа представляет собой набор различных механизмов, используемых для автоматизации экономической деятельности и не зависящих от конкретного законодательства и методологии учета. Конфигурации являются собственно прикладными решениями. Каждая конфигурация ориентирована на автоматизацию определенной сферы экономической деятельности и, разумеется, отвечает принятому законодательству.

Технологическая платформа, кроме механизмов, используемых во всех продуктах

1С: Предприятия, включает три функциональные основные компоненты.

Предприятие, использующих специфические возможности компонент.

Компонента «Бухгалтерский учет» предназначена для ведения учета на основе бухгалтерских операций. Она обеспечивает ведение планов счетов, ввод проводок, получение бухгалтерских итогов. Компонента используется для автоматизации бухгалтерского учета в соответствии с любым законодательством и методологией учета.

Компонента «Расчет» предназначена для выполнения сложных периодических расчетов. Она может использоваться для расчета заработной платы любой сложности, расчетов по ценным бумагам и других видов расчетов.

Компонента «Оперативный учет» предназначена для учета наличия и движения средств в самых различных разрезах в реальном времени. Она используется для учета запасов товарно-материальных ценностей, взаиморасчетов с контрагентами и т. д. Компонента позволяет отражать в учете операции хозяйственной жизни предприятия непосредственно в момент их совершения.

В комплект поставки программных продуктов системы программ 1С: Предприятие включаются типовые конфигурации. Они представляют собой универсальные прикладные решения для автоматизации конкретной области экономики.

Конфигурации, использующие возможности одной функциональной компоненты, предназначены для автоматизации отдельных сфер деятельности предприятий, например, бухгалтерского учета, торгового учета или расчета заработной платы. Конфигурации, использующие возможности нескольких компонент, обеспечивают комплексную автоматизацию различных направлений учета в единой информационной базе.

Особенностью системы программ 1С: Предприятие является возможность изменения конфигурации самим пользователем или организациями, специализирующимися на внедрении и поддержке программных продуктов фирмы

" 1С". Эта возможность позволяет обеспечить максимальное соответствие автоматизированной системы особенностям учета в конкретной организации.

Почему же я выбрала Access:

— Удобные и развитые инструменты разработчика;

— Поддержка различных форматов данных .xml, .dbf и т. д.;

— Access специализированная программа для ведения баз данных;

— Базы данных хорошо проектируются, после чего не дают сбоев. Не надо мучиться с построением и проверкой индексов, как это приходится делать на других языках. В результате появляется хорошая реляционная база данных;

— Access хорошо приспособлен для перевода баз на SQL-сервера. Особенно последние его версии: Access-2000 и Access-ХР. А это будет важно, когда будет накоплен громадный объем данных, особенно в центрах сбора информации;

— Access хорошо приспособлен для работы с другими программами из состава Microsoft Office;

— Формы (экраны) создаются быстрее, чем на других языках;

— Быстрее делаются правки программы;

— Установка Access на ЭВМ не представляет большой трудности. На одну машину можно установить Access-97, Access-2000 и Access-ХР. И они довольно неплохо уживаются друг с другом. Установить и правильно настроить программу дело программиста, который есть в любом управлении или радиоцентре.

СУБД Microsoft Access основана на использовании реляционной базы данных. Реляционная база данных представляет собой множество взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определенного типа. Кроме описания структуры таблиц, обычно задаются связи между таблицами. Связи в реляционных базах данных определяются по совпадению значений полей в разных таблицах. База данных является основой информационной системы, которая позволяет пользователю хранить, обрабатывать и анализировать данные, обеспечивает удобный интерфейс, предоставляет ряд других возможностей.

Модель информационной системы обычно рассматривается как совокупность трех моделей:

— модели данных;

— модели визуального представления данных;

— модели управления данными.

Структура каждого компонента информационной системы включает три элемента:

— единая модель, описывающая организацию данных;

— виды, являющиеся визуальным представлением данных;

— интерфейсные элементы, позволяющие изменять данные, хранящиеся в модели.

Этим компонентам в СУБД соответствуют:

— структура данных, состоящая из объектов-таблиц;

— запросы, формы для просмотра данных, отчеты, сводные таблицы, диаграммы, динамические WEB-страницы;

— управляющие запросы, формы для ввода изменения данных, макросы и модули.

СУБД Microsoft Access предоставляет разработчику интегрированные средства проектирования базы данных, создания запросов, создания и изменения форм, отчетов и страниц данных. Для написания программных модулей используется объектно-ориентированный язык программирования Visual Basic for Applications (VBA). Более подробное описание СУБД приведено в разделе 2.4 Краткое описание среды программирования.

На сегодняшний день Microsoft Office Access — один из компонентов семейства офисных приложений Microsoft Office — является одной из самых популярных настольных СУБД. Это связано с тем, что СУБД Access предоставляет пользователю очень широкие возможности ввода, обработки и представления данных. Эти средства удобны и высокопродуктивны, что обеспечивает высокую скорость разработки приложений. Microsoft Access дает возможность создавать реляционные базы данных и работать с другими программами, использующими базы данных, такими как Microsoft SQL Server, Delphi и др.

Microsoft Access позволяет управлять всеми сведениями из одного файла базы данных. В рамках этого файла используются следующие объекты:

— таблицы для сохранения данных;

— запросы для поиска и извлечения только требуемых данных;

— формы для просмотра, добавления и изменения данных в таблицах;

— отчеты для анализа и печати данных в определенном формате;

— страницы доступа к данным для просмотра, обновления и анализа данных из базы данных через Интернет или интрасеть.

Запросы создаются для поиска и вывода данных, удовлетворяющих заданным условиям, включая данные из нескольких таблиц, для обновления, добавления или удаления группы записей одновременно, для выполнения стандартные или пользовательских вычислений, для создания новых таблиц. Для создания запросов, а также для обновления и управления объектами базы данных, применяется язык SQL (Structured Query Language).

Язык SQL используется при создании запросов, а также для обновления и управления реляционными базами данных, такими как базы данных Microsoft Access. SQL является полным языком, в нем присутствуют не только операции запросов, но и операторы, соответствующие DDL — Data Definition Language — языку описания данных. Кроме того, язык содержит операторы, предназначенные для управления (администрирования) БД.

Для создания и изменения объектов используются операторы определения данных DDL:

CREATE TABLE — создать таблицу. Создает новую таблицу в БД.

DROP TABLE — удалить таблицу. Удаляет таблицу из БД.

ALTER TABLE — изменить таблицу. Изменяет структуру существующей таблицы или ограничения целостности, задаваемые для данной таблицы.

CREATE INDEX — создать индекс. Создает индекс для некоторой таблицы для обеспечения быстрого доступа по атрибутам, входящим в индекс.

DROP INDEX — удаляет ранее созданный индекс.

Для изменения данных используются операторы манипулирования данными:

DELETE — удалить строки. Удаляет одну или несколько строк, соответствующих условиям фильтрации, из базовой таблицы. Применение оператора согласуется с принципами поддержки целостности, поэтому этот оператор не всегда может быть выполнен корректно, даже если синтаксически он написан правильно

INSERT — вставить строку. Вставляет одну строку в базовую таблицу. Допустимы модификации оператора, при которых сразу несколько строк могут быть перенесены из одной таблицы или запроса в базовую таблицу.

UPDATE — обновить строку. Обновляет значения одного или нескольких столбцов в одной или нескольких строках, соответствующих условиям фильтрации.

Для обработки ми анализа данных применяется язык запросов Data Query Language (DQL)

SELECT — выбрать строки. Оператор, заменяющий все операторы реляционной алгебры и позволяющий сформировать результирующее отношение, соответствующее запросу.

SELECT — ключевое слово, которое сообщает СУБД, что эта команда — запрос. Все запросы начинаются этим словом с последующим пробелом. За ним может следовать способ выборки — с удалением дубликатов (DISTINCT) или без удаления (ALL, подразумевается по умолчанию). Затем следует список перечисленных через запятую столбцов, которые выбираются запросом из таблиц, или символ * (звездочка) для выбора всей строки. Любые столбцы, не перечисленные здесь, не будут включены в результирующее отношение, соответствующее выполнению команды. Это, конечно, не значит, что они будут удалены или их информация будет стерта из таблиц, потому что запрос не воздействует на информацию в таблицах — он только показывает данные.

FROM — ключевое слово подобное SELECT, которое должно быть представлено в каждом запросе. Оно сопровождается пробелом и затем именами таблиц, используемых в качестве источника информации. В случае если указано более одного имени таблицы, неявно подразумевается, что над перечисленными таблицами осуществляется операция декартова произведения. (Полное декартово произведение — это набор всевозможных сочетаний из n элементов каждое, где каждый элемент берется из своего домена).

WHERE — ключевое слово, за которым следует предикат — условие, налагаемое на запись в таблице, которому она должна удовлетворять, чтобы попасть в выборку. В этом разделе задаются условия отбора строк результата или условия соединения кортежей исходных таблиц.

В выражении условий раздела WHERE могут быть использованы следующие предикаты:

Предикаты сравнения { =, < >, >, <, >=, <= }, которые имеют традиционный смысл.

Предикат Between A and B принимает значения между, А и В. Предикат истинен, когда сравниваемое значение попадает в заданный диапазон, включая границы диапазона. Одновременно в стандарте задан и противоположный предикат Not Between A and B, который истинен тогда, когда сравниваемое значение не попадает в заданный диапазон, включая его границы.

Предикат вхождения в множество IN (множество) истинен тогда, когда сравниваемое значение входит в множество заданных значений. При этом множество значений может быть задано простым перечислением или встроенным подзапросом. Одновременно существует противоположный предикат NOT IN (множество), который истинен тогда, когда сравниваемое значение не входит в заданное множество.

Предикаты сравнения с образцом LIKE и NOT LIKE. Предикат LIKE требует задания шаблона, с которым сравнивается заданное значение, предикат истинен, если сравниваемое значение соответствует шаблону, и ложен в противоположном случае. Предикат NOT LIKE имеет противоположный смысл.

Предикат сравнения с неопределенным значением IS NULL. Неопределенное значение интерпретируется в реляционной модели как значение, неизвестное в данный момент времени. Это значение при появлении дополнительной информации в любой момент времени может быть заменено на некоторое конкретное значение. При сравнении неопределенных значений не действуют стандартные правила сравнения: одно неопределенное значение никогда не считается равным другому неопределенному значению. Для выявления равенства значения некоторого атрибута неопределенному применяют специальные стандартные предикаты: <�имя атрибута>IS NULL и <�имя атрибута > IS NOT NULL. Если в данном кортеже (в данной строке) указанный атрибут имеет неопределенное значение, то предикат IS NULL принимает значение «Истина» (TRUE), а предикат IS NOT NULL — «Ложь» (FALSE), в противном случае предикат IS NULL принимает значение «Ложь», а предикат IS NOT NULL принимает значение «Истина».

В разделе GROUP BY задается список полей группировки.

В разделе HAVING задаются предикаты — условия, накладываемые на каждую группу.

В части ORDER BY задается список полей упорядочения результата, т. е. список полей, который определяет порядок сортировки в результирующем отношении.

Для простоты просмотра, ввода и изменения данных непосредственно в таблице создаются формы. При открытии формы Microsoft Access отбирает данные из одной или более таблиц и выводит их на экран. В форме могут отображаться поля из нескольких таблиц. Кроме того, форма позволяет отображать рисунки и другие объекты. Формы являются тем типом объектов базы данных, который обычно используется для отображения данных в базе данных. Форму можно также использовать как кнопочную форму, открывающую другие формы или отчеты базы данных, а также как пользовательское диалоговое окно для ввода данных и выполнения действий, определяемых введенными данными.

Формы можно также открывать в режиме сводной таблицы или в режиме диаграммы для анализа данных. В этих режимах пользователи могут динамически изменять макет формы для изменения способа представления данных. Существует возможность упорядочивать заголовки строк и столбцов, а также применять фильтры к полям. При каждом изменении макета сводная форма немедленно выполняет вычисления заново в соответствии с новым расположением данных. В режиме сводной таблицы имеется возможность просматривать исходные данные или сводные данных, упорядочивая поля в областях фильтра, строк, столбцов и данных. В режиме сводной диаграммы можно визуально представлять данные, выбрав тип диаграммы и упорядочивая поля в областях фильтра, рядов, категорий и данных.

Для анализа данных или представления их определенным образом в печатном виде создаются отчеты. Отчет является удобным и эффективным средством представления данных в печатном формате. Имея возможность управлять размером и внешним видом всех элементов отчета, пользователь может отобразить сведения желаемым образом. Источником записей отчета являются поля в базовых таблицах и запросах. Присоединенный отчет получает данные из базового источника записей. Другие данные, такие как заголовок, дата и номера страниц, сохраняются в макете отчета.

Для обработки событий в форме или отчете применяются макрокоманды (макросы) и модули на языке VBA (Visual Basic for Applications). Макрос — это группа команд, объединенных под одним именем и выполняющих определенную функцию (например, открытие/закрытие формы, отчета, запуск запроса и т. д.). Каждый макрос представляет собой небольшой отлаженный модуль на VBA, их применение значительно упрощает процесс программирования и уменьшает количество ошибок при разработке программы.

Язык Visual Basic for Applications (VBA) компании Microsoft является общим языком для всех приложений Microsoft Office. VBA является современным языком структурного программирования. Находясь в окне модулей, можно создавать и редактировать код VBA и процедуры. Visual Basic для приложений играет важную роль при разработке баз данных Access. С помощью VBA можно настроить формы и отчеты, запустить макросы, а также отобразить объект Access в других приложениях или извлечь данные. Используя Visual Basic для приложений, можно вывести формы и отчеты, выполнить методы объектов, а также создать и изменить элементы. Кроме того, имеется возможность работать с информацией непосредственно: можно создать наборы данных, задать их параметры и изменить информацию в них.

интерфейс потребность материальный безопасность

1.2 Блок-схема алгоритма решения задачи

1.3 Описание блок-схемы алгоритма решения задачи

Пункт меню: Материалы В этом пункте меню находятся подпункты:

— Элемент;

— Цены;

— Вернуться.

Подпункт меню «Элемент»:

Открывается форма Элемент.

Подпункт меню «Цены»:

Открывается форма цены.

Подпункт меню «Вернутся»:

Возвращает в главное меню.

Пункт меню «Места хранения» содержит следующие подпункты:

— Места хранения;

— Хранение;

— Вернуться.

Подпункт меню «Места хранения»:

Открывается форма места хранения.

Подпункт меню «Хранение»:

Открывается форма хранение.

Подпункт меню «Вернутся»:

Возвращает в главное меню.

Пункт меню «Отчеты» содержит следующие подпункты:

— Закупить;

— Список материалов;

— Текущие остатки;

— Номенклатурный каталог;

— Вернуться.

В данном пункте отрываются отчеты на экран с возможностью напечатать.

Пункт меню «Движение» содержит следующие подпункты:

— Движение;

— Вернуться.

Подпункт меню «Движение»:

Открывается форма движение.

Подпункт меню «Вернутся»:

Возвращает в главное меню.

Пункт меню «План производства» содержит следующие подпункты:

— План производства;

— Вернуться.

Подпункт меню «План производства»:

Открывается форма план производства.

Подпункт меню «Вернутся»:

Возвращает в главное меню.

Пункт меню «Спецификации» содержит следующие подпункты:

— Спецификации;

— Вернуться.

Подпункт меню «Спецификации»:

Открывается форма спецификации.

Подпункт меню «Вернутся»:

Возвращает в главное меню.

1.4 Инструкция разработчика

Настоящая программа была написана в Access.

Были созданы следующие таблицы:

— Движение. Структура таблицы:

ь Поле: Счетчик, Тип: Счетчик;

ь Поле: Код Элемента, Тип: Числовой;

ь Поле: Поставщик, Тип: Числовой;

ь Поле: Получатель, Тип: Числовой;

ь Поле: Количество, Тип: Числовой;

ь Поле: Дата, Тип: Дата/время;

ь Поле: Время, Тип: Дата/время;

ь Поле: Пользователь, Тип: Текстовый;

ь Поле: Цена Приобретения, Тип: Числовой.

Рисунок 1.4.1. Таблица «Движение»

— МестаХранения. Структура таблицы:

ь Поле: КодМестаХранения, Тип: Счетчик;

ь Поле: Место хранения, Тип: Текстовый;

ь Поле: ВидДеятельности, Тип: Текстовый;

ь Поле: Пользователь, Тип: Текстовый;

ь Поле: Город, Тип: Текстовый;

ь Поле: АдресОфиса, Тип: Текстовый;

ь Поле: АдресЮр, Тип: Текстовый;

ь Поле: АдресПочт, Тип: Текстовый;

ь Поле: АдресСклада, Тип: Текстовый;

ь Поле: ТелефонОфис, Тип: Текстовый;

ь Поле: ТелефонСклад, Тип: Текстовый;

ь Поле: Директор, Тип: Текстовый;

ь Поле: КонтактноеЛицо, Тип: Текстовый;

ь Поле: Примечание, Тип: Поле МЕМО;

ь Поле: Электропочта, Тип: Гиперссылка;

ь Поле: Электроадрес, Тип: Гиперссылка.

Рисунок 1.4.2. Таблица «МестаХранения»

— НазваниеПланаПроизводства. Структура таблицы:

ь Поле: КодПланаПроизводства, Тип: Счетчик;

ь Поле: НазваниеПлана, Тип: Текстовый.

Рисунок 1.4.3. Таблица «Название Плана Производства»

— ПланыПроизводства. Структура таблицы:

ь Поле: КодПлана, Тип: Числовой;

ь Поле: КодИзделия, Тип: Числовой;

ь Поля: Период1-Период12, Тип: Числовой.

Рисунок 1.4.4. Таблица «Планы Производства»

— Спецификация. Структура таблицы:

ь Поле: Счетчик, Тип: Счетчик;

ь Поле: КодИзделия, Тип: Числовой;

ь Поле: КодСоставляющего, Тип: Числовой;

ь Поле: Количество, Тип: Числовой;

ь Поле: Дата, Тип: Дата/время;

ь Поле: Время, Тип: Дата/время;

ь Поле: Пользователь, Тип: Текстовый.

Рисунок 1.4.5. Таблица «Спецификации»

СписокТипЭлемента. Структура таблицы:

ь Поле: КодТипЭлемент, Тип: Счетчик;

ь Поле: ТипЭлемента, Тип: Текстовый;

ь Поле: Пользователь, Тип: Текстовый;

ь Поле: Сортировка, Тип: Числовой.

Рисунок 1.4.6. Таблица «Список Тип Элемента»

— Хранение. Структура таблицы:

ь Поле: Счетчик, Тип: Счетчик;

ь Поле: КодЭлемента, Тип: Числовой;

ь Поле: МестоХранения, Тип: Числовой;

ь Поле: Количество, Тип: Числовой;

ь Поле: Дата, Тип: Дата/время;

ь Поле: Время, Тип: Дата/время;

ь Поле: Пользователь, Тип: Текстовый;

Рисунок 1.4.7. Таблица «Хранение»

Элемент. Структура таблицы:

ь Поле: КодЭлемента, Тип: Счетчик;

ь Поле: ОбозначениеЭлемента, Тип: Текстовый;

ь Поле: НаименованиеЭлемента, Тип: Текстовый;

ь Поле: ЕдиницаИзмерения, Тип: Текстовый;

ь Поле: ТипЭлемента, Тип: Числовой;

ь Поле: ДниПоставки, Тип: Числовой;

ь Поле: СреднедневнойРасход, Тип: Числовой;

ь Поле: Пользователь, Тип: Текстовый.

Рисунок 1.4.8. Таблица «Элемент»

— Цены. Структура таблицы:

ь Поле: КодЦены, Тип: Счетчик;

ь Поле: КодЭлемента, Тип: Числовой;

ь Поле: КодПоставщика, Тип: Числовой;

ь Поле: Цена, Тип: Числовой.

Рисунок 1.4.9. Таблица «Цены»

Были разработаны запросы в режиме конструктор и в режиме SQL

Рисунок 1.4.10. Запрос «Потребности в закупке»

Рисунок 1.4.11. Запрос «Приход»

Рисунок 1.4.12. Запрос «Расход»

Рисунок 1.4.13. Запрос «Остатки»

Рисунок 1.5.13. Запрос «Номенклатурный каталог»

1.5 Инструкция пользователя

Программа «Учет потребности в материалах» предназначена для учета материалов хранящихся на складах, их движения по складам, контроля прихода, расхода и остатков материалов, а так же для выявления потребности в их закупке.

Интерфейс пользователя основан на использовании кнопочной формы, через которую пользователь осуществляет «диалог» с программой. В зависимости от выбранной кнопки пользователю предоставляется возможность либо перейти к другой кнопочной форме либо открыть отчет в режиме свободного просмотра.

После запуска программы появляется кнопочная форма «Учет потребности в материалах»:

Рисунок 1.5.1. Кнопочная форма В данной форме содержаться:

— Материалы

— Места хранения

— Спецификации

— План производства

— Движение

— Отчеты

— Выход Выбираем пункт «Материалы». Открывается окно кнопочной формы в котором мы можем выбрать: добавить в формы элемента или цены новые записи, изменить уже введенные либо вернутся в главное меню.

Рисунок 1.5.2. Пункт меню «Материалы»

Рисунок 1.5.3. Форма «Элемент»

Рисунок 1.5.4. Форма «Цены»

После заполнения либо изменения форм возвращаемся в главное меню и выбираем пункт «Места хранения»

Рисунок 1.5.5. Пункт меню «Места хранения»

Заполняем данными либо изменяем представленные формы «Места хранения» и «Хранение»

Рисунок 1.5.6. Форма «Места хранения»

Рисунок 1.5.7. Форма «Хранение»

Таким же образом далее заполняем оставшиеся формы «Спецификации», «План производства» и «Движение».

Рисунок 1.5.8. Пункт меню «Спецификации»

Рисунок 1.5.9. Форма «Спецификации»

Рисунок 1.5.10. Пункт меню «План производства»

Рисунок 1.5.11. Форма «План производства»

Рисунок 1.5.12. Пункт меню «Движение»

Рисунок 1.5.13. Форма «Движение»

1.6 Контрольный пример результатов обработки данных

После ввода данных в таблицы открываем пункт меню «Отчеты».

Рисунок 1.6.1. Пункт меню «Отчеты»

Рисунок 1.6.2. Отчет «Потребности в закупке»

Рисунок 1.6.3. Отчет «Номенклатурный каталог»

Рисунок 1.6.4. Отчет «Текущие остатки»

Рисунок 1.6.5. Отчет «Список материалов»

Глава 2. Экономическая часть. Учет материальных запасов

2.1 Материальные запасы, их классификация и оценка

В процессе производства наряду со средствами труда участвуют предметы труда, которые выступают в качестве производственных запасов. В отличие от средств труда, предметы труда участвуют в процессе производства только один раз, и их стоимость полностью включается в себестоимость производимой продукции, составляя ее материальную основу.

Учет товарно-материальных ценностей на предприятиях организуется в соответствии со стандартом бухгалтерского учета № 7 «Учет материальных запасов», в котором определена сфера действия стандарта, изменение товарно-материальных запасов, их себестоимость и оценка, признание расхода, раскрытие в отчетности. Данный стандарт применяется субъектами при составлении и раскрытии финансовых отчетов, подготовленных на основе исчисления себестоимости товарно-материальных запасов.

Материальные запасы — это активы в виде:

*запасов сырья, материалов, покупных полуфабрикатов и комплектующих изделий (деталей), топлива, тары и тарных материалов, запасных частей, прочих материалов, предназначенных для использования в производстве или при выполнении работ и услуг;

*незавершенного производства;

*готовой продукции, товаров, предназначенных для продажи в ходе деятельности субъекта.

Перед учетом материальных запасов стоят следующие основные задачи: контроль за своевременным и полным оприходованием запасов, за их сохранностью в местах хранения; своевременное и полное документирование всех операций по движению запасов; своевременное и правильное определение транспортно-заготовительных расходов (ТЗР) и фактической себестоимости заготовленных запасов; контроль за равномерным и правильным списанием ТЗР на издержки производства или обращения; контроль за состоянием складских запасов; выявление и Реализация ненужных субъекту материальных запасов с целью мобилизации внутренних ресурсов; получение точных сведений об остатках и движении запасов в местах их хранения.

По функциональной роли и назначению в процессе производства все запасы подразделяются на основные и вспомогательные.

Основные — это материалы, которые вещественно входят в изготовляемую продукцию, образуя ее материальную основу (мука при выпечке хлеба).

Вспомогательные — это материалы, которые входят в состав вырабатываемой продукции, но, в отличие от основных материалов, не создают вещественной основы производимой продукции. Эти материалы применяют в качестве компонентов к основным материалам для придания продукции необходимых качеств (краски, лак, клей).

Учет всех видов материальных запасов ведется на основных, активных, инвентарных счетах подраздела 10 «Материалы», в который входят следующие синтетические счета: 10−1 «Сырье и материалы», 10−2 «Полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали», 10−3 «Топливо», 10−4 «Тара и тарные материалы», 10−5 «Запасные части», 10−6 «Прочие материалы», 10−7 «Материалы, переданные в переработку», 10−8 «Строительные материалы». По каждому счету хозяйствующие субъекты могут открыть необходимое количество субсчетов и аналитических счетов по учету материалов.

Материальные запасы оцениваются по наименьшей оценке их себестоимости и чистой стоимости реализации. Чистая стоимость реализации используется, когда себестоимость не может быть восстановлена по причине: данные товарно-материальные запасы были повреждены, или они частично или полностью устарели, или их продажная цена снизилась.

Сырье, материалы, покупные полуфабрикаты, топливо, запасные части и другие материальные запасы в балансе показывают по их фактической себестоимости. По этой же оценке ценности учитывают в синтетическом учете; в аналитическом учете — по твердым учетным ценам (договорные или планово-расчетные цены).

Если субъектом учет материальных ценностей в аналитическом учете ведется по договорным ценам, то их фактическая себестоимость, будет слагаться из стоимости материалов по этим ценам плюс ТЗР. В их состав включают железнодорожный тариф, водный фрахт, тариф за автомобильные перевозки и за перевозки на самолетах и других видах транспорта, включая все виды сборов; пошлины на ввоз; доставку материалов со складов поставщиков, железных дорог и прочих транспортных организаций; расходы на командировки, непосредственно связанные с приобретением и заготовлением запасов; расходы по погрузке, выгрузке и упаковке на складах, кроме оплаты труда постоянных складских рабочих; комиссионные вознаграждения, уплаченные снабженческим, посредническим организациям и другие расходы, непосредственно связанные с приобретением запасов.

Торговые скидки, возврат сумм переплаченных тарифов и другие подобные поправки вычитаются из суммы ТЗР.

Если аналитический учет запасов ведут по планово-расчетным ценам, то их фактическая себестоимость будет слагаться из стоимости материалов по этим ценам плюс или минус отклонения фактической себестоимости от стоимости по учетным ценам. Эти цены разрабатываются самими субъектами на основе договорных цен с учетом планового размера ТЗР.

ТЗР или отклонения (+, -), относящиеся к израсходованным материалам, списывают ежемесячно, как правило, на те же счета, на которых отражен расход материальных ценностей по договорным или учетным ценам. Процент ТЗР или отклонений (+, -) определяют путем деления суммы их остатка на начало месяца и поступления за месяц на сумму остатка материалов на начало месяца и поступивших за месяц материалов по договорным (учетным) ценам и умножения полученного результата на 100. По исчисленному проценту ТЗР или отклонения (+, -) списывают на соответствующие счета. При небольшом объеме видов или групп материалов, по которым следует находить процент ТЗР или отклонений (+, -), и при стабильных связях с поставщиками возможно применение процента по данным бухгалтерского учета за прошлый месяц.

Установленные цены проставляют в номенклатуры-ценники. В текущем учете цены и номенклатурные номера на материалы проставляют во всех документах и регистрах, в которых учитывают остатки и движение материальных запасов.

В стандарте бухгалтерского учета № 7 субъектам рекомендовано применять следующие методы оценки материальных запасов: метод специфической (сплошной) идентификации, метод средневзвешенной стоимости, метод оценки запасов по ценам первых покупок («ФИФО»), метод оценки запасов по ценам последних покупок («ЛИФО»). В переводной литературе используется аббревиатура «ФИФО», «ЛИФО», в то же время носители языка произносят «Файфо» и «Лайфо». Рассмотрим смысл этих методов оценки на приведенных ниже примерах.

Метод специфической (сплошной) идентификации — применяется в тех случаях, если есть возможность четко организовать партийный учет запасов.

Метод средневзвешенной стоимости. При этом методе предполагается, что стоимость материальных запасов — это средняя стоимость имеющихся в наличии запасов на начало месяца (периода) плюс стоимость поступивших в течение этого месяца (периода). Данный метод широко применялся в отечественной практике учета материальных запасов.

Метод «ФИФО» — метод оценки запасов по ценам первых покупок, основан на предположении, что фактическая себестоимость запасов, приобретенных в первую очередь, должна быть отнесена к израсходованным материалам. Себестоимость запасов на конец месяца относится к последним поставкам, а их выбытие к более ранним поставкам.

Метод «ЛИФО» — метод оценки запасов по ценам последних покупок, базируется на той предпосылке, что себестоимость запасов, приобретенных последними, используется для определения стоимости запасов, израсходованных в первую очередь, а себестоимость запасов на конец месяца (периода) рассчитывается по себестоимости запасов, приобретенных первыми.

Оценка материальных запасов и суммы ТЗР непосредственно влияют на размер совокупного годового дохода через себестоимость реализованной продукции, а, следовательно, и на величину подоходного налога с юридических лиц. Поэтому правильность применения оценки материальных запасов и списание ТЗР (отклонений (+,-)) контролируется налоговыми органами.

На счетах подраздела 10 «Материалы» (субсчета 10−1/10−8) учитывают следующие виды ценностей.

10−1 «Сырье и материалы» — сырье и материалы, необходимые для создания основы вырабатываемой продукции или являющиеся компонентами при ее изготовлении. Здесь же учитываются и вспомогательные материалы, которые участвуют в создании продукции, или они предназначены для хозяйственных нужд, технических целей и содействия производственному процессу.

10−2 «Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали» — покупные полуфабрикаты и готовые комплектующие изделия, приобретаемые для укомплектования производимой продукции и требующие затрат по обработке или сборке.

10−3 «Топливо», на котором учитывают нефтепродукты, твердое и другие виды топлива. К нефтепродуктам относятся все виды горючих и смазочных материалов, используемых для эксплуатации транспортных средств, технологических нужд производства, выработки энергии и отопления. К твердому топливу относят все виды этого топлива: уголь, торф, дрова, саксаул. К другим видам топлива относят газообразное топливо, горючие сланцы.

10−4 «Тара и тарные материалы» — тара всех видов, кроме используемой как тара-оборудование и хозяйственный инвентарь (цистерны, бочки, фляги), а также материалы и детали, предназначенные для изготовления и ремонта тары (детали для сборки ящиков, бочковая клепка, железо обручное).

10−5 «Запасные части» — запасные части, предназначенные для производства ремонтов, замены изношенных частей машин, оборудования, транспортных средств и других видов техники (детали, узлы, агрегаты, аккумуляторы, автомобильные шины).

10−6 «Прочие материалы» — отходы производства, неисправимый брак, ценности, полученные от ликвидации основных средств, изношенные шины, утильная резина.

10−7 «Материалы, переданные в переработку» — материалы, переданные в переработку на сторону и в последующем включаемые в себестоимость полученных из переработки изделий.

10−8 «Строительные материалы» (используются предприятиями-застройщиками) — строительные материалы, используемые непосредственно в процессе строительных и монтажных работ, для изготовления строительных деталей. На этом субсчете учитывают также другие ценности, необходимые для нужд строительства: взрывчатые вещества, бумага.

По дебету счетов подраздела 10 «Материалы» показывают остаток на начало и конец месяца, поступление материалов; по кредиту — их расход. Материальные запасы учитывают в двух измерителях: натуральном и денежном.

В финансовой отчетности следует раскрывать следующее:

— Учетную политику, принятую для оценки товарно-материальных запасов;

— расшифровку балансовой стоимости по классификациям товарно-материальных запасов;

— существенное списание товарно-материальных запасов до чистой стоимости реализации с описанием причин;

— если себестоимость товарно-материальных запасов определена по методу ЛИФО, то раскрытию подлежит разница между суммой товарно-материальных запасов по балансу и наименьшей из суммы, полученной в результате использования метода ФИФО, или средневзвешенной и чистой стоимости реализации;

— себестоимость реализованных товарно-материальных запасов;

— балансовую стоимость товарно-материальных запасов, заложенных в качестве гарантии за обязательства на конец отчетного периода.

2.2 Документация по учету движения материальных запасов

По учету движения материальных запасов разработаны типовые межведомственные документы, своевременная выписка и правильное оформление которых позволяет организовать надлежащий учет и контроль за сохранностью и правильным использованием этих запасов. Главный бухгалтер субъекта обязан организовать правильный документооборот, применение типовых документов, разработать и довести до всех исполнителей графики их составления, проверки и приема. В деле рациональной организации учета большое значение имеют разработка и доведение до всех лиц, связанных с хранением и учетом запасов, номенклатуры-ценника. В нем сгруппированы в определенной последовательности все материальные запасы, находящиеся у субъекта. В зависимости от их физических свойств и экономического назначения группировка проводится по группам, подгруппам, видам и размерам материальных запасов. В основу построения учетных номенклатур положена классификация материальных запасов и их учет на соответствующих счетах подраздела 10 «Материалы» .

Все операции, связанные с движением материальных запасов, оформляют документами, которые выписываются в минимальном количестве экземпляров. Поступающие документы (счета-фактуры, платежные требования-поручения, товарно-транспортные накладные), связанные с получением материальных запасов, передают в отдел снабжения или в бухгалтерию (на небольших предприятиях) для проверки и акцепта (приема к оплате). Здесь их регистрируют в Журнале учета поступающих грузов (ф. № М-1), который предназначен для контроля за поступлением и приходованием запасов, а также для оперативного контроля за сроками оплаты счетов или отказа от акцепта.

По учету движения материалов применяются следующие типовые документы.

Доверенность (ф. № М-2 или ф. № М-2а). Применяется для оформления права должностного лица выступать в качестве доверенного субъекта при получении материальных запасов. Доверенность оформляет бухгалтерия и выдает под расписку получателю. Форму № М-2а применяют субъекты, у которых получение материальных ценностей регистрируют в заранее пронумерованном и прошнурованном Журнале учета выданных доверенностей (ф. № М-З).

Журнал учета выданных доверенностей (ф. № М-3). Применяется для регистрации выданных доверенностей и расписки об их получении. При использовании доверенности (ф. № М-2) данные об их выдаче и получении фиксируют в корешке доверенности. В этом случае Журнал учета выданных доверенностей не ведется.

Приходный ордер (ф. № М-4). Применяется для учета запасов, поступающих на субъекты от поставщиков или из переработки. Приходный ордер в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо в день поступления запасов на склад.

Акт о приемке материалов (ф. № М-7). Применяется для оформления приемки запасов, имеющих количественное и качественное расхождение с данными сопроводительных документов поставщиков; составляется также при приемке материалов, поступающих без документов.

Акт о приемке материалов в двух экземплярах составляет приемная комиссия с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации. После приемки ценностей акты с приложением документов (товарно-транспортных накладных, спецификаций и т. д.) передают: один экземпляр в бухгалтерию для учета движения материальных запасов, другой — отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику.

Акт о недостачах и потерях материальных ценностей в процессе заготовления, хранения в производстве (ф. № М-7а). Применяется в случае выявления потерь материальных запасов, находящихся в процессе заготовления, хранения или производства, по которым нормы естественной убыли не установлены. Оформленный документ является основанием для списания с подразделений, ответственных за сохранность запасов, и возмещения их стоимости за счет виновных лиц. Документ прилагается к Акту о приемке материалов (ф. № М-7). Заполняется в двух экземплярах и подписывается комиссией и виновными лицами: первый экземпляр направляется в бухгалтерию, второй — остается в подразделении.

Акт о потерях материалов в пределах норм естественной убыли (ф. № М-7б). Применяется для оформления выявленных потерь запасов в пределах норм естественной убыли при их поступлении на склады субъекта от поставщиков или из переработки, на которые установлены нормы естественной убыли. Оформленный акт служит приложением к приходному ордеру (ф. № М-4) при оформлении приемки запасов. Составляется и подписывается комиссией в двух экземплярах: первый экземпляр направляется в бухгалтерию и является основанием для списания с материально ответственных лиц потерь запасов. Второй экземпляр остается на складе.

Акт о порче, бое, ломе материалов (товаров) (ф. № М-7в). Применяется для учета запасов (товаров), подлежащих уценке или списанию вследствие допущенной на предприятии порче, боя, лома. Составляется и подписывается комиссией в двух экземплярах. Первый экземпляр направляется в бухгалтерию и является основанием для списания с материально ответственных лиц потерь запасов. Второй экземпляр остается в подразделении.

Лимитно-заборная карта (ф. № М-8). Применяется для оформления отпуска запасов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, а также для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов отпуска запасов на производственные нужды и является оправдательным документом для списания материальных запасов со склада. Лимитно-заборные карты выписываются отделом снабжения или плановым отделом на одно наименование материалов (номенклатурных номеров) в двух экземплярах. Один экземпляр до начала месяца передается цеху (участку) — потребителю запасов, второй — складу или кладовой цеха (участка). Отпуск запасов в производство осуществляется складом при предъявлении представителем цеха своего экземпляра лимитно-заборной карты. Кладовщик отмечает в обоих экземплярах дату и количество отпущенных запасов, после чего выводит остаток лимита. В лимитно-заборной карте цеха (участка) расписывается кладовщик, а в лимитно-заборной карте склада — представитель цеха (участка). Для сокращения количества первичных документов, где это целесообразно, рекомендуется оформлять отпуск материалов, непосредственно в карточках учета материалов (ф. № М-17). В этом случае расходные документы на отпуск запасов не оформляются, а сама операция производится на основании лимитных карт, выписываемых в одном экземпляре и не имеющих значения бухгалтерских документов. Лимит отпуска можно указать и в самой карточке. Представитель цеха при получении запасов расписывается непосредственно в карточках учета материалов, а в лимитно-заборной карте расписывается кладовщик. По лимитно-заборной карте ведется также учет запасов, не использованных в производстве (возврат). При этом никаких дополнительных документов не составляется.