Информационные системы на предприятии

1. Автоматизированное рабочие место (АРМ) экономиста-пользователя, его назначение и характеристика

АРМ можно определить как совокупность информационно-программно-технических ресурсов, обеспечивающую конечному пользователю обработку данных и автоматизацию конечному пользователю обработку данных и автоматизацию управленческих функций в конкретной предметной области.

Создание АРМ предполагает, что основные операции по накоплению, хранению и переработке информации возлагаются на вычислительную технику, а экономист выполняет часть ручных операций и операций, требующих творческого подхода при подготовке управленческих решений. Персональная техника применяется пользователем для контроля производственно-хозяйственной деятельности, изменения значений отдельных параметров в ходе решения задачи, а также ввода исходных данных в АИС для решения текущих задач и анализа функций управления.

АРМ как инструмент для рационализации и интенсификации управленческой деятельности создается для обеспечения выполнения некоторой группы функций. Наиболее простой функцией АРМ является информационно-справочное обслуживание. Хотя эта функция в той или иной степени присуща любому АРМ, особенности ее реализации существенно зависят от категории пользователя. Арм имеют проблемно-профессиональную ориентацию на конкретную предметную область. Профессиональные АРМ являются главным инструментом общения человека с вычислительными системами, играя роль автономных рабочих мест, интеллектуальных терминалов больших ЭВМ, рабочих станций в локальных сетях. АРМ имеют открытую архитектуру и легко адаптируются к проблемным областям.

Создание АРМ на базе персональных компьютеров обеспечивает:

— простоту, удобство и дружественность по отношению к пользователю

— простоту адаптации к конкретным функциям пользователя

— компактность размещения и невысокие требования к условиям эксплуатации

— высокую надежность и живучесть

— сравнительно простую организацию технического обслуживания Эффективным режимом работы АРМ является его функционирование в рамках локальной вычислительной сети в качестве рабочей станции. Особенно целесообразен такой вариант, когда требуется распределять информационно-вычислительные ресурсы между несколькими пользователями.

2. Структурная и функциональная организация ИС

Производственные и хозяйственные предприятия, фирмы, корпорации, банки, органы территориального управления, представляют собой сложные системы. Они состоят из большого числа элементов, реализующих производственные и управленческие функции. Такие экономические объекты имеют многоуровневую структуру, а также обширные внешние и внутренние информационные связи. Для обеспечения нормального функционирования сложных систем, где взаимодействуют разнообразные материальные, производственные ресурсу и большие коллективы людей, осуществляется управление как отдельными элементами, так и системами в целом.

Применение технических средств для получения информации в ходе наблюдения за деятельностью объекта, сбора данных, их регистрации, передачи по каналам связи потребовало дальнейшего углубленного изучения информационных процессов. Информатика устанавливает законы преобразования информации в условиях функционирования автоматизированных систем, разрабатывает методы ее алгоритмизации, формирования языковых средств общения человека и ЭВМ.

Для выработки в сложных экономических системах эффективных управляющих воздействий требуется наряду с созданием соответствующих управляющих воздействий требуется наряду с созданием соответствующих алгоритмов управления переработать значительные объемы разнообразной информации. Именно этим вызвана необходимость разработки АИС управления в экономике.

АИС можно рассматривать как человеко-машинную систему с автоматизированной технологией получения результатной информации, необходимой для информационного обслуживания специалистов и оптимизации процесса управления в различных сферах человеческой деятельности.

С помощью АИС обеспечивается многовариантность расчетов, принимаются рациональные управленческие решения, в том числе в режиме реального времени, организуется комплексный учет и экономический анализ, достигаются достоверность и оперативность получаемой и используемой в управлении информации и т. д.

В зависимости от технологического и функционального аспектов рассмотрения АИС может быть разбита на несколько составляющих элементов.

Используя технологический аспект рассмотрения, в АИС выделяют аппарата управления, а также технико-экономическую информацию, методы и средства ее технологической обработки. Выдели аппарат управления, оставшиеся элементы, технологически взаимоувязанные, при условии единого системного использования экономико-математических методов и технических средств управления образуют автоматизированную информационную технологию данных (АИТ).

Являясь человеко-машинной системой, в рамках которой реализуется информационная модель. Формализующая процессы обработки данных в условиях новой технологии, АИТ замыкает через себя прямые и обратные информационные связи между объектом управления (ОУ) и аппаратом управления (АУ), а также вводит в систему и выводит из нее потоки информационных связей.

Функции АИТ определяют ее структуру, которая включает следующие процедуры: сбор и регистрацию данных, подготовку информационных массивов; обработку, накопление и хранение данных; формирование результатной информации; передачу данных от источников возникновения к месту обработки, а результатов (расчетов) к потребителям информации для принятия управленческих решений.

Сбор и регистрация информации происходит по-разному в различных экономических объектах. Наиболее сложна эта процедура в автоматизированных управленческих процессах промышленных предприятий, фирм, где производится сбор и регистрация первичной и учетной информации, отражающей производственной хозяйственную деятельность объекта. Не менее сложна эта процедура и в финансовых органах, где происходит оформление движения денежных ресурсов.

Передача информации осуществляется различными способами: с помощью курьера, пересылка по почте, доставка транспортными средствами, дистанционная передача по каналам связи с помощью других средств коммуникаций.

Машинное кодирование — процедура машинного представления (записи) информации на машинных носителях в кодах, принятых в ПЭВМ.

Хранение и накопление экономической информации вызвано многократным ее использованием, применением условно-постоянной, справочной и других видов информации, необходимостью комплектации первичных данных до их обработки. Поиск данных — выборка нужных данных из хранимой информации, включая поиск информации, подлежащей корректировке или замене.

Обработка экономической информации производится ПЭВМ, как правило, децентрализовано. В местах возникновения первичной информации, где организуются автоматизированные рабочие материально-технического снабжения и сбыта, отдела главного технолога, конструкторского отдела, бухгалтерии, планового отдела.

Принятие решения в автоматизированной системе организационного управления, как правило, осуществляется специалистом с применением или без применения технических средств, но в последнем случае на основе тщательного анализа результатной информации, полученной на ПЭВМ.

Содержательный аспект рассмотрения элементов АИТ позволяет выявит подсистемы, обеспечивающие технологию функционирования.

Технологическое обеспечение АИТ состоит из подсистем, автоматизирующих информационное обслуживание пользователей, решение задач с применение ЭВМ и других технических средств управления в установленных режимах работы.

Информационное обеспечение представляет собой совокупность проектных решений по объемам, размещению, формам организации информации, циркулирующей в АИТ.

Лингвистическое обеспечение (ИО) объединят совокупность языковых средств для формализации естественного языка, построения и сочетания информационных единиц в ходе общения персонала АИТ со средствами вычислительной техники.

Техническое обеспечение (ТО) представляет собой комплекс технических средств (технические средства сбора, регистрации, передачи, обработки, отображения, размножения информации, оргтехника и др.), обеспечивающих работу АИТ.

Программное обеспечение (ПО) включает совокупность программ, реализующих функции и задачи АИТ и обеспечивающих устойчивую работу комплексов технических средств.

Математическое обеспечение (МО) — это совокупность математических методов, моделей и алгоритмов обработки информации, используемых при решении функциональных задач и процессе автоматизации проектировочных работ АИТ.

Организационное обеспечение (ОО) представляет собой комплекс документов, регламентирующих деятельность персонала АИТ в условиях функционирования АИС.

Правовое обеспечение (ПрО) представляет собой совокупность правовых норм, регламентирующих правоотношения при создании и внедрении АИС и АИТ.

Эргономическое обеспечение (ЭО) как совокупность методов и средств, используемых на разных этапах разработки и функционирования АИТ, предназначено для создания оптимальных условий высокоэффективной и безошибочной деятельности человека в АИТ, для ее быстрейшего освоения.

3. Теоретические и организационные принципы создания ИС и ИТ

Первоначально сформулированные академиком В. М. Глушковым научно-методические положения и практические рекомендации по проектированию автоматизированных систем в настоящее время сложились как основополагающие принципы создания АИС: системности, развития, совместимости, стандартизации и унификации, эффективности.

Принцип системности является важнейшим при создании, функционировании и развитии АИС. Он позволяет подойти к исследуемому объекту как единому целому; выявить на этой основе многообразные типы связей между структурными элементами, обеспечивающими целостность системы; установить направления производстенно-хозяйственной деятельности системы и реализуемые ею конкретные функции. Системный подход предполагает проведение двухаспектного анализа, получившего название макрои микроподходов.

Принцип развития заключается в том, что АИС создается с учетом возможности постоянного пополнения и обновления функций системы и видов ее обеспечений. Предусматривается, что автоматизированная система должна наращивать свои вычислительные мощности, оснащаться новыми техническими и программными средствами, быть сложной постоянно расширять и обновлять круг задач и информационный фонд, создаваемый в виде системы баз данных.

Принцип совместимости заключается в обеспечении способности взаимодействия АИС различных видов, уровней в процессе их совместного функционирования. Реализация принципа совместимости позволяет обеспечить нормальное функционирование экономических объектов, повысить эффективность управления народным хозяйством и его звеньями.

Принцип стандартизации и унификации заключается в необходимости применения типовых, унифицированных и стандартизированных элементов функционирования АИС. Внедрение в практику создания и развития АИС этого принципа позволяет сократить временные, трудовые и стоимостные затраты на создание АИС при максимально возможном использовании накопленного опыта в формировании проектных решений и внедрении автоматизации проектировочных работ.

Принцип эффективности заключается в достижении рационального соотношения между затратами на создание АИС и целевым эффектом, получаемым при ее функционировании.

Как правило, кроме основополагающих принципов для эффективного осуществления управления выделяю также ряд частных принципов позволяет получить определенный экономический принцип. Одних из них — принцип декомпозиции — используется при изучении особенностей, свойств элементов и системы целом. Он основан на разделении системы на части, выделении отдельных комплексов работ, создает условия для более эффективного ее анализа и проектирования.

Принцип первого руководителя предполагает закрепление ответственности при создании системы за заказчиком — руководителем предприятия, организации, отрасли, т. е. будущим пользователем, который отвечает за ввод в действие и функционирование АИС.

Принцип новых задач — поиск постоянного расширения возможностей системы, совершенствование процесса управления, получение дополнительных результатных показателей с целью оптимизировать управленческие решения. Это может сопровождаться постановкой и реализацией при использовании ЭВМ и других технических средств и новых задач управления.

Принцип автоматизации информационных потоков и документооборота предусматривает комплексное использование технических средств на всех стадиях прохождения информации от момента ее регистрации до получения результатных показателей и формирования управленческих решений.

Принцип автоматизации проектирования имеет целью повысит эффективность самого процесса проектирования и создания АИС на всех уровнях народного хозяйства, обеспечивая при этом сокращение временных, трудовых и стоимостных затрат за счет внедрения индустриальных методов.

Проблемы проектирования автоматизированных информационных систем в экономике связаны, с одной стороны, с общими теоретическими основами развития экономики и конкретного экономического объекта (предприятия, фирмы, организации, органа регионального управления, банка, налоговой службы и т. п.), а с другой — со спецификой технологии компьютерной обработки данных. Поэтому рассмотренные базовые принципы дополняются не менее важными организационно-технологическими, без которых невозможна разработка новых информационных технологий. Организационно-технологические принципы создания АИТ:

Принцип абстрагирования заключается в выделении существенных аспектов системы и отвлечения от несущественных с целью представления проблемы в более простом общем виде, удобном для анализа и проектирования.

Принцип формализации заключается в необходимости строгого методического подхода к решению проблемы, использованию формализованных методов описания и моделирования изучаемых и проектируемых процессов, включая бизнес-процессы, функционирования системы.

Принцип концептуальной общности заключается в неукоснительном следовании единой методологии на всех этапах проектирования автоматизированной системы и всех ее составляющих.

Принцип непротиворечивости и полноты заключается в наличии всех необходимых элементов во вновь создаваемой системе и согласованном их взаимодействии.

Принцип независимости данных предполагает, что модели данных должны быть проанализированы и спроектированы независимо от процессов их обработки, а также от их физической структуры и распределения в технической среде.

Принцип структурирования данных предусматривает необходимость структурирования и иерархической организации элементов информационной базы системы.

Принцип доступа конечного пользователя заключается в том, что пользователь должен иметь средства доступа к базе данных. Которые он может использовать непосредственно.

33. Роль экономиста-пользователя в создании ИС и ИТ

АИС создается для удовлетворения информационных потребностей конкретного пользователя, и он принимает непосредственное участие в ее работе. Под функционированием АИС в данном случае подразумевается решение задач пользователем на основе информационного, программного обеспечения, которые созданы проектировщиками и другими специалистами на этапах проектирования и подготовки процесса автоматизации обработки информацию.

При переходе на массовое использование в управлении ПЭВМ нужно конкретизировать цель автоматизации, разработать стратегию и тактику ее достижения.

Внедрение средств автоматизации для совершенствования управления — достаточно сложная задача прежде всего потому, что автоматизированные системы носят человеко-машинный характер Опыт создания АИС и АИТ показывает, что только специалист наиболее полно и квалифицированно может дать описание выполняемой работы, входной и выходной информации. Участие пользователя не может ограничиваться лишь постановкой задач, он должен проводить и пробную эксплуатацию АИС и АИТ. Находясь за компьютером пользователь может обнаружить недостатки постановок задач, корректировать при необходимости входную и выходную информацию, формы выдачи результатов, их оформление в виде документов.

Участие пользователя в создании АИС и АИТ должно обеспечивать в перспективе как оперативное и качественное решение задач, так и сокращение времени на внедрение новых технологий. При этом происходит активное обучение пользователя, повышает уровень его квалификации как постановщика, разработчика. Все необходимые потребителю навыки работы в новой технологической среде совершенствуются и закрепляются в процессе опытной эксплуатации АИС и последующей работы. Однако до этого пользователь должен быть заранее ознакомлен с методикой проведения обследования объекта, порядком обобщения его результатов, что ему поможет определить и выделить подлежащие автоматизированной обработке задачи, функция, квалифицированно сделать их постановку.

4. Информационное обеспечение, его цели и задачи, структура ИО

Информационное обеспечение — важнейшей элемент автоматизированных информационных систем — предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений.

В теории автоматизированных систем обработки экономической информации ИО принято делить на: системы показателей данной предметной области (например. Показатели бухгалтерского учета, финансово-кредитной деятельности, анализа и др.); системы классификации и кодирования; документацию; потоки информации — варианты организации документооборота; различные информационные массивы (файлы), хранящиеся в машине и на машинных носителях и имеющие различную степень организации.

В ходе проектирования ИО, выполняемого совместно с пользователями-экономистами, осуществляются следующие работы:

— определяются состав показателей. Необходимый для решения экономических задач, их объемно-временные характеристики и информационные связи;

— разрабатываются различные классификаторы и коды; изучается возможность использования общегосударственных классификаторов;

— выявляется возможность применения унифицированной системы документации для отражения показателей, проектируются формы новых первичных документов, приспособленных к требованиям машинной обработки;

— ведется организации информационного фонда; определяются состав базы данных и его организация; проектируются формы вывода результатов обработки.

Создание информационного обеспечения осуществляется в тесной связи с технологией автоматизированной обработки и программным обеспечением.

Автоматизированные информационные системы, предусматривающие использование персональных машин, ориентированных на конечного пользователя, несколько меняют сложившиеся подходы к проектированию ИО. Персональные компьютеры заставляют пересмотреть стереотипы обработки информации и процессов, происходящих в любой сфере человеческой деятельности. Применение компьютеров предусматривает участие пользователя в процессе, решения задачи машине, значительно расширяются информационные потребности работников экономических служб при выполнении ими профессиональных обязанностей. Появляются возможности: формирования с помощью машины всевозможных сборников, докладов; ведения в машине справочников, календарей; оформления и тиражирования результатов обработки; подготовки текстового материала, включая машинописные работы; изготовления документов в виде таблиц; хранения больших объемов информации в памяти машины в достаточной компактной форме. Создание вычислительных сетей позволяет осуществлять широкий обмен информацией между пользователем; организовать электронную почту, обеспечить доступ пользователя к различным информационным ресурсам. Значительное влияние на организацию информационной технологии оказывают и изменения в системах управления хозяйством, внедрение рыночной экономики. Прежде всего это отражается на организации банков данных. Изменение потоков информации, связанное с интенсификацией межрегиональных связей, существенно влияет на организацию обмена информацией.

При создании ИО автоматизированных информационных сетей выполняются следующие работы:

1.определяется состав экономических задач и система показателей для каждого уровня обработки

2.устанавливаются состав и способы обмена информацией между различными уровнями обработки

3.ведутся создание информационного фонда и распределение его между уровнями обработки

4.создаются различные формы ввода информации на ПЭВМ с учетом многоуровневой обработки данных

5.рассматриваются вопросы использования различных видов классификаторов и обеспечивается составление локальных классификаторов экономической информации

6.создаются различные формы вывода информации (включая подготовку таблично-текстового материала для составления докладов, аналитических записок, бюллетеней, справочников).

7. Разрабатываются вопросы информационно-справочного обслуживания пользователей, построения типовых форм-запросов

8. Создается автоматизированная информационная технология, обеспечивающая непосредственный контакт пользователя с ПЭВМ (разработка сценария диалога человека с машиной, структура диалога, меню, пользование инструктивными материалами на основе организации помощи в машине.

9. Прорабатываются вопросы организации на ПЭВМ делопроизводства управленческой деятельности, контроля за исполнением документов.

10. Создается информационное взаимодействие с внешней средой на основе организации электронной почты.

Создание Ио осуществляется в ходе составления технорабочего проекта и.

предусматривает составление инструкций пользователям по применению основных положений ИО в их практической деятельности, связанной с обработкой экономических задач на ПЭВМ. Это:

Инструкции по подготовке документов к машинной обработке и их кодированию;

Инструкции, по обработке экономической задачи на ПЭВМ — вводу программы, исправлению информационных массивов, вводу исходных данных, корректировке информации, загрузке в базу данных, организации запросов, получению выходных данных, организации обмена информацией с другими пользователями предусматривает составление инструкций пользователям по применению основных положений ИО в их практической деятельности, связанной с обработкой экономических задач на ПЭВМ. Это:

Инструкции по подготовке документов к машинной обработке и их кодированию;

Инструкции, по обработке экономической задачи на ПЭВМ — вводу программы, исправлению информационных массивов, вводу исходных данных, корректировке информации, загрузке в базу данных, организации запросов, получению выходных данных, организации обмена информацией с другими пользователями 6. Понятие документа. Типовая и унифицированная система в документации

Под документом понимается информационное сообщение на естественном языке зафиксированное ручным или печатным способом на бланке установленной формы и имеющим юридическую силу. В состав УСД входит учетная, отчетно-статистическая, финансовая, банковская, расчетно-платежная и другая документация (ОКУД).

По ряду документов разработаны единые унифицированные и стандартные формы бланков. Унификация выдвинула следующие требования к документам: стандартная форма построения, приспособление к автоматизированной обработке, минимизация показателей, исключение дублирования, включение всех необходимых для целей управления показателей.

Документация, действующая в финансово-кредитных органах, является полностью унифицированной для всех организаций. Что же касается первичной документации для бухгалтерского учета, то создать полностью унифицированные системы документации по всем его участкам пока не представляется возможным вследствие многообразия отраслевых форм и методик для некоторых участков учета.

Так, для учета основных средств, финансовых операций созданы единые для всех предприятий межотраслевые унифицированные документы. Для учета труда и заработной платы, учета материалов разработаны отраслевые типовые формы документов, которые приспосабливаются к действующим учетным методикам в данной отрасли.

Требования к унифицированной документации предписывают документам иметь стандартную форму построения, предусматривающую выделение в документе трех частей: заголовочной, содержательной и оформляющей.

Заголовочная часть содержит следующие характеристики документа и учитываемого объекта:

Наименование учитываемого объекта (предприятия, организации, работающего);

Характеристика документа (индекс, код по ОКУД);

Наименование документа;

Зона для проставления кодов постоянных для документа реквизитов-признаков.

Содержательная часть строится в виде таблицы, состоящей из строк и граф, где располагаются количественно-суммовые основания и их названия, которые обычно размещены в левой части таблицы. Документы, как правило, являются многострочными, с постоянным или переменным составом подлежащего таблицы. Все производные строки и графы документа имеют подсказки.

Оформляющая часть документа содержит подписи юридических лиц, отвечающих за правильность его составления, а также дату заполнения документа.

5. Особенности документальных форм ввода и вывода информации при компьютерной обработке

Большое значение при изучении информационных потоков придается правильной организации документооборота, т. е. последовательности прохождения документа от момента выполнения первой записи до сдачи его архив. Документооборот выявляется на стадии обследования экономического объекта. Любая экономическая задача обрабатывается на основании определенного количества первичных документов, проходящих различные стадии обработки: движение документа до обработки, в процессе обработки придается особое значение. Документ, как правило, возникает в ходе выполнения каких-то производственно-хлзяйственых операций, в различных подразделений. Этим и объясняется сложность документооборота. Обычно здесь преобладают ручной способ формирования документа, низкая степень механизации и автоматизации при его составлении. Зачастую появляется несколько копий документов, которые в дальнейшем имеют свои схемы движения. Наблюдается дублирование реквизитов в разных документах, излишняя многоступенчатость и длительность их пребывания у исполнителей. Все это усложняет документооборот и увеличивает сроки обработки. По оценкам специалистов, в мире ежедневно появляется более миллиарда новых документов. В основном это текстовая информация, и лишь 10% - это документы, приспособленные для дальнейшей автоматизированной обработки. Это свидетельствует о необходимости организации на предприятиях (организациях, банках и др.) электронного документооборота. Критериями выбора системы автоматизации документооборота являются масштабы предприятия, степень технической и технологической подготовки в области компьютерной обработки, структуре управления, наличие или отсутствие других систем автоматизации управления.

6. Варианты организации элементов документооборота в экономической деятельности

Малые и средние предприятия с небольшим объемом документооборота, имеющие один или несколько компьютеров, могут использовать для автоматизации документооборота достаточно широко распространенные и удобные текстовые редакторы. Малые и средние предприятия с большим объемом документооборота, а также все крупные предприятия должны использовать специализированные системы управления документооборотом. При выборе системы следует учитывать такие критерии: интеграция с другими автоматизированными системами и базами данных, легкость освоения, удобство работы, обеспечение работы в сетях, надежность системы и защита от несанкционированного доступа.

На российском рынке предлагается достаточно широкий выбор прикладных программ для автоматизации управления документооборотом.

Программа «1С: Электронный документооборот» предназначается для автоматизации движения в организации потоков документов, их обработки и хранения. Программа позволяет разработать шаблоны документов и установить правила их заполнения пользователями, формализовать жизненные циклы документов, установить маршрутные схемы прохождения документов; контролировать работу исполнителей и выполнение ими временных графиков, обеспечить конфиденциальное хранение и обработку документов на рабочем месте, автоматизировать большую часть рутинных операций при составлении документов, отправлять и принимать документы, вести хранилище документов и обрабатывать их.

Программой «1С: Электронная почта» можно принимать и отправлять обычные сообщения. Этой же программой осуществляется перенос папки с документами в базу данных.

В программе «Галактика «модуль «Управление документооборотом «предназначен для учета, хранения и обработки документов (договоров, писем, приказов, протоколов совещаний и т. д.) в электронной форме. Документы, входящие в документооборот, могут быть получены сканированием, по электронной почте или подготовлены с помощью различных текстовых редакторов. Модуль «Управление документооборотом «обеспечивает создание и ведение перечня дел фирмы, формирование полнотекстовых документов, создание классификации документов и использование ее в процессе работы, продвижение документов по маршруту обработки, ведение обработки и контроль исполнения документов, поиск документов, массовую их рассылку в подразделения и др.

Система «клиент — банк «изменяет способы общения пользователя с банком, позволяет ему решать свои задачи, минуя операциониста и не выходя из своего офиса.

Разработана и постоянно развивается система расчетов клиентов с банком при помощи специальных средств: пластиковых карточек VISA, Eurocard, Naster Card, пластиковых денег (STB CARD и др.), обеспечивающих денежное обращение с помощью системы электронных безналичных расчетов в торговле, сервисном обслуживании.

Для осуществления взаиморасчетов между различными странами в 1975;1976 гг. была создана система международных банковских телекоммуникаций SWIFT, объединяющая банки многих стран. Каждый банк берет на себя обязательства установить соответствующее оборудование, факсимильную связь, использовать единую систему классификаций и защиты информации. Мощность установленного оборудования обеспечивает перевод более 1000 документов в сутки.

7. Структура и содержание внутримашинного информационного обеспечения. Назначение его элементов

Внутримашинное информационное обеспечение (ИО) включает все виды специально организованной информации, представленной в виде, удобном для восприятия техническими средствами. Это файлы (массивы), базы и банки данных, базы знаний, а также их системы. Информация записывается на магнитных дисках в памяти ЭВМ. Информационное обеспечение должно быстро и в полном объеме удовлетворять информационные потребности всех пользователей информационных технологий. К нему предъявляются требования эффективного поиска и выдачи данных в виде, необходимом для решения каждой конкретной задачи, наличия возможности поддержания данных в состоянии постоянного обновления и работоспособности.

По содержанию внутримашинное информационное обеспечение представляет собой совокупность фактических сведений, используемых в хозяйственной деятельности объекта. Состав и структура внутримашинного информационного обеспечения определяются способами организации файлов, баз и банков данных, взаимодействием между ними, развитием их во времени.

Пофайловая организация ИО состоит в формировании различных массивов. Классифицировать их можно по различным признакам: по смысловому содержанию, способам использования, назначению, методу организации.

ФАЙЛ — это совокупность однородной информации по составу и последовательности полей, записанной на магнитном диске с присвоением имени.

По смысловому (семантическому) содержанию выделяют массивы данных и программные массивы. Программные массивы описывают процессы работы с данными и входят в подсистему программного обеспечения. Массивы данных являются основной частью внутримашинного информационного обеспечения.

По роли в машинной обработке и технологии использования массивы классифицируются следующим образом:

+ ПОСТОЯННЫЕ МАССИВЫ относятся к категории нормативносправочных, составляют информационный базис АИТ и содержат сравнительно редко меняющиеся сведения. В их состав включаются массивы классификаторов, справочников, каталогов и прочей условно — постоянной информации. В массивах классификаторов хранятся коды и тексты показателей хозяйствующего субъекта. Формируются они до начала эксплуатации системы. В процессе работы они обновляются и изменяются по мере надобности.

+ ТЕКУЩИЕ (ПЕРЕМЕННЫЕ) МАССИВЫ включают переменную информацию, поступающую в систему от управляемого объекта и характеризующую состояние внешней среды, а также сам процесс управления объектом. Чаще всего они образуются на основе первичных документов. Примеры текущих массивов: массив отчетных авизо, массив расчета проекта плана поступления налога с оборота.

+ ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ МАССИВЫ возникают на этапах решения задач и выполняют роль механизма, передающего информацию от задачи к задаче или внутри задачи. Формирование этих массивов связано с потребностью в промежуточной информации, не имеющей самостоятельного значения для целей управления.

+ ВЫХОДНЫЕ МАССИВЫ хранят информацию, полученную в результате обработки исходной информации. Они содержат совокупность показателей, необходимых для анализа и принятия управленченских решений на уровне руководителей подразделений (данные по лицевым счетам, численности работающих, фонду заработной платы и т. д.).

+ ХРАНИМЫЕ МАССИВЫ чаще всего формируются на основе выходных и содержат информацию, необходимую для обработки в будущих отчетных периодах, для сравнения, сопоставления данных за разные отчетные периоды, для расчетов нарастающим итогом.

+ ПОИСКОВЫЕ (ИНФОРМАЦИОННЫЕ) МАССИВЫ представляют собой совокупность показателей, записей, ключей поиска, характеризующих либо содержание определенных документов, либо конкретный объект, систему, организацию и т. д.

+ СЛУЖЕБНЫЕ МАССИВЫ содержат вспомогательную информацию, необходимую для обработки всех остальных видов массивов.

Все виды массивов составляют информационный фонд компьютерной системы, представляющий собой динамичную совокупность взаимосвязанных элементов информации. Создание единого информационного фонда обеспечивает систематизацию и унификацию показателей, позволяет установить терминологическое единство, однозначность описаний и связей между показателями во внутримашинном ИО. 13. Характеристика банка данных, состав его элементов, значение для работы пользователя.

БАНК ДАННЫХ (БД) — это автоматизированная система, представляющая совокупность информационных, программных, технических средств и персонала, обеспечивающих хранение, накопление, обновление, поиск и выдачу данных. Главными составляющими банка данных являются база данных и программный продукт, называемый системой управления базой данных (СУБД).

База данных — это динамичный объект, меняющий значения при изменении состояния отражаемой предметной области (внешних условий по отношению к базе). Под предметной областью понимается часть реального мира (объектов, процессов), которая должна быть адекватно в полном информационном объеме представлена в базе данных. Данные в базе организуются в единую целостную систему что обеспечивает более производительную работу пользователей с большими объемами данных.

Кроме важнейших составляющих БД и СУБД банк данных включает и ряд других составляющих.

ЯЗЫКОВЫЕ СРЕДСТВА включают языки программирования, языки запросов и ответов, языки описания данных.

МЕТОДИЧЕСКИЕ СРЕДСТВА — это инструкции и рекомендации по созданию и функционированию БнД, выбору СУБД.

ТЕХНИЧЕСКОЙ ОСНОВОЙ БнД является ЭВМ, удовлетворяющая определенным требованиям по своим техническим характеристикам.

ОБСЛУЖИВАЮЩИЙ ПЕРСОНАЛ включает программистов, инженеров по техническому обслуживанию ЭВМ, административный аппарат, в том числе администратора БД. Их задача — контроль за работой БнД, обеспечение совместимости и взаимодействия всех составляющих, а также управление функционированием БнД, контроль за качеством информации и удовлетворение информационных потребностей.

Особую роль играет АДМИНИСТРАТОР базы или банка данных (АБД). Администратор управляет данными, персоналом, обслуживающим БнД. Важной задачей администратора БД является защита данных от разрушения, несанкционированного и некомпетентного доступа.

Главными пользователями баз и банков данных являются КОНЕЧНЫЕ ПОЛЬЗОВАТЕЛИ, т. е. специалисты, ведущие различные участки экономической работы. Их состав неоднороден, они различаются по квалификации, степени профессионализма, уровню в системе управления: главный бухгалтер, бухгалтер, операционист, начальник кредитного отдела и т. д.

Преимущества работы с БнД для пользователя окупают затраты и издержки на его создание, так как:

— повышается производительность работы пользователей, достигается эффективное удовлетворение их информационных потребностей;

— централизованное управление данными освобождает прикладных программистов от организации данных, обеспечивает независимость прикладных программ от данных;

— развитая организация БД позволяет выполнять разнообразные нерегламентированные запросы, новые приложения;

— снижаются затраты не только на создание и хранение данных, но и на их поддержание в актуальном и динамичном состоянии; уменьшаются потоки данных, циркулирующих в системе, сокращается их избыточность и дублирование.

Как банк данных, так и база данных могут быть сосредоточены на одном компьютере или распределены между несколькими компьютерами. Для того чтобы данные одного исполнителя были доступны другим и наоборот, эти компьютеры должны быть соединены в единую вычислительную систему с помощью вычислительных сетей.

8. Интегрированные технологии в распределенных системах обработки данных. Технология «Клиент-сервер» в экономической работе

Многообразие компьютерных сетей и форм взаимодействия ПК порождает насущную проблему их интеграции или по крайне мере соединения на уровне обмена сообщениями.

В распределенных системах используются три интегрированные технологии:

1) Технология «клиент-сервер»

2) Технология совместного использования ресурсов в рамках глобальных сетей

3) Технология универсального пользовательского общения в виде электронной почты.

Основная форма взаимодействия ПК в сети — это «клиент-сервер». Обычно один ПК в сети располагает информационно-вычислительными ресурсами, а другие ПК пользуются ими. Компьютер, управляющий тем или иным ресурсом, принято называть сервером этого ресурса, а компьютер, желающий им воспользоваться, — клиентом.

Технология «клиент-сервер», получает все большее распространение, но реализация технологии в конкретных программных продукта существенно различается.

Один из основных принципов технологии «клиент-сервер», заключается в различную природу. Первая группа — это ввод и отображение данных. Вторая группа объединяет прикладные операции обработки данных, характерные для решения задач данной предметной области. К третьей группе относятся операции хранения и управления данными.

Согласно этой классификации в любом техпроцессе можно выделить программы трех видов:

1.программы представления, реализующие операции первой группы

2.прикладные программы, поддерживающие операции второй группы

3.программы доступа к информационным ресурсам, реализующие операции третьей группы.

В соответствии с этим выделяют три модели реализации технологии «клиент-сервер»:

1. модель доступа к удаленным данным (Remote Data Access-RDA)

2. модель сервера базы данных (DateBase Server — DBS)

3. модель сервера приложений (Application Server-AS)

В RDA — модели программы представления и прикладные программы объединены и выполняются на компьютере-клиенте, который поддерживает как операции ввода и отображения данных, так и прикладные операции. Запросы к информационным ресурсам направляются по сети удаленному компьютеру, например серверу базы данных, который обрабатывает запросы и возвращает клиенту необходимые для обработки блоки данных.

DBS — модель строится в предположении, что программы, выполняемые на компьютере-клиенте, ограничиваются вводом и отображением, а прикладные программы реализованы в процедурах базы данных и хранятся непосредственно на компьютере-сервере базы данных вместе с программами, управляющими и доступом к данным — ядру СУБД.

В AS-модели программа, выполняемая на компьютере-клиенте, решает задачу ввода и отображения данных, т. е. реализует операции первой группы. Прикладные программы выполняются одним либо группой серверов приложений. Доступ к информационным ресурсам, необходимым для решения прикладных задач, обеспечивается так же, как и в RDA-модели. Прикладные программы обеспечивают доступ к ресурсам различных типов — базам данных, индексированным файлам, очередям и др. RDAи DBS — модели опираются на двухзвенную схему разделений операций. В AS — модели реализована трехвенная схема разделения операций, где прикладная программа выделена как важнейшая.

Главное преимущество RDA-модели состоит в том, что она представляет множество инструментальных средств, которые обеспечивают быстрое создание приложений, работающих с SQL — ориентированными СУБД. Иным словами, основное достоинство RDA-модели заключается в унификации и широком выборе средств разработки приложений. Подавляющее большинство этих средств разработки на языках четвертого поколения, включая и средства автоматизации программирования, обеспечивает разработку прикладных программ и операций представления.

В течение последнего десятилетия получают все более широкое развитие глобальные вычислительные и информационные сети — уникальный симбиоз компьютеров и коммуникаций.

Глобальные сети (Wide Area Network, WAN) — это телекоммуникационные структуры, объединяющие локальные информационные сети, имеющие общий протокол связи, методы подключения и протоколы обмена данными. Каждая из глобальных сетей (Internet, Bitnet, DECnet и др.) организовывалась для определенных целей, а в дальнейшем расширялась за счет подключения локальных сетей, использующих ее услуги и ресурсы.

Крупнейшей глобальной информационной сетью является Internet.

Электронная почта является популярной услугой вычислительных сетей, и поставщики сетевых операционных систем комплектуют свои продукты средствами поддержки электронной почты.

Электронная почта в локальных сетях обеспечивает передачу документов, успешно используется при автоматизации конторских работ. При использовании для связи между сотрудниками всего офиса она оказывается удобнее телефона, так как позволяет передавать такую информацию, как отчеты, таблицы, диаграммы и русинки, которые по телефону передать трудно.

Электронная почта глобальных сетей передачи сообщений, где могут объединяться компьютеры самых различных конфигураций и совместимостей, обеспечивает:

— работу в файловом режиме, когда не требуется постоянного присутствия на почтовом узле. Достаточно указать специальной программе-почтовику время системных событий и адреса, где следует забирать почту

— доступ к телеконференциям

— доступ к файловым телеконференциям.

9. Локальные и распр-ые базы и банки данных, их значение в экономической деятельности

Банк и база данных, расположенные на одном компьютере, называются ЛОКАЛЬНЫМИ. а на нескольких соединенных сетями ПЭВМ называются РАСПРЕДЕЛЕННЫМИ. Распределенные банки и базы данных более гибки и адаптивны, менее чувствительны к выходу из строя оборудования.

Назначение локальных баз и банков данных в организации более простого и дешевого способа информационного обслуживания пользователей при работе с небольшими объемами данных и решении несложных задач.

Локальные базы данных эффективны при работе одного или нескольких пользователей, когда имеется возможность согласования их деятельности административным путем. Такие системы просты и надежны за счет своей локальности и организационной независимости.

Назначение распределенных баз и банков данных состоит в предоставлении более гибких форм обслуживания множеству удаленных пользователей при работе со значительными объемами информации в условиях географической или структурной разобщенности. Распределенные системы баз и банков данных обеспечивают широкие возможности по управлению сложных многоуровневых и многозвенных объектов и процессов.

Распределенная обработка данных позволяет разместить базу данных (или несколько баз) в различных узлах компьютерной сети.

Объективная необходимость распределенной формы организации данных обусловлена требованиями, предъявляемыми конечными пользователями:

1 централизованное управление рассредоточенными информационными ресурсами;

2 повышение эффективности управления базами и банками данных и уменьшение времени доступа к информации;

3 поддержка целостности, непротиворечивости и защиты данных;

4 обеспечение приемлемого уровня в соотношении «цена — производительность — надежность «.

Распределенная система баз данных (или частей базы) позволяет в широких возможностях варьировать и поддерживать информационные ресурсы, избегая узких мест, сдерживающих производительность пользователя, и добиваться максимальной эффективности использования информационных ресурсов В распределенных системах баз и банков данных, которые являются средством автоматизации крупных организаций, появляются новые проблемы. Увеличение числа пользователей, расширение географических размеров системы, увеличение физических узлов сети усложняет администрирование. Создается угроза рассогласования данных, хранящихся в различных частях системы. Возникает ПРОБЛЕМА ЦЕЛОСТНОСТИ И БЕЗОПАСНОСТИ ДАННЫХ, которая решается совокупностью средств, методов и мероприятий.

Одним из средств управления распределенными базами и банками данных является тиражирование данных. ТИРАЖИРОВАНИЕ представляет собой перенос изменений объектов исходной базы данных в базы данных (или ее части), находящиеся в различных узлах распределенной системы.

Организация работы с распределенной системой данных и их безопасность требуют разграничения доступа пользователей к данным, что усложняет администрирование в сложных системах. Многоуровневый иерархический подход обеспечивает наиболее полное и удобное управление доступом.

Быстрое развитие информационных потребностей прикладных систем требует разнообразных подходов к созданию сложных и простых баз данных различной сложности. Сложность базы определяется объемами и структурой информатизации, разнообразием ее видов, множественностью связей между файлами, требованиями к производительности и надежности.

Организация данных в базе требует предварительного моделирования, т. е. построения логической модели данных. Главное назначение ЛОГИЧЕСКОЙ МОДЕЛИ ДАННЫХ — систематизация разнообразной информации и отражение ее свойств по содержанию, структуре, объему, связям, динамике с учетом удовлетворения информационных потребностей всех категорий.

пользователей. Построение логической модели ведется по этапам с постепенным приближением к оптимальному варианту в рамках конкретных условий.

ИЕРАРХИЧЕСКАЯ МОДЕЛЬ имеет структуру в виде дерева и выражает вертикальные связи подчинения нижнего уровня высшему. Это облегчает доступ к необходимой информации, но только при условии, что все запросы имеют древовидную структуру.

СЕТЕВАЯ МОДЕЛЬ является более сложной и отличается от иерархической модели наличием горизонтальных связей. Направления этих связей не являются однозначными, что усложняет модель и СУБД.

РЕЛЯЦИОННАЯ МОДЕЛЬ представляется в виде совокупности таблиц, над которыми выполняются операции, формулируемые в терминах реляционной алгебры. Достоинством модели является сравнительная простота инструментальных средств ее поддержки, недостатком — жесткость структуры данных и зависимость скорости работы от размера базы данных.

Привязку логической модели к программным и техническим средствам называют ФИЗИЧЕСКОЙ МОДЕЛЬЮ БАЗЫ ДАННЫХ. Она и дает конечное материализованное воплощение процессов создания базы данных

10. Этапы создания банка данных. Роль системы управления базы данных (СУБД) в организации банка данных

информационный управление база данные Быстрое развитие информационных потребностей прикладных систем требует разнообразных подходов к созданию сложных и простых баз данных различной сложности. Сложность базы определяется объемами и структурой информатизации, разнообразием ее видов, множественностью связей между файлами, требованиями к производительности и надежности.

Организация данных в базе требует предварительного моделирования, т. е. построения логической модели данных. Главное назначение логической модели данных — систематизация разнообразной информации и отражение ее свойств по содержанию, структуре, объему, связям, динамике с учетом удовлетворения информационных потребностей всех категорий пользователей. Построение логической модели ведется по этапам с постепенным приближением к оптимальному варианту в рамках конкретных условий.

Полезность и эффективность логической модели зависят от степени отображения ею моделируемой предметной области. Предметная область включает объекты (например, клиентов, их счета, документы, операции и т. д.), их свойства и характеристики, взаимодействие и процессы над ними.

При построении базы данных на этапе создания ее логической модели сначала выявляются объекты, процессы или сущности предметной области, которые могут представлять интерес для пользователя. Например, объектами могут быть предприятия, вкладчики, банки и т. д. Для каждого объекта выделяется набор характеризующих его свойств (полей, реквизитов). Так, для вкладчика — физического лица это могут быть: фамилия, имя, отчество, адрес, паспортные данные, место работы, вид вклада, сумма вклада и т. д. Для организации — ее наименование, адрес, расчетный счет, название банка и прочие.

Принятие решения о том, какая информация должна содержаться в БД, связано не только с определением предметной области или круга обслуживаемых задач, но и с интенсивностью работы с различными видами информации, их динамическими характеристиками, частотой корректировки, степенью взаимосвязи и взаимодействия между ними.