Разработка моделей и программных средств формирования и распределения потока управленческих работ

Актуальность темы

Совершенствование организационной структуры промышленного предприятия традиционно является одной из важнейших задач повышения эффективности его деятельности.

Данная задача является актуальной для промышленных предприятий сельхозмашиностроения, потоки управленческих работ в которых меняются в соответствии с изменением коньюктуры рынка, колебанием сезонного фактора, загрузки предприятия и другими внешними и внутренними факторами. В этих условиях постоянные регламенты не способствуют оптимальной загрузки менеджеров и другого управленческого персонала, а существующие методы не позволяют оперативно планировать данную загрузку при изменении потока управленческих работ.

Исследования структуры потока управленческих работ и возможности их выполнения с учетом индивидуальных характеристик работников, уровня их мотивации и рисков невыполнения отдельных управленских операций и разработка на этой основе программного комплекса, позволяющего формировать, распределять и оперативно изменять загрузку управленческого персонала, способствуют повышению эффективности системы управления предприятием. Сказанное определяет актуальность темы исследования.

Объектом исследования являются организационная структура управления промышленных предприятий.

Прикладные исследования проводятся на примере финансово-промышленной группы «Сибагромаш».

Предметом исследования выступают методы, математические модели и программные средства формирования и распределения управленческих работ.

Целью диссертационного исследования является разработка методических подходов, математических моделей и программных средств формирования и распределения управленческих работ как основы совершенство вания управления в условиях неравномерности загрузки управленческого персонала.

Для достижения поставленной цели необходимо решить комплекс взаимосвязанных задач:

1. Осуществить теоретический анализ возможностей построения математических и эвристических моделей анализа загрузки управленческого персонала промышленного предприятия.

2. Исследовать методические подходы совершенствования управления действующим предприятием и разработать концептуальную модель распределения управленческих работ.

3. Разработать математические модели процессов распределения управленческих работ и операций с учетом индивидуальных характеристик исполнителей.

4. Осуществить программную реализацию задачи формирования и распределения потока управленческих работ с использованием современных информационных технологий.

5. Апробировать методику формирования и распределения управленческих работ в условиях действующего предприятия.

Теоретическую и методологическую основу исследования составили научные труды отечественных и зарубежных ученых, специалистов в области управления организационными системами, теории организации и управления, информационных технологий и математического моделирования.

Достоверность и обоснованность полученных результатов базируется на использовании общенаучных методов познания, как в теоретической, так и аналитической частях диссертационной работы. В качестве специальных методов и инструментов исследования использованы структурный анализ, экономико-математические методы, элементы экспертного оценивания, современные информационные технологии.

Научная новизна выполненных автором исследований состоит в следующем:

1. Применительно к промышленным предприятиям разработана концептуальная модель процесса формирования и распределения потока управленческих работ, включающего, помимо функциональных, дублирующие работы и работы организационного характера.

2. Разработана математическая модель активности персонала управления предприятием, в которой учтены факторы их квалификации, интенсивности и уровень мотивации труда. Методика моделирования ориентирована на реальные возможности сбора данных в процессе формирования и распределения управленческих работ.

3. Разработаны методические подходы и процедуры формирования, распределения и перераспределения управленческих и рекомендации по совершенствованию существующих регламентов и порядка внесения изменений в существующую организационную структуру.

На защиту выносятся:

Концептуальная модель процесса формирования и распределения потока управленческих работ, как подсистема организационного проектирования системы управления промышленным предприятием.

Математические модели и информационные технологии формирования и распределения управленческих работ для промышленных предприятий.

Программный комплекс формирования и распределения потока управленческих работ, реализованный на WEB — сервере Алтайского государственного университета в среде Oracle8i Enterprise Edition и апробированный на реальных данных отдела консолидированного планирования центральной компании ФПГ «Сибагромаш».

Теоретическая и практическая значимость результатов работы. Теоретическое значение представленных в диссертации научных результатов.

Во второй главе анализируются возможности построения математических моделей и информационные технологии формирования и распределения управленческих работ для промышленных предприятий. Предлагается, при построении математических моделей распределения управленческих работ использовать личностные характеристики исполнителей.

В третьей главе разрабатывается программный комплекс формирования и распределения потока управленческих работ по исполнителям с учетом личностных характеристик и анализируется возможность использования данного комплекса в условиях действующего промышленного предприятия.

Исходя из этих определений можно сделать вывод что, организационная структура управления предприятием включает в себя эти два понятия. Поэтому вопрос о рационализации функционально-иерархического разделения труда и организационных структур, рассматривается как совершенствование организационной структуры управления предприятием.

В теории управления различают несколько видов организационных структур управления. К основным из них относятся: линейная, функциональная, линейно-функциональная, матричная и процессная [22, 46,63,67].

Линейная структура реализует принципы единоначалия и централизма. Предусматривает выполнение одним руководителем всех функций на каждом уровне управления, с полным подчинением ему на правах единоначалия всех нижестоящих подразделений. В свою очередь они подчиняются только одному вышестоящему руководителю (рис. 1.1).

Функциональная структура основана на разделении функций между структурными подразделениями (специалистами), с подчинением им всех нижестоящих подразделений. Она предусматривает подчинение одного работника (подразделения) нескольким вышестоящим руководителям реализующим свои функции. Внутренняя структура подразделений строится по линейному принципу (рис. 1.2).

Рис. 1.1. Пример линейной организационной структуры.

Рис. 1.2. Пример функциональной структуры.

Линейно-функциональная структура основана на соблюдении единоначалия, линейного построения структурных подразделений и распределения функций управления между ними. При такой структуре, подготовка и обсуждения решения производятся коллегиально, а принятие решения и ответственность за принятое решение возлагается на первого руководителя. Данная структура это синтез лучшего из линейной и функциональной структур. Данная структура является наиболее распространенной особенно на средних звеньях управления (рис. 1.3).

Матричная структура направлена на реализацию целевых программ (проектов) стоящих перед предприятием, для выполнения которых выделяются специальные руководители. Структурные подразделения предприятия, построенные по линейному или функциональному принципу, распределяются между руководителями программ с сохранением подчиненности вышестоящему руководителю (рис. 1.4.).

Рис. 1.3. Пример линейно-функциональной структуры.

Классические структуры управления промышленными предприятиями, приведенные на рис. 1.1−1.4. в настоящее время подвергаются существенным изменениям, которые с точки зрения формирования «.распределения управленческих работ, представляют определенные сложности. Характерной особенностью «классических» структур простая схема распределения управленческих работ. Например, в линейной структуре (см. рис. 1.1) блоки управленческих работ (планирование, анализ хозяйственной деятельности, материально-техническое обеспечение и др.) жестко распределены по структурным подразделением и перекрестное выполнение управленческих функций не допустимо. По этой же логике работники одного отдела не могут быть исполнителями работ других отделов, кроме, возможно, не ответственных консультационных функций. Еще одной особенностью является отсутствие дублирования функций. Отметим также принцип жесткой иерархии выполнения управленческих работ в рассматриваемых структурах. Начальник структурного подразделения (и предприятия в целом) выполняет распорядительные, контрольные функции и определяет уровни мотивации работников соответствующего структурного подразделения.

Рис. 1.4. Пример матричной структуры.

Анализ информационных сущностей рассмотренных связей между элементами организационной структуры, таких как список работ, список сотрудников, список подразделений и характеризует тип организационной структуры, что является чрезвычайно важным для нашего исследования, по определению принципа распределения управленческих работ. Данный вывод подтверждается полностью при анализе дивизиональных и процессных структур, в которых выделенные принципы взаимодействия трех указанных выше элементов существенно отличается от классических организационных структур. В данных структурах наблюдается существенные отклонения от классических принципов распределения управленческих работ. Так уже в матричной организационной структуре (см. рис. 1.4) допускается, что работник данного отдела может выполнять управленческие работы другого отдела. Например, в дивизиональной структуре управления принципы отношений списков работ, структурных подразделений руководством предприятия не регламентируется, т.к. оценка деятельности структурных подразделений (дивизионов) осуществляется коммерческими результатами их деятельности на соответствующем секторе рынка [23, 66, 78]. В процессной структуре системы управления реализуются еще более свободно связи этих трех элементов потока управленческих работ. В этих структурах допускается выполнение распорядительных, контрольных и иных операций рядовыми сотрудниками организации [7, 52, 81].

Таким образом, при разработке программных средств распределения управленческих работ применяемых для всех существующих организационных структур необходимо реализовать свободное назначение управленческих работ и операций, как по структурным подразделениям, так и по отдельным исполнителям в соответствии с типом анализируемой организации.

Рассмотрим особенности формирования и распределения управленческих работ, перечня возможных структурных подразделений и вопросы подбора и расстановки управленческих работников.

Совершенствование структуры предприятий управления объединения предприятий (в частности финансово-промышленной группы предприятий сельскохозяйственного машиностроения) предусматривает комплекс мероприятий, связанных с рационализацией функционально-иерархического разделения труда и организационных структур управления, типизацией управленческих операций, оптимизацией численности управленческого аппарата и т. д.

По мнению ведущих российских ученых [32, 33, 44, 51, 60, 66] понятие «совершенствование систем управления» предполагает комплекс мер:

1. Рационализация функционально-иерархического разделения труда и организационных структур.

2. Рационализация и типизация управленческих работ и операций.

3. Оптимизация численности управленческого персонала.

Непосредственно под рационализацией функционально-иерархического распределения управленческих работ и организационных структур, по нашему мнению, необходимо понимать совершенствование принципов построения организационной структуры (критерии рационального функционал ьно-иерархического распределения управленческих работ):

1. Гибкость. Характеризует способность быстрой перестройки в соответствии с изменениями внутренней и внешней экономической ситуацией.

2. Эффективность. Характеризует способность максимально возможного решения всего круга задач, возникающих при функционировании, как самой организационной структуры, так и всего предприятия в целом.

3. Нормоуправляемость. Это соблюдение рационального (минимального) числа подчиненных у каждого руководителя, при котором в полном объеме решаются все задачи управления. Под показателем управляемости понимается также степень надежности исполнения управленческих работ. Количественно показатель управляемости можно определить как отношения числа исполненных распоряжений к общему их числу за определенный период времени.

4. Рациональность загрузки ¦ управленческого персонала. Объем управленческой работы исполнителей и их распределения по управленческим операциям должен соответствовать потенциалу трудовой активности менеджеров и быть равномерным по времени.

5. Единство прав и ответственности. Права и обязанность четко определены и способствуют достижению поставленных целей.

6. Экономичность. Достижение минимально возможного уровня необходимых затрат при которых задачи управления решаются в полном объеме.

Сформулированные принципы рациональной организационной структуры системы управления промышленным предприятием накладывают определенный порядок на процедуры распределения управленческих работ. Следует однако, отметить, что вопросы совершенствования организационной структуры управления предприятием в данной работе не рассматриваются. Другими словами, обоснования оптимального состава управленческих работ, оптимальной численности персонала и состава структурных подразделений системы управления предприятием не проводится, а задача распределения потока управленческих работ решается в рамках заданных (сформированных) списках работ, структурных подразделений и числа работников. Однако, вопросы формирования данных списков анализируемой организации имеют существенное значение. Рассмотрим наиболее важные аспекты этих проблем.

Результаты работы переданы для использования в ФПГ «Сибагромаш» в отдел информационных технологий и в кадровый центр ОАО «Алтайэнер-го». Материалы работы используются в учебном процессе математического и экономического факультетов Алтайского государственного университета по специальности «Прикладная математика» и «Информационные системы в экономике».

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

.