База данных «Кадры»

КУРСОВАЯ РАБОТА

По дисциплине «Информатика»

БАЗА ДАННЫХ: «Кадры»

Иркутск 2014

Содержание Введение Модели данных Элементы БД Описание базы данных «Кадры»

Заключение

Список использованной литературы

Введение

Как известно, в современном обществе системы управления базируются на комплексных системах обработки информации, на современных информационных технологиях.

Современные системы компьютерного управления обеспечивают: выполнение точного и полного анализа данных; получение информации во времени без задержек; определение тенденций изменения важных показателей.

Приложение Microsoft Access является мощной и высокопроизводительной 32-разрядной системой управления реляционной базой данных (СУБД).

База данных — это совокупность структурированных и взаимосвязанных данных и методов, обеспечивающих добавление, выборку и отображение данных.

Access — мощное приложение Windows. При этом производительность СУБД органично сочетаются со всеми удобствами и преимуществами Windows.

СУБД — программный комплекс, позволяющий создавать и эксплуатировать базу данных.

Как реляционная СУБД, Access обеспечивает доступ ко всем типам данных и позволяет одновременно использовать несколько таблиц базы данных.

Access специально спроектирован для создания многопользовательских приложений, где файлы базы данных являются разделяемыми ресурсами в сети. В Access реализована надёжная система защиты от несанкционированного доступа к файлам.

База данных храниться в одном файле, но профессиональные пользователи предпочитают разделять базу данных на два файла: в одном хранятся объекты данных (таблицы, запросы), в другом объекты приложения (формы, отчёты, макросы, модули).

Несмотря на то, что Access является мощной и сложной системой, его использование не сложно для непрофессиональных пользователей.

В курсовой работе мы рассматриваем теоретическое значение баз данных, мощного приложения Microsoft Access и применяем на практике свои навыки, кроме того, используем учебные пособия и практикум для создания базы данных.

база данные кадры

Модели данных

Модель данных представляет собой множество структур данных, ограничений целостности и операций манипулирования данными. С помощью модели данных могут быть представлены объекты предметной области и взаимосвязи между ними.

Модель данных — совокупность структур данных и операций их обработки.

СУБД основывается на использовании иерархической, сетевой или реляционной модели, на комбинации этих моделей или на некотором их подмножестве. Рассмотрим три основных типа моделей данных: иерархическую, сетевую и реляционную.

Иерархическая модель данных.

Иерархическая модель организует данные в виде древовидной структуры. К основным понятиям иерархической структуры относятся: уровень, элемент (узел), связь. Дерево представляет собой иерархию элементов, называемых узлами. Узел — это совокупность атрибутов данных, описывающих некоторый объект. Каждый узел, кроме корня, связан с одним узлом на более высоком уровне, называемым исходным для данного узла. Ни один элемент не имеет более одного исходного. Каждый элемент может быть связан с одним или несколькими элементами на более низком уровне. Они называются порожденными.

Сетевая модель данных.

Сетевая модель организует данные в виде сетевой структуры.

Структура называется сетевой, если в отношениях между данными порожденный элемент имеет более одного исходного.

В сетевой структуре при тех же основных понятиях (уровень, узел, связь) каждый элемент может быть связан с любым другим элементом.

Реляционная модель данных.

Понятие «реляционный» (с англ. relation — отношение) связано с разработками известного американского специалиста в области систем баз данных — Е. Кодда.

Эти модели характеризуются простотой структуры данных, удобным для пользователя табличным представлением и возможностью использования формального аппарата алгебры отношений и реляционного исчисления для обработки данных.

Реляционная модель ориентирована на организацию данных в виде двумерных таблиц.

Реляционная модель данных является совокупностью взаимосвязанных двумерных таблиц — объектов модели.

Связи между двумя логически связанными таблицами в реляционной модели устанавливаются по равенству значений одинаковых атрибутов этих таблиц.

Каждая реляционная таблица представляет собой двумерный массив и обладает следующими свойствами:

— каждый элемент таблицы — один элемент данных;

— все столбцы в таблице однородные, т. е. все элементы в столбце имеют одинаковый тип (числовой, символьный и т. д.) и длину;

— каждый столбец имеет уникальное имя;

— одинаковые строки в таблице отсутствуют;

— порядок следования строк и столбцов может быть произвольным.

При описании реляционной модели часто используют следующие термины: отношение, кортеж, домен.

Отношения представлены в виде таблиц, строки которых соответствуют, записям (кортежам), а столбцы — полям, атрибутам отношений (доменам).

Поле каждое значение, которого однозначно определяет соответствующую запись, называется простым ключом (ключевым полем). Если записи однозначно определяются значениями нескольких полей, то такая таблица базы данных имеет составной ключ.

В примере, показанном на рис. 1, ключевым полем таблицы является «№ личного дела» .

Между двумя реляционными таблицами могут быть сформированы связи. Различные таблицы, могут быть связаны между собой через общее поле данных.

Организация данных. Создание таблиц и управление ими.

Связывание таблиц и обеспечение доступа к данным. Access позволяет связывать таблицы по совпадающим значениям полей, с целью последующего соединения нескольких таблиц в одну.

Добавление и изменение данных. Эта функция требует разработки и реализации представленных данных, отличных от табличных (формы).

Представление данных. Access позволяет создавать различные отчёты на основе данных таблиц и других объектов базы данных.

Макросы. Использование макросов позволяет автоматизировать повторяющиеся операции. В последних версиях Access макросы используют для совместимости.

Модули. Модули представляют собой процедуру или функцию, написанные на Access VBA (диалект Visual Basic Application). Эти процедуры можно использовать для сложных вычислений. Процедуры на Access VBA превышают возможности стандартных макросов.

Защита базы данных. Эти средства позволяют организовать работу приложения в многопользовательской среде и предотвратить несанкционированный доступ к базам данных.

Средства печати. С помощью этой функции Access позволяет распечатать практически всё, что можно увидеть в базе данных.

Элементы базы данных

Ш Таблицы. В базе данных информация хранится в виде двумерных таблиц. Можно так же импортировать и связывать таблицы из других СУБД или систем управления электронными таблицами. Одновременно могут быть открыты 1024 таблицы.

Ш Запросы. При помощи запросов можно произвести выборку данных по какому-нибудь критерию из разных таблиц. В запрос можно включать до 255 полей.

Ш Формы. Формы позволяют отображать данные из таблиц и запросов в более удобном для восприятия виде. С помощью форм можно добавлять и изменять данные, содержащиеся в таблицах. В формы позволяют включать модули.

Ш Отчёты. Отчёты предназначены для печати данных, содержащихся в таблицах и запросах, в красиво оформленном виде. Отчёты так же позволяют включать модули.

Ш Модули. Модули содержат VBA-код, используемый для написания процедур обработки событий таких, как, например, нажатия кнопки в форме или отчёте, для создания функций настройки, для автоматического выполнения операций над объектами базы данных и программного управления операциями, т. е. добавление VBA-кода позволяет создать полную базу данных с настраиваемыми меню, панелями инструментов и другими возможностями. Модули снимают с пользователя приложения необходимость помнить последовательность выбора объектов базы данных для выполнения того или иного действия и повышают эффективность работы.

База данных может содержать до 32 768 объектов.

В состав Access входит множество мастеров, построителей и надстроек, которые позволяют упростить процесс создания объектов базы данных.

Свойства полей базы данных:

v Имя поля — определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой данных (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблицы).

v Тип данных — определяет тип данных, который может содержаться.

v Размер поля — определяет предельную длину в символах

v Формат поля — определяет способ форматирования данных

v Маска ввода — определяет форму, в которой вводятся данные

v Подпись — определяет заголовок столбца таблицы.

v Значение по умолчанию — то значение, которое вводится автоматически.

v Условия назначения — ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных.

v Сообщение об ошибке — текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода ошибочных данных.

v Обязательное поле — свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля.

v Пустые строки — свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных.

v Индексированное поле — все поля, обладающие этим свойством, позволяют производить операции, связанные с поиском или с сортировкой существенно быстрее.

Таблицы

Создание таблицы в режиме Мастера таблиц

Процесс создания объекта базы данных при помощи мастера делится на несколько шагов, на каждом из которых можно установить требуемые характеристики создаваемого объекта. Мастер таблиц позволяет создать новую таблицу на основе 33 образцов таблиц делового применения и 20 образцов таблиц личного применения.

Использование Мастера таблиц служит отличным примером, позволяющим понять общую процедуру работы с мастерами Access. Создание таблиц на основе образцов Мастера таблиц имеет ограниченные возможности в настоящих приложениях. В большинстве случаев для создания таблиц используется импорт или связывание данных с другими базами данных или электронными таблицами.

Создание таблицы в режиме Конструктора таблиц Если импортировать или связать данные нельзя, то чаще всего таблицы создаются в режиме конструктора, который позволяет определить требуемую структуру таблицы. В режиме конструктора таблиц можно увидеть названия, типы данных, описания назначения, а также некоторые дополнительные свойства полей таблицы. То, что появляется в верхней части окна таблицы, открытой в режиме конструктора, называется бланком структуры таблицы или просто бланком таблицы. В нижней части окна таблицы, открытой в режиме конструктора, выводятся свойства полей таблицы, а также краткое описание активного свойства таблицы.

Создание таблицы непосредственно в режиме таблицы

Access дает возможность создания таблиц непосредственно в режиме таблицы. При этом Access создает, пустую таблицу на основе таблицы, используемой по умолчанию, со структурой, имеющей 20 полей и 30 пустых записей. После этого можно вводить данные прямо в таблицу. При ее сохранении Access анализирует данные и выбирает тот тип для каждого поля, который больше всего соответствует введенным данным. Создание таблиц в режиме таблицы имеет ограниченное применение. Поля таблицы не имеют содержательных имен, так что почти всегда нужно будет редактировать структуру, чтобы переименовать поля.

Перед началом заполнения таблицы нужно определить связи этой таблицы с другими таблицами базы данных, определить ключевое поле и создать индексы.

Связь между таблицами устанавливает отношения между совпадающими значениями в ключевых полях — обычно между полями разных таблиц. В большинстве случаев связывают ключевое поле одной таблицы с соответствующим ему полем (часто имеющим то же имя), которое называют полем внешнего ключа во второй таблице. Таблица, содержащая ключевое поле, называется главной, а таблица, содержащая внешний ключ — связанной.

Существует четыре вида отношений:

Один к одному./

При использовании отношения «один к одному» запись в таблице «А» (главной таблице) может иметь не более одной связанной записи в таблице «В» (связанной таблице) и наоборот. Связь с отношением «один к одному» используют для разделения очень широких таблиц или для отделения части таблицы по соображениям защиты. В таблицах связанных отношением «один к одному» ключевые поля должны быть уникальными.

Один ко многим. В т/

акой связи каждой записи в таблице «А» могут соответствовать несколько записей в таблице «В», а запись в таблице «В» не может иметь более одной соответствующей записи в таблице «А». В таблице «А» ключевое поле должно быть уникальным.

Многие к одному. При использовании отношения «многие к одному» о/

дной записи в таблице «А» может соответствовать одна запись в таблице «B», а запись в таблице «В» может иметь более одной соответствующей ей записи в таблице «А». В таблице «А» ключевое поле должно быть уникальным.

Многие ко многим. Этот вид отношения используется для связыв/

ания таблиц, имеющих только внешние ключи.

Автоматическое обеспечение ссылочной целостности данных является важной особенностью Access. Если на связь между таблицами наложены условия ссылочной целостности, то Access не позволяет добавлять в связанную таблицу записи, для которых нет соответствующих записей в главной таблице, и изменять записи в главной таблице таким образом, что после этого в связанной таблице появятся записи, не имеющие главных записей; а также удалять записи в главной таблице, для которых имеются подчиненные записи в связанной таблице. Условия целостности данных определяют систему правил, используемых в Access для поддержания связей между записями в связанных таблицах. Эти правила делают невозможным случайное удаление или изменение связанных данных. После наложения условий целостности данных на операции со связанными таблицами накладываются ограничения. Невозможно ввести в поле внешнего ключа связанной таблицы значение, не содержащееся в ключевом поле главной таблицы.

Необходимо так же определить первичный ключ. Если таблица никогда не будет использоваться в качестве главной, то ключ для нее определять не нужно. Определение ключа таблицы является простейшим способом предотвращения появления в таблице одинаковых записей. В главной таблице связи должен быть определен первичный ключ.

Ключ можно определить и в связанных таблицах, что поможет избежать появления повторяющихся данных. Ключ таблицы можно задать по значению нескольких полей. Access автоматически индексирует таблицу по значению ключа, но может потребоваться создать дополнительные индексы по значениям других полей. Индексы позволяют ускорить поиск данных в тех полях таблицы, по которым она проиндексирована. Каждая таблица Access может иметь до 32 индексов, 5 из которых могут быть составными (в составной индекс может входить не более 10 полей). Тем не менее, не стоит увлекаться созданием индексов для каждого поля таблицы и всех их комбинаций, поскольку это может существенно замедлить процесс заполнения таблицы (при изменении или добавлении записи автоматически обновляются все индексы).

Одним из основных принципов разработки реляционных баз данных является то, что все данные, содержащиеся в поле таблицы, должны иметь один и тот же тип. Для каждого поля таблицы необходимо задать тип данных. По умолчанию используется тип данных «Текстовый». При задании типа данных поля можно также указать размер, формат и другие параметры, влияющие на отображение значения поля и точность числовых данных.

Основные типы данных:

Текстовый. Текст или числа, не требующие проведения расчётов.

Ш МЕМО. Поле этого типа предназначено для хранения небольших текстовых данных (до 64 000 символов). Поле этого типа не может быть ключевым или проиндексированным.

Ш Числовой. Этот тип данных содержит множество подтипов. От выбора подтипа (размера) зависит точность вычислений.

Ш Счётчик. Уникальные, последовательно возрастающие числа, автоматически вводящиеся при добавлении новой записи в таблицу.

Ш Логический. Логические значения, а так же поля, которые могут содержать одно из двух возможных значений.

Ш Денежный. Денежные значения и числовые данные, используемые в математических вычислениях.

Ш Дата/Время. Дата и время хранятся в специальном фиксированном формате.

Ш Поле объекта OLE. Включает звукозапись, рисунок и прочие типы данных. Поле этого типа не может быть ключевым или проиндексированным.

Ш Гиперсвязь. Содержит адреса Web-страниц.

Запросы Запросы являются важным инструментом в любых системах управления базами данных. Они используются для выделения, обновления и добавления новых записей в таблицы. Чаще всего запросы используются для выделения специфических групп записей, чтобы удовлетворить определенному критерию. Кроме того, их можно использовать для получения данных из различных таблиц, обеспечивая единое представление связанных элементов данных.

В Access существует четыре типа запросов для различных целей:

Запросы на выборку /

отображают данные из одной или нескольких таблиц в виде таблицы.

Перекрестные запросы собирают данные из одной или нескольких таблиц в формате, похожем на формат элек/

тронной таблицы. Эти запросы используются для анализа данных и создания диаграмм, основанных на суммарных значениях числовых величин из некоторого множества записей.

Запросы на изменение /

используются для создания новых таблиц из результатов запроса и для внесения изменений в данные существующих таблиц. С их помощью можно добавлять или удалять записи из таблицы и изменять записи согласно выражениям, задаваемым в режиме конструктора запроса.

Запросы с параметрами —/

это такие запросы, свойства которых изменяются пользователем при каждом запуске. При запуске запроса с параметром появляется диалоговое окно, в котором нужно ввести условие отбора. Этот тип запроса не является обособленным, т. е. параметр можно добавить к запросу любого типа.

Формы

Формы Access позволяют создавать пользовательский интерфейс для таблиц базы данных. Хотя для выполнения тех же самых функций можно использовать режим таблицы, формы предоставляют преимущества для представления данных в упорядоченном и привлекательном виде. Формы позволяют также создавать списки значений для полей, в которых для представления множества допустимых значений используются коды. Правильно разработанная форма ускоряет процесс ввода данных и минимизирует ошибки.

Формы создаются из набора отдельных элементов управления: текстовые поля для ввода и редактирования данных, кнопки, флажки, переключатели, списки, метки полей, а также рамки объектов для отображения графиков. Форма состоит из окна, в котором размещаются два типа элементов управления: динамические (отображающие данные из таблиц), и статические (отображающие статические данные, такие, как метки и логотипы).

Формы Access являются многофункциональными; они позволяют выполнять задания, которые нельзя выполнить в режиме таблицы. Формы позволяют производить проверку корректности данных, содержащихся в таблице. Access позволяет создавать формы, включающие другие формы (форма внутри формы называется подчиненной). Формы позволяют вычислять значения и выводить на экран результат.

Приложения для работы с базами данных можно разделить на три основных категории:

· Управление транзакциями. Эти формы, работают непосредственно с таблицами, при условии, что активна только одна таблица. Если для добавления и редактирования информации в более чем одной таблице используется единственная форма, то можно создать запрос на обновление, включающий все нужные поля, а затем создать форму на основе этого запроса. Главная форма также может использовать единственную таблицу в качестве источника данных, но, кроме того, включать подчиненные формы, в качестве источника данных которых используются другие таблицы. Подчиненная форма, которая появляется ниже текстовых полей главной формы, используется для просмотра и добавления данных в таблицу, связанную с подчиненной формой.

· Доступ к данным. Такие формы предназначены только для просмотра информации. Приложения Access позволяют использовать три уровня вложенности форм: главная, подчиненная и подчиненная форма, включенная в предыдущую подчиненную форму. Формы, предназначенные только для доступа к данным, в качестве источника данных часто используют запросы, которые суммируют данные по временным промежуткам.

· Администрирование баз данных. Приложения этой категории выполняют административные функции такие, как создание баз данных или таблиц, разграничение прав доступа пользователей к объектам баз данных, обеспечение безопасности с помощью шифрования, периодическое уплотнение базы данных, а также операции резервного копирования.

Приложения для администрирования баз данных требуют наличия полного доступа ко всем объектам, содержащимся в базе данных.

Простейший путь создания основной и подчиненной форм — использование Мастера форм, который позволяет создавать формы (с подчиненными или без), содержащие поля из одной или более таблиц или запросов. Мастер форм создает базовый внешний вид формы и добавляет текстовые поля для отображения и редактирования значений полей таблиц Отчеты Конечным продуктом большинства приложений баз данных является отчет. В Access отчет представляет собой специальный тип непрерывных форм, предназначенных для печати. Для создания отчета, который можно распечатать и распределить между потребителями, Access комбинирует данные в таблицах, запросах и даже формах. Распечатанная версия формы может служить отчетом.

Создаваемые Access отчеты делятся на:

v Отчеты в одну колонку представляют собой один длинный столбец текста, содержащий значения всех полей каждой записи таблицы или запроса.

v В ленточных отчетах для каждого поля таблицы или запроса выделяется столбец, а значения всех полей каждой записи выводятся по строчкам, каждое в своем столбце. Если в записи больше полей, чем может поместиться на странице, то дополнительные страницы будут печататься до тех пор, пока не будут выведены все данные; затем начинается печать следующей группы записей.

v Многоколоночные отчеты создаются из отчетов в одну колонку при использовании колонок «газетного» типа или колонок «змейкой», как это делается в настольных издательских системах и текстовых процессорах. В основном отчёты проще всего построить при помощи Мастера отчётов.

Описание базы данных «Кадры»

«Кадры».

База данных «Кадры» должна содержать несколько таблиц: основная и вспомогательные их таблицы. В данном примере основная таблица — Служебные сведения [Код_сотр, Фамилия, Имя_отчество, Код_отдела, Код_должн, Образование, Код_спец, Стаж, Телефоны ] Личные сведения [Код_сотр, Дата_рожд, Место_рожд, Паспорт, Адрес, Адрес_регистр, Семейн_полож, Число_детей] и Вспомогательные таблицы — Отделы [ Код_ отд, Отдел, Начальник, Телефоны] Должности [Код_должн, Должности], Специальности [Код_спец, Специальность]. Откройте систему управления базами данных Access. Создайте новую (пока пустую) базу данных в своем рабочем каталоге, присвоив ей имя Кадры.

Запросы:

1. По возрасту (запрос на максимальный возраст сотрудника);

2. По должности;

3. По семейному положению;

4. По стажу (запрос на минимальный стаж сотрудника).

Формы:

1. Должности;

2. Личные сведения;

3. Отделы;

4. Служебные сведения;

Отчеты:

Заключение

В ходе выполнения курсовой работы была разработана база данных «Кадры». База данных «Кадры» предназначена для облегчения работы с персоналом. Она содержит важные сведения каждого из сотрудников. С ее помощью можно легко узнать важные сведения того или иного сотрудника. База данных имеет официальный интерфейс, поддерживает целостность и непротиворечивость данных и обеспечивает вывод на экран всех необходимых отчетных документов. Это позволяет сделать вывод о корректности и полноте решения поставленной на курсовую работу задачи.

1. Cтоцкий Ю. Самоучитель Office 2008. — Cанкт — Петербург. Питер, 2003.

2. Рычков В. Самоучитель Eхcel 2007.-Санкт — Петербург.: Питер, 2004

3. Сенькосов И. А. Гейн А.Г. Информатика. М — Просвещение

4. Симонович С. М. Новейший самоучитель работы на компьютере. Десс; Инфорком-Пресс, 2003

5. Симонович С. В. Информатика: Базовый курс.- Санкт-Петербург, 2003

6. Верман А. Я. Ассеss 05 для профессионалов