Информационная среда организации и процесс ее формирования

Актуальность настоящей работы. Информация нужна всем: управляющим структурам, коллективам предприятий, общественным организациям, всем работающим. Невозможно опираться только на интуицию, на свой жизненный и практический опыт, необходимо получать и осваивать все расширяющуюся информацию, помогающую решать возникающие вопросы. Информация выступает сегодня как один из первостепенных ресурсов, значение которого не меньше, чем значение материальных, сырьевых и других ресурсов. Использование последних в значительной степени зависит именно от состояния и использования информации. В отличие от большинства ресурсов, которые способны истощаться, информационный потенциал может использоваться многократно как коллективами, так и индивидуальными работниками. При этом он постоянно увеличивается и обогащается.

В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.

Цель данной работы исследование информационной среды организации и процесса её формирования

Исходя из поставленной цели работы в исследуемой организаци необходимо решить взаимосвязанный комплекс задач: дать определение информационной среды, определить её составляющие, исследовать условия эффективности действия информационной среды организации.

1. Понятие, условия формирования и основные составляющие информационной среды предприятия

«Бизнес-процесс, реализуемый на предприятии, представляет собой комплекс ключевых взаимосвязанных бизнес-процессов (видов деятельности), которые потребляют ресурсы (материальные, финансовые, трудовые, интеллектуальные и пр.) и в результате которых производится определенная группа продукции (промышленная продукция, построенный объект, информационная продукция, управленческое решение и пр.), товаров и услуг, ценная для потребителей» .

Каждая стадия развития бизнеса предполагает количественное или качественное изменение организационно-экономических характеристик бизнес-процессов. Именно своевременное и быстрое реагирование бизнеса и бизнес-процессов на изменение рыночной среды, гибкость, модернизация производства позволят предупредить и смягчить кризисные ситуации на предприятии, выбрав правильную стратегию реструктуризации (реорганизации) или перепроектирование бизнеса (реинжиниринг бизнес-процессов и его организационно-экономических характеристик).

В ходе анализа деятельности предприятия можно выделить большое число разнообразных процессов (до нескольких сотен), которые в определенной степени характеризуют полный цикл внедрения, производства и реализации продукта/услуги. Однако на практике предприятие имеет достаточно ограниченное количество ключевых процессов, которые формируют информационную среду предприятия

Основными операциями с информацией являются сбор, регистрация, предварительная обработка, итоговая обработка. Сбор и регистрация информации определяются периодичностью поступления данных, возможностью появления ошибочных данных, способом отображения данных. Предварительная обработка информации это сортировка, сопоставление, выборка, подготовка для длительного хранения, унификация формы. Эта стадия характеризуется временем проведения, алгоритмом действий. Подготовка информации для принятия решения состоит в совместной обработке нескольких массивов данных, получении вторичных данных, сопоставлении информации из различных периодов, оптимизационной выборке части сведений и т. д.

Полное представление о потоках информации в системе управления дают информационные модели документооборота. Они представляются в описательном, табличном, символьном, графическом видах. В информационной модели отображают этапы движения каждого документа и порции информации с указанием наименования, процедуры переработки, источника и потребителя. Для отдельного подразделения системы управления выделяют следующие виды используемой информации: входная, выходная, нормативно-справочная, вспомогательная.

Справочная информация содержит, например, параметры оборудования, стандарты на продукцию, ценники, тарифные ставки оплаты труда, характеристику партнеров, законы и т. д. Нормативные массивы формирует сама система управления. Они включают нормы расхода материалов и энергии, производительность оборудования, нормы запаса материалов, нормы отходов и потерь в производстве и т. д.

Специальными понятиями, используемыми при анализе информации, являются символ, реквизит, запись, массив, база данных.

Символ элемент описания информации, в качестве которого используют буквы, цифры, знаки.

Реквизит законченный неделимый информационный объект. Реквизит может состоять из цифр, алфавитной записи, алфавитно-цифровой записи. Совокупность реквизитов, образующая законченное информационное сообщение, называют записью. Совокупность записей образует массив.

Характеризуется массив наименованием, длиной записи, максимально допустимым числом знаков реквизитов, датой формирования. Массивы данных организуются по последовательной либо иерархической схеме. При последовательной организации массива в каждой записи содержится адрес размещения следующей порции данных. Для упрощения процесса поиска данных в массиве его записи располагаются со структурированной предварительной сортировкой.

Ветвящиеся (иерархические) массивы более прогрессивны для хранения и использования. В этом случае массив состоит из частных массивов различных уровней. В верхнем уровне содержатся наиболее общие сведения, но для каждой записи указывается адрес детализирующих сведений. Ветвящийся массив удобен для целей дополнения и выборки. Он требует меньше места при хранении.

Информационные системы формируются как интегрированные системы, поддерживающие все направления деятельности предприятия, включая финансы, производство, сбыт, снабжение, складское хозяйство, транспортные перевозки, сервисное обслуживание и проектные работы. Информационная система позволяет отслеживать критические параметры при оценке деятельности предприятия.

2. Условия эффективности деятельности информационной среды организации

Системы оперативного управления предприятием являются ключевым и необходимым решением в общей информационно-управляющей структуре любого предприятия. «На Западе такие системы широко применяются и выделены в отдельный класс MES систем (Manufacturing Execution Systems Производственные Исполнительные Системы или Manufacturing Enterprise Solutions Решения для Промышленных Предприятий). Таким образом, MES (manufacturing execution systems) это интегрированная информационно-вычислительная система, объединяющая инструменты и методы управления производством в реальном времени» .

Чем отличаются MES-системы от ERP-систем, и почему они находятся на разных уровнях информационной структуры? ERP-системы ориентированы на планирование выполнения заказов, т. е. отвечают на вопрос: когда и сколько продукции должно быть произведено? MES-системы фокусируются на вопросе: как в действительности продукция производится? И оперируют более точной информацией о производственных процессах.