Совершенствование системы управления вузом на основе процессного подхода и автоматизации управления бизнес-процессами

Конец XX и начало XXI веков характерны существенными изменениями в экономике, связанными, в первую очередь, с расширением информационного пространства, и, как следствие, с повышением требований потребительского рынка и ростом конкуренции. Это требует нового подхода к управлению субъектами хозяйствования, ориентированного, в большей мере, на потребителя. Современную экономику по праву называют клиентоориентированной. В этих условиях многие предприятия предпринимают решительные меры по совершенствованию своих систем управления.

Основанные на функциональном подходе системы управления не способны в достаточной мере отвечать требованиям рынка. Скорость, с которой происходят изменения в структуре производства, в развитии информационных потоков и технологий, в уровне потребительских требований заставляет предприятия обращать пристальное внимание на прогрессивные методы управления, основанные на процессном подходе.

Информационные потоки, которые существенно расширились благодаря развитию Интернет-технологий, не вписываются в рамки функциональных границ, и создают кроссфункциональное взаимодействие, которое, при отсутствии соответствующих систем управления, является неуправляемым и неорганизованным. Задача современного менеджмента — взять под контроль все ресурсы предприятия, в том числе и информационные, и управлять ими, используя современные методы управления.

В современных условиях образовательные учреждения превратились в самостоятельные субъекты хозяйствования, которые попали в условия жесткой конкуренции в борьбе как за внутренний рынок, так и за выход на международный уровень. Эти обстоятельства заставили вузы особое внимание уделять внутренним процессам, и корректировать систему управления, исходя из требований современной экономики. А это означает, что применение современных методов управления актуально для образовательных учреждений не менее, а может быть и более чем для любых других предприятий.

Несмотря на то, что проблематике управления вузами посвящено достаточно большое количество работ как российских, так и зарубежных авторов, многие из этих работ либо носят общесистемный характер, не уделяя достаточного внимания проработке процессов образовательных учреждений, либо затрагивают единичные аспекты и отдельные процессы, без построения единой системы управления. Отсюда возникает разрыв между методологической основой управленческих концепций и областью практического применения процессного подхода. Кроме того, наличие большого числа смежных технологий, которые могут применяться для анализа эффективности деятельности, для мониторинга и оперативного контроля исполнения процессов, с одной стороны дают простор для комбинирования технологий, но с другой стороны создают проблемы в выборе методов и правильном их применении. Создание единой системы управления образовательным учреждением, основанной на научной методологии управления и поддерживаемой современными технологиямизадача, которая предопределяет актуальность темы, а так же цели и задачи представленного диссертационного исследования.

Целью диссертационного исследования является обоснование необходимости совершенствования систем управления образовательными учреждениями, разработка методических рекомендаций по созданию.

Системы управления вузом на основе процессного подхода с применением современных информационных технологий.

В соответствие с обозначенной целью, в работе были поставлены следующие задачи:

• выявить и обозначить проблемы управления образовательными учреждениями, связанные с изменениями в мировой экономической системе;

• обобщить теоретические разработки в области системного подхода к управлению предприятиями, и интерпретировать этот подход на систему управления образовательным учреждением;

• разработать общие принципы создания системы управления образовательным учреждением, основанной на процессном подходе, с использованием современных информационных технологий;

• определить группы показателей оценки эффективности и предложить варианты выбора ключевых показателей в соответствии с текущими задачами организации;

• выделить основные группы процессов образовательного учреждения, создать схему процессов верхнего уровня, детализировать автоматические процессы управления состоянием объектов учета и их взаимодействие;

• разработать рекомендации для внедрения предложенных методов и инструментов: архитектура, выявление процессов, выбор процесса, который может служить отправной точкой создания системы управления бизнес-процессами, выбор инструментов, описание и реализация процессов, непрерывное усовершенствование.

Предметом исследования являются образовательные учреждения Российской Федерации различных форм собственности.

Объектом исследования является Система управления образовательным учреждением.

Теоретической основой исследования являются работы российских и зарубежных авторов, касающиеся основ системного подхода к созданию систем управления, методологий управления, организации процессного управления, методов оценки эффективности и управления качеством.

Методологическую основу работы составили общенаучные методы познания. В исследовании использовались принципы системного подхода к изучению методов управления современной организацией, методы научного анализа, логического моделирования. Базой фактических данных о состоянии предмета исследования послужили материалы публикаций, интервьюирование руководителей и сотрудников образовательных учреждений.

Научная новизна данного исследования заключается в предложении архитектуры управленческой системы для образовательных учреждений любой формы собственности на основании сочетания прогрессивного управленческого подхода, механизмов его реализации и методов оценки и управления показателями деятельности.

С этой целью сделано следующее:

1. Образование выделено как стратегический ресурс, от состояния которого зависит состояние всего общества в целом. Исходя из этого, главенствующая роль в управлении образованием должна принадлежать государству, которое должно оставаться основным заказчиком и контролером качества образовательных услуг.

2. Выявлены недостатки традиционной модели управления образовательным учреждением, такие как: отсутствие кроссфункционального взаимодействия между подразделениями, недостаток гибкости для реагирования на изменения требований внешней среды, отсутствие выделенных функций менеджмента, передачи знаний между подразделениями, низкая адаптивность к решению коммерческих задач, ориентированность на решение тактических задач, отсутствие стратегического планирования.

3. Обосновано положение о процессном подходе к управлению образовательными учреждениями (раскрыта суть процессного подхода), состоящая в следующем: процессный подход рассматривается как способ реализации общей концепции управления, основанной на японском подходе TQM (Total Quality Management), которая служит основой для создания системы менеджмента качества, и полностью отвечает требованиям стандартов качества ИСО серии 9000.

4. Выделены шесть основных бизнес-функций, соответствующих определению цепочки создания ценности (value chain), которые реализуются соответствующими группами бизнес-процессов -«от идеи до продукта», «от продукта до обращения», «от обращения до заказа», «от заказа до оплаты», «послепродажное обслуживание», «административные процессы». Применительно к деятельности образовательных учреждений, цепочка создания ценности содержит следующие шесть групп основных процессов — «подготовка и организация учебного процесса», «реклама и продвижение», «работа с абитуриентами», «реализация учебного процесса», «работа с выпускниками», группа вспомогательных процессов («Административные процессы»).

В работе также определены области взаимодействия этих процессов, создана карта взаимодействия процессов верхнего уровня (High Level Diagram).

5. Предложен механизм определения и управления показателями оценки результатов деятельности образовательного учреждения1:

• в соответствии с методикой BSC, выделяются четыре группы показателей, соответствующих основным целям организации — это финансовые цели, цели заказчиков, внутренние цели и инновации и обучение;

• целевые значения показателей определяются исходя из стратегических и тактических планов организациисистема показателей должна ориентироваться на динамичность, а не на статичность;

• оценка и регулирование значений показателей производится в соответствии с принятой общей концепцией управления (в нашем случае — TQM);

• фактические значения показателей определяются практическим путем в результате анализа поведения группы процессов, каждого процесса в отдельности, определенных шагов процессов.

1 Обычно в литературе и на практике для обозначения различных показателей деятельности системы управления используется аббревиатура KPI (Key Performance Indicators — ключевые показатели производительности).

2 Существуют разные способы и методики для оценки показателей, среди которых можно назвать, к примеру, Систему Сбалансированных Показателей BSC (Balanced Score Card) и Службу Построения и Использования Рычагов Влияния SBL (Service Building and Leveraging). Подход BSC пользуется большей популярностью, и имеет хорошую технологическую поддержку у поставщиков программного обеспечения. Поэтому в работе предложено использование BSC.

6. Сформированы предложения по автоматизации процессов: выполнено описание автоматических процессов управления состояниями объектов (конечных автоматов), предложено использование специализированного программного обеспечения.

— ВРМ-системы (Business Process Management System, BPMS), предложена трехуровневая архитектура системы управления для образовательных учреждений: уровень управленческой компетенции (определение и управление целевыми показателями.

— TQM, BSC), процессный уровень (управление процессами, BPMS), технологический уровень (системы автоматизации учета, ERP, CRM и т. д.).

Практическая ценность работы заключается в следующем: Результаты исследования могут быть использованы при создании системы управления в образовательном учреждении любого типа, а также для совершенствования уже существующих систем управления.

Материалы диссертации могут быть использовании в качестве методических материалов при проектировании курсов по управлению бизнес-процессами.

Основные теоретические результаты исследования были представлены на I и II Всероссийских научно-практических конференциях по управлению бизнес-процессами на базе Воронежского Института менеджмента, маркетинга и финансов (ИММиФ) (2008 — 2009 гг.), на III Всероссийской научно-практической конференции по управлению бизнес-процессами на базе Чувашского Государственного университета (2010 г.), XIII научно-практической конференции «Реинжиниринг бизнес-процессов на основе современных информационных технологий. Системы управления процессами и знаниями», организованной Министерством образования и науки РФ, Российской ассоциацией искусственного интеллекта, Московским государственным университетом экономики, статистики и информатики (МЭСИ) и Институтом компьютерных технологий (2010 г.), а также в опубликованных научных работах.

Практическая апробация материалов диссертации, связанных с автоматизацией процесса приема абитуриентов, проводилась на базе Московского Гуманитарного института им. Е. Р. Дашковой.

Личный вклад соискателя. По результатам исследования опубликованы следующие научные работы:

Статьи в рецензируемых журналах и изданиях, рекомендованных ВАК:

1. Вагнер Ю. BPMS-эффект // Журнал «Автоматизация в промышленности». -М.: ИД «ИнфоАвтоматизация», 2009. — № 7.

2. Вагнер Ю. Управление процессами в вузе // Журнал «Открытые системы» — М.: ЗАО «Издательство „Открытые системы“», 2010. -№ 9.

Публикации в других изданиях:

3. Вагнер Ю. Б., Белайчук A.A. ВРМ в действии // Журнал «Директор информационной службы». -М.: ЗАО «Издательство „Открытые системы“», 2007. — № 2.

4. И. И. Столяров, Ю. Б. Вагнер «Вуз как объект системного управления» // -М.: AHO МГИ им. Дашковой, 2007. — 40с. Отчет о научно-исследовательской работе по теме № 5−07ИИР (промежуточный).

5. И. И. Столяров, Ю. Б. Вагнер «Анализ систем управления образовательными учреждениями и методы их совершенствования» // -М.: AHO МГИ им. Дашковой, 2008. —.

50с. Отчет о научно-исследовательской работе по теме № 5−07НИР (промежуточный).

6. И. И. Столяров, Ю. Б. Вагнер «Разработка системы управления вузом» // -М.: АНО МГИ им. Дашковой, 2007. — 58с. Отчет о научно-исследовательской работе по теме № 5−07НИР (итоговый).

7. Вагнер Ю. ВРМ и его роль в управлении современным предприятием // Материалы международной конференции «Россия и мир: вчера, сегодня, завтра: Глобальные процессы и российская экономика» / -М.: МГИ им. Е. Р. Дашковой, 2008. -216с.

8. Вагнер Ю. ВРМ: нужен ли он СЮ? // Журнал «Директор информационной службы». — М.: ЗАО «Издательство „Открытые системы“», 2010. -№ 8.

Структура диссертации. Диссертационное исследование состоит из введения, трех глав, заключения, библиографического списка использованной литературы и приложения.

Заключение

.

Построение Системы управления в образовательном учреждении должно быть неразрывно связано с основной управленческой концепцией, принятой в вузе. В случае если концепция не выбрана, либо если ее необходимо изменить, то для вуза можно избрать методологию всеобщего повышения качества TQM, которая тесно пересекается со стандартом ИСО 9000. Руководствуясь выбранной методологией, и ориентируясь на стратегию и миссию организации, построение Системы управления будет четко ориентированным, с ясно определенными показателями и целями.

Любая современная управленческая методология оперирует понятиями бизнес-процессов и управления ими. Управление бизнес-процессами — ключевой момент реализации управленческой методологии.

Управление бизнес-процессами — это сложная задача, решение которой заключается в глубоком понимании процессов, их взаимодействия и их автоматизации. И здесь важен баланс между пониманием процессов, как объектов управления, и понимание их, как объектов автоматизации. Перекос в ту или иную сторону приведет к бесполезности усилий pi угасанию инициатив.

В данной работе предложен один из подходов, который может быть применим для создания Системы управления в вузе на основе бизнес-процессов. В соответствии с концепцией постоянного улучшения, результаты, достигнутые при применении данных рекомендаций, должны и будут постоянно развиваться, функциональность будет постоянно наращиваться. При правильном понимании подхода ВРМ, созданная система будет обладать достаточной гибкостью и устойчивостью, что сделает ее адаптируемой к изменениям внешних условий.

В результате исследования были сделаны следующие заключения:

1. Образование является стратегическим ресурсом, который оказывает влияние на состояние всего общества и на государство, как представителя и гаранта соблюдения интересов общества. Управление образованием должно оставаться задачей государства.

2. Управление образованием должно осуществляться государством посредством регламентации деятельности вузов, создания условий для их развития и участия в мировом образовательном процессе.

3. Участие вузов в мировом образовательном процессе возможно только при условии соответствия качества предоставляемого образования общемировым требованиям, способности вузов конкурировать на рынке образования с образовательными организациями других стран. Повышение уровня конкурентоспособности вуза зависит от качества организации его внутренних процессов. Повышение качества услуг, условий их предоставления возможно в первую очередь за счет совершенствования системы управления на основе использования инновационных технологий в сфере образования и менеджмента.

4. Система управления вуза должна строиться на принципах постоянного управления качеством. С этой целью в вузе должна быть создана система управления процессами, основанная на принципах РОСА, и поддерживаемая современными информационными технологиями.

5. Системный подход к решению задач совершенствования системы управления в вузе позволяет правильно расставлять приоритеты, соблюдая соответствие предпринимаемых действий стратегическим и тактическим целям организации. Создание системы управления в вузе должно содержать весь комплекс мер, от целеполагания до оперативного управления.

6. Соответствие результатов деятельности вуза его стратегическим и тактическим целям осуществляется на основе оценки показателей результатов деятельности, полученных на основе статистической обработки информации, получаемой из процессов.

7. Предложенный в работе метод может быть использован в качестве практического руководства при создании или реформировании системы управления в образовательных учреждениях любой формы собственности.