Делопоизводство, дать определение терминам, составить приказ
Подшивка или переплет дела. Документы постоянного срока хранения, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку, требования к которой определены ГОСТ 17 914−72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования». Если у организации есть возможность, она может осуществить переплет дела. Все осуществляется таким образом, чтобы обеспечить… Читать ещё >
Делопоизводство, дать определение терминам, составить приказ (реферат, курсовая, диплом, контрольная)
Содержание
- Дать определение терминам акт; виды; типовой формуляр. Особенности оформления
Составить приказ о назначении на должность главного бухгалтера ЗАО «Венс» Петрову А. Г. В виду увольнения главного бухгалтера Овсову Т. Г. По собственному желанию. Приказ вступает в силу 1. 01. 2003 г. Расположить на бланке приказа, завизировать, подшить в дело.
Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя.
Акты могут составляться несколькими должностными лицами.
В зависимости от назначения акты могут быть различных видов: акты приема-передачи дел;
акты экспертизы;
акты ликвидации;
акты проведения испытаний;
акты списания материальных ценностей;
коммерческие акты;
акты инвентаризации;
акты несчастных случаев и другие.
Акт имеет унифицированную форму.
Оформляется на общем бланке организации или на чистом листе формата А-4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.
Для актов с постоянно повторяющейся информацией можно применять бланки с трафаретным текстом.
Реквизиты акта: наименование организации; наименование вида документа; дата; регистрационный номер; место составления; гриф утверждения; заголовок к тексту; текст; отметка о наличии
приложения; подпись.
Дата и место составления, указываемые в бланке акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события. Но если работа комиссии продолжалась несколько дней, то при составлении акта указывают дату окончания работы.
Почти все разновидности актов подлежат утверждению: руководителем организации или его заместителями, по приказу или распоряжению которых комиссия получила свои полномочия;
органами коллегиального управления (общим собранием, советом директоров, правлением);
вышестоящей организацией.
Утверждение оформляется грифом, который располагается в верхнем правом углу документа и оформляется в соответствии с требованиями, изложенными в ГОСТе Р 6.30−2003.
Текст акта состоит, как правило, из двух логически связанных составных частей: вводной (введение) и констатирующей.
Текс введения во всех актах формализован. В нем указываются: основание для составления акта;
лица, составляющие акт;
лица, присутствующие при этом.
Подготовка к архивному хранению (подшив дела).
Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 1О лет) хранения находятся в течение 1−3 лет по месту их формирования, а затем подлежат передаче на хранение в архив организации. Перед передачей в архив дела должны быть дооформлены и описаны в специальных учетных формах (сдаточных описях) в соответствии с требованиями Федерального архивного агентства.
Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также конфиденциальные и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает следующие этапы.
1.Пересистематизация документов в деле. Документы в деле подшиваются в прямом хронологическом порядке (по датам поступления и порядковым номерам) таким образом, чтобы первый документ был в начале дела; из документов извлекаются все металлические скрепления (во избежание ржавчины).
2. Нумерация листов дела. В целях сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, они нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валвой нумерацией в верхнем углу черным графитовым карандашом или нумератором. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрируемые документы, представляющие собой самостоятельный лист, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером — каждое вложение. В случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации про изводится их перенумерация. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер.
З.Составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела. Внутренняя опись должна быть в делах, содержащих особо ценную и личную документацию, а также в судебных и следственных делах, в делах о присуждении ученых степеней и ученых званий, в делах на авторские свидетельства и патентные изобретения и др. Внутренние описи необходимы также, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов, например «Приказы директора по основной деятельности». Форма внутренней описи, порядок ее составления регламентируются Основными правилами работы архивов организаций. Во внутренней описи содержатся сведения о датах и регистрационных номерах документов, их заголовках, количестве листов каждого документа с указанием листов дела. Внутренняя опись в деле играет роль оглавления, способствует обеспечению сохранности документов.
4. Составление заверительной надписи дела. Она составляется по установленной форме на любую единицу архивного хранения и необходима для фиксации особенностей нумерации, учета количества листов дела и внутренней описи, особенностей формирования дела. Запрещается составлять заверительную надпись на обороте документов и самой обложке дела.
Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинников на копии, сведения о проверке наличия и состоянии дела, отметки о выдаче дела для использования и др.) отражаются в заверительной надписи.
5. Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
Уточняются наименование организации и ее непосредственная подчиненность на период создания документов, включенных в дело, заголовок дела (тома, части), крайние даты документов дела, количество листов в деле.
6. Подшивка или переплет дела. Документы постоянного срока хранения, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку, требования к которой определены ГОСТ 17 914–72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования». Если у организации есть возможность, она может осуществить переплет дела. Все осуществляется таким образом, чтобы обеспечить свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.