Регламентация документных технологий в организации

Процедуры, выполняемые в рамках технологии управления документацией, имеют сложившийся регламент. Принято рассматривать отдельно технологию работы с входящей документацией и технологию работы с внутренней и исходящей документацией. Такое деление оправдано практикой. Схематично по технологию обработки входящей документации можно представить в виде следующих процедур.

• 1. Прием входящих документов, обработка и сортировка.
• 2. Регистрация документов.
• 3. Принятие решений (оформление резолюций на документах).
• 4. Распределение документов по исполнителям.
• 5. Контроль исполнения документов.
• 6. Исполнение документов.
• 7. Систематизация исполненных документов в дела.
• 8. Поиск документов и сведений. Информационно-справочная работа в документной системе.
• 9. Экспертиза ценности документов.
• 10. Подготовка к архивному хранению или уничтожение документов.

Технологию обработки внутренних и исходящих документов можно представить в виде следующих процедур.

• 1. Определение целесообразности и необходимости создания документа.
• 2. Определение вида создаваемого документа.
• 3. Составление проекта документа.
• 4. Обсуждение и согласование проекта документа.
• 5. Визирование и подписание (утверждение) документа.
• 6. Регистрация документа.
• 7. Организация отправки документа или исполнения.
• 8. Контроль исполнения (для внутренних документов).
• 9. Помещение в дело исполненного внутреннего документа (систематизация документов).
• 10. Информационно-справочная работа в документной системе (многоаспектный поиск документов и сведений).
• 11. Экспертиза ценности документов.
• 12. Подготовка к архивному хранению и уничтожение документов с истекшим сроком хранения.

Кратко охарактеризуем перечисленные процедуры.

Прием, первичная обработка и сортировка документов. Операция носит технический характер. Если организация средняя или крупная, то существует специальный отдел, занимающийся получением и отправкой корреспонденции — экспедиция. Если организация небольшая — эту функцию выполняет общий отдел или секретарь.

Способы получения или отправки документов: почта, курьер, телефакс, электронная почта.

ш При получении проверяется:

• 1) правильность адресования (если не в адрес организации поступил документ — организовывается возврат);
• 2) сортировка по подразделениям в соответствии с адресатом;
• 3) правильность и комплектность документов и приложений (наличие подписей, дат, наличие указанных страниц приложения).

Не вскрываются конверты с отметкой «лично» и «КТ». На первой странице полученного документа справа внизу проставляют отметку о поступлении (краткое название организации, дата, входящий индекс).

Регистрация документов. Регистрация документов производится в целях организации учета, систематизации и поиска документов по ряду признаков. Регистрация документов — это фиксация факта создания или поступления документа в организацию путем проставления на нем даты и регистрационного индекса и записью необходимых сведений о документе в соответствующую регистрационную форму. Документ, полученный по электронной почте, также следует зарегистрировать.

Регистрация может проводиться децентрализованно в ряде подразделений (например, приказы по личному составу могут регистрироваться в отделе кадров), а может — централизованно в общем отделе (в канцелярии, в секретариате). При децентрализованном процессе нужен единый подход в рамках всей организации к системе индексации и структуре регистрационных форм. Он обеспечивается номенклатурой дел организации и инструкцией по документационному обеспечению управления. В крупных корпорациях может быть разработана самостоятельная инструкция по регистрации документов.

Регистрационные формы отличаются друг от друга в зависимости от видов и групп документов. Так, в отдельных формах регистрируются приказы, протоколы, акты. В отдельных формах регистрируются входящие и исходящие документы.

При электронной регистрации документов следует разработать виды форм регистрации на основе единой системы кодирования документов. При этом регистрационный индекс, присваиваемый документу, может состоять из следующих элементов: порядковый (валовый) номер в пределах регистрируемого за год потока определенных видов документов, код структурного подразделения и номер дела, в которое будет помещен зарегистрированный документ (после исполнения). Например:

153/02−03. При необходимости в состав индекса документа можно включать дополнительные элементы.

Регистрационная форма, в которой фиксируются сведения о входящем документе, должна иметь следующие поля.

• 1. Исходящий индекс.
• 2. Дата отправки.
• 3. Входящий индекс.
• 4. Дата получения.
• 5. Автор документа.
• 6. Заголовок (тема).
• 7. Резолюция.
• 8. Исполнитель.
• 9. Срок исполнения.
• 10. Отметка об исполнении.
• 11. Номер дела, в которое помещен документ.

Для регистрационных форм внутренней и исходящей документации используют следующие наборы полей.

• 1. Дата подписания или утверждения документа.
• 2. Индекс.
• 3. Заголовок или тема документа.
• 4. Автор.
• 5. Исполнители.
• 6. Корреспондент (только для исходящей документации).
• 7. Номер дела, в которое помещен оригинал или копия документа.

Регистрационные формы могут быть трех видов: журнальная, карточная и электронная.

Журнальная используется повсеместно, особенно удобна в том случае, если важен фактор учета (при этом ставят роспись в получении, например: журнал выдачи трудовых книжек). Эта форма регистрации удобна при небольшом объеме регистрируемых документов. Журнальная форма регистрации была введена в России в 1720 г. Генеральным регламентом Петра I.

Карточная форма регистрации использовалась в докомпьютерный период существования секретариатов. Определенные удобства в плане поиска сведений о документах такая форма предоставляла. Процедура составления и заполнения карточек при этом была трудоемка, вероятность их потерь велика.

Значительные удобства и преимущества — у электронных форм регистрации. При одноразовой фиксации сведений о документе предоставляется возможность многократного использования данных о документе.

На основе электронных регистрационных форм легко фиксировать сведения, учитывать документы, осуществлять поиск документов по совокупности поисковых признаков, наладить контроль исполнения документов, составлять отчеты по документообороту организации. Из отрицательных сторон следует отметить легкость внесения несанкционированных изменений в связи с чем необходимо решать вопросы доступа к процедуре и каждому регистрируемому документу.

Распределение документов по исполнителям. После регистрации документы должны быть переданы на исполнение. Это выполняется с помощью процедуры нанесения резолюции (в нетиповых случаях) или с помощью передачи документов непосредственно ответственным исполнителям (в типовых ситуациях). Если исполнителей несколько — с документа снимают необходимое количество копий. Часто факт получения задания или принятия документа к исполнению фиксируют с помощью отметки об ознакомлении, состоящей из даты и росписи.

Совершенствование процесса распределения документов по исполнителям заключается в децентрализации этого процесса (когда руководитель организации не все 100% документов расписывает по исполнителям, а только сложные).

Процедура распределения документов по исполнителям подлежит автоматизации, поскольку маршрутизация документа может быть заложена в технологию «электронного документооборота».

Контроль за сроками исполнения документов. Это одна из разновидностей контроля исполнительской дисциплины в организации. Как известно, одной из функций управления является контроль реализации принятых управленческих решений. В силу того, что большинство принятых решений фиксируются документами, процедуру контроля рассматривают с двух сторон: с точки зрения существа, качества исполнения решений (данную функцию исполняют менеджеры и руководители) и с точки зрения соблюдения сроков исполнения (данную функцию осуществляет служба документационного обеспечения управления).

Поставить документ на контроль — значит организовать исполнение его в установленные сроки. Сроки исполнения документов могут быть определены законодательно. Так сроки исполнения по заявлениям граждан не могут превышать 1 мес. Сроки исполнения могут быть указаны в самих документах.

Например, в распорядительных документах по каждому пункту принятых решений помимо исполнителя указан срок исполнения. Наконец, срок исполнения может быть указан в резолюции руководителя, наложенной на документ (чаще всего речь идет о входящих документах). Срок исполнения плановых и договорных документов указан непосредственно в их текстах в соответствующих разделах или статьях.

Постановка на контроль заключается в сборе и упорядочении сведений о исполняемых документах, исполнителях и сроках исполнения. До распространения компьютеров вели ручные контрольные картотеки. На каждый документ составлялась контрольная карточка, содержащая сведения о виде, заголовке, дате документа, Ф.И.О. его исполнителя, сроке исполнения. Карточки расставлялись в картотеку по рабочим дням, на которые приходились сроки исполнения того или иного документа.

Сегодня электронная контрольная форма создается автоматизировано еще на этапе регистрации документа. А процедура контроля тоже упростилась.

С помощью автоматически составляемых ежедневных отчетов по контролю администратор (контролер) дважды (за 10 дней и за 3 дня до наступления срока исполнения) посылает исполнителю напоминания. В случае нарушения срока (переноса срока исполнения, устранения возникших трудностей) — сообщает руководству и фиксирует его реакцию.

Когда документ исполнен — сведения о документе в системе дополняются отметкой об исполнении (указывается дата исполнения, существо исполнения, номер дела, в которое помещен исполненный документ, Ф.И.О. исполнителя, поместившего документ в дело) — и документ снимается с контроля.

В электронной контрольной картотеке стираются сведения об исполненном документе.

А на самом документе проставляется отметка об исполнении.

Поиск документов и сведений. Информационно-справочная работа. В широком смысле этого понятия информационно-справочная работа — это владение всей совокупностью сведений по информационно-документационным ресурсам организации. Данную функцию следует построить с максимальным обеспечением уровня прозрачности документного ресурса. Как это сделать?

• 1. Поиск документа можно вести по его реквизитам (индекс, дата, автор, заголовок), по тематике, по структурному подразделению, в деле которого он хранится, по функции управления, которую документ обеспечивает, по автору (корреспонденту), по исполнителю. А также по сочетанию названных поисковых признаков. При этом результаты поиска должны иметь максимальный показатель полноты и высокий показатель точности поиска.
• 2. Обеспечивать возможность поиска сведений, содержащихся в текстах документов.
• 3. Учитывать документопотоки по ряду характеристик.
• 4. Учитывать трудозатраты и качество работ с документами сотрудников организации.
• 5. Качественно и в срок выполнять собственно документационные технологии: проектирование документов, регистрацию, контроль исполнения документов, их систематизацию, экспертизу ценности.

Для этого и создают системы электронного документооборота, в которых при правильно разработанных входных формах и полноценных технологиях обработки данных названные выше виды информационно-справочной работы выполняются идеально.

При отсутствии систем электронного документооборота (СЭД) информационно-справочная работа ведется в ручном режиме. Помогает использование регистрационных форм, контрольных картотек и, конечно, номенклатура дел, в которой представлены все документационные ресурсы организации.

Подготовка документов к архивному хранению. Экспертиза ценности документов. Документы, законченные делопроизводством, не теряют своей актуальности. Кадровая, распорядительная, организационная документация постоянно используется в ряде ситуаций. Кроме того, многие документы составляют часть государственного архивного фонда России. Поэтому в стране существует практика хранения завершенных дел в архивах.

Завершенные дела готовят к архивному хранению и передают в архив учреждения в срок не более 12 мес.

При этом выполняются следующие процедуры.

• 1. Проведение экспертизы ценности документов.
• 2. Оформление дел, подлежащих хранению в архиве.
• 3. Составление описей дел.
• 4. Передача документов в архив.
• 5. Уничтожение документов, срок хранения которых истек.

Экспертиза ценности документов — это изучение документов по критерию их научной и практической ценности в целях определения сроков их хранения.

Экспертизу проводит создаваемая приказом из сотрудников фирмы экспертная комиссия — совещательный орган (минимум 3 человека). В состав ее обязательно входит руководитель службы ДОУ, заместитель руководителя организации, ведущие специалисты. Заседает комиссия 1 раз в год. Экспертиза ценности — очень трудоемкая, но важная процедура.

В своей деятельности она руководствуется следующими документами.

• 1. Положением об архивном фонде РФ.
• 2. Основными правилами работы ведомственного архива.
• 3. Типовым перечнем документов с указанием сроков хранения.
• 4. Номенклатурой дел.
• 5. Положением об экспертной комиссии.

В зависимости от значимости документов сроки их хранения разделяют на три группы: постоянного хранения; долговременного (свыше 10 лет); временного (1 год; 3 года; 5 лет; 10 лет).

Конкретный срок хранения есть в номенклатуре дел, но он может уточняться в процессе экспертизы ценности, которая проводится подокументно.

Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом закрытия дела.

В процессе экспертизы формируют четыре группы дел.

Дела постоянного хранения подлежат передаче в Госархив соответствующего уровня.

Дела долговременного хранения более 10 лет — в ведомственный архив или архив организации.

Дела временного хранения — в архив организации (дела со сроком хранения 1 год — хранятся в службе ДОУ).

Дела, подлежащие уничтожению в связи с истечением сроков хранения.

Дела временного хранения (до 10 лет) передают без особой предварительной подготовки в архив организации или ведомства для физического хранения. В процессе хранения к ним могут обращаться сотрудники и граждане.

Дела постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет) подлежат процедуре полного оформления.

• 1. В начало дела, содержащего особо важные документы (авторские свидетельства, промышленные образцы, договоры, арбитражные дела), помещают бланк для внутренней описи дела.
• 2. В конец дела помещают бланк заверительной надписи. В нем содержатся сведения:
  • • о количество листов дела;
  • • количество листов внутренней описи;
  • • при возникшей необходимости указывают особенности нумерации (например: листы — дубли «100 и 100а», пропущенные листы). Подписывает заверительную надпись дела секретарь экспертной комиссии.
• 3. Дело прошивают прочной нитью (если документ нельзя прокалывать — его помещают в конверт). При этом с документов снимают все металлические предметы — скобы, скрепки.
• 4. Все листы дела нумеруют валово, черным карандашом арабскими цифрами в правом верхнем углу.
• 5. Оформляют обложку дела (на специальной папке архивного хранения). На обложку помещают следующие сведения:
  • • наименование архива;
  • • полное наименование организации, направление деятельности или название структурного подразделения, индекс дела;
  • • заголовок;
  • • дату окончания дела, количество листов, срок хранения, гриф ограничения доступа.

На дела постоянного и долговременного хранения составляют опись дел — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел. Опись служит и учетным документом. Описи составляют отдельно на дела:

• • постоянного хранения;
• • долговременного хранения;
• • по личному составу;
• • с грифом ограничения доступа;
• • особо важные (авторские свидетельства, патенты, арбитражные дела и т. д.).

По описям дела передают в соответствующий архив (государственный или ведомственный) по территориальному признаку.

Итак, технология работы с управленческими документами включает в себя следующие процессы:

• • документирование деятельности;
• • прием;
• • регистрация;
• • распределение документов по исполнителям;
• • контроль исполнения;
• • отправка;
• • справочно-информационная работа;
• • формирование дел;
• • систематизация документов;
• • экспертиза ценности;
• • подготовка и передача дел в архив.

Квалифицированное выполнение всех названных процессов обеспечивает формирование полного, прозрачного, ценного и достоверного информационно-документационного ресурса организации. При этом вопросы автоматизации технологии являются вторичными. Электронный документооборот реализует данную технологию в современных условиях.